Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 3: Der Verzeichnungsvorgang

Im dritten Teil des Beitrags geht es um den Verzeichnungsprozess in der Praxis, also um den Anleitungsteil in den Erschließungsrichtlinien. Ein vierter Teil wird abschließend die Findmittel als Erschließungsprodukte behandeln und eine zusammenfassende Beurteilung geben.

IV. Verzeichnung

1. Metadaten der Archivgutbeschreibung

1. Objekte der Beschreibung sind die Bestandsbildner, ihre Funktionen, ihr Schriftgut und die untereinander und zu anderen Akteuren und Beständen existierenden Beziehungen.

2. Metadaten der Verzeichnungsstufen (Pflichtfelder, wenn Eintrag möglich, sind fett gedruckt) bei der Beschreibung von Archivgut:

a. Verzeichnungsstufe Bestand:

i. Bestandsbezeichnung

ii. Bestandssignatur

iii. Bestandslaufzeit

iv. Zusammenfassung zum Inhalt des Bestands

v. Provenienz

vi. Bestandsgeschichte

vii. Entstehungsgeschichte oder Biographie und / oder Normdatei nach ISAAR-CPF

viii. Information über den Erschließungsprozess

ix. Benutzungsbeschränkungen

x. Bereitstellendes Archiv

xi. Erläuterung der Ordnung und Ordnungsmaßnahmen

xii. Sprache des Archivguts

xiii. Verweis auf ähnliches Material im eigenen und in fremden Archiven

xiv. Verweis auf einen Aktenplan

xv. Verweis auf andere Findmittel

xvi. Zitierempfehlung

xvii. Akzessionsnummer und Jahr

xviii. Beschreibung der Zugänge

b. Verzeichnungsstufe Klasse:

i. Titel

ii. Zusammenfassung des Inhalts

iii. Benutzungsbedingungen

iv. Laufzeit (sofern von Software erlaubt, in MidosaXML nicht möglich)

c. Verzeichnungsstufen Serie, File (Akte) und Vorgang / Einzelstück:

i. Titel

ii. Enthält/Darin

iii. Laufzeit

iv. Bestellnummer (bei Serie Sammelbestellnummer, bei Vorgang / Einzelstück Referenzierung auf File, nicht auf Bestand (Schema „1 in [Filenummer]“)!

v. Kompositionsform (Archivalientyp)

vi. Alte Signaturen (einzutragen ins Feld „Alte Signatur“ mit zusätzlicher Erläuterung (falls möglich) und in ein Sortierfeld)

vii. Provenienz (einzutragen ins Provenienzfeld und in ein Sortierfeld; bei mehrgliedrigen Provenienzangaben nach dem Muster: „Provenienz;Organisationseinheit“, z.B. „Universität Bayreuth;Abteilung I;Referat I/1“ (keine Leerzeichen einfügen!))

viii. Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie (MidosaXML: Entstehungsgeschichte)

ix. Bestandsgeschichte

x. Bewertungsinformation

xi. Information zum Erschließungsvorgang

xii. Benutzungsbeschränkungen

xiii. Lagerungsort

xiv. Verweis auf ähnliches Material

xv. Verweis auf einen Aktenplan

xvi. Umfang (bei Schriftgut in Blättern, abgekürzt „fol.“)

xvii. Korporationsindex

xviii. Geographischer Index

xix. Personenindex

xx. Sachindex

xxi. Materialindex

xxii. Kompetenzindex

3. Für die einzelnen Erschließungsvorhaben werden Richtlinienspezifikationen erstellt, die die allgemeinen Erschließungsrichtlinien konkretisieren.

4. Für die Nutzung des Index siehe Abschnitt VII!

2. Grundsätze der Titelbildung

1. Der Nutzer soll anhand des Titels entscheiden können, ob die Durchsicht der beschriebenen Unterlagen für sein Vorhaben nützlich ist oder nicht. Sind bereits Titel aus der vorarchivischen Bearbeitung überliefert, sollen diese entweder übernommen oder an geeigneter Stelle als vorarchivische Titel vermerkt werden. Präzisierungen und Korrekturen sind dann mittels der Enthältvermerke vorzunehmen (s.u.). Sofern auf einen Aktenplan verwiesen werden kann, soll der vorarchivische Titel in MidosaXML als Erläuterung zur Altsignatur (= Aktenplannummer) vermerkt werden.

