“Aesthetic Archive”

Aesthetic Archive Rough Cut from Paul William Craddock on Vimeo.

Weitere Informazionen zu diesem Projekt: http://www.kcl.ac.uk/artshums/depts/ddh/newsrecords/2013/aap.aspx

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Kinospot “Stadtarchiv/Stadtmuseum Innsbruck”

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Video “The Ordinary Archive”

The Ordinary Archive from Kathleen Pereira on Vimeo.

“This project stemmed from researching the notions of existing archives (public setting), and in contrast, the collections of items and objects found in homes (private setting).
An exploration of how an everyday collection of objects can be made into an archived resource. This archive may or may not hold value to museums or institutions of the like, but it is still of value.
By taking on the role of the archivist, I have determined which objects hold information and value worth documenting and preserving in this archive.”

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Tagungsdokumentation “Offene Archive 2.1″ liegt vollständig vor

Die Vorträge der 2014er Konferenz (Offene Archive 2.1) sind ab sofort komplett im Blog dokumentiert und abrufbar: Neben den Video-Mitschnitten sowie Präsentationen sind z.T. auch die Volltexte der Vorträge abrufbar. Bitte folgen Sie den Links im Programm (Vortragstitel anklicken) bzw. nutzen Sie die Suchfunktion über das Blog! Konferenzberichte sind z.T. ebenfalls im Blog dokumentiert. Fotoimpressionen der Konferenz sind wie gehabt via Flickr abrufbar.

An dieser Stelle geht ein ganz herzlicher Dank an Kim Harmel M.A., Markus Mück und nicht zuletzt Elisabeth Steiger M.A. für die Videoaufnahmen sowie besonders die zeitintensive Nachbearbeitung.

 

Joachim Kemper

Wissenschaftlicher Archivar, Historiker. Leiter der Abteilung Kulturelles Erbe - Stadtarchiv Speyer

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Grußworte (Videomitschnitt) (Offene Archive 2.1)

Begrüßung/Grußworte auf der Konferenz “Offene Archive 2.1″, 3. April 2014 (Stuttgart):

Joachim Kemper

Wissenschaftlicher Archivar, Historiker. Leiter der Abteilung Kulturelles Erbe - Stadtarchiv Speyer

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Gaming: Kulturvermittlung und Kulturelle Bildung durch und mit Gaming.

Hinweis via Bundesakademie für Kulturelle Bildung:

Kulturvermittlung und Kulturelle Bildung durch und mit Gaming. Internationale Tagung mit Experten_innen aus Südkorea, den USA, Österreich und der Schweiz

Die spielerische Herangehensweise an künstlerische Prozesse, aber auch an Bildungsprozesse aus dem Bereich der Spieleentwickler_ innen beschäftigt zunehmend nicht nur Universitäten, sondern auch ganze Abteilungen von Bildungseinrichtungen.

In dieser Tagung wollen wir uns anschauen, was die Übernahme von spielerischen Methoden der PC oder Konsolen-Adventures, -Egoshootergames, -Strategiespielen etc. für den Bereich der Kulturellen Bildung bedeuten könnte: Gaming als kultureller Inhalt, Gaming als Basis für die Kulturvermittlung und Kulturelle Bildung, Gaming bzw. Gamification als Blaupause für neue Strukturen in den Kulturinstitutionen, Gaming als Innovationsträger für den Kultursektor und Gaming als Inhalt neuer Netzwerke im Kultursektor …

Das detaillierte Programm ist 8 – 6 Wochen vor der Tagung auf www.bundesakademie.de abrufbar. Lassen Sie Ihr Interesse am Tagungsprogramm per E-Mail (joern. steinmann@bundesakademie.de) ab sofort vormerken.

Andrea Ehlert studierte Germanistik, Politikwissenschaft und Philosophie, seit 1992 Referentin für Öffentlichkeitsarbeit | Koordination, seit 2006 Programmleiterin Kulturmanagement, -politik, -wissenschaft.

Christoph Deeg, Berater und Speaker für die Bereiche Social-Media-Management und Gamification. In dieser Funktion Berater von Unternehmen, Kulturinstitutionen sowie Städten und Gemeinden bei der Entwicklung und Realisierung einer individuellen digitalen Strategie. www.christoph-deeg.

Joachim Kemper

Wissenschaftlicher Archivar, Historiker. Leiter der Abteilung Kulturelles Erbe - Stadtarchiv Speyer

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Andreas Job: Genealogen im Rollenwechsel (Offene Archive 2.1)

Der Videomitschnitt und die Folien des Vortrags sind ab sofort online:

Joachim Kemper

Wissenschaftlicher Archivar, Historiker. Leiter der Abteilung Kulturelles Erbe - Stadtarchiv Speyer

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Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 4: Erschließungsprodukte und Resümee

In diesem letzten Teil der Beitragsreihe zur beziehungsorientierten Erschließung mit MidosaXML als einem auch in kleineren Archiven weit verbreiteten Archiverschließungsinstrument werden die Resultate der Erschließung, das, womit der Nutzer am Ende arbeiten kann, behandelt. Außen vor bleibt das Thema der Rechercheinstrumente, was ein eigenes Kapitel bedürfte. Es fällt nicht zuletzt deshalb fort, weil qualitativ höherstehende Recherchetools zusätzliche Softwareprodukte erforderlich machen, und weil die künftige Rolle der Archivportale in diesem Zusammenhang noch nicht absehbar ist. Stattdessen folgt auf das Kapitel über die Erschließungsprodukte das abschließende Resümee.

V. Erschließungsprodukte

  1. Die Ergebnisse der Archivguterschließung werden in Gestalt von Online-Findbüchern veröffentlicht. Sie bilden die Grundlage für die Recherche nach Archivgut und für seine Bestellung im Universitätsarchiv.
  2. Findbücher sind Resultate der Priorisierung ausgewählter Beziehungsgemeinschaften. Sie definieren Bestände, die sich durch diese Priorisierungen ergeben. Sie sind die sichtbaren Ergebnisse von Erschließung als Teil des Bestandsbildungsprozesses. Um vielfältige Beziehungen der Archivalien besser sichtbar machen zu können, d.h. um vielfältige Priorisierungen vornehmen zu können, können dieselben Archivalien in beliebig vielen Findbüchern referenziert werden. Die Grundlage für die Generierung von Findbüchern liefern Sortierfunktionen, die auf in sich strukturierte Erschließungsinformationen (Metadaten) zugreifen und deren Einsatz einer Priorisierung dieser unterschiedlichen Informationskategorien folgt. Ihre Festlegung erfolgt – je nach der Qualität der technischen Umgebung – vom Archivar, indem er ausgewählte Priorisierungsabfolgen zugrunde legt, oder auch durch den Nutzer, der die vorliegenden Informationskategorien nach seinen individuellen Bedürfnissen priorisiert, um auf diese Weise Bestände zu definieren, die seinem Nutzungsvorhaben besonders entsprechen.[1]
  3. Die Menge der Verzeichnungseinheiten des Universitätsarchivs kann so weit durch Priorisierungen von Informationskategorien geordnet und zu Beständen abgegrenzt werden, als gemeinsame Informationskategorien bestehen, die aus identischen Metadatenpools gespeist werden können.

So können beispielsweise nur solche Unterlagen auf der Grundlage gemeinsamer entstehungsursächlicher Funktionen auf diese Weise verwertet werden, denen der gleiche Pool von Funktionsdefinitionen zugrunde liegt. Der Kompetenzindex nach Abschnitt IV.4.1 bezieht sich auf Funktionen des Akteurs Universität. Demnach können die dort genannten Indexierungswerte als Metadatenpool nur für die Indexierung des Archivguts genutzt werden, das bei Akteuren entstanden ist, die der Universität Bayreuth, einer anderen Universität oder einer Einrichtung zugehören, deren Funktionen sich ebenfalls mit diesen Indexierungswerten benennen lassen. Schriftgut, das aus der Aktivität anderer Akteure entstanden ist, bedarf einer eigenen Definition möglicher Indexierungswerte (hinsichtlich des Kompetenzindex durch eine Funktionsanalyse).[2]

In MidosaXML können bestimmte Sortierwünsche dazu führen, dass in Findbüchern vorgegebene Klassifikationen entfernt werden müssen. Solche Bearbeitungen seitens der Beschäftigten und seitens der Nutzer dürfen nur an eigens dafür hergestellten Kopien der unklassifizierten Masterdateien erfolgen.[3]

4. Die vom Universitätsarchiv hergestellten Findbücher sollen auf der Basis übergeordneter Akteure die Funktionen illustrieren, die von den nachgeordneten Akteuren wahrgenommen wurden.

Universität –> Funktion –> Organisationseinheit[4]: Archivgut

 Muster:

Beispiel:

5. Zu den Akteuren, die in einem Findbuch erscheinen, vor allem zu den in Funktion des Schriftgut- oder Registraturbildners erscheinenden, werden Normdateien nach der Gliederung des Standards ISAAR-CPF hergestellt. Diese Beschreibungen werden an einer dafür vorgesehenen Stelle im Online-Findmittelsystem des Archivs als PDF-Dokumente zur Nachnutzung bereitgestellt.

6. Diese werden (perspektivisch) in einer EAC(CPF)-XML-basierten HTML-Präsentation online im Rahmen des Findmittelsystems verfügbar gemacht und mit den Findbüchern verlinkt. Bis auf Weiteres werden die Abschnitte der ISAAR-CPF-Beschreibung in die verfügbaren Abschnitte der Findbucheinleitung eingepasst. Die Findbucheinleitung enthält folgende Abschnitte:

a. Name des Hauptakteurs (körperschaftliche oder personelle Provenienz; Feldbezeichnung: Provenienz)
b. Inhaltliche Zusammenfassung des im Findbuch beschriebenen Archivguts (Feldbezeichnung: Zusammenfassung)
c. Findbuchlaufzeit (Feldbezeichnung: Findbuchlaufzeit)
d. Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie  mit Angaben zu Aufgaben, Organisation und Geschichte der Provenienzstelle (Feldbezeichnung: Entstehungsgeschichte)
e. Geschichte der Überlieferung des Bestands (Feldbezeichnung: Bestandsgeschichte)
f. Information zur archivischen Bewertung und zu den Bewertungsrichtlinien (Feldbezeichnung: Bewertungsinformationen)
g. Information über den Erschließungsprozess und die Anwendung von Erschließungsrichtlinien (Feldbezeichnung: Erschließungsinformationen)
h. Erläuterungen zur Ordnung und ihre Begründung im Falle von Veränderungen gegenüber dem ursprünglichen Zustand (Feldbezeichnung: Erläuterung der Ordnung)
i. Wiedergabe des Aktenplans, falls vorhanden, in geeigneter Form
j. Zitierempfehlung (Feldbezeichnung: Zitierweise)
k. Besondere Benutzungsbedingungen, ggf. Benutzungsbeschränkungen (Feldbezeichnungen: Benutzungsbedingungen, Benutzungsbeschränkungen)
l. Bereitstellendes Archiv (Feldbezeichnung: Bereitstellendes Archiv; Eintrag: „Universitätsarchiv Bayreuth“)
m. Sprache des Materials (Feldbezeichnung: Sprache des Materials; Eintrag nach ISO, für deutsch: ger)
n. Lagerungsort (Feldbezeichnung: Lagerungsort; Eintrag: „Universitätsarchiv Bayreuth“)
o. Weitere zugehörige oder in Beziehung dazu stehende Überlieferung im Universitätsarchiv oder in anderen Archiven (Feldbezeichnung: Verweis auf ähnliches Material)
p. Weitere Findmittel zum Bestand, die seine Nutzbarkeit zusätzlich erleichtern (Feldbezeichnung: Verweis auf andere Findmittel)
q. Hinweis auf Literatur über den Bestand und den Bestandsbildner (Feldbezeichnung: Freier Text).


