stadtteilgeschichten.net – Was bietet ein Bürgerarchiv 2.0?

stadtteilgeschichten.net, das Bürgerarchiv zur Alltagsgeschichte, ging 2005 online.

Es war also Zeit, anlässlich der diesjährigen Tagung der AG Regionalportale am 15. Mai 2013 in Hamburg einen Blick auf das bisher Geleistete und auf das für die Zukunft noch Ausstehende zu werfen.

Die nachfolgende Präsentation bietet Ihnen einige lessons learned zu den Themen Crowdsourcing, User Generated Content und Kollaboration im Bürgerarchiv 2.0

Für den gemeinnützigen Verein stadtteilgeschichten.net ist diese Präsentation ein erster Schritt hin zur Entwicklung einer digitalen Strategie zur organisatorischen und technischen Weiterentwicklung des Bürgerarchivs zur Alltagsgeschichte.

Für weiterführende Kommentare wären wir allen Leser_innen daher besonders dankbar.

Informelles Web2.0-Treffen beim 83. Deutschen Archivtag 2013 in Saarbrücken

Congresshalle Saarbrücken, Fretag, 27. September, ca. 11:45

„Auch in diesem Jahr soll beim Deutschen Archivtag ein informelles Treffen von Web 2.0-Begeisterten stattfinden. Wir treffen uns ca. 15. Minuten nach dem Ende der VdA-Mitgliederversammlung am Tagungsbüro. Alle Interessierten sind herzlich eingeladen!“

Quelle: Facebook-Seite des VdA

Nach Bremen und Köln nun das dritte Treffen dieser Art im Umfeld eines Archivtages und der VdA lädt dankenswerterweise ein.

Jahreskonferenz der Universitätsarchivare und Archivare wissenschaftlicher Institutionen (SUV) im Internationalen Archivrat in Barbados

Tagungsgebäude: 3Ws Oval, University of Wes Indies, Bridgetown (Barbados)
(Tagungsgebäude)

Das West Indies Federal Archives Centre und die University of the West Indies auf dem Cave Hill Campus in Bridgetown/Barbados waren die diesjährigen Gastgeber der Jahreskonferenz der Sektion der Universitätsarchivare und Archivare wissenschaftlicher Institutionen im Internationalen Archivrat (ICA SUV). Über 65 Archivarinnen und Archivare aus fünf Kontinenten trafen sich vom 26. bis 29. Juni 2013 auf der Karibikinsel, um ihre Ansichten und Erfahrungen zum Leitthema „Managing Archives in a Digital World“ auszutauschen. Das Treffen bot ein Forum, auf dem Experten aus aller Welt neue Trends auf den Gebieten der Digitalisierung, der elektronischen Akten und der Möglichkeiten des Internets (Web 2.0, Social Media, Cloud Archiving) im Hinblick auf die tatsächlichen und noch erforderlichen Wechselwirkungen mit den archivischen Kernaufgaben erörterten. In sieben Arbeitssitzungen zeigten insgesamt 22 Referentinnen und Referenten ihre Präsentationen zu den Themenbereichen, unter ihnen als Keynote Speakers Sir Hilary Beckles, Luciana Duranti, Henry Fraser und Kenneth Thibodeau.

Kenneth Thibodeau, der zuletzt Direktor des Center for Advanced Systems and Technology der US National Archives war, führte in das Konferenzthema ein, indem er sowohl die Entwicklungskontinuität digitaler Unterlagen auf der einen Seite als auch die technischen Eingriffe durch Archivare und die damit verbundene Frage nach der archivarischen Kompetenz dafür auf der anderen Seite erörterte. Die gegenseitigen Einflüsse der mit Medien und Technik in Beziehung Stehenden führten zu Veränderungen des Wie, des Was und des Wer des Handelns. Ein Spezifikum digitaler Unterlagen sei, dass ihre Nutzung in jedem Fall die Aktivierung eines Bearbeitungsprozesses verursache. Da dies immer die Gefahr der Verwischung früherer Bearbeitungsspuren in sich berge, existiere hier eine Herausforderung an die digitale Bestandserhaltung. Es stelle sich die Frage, welche technische Kompetenz der Archivar benötige, um digitale Archivierung koordinieren zu können. Er solle nicht versuchen, zum Technikexperten zu werden, besonders nicht im Records Management. Vielmehr seien von ihm Grundkenntnisse über gebräuchliche Technologien bei der Erzeugung von Akten, bei Transmissionsvorgängen, bei der Schriftgutverwaltung und digitalen Bestandserhaltung sowie über Technologien für die Bereitstellung und Recherche zu erwerben. Diese Kenntnisse sollten den Archivar dazu befähigen, die Tauglichkeit von technischen Verfahren zu beurteilen, nicht aber sie zu beherrschen (judgement statt expertise). Thibodeau hielt eine Art „Archival App Store“ für wünschenswert, das sich aus der Trias der Anforderungen der Archivare, der technologischen Möglichkeiten der Techniker und der Erwartungen der Nutzer speise. Sein abschließendes Statement beinhaltete die Aussage, dass die Archivare heute noch nicht die Möglichkeiten besäßen, elektronische Unterlagen sicher zu archivieren. Das technologische Umfeld sei dafür noch nicht ausreichend entwickelt. In jedem Fall könne digitale Archivierung aber nur in interinstitutioneller Kooperation gelingen.

