Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 4: Erschließungsprodukte und Resümee

In diesem letzten Teil der Beitragsreihe zur beziehungsorientierten Erschließung mit MidosaXML als einem auch in kleineren Archiven weit verbreiteten Archiverschließungsinstrument werden die Resultate der Erschließung, das, womit der Nutzer am Ende arbeiten kann, behandelt. Außen vor bleibt das Thema der Rechercheinstrumente, was ein eigenes Kapitel bedürfte. Es fällt nicht zuletzt deshalb fort, weil qualitativ höherstehende Recherchetools zusätzliche Softwareprodukte erforderlich machen, und weil die künftige Rolle der Archivportale in diesem Zusammenhang noch nicht absehbar ist. Stattdessen folgt auf das Kapitel über die Erschließungsprodukte das abschließende Resümee.

V. Erschließungsprodukte

  1. Die Ergebnisse der Archivguterschließung werden in Gestalt von Online-Findbüchern veröffentlicht. Sie bilden die Grundlage für die Recherche nach Archivgut und für seine Bestellung im Universitätsarchiv.
  2. Findbücher sind Resultate der Priorisierung ausgewählter Beziehungsgemeinschaften. Sie definieren Bestände, die sich durch diese Priorisierungen ergeben. Sie sind die sichtbaren Ergebnisse von Erschließung als Teil des Bestandsbildungsprozesses. Um vielfältige Beziehungen der Archivalien besser sichtbar machen zu können, d.h. um vielfältige Priorisierungen vornehmen zu können, können dieselben Archivalien in beliebig vielen Findbüchern referenziert werden. Die Grundlage für die Generierung von Findbüchern liefern Sortierfunktionen, die auf in sich strukturierte Erschließungsinformationen (Metadaten) zugreifen und deren Einsatz einer Priorisierung dieser unterschiedlichen Informationskategorien folgt. Ihre Festlegung erfolgt – je nach der Qualität der technischen Umgebung – vom Archivar, indem er ausgewählte Priorisierungsabfolgen zugrunde legt, oder auch durch den Nutzer, der die vorliegenden Informationskategorien nach seinen individuellen Bedürfnissen priorisiert, um auf diese Weise Bestände zu definieren, die seinem Nutzungsvorhaben besonders entsprechen.[1]
  3. Die Menge der Verzeichnungseinheiten des Universitätsarchivs kann so weit durch Priorisierungen von Informationskategorien geordnet und zu Beständen abgegrenzt werden, als gemeinsame Informationskategorien bestehen, die aus identischen Metadatenpools gespeist werden können.

So können beispielsweise nur solche Unterlagen auf der Grundlage gemeinsamer entstehungsursächlicher Funktionen auf diese Weise verwertet werden, denen der gleiche Pool von Funktionsdefinitionen zugrunde liegt. Der Kompetenzindex nach Abschnitt IV.4.1 bezieht sich auf Funktionen des Akteurs Universität. Demnach können die dort genannten Indexierungswerte als Metadatenpool nur für die Indexierung des Archivguts genutzt werden, das bei Akteuren entstanden ist, die der Universität Bayreuth, einer anderen Universität oder einer Einrichtung zugehören, deren Funktionen sich ebenfalls mit diesen Indexierungswerten benennen lassen. Schriftgut, das aus der Aktivität anderer Akteure entstanden ist, bedarf einer eigenen Definition möglicher Indexierungswerte (hinsichtlich des Kompetenzindex durch eine Funktionsanalyse).[2]

In MidosaXML können bestimmte Sortierwünsche dazu führen, dass in Findbüchern vorgegebene Klassifikationen entfernt werden müssen. Solche Bearbeitungen seitens der Beschäftigten und seitens der Nutzer dürfen nur an eigens dafür hergestellten Kopien der unklassifizierten Masterdateien erfolgen.[3]

4. Die vom Universitätsarchiv hergestellten Findbücher sollen auf der Basis übergeordneter Akteure die Funktionen illustrieren, die von den nachgeordneten Akteuren wahrgenommen wurden.