Ansicht in MidosaXML (Reihenfolge automatisch gemäß EAD). Das Feld „Findbuchtyp“ ist von der Software her obligatorisch. Der Eintrag wird in den jeweiligen Richtlinienspezifikationen definiert. Ähnlich verhält es sich mit dem Feld „Rechtsstatus“. Es ist standardmäßig mit „Sonstiges“ zu befüllen.

Weitere in MidosaXML verfügbare Felder sind optional nutzbar. Die Angaben für die Felder „Akzession“ und zur „Beschreibung der Zugänge“ müssen nicht in das Findbuch aufgenommen werden, da sie bereits im gesondert geführten Akzessionsverzeichnis notiert und dauerhaft recherchierbar sind.[5]


ISAAR-CPF-Beschreibung des Instituts für Afrikastudien der Universität Bayreuth (Ausschnitt)


Prototyp einer ISDF-Beschreibung der Funktion „Forschung“ in einer HTML-Ansicht

C. Resümee

Encoded Archival Description

RDF-Kompatibilität

Beziehungen, die in RDF als Triple dargestellt werden, werden in EAD, und somit auch im Erschließungsmetadatenmodell von MidosaXML, nur angedeutet.[6] Aus der Definition der Tags, die in Profilen oder Tag Libraries niedergelegt ist, lassen sich Beziehungsformen zwischen den einzelnen Informationen der Beschreibungsdatensätze in beschränktem Umfang erkennen. Dabei stehen sowohl Art als auch Anzahl der Beziehungsformen in einem auf die üblichsten Fälle reduzierten Umfang zur Verfügung. Sofern sie nicht durch die Felddefinitionen des EAD-Profils definiert sind, können Beziehungen durch Indexierung verdeutlicht werden. Dabei bleibt allerdings weitgehend unklar, welche Form von Beziehung zwischen dem Indexierungswert und dem Indexierungsobjekt bezeichnet werden soll. Nicht zweifelsfrei gedeutet werden kann beispielsweise, welche Rolle eine Person aus dem Personenindex im Hinblick auf das indexierte Archivgut einnimmt, ob sie etwa Betroffener, Nutzer oder die Entstehungsursache im Lebenszyklus eines Archivale war. Allein im Fall ihrer Urheberschaft wäre diese Beziehungsform zum Archivgut zweifelsfrei zu erkennen, da dafür ein eigenes, klar bestimmtes Feld in EAD zur Verfügung steht (Provenienz). Es ist wünschenswert, verstärkt RDF-kompatible Elemente in EAD zu integrieren  und anschließend weit verbreitete Softwaretools mit geeigneten validen Profilen zu versehen. MidosaXML nimmt dabei auf Grund seiner besonderen Entwicklungs- und Verbreitungsgeschichte einen hervorragenden Platz ein.

Verzeichnungsstufe versus Kompositionsform

In EAD werden Verzeichnungsstufen und Kompositionsstufen durcheinander geworfen. Eine Sammlung von Fotos innerhalb eines Dossiers kann beispielsweise unter {c level} nicht als Sammlung (collection) deklariert werden, weil der Begriff als hierarchisch übergeordnete Verzeichnungsstufe belegt und ist. Die Verzeichnungsstufe {collection} ist durch einen Terminus bezeichnet, der aus dem Gebiet der archivischen Tektonik und damit der archivalischen Kompositionslehre stammt. Somit wäre er eher als Wert im Feld {genreform} zu erwarten. Diese Einschränkung in der Erschließungsterminologie wird der Entstehungs- und Nutzungsgeschichte von Archivgut ebenso wenig gerecht wie seiner physischen Überlieferungsform. Dabei handelt es sich nicht um ein MidosaXML-spezifisches Problem, sondern um ein grundsätzliches, das nicht zuletzt aus der Verbindlichkeit von Erschließungshierarchien (Stufenmodell von ISAD(G)) resultiert und auch mit der hierachischen Struktur von XML-Dokumenten (root-parent-child-Hierarchie) zusammenhängt. Um die Basis für die Einsetzbarkeit möglicher zukünftiger Verbesserungen bereits frühzeitig zu legen, kann es sich anbieten, in MidosaXML das Feld {genreform} mit den Bezeichnungen von Kompositionsformen und –stufen aller Ebenen – ungeachtet begrifflicher Übernschneidungen mit den Werten für für Verzeichnungsstufen {c level} – zu belegen und beispielsweise auch den Wert „collection“ dort einzutragen. Dafür bietet auch MidosaXML ausreichende Möglichkeiten.

Encoded Archival Context

Die Entstehungsstellen von Archivgut, seien sie institutionell oder funktional verstanden, sind die zunächst wichtigsten Träger von Kontextinformation über die Entstehung und Verwendung dieser Unterlagen. Das Verständnis des Archivguts hängt wesentlich davon ab, inwieweit dem Nutzer die Entstehungsstelle des benutzten Archivguts bekannt ist. Klassische Findbücher tragen dem insofern Rechnung, als sie die Entstehungs- und Bestandsgeschichte in die Einleitung und damit vor die Beschreibung des eigentlichen Archivguts setzen. Damit betonen sie die Bedeutung der Kenntnis des Registraturbildners, um das Archivgut in seinen Kontexten zu erfassen. Aus wirtschaftlichen Gründen, aus Gründen des Nutzerservices und aus Gründen der Optimierung und weiteren Professionalisierung fachlicher Methodik sieht man heute den Vorteil, die Beschreibungsdaten für die zentralen Entitäten eines archivischen Metadatenmodells getrennt voneinander vorzuhalten und nur miteinander zu verlinken. Diese Möglichkeiten werden bereits in den Standards ISAD(G) und ISAAR(CPF) als erstrebenswert aufgezeigt. Um elektronisch auswertbare und digital austauschbare Datensets nutzen zu können, ist ein standardisiert kodiertes Austauschformat vonnöten, das als EAC-CPF zwar bekannt, doch in der deutschsprachigen Fach-Community bislang kaum über eng begrenzte Projekte hinaus für die eigene Findmittelproduktion zu bekommen war. Aus diesem Grund war es bislang geradezu fast nicht möglich, Erschließungsdaten, getrennt nach den bezogenen Entitäten des Metadatenmodells, in jeweils separaten Normdatensystemen zu führen.[7] Hier besteht ein Desiderat, aus methodischer Sicht ebenso wie aus pragmatischer: Erschließung im Verbund ist auf funktionierende XML-Austauschformate für EAC-CPF angewiesen. Das Universitätsarchiv behilft sich bislang mit dem ISAAR(CPF)-Formular für die Beschreibung von Personen und Körperschaften und mit dem ISDF-Formular zur Beschreibung von Funktionen.

In diesem Zusammenhang sei angemerkt, dass auch ein EAC-Profil für Funktionen, ein „EAC-F“ also, als Desiderat im Raum steht, und dass sich das Universitätsarchiv Bayreuth aus grundsätzlichen und methodischen Erwägungen dafür stark macht.

Beim gegenwärtigen Entwicklungsstand ist es wichtig, die Felder in der Erschließungssoftware, die in EAD zur Beschreibung des Kontextes zur Verfügung stehen, extensiv zu nutzen, da EAD geeignet ist, die wichtigsten für automatisierte Konversionen zu EAC-CPF-Normdateien benötigten Informationen bereitzustellen, so dass mit entsprechenden technischen Werkzeugen EAC-CPF-Dokumente automatisiert ausgelesen und erzeugt werden können. Freilich sind davon nur bestimmte Rollenträger betroffen, vor allem solche, die in der Archivguterschließung als Provenienzstellen beschrieben wurden.

Conceptual Reference Model

Unter den für die Erschließungspraxis benötigten Instrumenten wurde u.a. der Relationenkatalog genannt. Eine Entsprechung zu den im Rahmen des CIDOC Conceptual Reference Model im Museumsbereich genutzten Werten, ist im Archivwesen in hinreichend verbreiteter Gestalt nicht anzutreffen. Konzeptuelle Referenzmodelle für Archive wurden bisher u.a. in Spanien und Finnland in Angriff genommen. Der Internationale Archivrat hat seine Expert Group on Archival Description (EGAD) ebenfalls mit der Erarbeitung eines Standardmodells beauftragt, das noch einige Jahre auf sich warten lassen darf. Archive, die in dieses Gebiet der Erschließung tiefer einsteigen wollen, dürften gezwungen sein, mehr oder weniger breit nachnutzbare Insellösungen zu generieren. Deshalb dürfte es zweckmäßig sein, gegebenfalls frühzeitig den Kontakt zur EGAD zu suchen. MidosaXML bietet keine Möglichkeit, Relationen in dem Umfang abbildbar zu machen, wie ihn konzeptuelle Referenzmodelle vorsehen.

Zukunftsorientierter Einsatz von MidosaXML

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mit herkömmlichen Erschließungsprogrammen und insbesondere mit solchen, die mit validen archivischen XML-Standardprofilen arbeiten, Erschließung unter besonderer Berücksichtigung von Beziehungsformen im Sinne der RDF-Triples ansatzweise möglich ist. Teilweise sind diese Ansätze den implementierten Standards, also vor allem EAD, immanent, teilweise können diese Ansätze durch geschickte Nutzung des Index und frei definierbarer, so genannter {odd}-Felder, bei Verwendung von einheitlichen Thesauri („controlled vocabularies“) erweitert werden. Eine zukunftsgerichtete Erschließung zu organisieren ist somit den meisten Archivarinnen und Archivaren, auch in kleineren Archiven, sowohl in technischer als auch methodischer Hinsicht ermöglicht, sei es mit MidosaXML oder einem anderen standardkonformen Produkt.

Zum Schluss soll nicht verschwiegen werden, dass es bereits seit Längerem einige brauchbare und für jedes Archiv zugängliche Opensource-Produkte gibt, die relationale Erschließung in erheblich weitergehendem Umfang begünstigen und deshalb MidosaXML im Nu in den Schatten zu stellen geeignet sind (z.B. AtOM, Archivist’s Toolkit, ArchivesSpace usw.). Wenige Archive in Deutschland arbeiten mit solchen Programmen, was wohl vermutlich nicht zuletzt auch mit den technischen und sprachlichen Hürden bei der Einarbeitung, Nutzung und bei Supportfragen zu tun haben dürfte.


[1] Vgl. die Bemerkungen zur Idee der „parallel provenance“ von Chris Hurley: “[…] parallel provenance is not about taking a different view of the same thing. It is about composing different things from the same particles – combining things in different ways to produce a variety of views of what they look like in the aggregate – just like the Family of Henry VIII.” (Hurley, Parallel provenance (if these are your records, where are your stories?). – Online-Publikation des Autors, 2005: http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/parallel-provenance-combined.pdf.

