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„The Third Order of Order“ – Relationale Erschließung und Indizierung als Chance für die Defragmentierung von Kontexten und Überlieferung

Vortrag auf der internationalen Datenbanktagung – Conference on Digitization – der Archive von NS-Gedenkstätten, Dachau 23.-25. Oktober 2013

„In the third order of order, knowledge doesn’t have a shape. There are just too many […] ways to make sense of our world.” (Weinberger, Everything is Miscellaneous, 83).

Die so genannte „dritte Ordnung“, von der David Weinberger hier spricht, ist – auf Archivgut und Digitalisate übertragen – weder die der physischen Vorlage noch eine virtuell organisierte, aber statische digitale Abbildung, vielmehr ist sie eine vielfältig generierbare Ordnung auf der Grundlage von Metadaten über Relationen zwischen Objekten. „Unordnung der dritten Ordnung beseitigen wir, indem wir ihre Metadaten arrangieren; die Objekte selbst rühren wir dabei nicht an“, schreibt Weinberger.[1] Lassen Sie mich versuchen, sie als Chance für die Erschließung und Präsentation von Archivgut zum Zweck seiner Defragmentierung und Kontextualiserung zu illustrieren.

Das Thema „archivische Erschließung“ möchte ich heute unter dem Gesichtspunkt betrachten, dass sie die Defragmentierung von Kontexten und Überlieferung zum Ziel hat. Zusammenhänge innerer und äußerer Art müssen durch Beschreibungen benannt werden, andernfalls sind sie zwar vorhanden, aber nicht sichtbar. Die Akten und Dokumente der Konzentrationslager sind weltweit verstreut, fragmentiert. Ihre inhaltlichen Kontexte sind durch die Erschließung der einzelnen Archive, in denen sie sich befinden, erleuchtet, mal heller, mal weniger hell. Defragmentierung heißt ein mehrdimensionales Puzzle zusammenzusetzen, Fragmente zusammenzubringen, ihre Kontexte sichtbar zu machen.

Die Fragen, die ich dazu stellen möchte, richten sich darauf, inwiefern klassische Erschließungsmethoden zu einer solchen Defragmentierung beitragen, inwiefern neue technische Möglichkeiten eine Änderung der Methoden erfordern, welche Rolle dabei Standards und Standardisierung spielen und welche Bedeutung den Relationen zwischen den Teilen dieses Puzzle bei dessen Zusammensetzung zukommt.

Die Fragen lauten:

  1. Bildet das heute verbreitete Modell der fixen Beständetektonik die historische Realität ab?
  2. Welchen Zweck kann die Digitalisierung von Archivgut im Rahmen der Zugänglichmachung von Erschließungsinformation erfüllen?
  3. Worauf sollte sich Erschließung richten und welche Standards sollte sie nutzen?
  4. Was ist relationale Erschließung und welche Folgen hat sie für den Nutzer?

1.     Bildet das heute verbreitete Modell der fixen Beständetektonik die historische Realität ab?

CLASSIC FINDING AIDS

Die am weitesten verbreitete Methode der Erschließung von Archivgutbeständen besteht in der Verzeichnung und Zuordnung zu einer festgesetzten Gliederung oder Tektonik. Archive werden in Bestände unterteilt, die den Namen ihrer Provenienzstellen tragen, die Bestände werden nach Organisationseinheiten in diesen Provenienzstellen oder nach Funktionen, die die Provenienzstellen wahrgenommen haben, gegliedert. Das einheitliche zentrale Suchkriterium für den Nutzer nach für ihn passenden Beständen liegt in der Fragestellung: Was war die Aufgabe oder Funktion einer Provenienzstelle und kann ihre Überlieferung daher für mein Forschungsthema relevant sein?

Gerade angesichts der heutigen technischen Möglichkeiten stellt sich nun aber die grundsätzliche Frage: Ist das Provenienzprinzip im digitalen Zeitalter als Ordnungsprinzip noch zielführend? In der Tat wird das Provenienzprinzip als alleiniges Ordnungsschema in den internationalen archivwissenschaftlichen Fachjournalen seit einiger Zeit wieder diskutiert.

MULTIPLE MEANINGS

Der ehemalige Generalarchivar der Niederlande Eric Ketelaar wies auf dem internationalen Archivarskongress „Archives without Borders“ 2010 in Den Haag darauf hin, dass der innere Sinn – „the meaning“ – eines Archivale oder auch jedes anderen Kulturguts immer ein vielfacher sei und nicht auf einen einzigen Kontextstrang reduziert werden könne.[2] Inhalte werden vom Wahrnehmenden bei ihrer Wahrnehmung in Kontexte gestellt, sie zeigen sich durch die Komposition der Teile des Archivale, einer archivischen Serie oder eines ganzen Archivkörpers und sie ergeben sich aus der Wahrnehmung der Entstehungszusammenhänge.

Erschließung nach einer provenienzmäßigen Ordnung oder Findmitteltektonik führt zur Konzentration auf den Kontext der Entstehungsgemeinschaft des Archivguts und erschöpft sich im Wesentlichen darin. Anders gesagt: Eine solche Erschließung läuft Gefahr, den Sinn der Archivalien auf einen einzigen Kontextstrang zu reduzieren. Dann geschähe genau das, wovor Eric Ketelaar warnte.

Peter Horsman, emeritierter Dozent für Archivwissenschaft an der Universität Amsterdam, zeigte in seinem Beitrag „Wrapping Records in Narratives“ auf einem archivwissenschaftlichen Workshop in Bad Arolsen im Oktober 2011, dass Archivalien vielfach aus ihrem ursprünglichen Gebrauch entfernt und zu anderen Zwecken weiterverwendet wurden.[3] Damit wurden sie auch in andere physische Kontexte gebracht, zum Beispiel in andere Registraturen verbracht. Er spricht von Dekontextualisierung und Rekontextualisierung. Prominente Beispiele finden sich zuhauf im Archiv des Internationalen Suchdienstes. Dokumente aus zahlreichen Provenienzen wurden dort in thematisch bestimmte Bestände zusammengebracht. Die aus ihrem ursprünglichen Entstehungs- und Nutzungskontext entfernten, also dekontextualisierten Dokumente wurden von da an für die Suche und Schicksalsklärung der darauf erwähnten Personen genutzt und mit neu entstehenden Fallakten verknüpft, sie wurden also rekontextualisiert, in einen neuen Kontext gebracht.

Rekontextualisierungen lassen sich in den uns geläufigen Findbüchern nicht abbilden, allenfalls in recht ausführlichen Bestandsgeschichten, die nicht unbedingt zur spannenden Lektüre einladen, oder andeutungsweise in mehr oder weniger übersichtlichen Graphiken.

Ketelaar geht mit seiner Aussage über den Sinn in den Archivalien weiter. Strebt man die Integration der von ihm angedeuteten Vielschichtigkeit archivalischer Kontexte in die Erschließung an, muss man sehen, dass diese über entstehungsursächliche und durch den Gebrauch der Unterlagen generierte Kontexte hinausgehen. Welche Konsequenzen sich auch für den archivwissenschaftlichen Diskurs ergeben, so wird doch eines hier bereits klar und soll die Antwort auf unsere erste Frage sein:

Das heute verbreitete Modell der fixen Beständetektonik bildet die historische Realität von Überlieferungskontexten nur sehr beschränkt ab. Sind wir damit nicht zufrieden, benötigen wir neue Modelle für die archivische Erschließung.

2.     Welchen Zweck kann die Digitalisierung von Archivgut im Rahmen der Zugänglichmachung von Erschließungsinformation erfüllen?

Sie sehen aus diesem scheinbar unvermittelten Übergang, dass ich eine bessere Abbildung der historischen Realität in den Erschließungserzeugnissen mit der Digitalisierung von Archivgut hier in einem unmittelbaren Zusammenhang darzustellen beabsichtige.

Wir kommen mit den Anforderungen an eine aussagekräftige Erschließung offenbar nicht so recht weiter, wenn wir nur fragen, wie Erschließung aussehen kann. Offenbar spielt es eine mindestens ebenso große Rolle, genauer zu betrachten, was das eigentlich ist, das wir erschließen wollen. Wir müssen uns daher hier der Frage zuwenden, was wir als Archivbestand im Sinne der Erschließung verstehen möchten. Daraus wird sich zeigen, welche Rolle dabei die Digitalisierung spielt.

Der technische Fortschritt erlaubt uns, die Digitalisierung und das Vorliegen oder wenigstens perspektivische Vorliegen unserer Bestände in Form von digitalen Repräsentationen, also Digitalisaten, in unsere Betrachtungen als für die Zukunft geradezu fundamental einzubeziehen.