Universität –> Funktion –> Organisationseinheit[4]: Archivgut

 Muster:

Beispiel:

5. Zu den Akteuren, die in einem Findbuch erscheinen, vor allem zu den in Funktion des Schriftgut- oder Registraturbildners erscheinenden, werden Normdateien nach der Gliederung des Standards ISAAR-CPF hergestellt. Diese Beschreibungen werden an einer dafür vorgesehenen Stelle im Online-Findmittelsystem des Archivs als PDF-Dokumente zur Nachnutzung bereitgestellt.

6. Diese werden (perspektivisch) in einer EAC(CPF)-XML-basierten HTML-Präsentation online im Rahmen des Findmittelsystems verfügbar gemacht und mit den Findbüchern verlinkt. Bis auf Weiteres werden die Abschnitte der ISAAR-CPF-Beschreibung in die verfügbaren Abschnitte der Findbucheinleitung eingepasst. Die Findbucheinleitung enthält folgende Abschnitte:

a. Name des Hauptakteurs (körperschaftliche oder personelle Provenienz; Feldbezeichnung: Provenienz)
b. Inhaltliche Zusammenfassung des im Findbuch beschriebenen Archivguts (Feldbezeichnung: Zusammenfassung)
c. Findbuchlaufzeit (Feldbezeichnung: Findbuchlaufzeit)
d. Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie  mit Angaben zu Aufgaben, Organisation und Geschichte der Provenienzstelle (Feldbezeichnung: Entstehungsgeschichte)
e. Geschichte der Überlieferung des Bestands (Feldbezeichnung: Bestandsgeschichte)
f. Information zur archivischen Bewertung und zu den Bewertungsrichtlinien (Feldbezeichnung: Bewertungsinformationen)
g. Information über den Erschließungsprozess und die Anwendung von Erschließungsrichtlinien (Feldbezeichnung: Erschließungsinformationen)
h. Erläuterungen zur Ordnung und ihre Begründung im Falle von Veränderungen gegenüber dem ursprünglichen Zustand (Feldbezeichnung: Erläuterung der Ordnung)
i. Wiedergabe des Aktenplans, falls vorhanden, in geeigneter Form
j. Zitierempfehlung (Feldbezeichnung: Zitierweise)
k. Besondere Benutzungsbedingungen, ggf. Benutzungsbeschränkungen (Feldbezeichnungen: Benutzungsbedingungen, Benutzungsbeschränkungen)
l. Bereitstellendes Archiv (Feldbezeichnung: Bereitstellendes Archiv; Eintrag: „Universitätsarchiv Bayreuth“)
m. Sprache des Materials (Feldbezeichnung: Sprache des Materials; Eintrag nach ISO, für deutsch: ger)
n. Lagerungsort (Feldbezeichnung: Lagerungsort; Eintrag: „Universitätsarchiv Bayreuth“)
o. Weitere zugehörige oder in Beziehung dazu stehende Überlieferung im Universitätsarchiv oder in anderen Archiven (Feldbezeichnung: Verweis auf ähnliches Material)
p. Weitere Findmittel zum Bestand, die seine Nutzbarkeit zusätzlich erleichtern (Feldbezeichnung: Verweis auf andere Findmittel)
q. Hinweis auf Literatur über den Bestand und den Bestandsbildner (Feldbezeichnung: Freier Text).


Ansicht in MidosaXML (Reihenfolge automatisch gemäß EAD). Das Feld „Findbuchtyp“ ist von der Software her obligatorisch. Der Eintrag wird in den jeweiligen Richtlinienspezifikationen definiert. Ähnlich verhält es sich mit dem Feld „Rechtsstatus“. Es ist standardmäßig mit „Sonstiges“ zu befüllen.