[2] So können beispielsweise die Unterlagen der Provenienz Universitätsverein nicht mit den Funktionswerten verknüpft werden, die sich aus der Funktionsanalyse der Universität ergeben haben. Vielmehr bedarf der Universitätsverein einer eigenen Funktionsanalyse und der Erstellung auf ihn zugeschnittener Funktionswerte. Erwägenswert wären übergreifende Funktionskategorien, die von gesamtgesellschaftlichen Aktivitäten und Entwicklungen herzuleiten wären und somit eine Brücke über die Besonderheiten einzelner Provenienzstellen schlügen, so dass sie auch übergreifende Verwendung finden könnten.

[3] Für die Praxis wird es erforderlich sein, alle Erschließungsdaten auch in einer einzigen, nicht klassifizierten EAD-XML-Datei vorzuhalten, die für umfänglichere Sortierarbeiten als Kopie in der MidosXML-Umgebung bereitgestellt werden kann.

[4] Die Abfolge „Funktion à Organisationseinheit“ kann sich in Fortsetzung der Hierarchie mehrmals wiederholen.

[5] Das Akzessionsverzeichnis ist das vollständige Verzeichnis der Zugänge zum Universitätsarchiv. Es umfasst alle Zugänge nach abgebenden Stellen und ist damit das Pendant zu einer Beständeübersicht, die die Bestände nach Provenienzen gegliedert darstellt. Das Akzessionsverzeichnis wird als übergreifendes vorläufiges Findmittel veröffentlicht und stets aktualisiert.

[6] Zum Verständnis sei bemerkt, dass die in MidosaXML eingegebenen Daten unmittelbar und ausschließlich als EAD-XML-Datei gespeichert werden. Insofern findet anschließend kein EAD-Export statt, weil die Daten bereits von Anfang an in EAD erzeugt wurden.

[7] Auch Archivgutbeschreibungen sollen hier in diesem Sinne als Normdateien für Archivgut verstanden werden.

Karsten Kühnel

Wissenschaftlicher Archivar (Universitätsarchiv Bayreuth)

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Jochen Hermel, Das digitale Historische Archiv Köln. Perspektiven kollaborativer Archivalienerschließung (Offene Archive 2.1)

Die Folien, der Vortragstext sowie der Videomitschnitt des Vortrags sind ab sofort online (Konferenz “Offene Archive 2.1″, Stuttgart, 4. April 2014):


Volltext:
Das digitale Historische Archiv Köln.
Perspektiven kollaborativer Archivalienerschließung
von Jochen Hermel
Vortragsskript vom 4. April 2014 auf der Tagung „Archive 2.1“ in Stuttgart

1 Überblick
Mit der Website „Das digitale Historische Archiv Köln“ (DHAK) wurde nach dem Einsturz des Kölner Stadtarchivs am 3. März 2009 eine Plattform geschaffen, auf der Nutzerinnen und Nutzer Kopien, Fotos und Abschriften zuvor eingesehener Archivalien hochladen konnten. Es war der Versuch, eine Ersatzüberlieferung für die damals vollständig verloren geglaubten Bestände des Historischen Archivs der Stadt Köln (HAStK) aufzubauen. Um die Chancen zu nutzen, die diese Website für die Außenwirkung des HAStK bot, wurden ab 2010 die ersten Digitalisate der Sicherungsverfilmungen präsentiert. Um die Seite weiterzuentwickeln und ihr Potential auszuschöpfen, wurde ein Förderungsantrag bei der Deutschen Forschungsgemeinschaft gestellt.

2 Projekt
Gemäß des Projekttitels – „Das digitale Historische Archiv Köln. Digitale Präsentation der Archivalien und virtuelle Rekonstruktion der Bestände des Historischen Archivs der Stadt Köln“ – sollte das DHAK zu einer vielseitigen Archiv-Plattform ausgebaut werden und Verbesserungen sowohl bei der Nutzung vornehmen wie auch die Rekonstruktion der verunordneten Bestände unterstützen.
Im November 2012 nahm das Projektteam für die Dauer von zwei Jahren seine Arbeit am Historischen Archiv der Stadt Köln und an der Abteilung für Rheinische Landesgeschichte an der Universität Bonn auf. Die Konzepte sollten in zwei Teilprojekten erarbeitet werden: Ein Teilprojekt sollte die Weiterentwicklung der Präsentation und Konzeption eines digitalen Arbeitsplatzes übernehmen und damit auch untersuchen, welche Werkzeuge für die wissenschaftliche Forschung mit den Beständen des HAStK unerlässlich sind. Das andere Teilprojekt sollte ein Identifizierungswerkzeug konzipieren, um das Archiv bei der Wiederzuordnung von Signaturen zu unterstützen. Wesentliches Element beider Projektteile war von Anfang an die Einbindung der Nutzerinnen und Nutzer.
Bereits zu Beginn der Konzeptionsphase wurde deutlich, dass viele Werkzeuge, die für eines der Teilprojekte geplant wurden, auch für das andere Teilprojekt wichtig, wenn nicht sogar unverzichtbar waren. Daher wurde die Projektstruktur angepasst und beide Teams arbeiteten gemeinsam am Gesamtkonzept der Website, um frühzeitig Doppelungen zu vermeiden und Synergien zu fördern. Diese Struktur erwies sich als sinnvoll und ermöglichte die Ausarbeitung einer nutzerorientierten Bedienungsoberfläche. Während die konzeptionellen Arbeiten planmäßig erfolgten und weitgehend abgeschlossen sind, hat sich die Programmierung stark verzögert. Ob die technische Umsetzung noch innerhalb der verbleibenden Projektlaufzeit möglich sein wird, ist zur Zeit offen. Fest steht, dass das Historische Archiv der Stadt Köln die Umsetzung der Konzepte anstrebt.

3 Konzept
An dieser Stelle sollen die einzelnen Themenfelder des Gesamtkonzepts des DHAK vorgestellt werden, die auf der Startseite bereits als Funktionen eingebaut wurden: Das Zentrum der Konzepte des DHAK ist der „Lesesaal“, der im Zuge verschiedener Ausbauphasen konzeptionell stark erweitert und stärker strukturiert wurde. Neben dem Lesesaal bietet der Bereich „Mein Archiv“ einen Ort zur individuellen Speiche-rung im – hier können die Nutzerinnen und Nutzer für ihre Projekte wichtige Archivalien sammeln und verwahren. Das „Forum“ gilt als wichtigste Kommunikationsplattform für die Nutzerinnen und Nutzer untereinander, aber vor allem auch zwischen dem Archiv und der Nutzergemeinde. Es ermöglicht einen Informationsaustausch wie auch Diskussionen zu verschiedenen Themen, die das HAStK im Besonderen und das Archivwesen im Allgemeinen betreffen. Das Feld „Identifizierung“ stellt den Nutzerinnen und Nutzern die Funktionsweise des Identifizierungstools vor. Weiter im Programm bleiben die „Patenschaften“, auf denen wie bisher die Besucher der Seite für die Restaurierung direkt spenden können, und das „Blog“. Ebenso wird die Pflege der verschiedenen Varianten im Bereich Social Media weitergeführt.
Ein umfangreicher Ausbau der Suchfunktion steht noch aus, um den neuen Bedingungen und Inhalten der Seite Rechnung zu tragen. Das ist aber in vollem Umfang erst nach der Umsetzung des Viewers möglich.

4 Viewer
Um die Lesbarkeit der Archivalien zu verbessern, sind mehrere Bildbearbeitungsele-mente zur Leseoptimierung sinnvoll. Obligatorisch für einen schnellen Zugriff auf einzelne Bildansichten sind die einfachen Blätter- und Vergrößerungsfunktionen, wie sie sich in vielen anderen Viewern finden lassen. In unserem Viewer sind zudem weitere Bearbeitungswerkzeuge aus dem Bereich der Bildbearbeitung integriert, die (besonders bei qualitativ minderwertigen Digitalisaten von den Kölner Sicherungsmikrofilmen) eine verbesserte Lesbarkeit ermöglichen sollen. Dabei sind zum Beispiel die Möglichkeit zum Drehen, das Einblenden von Hilfslinien oder das Verstellen von Helligkeit und Kontrast als weitere wichtige Funktionen zur Verbesserung der Lesbarkeit zu nennen.
Beim DHAK hat die nutzerseitige Erhebung von Metadaten eine herausragende Bedeutung: Im Zentrum aller Arbeiten in einem Online-Archiv steht das Digitalisat, daher sind Annotationen am sinnvollsten benutzbar, wenn sie den Nutzerinnen und Nutzern direkt in Anbindung an den Viewer angeboten werden. Dazu stehen mehrere Optionen zur Verfügung: Das nützlichste Werkzeug ist die Möglichkeit, Transkriptionen direkt an den Archivalien vorzunehmen („Transkription erstellen“). Eine eigene Transkription des gesamten Textes kann für jedes Schriftdokument vom Nutzer erstellt werden und erleichtert nicht nur die individuelle Arbeit sondern trägt dazu bei, den Textinhalt für weitere Nutzer zugänglich und digital durchsuchbar zu machen. (Denkbar ist auch die Nutzung durch Personengruppen als gemeinsame Online-Leseübung.)
Die Indizierung von Personennamen („Personen- und Ortsnamen markieren“) wird bereits erfolgreich von Archiven auf der ganzen Welt eingesetzt. Durch sie wird die Durchsuchbarkeit der Dokumentenmenge rasch erhöht und gleichzeitig wird ein vereinfachter Zugang zum Inhalt des Archivales geboten.
Auf Sucherleichterung zielen auch die Möglichkeiten ab, einzelne „Daten und Datierungsansätze“ einzutragen und die Funktion „Schlagworte erstellen“.
„Bildausschnitte erstellen“ und das Anlegen von „privaten Notizen“ ermöglichen den Nutzern sich Sammlungen für ihre Forschungsprojekte anzulegen. Bei der nut-zerfreundlichen Umsetzung der vorgestellten Funktionen stößt man auf eine Besonderheit aufgrund der Archivalienstruktur: Es gibt Erschließungsinformatio-nen, die sich nur auf eine einzelne Bildansicht beziehen können, wie eine Transkription. Und es gibt wiederum Erschließungsinformationen, die sich nur auf eine Signatur (Verzeichnungseinheit) als Ganzes beziehen können, wie zum Beispiel Hinweise auf Literatur oder der (nicht nutzergenerierte) Findmitteleintrag. Unsere Konzepte tragen diesem Umstand Rechnung; daher werden die gegliederten Metadaten auf die Ebenen „Signatur“ und „Bildansicht“ verteilt.
Eine besondere Bedeutung kommt der Funktion Identifizierung zu. Die Signaturen, die im HAStK eingerichtet wurden, um die bislang nicht zuzuordnenden Archivalien in der Tektonik unterzubringen, bildete das Historische Archiv der Stadt Köln die so genannten „X-Signaturen“. Die Tiefenerschließungswerkzeuge der eben erwähnten Bereiche „Bildansicht“ und „Signatur“ dienen ebenso der Anreicherung von Informationen zu den X-Signaturen. In dem Feld „Identifizierung“ wird dieses Wissen von den Nutzerinnern und Nutzern aufbereitet und vergrößert. Ziel ist es, Metadaten zu sammeln und die Erschließungsinformationen über eine Signatur so zu verdichten, dass eine konkrete Signatur vorgeschlagen werden kann. Dieser Vorschlag wird dann im Forum zur Diskussion gestellt. Das Archiv entscheidet dann, ob es diese Zuordnung übernimmt und setzt das gegebenenfalls in der Tekto-nik um.
Wir haben uns lange mit der Frage beschäftigt, wie wir den Zugriff auf diese Werk-zeuge gestalten sollen und haben uns ganz bewusst entschieden, die Eingaben ohne zwingende Anmeldung und ohne eine komplexes Rechtesystem zu machen, sondern mit Versionierungen, also das Speichern der Bearbeitungsversionen, zu arbeiten. Darüber hinaus haben wir uns intensiv mit dem Nutzungskomfort des Viewers und seiner Komponenten auseinander gesetzt, denn der Nutzer soll sich möglichst wenig mit dem Funktionieren der Seite beschäftigen müssen, sondern mit den Inhalten, die dort präsentiert werden. Die Arbeit mit Archivalien sollte möglichst unkompliziert sein und den Nutzern Spaß machen.
Das Gesamtkonzept des DHAK setzt auf Crowdsourcing, weil wir jede Informationen als Gewinn ansehen und mit dem vorgestellten Konzept Fehler beherrschen können. Das Konzept umfasst darüber hinaus eine im Archivwesen neuartige Zusammenarbeit zwischen Archiv den Nutzerinnen und Nutzern.