In der ersten Session sprachen Alan Bell vom Centre for Archive and Information Studies bei der Universität Dundee und Lekoko Kenosi von der King Abdullah University of Science and Technology im saudiarabischen Jeddah. Beide wiesen darauf hin, wie nötig es sei, dass Systeme, in denen elektronische Unterlagen entstehen, den archivfachlichen Standards entsprächen und die Unterlagen nicht isoliert, sondern in ihren Kontexten archivierbar machten. Zugleich müssten solche Werkzeuge des Record Management in der Lage sein, flexibel auf ständig neu hinzukommende und vorhergehende ablösende Beziehungsvisualisierungen, Arbeitsweisen und Prioritätssetzungen zu reagieren. Dabei sei auch der Kreativität der Nutzer solcher Systeme genügend Raum zu geben, um Workflows durch Partizipation optimal zu gestalten. Außerdem sollten geeignete Systeme finanziell erschwinglich sein. Nicht zuletzt läge es aber auch an den verantwortlichen Records Managern, sich neuen Herausforderungen immer wieder bereitwillig zu stellen und selbstkritisch veränderten Rahmenbedingungen Rechnung zu tragen. Als einschlägige professionelle Belange, die beim „mainstream information manager“ häufig zu wenig ausgeprägt seien, nannte Bell vor allem das Problembewusstsein bezüglich Bewahrung oder Rekonstruierbarkeit von Provenienz und der Geschichte der administrativen Aktivitäten.

Lekoko Kenosi befasste sich vorwiegend mit digitalen Vorgängen und Dokumenten einschließlich Social Media Records und Archivierungsstrategien in der „Cloud“. Das zentrale Problem bei der Nutzung der Cloud für Archivierungszwecke sei die fehlende Nachprüfbarkeit, was dort mit den Daten geschehe. Nur verbindliche Vorgaben an die Provider könnten Rahmenbedingungen schaffen, die eine Archivierung in der Cloud in Erwägung ziehen ließen. Sein Vortrag stieß eine Diskussion über den Kompositionscharakter von Social Media-Beiträgen an. Dabei wurde die Ansicht vertreten, dass erst dann von Records bei dieser Art von Unterlagen gesprochen werden könne, wenn sie im Kontext einer umfassenderen Aufgabenwahrnehmung mit mehr oder weniger klaren Funktionsbezügen entstanden seien, etwa wenn es sich um einen behördlichen Facebook-Account handele, dessen Pflege in die Aufgaben der Stelle integriert sei. Lägen diese Voraussetzungen nicht vor, könne allenfalls von Dokumenten die Rede sein, nicht aber von Records. Wenngleich Folgerungen daraus für mögliche Bewertungen von Social Media Dokumenten und Records nicht explizit diskutiert wurden, deutete sich im Verlauf der Konferenz mehrmals an, dass ihre Archivwürdigkeit in der Mehrzahl der Fälle offenbar überwiegend noch verneint werden könne. Wie stark Social Media und Web 2.0 in zentrale Bereiche von Universitäten dennoch verwoben seien, zeigte Elizabeth Shaffer in ihrer Präsentation am Ende der Konferenz (s.u.).

Geoffrey Yeo, der Records Management und Archivische Erschließung am University College London (UCL) unterrichtet, befasste sich mit der veränderten Situation der Erschließung im digitalen Zeitalter. Die Tendenz zur flachen Erschließung, durch die Erschließungsrückstände vermeintlich aufgeholt werden könnten, sei kontraproduktiv zum Anliegen der Archivare, den Benützerinteressen zu entsprechen. Dagegen sei auch eine gute Kontextbeschreibung auf höherer Verzeichnungsstufe kein Heilmittel und schon gar nicht dürfe eine solche Kombination zum Erschließungsprinzip werden. Vielmehr müssten die Archivare die offengelegten Kontextinformationen auf die Aktenebene herunterbrechen und anhand der Inhalte greifbar machen. Er stellte die Frage, ob nicht im Laufe des (vorarchivischen) Lebenszyklus digitaler Unterlagen bereits so viele Metainformation entstehe, dass ein automatisiertes Abgreifen im Zuge der Übernahme ins Archiv die retrospektive Erschließung weitestgehend ablösen könne. Dabei sei es wünschenswert, dass die von Sachbearbeitern im Alltag genutzte Software die erforderlichen Metadaten automatisch generiere. Anzustreben sei des Weiteren, die Möglichkeiten des softwarebasierten Natural Language Processing (NLP) zu nutzen. Dieses Verfahren erkennt Namen und Ortsbezeichnungen bei der Digitalisierung von Dokumenten und kann die Grundlage für die Auswertung ihrer Bezüge untereinander und zu den Inhalten der betroffenen Akten liefern. Eingesetzt werde NLP beispielsweise bereits im ChartEx Projekt (www.chartex.org). Das Verfahren eigne sich auch zur Analyse von E-Mail-Accounts. Problematisch sei jedoch der Umgang mit sensiblen Daten, die mit automatisierten Verfahren vollständig erkannt zu haben nur schwer garantiert werden könne. Perspektivisch sah Yeo die erschließende Funktion des Archivars zunehmend zugunsten eines automatisierten Metadaten-Managements schwinden.