IMAGES / AGGREGATIONS

Ein Archiv, das einen Großteil seines Archivguts digitalisiert hat, ist in der Lage, die dadurch produzierten Bilddateien in beliebig viele Strukturen zu bringen. Das geschieht entweder, indem die Dateien vorgefertigten Strukturen manuell zugeordnet werden, oder indem sie mit kodierten Metadaten versehen werden, die die Grundlagen für automatisierte Strukturierungsprozesse sind. Aggregationen solcher Dateien können ebenso als Einheiten definiert und mit Metadaten versehen werden, die diese Definition fixieren. Dadurch kann zum Beispiel eine Abfolge von dreißig Images als eine Akte, also als eine Aggregation, definiert und abgegrenzt werden.

Die unbegrenzt vielfache Verknüpfbarkeit der Imagedateien ermöglicht ebenso unbegrenzt viele definierbare Aggregationen, also Anhäufungen von Images in einer festzulegenden Reihenfolge und in einem festzulegenden Umfang.

Indem man so vorgeht, geschieht ein paradigmatischer Wechsel. War bisher die Erschließung an die Gestalt der physischen Vorlage der Archivalieneinheit gebunden, ist der Beschreibung nun ein Schritt voranzustellen: die Bestimmung des Umfangs und der Struktur der zu beschreibenden Einheit, die mit der physischen Vorlage nicht mehr identisch sein muss. Es kommt also zu einer Trennung von physischer Struktur und virtueller Struktur, zu einer Differenz von physischem und virtuellem Bestand. In der Archivwissenschaft spricht man von der Differenz zwischen dem physical fonds und dem conceptual fonds.[4]

Daraus wird deutlich, dass eine eindeutige Abgrenzung von Beständen dann kaum mehr möglich ist, denn: Entscheidet man sich für ein Abgrenzungskriterium, z.B. die institutionelle Herkunft, so bleiben andere Beziehungsgemeinschaften unberücksichtigt, auch wenn sie gleichermaßen als Abgrenzungskriterien tauglich wären. Peter Horsman hat in seinem bereits zitierten Vortrag anhand der Suchkartei des niederländischen Roten Kreuzes die Vielschichtigkeit von Entstehungszusammenhängen illustriert und ihre Beziehungen zu zahlreichen anderen physischen Beständen sichtbar gemacht. Strukturierung nach der Theorie des conceptual fonds hieße, die Elemente des physischen Bestands in ihren jeweiligen Beziehungen in der dafür erforderlichen Anzahl virtueller Bestände darzustellen, etwa in den jeweiligen Findbüchern solcher aus dem physischen Bestand gebildeten virtuellen Bestände.

Die so genannten Postkustodialisten unter den Archivwissenschaftlern sagen, es sei nicht möglich, Archivalien einem einzigen Bestand zuzuordnen, da dadurch nicht Bestände transparent, sondern Beziehungsgemeinschaften verdunkelt würden. Diese Ansicht scheint sich immer mehr durchzusetzen.

Der britische Archivwissenschaftler Geoffrey Yeo vom University College London schrieb vor wenigen Monaten in der kanadischen Fachzeitschrift „Archivaria“ folgenden Satz: „In the world of paper records, aggregations are brought together and arrangement is fixed before the user arrives on the scene, but many critics argue that the digital revolution overturns these conventions“.[5] Wir müssen uns zu Herzen nehmen, dass die Möglichkeiten dieses digitalen Umbruchs, den er als digitale Revolution bezeichnet, nur zu einem Teil von den neuen technischen Möglichkeiten der Erschließung abhängen, zum anderen Teil aber von der Art der Repräsentation des zu beschreibenden Materials. Diese muss in digitaler Form vorliegen. Das geht aus Yeo’s Satz ebenso klar hervor wie aus meinen vorigen Ausführungen. Für uns heißt das, dass die Digitalisierung unseres Archivguts die grundlegende Voraussetzung für eine Präsentation im Verständnis des conceptual fonds ist.

Ich komme zur Antwort auf die Frage, welchen Zweck die Digitalisierung im Rahmen der Zugänglichmachung von Erschließungsinformation erfüllen kann: Bisher diente Digitalisierung fast ausschließlich dazu, Archivalien leichter vorlegen zu können, sei es am Monitor im digitalen Lesesaal oder im heimischen Arbeitszimmer des Nutzers über das Internet.

Nun aber bedeutet Digitalisierung auch, Archivgut in Strukturen präsentieren zu können, die bislang nicht visualisiert werden konnten. Das ist ihr erweiterter Zweck in einer paradigmatisch veränderten Erschließungs- und Nutzungskultur.

3.     Worauf sollte sich Erschließung richten und welche Standards sollte sie nutzen?

Nach diesen strukturellen Betrachtungen von Archivgut wollen wir nun sehen, welche Objekte und Eigenschaften wir bei der Archivguterschließung und bei der Erschließung der damit in Beziehung stehenden Entitäten berücksichtigt haben sollten.

METADATA MODEL

Der Internationale Archivrat (ICA) hat vier Standards für die archivische Erschließung erarbeitet, die sich mit den vier Objektgruppen befassen, die in einem Findmittelsystem koordiniert werden sollten:

  1. Das Archivgut,
  2. Die Erzeuger des Archivguts und weitere damit im Zusammenhang stehende Akteure
  3. Die Funktionen und Aufgaben, deren Umsetzung für die Entstehung des Archivguts ursächlich waren
  4. Das verwahrende Archiv mit seinem Sammlungsmandat und seinen Zugangsdaten.

Die Zusammenschau der Objektgruppen, die in einem Findmittelsystem koordiniert werden sollen, ist die oberste Stufe des so genannten Metadatenmodells. Das Metadatenmodell eines Archivs gibt vor, was bei der Erschließung beschrieben werden soll. Es setzt sich in die Tiefe fort bis hinunter zur Definition der einzelnen Felder und Attribute bei der Erschließung eines Einzelstücks. Das Modell lässt sich nach den Bedürfnissen der einzelnen Archive oder Archivsparten beliebig erweitern, jedoch sollte für jede Objektgruppe, die man in sein Metadatenmodell aufnehmen möchte, ein einigermaßen verbreiteter Beschreibungsstandard genutzt werden, um die Erschließungsdaten archivübergreifend austauschbar zu machen.

Beispiele für Erweiterungen wären vor allem Ereignisse (Events) oder Orte (Places). Die besondere Bedeutung solcher Angaben im Rahmen der Holocaustforschung wurde im Projekt EHRI insofern berücksichtigt, als Standards für ihre Beschreibung und dazu nutzbare Thesauri vermerkt und erarbeitet wurden.

Gängige Standards sind die XML-basierten Formate EAD für Archivgut und EAC für Akteure (natürliche und juristische Personen).

Für die Beschreibung von Aufgaben und Funktionen ist ein XML-basierter Standard bislang nicht erstellt worden. Die auf dem Markt befindliche Archivsoftware beinhaltet in der Regel Export- und Importschnittstellten für EAD und zunehmend auch für EAC. Für die Überführung von Erschließungsdaten, die bereits in Datenbanken vorliegen, sind Mapping-Werkzeuge leicht zu erhalten. Zurzeit besteht seitens der beiden großen einschlägigen Portalbetreiber, dem Archivportal Europa und dem Archivportal D, großes Interesse, interessierten Archiven bei der Bereitstellung XML-basierter Findmittel nach dem EAD-Standard behilflich zu sein. Auch Softwareanbieter und Archivdienstleistungsfirmen übernehmen Mapping-Arbeiten. Durch die Datenbereitstellung in Archivportalen kann Archivgut im Internet virtuell gemeinsam durchsucht und gleiche Provenienzen als zusammengehöriges Ganzes sichtbar gemacht werden. Das Team der Kontaktstelle für an der Datenbereitstellung für das Archivportal Europa interessierte Archive befindet sich im Bundesarchiv in Berlin.

Wir können aber mehr erreichen als eine Abbildung und Anhäufung von Erschließungsinformation in der Qualität, die wir bereits bereitstellen können. Unser Anliegen ist es, Tools zu nutzen, die Erschließungsinformation nutzbar machen, die bereits in unseren Systemen gespeichert ist, aber noch nicht umfassend verwertet wird. Uns interessieren vor allem die Personen, die auf den Dokumenten erscheinen. Deshalb sind für uns nicht nur die Kontexte aus dem Entstehungs- und Nutzungszusammenhang des archivalischen Materials wichtig, sondern ebenso die Beziehungen zu den Akteuren, die nicht einmal unmittelbar an der Entstehung der Unterlagen beteiligt waren, eben der Inhaftierten und Opfer anderer Verfolgungsmaßnahmen. In unserem Metadatenmodell nimmt der Bereich der Akteure also einen herausragenden Platz ein.