Und so erreichen Sie…
das DHAK: http://historischesarchivkoeln.de
Facebook: https://www.facebook.com/DigitalesHistorischesArchivKoeln
Twitter: https://twitter.com/digarchivkoeln

Joachim Kemper

Wissenschaftlicher Archivar, Historiker. Leiter der Abteilung Kulturelles Erbe - Stadtarchiv Speyer

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Claudius Kienzle/Esther Howell, Das Projekt Kriegsgräberlisten im Landesarchiv Baden-Württemberg (Offene Archive 2.1)

Das Video des Vortrags sowie die Folien (Ref.: Esther Howell) sind ab sofort online abrufbar:

Joachim Kemper

Wissenschaftlicher Archivar, Historiker. Leiter der Abteilung Kulturelles Erbe - Stadtarchiv Speyer

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Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 3: Der Verzeichnungsvorgang

Im dritten Teil des Beitrags geht es um den Verzeichnungsprozess in der Praxis, also um den Anleitungsteil in den Erschließungsrichtlinien. Ein vierter Teil wird abschließend die Findmittel als Erschließungsprodukte behandeln und eine zusammenfassende Beurteilung geben.

IV. Verzeichnung

1. Metadaten der Archivgutbeschreibung

1. Objekte der Beschreibung sind die Bestandsbildner, ihre Funktionen, ihr Schriftgut und die untereinander und zu anderen Akteuren und Beständen existierenden Beziehungen.

2. Metadaten der Verzeichnungsstufen (Pflichtfelder, wenn Eintrag möglich, sind fett gedruckt) bei der Beschreibung von Archivgut:

a. Verzeichnungsstufe Bestand:

i. Bestandsbezeichnung

ii. Bestandssignatur

iii. Bestandslaufzeit

iv. Zusammenfassung zum Inhalt des Bestands

v. Provenienz

vi. Bestandsgeschichte

vii. Entstehungsgeschichte oder Biographie und / oder Normdatei nach ISAAR-CPF

viii. Information über den Erschließungsprozess

ix. Benutzungsbeschränkungen

x. Bereitstellendes Archiv

xi. Erläuterung der Ordnung und Ordnungsmaßnahmen

xii. Sprache des Archivguts

xiii. Verweis auf ähnliches Material im eigenen und in fremden Archiven

xiv. Verweis auf einen Aktenplan

xv. Verweis auf andere Findmittel

xvi. Zitierempfehlung

xvii. Akzessionsnummer und Jahr

xviii. Beschreibung der Zugänge

b. Verzeichnungsstufe Klasse:

i. Titel

ii. Zusammenfassung des Inhalts

iii. Benutzungsbedingungen

iv. Laufzeit (sofern von Software erlaubt, in MidosaXML nicht möglich)

c. Verzeichnungsstufen Serie, File (Akte) und Vorgang / Einzelstück:

i. Titel

ii. Enthält/Darin

iii. Laufzeit

iv. Bestellnummer (bei Serie Sammelbestellnummer, bei Vorgang / Einzelstück Referenzierung auf File, nicht auf Bestand (Schema „1 in [Filenummer]“)!

v. Kompositionsform (Archivalientyp)

vi. Alte Signaturen (einzutragen ins Feld „Alte Signatur“ mit zusätzlicher Erläuterung (falls möglich) und in ein Sortierfeld)

vii. Provenienz (einzutragen ins Provenienzfeld und in ein Sortierfeld; bei mehrgliedrigen Provenienzangaben nach dem Muster: „Provenienz;Organisationseinheit“, z.B. „Universität Bayreuth;Abteilung I;Referat I/1“ (keine Leerzeichen einfügen!))

viii. Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie (MidosaXML: Entstehungsgeschichte)

ix. Bestandsgeschichte

x. Bewertungsinformation

xi. Information zum Erschließungsvorgang

xii. Benutzungsbeschränkungen

xiii. Lagerungsort

xiv. Verweis auf ähnliches Material

xv. Verweis auf einen Aktenplan

xvi. Umfang (bei Schriftgut in Blättern, abgekürzt „fol.“)

xvii. Korporationsindex

xviii. Geographischer Index

xix. Personenindex

xx. Sachindex

xxi. Materialindex

xxii. Kompetenzindex

3. Für die einzelnen Erschließungsvorhaben werden Richtlinienspezifikationen erstellt, die die allgemeinen Erschließungsrichtlinien konkretisieren.

4. Für die Nutzung des Index siehe Abschnitt VII!

2. Grundsätze der Titelbildung

1. Der Nutzer soll anhand des Titels entscheiden können, ob die Durchsicht der beschriebenen Unterlagen für sein Vorhaben nützlich ist oder nicht. Sind bereits Titel aus der vorarchivischen Bearbeitung überliefert, sollen diese entweder übernommen oder an geeigneter Stelle als vorarchivische Titel vermerkt werden. Präzisierungen und Korrekturen sind dann mittels der Enthältvermerke vorzunehmen (s.u.). Sofern auf einen Aktenplan verwiesen werden kann, soll der vorarchivische Titel in MidosaXML als Erläuterung zur Altsignatur (= Aktenplannummer) vermerkt werden.

2. Ist eine Unterlage mittels einer Titelvergabe nicht hinreichend zu beschreiben, sind zusätzliche Vermerke anzubringen („Enthältvermerke“).

3. Titel sind kurz und prägnant im Nominalstil parataktischer Wortgruppen zu formulieren. Grammatische Sätze und durch Pronomina oder Konjunktionen eingeleitete Nebensätze sollen vermieden werden.

4. Die Titel sind sach- und betreffsbezogen zu formulieren, sofern damit der Entstehungsgeschichte der Unterlage entsprochen werden kann und die Ablageprinzipien der Provenienzstellen dem nicht entgegenstehen. Ist eine sach- und betreffsbezogene Titelbildung nicht möglich, soll eine inhaltsbezogene Konkretisierung in einem Enthältvermerk und ggf. eine Erläuterung der Unterlagenstruktur in einer Zusatzinformation zur Erschließung {processinfo} oder Bestandsgeschichte {custodhist} hinzugefügt werden.

5. In Titeln sollen Abkürzungen vermieden werden. Sind sie nicht zu umgehen, sollen nur allgemein gebräuchliche Formen verwendet werden. Wenn Abkürzungen verwendet werden, ist für das Findbuch ein Abkürzungsverzeichnis zu erstellen.

6. Der Enthältvermerk ist ein fakultatives Element eines Beschreibungsdatensatzes. Er dient der Erläuterung und Ergänzung des Titels oder / und zur Bezeichnung der Unterlagen- oder Schriftstücktypen, wie z.B. „Listen, Briefe, Manuskripte“ usw. Angaben zu Unterlagentypen sind zudem im Feld „Archivalientyp“ {genreform} zu vermerken, soweit das möglich ist.

7. Zum Einsatz kommen die folgenden Arten von Enthältvermerken in der folgenden verbindlichen Reihenfolge ihrer Aufnahme:

a. „Enthält:“ Die darauf folgende Angabe präzisiert den Titel oder erläutert den Inhalt vollständig. Die Angaben erstrecken sich auf die gesamte Verzeichnungseinheit.
b. „Enthält v.a.:“ „Enthält vor allem“ meint den inhaltlichen, betreffsmäßigen oder unterlagentypbezogenen Schwerpunkt einer Verzeichnungseinheit.
c. „Enthält u.a.:“ „Enthält unter anderem“ macht auf hervorhebenswerte inhaltliche, betreffsmäßige oder unterlagentypbezogene Teile einer Verzeichnungseinheit aufmerksam, deren Vorhandensein aus dem Titel nicht mit hinreichender Sicherheit hervorgeht.
d. „Enthält auch:“ Die darauf folgende Angabe weist auf Teile einer Verzeichnungseinheit hin, die auf der Grundlage des Titels nicht zu erwarten wären.
e. „Enthält nur:“ Die darauf folgende Angabe engt einen weiter gefassten Titel auf den tatsächlichen inhaltlichen Umfang einer Verzeichnungseinheit ein.

8. Eine weitere Form präzisierender Beschreibung drückt sich in der Verwendung des „Darinvermerks“ aus („Darin:“). Er bezeichnet Inhalte besonderer oder auffällig abweichender physischer Beschaffenheit (z.B. Fotos, Karten, Pläne in Akten) und wesentlich abweichende Dokumentationsformen (z.B. dreidimensionale Gegenstäde, Artefakten usw.), die sich in der Verzeichnungseinheit befinden.

9. Mehrere gleichartige Enthältvermerke werden zu einem zusammengefasst, so dass pro Verzeichnungseinheit jede Art von Enthältvermerk maximal einmal vorkommt. Mehrere Einträge innerhalb eines Enthältvermerks werden untereinander nach Spiegelstrich gesetzt. Hinter jedem Eintrag soll nach Möglichkeit eine auf den jeweiligen Eintrag bezogene Laufzeitangabe stehen.

10. Titel und Enthältvermerke schließen ohne Satzzeichen ab. Hat ein Titel oder Enthältvermerk ausnahmsweise satzähnliche Gestalt, ist er mit einem Punkt, im mehrgliedrigen Enthältvermerk an nicht letzter Stelle mit Semikolon abzuschließen.

3. Laufzeitbestimmung

1. Die Laufzeit beginnt mit dem ältesten und endet mit dem jüngsten Schriftstück einer Verzeichnungseinheit.

2. Bei Verwaltungsschriftgut umfasst die Laufzeit den Bearbeitungszeitraum. Sie beginnt mit dem Datum des ersten Eingangsvermerks (-stempels) oder alternativ mit dem Datum des ersten Entwurfs eines ausgehenden Schreibens, mit dem die Stelle einen Vorgang eröffnete, und endet mit dem Datum der letzten Bearbeiterverfügung. Sie soll grundsätzlich jahrgenau, erforderlichenfalls präzise mit Tag und/oder Monat angegeben werden. Bei der Verwendung von bloßen Jahresangaben steht zwischen Zahl und Bindestrich kein Leerraum, andernfalls ist vor und nach dem Bindestrich ein Leerzeichen zu setzen.