2. Ist eine Unterlage mittels einer Titelvergabe nicht hinreichend zu beschreiben, sind zusätzliche Vermerke anzubringen („Enthältvermerke“).

3. Titel sind kurz und prägnant im Nominalstil parataktischer Wortgruppen zu formulieren. Grammatische Sätze und durch Pronomina oder Konjunktionen eingeleitete Nebensätze sollen vermieden werden.

4. Die Titel sind sach- und betreffsbezogen zu formulieren, sofern damit der Entstehungsgeschichte der Unterlage entsprochen werden kann und die Ablageprinzipien der Provenienzstellen dem nicht entgegenstehen. Ist eine sach- und betreffsbezogene Titelbildung nicht möglich, soll eine inhaltsbezogene Konkretisierung in einem Enthältvermerk und ggf. eine Erläuterung der Unterlagenstruktur in einer Zusatzinformation zur Erschließung {processinfo} oder Bestandsgeschichte {custodhist} hinzugefügt werden.

5. In Titeln sollen Abkürzungen vermieden werden. Sind sie nicht zu umgehen, sollen nur allgemein gebräuchliche Formen verwendet werden. Wenn Abkürzungen verwendet werden, ist für das Findbuch ein Abkürzungsverzeichnis zu erstellen.

6. Der Enthältvermerk ist ein fakultatives Element eines Beschreibungsdatensatzes. Er dient der Erläuterung und Ergänzung des Titels oder / und zur Bezeichnung der Unterlagen- oder Schriftstücktypen, wie z.B. „Listen, Briefe, Manuskripte“ usw. Angaben zu Unterlagentypen sind zudem im Feld „Archivalientyp“ {genreform} zu vermerken, soweit das möglich ist.

7. Zum Einsatz kommen die folgenden Arten von Enthältvermerken in der folgenden verbindlichen Reihenfolge ihrer Aufnahme:

a. „Enthält:“ Die darauf folgende Angabe präzisiert den Titel oder erläutert den Inhalt vollständig. Die Angaben erstrecken sich auf die gesamte Verzeichnungseinheit.
b. „Enthält v.a.:“ „Enthält vor allem“ meint den inhaltlichen, betreffsmäßigen oder unterlagentypbezogenen Schwerpunkt einer Verzeichnungseinheit.
c. „Enthält u.a.:“ „Enthält unter anderem“ macht auf hervorhebenswerte inhaltliche, betreffsmäßige oder unterlagentypbezogene Teile einer Verzeichnungseinheit aufmerksam, deren Vorhandensein aus dem Titel nicht mit hinreichender Sicherheit hervorgeht.
d. „Enthält auch:“ Die darauf folgende Angabe weist auf Teile einer Verzeichnungseinheit hin, die auf der Grundlage des Titels nicht zu erwarten wären.
e. „Enthält nur:“ Die darauf folgende Angabe engt einen weiter gefassten Titel auf den tatsächlichen inhaltlichen Umfang einer Verzeichnungseinheit ein.

8. Eine weitere Form präzisierender Beschreibung drückt sich in der Verwendung des „Darinvermerks“ aus („Darin:“). Er bezeichnet Inhalte besonderer oder auffällig abweichender physischer Beschaffenheit (z.B. Fotos, Karten, Pläne in Akten) und wesentlich abweichende Dokumentationsformen (z.B. dreidimensionale Gegenstäde, Artefakten usw.), die sich in der Verzeichnungseinheit befinden.

9. Mehrere gleichartige Enthältvermerke werden zu einem zusammengefasst, so dass pro Verzeichnungseinheit jede Art von Enthältvermerk maximal einmal vorkommt. Mehrere Einträge innerhalb eines Enthältvermerks werden untereinander nach Spiegelstrich gesetzt. Hinter jedem Eintrag soll nach Möglichkeit eine auf den jeweiligen Eintrag bezogene Laufzeitangabe stehen.

10. Titel und Enthältvermerke schließen ohne Satzzeichen ab. Hat ein Titel oder Enthältvermerk ausnahmsweise satzähnliche Gestalt, ist er mit einem Punkt, im mehrgliedrigen Enthältvermerk an nicht letzter Stelle mit Semikolon abzuschließen.