Ich habe bereits im vergangenen Jahr auf unserem Treffen in Auschwitz erläutert, wie Information über Personen, die wir aus den Dokumenten bereits exzerpiert vorliegen haben, in Normdatensätze zusammenfließen können, die prinzipiell mit anderen Archiven austauschbar sind.

MATCHING DATA

Ähnliche Ziele wurden damals im EHRI-Projekt verfolgt. Die in unserem Kreis seit Jahren immer wieder aufscheinende Problematik der eindeutigen Identifizierbarkeit ein- und derselben Personen in unterschiedlichen Ihrer Datenbanken vereitelte dann aber doch die Umsetzung in die einrichtungsübergreifende Praxis, so dass es auch heute noch ein Desiderat ist, Instrumente zu bekommen, die die Identifikation von Personen über die eigenen Archivbestände hinaus in quantitativ hinreichendem Umfang eindeutig möglich machen.

Vielleicht hilft es weiter, und bitte verstehen Sie das nicht anders als eine Anregung zum Experiment, wenn sich die Erschließung nicht nur auf die Eigenschaften der Personen, sondern verstärkt auch auf die Qualität ihrer Beziehungen zu ihrer Umwelt, das heißt zu anderen beschreibungsfähigen Objekten und Objektgruppen, konzentrieren würde.

CIDOC CRM SCHEMA

Ich möchte hierzu auf die so genannten objektorientierten konzeptuellen Referenzmodelle (object-oriented Conceptual Reference Model – CRM) hinweisen, die als Metadatenschemata die Art und Weise der Erschließung, sprich: die Metadatenmodelle der Archivare, beeinflussen können. Angewandt werden solche Modelle derzeit bereits bei den Museen unter der Bezeichnung CIDOC CRM oder im Kulturgutportal Europeana unter dem Namen „Europeana Data Model“ (EDM). Solche Referenzmodelle bestehen aus Ontologien, die durch eine vorgegebene, aber erweiterbare Anzahl von Klassen und Eigenschaften beschrieben werden. Auf die archivische Erschließung abgestimmte Kataloge solcher Klassen und Eigenschaften sind mir bislang nicht bekannt. Sie müssten erarbeitet werden, was gerade auf Ihrem Arbeitsgebiet auch projektbezogen vielversprechend sein könnte. Konzeptuelle Referenzmodelle zielen also auf die Beschreibung von Beziehungen zwischen Objekten ab. Die Fokussierung dieser Beziehungen als Gegenstände der Beschreibung im Rahmen der archivischen Erschließung birgt die Chance, spätere Suchvorgänge von Nutzern auf der Qualität von Beziehungsformen basieren zu lassen und damit die Brücken, die zwischen den Objekten bestehen, nicht minder als die Objekte selbst zu beachten und als kurze Wege zum angestrebten Rechercheziel effizient zu nutzen: CRM bilden die Grundlage für Recherchen nach den Prinzipien des Semantic Web.

CIDOC/CRM MEDIATOR

Solche relationsbasierten Modelle haben eine strukturelle Affinität zu den Datenmodellen relationaler Datenbanken. Die Frage liegt demnach nahe, ob möglicherweise in Ihren Datenbanken bereits vorhandene Beziehungsdefinitionen schon jetzt in ein exportfähiges und in unterschiedlicher Umgebung einfach nachnutzbares Format gebracht werden könnten, das eine auf Information über Relationen basierende Suche erlaubt, ich denke an EAD-XML. Das wäre ein gewichtiger Schritt hin zur Auswertbarkeit solcher Daten im Rahmen eines relationalen bzw. eines Referenzmodells. Ein Conceptual Reference Model stellt eben gerade nicht den Anspruch, in einer Datenbank ein homogenes Metadatensystem zusammenzuführen. Vielmehr ist es geeignet, beliebig viele unterschiedliche Metadatensysteme zu durchsuchen und die Kodierungen in die Semantik des eigenen Metadatenschemas zu überführen und auf dieser Basis das Resultat des Suchvorgangs zu präsentieren. Demnach liegen Findbücher in EAD oder Personenbeschreibungen in EAC jeweils in einem dieser möglichen Vorlage-Metadatensysteme vor und können in eine CRM-basierte Suche einbezogen werden.

WORKING PORTALS

Als EAD-XML Files können Sie Ihre Daten bereits jetzt in das Archivportal Europa einspeisen. Von dort ist die Übernahme ins CRM-basierte Kulturgutportal Europeana quasi per Mausklick möglich. Die Nutzung relationaler Modelle kann gegebenenfalls künftig ein Weg sein, doch noch die Datenbanken der Gedenkstätten in einer Weise übergreifend recherchierbar zu machen, die die eindeutige Identifikation derselben Personen in verschiedenen Datenbanken leichter möglich macht als es bisher der Fall war.

Ich komme zur Ausgangsfrage zurück und fasse die Antwort wie folgt zusammen:

Die Erschließung sollte sich mindestens auf die Objektgruppen Archivgut sowie Schriftguterzeuger und andere im Zusammenhang mit der Archivgutentstehung als bedeutend angesehene Akteure erstrecken. Dafür sollte man sich an den Profilen des Archivportals Europa für die Standards EAD und EAC orientieren. Für die Nutzung objektorientierter konzeptueller Referenzmodelle fehlen derzeit noch auf die Bedürfnisse der Gedenkstättenarchive zugeschnittene Modelldefinitionen.

4. Was ist relationale Erschließung und welche Folgen hat sie für den Nutzer?

Ich habe nun einiges über die Umwandlung von vorliegenden Erschließungsdaten in relationale Modelle gesagt. Abschließend erlauben Sie mir noch einige Worte dazu, wie relationale Erschließungsdaten neu erfasst werden können und welche Veränderung sich für den Nutzer ergibt. Dafür nehme ich die Antwort auf die Eingangsfrage vorweg:

Relationale Erschließung basiert auf dem Zusammenspiel von Beziehungen zwischen zu beschreibenden Objekten. Sie kann mittels eines verlinkten Systems von Normdatensätzen (Authority Records), mittels Facettenklassifikationen oder mittels der Einbindung objektorientierter konzeptueller Referenzmodelle erfolgen. Bei der relationalen Erschließung gibt es keine fixen Klassifikationen oder Hierarchien, vielmehr lassen sich solche nach ausgewählten Kriterien on demand temporär generieren. Für den Nutzer heißt das, dass er seine eigenen, qualitativ hochstehenden Findmittel nach seinem Bedarf auf der Grundlage der Metadaten der beschriebenen Objekte und Relationen selbst erzeugen kann.

Relationale Erschließung knüpft an die Beziehungen an, die die zu beschreibenden Objekte, also beispielsweise das Archivgut, zu anderen Objekten haben. Relationale Erschließung basiert darauf, Beziehungsgemeinschaften zu kennzeichnen. In der Erschließungspraxis könnte die Relationsbeschreibung etwa durch Indizierung erfolgen. Sowohl die äußere Abgrenzung der Bestände als auch die innere Ordnung eines Bestands wird auf der Grundlage solcher Indizierungen hergestellt. Wir bewegen uns im conceptual fonds. Wir beschreiben Dokumente und Akten als Abfolgen von Digitalisaten und als virtuelle Einheiten, deren Elemente sich beliebig oft wiederholen dürfen und bei denen es keine Rolle spielt, ob ihre physischen Vorlagen in derselben Abgrenzung existieren oder nicht. Die gesamte Information, die man bisher in Gliederungen abbildete, wäre dann in den Indizierungen, also in den Metadaten der indizierten Objekte, enthalten.

Die neue Erschließungssituation wirkt sich auf die Nutzung aus.

USER-GENERATED COLLECTIONS

Erst bei Bedarf wird die auf die Inhalte und Strukturen der in den Indizierungen vorliegenden Metadaten gerichtete Sortierfunktion vom Archivar oder vom Nutzer aktiviert. Nach Vorgaben dazu, welche Indzierungswerte in welcher Hierarchie zur Bildung einer gegliederten Struktur für ein temporär benötigtes Findmittel zugrunde gelegt werden sollen, erfolgt eine automatische Sortierung und generiert ein Findbuch on demand. Der Nutzer, der die für ihn wichtigen Eigenschaften auswählt, generiert den Bestand, der durch die Gemeinsamkeit der ausgewählten Beziehungen definiert wird und sich im nutzergenerierten Findbuch spiegelt. Darüber hinaus muss dieses System gerade in Ihrem Metier auch die Erschließungsinformation beinhalten, die sich nicht auf das Archivgut selbst bezieht, sondern auf die Akteure, Orte und sonstigen relevanten Größen, die mit dem Archivgut verbunden sind oder über die es informiert. Dafür sind geeignete Verlinkungen zwischen Archivgutbeschreibungen und beispielsweise Personenbeschreibungen einzufügen.