 

Muster: 1977-1987, 1977 – 1.4.1987, 13.11.1977 – 1.4.1987

 

3. Wichtige Datumsangaben, auf die sich der Inhalt des Archivguts bezieht (Bezugslaufzeit), sind in geeigneter Weise im Titel oder Enthältvermerk unterzubringen (z.B. „Jahresbericht für 1976“, während seine Entstehung und damit die Laufzeit das darauf folgende Jahr 1977 ist).

4. Ist ein Datum nicht ermittelbar, wird die Abkürzung „o.J.“ für „ohne Jahr“ eingetragen. Bei Schätzungen wird vor das Datum ein „ca.“ gesetzt. Ist ein Datum nur erschlossen, wird es in eckige Klammern gesetzt.

5. Datierungen von Schriftgut, das der Unterlage beigefügt, aber nicht im Bearbeitungsprozess bei einer der beteiligten Parteien entstanden ist, werden ggf. in runden Klammern vermerkt. In fast allen Fällen spielt dies nur eine Rolle, wenn solches Material beigefügt wurde, das vor dem Beginn der Bearbeitung entstanden ist oder nach Beendigung der Bearbeitung ablagetechnisch noch hinzugefügt wurde (i.d.R. Dokumentationsmaterial).

 

Muster: (1971) 1977-1987: Hier konnte z.B. eine zum Vorgangsbetreff passende Festrede, ein Bericht oder ein Zeitungsausschnitt von 1971 als Informationsmaterial für den Bearbeiter hinzugegeben worden sein, während die Vorgangsbearbeitung selbst (Eingangsstempel) erst 1977 begann.

 

6. Unterbrechungen oder längere Pausen der Bearbeitung können als unterbrochene Laufzeiten verzeichnet werden (z.B. 1977-1982, 1985-1987). Ob Unterbrechungen vermerkt werden sollen, liegt im Ermessen des Bearbeiters, soweit es nicht durch Richtlinienspezifikationen geregelt wird.

4. Indexierung

1. Kompetenzindex:

Im Kompetenzindex werden Funktionen im Sinne des ICA-Standards ISDF indexiert. Dafür stehen Funktionen erster und zweiter Ordnung zur Verfügung. Darüber hinaus ist derzeit keine weitere Vertiefung möglich. Indexiert wird nach folgendem Schema: Funktion-Semikolon (ohne Leerzeichen)-Subfunktion (Bsp.: „Studium;Graduierung“). Eine Funktion ist ein Wirken oder eine Aufgabe mit Entstehungsursächlichkeit für das betroffene Archivale. Dadurch unterscheidet sich der Kompetenzindex deutlich vom Sachindex, wo der inhaltliche Bezug ausschlaggebend ist.

Folgende Funktionen und Subfunktionen stehen für die Indexierung zur Verfügung (Indexierungsbegriff in Klammern, falls von Funktionsbezeichnung abweichend aufzunehmen!):

    • Forschung und Innovation
      • Strategische Entwicklung [Strategisches]
      • (Eintragungsform: „Forschung und Innovation;Strategisches“)
      • Wissenschaftliche Durchführung
      • Forschungsmanagement (Administration)
    • Lehre
      • Strategische Entwicklung [Strategisches]
      • Durchführung der Lehre
      • Evaluation
      • Studentische Beiträge
      • Angebote der Weiterbildung [Weiterbildung]
    • Studium
      • Anwerbung, Auswahl, Zulassung
      • Studierendenverwaltung und -betreuung
      • Studienberatung und Studiengestaltung
      • Schaffung und Bereitstellung von Lernumgebungen
      • Prüfungen, Examinierung, Graduierung [Graduierung]
    • Verwaltung
      • “Körperschaftlichkeit” (Existenzgrundlagen) [Körperschaftlichkeit]
      • Personalverwaltung
      • Administration (“Maintaining”, allg. Verwaltung)
      • Finanzierung und Drittmitttelförderung
      • Geographische Positionierung, Liegenschaften [Geographische Positionierung]
    • Sozialisation
      • Extrakurrikulare Aktivitäten
      • Schaffung und Bereitstellung sozialer Einrichtungen für Studierende [soziale Einrichtungen]
      • Beziehungen zu studentischen Gruppen
      • Alumni-Beziehungen
    • Kulturelles Engagement
      • Pflege wissenschaftlicher Sammlungen
      • Kulturelle Aktivitäten
      • Musische, sportliche und sonstige kulturelle Förderung der Studierenden
    • Außenbeziehungen
      • Lokale und regionale Vernetzung
      • Überregionale Vernetzung
      • Kontakte zu universitätsbezogenen Gruppen / Vereinen
      • Kooperation mit der Wirtschaft

2. Materialindex:

In den Materialindex werden abweichende und besondere Überlieferungsformen indexiert, die auch in den Darinvermerken erscheinen können (s. Definition dort, Abschnitt IV.2.8!).

3. Korporationsindex:

Körperschaften, juristische Personen, Firmen u.ä. Es ist auf die Verwendung der korrekten offiziellen Bezeichnungen sowohl bei der Titelbildung als auch bei der Indexierung zu achten!

4. Personenindex:

Personennamen, aufzunehmen nach dem Muster: Nachname, Vorname, (ggf. Titel oder Adelsprädikat)

5. Sachindex:

Sachen, Betreffe, Inhalte, zu denen das indexierte Archivgut in einer nicht unmittelbar entstehungsursächlichen Beziehung steht. Die Begriffe sollen in Titel oder Enthältvermerk bereits genannt sein.

6. Geographischer Index:

Orte, die in Titel oder Index genannt werden, Orte die ggf. auf Grund einer Richtlinienspezifikation darüber hinaus zu erfassen sind. Orte sind Städte und Gemeinden, Landschafts- und Regionsbezeichnungen, Ländernamen.
Über die Anwendung von Deskriptoren entscheiden die jeweiligen Richtlinienspezifikationen.

5. Personen- und Körperschaftsbeschreibungen

Abgebende Stellen und Provenienzstellen sollen in Form eines verwaltungsgeschichtlichen oder biographischen Abrisses in einer Zusatzinformation zur Entstehungsgeschichte kurz beschrieben werden. Soweit das Archiv einen ISAAR(CPF)-Beschreibung vorhält, soll zusätzlich auf diese verwiesen werden. Weitere Normdateien, insbesondere die GND-Datensätze, sollen ebenfalls berücksichtigt und referenziert werden.

Eintrag aus dem Akzessionsverzeichnis; die Verzeichnungseinheit entspricht hier der Gesamtheit einer Akzession von einer Abgabestelle.

6. Ordnung der Verzeichnungseinheiten

Mit dem Ordnungsvorgang ist die Bildung einer Klassifikation gemeint. Die Grundlagen für die Ordnung sollen in den Feldern „Alte Signatur“, „Kompetenzindex“ und den Sortierfeldern so weit gelegt sein, dass aus ihnen eine Bestandsgliederung abgeleitet werden kann. Die Gliederung wird am Ende der Verzeichnung manuell in einer Kopie der Findbuchdatenbank erstellt und ist die Grundlage zur Generierung eines Onlinefindbuchs. Bei umfassenderen Verzeichnungen kann die Gliederung auf oberster Ebene zur Abgrenzung mehrerer Findbücher voneinander dienen. Bei der Generierung von Findbüchern werden die Verzeichnungseinheiten innerhalb der Gliederungspunkte chronologisch sortiert.

7. Dokumentation des Erschließungsprozesses

Über die Erschließungsarbeiten führt jeder daran Beteiligte ein Arbeitsprotokoll. Gegliedert nach Verzeichnungseinheiten, sind Auffälligkeiten inhaltlicher Art, Besonderheiten im Erschließungsprozess, vorgenommene Ordnungsarbeiten, Bemerkungen über den konservatorischen Zustand usw. zu vermerken. Die Arbeitsprotokolle bilden eine Grundlage für die spätere Erstellung der Abschnitte über die Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie, die Bestandsgeschichte, die Erläuterungen der Ordnung und des Erschließungsprozesses und für Normdateien, die mit dem Findbuch verlinkt werden sollen. Die gewissenhafte Führung des Arbeitsprotokolls ist daher von großer Bedeutung für eine qualitativ hochstehende Erschließung. Sofern ein Formular für das Arbeitsprotokoll bereitgestellt wird, ist dieses zu benützen.

Karsten Kühnel

Wissenschaftlicher Archivar (Universitätsarchiv Bayreuth)

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Blog zur Geschichte der “Adolf-Reichwein-Hochschule” (PH Celle/Osnabrück) gestartet

Anlässlich eines 60-jährigen Absolvententreffens hat das Universitätsarchiv Osnabrück ein Blog zur Geschichte der “Adolf-Reichwein-Hochschule” (PH und Vorgängereinrichtung der Uni von 1946-1953 in Celle, ab 1953 bis Anfang der 1970er Jahre in Osnabrück) eingerichtet. Als Autoren konnten zwei Ehemalige gewonnen werden, die Foto- und Textmaterial zur Verfügung stellen bzw. Zeitzeugenberichte sammeln. Das Archiv wird diese Beiträge um Archivfachliches zur Überlieferung der “Adolf-Reichwein-Hochschule” ergänzen.

Das Blog soll damit eine Lücke im Universitätsarchiv schließen: Von der Vorgängereinrichtung haben sich nur wenigen Unterlagen überliefert. Gleichzeitig übernimmt das Universitätsarchiv in Kürze auch “analoges” Archivgut von den Absolventen (v.a. aus studentischer Sicht, aber auch Vorlesungsverzeichnisse, etc.) um es für die weitere Forschung bereitzustellen.

Thorsten Unger

Wissenschaftlicher Archivar (Universitätsarchiv / Hochschularchiv Osnabrück)

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Interview zur Tagung “Offene Archive 2.1″ beim ICARUS-Meeting, 16. – 18. Juni 2014, Kopenhagen, Dänemark

Beim letzten ICARUS-Meeting, das vom 16. – 18. Juni 2014 in Kopenhagen (Dänemark) veranstaltet wurde, wurde das Stadtarchiv Speyer über die Tagung “Offene Archive 2.1″ interviewt, die von 3. – 4. April 2014 im Hauptstaatsarchiv Stuttgart stattfand.

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Elisabeth Steiger: The conference „Open archives 2.1“

  • What means „open archives“?

The term “Open Archive” can first of all be understood quite literally. If you hear the word “open” you first think of open doors, the archive opens its doors to anyone who is interested to learn something about it. In relation to the conferences “Open Archives” the meaning even goes one step further: Not only analog doors are opened, but also digital doors.

The “Open archive” introduces itself to the virtual audience on different channels, for example on social media platforms like Flickr, Twitter or Facebook. Also crowdsourcing belongs to an open archive. The user should be given the opportunity, to participate actively in the archival happenings and to get an overview over the archival content.

In this sense the conference planning was designed: All preparation steps were published on a conference blog. By the way, the access-numbers to the blog increased particularly before the meeting extremely! During the conference Twitter and Facebook have been continuously updated. There was a livestream and the presentations were filmed and made available gradually on YouTube. There is also a Flickr album of the conference with lots of impressions.

  • How do you use these „different channels“ you spoke of?