Weitere in MidosaXML verfügbare Felder sind optional nutzbar. Die Angaben für die Felder „Akzession“ und zur „Beschreibung der Zugänge“ müssen nicht in das Findbuch aufgenommen werden, da sie bereits im gesondert geführten Akzessionsverzeichnis notiert und dauerhaft recherchierbar sind.[5]


ISAAR-CPF-Beschreibung des Instituts für Afrikastudien der Universität Bayreuth (Ausschnitt)


Prototyp einer ISDF-Beschreibung der Funktion „Forschung“ in einer HTML-Ansicht

C. Resümee

Encoded Archival Description

RDF-Kompatibilität

Beziehungen, die in RDF als Triple dargestellt werden, werden in EAD, und somit auch im Erschließungsmetadatenmodell von MidosaXML, nur angedeutet.[6] Aus der Definition der Tags, die in Profilen oder Tag Libraries niedergelegt ist, lassen sich Beziehungsformen zwischen den einzelnen Informationen der Beschreibungsdatensätze in beschränktem Umfang erkennen. Dabei stehen sowohl Art als auch Anzahl der Beziehungsformen in einem auf die üblichsten Fälle reduzierten Umfang zur Verfügung. Sofern sie nicht durch die Felddefinitionen des EAD-Profils definiert sind, können Beziehungen durch Indexierung verdeutlicht werden. Dabei bleibt allerdings weitgehend unklar, welche Form von Beziehung zwischen dem Indexierungswert und dem Indexierungsobjekt bezeichnet werden soll. Nicht zweifelsfrei gedeutet werden kann beispielsweise, welche Rolle eine Person aus dem Personenindex im Hinblick auf das indexierte Archivgut einnimmt, ob sie etwa Betroffener, Nutzer oder die Entstehungsursache im Lebenszyklus eines Archivale war. Allein im Fall ihrer Urheberschaft wäre diese Beziehungsform zum Archivgut zweifelsfrei zu erkennen, da dafür ein eigenes, klar bestimmtes Feld in EAD zur Verfügung steht (Provenienz). Es ist wünschenswert, verstärkt RDF-kompatible Elemente in EAD zu integrieren  und anschließend weit verbreitete Softwaretools mit geeigneten validen Profilen zu versehen. MidosaXML nimmt dabei auf Grund seiner besonderen Entwicklungs- und Verbreitungsgeschichte einen hervorragenden Platz ein.

Verzeichnungsstufe versus Kompositionsform

In EAD werden Verzeichnungsstufen und Kompositionsstufen durcheinander geworfen. Eine Sammlung von Fotos innerhalb eines Dossiers kann beispielsweise unter {c level} nicht als Sammlung (collection) deklariert werden, weil der Begriff als hierarchisch übergeordnete Verzeichnungsstufe belegt und ist. Die Verzeichnungsstufe {collection} ist durch einen Terminus bezeichnet, der aus dem Gebiet der archivischen Tektonik und damit der archivalischen Kompositionslehre stammt. Somit wäre er eher als Wert im Feld {genreform} zu erwarten. Diese Einschränkung in der Erschließungsterminologie wird der Entstehungs- und Nutzungsgeschichte von Archivgut ebenso wenig gerecht wie seiner physischen Überlieferungsform. Dabei handelt es sich nicht um ein MidosaXML-spezifisches Problem, sondern um ein grundsätzliches, das nicht zuletzt aus der Verbindlichkeit von Erschließungshierarchien (Stufenmodell von ISAD(G)) resultiert und auch mit der hierachischen Struktur von XML-Dokumenten (root-parent-child-Hierarchie) zusammenhängt. Um die Basis für die Einsetzbarkeit möglicher zukünftiger Verbesserungen bereits frühzeitig zu legen, kann es sich anbieten, in MidosaXML das Feld {genreform} mit den Bezeichnungen von Kompositionsformen und –stufen aller Ebenen – ungeachtet begrifflicher Übernschneidungen mit den Werten für für Verzeichnungsstufen {c level} – zu belegen und beispielsweise auch den Wert „collection“ dort einzutragen. Dafür bietet auch MidosaXML ausreichende Möglichkeiten.