Hier sind nun sind die Softwareentwickler angesprochen, in Kooparation mit uns die benötigten Instrumente herzustellen.


[1] Weinberger, Das Ende der Schublade, S. 210.

[2] Archives without borders/Archivos sin fronteras, proceedings of the international congress in The Hague, August 30 – 31, 2010 / ed. Hildo van Engen et al. – Berchem, Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen, Sectie Archieven, 2012.

[3] http://www.its-arolsen.org/fileadmin/user_upload/Dateien/Archivtagung/Horsman_text.pdf

[4] Vgl. hierzu u.a.: Peter Horsman, The Last Dance of the Phoenix or The De-Discovery of the Archival Fonds. In: Archivaria 54 (2002), und: Geoffrey Yeo, The Conceptual Fonds and the Physical Collection. In: Archivaria 73 (2011).

[5] Geoffrey Yeo, Bringing Things Together: Aggregate Records in a Digital Age. In: Archivaria 74 (2012).

Bemerkungen zum Imagefilm des Stadtarchivs Speyer

Der seit kurzem via youtube verfügbare Imagefilm des Stadtarchivs Speyer wird zwar im Videokanal kurz erläutert, aber es sind sicherlich ein paar weitere Hinweise sinnvoll hier in diesem Blog.
Der Film entstand aus der Idee heraus, den bislang eher seltenen Imagefilmen deutscher Archive einen kurzen, hoffentlich aber eingängigen „Streifen“ hinzuzufügen. Erzählt wird, begleitet von extra für diesen Film produzierter Musik des Düsterelektronik-Projekts „Individualdistanz“ die Geschichte einer Spurensuche – (mit Rückblenden in eine vergangene Zeit…). Bei den Spuren handelt es sich um Graffiti französischer Soldaten in Speyer kurz nach 1945 – diese gibt es heute an versteckten Stellen in Speyer immer noch, sie sind natürlich bedroht, endgültig verloren zu gehen. Die „Spurensuche“ eines jungen Mannes (Rückblende) und die erneute Spurensuche des nun älteren Mannes endet jeweils im Archiv. Das Archiv stellt sich dabei heute als Ort heraus, um ein Defizit an Informationen zu beheben,- Dass dabei auch die Sozialen Medien wichtig sind – dies ist eindeutig.
Der vor einigen Jahren veröffentlichte Imagefilm des Staatsarchiv Detmold stand, was z.B. die Verwendung von schnellen Schnitten usw. angeht, in gewisser Weise Pate für den vorliegenden Film. Es wurde aber bewusst auf gesprochene Dialoge verzichtet – die Gestik der Darsteller, die Musik und die Handlung sollen für sich sprechen.
Der Film entstand aufgrund einer Idee von Seiten des Archivs in enger Kooperation mit der Landeszentrale für Medien (Ludwigshafen). Er wurde dann in Zusammenarbeit und mit Unterstützung des MedienKompetenzNetzwerks Speyer und des Offenen Kanals Speyer verwirklicht.

Kommentare und Meinungen sind erwünscht!

Crowdsourcing-Projekt des DHAK

„…. Wir entwickeln derzeit verschiedene Tools, die das Arbeiten mit Digitalisaten im DHAK deutlich komfortabler machen werden. Eines davon, das wir Ihnen heute vorab schon einmal vorstellen wollen und das sich derzeit in der Programmierung befindet, ist das Transkriptions-Tool. Hier werden Sie zukünftig die Möglichkeit haben, Abschriften der Digitalisate zu erstellen und der Allgemeinheit zugänglich zu machen. Damit geben Sie Nutzern mit geringeren Paläographie-Kenntnissen eine Lesehilfe, gleichzeitig werden unsere Archivalien so im Volltext durchsuchbar.
Sie sind sich bei der Entzifferung eines Texts nicht ganz sicher? Kein Problem! Alle Nutzereingaben bleiben permanent veränderbar und werden versioniert. Sie können unsere Archivalien also auch für Leseübungen nutzen und gemeinsam mit allen Nutzern an einer ständigen Verbesserung der Einträge mitwirken.
Freuen Sie sich mit uns auf die neuen Funktionen im Lesesaal des digitalen Historischen Archivs Köln!“
Quelle: Facebook-Seite des DHAK

Crowdsourcing, ein „Miniprojekt“

Über die „Folgen“ eines kleinen Crowdsourcing-Versuchs (Flickr ) in den letzten Tagen hier ein kurzer Zwischenbericht:

Im Zuge der Verzeichnung eines fotografischen Nachlasses (Dr. med. Ludwig Weisbrod, 1908-1990) wurde entschieden, den seit einigen Jahren im Stadtarchiv Speyer als Schenkung befindlichen Nachlass nur knapp und summarisch zu verzeichnen, da die Fotos kaum beschrieben bzw. mit Vermerken versehen waren. Weisbrod fotografierte gerne und oft – erste Aufnahmen stammen aus den 1930er Jahren, dann aus dem 2. Weltkrieg und aus der Nachkriegszeit (hier neben vielen Speyer-Motiven auch viele [Urlaubs-]Fotos – Alpen, Frankreich usw.). Wir nahmen die lediglich summarische Verzeichnung gerade der Fotos aus dem 2. Weltkrieg und der Nachkriegszeit zum Anlass, etwas mehr als 100 Fotos via Flickr zu präsentieren (4. Oktober). Auf die Bitte, beim Identifizieren zu helfen, brachten sieben Personen Vorschläge ein. Bis jetzt konnten so 21 von 103 Fotos identifiziert werden. Bezeichnend vielleicht: die Fotos wurden zumeist über Facebook (Kommentare zum Beitrag über das Flickr-Album) identifiziert bzw. kommentiert, weniger „direkt“ via Flickr. Die Fotos wurden dann nachträglich in Flickr durch das Archiv aufgrund der Hinweise genauer beschrieben (und ebenfalls händisch in der Datenbank).  Eine typische Beobachtung bei vielen, auch sehr großen Crowdsourcing-Projekten ist, dass wenige Personen einen erheblichen Teil der Arbeit leisten (z.B. bei Transkriptionen). Dies war auch hier bisher der Fall.

Die verbliebenen Fotos sind z.T. sicherlich schwerer zu identifizieren (Personen zumal, aber auch Landschaftsfotografien/Orte, z.B. im südlichen Alpenraum, 2. Weltkrieg), aber es ist doch noch auf einige Verbesserungen der Erschließung auch hier zu hoffen. Ein kleines Projekt, dass nach dem doch ansatzweisen Erfolg des Albums „Unerschlossene Pfalzfotos aus dem Nachlass Barth“ ermutigt, diesen Weg weiterzugehen.

 

Lost in (Cyber-)Space? Das Stadtarchiv Amberg in der schönen neuen Welt des Web 2.0 (Vortragsfassung)

 Jörg Fischer hat für unser Blog seinen Vortrag (Deutscher Archivtag Saarbrücken, 26.9.2013) zur Verfügung gestellt!

Lost in (Cyber-)Space?

Das Stadtarchiv Amberg in der schönen neuen Welt des Web 2.0

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

 

„Lost in Space“ war der Titel einer inzwischen etwas angejahrten Science Fiction Serie, die etwa zur gleichen Zeit wie Star Trek das Licht der Welt erblickte und in den 1990er Jahren unter dem Titel „Verschollen zwischen fremden Welten“ den Weg ins deutsche Fernsehen fand. In der Serie geht eine Familie mit dem wegweisenden Namen „Robinson“ im Weltall verloren und beschäftigt sich danach drei mehr oder minder unterhaltsame Staffeln lang damit den Rückweg zur heimischen Erde zu finden. Im Verlauf ihrer Odyssee werden die Robinsons mehrfach um ein Haar zum Opfer monströser Aliens, die buchstäblich hinter jeder Ecke der Story hervorspringen.

Nicht zuletzt deshalb, weil der eine oder andere von Ihnen fürchten mag, dass ihm selbst und den ihn in den virtuellen Raum begleitenden Beständen das Gleiche im Datenraum des Web 2.0 zustoßen könnte, möchte ich die Metapher jener Robinsonade aus der Sci-Fi-Mottenkiste gerne beibehalten um zunächst kurz den Weg des Stadtarchivs Amberg in die schöne neue Welt des Web 2.0 zu schildern.