This happens in several ways: It can be done using short Tweets that describe the followers what is happening in the archives at the moment, but also through larger projects such as virtual exhibitions that are shown on social networks like Flickr or Pinterest. Or by small “appetizers” on Facebook, a beautiful photo or a short statement. Even videos on YouTube are now used by archives, to make themselves known. Also crowdsourcing is currently a popular topic in the European archives: Photos will be put online on a particular platform and viewer theoretically from all over the world can comment on the photo and open it up. This is very practical.

But these are just a few examples. There are many more ways to actively pursue public relations.

  • Back to the conference: Was it a conference only for archivists?

No. Sure there were essentially representatives of the archival sector as guests. But we pay attention already with the selection of our speakers that there is certain diversity within the themes and also the represented institutions. And so we also experience some variety among the guests. This topic is so interesting and in demands that also completely different career fields are interested, for example journalists or computer scientists. Both the speakers and the guests so were a “mixed bag”.

  • From which cultural area came the speakers?

Our speakers came from the fields of archives, gaming, university, museum and church. This gave us not only a variety of topics, but also different perspectives on the same subject. The church for example operates in a different way with social media platforms, in our special case Twitter, than we in our archives. In this way we see clearly what others do and what is possible. Thus, the conference provides many different ideas and approaches for your own use of new platforms and offers.

  • Which countries were represented?

Not only in the subjects, but also in the choice of countries of origin of our speakers we try to achieve the greatest possible variety. So we reach more prospects and a larger number of demands. Our speakers of “Open Archives 2.1” came from Denmark, the USA, Austria, the Netherlands, Great Britain, Spain, Poland, Switzerland and of course Germany. Our guests also came partly from abroad. There were visitors from Italy and Switzerland.

  • Which topics have been addressed?

There have been addressed many different topics:

  • The use of archives, both digital and analog
  • Gaming in archives
  • Blogs
  • Social Networks
  • Web 2.0 concepts
  • Crowdsourcing
  • Digital Archives

In summary we can say that all areas of the new “open” archives were touched and discussed. This was an overview to see what currently is going on in the modern archives.

  • What do you think, is the development in Web 2.0-issues in the European area on a good way?

Yes, I think so. As we heard at the meeting, the archives are currently massively on the move and on the rise towards new, open archives, which are available for everyone through various channels. Unfortunately, we must say that this movement has only just really begun in Germany and unfortunately there are comparatively still a few archives that have joined this movement. But as we saw, the colleagues abroad are a step ahead us in many ways. They use new platforms, they elaborate again and again new concepts and they take new paths. So I would say, in general European archives are on the right track. Sure there is still a lot to do because an open archive takes a lot of work! However, as we have clearly seen at the meeting: It is worth! The user WANTS this offer, better still, he EXPECTS it!

It remains to hope that this innovative way will be used continuously and that all opportunities that present themselves will be used as good as possible.

  • Will there be a further continuation of „Open archives“?

Yes! It is planned that the meeting will be held in the district of Siegen-Wittgenstein towards the end of 2015. The district archive of Siegen-Wittgenstein was a Co-organizer at the last two meetings.

 

Und es gibt auch eine deutsche Fassung! :-)

Elisabeth Steiger: Die Konferenz „Offene Archive 2.1“

  • Was bedeutet „Offene Archive“?

Der Begriff „Offene Archive“ kann zunächst einmal ganz wortwörtlich verstanden werden. Bei dem Wort „Offen“ denkt man an geöffnete Türen, das Archiv öffnet seine Türen jedem, der daran interessiert ist, etwas darüber zu erfahren.

Bezogen auf die Konferenzen „Offene Archive“ geht die Bedeutung sogar einen Schritt weiter: Nicht nur analoge Türen werden geöffnet, sondern auch digitale.

Das „Offene Archiv“ stellt sich dem virtuellen Publikum auf verschiedenen Kanälen, beispielsweise auf Social-Media-Plattformen wie Twitter, Flickr oder Facebook vor. Auch Crowdsourcing gehört zu einem offenen Archiv. Der Nutzer soll die Möglichkeit erhalten, zu jeder Zeit am Geschehen im Archiv auch aktiv teilzunehmen und einen Überblick über die Inhalte des Archivs zu bekommen.

In diesem Sinne wurde auch die Tagungsplanung gestaltet: Alle Vorbereitungsschritte wurden auf einem Tagungsblog veröffentlicht, während der Tagung wurden Facebook und Twitter ständig aktualisiert. Es gab einen Livestream und alle Vorträge wurden gefilmt und werden nach und nach auf Youtube gestellt. Außerdem gibt es ein Flickr-Album zur Tagung mit vielen Impressionen.

  • Wie werden diese verschiedenen Kanäle, die Du angesprochen hast, genutzt?

Dies geschieht auf verschiedene Art und Weise: Es kann mittels kurzer Tweets erfolgen, die dem Follower beschreiben, was im Archiv gerade passiert, es geschieht aber auch durch größere Projekte, beispielsweise virtuelle Ausstellungen, die über Netzwerke wie Pinterest oder Flickr gezeigt werden. Oder durch kleine „Appetithäppchen“ auf Facebook, ein schönes Foto oder ein kurzes Statement. Selbst Filme auf Youtube werden mittlerweile von Archiven genutzt, um sich bekannt zu machen.

Auch Crowdsourcing ist momentan ein beliebtes Thema im europäischen Archivwesen: Fotos werden online gestellt auf einer bestimmten Plattform und Betrachter, theoretisch von überall auf der Welt, können das Foto kommentieren und erschließen. Das ist sehr praktisch.

Doch dies sind nur einige Beispiele. Es gibt viel mehr Möglichkeiten, aktiv Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben.

  • Zurück zur Tagung: War es eine Tagung nur für Archivare?

Nein. Sicher waren im Wesentlichen Vertreter der Archivbranche zu Gast. Doch wir achten schon bei der Auswahl unserer Referenten darauf, dass eine gewisse Vielfalt innerhalb der Themen und damit auch der vertretenen Einrichtungen vorhanden ist. Und so erleben wir auch unter den Gästen eine gewisse Vielfalt.

Dieses Thema ist so interessant und gefragt, dass sich auch ganz andere Berufsfelder dafür interessieren, beispielsweise Journalisten oder Informatiker. Sowohl die Referenten als auch die Gäste ergaben also eine bunte Mischung.

  • Aus welchen kulturellen Bereichen kamen die Referenten?

Unsere Referenten kamen aus den Bereichen Archiv, Gaming, Universität, Museum und Kirche. Damit erreichten wir nicht nur eine Themenvielfalt, sondern auch verschiedene Blickwinkel auf das gleiche Thema. Die Kirche arbeitet beispielsweise anders mit Social Media-Plattformen, in unserem konkreten Fall Twitter, als wir im Archiv. Es wird also auf diese Weise nicht nur deutlich, was andere machen, sondern auch, was überhaupt alles möglich ist. Die Tagung bietet also viele verschiedene Impulse und Ansätze zur eigenen Nutzung neuer Plattformen und Angebote.

  • Welche Länder waren vertreten?

Nicht nur bei den Themen, sondern auch bei der Wahl der Herkunftsländer unserer Referenten versuchen wir, eine möglichst große Vielfalt zu erzielen. Damit erreichten wir mehr Interessenten und werden einer größeren Anzahl von Ansprüchen gerecht. Unsere Referenten kamen bei „Offene Archive 2.1“ aus Dänemark, den USA, Österreich, den Niederlanden, Großbritannien, Spanien, Polen, der Schweiz und natürlich Deutschland. Auch unsere Gäste kamen zum Teil aus dem Ausland. Es kamen Besucher aus Italien und der Schweiz.

  • Welche Themen wurden angesprochen?

Es wurden viele verschiedene Themen angesprochen:

  • Die Nutzung von Archiven, sowohl digital, als auch analog
  • Gaming in Archiven
  • Blogs
  • Soziale Netzwerke
  • Web 2.0-Konzepte
  • Crowdsourcing
  • Digitale Archive

Zusammengefasst kann man sagen, dass alle Bereiche des neuen, „offenen“ Archivs angerissen und erwähnt wurden. Dies diente einem Überblick, zu sehen, was im modernen Archivwesen momentan überhaupt vor sich  geht.

  • Was meinst Du, ist die Entwicklung in Web 2.0-Dingen im Europäischen Raum auf einem guten Weg?

Ich denke schon. Wie wir auf der Tagung hörten, ist das Archivwesen momentan massiv in Bewegung und auf dem Vormarsch in Richtung auf ein neues, offenes Archivwesen, das für jedermann über verschiedene Kanäle zugänglich ist. Leider muss man dazu sagen, dass diese Bewegung in Deutschland gerade erst richtig angefangen hat und es nach wie vor leider noch verhältnismäßig wenige Archive sind, die sich dieser Bewegung angeschlossen haben. Doch wie wir sahen, sind uns die Kollegen im Ausland in vielerlei Hinsicht in Stück voraus. Es werden neue Plattformen genutzt, immer wieder neue Konzepte ausgearbeitet und neue Wege beschritten. Ich würde also sagen, ganz allgemein sind die europäischen Archive auf einem sehr guten Weg. Sicher gibt es noch jede Menge zu tun, denn hinter einem offenen Archiv steckt sehr viel Arbeit. Doch wie wir auf der Tagung ebenfalls ganz deutlich sehen konnten: Es lohnt sich! Der Benutzer WILL dieses Angebot, besser noch, er erwartet es. Es bleibt also zu hoffen, dass dieser innovative Weg auch weiter beschritten wird und dass alle Möglichkeiten, die sich bieten, genutzt werden.

  • Wird es eine weitere Fortsetzung von „Offene Archive“ geben?

Ja. Es ist geplant, dass die Tagung gegen Ende des Jahres 2015 im Kreis Siegen-Wittgenstein stattfinden wird. Das Kreisarchiv Siegen-Wittgenstein war bei den beiden vergangenen Tagungen Mitorganisator.

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Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 2: Ziele, Ordnung, Verzeichnungsstufen

B. Erschließungsrichtlinien

I. Ziele und Aufgaben

  1. Ziel der archivischen Erschließung ist es, durch die Bereitstellung von Informationen über das Archivgut, die für seine Entstehung verantwortlichen Akteure und Funktionen sowie über das verwahrende Archiv den Zugang zum Archivgut zu ermöglichen. Hierzu werden geeignete Findmittel erarbeitet, die im Archiv der Universität und nach Möglichkeit im Internet zur Verfügung gestellt werden.
  2. Aufgabe der archivischen Erschließung ist es, die Struktur der Bestände, ihre Inhalte, ihre Entstehungs- und Überlieferungszusammenhänge transparent zu machen.
  3. Die Methoden der Erschließung orientieren sich an international anerkannten Standards.
  4. Die vorliegenden Richtlinien setzen einen Rahmen, der angesichts unterschiedlicher Strukturen des Archivguts zweckmäßige Abweichungen zulässt. Zu ihrer Dokumentation sollen gegebenenfalls Richtlinienspezifikationen für einzelne Erschließungsvorhaben niedergelegt werden.