Geoffrey Yeo
(Geoffrey Yeo)

Mehrere Beiträger berichteten über Ergebnisse aus den Projekten „InterPares“ und „InterPares Trust“, „Records in the Clouds“, „Digital Records Forensics“ und „The Law of Evidence in the Digital Environment“ des Centre for the International Study of Contemporary Records and Archives an der School of Library, Archival and Information Studies der University of British Columbia (UBC), darunter auch dessen Direktorin Luciana Duranti. Genaue Information über die Projekte findet sich im Internet unter www.ciscra.org.

In seinem Beitrag über digitale Forensik und Archivwissenschaft empfahl Adam Jansen den Universitätsarchivaren nachdrücklich, ihre besondere Situation zu nutzen und hochqualifizierte Kräfte innerhalb der eigenen Universität in die Lösung von Fragen der digitalen Archivierung einzubeziehen und mit Instituten und Postgraduates in Projekten zusammenzuarbeiten. In seinem Vortrag ging er auch auf die Risiken der Archivierung in der Cloud ein, die eine Kontrolle über den Bereich der „Integrity Metadata“ (administrative Metadaten) unmöglich mache. Er sah in ihr eine Gefahr für die Integrität und Authentizität des Archivguts.

Um digitalisiertes Material und die Nutzung digitaler Techniken zur Auswertung und Verbreitung ging es in den Beiträgen von Lucia Velloso de Olivieira, Dominique Taffin und Ruth Frendo. Unter anderem stellte Dominique Taffin das „Portail de la Banque Numérique des Patrimoines Martiniquais“ (www.patrimoine-martinique.org) vor, das sich mit der Geschichte dieses französischen Übersee-Départements befasst. Ruth Frendo von der Londoner Theater- und Bildungseinrichtung Shakespeare’s Globe präsentierte die Methoden ihrer Einrichtung bei der Archivierung und Auswertung mit Hilfe neuer Technologien. Ihr Beitrag warf ein Schlaglicht darauf, wie das Mandat einer archivierenden Institution sowohl die Ziele als auch die Methodik zu beeinflussen in der Lage sein kann. Zugleich stellte sie wesentliche methodische Unterschiede im Umgang mit Inhalts- und Kontextinformation bei einer Dokumentation einerseits und einer Archivierung andererseits klar heraus. Kenneth Thibodeau wies darauf hin, dass angesichts der Flut der auf die Archive zuströmenden elektronischen Daten die Gründe, weshalb bestimmte Information als archivwürdig angesehen werde, mit besonderer Sorgfalt transparent gemacht werden müssten (why are we doing, what we do?).

Den zweiten Konferenztag eröffnete Luciana Duranti mit ihrem Vortrag über die Ergebnisse des InterPares Trust-Projekts und des Projekts „Records in the Cloud“. Darin geht es um die Risiken und Chancen der Archivierung in Speichermedien, die nur über Internetverbindungen zu erreichen sind („Cloud“). Die Grundvoraussetzungen für Archivierung bei Drittanbietern fasste sie in das etymologische Wortspiel des Vertrauens gegenüber vertrauenswürdigen Treuhändern (trust trustworthy trustees). Sie stellte fest, dass es eine bemerkenswerte Diskrepanz zwischen Erwartungen und Kenntnissen an Cloud Storage und Cloud Archiving gebe: Die meisten Firmen oder anderen Nutzer von Cloudangeboten wüssten nicht, was in der Cloud mit ihren Daten geschehe, obwohl sie mit dem Anbieter einen Vertrag geschlossen hätten. Ferner sei es bemerkenswert, dass von den Providern in aller Regel zwar communication, data processing und data storage, nicht aber Archivierung angeboten werde. Für den Nutzer heiße dies, er müsse sich nach dem „Caveat emptor“-Prinzip verhalten, unterliege der juristischen „voluntary vulnerability“ und müsse demnach bereit sein, die sprichwörtliche Katze im Sack zu kaufen und nicht zuletzt auch hinsichtlich der finanziellen Belastungen auf Überraschungen gefasst sein. Sie führte diese Thesen anschließend in die Tiefe und deckte die Unwägbarkeiten und Risiken der Cloudarchivierung weiter auf. Offen blieben Fragen nach dem Verbleib der Datenhoheit des Dateneigners und der Nachprüfbarkeit von Authentizitätswahrung zum einen, unwägbare technische Risiken zum anderen und zum dritten juristische Schwachstellen, wie etwa die Wahrung von Geheimnissen, Datenschutzrechten oder des urkundlichen Werts von Dokumenten. Der faktische Verlust der Nachprüfbarkeit der Metadaten und die Unkenntnis über ihre korrekte Fortschreibung sei das zentrale Argument gegen die Cloud. Duranti sah für eine akzeptable Vertrauensbalance die Entwicklung vertrauenswürdiger Technologien, Prozesse und Vertragsbedingungen als erforderlich an. Die Voraussetzungen dafür seien, dass notwendige Änderungen im Verständnis von dem, was die Beteiligten unter Vertrauen auf Daten, Akten und Aktenführungssysteme verstünden, identifiziert und auf dieser Basis international anerkannte Grundsätze für Vertrauenswürdigkeit entwickelt würden.