 

Als unser Raumschiff im Mai 2010 den Erdorbit verließ und sich auf den Weg dorthin machte, wo noch nie zuvor einer von uns gewesen war, befielen den Steuermann leichte Zweifel, denn dieser hatte selbst kaum Erfahrung mit dem tiefen Raum: Seine ersten privaten Ausflüge dorthin waren erst wenige Tage her. Die Crew – seinerzeit bestehend aus nur einem weiblichen Mitglied, das wider Erwarten nicht Lieutenant Uhura gerufen wird – quittierte den Aufbruch mit Gelassenheit, während unser Kapitän sich zwar grundsätzlich der Existenz des uns umgebenden Weltraums bewusst war, sich aber dennoch im Wesentlichen auf die strenge Überwachung der Kosten dieser Mission beschränkte.

Die Admiralität ließ das Schiff ziehen. Auch wenn rund 2.000 laufende Meter gewichtiger historischer Daten, mehr als zweitausend durchaus bedeutende Urkunden und eine kaum mehr zu überblickende Zahl an nostalgischen schwarz-weiß Fotografien darin gespeichert waren, schien ein Verlust des eher ungeliebten Vehikels samt seiner Fracht irgendwo im kosmischen Mahlstrom verschmerzbar. Der Ehrlichkeit halber muss man im Nachhinein zugestehen, dass wohl auch der Steuermann vergessen hat, den Abflug ordnungsgemäß zu melden.

 

Der Weg gestaltete sich zunächst holprig, in erster Linie deshalb, weil dem Mann am Ruder noch nicht recht klar war, wie er die ihm zur Verfügung stehenden technischen Mittel nutzen sollte. Erst nach und nach – die hohen Chargen der Admiralität würden wohl von „sukzessive“ sprechen – erkannte man, welche Mittel dem ungewohnten Medium am ehesten entsprachen und je länger unser Schiff sich zwischen den Sternen bewegte, desto sicherer wurde seine Hand. Nach den ersten gelungenen Manövern nahm auch der Kapitän allmählich Notiz von den Reizen der neuen Umgebung und tatsächlich: Nach gut eineinhalb Jahren Flugzeit meldete sich die Admiralität und tat ihre Freude über die unerwartet erfolgreiche Reise kund. Es gelang uns, friedliche Kontakte mit anderen Schiffen aufzunehmen, die wie wir in den unendlichen Weiten unterwegs waren. Wir tauschten Daten untereinander aus und stellten dabei erstaunt fest, wie groß das Interesse an den von uns verwahrten Informationen war – ein Lernerfolg den wir sicher nie gehabt hätten, wenn wir im sicheren Orbit geblieben wären. Unterwegs nahmen wir ein neues Crewmitglied an Bord und während unsere eigene Begeisterung für das neue Medium weiter wuchs, erreichte die Zahl unserer Freunde einen Umfang, den wir uns am Beginn unserer Reise niemals hätten vorstellen können.

 

Verlassen wir kurz das Raumschiff und betrachten das Web 2.0, seine Möglichkeiten und letztlich seine Unvermeidbarkeit ganz nüchtern: Das Jahr 2013 kennt immer weniger „Reisende“ im Web, die als bloße Konsumenten – Consumer – vergleichsweise statische Informationen suchen um sie dann – wie auch immer – zu verwerten, um nicht den Begriff verbrauchen zu benutzen. Nein, sowohl die „Digital Natives“, also jene vergleichsweise jungen Mitmenschen, die nach dem Jahr 1995 das Licht der neuen Welt erblickt haben, als auch zunehmend jene als „Digital Immigrants“ bezeichneten älteren Semester, die sich noch dunkel an die Zeit vor dem Erwachen Skynets, pardon des Internet, erinnern können,  wollen nicht mehr nur konsumieren, sie wollen selbst Informationen liefern, vorhandene ergänzen oder verändern: Sie gestalten das Web mit. Der Consumer ist zum Prosumer geworden, von einem passiven zu einem aktiv am Werden des virtuellen Raumes und seiner Fortentwicklung teilnehmenden Baustein der virtuellen Welt die – man muss es zugeben – immer weniger überschaubar scheint.[1]

 

Natürlich war uns dies im Jahr 2010 nicht bewusst. Tatsächlich hatten wir im Vorfeld keinerlei grundsätzliche Überlegungen zu unserem Flug angestellt: An eine Social-Media-Richtlinie hat seinerzeit niemand gedacht und es gibt sie bis heute nicht; ein Fakt der unserer Auffassung nach mehr Vor- als Nachteile mit sich bringt. Der Auslöser für unsere Initiative waren zwei konkrete Probleme:

Das Erscheinungsbild der offiziellen städtische Homepage, wenn man so will unsere Orbitalstation, ist wie wohl bei den meisten anderen Archiven durch verschiedene Normen definiert, die sämtlich durch die Corporate Identity der Stadtverwaltung vorgegeben sind. Innerhalb dieses doch recht eng geschnürten Korsetts konnten wir unsere eigenen Vorstellungen von einer Webpräsenz nicht verwirklichen. Insbesondere hatten wir aber ein großes Problem damit, dass dem Archiv keinerlei redaktionelle Kompetenzen bei der Betreuung seiner eigenen Webseite zugebilligt wurden. Jedwede Ergänzung oder Änderung des Auftritts muss auch heute noch über die Pressestelle veranlasst werden, was in der Regel zu Verzögerungen – teilweise von mehreren Wochen – führt. Eine schnelle Kommunikation aktueller Termine, Schließungen oder Änderungen ist so natürlich nicht möglich.

 

Das pragmatische Verlassen des Orbits – um wieder metaphorisch zu werden – brachte uns daher vor allem eins: Freiheit.

Wir hatten die Möglichkeit jedwede aus unserer Sicht relevante Information quasi in „Echtzeit“ ins Netz zu stellen, sie zu „posten“. Mit der Zeit kamen wir dahinter, welche dieser Posts von unseren Usern goutiert und welche ignoriert wurden. Die entsprechenden Hilfsmittel – in erster Linie Daten über die Nutzung aber auch über die Herkunft der Nutzer – wurden vom „Steuermann“ immer stärker genutzt, und zuerst langsam, dann immer stärker stieg die Zahl derer, die unseren Auftritt im Facebook mit einem „like“ versahen, d. h. unsere virtuellen „Freunde“ wurden.

Hinterfragen Sie am besten selbst, wie viele Benutzer Ihr Archiv jedes Jahr besuchen, wie viele interessierte Personen Ausstellungen frequentieren, die Sie mit großem Arbeitsaufwand und Herzblut in Ihrem Archiv organisiert haben. Unsere letzte wirklich große Ausstellung von Archivalien – 2009 in Kooperation mit dem Staatsarchiv Amberg – hatte rund 3.000 Besucher.

Diese Zahl entspricht der Zahl unserer Besucher im Facebook in einer durchschnittlichen Arbeitswoche. Im – für uns sehr gut verlaufenen – Jahr 2012 wurden die von uns geposteten Inhalte sogar von mehr als 125.000 Usern gesehen.

 

Natürlich kann man den Wert solcher Zahlen nun aus jeder Richtung analysieren, Kosten-Nutzen-Rechnungen anstellen, restriktive Social-Media-Richtlinien entwerfen (wie hilfreich diese auch immer sein mögen): Was bleibt ist letztlich der Fakt, dass Sie wie auch wir mit Hilfe dieses Mediums eine Vielzahl grundsätzlich eine beträchtlich größere Zahl an vor allem aber nicht nur jungen Usern erreichen können und werden. Die beliebte Formulierung, man müsse die „Leute abholen“ wo sie sind halte ich persönlich für eine Floskel. Niemand wartet auf Sie. Aber es gibt eine große Zahl an Menschen, die Sie mit relativ wenig Aufwand für die Geschichte Ihrer Stadt begeistern können und die sich insbesondere für historische Fotografien erwärmen:

Wir nutzen hierzu die Technik der erzählenden Bilder – historische Aufnahmen, die auch ohne Beschreibung bereits eine Geschichte erzählen, z. B. Straßenzüge dem Betrachter bei letztlich geringer Abweichung zum heutigen Zustand so viele Fragen aufgeben, dass er oder sie dort verweilt. Dieser User wird aller Wahrscheinlichkeit nach auch die Beschreibung lesen, die sie dem Bild beigefügt haben. Sie werden erstaunt sein, wie viele „friedliche Kontakte“ sie so zu anderen Menschen herstellen können, aber auch, wie viele Anregungen Ihnen diese neuen „Freunde“ zu geben im Stande sind. In den Weiten des Alls verbergen sich mehr begeisterte Heimatforscher und Hobbyhistoriker als auch wir vermutet haben.