II. Bewertung und Ordnung

  1. Dem Erschließungsvorgang geht die Bewertung grundsätzlich voraus.
  2. Die Bewertung erfolgt nach Möglichkeit auf der Grundlage von Aussonderungslisten. Darauf wird Archivwürdigkeit als A, Kassation als K und nötige Einsichtnahme als E vermerkt. Die mit A und E bewerteten Unterlagen werden ins Archiv übernommen. Die endgültige Bewertung der mit E gekennzeichneten Unterlagen erfolgt spätestens im Zuge der archivischen Erschließung. Über die mit K gekennzeichneten Unterlagen wird ein Inventar auf der Grundlage der Angaben in der Aussonderungsliste angefertigt. Dieses wird der Kassationsverfügung als Anlage beigegeben und im Archiv öffentlich einsehbar gemacht. Auf diese Weise wird der Bewertungsvorgang dauerhaft transparent und nachvollziehbar erhalten.
  3. Um Akzessionen schnellstmöglich nutzbar zu machen, können Aussonderungslisten und Akzessionsverzeichnisse als vorläufige Findmittel auch vor dem Abschluss der Bewertung bereits öffentlich zugänglich gemacht werden. Sofern dafür vorläufige Erschließungsarbeiten des Archivs erforderlich werden, sollen diese flach erfolgen. Anhand von Bewertungskategorien sollen Unterlagen, deren Archivwürdigkeit aus formalen Gründen bezweifelt werden kann, nur durch eine einfache Aufnahme des Vorlagetitels erfasst werden.
  4. Akzessionsverzeichnisse beziehen sich auf jeweils eine abgebende Stelle. Übergreifende Akzessionsverzeichnisse sind nach abgebenden Stellen gegliedert.
  5. Vor dem Beginn der eigentlichen Erschließung soll der Bestand nach Möglichkeit vorgeordnet werden. Fällige Feinordnungsarbeiten und endgültige Bewertungsentscheidungen in Einzelfällen können im Zuge der Verzeichnung erfolgen.
  6. Bei der archivischen Erschließung erfolgt die Gliederung der Bestände nach den die Unterlagen tatsächlich zuletzt bearbeitenden und die Unterlagen formierenden Stellen (Provenienzstellen). Keine Provenienzstelle in diesem Sinne ist eine abgebende Stelle, die die Unterlagen im Zuge ihrer Aufgabenerfüllung nur sammelte, aber nicht sachlich und inhaltlich weiterbearbeitet hat.
  7. Bei der Ordnung auf der Ebene der Archivalieneinheiten („file-level“) werden Dokumente und Vorgänge („item-level“) zu Verzeichnungseinheiten auf File-Ebene[1] zusammengefasst, sofern der Bearbeiter nicht entscheidet, dass diese als selbständige Einheiten in das Findmittelsystem Eingang finden sollen.[2] (Näheres in Abschnitt III. Stufen der Verzeichnung). Aus den Verzeichnungseinheiten definiert das Archiv Bestände und Tektoniken, die den Zugriff auf das Archivgut als Einheiten gemeinsamer Beziehungen ermöglichen.
  8. Die Identifikation des Archivguts erfolgt mittels Akzessionssignaturen, Magazinsignaturen und Archivsignaturen.
    1. Die Akzessionssignatur bezeichnet die abgebende Stelle durch eine römische Zahl, die Nummer der Aussonderung durch eine arabische Zahl (z.B. 1., 2. Oder 3. Aussonderung) sowie die Nummer der Unterlageneinheit (Akzessionseinheit) durch eine weitere arabische Zahl (Bsp: XV/1/193: Akte 193 aus der ersten Aussonderung der Abgabestelle Nr. XV). In gleicher Weise werden die Unterlagen bis zu Ihrer weiteren Bearbeitung beschriftet. Die Akzessionssignatur wird in MidosaXML in das Feld „Bestellnummer“ und in das Feld „Alte Signaturen“, dort mit dem erläuternden Text „Akzessionssignatur“, eingetragen. Ein separat geführtes Lokaturverzeichnis gibt Auskunft über den genauen Lagerungsort innerhalb des Magazins.
    2. Die Magazinsignatur ist eine fortlaufende Nummer, die bei der Erschließung anstelle der Akzessionssignatur vergeben wird. Sie bezeichnet eine physische Archivalieneinheit, die in dieser Form und in diesem Umfang im Magazin gelagert wird. Die Magazinsignatur wird in MidosaXML in das Feld „Bestellnummer“ und in das Feld „Lagerungsort“ eingetragen. Im Feld „Bestellnummer“ ersetzt sie die ggf. vorher dort befindliche Akzessionssignatur. Ein separat geführtes Lokaturverzeichnis gibt Auskunft über den genauen Lagerungsort innerhalb des Magazins.
    3. Die Archivsignatur bezeichnet zunächst eine im Erschließungsprozess identifizierte Beziehungsgemeinschaft im Rang einer Archivalieneinheit. Diese stimmt in Form und Umfang mindestens mit der magazinierten physischen Einheit überein. Deshalb ist in diesen Fällen die Magazinsignatur mit der Archivsignatur identisch. Es erfolgt dann kein eigener Eintrag für die Archivsignatur in MidosaXML.
    4. Die Archivsignatur kann darüber hinaus auch zur Identifizierung von Verzeichnungseinheiten auf der Grundlage von Beziehungsgemeinschaften dienen, die nicht für die registraturmäßige Struktur, Form und Umfang der physisch vorliegenden Archivalieneinheit[3] (Magazinierungseinheiten) verantwortlich waren.[4] Dies ist der Fall, wenn mehrere Magazinierungseinheiten oder Teile aus unterschiedlichen Magazinierungseinheiten zu einer Verzeichnungseinheit zusammengefasst werden. Dabei wird in das Feld „Bestellnummer“ anstelle der Magazinsignatur der Buchstabe D und eine innerhalb des Buchstabens fortlaufende Nummer eingetragen (z.B. D 143). Die betroffenen Magazinierungseinheiten werden dann mittels ihrer Magazinsignaturen im Feld „Lagerungsort“ hintereinandergereiht. Sofern es sich nur um Teile von Magazinierungseinheiten handelt, sind hinter der betreffenden Magazinsignatur die jeweiligen Folionummern zu vermerken.

Beispiel: „13, 35 fol. 13-54, 44, 105 fol. 87-99“; d.i.: Magazinierungseinheit 13, Magazinierungseinheit 35 (nur Blätter 13 bis 54), Magzinierungseinheit 44 und Magazinierungseinheit 105 (nur Blätter 87 bis 99). Um derartige Verzeichnungseinheiten tatsächlich vorlegbar zu machen, ist eine Digitalisierung des betroffenen Archivguts auf Dauer unumgänglich.

Die Zuordnung desselben Archivguts kann zu beliebig vielen Verzeichnungseinheiten mit D-Signaturen erfolgen.[5]

E. Erscheint es im Hinblick auf die Nachnutzbarkeit zur Bildung von Verzeichnungseinheiten mit D-Signaturen zweckmäßig, können Magazinierungseinheiten bei der Verzeichnung in Unterabschnitte eingeteilt werden. Diese sind in MidosaXML als „Vorgänge“ anzulegen und am physischen Archivgut durch geeignete beschriftete Einlageblätter zu kennzeichnen.

III. Stufen der Verzeichnung

Die Tradition, Archive in voneinander abhängigen, in hierarchischen Beziehungen stehenden Ebenen zu beschreiben, wurde als Stufenmodell im International Standard Archival Description (General), kurz ISAD(G), manifestiert. Erschließung in Stufen bedeutet, dass Erschließungsinformation, die bereits auf höherer Ebene erfasst wurde, sich auf die nachgeordneten Ebenen vererbt und dort nicht mehr explizit wiederholt wird. Auf diese Weise unterscheidet sich die archivische Erschließung fundamental von der bibliothekarischen Katalogisierung. Die Stufenverzeichnung ist ein Versuch, der „Vereinzelung von Archivguteinheiten entgegenzuwirken, indem diejenige Information, die mehrere Verzeichnungseinheiten gleichzeitig betrifft, auf einer höheren Stufe erfasst und dadurch mit den Elementen der nachgeordneten Ebenen verknüpft wird.“[6] Damit soll der Gefahr der Individualisierung der Einzelstücke begegnet werden. Mit diesem Verzeichnungsprinzip ist ein Bestandsabgrenzungsprinzip verbunden, das die Kohärenzen innerhalb eines Bestandskorpus zu bewahren bestrebt ist. Der Verzeichnungsstandard ISAD(G) setzt somit ein hierarchisches Informationsgeflecht zwischen Archivalieneinheiten, Archivaliengruppen und Teilbeständen voraus, um sinnvoll angewandt zu werden. Auf diese Weise ergänzen sich das Prinzip der Bestandsbildung auf der Grundlage der Provenienz und das Prinzip der integrativen Verzeichnung hierarchisch aufeinander aufbauender Informationsebenen (Stufenverzeichnung). Die Verzeichnungseinheiten werden dadurch allerdings in statischen Kontextstrukturen fixiert. Sie zusätzlich in anderen Beziehungsgemeinschaften darzustellen, kann problematisch werden, wenn Information über die Verzeichnungseinheit referenziert werden soll, die nicht unmittelbar mit ihr verknüpft, sondern hierarchisch höher, z.B. auf der Ebene eines Teilbestands fixiert wurde.

Das Stufenmodell, das die Bezeichnung der einzelnen Ebenen im Begriff der „Verzeichnungsstufe“ differenziert, lässt sich mit den „Kompositionsstufen“ der Erschließungslehre von Johannes Papritz in Beziehung bringen. Dabei besteht jede Kompositionsstufe aus Einheiten von verknüpften Elementen (Kompositionen), deren jedes für sich in einer voneinander verschiedenen Entstehungsstufe (Entwurf, Ausfertigung usw.) existieren kann. Diese Einheiten oder Kompositionen bieten die Grundlage für die Verzeichnungsstufe. Eine Zusammenstellung von Schriftstücken kann unter bestimmten Voraussetzungen als Akte bezeichnet werden, die auf der Verzeichnungsstufe der Akte beschrieben wird. Bilden mehrere Akten eine Serie, wird die Serie auf der Verzeichnungsstufe der Serie/Aktengruppe beschrieben, wobei die Erschließungsinformationen, die für alle diese Akten zutreffen, auf der Verzeichnungsstufe der Serie hinterlegt werden. Auf der Verzeichnungsstufe Akte finden sich dann nur die Informationen, die die einzelne Akte der Serie von der anderen Akte unterscheiden. Das Stufenmodell des ISAD(G) ist somit ein hierarchisches Modell der Beschreibung von Einheiten ohne informative Redundanz. Das Beschreibungsmodell wird auf diese Weise sehr komplex, je höher die oberste Verzeichnungsstufe angesetzt wird.

Die deutsche Terminologie überschneidet sich in einigen Fällen bei Kompositionsstufen und Verzeichnungsstufen, wobei die stufenmäßige Abgrenzung von Kompositionen selten tatsächlich eine Rolle spielt. Deshalb soll im Folgenden stattdessen vorwiegend von Kompositionsformen die Rede sein.

Verzeichnungsstufe = relative Kategorisierung von Archivgut gemäß der durch Findmittel dargestellten Mikro-Tektonik;
Kompositionsstufe = absolute Kategorisierung nach Aggregationsgrad von Archivgut;
Kompositionsform = Kategorisierung nach Archivaliengattungen.