Luciana Duranti
(Luciana Duranti)

Shadrock Katuu von der Internationalen Atomenergiebehörde (Wien) nahm in seinem Beitrag über ein Enterprise Content Management (ECM) Bezug auf den Vortrag von Kenneth Thibodeau und sprach sich dafür aus, dass auch Archivare sich auf dem IT-Gebiet tiefergehende Fachkenntnisse aneignen sollten, um in der Sprache der Informatik kommunizieren zu können. ECM sei in Data Management Systems (DMS) eingesetzt, seine Möglichkeiten gingen aber weit darüber hinaus, es sei beispielsweise geeignet, als Gesamtinfrastruktur für ganz unterschiedlich organisierte Geschäfts- und Prozessbereiche eines Unternehmens zu fungieren, möglicherweise inklusive der Archivierung. Zwischenzeitlich gebe es dafür einen ICA-Standard sowie eine ISO-Norm und den Standard Moreq2010.

Mit der Archivierung digitaler Fotos beschäftigte sich die Archivarin und Fotografin Jessica Bushey von der University of British Columbia, die auch Mitarbeiterin im Records in the Cloud-Projekt war. Sie wies darauf hin, dass in der Praxis der Verwendung von Fotos für Nachrichtenberichterstattung der Film gegenüber dem Foto erheblich an Bedeutung gewinne, da sich aus digitalen Filmsequenzen problemlos einzelne Fotos herauspicken ließen. Die Cloud sei für die Verfügbarmachung von Fotos häufig genutzt, unter anderem von digitalen Repositorien. Es sei aber festzustellen, dass in der Regel vom Cloudanbieter für die Wahrung integrierter Metadaten nicht Sorge getragen werde. Metadaten würden  beim Hochladen fast regelmäßig gelöscht. Gleiches geschehe beispielsweise beim Download von Bildern von Facebook in umgekehrter Richtung. Cloudnutzer seien sich der Zugriffsmöglichkeiten auf die hochgeladenen Daten oft wenig bewusst. Bushey verwies auf die Schließung des Social Medium „MySpace“, dessen Nutzer erstaunt auf die Frage von MySpace reagierten, ob sie Wert darauf legten, ihre Einträge zurück zu erhalten. Beim Austausch von Fotos sei das Bewusstsein von Eigentum an den Daten und den Rechten noch weit höher ausgeprägt.

Am Beispiel der Erfahrungen bei der Einführung der elektronischen Akte im Rahmen des eGovernments auf Martinique referierte Cindy Mencé über digitale Archivierungsprojekte. Ihr Resümee mündete in die Empfehlungen, sich zunächst nicht zu große Ziele in zu kurzer Zeit zu setzen, nicht anzunehmen, dass alles ausschließlich auf archivischen Praktiken basieren müsse und nicht zu glauben, dass eine gute Spezifikation die Entwicklung eines guten CAS (Content Addressed Storage) sicherstelle. Vielmehr seien die IT-Manuals und unterschiedlichen zur Verfügung stehenden Spezifikationen sorgfältig zu lesen und miteinander zu vergleichen. Mencé legte ausdrücklich Wert darauf, dass befriedigende CAS-Systeme dem OAIS-Referenzmodell entsprechen müssten.