 

Und die Aliens? Es gibt sie. Vergessen Sie die NSA und Google – sobald sie das Web betreten und sei es nur das klassische Web 1.0 haben Sie sich diesen Entitäten ausgeliefert. Oder wie bereits die „Zeit“ schrieb: „Wer Microsoft, Apple, Yahoo, Google, Facebook, PalTalk, AOL, Skype und YouTube nicht nutzt, wird vom Prism-System nicht direkt erfasst.“[2]  Die privaten und öffentlichen Netzoligarchen und ihre stetig weiter entwickelten Algorithmen sind in einem Maße omnipräsent, dass die Empfehlung unseres Bundesinnenministers „sich selbst zu schützen“ nicht mal mehr mit dem Pfeifen im Walde – oder besser: im dunklen Lüftungsschacht des Raumschiffs – verglichen werden kann.

 

Nein – relevanter  sind jene nervigen Aliens, die jederzeit alles besser wissen als sie, die falsche Behauptungen in die Welt setzen, rotzige Kommentare zu ihren Posts einstellen und überhaupt die schöne neue Welt durch übelriechende Flatulenzen verpesten.

Ziehen Sie in einem solchen Fall nicht den Phaser.

Bleiben Sie sachlich und höflich. Entwaffnen Sie diese Aliens mit Ihrer Kompetenz. Die anderen User werden auf Ihrer Seite sein. Nicht jedes Raumschiff braucht einen Schutzschirm wie die selige Enterprise und nicht jedes Archiv im interaktiven Datenraum braucht gleich einen „Shitstormmanager“.

 

„Dank unseres selektiven Erinnerungsvermögens sind wir in der Lage, rasch neue Gewohnheiten anzunehmen und frühere zu vergessen.“[3] Ein kurzer und scheinbar harmloser Satz aus dem kürzlich in deutscher Sprache erschienenen Buch „Die Vernetzung der Welt – Ein Blick in unsere Zukunft“ des Autorenduos Eric Schmidt und Jared Cohen. Schmidt – immerhin Executive Chairman von Google, und Cohen stellen auch fest, dass die „virtuelle Welt nicht nur unseren Umgang mit anderen Menschen verändern [wird], sondern auch unsere Selbstwahrnehmung.“[4]

 

Gestatten Sie mir dazu einen ganz persönlichen Gedankensplitter, der diesmal nichts mit Science Fiction zu tun hat: Vor nicht allzu langer Zeit verbrachte ich einen Teil meines Feierabends mit einer hoch gelobten Fernsehserie, die, produziert von Hollywood-Ikone Martin Scorsese, einige interessante Einblicke in die Prohibitionszeit der frühen zwanziger Jahre bietet. Einer der Protagonisten befand sich – notgedrungen – auf der Suche nach einem Telefon, ein situationsbedingt unnötig zeitraubender und nervtötender Akt in dessen Verlauf mir ganz beiläufig durch den Kopf schoss: Warum benutzt er nicht sein Handy?

Nun ist es zwar offenkundig, warum ein Charakter der 1920er Jahre noch kein Handy benutzen darf, durchaus bemerkenswert scheint jedoch, wie selbstverständlich der Konsument, von seinen eigenen Gewohnheiten ausgehend, ein erst kürzlich erlerntes Verhalten auch von einem fiktiven Charakter erwartet, dessen Handeln bald 100 Jahre in der Vergangenheit stattfindet.

 

Schmidt übertreibt also durchaus nicht mit seiner eingangs zitierten Feststellung und ich persönlich neige dazu, ihm auch zu glauben, wenn er hinsichtlich der Weiterentwicklung der Rechenprozesse prophezeit „Wir werden die Antworten auf ihre Fragen kennen, ehe sie selbst die Fragen wissen.“[5]

Ob man diese „Brave new World“ nun sehnlich erwartet, oder sie unwirsch zu ignorieren versucht spielt keine Rolle. Sie ist bereits um uns – das bereits Gesagte erinnernd möchte man hinzufügen: Sie ist irgendwie bereits in uns.

 

Die Frage ob Archive im Web 2.0 agieren sollten, die Überlegung nach Sinn und Unsinn des Ganzen ist somit letztlich rein akademisch, da die Meinung der Archive hierzu schlicht niemanden außerhalb der Archivgemeinde interessiert. Das Web 2.0 ist bereits da, das „Internet der Dinge“ – die Vernetzung von Maschinen, Gebrauchsgegenständen und Hauselektronik wird kommen. Ob Sie schon bald eine SMS von Ihrem Kühlschrank bekommen werden oder der lieber gleich ihrem Auto mitteilt, dass sie noch zum Supermarkt fahren sollen, kann ich nicht sagen. Für uns bleibt ein Satz maßgeblich, den Carsten Ulbricht schon beim Deutschen Archivtag in Köln im Jahr 2012 formulierte „[…] die neue Art der Nutzung und Kommunikation im Internet wird bleiben.“[6]

 

Wir müssen uns dem stellen. Letztlich ist das nur möglich, wenn wir – jeder für sich – Social Media mit gestalten. Nachträglich zu dokumentieren werden diese komplexen Entwicklungen ebenso wenig sein wie das Regieren der Kanzlerin via SMS.

 

Und bei allem eventuell vorhandenen Unwohlsein sollten sie eines nicht vergessen: Eine Webpräsenz, die von mehreren hundert oder tausend Menschen wöchentlich besucht wird kann für sie auch ein Instrument sein, wohl begründete Interessen ihres Archivs durchzusetzen. Auch Kommunalpolitiker sind im Web 2.0 vertreten – sie werden verblüfft sein, dass auf einmal Entscheidungsträger von Ihrer Arbeit Notiz nehmen, die nie zuvor auch nur eine ihrer Veranstaltungen besucht haben.

 

Ein Umstand, den man mit einem erstaunten „faszinierend“ kommentieren möchte.

 

In diesem Sinne: Gehen sie mit ihrer Besatzung an Bord, setzen sie Kurs und zitieren sie mit fester Stimme Captain Kirk: „Scotty, Energie!“

 

 


[1] vgl. Kemper, Joachim; Fischer, Jörg; Hasenfratz, Katharina; Just, Thomas; Moczarski, Jana; Rönz, Andrea: Archivische Spätzünder? Sechs Web 2.0-Praxisberichte in: Der Archivar  Heft 02/2012, Seite 136 ff.

[2] http://www.zeit.de/digital/datenschutz/2013-06/nsa-prism-gegenwehr Beuth, Patrick: „Gegen die NSA ist Gegenwehr kaum möglich“, Download vom 15.07.2013

[3] Schmidt, Eric; Cohen, Jared: Die Vernetzung der Welt – Ein Blick in unsere Zukunft. Reinbek bei Hamburg, 2013, S. 16

[4] Ebd.

[5] vgl. auch:  Bürgerbewegung zur Rettung der Privatheit. Der ehemalige Bundesinnenminister Gerhart Rudolf Baum im Gespräch (http://www.dradio.de/dlf/sendungen/kulturfragen/2177869); analog: Schmidt, Eric; Cohen, Jared a. a. O.

[6] Ulbricht, Carsten: Social Media & Recht. Chancen und Risiken im Web 2.0, in: VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V.: Kulturelles Kapital und ökonomisches Potential – Zukunftskonzepte für Archive, Fulda 2013

 

 

© Jörg Fischer, Stadtarchiv Amberg

Berichte aus der Benutzerperspektive (Preprint Archivar)

Auf academia.eu hat Klaus Taschwer bereits seinen gemeinsam mit Anja Sattelmacher verfassten Aufsatz für die nächste Ausgabe des Archivar veröffentlicht. Darin geht es um vorbildlichen und weniger vorbildlichen Service von Archiven – und erwartungsgemäß erweist sich die Serviceorientierung der Archive wieder einmal als ausbaufähig: lückenhafte Online-Bereitstellung von Beständeübersichten und Findbüchern, intransparente Beständestrukturen, wenig einladendes Nutzungsambiente (insb. überbürokratische Anmeldestrukturen, Misstrauenskultur gegenüber Nutzern), überwiegende Fotografierverbote in den Lesesälen, schwacher Digitalisierungsgrad von Archivgut. Zudem beklagen die Autoren eine fehlende Diskussion um die Benutzerfreundlichkeit bzw. fehlende Kommunikationsräume für diese Diskussion.

Eine Lösung dieser Probleme dürfte – ebenfalls wieder einmal – auf bestimmte zentrale Prämissen des Archiv 2.0 hinauslaufen: intensive Nutzerorientierung, transparente archivische Archivalien- und Bestandsstrukturen, attraktive (virtuelle) Kommunikationsräume für Archive/Archivare und Nutzer (jetzt bereits hier vorhanden oder beispielsweise auch auf Archivalia, daneben auf den Facebook-Seiten einiger Archive). Sicherlich nicht zufällig zielen viele der Kritikpunkte auf die analogen archivischen Denk- und Organisationsstrukturen, die im digitalen Zeitalter schnell Gefahr laufen, überholt und veraltet zu wirken. Entsprechend muss archivisches Handeln bereits jetzt den virtuellen Raum umfassen, sicherlich nicht mit hundertprozentigen Beständedigitalisierungen, wohl aber mit attraktiven Nutzungsangeboten  zur Vor- und Nachbereitung des traditionellen Archivalienstudiums. Sprechen wir mit unseren Nutzern und hören auf Sie, denn sie müssen das Maß archivischer Arbeit sein!