Eine solche Unschärfe besteht beispielsweise bei der Kompositionsform Akte und der Verzeichnungsstufe Akte. Da auf der Verzeichnungsstufe „Akte“ jeweils das verzeichnet wird, was vom Bearbeiter als für diese Ebene vorgesehene Kompositionsform vorgesehen wird, können dies z.B. Fotos oder Fotoalben, Filme, Urkunden, Briefe oder – auch – Akten sein. Es wäre daher empfehlenswert, die Terminologie der Verzeichnungsstufen von der der Kompositionsformen deutlicher zu trennen. Brauchbar könnte eine Unterscheidung innerhalb der Verzeichnungsstufen auf unterer Ebene zwischen „file“ als der kleinsten bei der Erschließung als selbständig behandelten Verzeichnungseinheit und „item“ als der kleinsten unselbständigen bei der Verzeichnung berücksichtigten Verzeichnungseinheit (z.B. Foto (item) innerhalb eines Fotoalbums (file)) sein. Die terminologische Entsprechung dazu, dass Verzeichnungsstufen relative Größen sind und ein nur relatives Verhältnis zu den Kompositionsformen und Kompositionsstufen haben, macht auch die Verwendung des Serienbegriffs als Verzeichnungsstufe fragwürdig. Die Serie im Sinne einer Verzeichnungsstufe ist nichts anderes als eine selbständige oder unselbständige, den als kleinste selbständige definierten Einheiten übergeordnete Einheit.[7] Der Begriff der Serie bezieht sich als Terminus für eine Verzeichnungsstufe demnach auf die tektonische Behandlung von Archivalieneinheiten im Archiv, während sich die Begriffe der Kompositionsformen und –stufen auf die Archivaliengattung und ihre Strukturtypen erstrecken.

Folgende Verzeichnungsstufen werden verwendet (in Klammern dafür gebräuchliche englischsprachige Begriffe für die häufigsten damit verbundenen Kompositionsformen und -stufen):

  1. Bestandsgruppe [fakultativ]
  2. Bestand (fonds, collection)
  3. Teilbestand, Klasse (subfonds, subcollection, class)
  4. Serie (series) [fakultativ]
  5. Akte / File (file, record)
  6. Vorgang (subfile) [fakultativ]
  7. Einzelstück / Item (item, piece)

Weniger aus grundsätzlich-methodischen Erwägungen, als vielmehr aus pragmatischen Gründen, um Komplikationen bei der Datenverarbeitung aus dem Weg zu gehen, sollen die strengen Regeln der ISAD(G)-Vererbungslehre in diesen Richtlinien außer Kraft gesetzt werden. Die Verzeichnungsmethode im Universitätsarchiv Bayreuth strebt dahin, Erschließungsinformation über ein Objekt nach Möglichkeit unmittelbar mit dem Objekt selbst und direkt zu verknüpfen.

Die Trennung von Verzeichnungsstufe und Kompositionsform bzw. –stufe spielt insbesondere dann eine wichtige Rolle, wenn Strukturtypen unvoreingenommen bei der Erschließung so bezeichnet werden sollen, wie sie vorliegen, und zwar unter Berücksichtigung ihres Überlieferungskontextes. So ist es beispielsweise möglich, eine Sammlung innerhalb einer Akte vorzufinden. Dies sollte dann auch so verzeichnet werden. So könnten etwa folgende Entsprechungen in der Praxis vorliegen: Verzeichnungsstufe File – Kompositionsform Akte; Verzeichnungsstufe File – Kompositionsstufe Item; Verzeichnungsstufe File – Kompositionsstufe Sammlung; Verzeichnungsstufe Serie – Kompositionsform Fotoalbum usw.[8]

1. Bestandsgruppe

Die Bestandsgruppe ist ein fakultatives Element in der Tektonik eines Archivs, das nicht durchgängig für alle Bestände existieren muss. Bei der Erschließung werden die gemeinsamen Merkmale beschrieben. Die Bildung von Bestandsgruppen soll für den äußeren Betrachter nachvollziehbar, transparent und einsichtig sein.

2. Bestand

Der Bestand ist das zentrale Strukturierungselement des Archivguts eines Archivs. Er ist auf der ersten (bzw. zweiten, falls Bestandsgruppen vorhanden) Gliederungsstufe innerhalb der äußeren Tektonik eines Archivs angesiedelt. Ein Bestand, der nur Archivgut unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge umfasst, wird als Fonds bezeichnet. – Auf die gemeinsame Herkunft des Archivguts in einem Bestand legt die Definition des ISAD(G) besonderen Wert. Bestand und Fonds werden dort grundsätzlich gleichgesetzt: „Alle Unterlagen, unabhängig von Form und Trägermaterial, die auf organische Weise bei einer Person, Familie oder Körperschaft im Rahmen ihrer Tätigkeit und Funktion erwachsen und / oder von ihr zusammengestellt bzw. genutzt worden sind.“[9] Daneben existiert (ohne Erwähung im ISAD(G) (!) der Sammlungsbestand, der nach anderen als Provenienzkriterien zusammengesetzt sein kann.[10]

3. Teilbestand, Klassifikationsgruppe (Klasse)

Teilbestände werden als verknüpfende Elemente der Gliederung (Klassifikation) abgebildet (Gliederungspunkte). Sie sollen den Aufbau der Stelle wiederspiegeln, in deren Wirken der Bestand entstanden ist (Provenienzstelle). Sofern das nicht rekonstruierbar oder aus Gründen einer davon abweichenden Anwendung des Provenienzprinzips nicht beabsichtigt ist, gliedern Teilbestände den Bestand nach geographischen, chronologischen, funktionalen oder ähnlichen Kriterien.

4. Serie

Die Serie als Verzeichnungsstufe ist ein referenzierbarer (selbständiger) oder nicht referenzierbarer (unselbständiger) Container für nachgeordnete referenzierbare (selbständige) Verzeichnungseinheiten. Die Entscheidung darüber, ob die Verzeichnungsstufe Serie verwendet werden soll, soll sich nach Möglichkeiten an den Voraussetzungen orientieren, die eine Kompositionsform als Serie definieren:

Die Kompositionsform Serie sind „Unterlagen, die nach einem Schriftgutverwaltungssystem geordnet oder als Einheit aufbewahrt werden, weil sie aus derselben Sammlung, demselben Entstehungsprozeß oder derselben Tätigkeit erwachsen sind, eine besondere Form aufweisen oder weil sie in besonderer Beziehung zueinander stehen aufgrund ihrer Entstehung, ihres Empfangs oder ihrer Nutzung. Eine Serie kann als Aktenserie aufgefasst werden.“[11] Innerhalb einer Serie gibt es unter den Serienelementen keine inneren Anhaltspunkte zu einer Systematisierung. Als äußere Kriterien kommt beispielsweise die alphabetische, numerische oder chronologische Sortierung in Betracht, ebenfalls auch nach Korrespondenzpartnern. Die physischen Einschnitte werden durch Lagerungs- und Kompositionstechnik bedingt. Serienelemente können keine eigenen Titel haben, vielmehr muss dieser immer dem Serientitel entsprechen und kann durch einen Enthältvermerk bei Bedarf näher spezifiziert werden. Die Erfüllung dieser Mindestvoraussetzung muss auch dann bei der Bildung von Serien und Aktengruppen beachtet werden, wenn sie erst im Archiv geschieht (archivische Serien).

5. File / Akte

Die Verzeichnungsstufe File bezeichnet das, was in einem Findbuch als kleinste selbständige, d.h. mit eigener Signatur versehene Verzeichnungseinheit existiert. Dies ist unabhängig vom Strukturtyp und der Gattung des Archivale. Beispielsweise befindet sich eine Verzeichnung von Einzelfotos als selbständige Verzeichnungseinheiten mit jeweils eigener Signatur pro Foto aus diesem Grund auf der Verzeichnungsstufe der File-Ebene und nicht auf der der Item- oder Einzelstückebene, obwohl es sich um die Kompositionsstufe des Einzelstücks handelt.

6./7. Vorgang, Einzelstück

Vorgänge und Einzelstücke bezeichnen als Verzeichnungsstufen unselbständige, d.h. nicht selbständig referenzierbare Verzeichnungseinheiten, die immer einer selbständigen Verzeichnungseinheit (File) nachgeordnet sind. Als nicht selbständig sollen sie dann verzeichnet werden, wenn ihre selbständige Aufnahme ins Findmittelsystem dazu führen könnte, Entstehungskontext zu verdunkeln und das Archivgut ohne Not aus seinen Entstehungszusammenhängen herauszulösen und isoliert darzustellen. Möchte man Stücke, die ihrer Kompositionstufe entsprechend Einzelstücke sind, als selbständige Einheiten verzeichnen, ist dafür die Verzeichnungsstufe „File“ angebracht. Die übergeordnete Einheit wäre demzufolge in der Verzeichnungsstufe „Serie“ zu beschreiben.

Die Verzeichnungsstufe „Vorgang“ soll regelmäßig dann genutzt werden, wenn Archivalieneinheiten, z.B. Akten, in der Entstehungsstelle bewusst in erkennbar abgegrenzte Vorgänge untergliedert wurden, und wenn gleichzeitig wesentliche Information verloren ginge, wenn diese Untergliederung bei der Verzeichnung nicht abgebildet würde. Bei der Wahl der Verzeichnungsmethode ist in den übrigen Fällen zwischen der Nutzung von Enthältvermerken an Verzeichnungseinheiten auf File-Ebene und der Nutzung der tieferen Verzeichnungsstufe „Vorgang“ abzuwägen.


[1] In MidosaXML: Akte.

[2] In letzterem Fall ist die Einheit in MidosaXML als „Akte“ aufzunehmen.

[3] Physisch vorliegende Archivalieneinheiten = Magazinierungseinheiten.

[4] Beziehungsgemeinschaften können hier z.B. Gemeinschaften oder Schnittmengen von Funktionen sein, deren Ausübung für die Entstehung des Archivguts ursächlich war. Dabei können auch mehrere Funktionen zugleich für die ganze Akte oder Teile der Akte als entstehungsursächlich gewirkt haben. Daraus lassen sich mehrere – funktionsbasierte – Beziehungsgemeinschaften identifizieren.

[5] Über die bei der Vergabe von D-Signaturen jeweils anzuwendenden Verzeichnungsstufen in der Archivsoftware siehe Abschnitt III. Stufen der Verzeichnung.

[6] ISAD(G) – Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung, 2., überarb. Aufl., übersetzt und neu bearbeitet von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt, Nils Brübach, Marburg, 2002, S. 5 (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 23).

[7] Ganz anders dagegen die Kompositionsstufe oder -form „Serie“, die eine genuine selbständige Archivalieneinheit bezeichnet.

[8] Eine separate Erfassung von Verzeichnungs- und Kompositionsstufe in den Findmittelsystemen wäre wünschenswert. In EAD werden Kompositionsformen bereits jetzt im Abschnitt <physdesc> festgehalten. Denkbar wäre es, die Kompositionsstufe unter <arrangement> innerhalb der c-Ebenen einzufügen, etwa als „level of arrangement“.

[9] ISAD(G), deutsche Übersetzung 2002 (s. Fn. 12), Glossar s.v. Bestand.

[10] Vgl. Multilingual Archival Terminology, hrsg. vom International Council on Archives (ICA), s.v. Sammlung: http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/1460.

[11] Angelika Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg, Nachdruck der 3., durchgesehenen Auflage, 2006, s.v. Serie (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 20).

Karsten Kühnel

Wissenschaftlicher Archivar (Universitätsarchiv Bayreuth)

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