Einen Schwerpunkt auf die Archivierung und Zugänglichmachung digitaler Audiounterlagen legte Lorraine Nero von der University of West Indies im in der Republik Trinidad und Tobago liegenden St. Augustin. Sie zeigte unter anderem am Bestand „BBC Carribean Service“, wie Tondokumente erschlossen werden. Nach der Konvertierung in die Formate WAV und MP3 werden bei der Erschließung die inhaltlichen Beziehungen unterschiedlicher BBC-Beiträge sichtbar gemacht. Neben einer Zusammenfassung des Inhalts einer Audioeinheit wurde bisher ein ausführlicher Enthältvermerk angebracht, in dem nacheinander jeder einzelne Beitrag aufgelistet wurde. Da die Intensität dieser Erschließung mit den vorhandenen Ressourcen nicht fortzuführen sei, gehe man dazu über, Erschließung nicht mehr als Vakuum zu begreifen, sondern Nutzer und Experten einzubeziehen und sich auf „user generated content“ einzulassen. Nero benennt die hierbei auftauchenden Probleme des Urheberrechts an solchen Erschließungsbeiträgen Dritter und betont, dass hier vom Archiv eine Regelung zu finden sei, bevor man damit beginne. Des Weiteren wolle man die Tonspuren in Text konvertieren und eine Volltext- und Schlagwortsuche darin ermöglichen.

In einer weiteren Session ging es um die speziellen Unterlagengruppen der Akten aus studentischen Organisationen und um E-Mail-Überlieferung. Jay Gaidmore von der Earl Gregg Swem Library am College of William and Mary im US-Bundesstaat Virginia berichtete über die Umsetzung eines Dokumentationsprofils hinsichtlich studentischer Provenienzen im Archiv der University of North Carolina. Dabei nahm er Bezug auf die von Helen Willa Samuels in ihrem Buch „Varsity Letters“ herausgearbeiteten zentralen Funktionen von Universitätsarchiven. Die Dokumentation der studentischen Aktivitäten subsumierte er dabei unter die universitäre Zentralfunktion des „Fostering Socialization“. Im Fokus stünden vor allem studentische Verbindungen und Organisationen, unterrepräsentierte Gruppen sowie studentische Aktivistengruppen. Gaidmore hielt es für wichtig, den Studenten ebenso wie den vorgesetzten Stellen der Hochschularchive zu kommunizieren, welche Bedeutung die Dokumentation der hier sichtbar werdenden Auswirkungen universitären Lebens für die Bewahrung eines umfassend aussagekräftigen Abbilds der Universität habe. Er empfahl, etwa in den hauseigenen Archivnachrichten „Tipps for preserving your organization’s history“ zu veröffentlichen und Alumni einzubeziehen.

Dass E-Mails in Universitätsverwaltungen keine Privatkorrespondenz und schon gar kein Privateigentum seien, war der Ausgangspunkt für den Beitrag der Universitätsarchivarin der University of Wyoming Laura Jackson über administrative E-Mails in öffentlichen Universitäten der Vereinigten Staaten. Die wichtigsten Informationen über Entscheidungsfindungsprozesse fänden sich heute oftmals in den E-Mail-Ordnern höherer Universitätsbediensteter, aber nicht mehr mit hinreichender Sicherheit auch in den offiziellen Akten. Um Aktivitäten, Funktionen und Ereignisse transparent und nachvollziehbar erhalten zu können, sei die Einbeziehung von E-Mails in die Archivierung daher zwingend erforderlich. Allerdings sei damit ein scheinbar unverhältnismäßig hoher Erschließungsaufwand verbunden, da E-Mails in aller Regel weitgehend ungeordnet abgelegt seien und in nicht immer sofort erkennbaren Kontexten mit anderen Überlieferungsteilen stünden. Jackson empfahl, mittels entsprechend konfigurierter Software, die den Bearbeitern zur Verfügung gestellt werden sollte, eine Auswahl herauszufiltern, die dann vom Archiv übernommen werde. Dafür gebe es geeignete Software, mit der man zentrale Korrespondenzstränge ermitteln und private von geschäftlicher Korrespondenz trennen könne. Im Universitätsarchiv Wyoming würden übernommene E-Mails mit der Software Aid4Mail oder Emailchemy in die Formate MBOX und PDF/A konvertiert. Aus den E-Mails bilde man E-Mail-Akten und Serien nach inhaltlichen Gesichtspunkten. Die Nutzbarmachung erfolge durch direkte Zugriffspunkte in den digitalen Findmitteln. Für die Zukunft sei es aber wichtig, nicht nur rechtzeitig mit den Bearbeitern in Kontakt zu treten, sondern auch Richtlinien für die Organisation von E-Mail-Accounts und den Transfer ins Archiv zu erarbeiten.