Und noch ein kleiner Teaser: In der genannten nächsten Archivar-Ausgabe wird auch ein Artikel zum Archiv 2.0 zu finden sein…

Visualising the Multiplicity of Relationships: Changing Nature of Archival Description in a World of Digital Representations

Referat auf der Sektionskonferenz der Hochschularchive und Archive wissenschaftlicher Institutionen ICA-SUV, Barbados, 26.-29.6.2013, Karsten Kühnel

Dear Ladies and Gentlemen,

“By attempting to define, to categorise, pin down, and represent records and their contexts of creation, management, and use, descriptive standards and metadata schema can only ever represent a partial view of the dynamic, complex, and multi-dimensional nature of records, and their rich webs of contextual and documentary relationships.”[1]

These “rich webs of contextual and documentary relationships” how Sue McKemmish has put it in this quotation, is exactly what I mean with that “Multiplicity of Relationships” which needs to be visualised. The necessity of a better visualisation is supported by Tom Nesmith assessment in the 2011’s Helen Willa Samuels-commemorative publication by Terry Cook, where he says:

“that the knowledge of records and archiving actions that a wide variety of archivists and others have thought necessary in metadata and descriptive systems and standards has become so voluminous that no formal practical system could convey it.”[2]

The sheer amount of multi-layered descriptive information, with which the modern archival discipline of archival description operates and which results – or might result – from the consequent application of international descriptive standards, brings the danger with it that the archives user is simply overwhelmed and that the data seems to be unmanageable.

I think there might be a certain danger that archivists produce such a lot of metadata which is incomprehensible to the user. The more complicated the relationships get – which are actually supposed to be of help to the user in understanding the data-, the clearer the presentation has to be. The more the understanding of the networks of relationships needs the knowledge of the archival units’ structures, the more the archival units themselves have to be visualised together with the descriptive information on them. The key prerequisite to take concrete and effective steps is the digitisation of archival material. Let me consider some aspects in this context.

What happens if an archivist removes a couple of record volumes from different locations of the depot and presents the user with this material? What happens if the user takes a single sheet out of the record, turns it around and places it on top of the record’s folder?

The archival context is disturbed in both cases and the material creates a new context.

The user who takes a single sheet out of the record has altered the record’s composition and has isolated the sheet. Following that, he has put it back in its usual context.

The archivist has removed files from the record groups and has thereby altered the groups’ composition and has isolated the files. And – what is more – he has created a new composition by presenting it to the user. Decontextualisation and the subsequent altered recontextualisation, these are the processes to be observed here.

 

An archive is digitising its material. New images are created sheet per sheet. Then these images are reworked, the front and back are merged to a single digital file, multi-page image files are created, the first few pieces of metadata are included in the files. The process of recontextualisation has started.

The recontextualisation, the assembly of the initially isolated image files into an archival composition is conducted by the concept of representation. The newly created contexts are supposed to represent the original contexts. These digital representations are – without a doubt – new entities and to bring the new contexts in accordance with the original ones is just one possible recontextualisation out of many.

Digital recontextualisation is the consequence of a decision made by the archivist. He decides to make certain contexts visible which are then either newly described or described for the first time. Thus, digitisation leads to the process of creating documentary units out of archival units. The documentary units need to have one or several documents descriptions. This process creates a two visualisations: concerning the images in the form of documentary unit, concerning the description in the form of document’s description.

The image is taken from the metadata-model for the archives portal EHRI and is a snippet of the physical domain model (draft).[3]

The assembly of isolated parts –even if they had belonged to a greater whole in the first place – involves the danger of a random recontextualisation which does not refer back to its original contexts. There is the danger that the principle of the provenance is carelessly abandoned and that archival material is interpreted rather subjectively.

The ICA has published standards for the description of the four main entities which shall give also the framework for the destination of recontextualisation of digitised material and of the recontextualising manner of archival description.

Recontextualisation signifies the pointing out of relationships which eventuate in the origination and use of the archival material. These relationships are exactly that context of that describing effects the process of archival description to become the process of defining fonds and collections . Heather MacNeil initiated an evolution in discussion and practice in 1992 with her essay “The context is all”, which led to the fact that the record group or fonds  was first a construct and then a constructible entity.[4] At first this concerned archival units on a fonds and collection level. This could be broken down to the file level. Physical units on the depot shelf were the smallest undividable units of constructs which were able to recontextualise relationships and make them visible in finding aids.

The digitisation offers us the opportunity also in the microcosm of units of description defined by archival reference codes, that is on the deepest descriptive level to evolve from a – how Terry Cook said – „static identification of records with a structure“ to a„dynamic relationship with a creating or authoring activity“ or at least to make that visible.[5]

Relationships are the connecting dots in the abundance of contexts. Peter Horsman illustrated a Four Domain Model for relationships of records in his essay „Wrapping records in narratives“ in 2011.[6]

Several of them show contexts of origin, causalities at Corporate Bodies, persons, families or in functions, activities and processes. They highlight the provenance of the archival material, the organisational provenance as well as the functional.

The relationships in documenting deserve special attention. They refer to the creation and use of documents. Those relationships mirror the de- and recontextualisation which in return define the life cycle of the material. The files could have been generated out of certain functions but could then be re-used for other functions.

The process of de- and recontextualisation can turn the hierarchical system of the descriptive levels upside down and collections can find themselves recontextualised as parts of records and files.

Lastly there is the area of relationships which is not reflected in the archives at all.

The visualisation of relationships by means of new assemblies of archival units in the form of digital documentary units is in itself a visualisation which is created by the definition of an affiliation of formerly isolated images.

The usage of the Metadata Encoding & Transmission Standard METS is best suited for a sort of clamp which is applied to the images in a defining manner. The METS-based compositions are determined by the descriptive attributes which are applied as document description of every documentary unit by the archivist. First of all he has to start his analysis of the relationships with the analogue material, that is the archival unit, to be able to define a documentary unit on the basis of his analysis results. Then he is able to generate the corresponding description. On a last step follows the act of attribution of analysed relationships as parts of the description of the virtual creation of fonds or collections. The “conceptual fonds” has been made visible and its borders have been documented and explained now.[7]

This necessary sequence of the workflow leads to the fact that it is nearly impossible for an outsider to detect additional relationships based on the digital documentary units offered to him.

So as to not reduce the description as a process to the subjectively limited cognitive faculty of single archivists it is recommendable to reproduce the digital archival unit in an unmodified manner as one way of the digital representation of the original material.

“It does, however, mean that the provenance of the records must be clearly reflected in the description, that the description must enable retrieval by provenance, and that a descriptive system must be capable of representing together all the records of a single creator held by a single repository.”[8]

I quoted the 2013 edition of the DACS („Describing Archives: A Content Standard“).

Given that, it is possible to argue that the strict respect des fonds or to put in German the “Registraturprinzip” or in English the principle of original order as a principle of arrangement is the prerequisite for a comprehensive and transparent analysis of relationships.

The identifying of relationships by the user could be annexed to the finding aids by means of appropriate tools for the integration of user-generated content. If the user has to combine images of digital archival material, he has to be enabled to attach the added content in the form of a self-defined documentary unit with a set of appropriate metadata. If the usage of METS for the definition of documentary units is continued, tools would have to be provided which can mirror the process of generating image sequences in a METS-XML-file format in a flexible manner.

The encoding of the content-related information to such a new METS file would have to result in an additionally generated EAD file.

Concerning the EAD encoding of relationships which correlates to functions, activities, etc., there is now a problem similar to the missing EAC-F for the description of functions. Functional provenance is a type of provenance which is not taken into account as yet. A solution would be to define the attribute <origination> through a type more closely that heralds the indication of either the organisational or the functional provenance. An example could look like that:

In this example description on file level five provenances are illustrated. A set of a pre and a final provenance indicates the organisational provenance, that is corporate bodies, persons or families, who were responsible for the file’s creation. Furthermore, there are three functions depicted which have changed through the sequence of usage of the file. They are as well to be regarded as causative and are therefore listed as functional provenances under the attribute <origination> as well.