Encoded Archival Context

Die Entstehungsstellen von Archivgut, seien sie institutionell oder funktional verstanden, sind die zunächst wichtigsten Träger von Kontextinformation über die Entstehung und Verwendung dieser Unterlagen. Das Verständnis des Archivguts hängt wesentlich davon ab, inwieweit dem Nutzer die Entstehungsstelle des benutzten Archivguts bekannt ist. Klassische Findbücher tragen dem insofern Rechnung, als sie die Entstehungs- und Bestandsgeschichte in die Einleitung und damit vor die Beschreibung des eigentlichen Archivguts setzen. Damit betonen sie die Bedeutung der Kenntnis des Registraturbildners, um das Archivgut in seinen Kontexten zu erfassen. Aus wirtschaftlichen Gründen, aus Gründen des Nutzerservices und aus Gründen der Optimierung und weiteren Professionalisierung fachlicher Methodik sieht man heute den Vorteil, die Beschreibungsdaten für die zentralen Entitäten eines archivischen Metadatenmodells getrennt voneinander vorzuhalten und nur miteinander zu verlinken. Diese Möglichkeiten werden bereits in den Standards ISAD(G) und ISAAR(CPF) als erstrebenswert aufgezeigt. Um elektronisch auswertbare und digital austauschbare Datensets nutzen zu können, ist ein standardisiert kodiertes Austauschformat vonnöten, das als EAC-CPF zwar bekannt, doch in der deutschsprachigen Fach-Community bislang kaum über eng begrenzte Projekte hinaus für die eigene Findmittelproduktion zu bekommen war. Aus diesem Grund war es bislang geradezu fast nicht möglich, Erschließungsdaten, getrennt nach den bezogenen Entitäten des Metadatenmodells, in jeweils separaten Normdatensystemen zu führen.[7] Hier besteht ein Desiderat, aus methodischer Sicht ebenso wie aus pragmatischer: Erschließung im Verbund ist auf funktionierende XML-Austauschformate für EAC-CPF angewiesen. Das Universitätsarchiv behilft sich bislang mit dem ISAAR(CPF)-Formular für die Beschreibung von Personen und Körperschaften und mit dem ISDF-Formular zur Beschreibung von Funktionen.

In diesem Zusammenhang sei angemerkt, dass auch ein EAC-Profil für Funktionen, ein „EAC-F“ also, als Desiderat im Raum steht, und dass sich das Universitätsarchiv Bayreuth aus grundsätzlichen und methodischen Erwägungen dafür stark macht.

Beim gegenwärtigen Entwicklungsstand ist es wichtig, die Felder in der Erschließungssoftware, die in EAD zur Beschreibung des Kontextes zur Verfügung stehen, extensiv zu nutzen, da EAD geeignet ist, die wichtigsten für automatisierte Konversionen zu EAC-CPF-Normdateien benötigten Informationen bereitzustellen, so dass mit entsprechenden technischen Werkzeugen EAC-CPF-Dokumente automatisiert ausgelesen und erzeugt werden können. Freilich sind davon nur bestimmte Rollenträger betroffen, vor allem solche, die in der Archivguterschließung als Provenienzstellen beschrieben wurden.

Conceptual Reference Model

Unter den für die Erschließungspraxis benötigten Instrumenten wurde u.a. der Relationenkatalog genannt. Eine Entsprechung zu den im Rahmen des CIDOC Conceptual Reference Model im Museumsbereich genutzten Werten, ist im Archivwesen in hinreichend verbreiteter Gestalt nicht anzutreffen. Konzeptuelle Referenzmodelle für Archive wurden bisher u.a. in Spanien und Finnland in Angriff genommen. Der Internationale Archivrat hat seine Expert Group on Archival Description (EGAD) ebenfalls mit der Erarbeitung eines Standardmodells beauftragt, das noch einige Jahre auf sich warten lassen darf. Archive, die in dieses Gebiet der Erschließung tiefer einsteigen wollen, dürften gezwungen sein, mehr oder weniger breit nachnutzbare Insellösungen zu generieren. Deshalb dürfte es zweckmäßig sein, gegebenfalls frühzeitig den Kontakt zur EGAD zu suchen. MidosaXML bietet keine Möglichkeit, Relationen in dem Umfang abbildbar zu machen, wie ihn konzeptuelle Referenzmodelle vorsehen.