Laura Jackson
(Laura Jackson)

In der vorletzten Session ging es um Grundsätze und Standards bei der Erschließung und Bereitstellung digitaler und digitalisierter Archivalien. Gavan McCarthy, Direktor des University of Melbourne eScholarship Research Centre, konzentrierte sich in seinem Beitrag auf den deskriptiven Standard Encoded Archival Context (EAC) und stellte das Projekt „Find and Connect“ der australischen Regierung vor. Darin wird EAC nicht mehr nur zur Beschreibung von Überlieferungsbildnern, sondern generell zur Beschreibung von Entitäten genutzt, d.h. für Akteure ebenso wie zum Beispiel auch für Events. Karsten Kühnel vom Universitätsarchiv Bayreuth veranschaulichte in seinem Beitrag über die Möglichkeiten zur Visualisierung von Beziehungen anhand von Digitalisaten die Bedeutung der Beschreibung von Funktionen in einem Erschließungssystem, das Beziehungen und Beziehungsgemeinschaften zur Grundlage virtueller Bestandsbildung macht, und bemängelte dabei das Fehlen eines EAC-Profils für Funktionen (EAC-F), um sie analog zum ISDF-Standard in einem digitalen Austauschformat beschreiben zu können.

Karsten Kühnel
(Karsten Kühnel)

Corinne Rogers referierte in der abschließenden Session über das noch bis 2015 laufende Projekt „The Law of Evidence in the Digital Environment“, einer Kooperation zwischen der juristischen Fakultät und der School of Library, Archival and Information Studies (SLAIS) an der University of British Columbia (http://www.lawofevidence.org/). Das Projekt befasst sich damit, wie digitale Unterlagen und Produkte digital organisierter Geschäftsprozesse die gleiche juristische Qualität wie herkömmliche papierbasierte Dokumente erlangen und dauerhaft behalten können. Sie ging dabei auch auf die juristischen Probleme im Umgang mit E-Mails ein.

Auf die Praxis der Web 2.0-Nutzung im Zusammenhang mit E-Learning-Prozessen richtete Elizabeth Shaffer von der University of British Columbia die Aufmerksamkeit des Publikums. Sie zeigte, dass im Umfeld der Universitäten Web 2.0 elementare Kommunikationsmethoden bereitstelle, die in die Kernbereiche universitären Handelns und Wirkens Einzug genommen hätten. Kollaboration, verteilte Autorenschaft, enthierarchisierte Partizipation, interaktive Kommunikation, Kontinuität in der Produktion, Reproduktion und Transformation von Information, fehlende Finalität von Prozessen und verteilte Eigentumsverhältnisse versus Open Access seien zentrale Schlagworte, die das derzeitige E-Learning auf Web 2.0-Basis charakterisierten. Die Herausforderung an die Archive sei die Bewahrung der dabei entstehenden digitalen Erzeugnisse als Evidenzbelege für studentische Lern- und Sozialisierungsprozesse, verstanden als Ausfluss universitärer Funktionen. Shaffer gelang es, den Kontext zwischen den Aktivitäten der unterschiedlichen Handlungsträger einer Universität und ihren Web 2.0- und Social Media-basierten Produkten auf einem von ihr eingegrenzten Gebiet klar herauszustellen und auf dieser Grundlage die Zusammenhänge zwischen E-Learning und Record making sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen an das Record keeping zu verdeutlichen.

Elizabeth Shaffer
(Elizabeth Shaffer)

Zum Abschluss der Konferenz gab der SUV-Vorsitzende William Maher eine Zusammenfassung der Beiträge und stellte die Frage, welche Rolle künftig der SUV als Sektion und dem ICA als Ganzem zukommen könne, um die internationale Komponente einer gemeinsamen Strategie zum Umgang mit digitaler Überlieferung zu stärken.

William Maher
(William Maher)

Das Programmkomitee der Sektion im ICA und die Veranstalter vor Ort haben in Barbados eine in organisatorischer und inhaltlicher Hinsicht vorbildliche Leistung erbracht. Die Referentinnen und Referenten erfüllten die im CfP formulierten Wünsche, wonach für die Vorträge ein „fortgeschrittenes wissenschaftliches Niveau“ Voraussetzung sein sollte, durchwegs. Einmal mehr zeigte sich, wie untrennbar Recordsmanagement und Archivwesen im digitalen Zeitalter miteinander verbunden sind und wie die Anforderungen an ein digitales Archiv nur durch frühzeitige Eingriffe und Beteiligung der Archivare an den Fragen der Schriftguterzeugung und -verwaltung im öffentlichen Sektor in juristisch und forschungsbezogen einwandfreier Weise auf einem zielführenden Weg zu ihrer Erfüllung gebracht werden können.

Die nächste Jahreskonferenz findet im Juli 2014 an der Universität Paris statt. Der Call for Papers wird auf der SUV-Website veröffentlicht (http://www.library.illinois.edu/ica-suv/index.php).

Stadtarchiv Köln: Unterzeichnung der Online-Petition drängt!

Am 12. Juli tagt der Kölner Kulturausschuss in einer kurzfristig anberaumten Sitzung voraussichtlich zur Unterbringung des Kölner Stadtarchivs. Die Frage scheint zu sein, ob es substantiell Neues gibt oder man sich auf eine erneute Vertagung einigt ?