The links to the authority records for describing the agents and functions listed as provenances would have to be put in the paragraph of the history of the file’s origination or better known as “administrative or biographic history” which is encoded as <bioghist>. According to that example, the EAC-authority records have to operate analogous to the standards ISAAR-CPF and ISDF as EAC-CPF and EAC-F where the last one is missing as yet.

The display of functions deserves special attention in the visualisation of relationships. The standard ISDF defines functions as follows:

“any high level purpose, responsibility or task assigned to the accountability agenda of a corporate body by legislation, policy or mandate. Functions may be decomposed into sets of co-ordinated operations such as subfunctions, business processes, activities, tasks or transactions.”

Through describing, however, only those functions can be made visible that are not only mandated to the agent but also really performed by him. The result of the high level functional analysis which Helen Willa Samuels has worked out for university archives shows an approach which aims at the effect in the society as a whole as cause and intent in actions.[9]

When I talk about “functional provenance” from there, I think of functions as a cause for actions and effects – the display of which matches the provenance principle in the definition of the ISDF standard.

Functional relationships or the web of relationships were already depicted by David Bearman und Richard Lytle 1986 (Archivaria 21) as an increasingly transinstitutional entanglement. The entanglement originates in the change of the structuring of administrative bodies from self-contained, virtually supreme entities into institutions with flexible, ever-changing power structures, competences, responsibilities and interinstitutional interactions. The diversity of manifestations and the de-hierarchisation of administrative bodies associated with sharing of functions are clearly described by Bearman und Lytle as follows:

“In the modern world of task forces and committees, staff roles and sub-contracting, this seemingly simple structural relationship is in reality immensely complex. On organisation charts this complexity is indicated by dotted lines, influence arrows and circles, two-way authority links, and other shorthands which represent a host of non-hierarchical relationships. Management by consensus, collegial relationships, professional boundaries and rights, job responsibilities limited by union contracts, independent ombudsmen, or central agency arbiters further complicate these relationships.”[10]

The functions remain constant in their character while they are flexible with regard to their institutions. For the archival description this means, however, that interconnective description has grown into a necessity. The interinstitutional coherence of the accrual originating in a functional provenance requires finding aids which depict functions in a larger context than merely in the radius of operation of a single player.

The visualisation of relationships on the basis of digital representations is very simple from a technical point of view. The technical possibilities and the results of the digitisation give archivists as well as users the chance to illustrate complex describing systems with complex information on a descriptive level with the help of links and graphics and at the same time provide them with a direct access to the described objects and to present them in the respective structures which shall be highlighted with the respective description.

I thank you for your attention with this summarising link to a slide about functions of the new Europeana Data Model.


[1] Sue McKemmish, Placing Records Continuum Theory and Practice. In: Archival Science 2001, p. 354.

[2] Tom Nesmith, Documenting Appraisal as a Societal-Archival Process: Theory, Practice, and Ethics in the Walk of Helen Willa Samuels, In: Controlling the Past – Documenting Society and Institutions, Essays in Honor of Helen Willa Samuels, hg. v. Terry Cook, Chicago 2011, p. 31-50, in particular p. S.34.

[3] EHRI project website: www.ehri-project.eu.

[4] Heather MacNeil, “The Context is All: Describing a Fonds and its Component Parts According to the Rules for Archival Description”, in: Terry Eastwood (ed), The Concept of the Fonds: From Theory to Practice. (Ottawa, 1992) 198-224.

[5] Terry Cook, What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift. In: Archivaria 43.1997 [http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/view/12175/13184].

[6] Peter Horsman, Wrapping Records in Narratives: http://www.its-arolsen.org/fileadmin/user_upload/Dateien/Archivtagung/Horsman_text.pdf

[7] Cf. Geoffrey Yeo, The Conceptual Fonds and the Physical Collction. In: Archivaria 73. 2012, pp. 43-80: In this essay he also presents a comprehensive overview about the discussion on the conceptual fonds starting with Terry Cook’s theories.

[8] DACS 2013, hg. v. SAA, S. xvi.

[9] Helen Willa Samuels, Varsity Letters: Documenting Modern Colleges and Universities, 1992, Reprint SAA, Lanham (Md.), 1998

[10] Bearman, Lytle, The Power of the Principle of Provenance. In: Archivaria 21 (1985/1986), S. 16-17.

Lost in (Cyber-)Space?

DSCI0011

 

Lost in (Cyber-)Space? Das Stadtarchiv Amberg in der schönen neuen Welt des Web 2.0

So lautete der Titel des heutigen Kurzvortrags von Jörg Fischer auf dem Deutschen Archivtag (Fachgruppensitzung 2, Kommunale Archive). Man hätte den Vortrag mal aufnehmen sollen, um ihn zu podcasten – und ab sofort (30.9.) stehen auch die Folien des Vortrags zur Verfügung! Danke an Jörg Fischer,-

Berliner Appell zum Erhalt des digitalen Kulturerbes

„Unsere Gesellschaft ist seit langem von dem Konsens bestimmt, dass Wissen und Kultur zu erhalten sind. Das Wissen unserer Tage wie die Kultur unserer Gesellschaft werden aber zunehmend mittels elektronischer Medien gespeichert und sollen über diese überliefert werden. Die Bewahrung dieses Wissens und dieser Kultur steht auf tönernen Füßen. Die Bereitschaft, auch in der elektronischen Welt in die Bestandserhaltung zu investieren, ist nicht sehr groß. Die Einsicht in die Notwendigkeit, die Prozesse der digitalen Langzeitarchivierung nachhaltig und dauerhaft zu finanzieren, ist noch nicht ausgeprägt. Die Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnologie zur Bestandserhaltung auch von analogen Informationsträgern sind noch lange nicht ausgeschöpft. Das ist ein Appell zur Nachhaltigkeit in der elektronischen Welt.

1. Gefahr des Verlustes
Digitale Inhalte sind fragil. Sie unterliegen einer rasanten technischen Entwicklung. Es besteht dringender Handlungsbedarf bei der Archivierung, da digitale Inhalte und Informationen sonst unwiederbringlich verloren sind.

2. Dauerhafte Aufgabe
Digitale Langzeitarchivierung ist Teil der Bestandserhaltung für digitale Objekte und muss als eine dauerhafte Aufgabe begriffen werden, die sich nicht in Projekten erschöpft.

3. Ausbildung/Organisation
Digitale Langzeitarchivierung muss ein gezielter Ausbildungs- und Forschungsschwerpunkt an Universitäten und Fachhochschulen werden und auch Eingang in die Curricula von anderen Disziplinen finden.

4. Recht
Der derzeitige Rechtsrahmen behindert vielfach die digitale Langzeitarchivierung. Es müssen eindeutige und verlässliche rechtliche Rahmenbedingungen für die digitale Langzeitarchivierung in all ihren Aspekten geschaffen werden.

5. Kosten
Für die digitale Archivierung besteht eine dauerhafte öffentliche Verantwortung. Digitale Langzeitarchivierung ist kostenintensiv.

6. Aufmerksamkeit und öffentlicher Diskurs
Nachhaltigkeit in der digitalen Welt erfordert eine breite öffentliche Diskussion und starke politische Wahrnehmung. Digitale Langzeitarchivierung ist kein Nischenproblem.

7. Langzeitarchivierung und Digitalisierung
Digitale Langzeitarchivierung sichert und stärkt das Demokratie- und Transparenzversprechen des digitalen Kulturerbes.

8. Rollen und Strategie
Zuständigkeiten und Rollen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung müssen im Rahmen einer nationalen bzw. europäischen Strategie klar bestimmt sein.

9. Auswahl
Auswahlkriterien für die digitale Langzeitarchivierung müssen Teil eines gesellschaftlichen Diskurses sein.

10. Reichweite
Kulturarchivierung ist im Digitalen eine Aufgabe, die in ihrer Bedeutung und ihren Folgen über die Aufgaben der Kulturinstitutionen hinaus geht.

11. Recherchierbarkeit, Verfügbarkeit und Zugang
Der Zugang zum digitalen Erbe ist durch neue Technologien so leicht wie noch nie. Er birgt einen großen Nutzen für die Bildung und Forschung. Um den Zugang zu erhalten, sind verlässliche Finanzierungsmodelle notwendig.

12. Technische Fragen
Langzeitarchivierung kann nur unter geregelten technischen Rahmenbedingungen nachhaltig erfolgen. Dazu gehören offene und standardisierte Datenformate.

Der Berliner Appell ist hervorgegangen aus der Initiative Nachhaltigkeit in der Digitalen Welt, einer Veranstaltung des Internet & Gesellschaft Collaboratory (CoLab) in Zusammenarbeit mit nestor, dem Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung, iRights.Lab Kultur und dem Institut für Museumsforschung.“
Quelle: Homepage des Appells

Link zur Zeichnungsseite des Appells