Zukunftsorientierter Einsatz von MidosaXML

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mit herkömmlichen Erschließungsprogrammen und insbesondere mit solchen, die mit validen archivischen XML-Standardprofilen arbeiten, Erschließung unter besonderer Berücksichtigung von Beziehungsformen im Sinne der RDF-Triples ansatzweise möglich ist. Teilweise sind diese Ansätze den implementierten Standards, also vor allem EAD, immanent, teilweise können diese Ansätze durch geschickte Nutzung des Index und frei definierbarer, so genannter {odd}-Felder, bei Verwendung von einheitlichen Thesauri („controlled vocabularies“) erweitert werden. Eine zukunftsgerichtete Erschließung zu organisieren ist somit den meisten Archivarinnen und Archivaren, auch in kleineren Archiven, sowohl in technischer als auch methodischer Hinsicht ermöglicht, sei es mit MidosaXML oder einem anderen standardkonformen Produkt.

Zum Schluss soll nicht verschwiegen werden, dass es bereits seit Längerem einige brauchbare und für jedes Archiv zugängliche Opensource-Produkte gibt, die relationale Erschließung in erheblich weitergehendem Umfang begünstigen und deshalb MidosaXML im Nu in den Schatten zu stellen geeignet sind (z.B. AtOM, Archivist’s Toolkit, ArchivesSpace usw.). Wenige Archive in Deutschland arbeiten mit solchen Programmen, was wohl vermutlich nicht zuletzt auch mit den technischen und sprachlichen Hürden bei der Einarbeitung, Nutzung und bei Supportfragen zu tun haben dürfte.


[1] Vgl. die Bemerkungen zur Idee der „parallel provenance“ von Chris Hurley: „[…] parallel provenance is not about taking a different view of the same thing. It is about composing different things from the same particles – combining things in different ways to produce a variety of views of what they look like in the aggregate – just like the Family of Henry VIII.” (Hurley, Parallel provenance (if these are your records, where are your stories?). – Online-Publikation des Autors, 2005: http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/parallel-provenance-combined.pdf.

[2] So können beispielsweise die Unterlagen der Provenienz Universitätsverein nicht mit den Funktionswerten verknüpft werden, die sich aus der Funktionsanalyse der Universität ergeben haben. Vielmehr bedarf der Universitätsverein einer eigenen Funktionsanalyse und der Erstellung auf ihn zugeschnittener Funktionswerte. Erwägenswert wären übergreifende Funktionskategorien, die von gesamtgesellschaftlichen Aktivitäten und Entwicklungen herzuleiten wären und somit eine Brücke über die Besonderheiten einzelner Provenienzstellen schlügen, so dass sie auch übergreifende Verwendung finden könnten.

[3] Für die Praxis wird es erforderlich sein, alle Erschließungsdaten auch in einer einzigen, nicht klassifizierten EAD-XML-Datei vorzuhalten, die für umfänglichere Sortierarbeiten als Kopie in der MidosXML-Umgebung bereitgestellt werden kann.

[4] Die Abfolge „Funktion à Organisationseinheit“ kann sich in Fortsetzung der Hierarchie mehrmals wiederholen.

[5] Das Akzessionsverzeichnis ist das vollständige Verzeichnis der Zugänge zum Universitätsarchiv. Es umfasst alle Zugänge nach abgebenden Stellen und ist damit das Pendant zu einer Beständeübersicht, die die Bestände nach Provenienzen gegliedert darstellt. Das Akzessionsverzeichnis wird als übergreifendes vorläufiges Findmittel veröffentlicht und stets aktualisiert.

[6] Zum Verständnis sei bemerkt, dass die in MidosaXML eingegebenen Daten unmittelbar und ausschließlich als EAD-XML-Datei gespeichert werden. Insofern findet anschließend kein EAD-Export statt, weil die Daten bereits von Anfang an in EAD erzeugt wurden.

[7] Auch Archivgutbeschreibungen sollen hier in diesem Sinne als Normdateien für Archivgut verstanden werden.


Karsten Kühnel

Wiss. Archivar, Universiteit van Amsterdam

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