Ich bitte daher alle, die noch nicht die Petition unterzeichnet haben, dies bitte bis zum 11. Juli zu tun, damit wir ein deutliches Signal für das Aufheben des Planungstopps setzen können. Gerne dürfen Sie dies an Arbeitskreise, Interessierte etc. weiterleiten. Vielen Dank vorab!

Link:
1) https://www.openpetition.de/petition/online/fuer-die-aufhebung-des-planungsstopps-fuer-den-neubau-des-historischen-archivs-der-stadt-koeln
2) https://www.facebook.com/petitionstadtarchivkoeln

The eastern and north-eastern European archives between digitisation, Web 2.0 and social media

Vortrag von Doreen Kelimes M.A. (Stadtarchiv Speyer), APEx-Conference, 26. – 28. Juni 2013 / Dublin

– The presentation “The eastern and north-eastern European archives between digitisation, Web 2.0 and social media” based on an article for the German blog “Archive20” and presents briefly several online-databases and digitisation projects of archives in Estonia, Latvia, Lithuania, Poland and their Web 2.0 activities

– The following topics are:

1. Digitisation projects

2. Social media

– Several cultural institutions seize the possibilities to present their collections digitally and create virtual reading rooms and online-databases

– Especially the first projects based on the digitisation of register of births, deaths and marriages and church books

1.1 Estonia

– The National Archives of Estonia create a Virtual reading room to centralize web resources and essential information aimed at archives users

– Two databases of Estonian sources for research are SAAGA and AIS

– The most important project SAAGA is a collection of digitized archival records from National Archives of Estonia and Tallinn City Archives

– In November 2004 the first prototype of SAAGA was released and made available in the local network in the reading room of Estonian Historical Center and the first public web version was released in May 2005

– The initial objective of SAAGA was to enable access to several archival materials, for example church records, soul revision lists, military records, family archives and also to German Baltic genealogical sources, which were digitized during the cooperation project of Estonian National Archives, Marburg Herder Institute and Baltic German Genealogical Society (from 2011 to 2013)

AIS is a electronic database of the National Archives of Estonia and Tallinn City Archives, which enable users to find books in the library’s collection and allows users to search for documents preserved in the archives

– Other information systems for audio-visual archival records can be found on FIS (Filmarhiiviinfosüsteem) and FOTIS (Fotodeinfosüsteem) for searching in the archival photo collection

– The user have also an access to a register of the maps (Kaartide Infosüsteem) in the National Archives of Estonia, which contains descriptions and digital images of maps that are stored mostly in the two largest archives of Estonia – Estonian Historical Archives and the State Archives

– At the moment the archives are involved in further projects, for example:

– Two Beginnings of the Republic of Estonia

– APEX (Archives Portal Europe network of eXcellence), package 6 “Usability and Web 2.0 (portal will be completed by 2015)

– YEAH (You! Enhance Access to History), there will be implemented the principles of crowdsourcing and descriptions of the software for e-services of the archives by 2014

SHIPWHER (Ship Wrecks in the Baltic Sea)

1.2 Latvia

– The mission of the Latvian State archives is to secure the accumulation, appraisal, description, preservation, access and use of national documents

– The main aim of the important project Raduraksti, which realised from 2007 to 2010, is to create and support on-line resources for family history research and ensure the proper preservation of originals of the microfilmed and digitalized records

– The records were also presented in a virtual reading room and the project realized the Directorate General of Latvia State Archives, the Latvia State Historical Archives and the Central Micro photocopying and Document Restoration Laboraty

Central Register of National Archive Fond (contains information about the records of National Archival Fonds of Latvia, i.e. about the fonds of state and municipal institutions and enterprises, commissions, significant events and activities

Database of the State Archive of Latvia

– European archival legislation online Euronoms

– The Baltic Connections – is an international effort to uncover the archives of the common post of the countries around the Baltic Sea during the period from 1450 to 1800

– The database aims at covering the most relevant repositories in Denmark, Estonia, Finland, Germany, Latvia, Lithuania, the Netherlands, Poland, Russia and Sweden and comprisesthemes such as trade, shipping, merchants, commodities, diplomacy, finances and migration.

1.3 Lithuania

Epaveldas is a project for digitisation of Lithuanian Cultural Heritage with project duration of 30 months after signing the agreement in 2010

– Project partners are the Lithuanian Art Museum, Lithuanian Archives Department under the Government of the Republic of Lithuania and the National Library of Lithuania (MartynasMažvydas)

– Project objective include the expansion of the network for the creation of digital content by establishing new digitisation centres and units; expansion and development of the virtual system for digital cultural heritage; ensuring digitisation of cultural heritage objects and access to them

– Another great project by Lithuanian Central State Archives is called Filmarchives online – Finding Moving Images in European Collection

– Filmarchives online is the result of the MIDAS project and had been initiated as pilot project in the MEDIA Plus programme of the European Commission

–  It ran from 2006 until 2009 and was carried out by 18 institutions and archives under the lead of the DeutschesFilminsitut – DIF

– The focus is on non-fiction material, i.e. documentary and educational films, newsreels, travelogue, advertising

1.4 Poland

– The cooperation of the Polish archives in digitisation is very comprehensive and they are involved in several projects to digitalize their whole archival collections

– The online-database www.szukajwarchiwach.pl is a project by the National Digital Archive with a release in 2009 and serves as a basis for the digitized collection of several Polish States Archives such as Lublin, Poznan, Warsaw and Gniezno

– Its primary purpose is to provide online descriptions of archival material from the National Archive and other cultural institutions, gathered in the Integrated Archive Information System ZoSIA

– In 2013 especially the online-database is expanded in two steps: Firstly the website is redesigned and a digitized collection of more than 5 million images is added to the database in March and June 2013

– The aim of the site is full accessibility and openness

– Other projects such as SEZAM, IZA, PRADZIAD and ELA offer a possibility to research in several archival collections and contain information, descriptions and data of various archival materials preserved in all state archives

– The Head Office of State Archives is involved in projects such as:

– Casualties and victims of repression under the German occupation since 2006

– APENET Project – Archives Portal Europe

– Reconstruction of the Memory of Poland

– Index Programme

 

2 Web 2.0 and Social Media

– The technology and the Internet is changing the ways that archivists interact with their user and it is becoming an increasingly integrated part of our whole lives

– The term Web 2.0 now is more relevant than ever and the so-called social media point out to a new generation, a new perception of the Web

– With the use of the Web 2.0 technologies the archives also create a new form of interactive conversation with users and also with other institutions

– An important aspect of these new conversation is also be the way that they change the relationship between the archivist and the user and of course this could be a basis to becoming an interactive archivist

– Networking as an important keyword means new ways of public relations and communication, but much more possibilities (i.e. tagging, crowdsourcing, collaborative, descriptions)

– Web 2.0 means Wikis, blogs, micro blogging, social networks, social bookmarksand podcasts

– The most important and the largest social network is Facebook, where the archive address a larger and younger audience, find possibilities for contacts, promoting and community building

– Generally, all the presented archives are using the social networks, especially Facebook

– The use of the social media by the current archives is very different, but the activities are not at a standstill

– The communication in social networks is especially in the native language

– In due to that fact the communication depends on the current user

– Mainly all the archives of the presented countries are using Facebook and other applications, for example Twitter, Foursquare, Skype, Flickr, Pinterest

– Posting on Facebook by all archives means: actual information and photos about practical work “live photos”, invitations / reports, articles about events, presentation of historical photos

– All current archives didn’t ignore the fact, that for the most Internet users social media is everyday life

– The following examples of joining Facebook will show you the time when the archives started to use Web 20 applications

– In Estonia the “Virtual Reading Room” and the social media activities are an integrated whole

– The archives of Estonia have been using Facebook since 2010

– On Facebook the user not only finds the presentation of the archives, but also Estonian archival projects, for example SHIPWHER

– In the case of the Latvian Archives the use of social media is very different

– There is no clue for social networks with the exception of the Latvia State Archive of Audio-visual Documents

– In 2012 the archive joined Facebook, so the use of social media is very new.

– The Lithuanian Archives are centralized on the website of the Office of the Chief Archivist of Lithuania as a guide to each archive

– Here the user finds news-blog, online-exhibitions, projects and reports

– In Lithuania the use of social networks is very different, too

– The first archive joined Facebook in 2009.

– These archives are the Lithuanian Special Archives, the County Archives Vilnius and the National Library, which provides also the project of Epaveldas

– The main page of the Polish archives is “The Head Office of the State Archives” and here the user get all his information about the archival structure, addresses, news, reports about events, aims, publications and links to the online databases

– In Poland the archives use the possibility of social media very comprehensive.

– For example the National Digital Archive already joined Facebook in 2008 and has more than 36.000 likes.

– This archive was one of the first to use this new possibility to present its archival work with help of the Web 2.0 applications in Poland

– The Head Office of State Archives joined Facebook in 2010 and centralized all the news of the several state archives.

– At the moment the most of State Archives have their own Facebook account to communicate with their user.

– In the last two years the State Archives expand their Web 2.0 applications.

– Especially the Head Office of State Archives uses regularly other applications, like Foursquare and Twitter

Finally:

– All the presented archives are working on many projects to use the possibilities of digitisation and Web 2.0

– The social networks are used especially by the Polish and the Estonian Archives as a possibility to communicate interactively and to promote their institutions

– The Lithuanian and the Latvian Archives use social networks very hesitantly and prefer a centralized website, where the user gets all the archive-related information

– So Web 2.0 changes Internet-use and is also a challenge to the archives

– Working in Web 2.0 offers new ways of public relations and communication with the user community

 

Thank you very much!