3. Laufzeitbestimmung

1. Die Laufzeit beginnt mit dem ältesten und endet mit dem jüngsten Schriftstück einer Verzeichnungseinheit.

2. Bei Verwaltungsschriftgut umfasst die Laufzeit den Bearbeitungszeitraum. Sie beginnt mit dem Datum des ersten Eingangsvermerks (-stempels) oder alternativ mit dem Datum des ersten Entwurfs eines ausgehenden Schreibens, mit dem die Stelle einen Vorgang eröffnete, und endet mit dem Datum der letzten Bearbeiterverfügung. Sie soll grundsätzlich jahrgenau, erforderlichenfalls präzise mit Tag und/oder Monat angegeben werden. Bei der Verwendung von bloßen Jahresangaben steht zwischen Zahl und Bindestrich kein Leerraum, andernfalls ist vor und nach dem Bindestrich ein Leerzeichen zu setzen.

 

Muster: 1977-1987, 1977 – 1.4.1987, 13.11.1977 – 1.4.1987

 

3. Wichtige Datumsangaben, auf die sich der Inhalt des Archivguts bezieht (Bezugslaufzeit), sind in geeigneter Weise im Titel oder Enthältvermerk unterzubringen (z.B. „Jahresbericht für 1976“, während seine Entstehung und damit die Laufzeit das darauf folgende Jahr 1977 ist).

4. Ist ein Datum nicht ermittelbar, wird die Abkürzung „o.J.“ für „ohne Jahr“ eingetragen. Bei Schätzungen wird vor das Datum ein „ca.“ gesetzt. Ist ein Datum nur erschlossen, wird es in eckige Klammern gesetzt.

5. Datierungen von Schriftgut, das der Unterlage beigefügt, aber nicht im Bearbeitungsprozess bei einer der beteiligten Parteien entstanden ist, werden ggf. in runden Klammern vermerkt. In fast allen Fällen spielt dies nur eine Rolle, wenn solches Material beigefügt wurde, das vor dem Beginn der Bearbeitung entstanden ist oder nach Beendigung der Bearbeitung ablagetechnisch noch hinzugefügt wurde (i.d.R. Dokumentationsmaterial).

 

Muster: (1971) 1977-1987: Hier konnte z.B. eine zum Vorgangsbetreff passende Festrede, ein Bericht oder ein Zeitungsausschnitt von 1971 als Informationsmaterial für den Bearbeiter hinzugegeben worden sein, während die Vorgangsbearbeitung selbst (Eingangsstempel) erst 1977 begann.

 

6. Unterbrechungen oder längere Pausen der Bearbeitung können als unterbrochene Laufzeiten verzeichnet werden (z.B. 1977-1982, 1985-1987). Ob Unterbrechungen vermerkt werden sollen, liegt im Ermessen des Bearbeiters, soweit es nicht durch Richtlinienspezifikationen geregelt wird.

4. Indexierung

1. Kompetenzindex:

Im Kompetenzindex werden Funktionen im Sinne des ICA-Standards ISDF indexiert. Dafür stehen Funktionen erster und zweiter Ordnung zur Verfügung. Darüber hinaus ist derzeit keine weitere Vertiefung möglich. Indexiert wird nach folgendem Schema: Funktion-Semikolon (ohne Leerzeichen)-Subfunktion (Bsp.: „Studium;Graduierung“). Eine Funktion ist ein Wirken oder eine Aufgabe mit Entstehungsursächlichkeit für das betroffene Archivale. Dadurch unterscheidet sich der Kompetenzindex deutlich vom Sachindex, wo der inhaltliche Bezug ausschlaggebend ist.

Folgende Funktionen und Subfunktionen stehen für die Indexierung zur Verfügung (Indexierungsbegriff in Klammern, falls von Funktionsbezeichnung abweichend aufzunehmen!):

    • Forschung und Innovation
      • Strategische Entwicklung [Strategisches]
      • (Eintragungsform: „Forschung und Innovation;Strategisches“)
      • Wissenschaftliche Durchführung
      • Forschungsmanagement (Administration)
    • Lehre
      • Strategische Entwicklung [Strategisches]
      • Durchführung der Lehre
      • Evaluation
      • Studentische Beiträge
      • Angebote der Weiterbildung [Weiterbildung]
    • Studium
      • Anwerbung, Auswahl, Zulassung
      • Studierendenverwaltung und -betreuung
      • Studienberatung und Studiengestaltung
      • Schaffung und Bereitstellung von Lernumgebungen
      • Prüfungen, Examinierung, Graduierung [Graduierung]
    • Verwaltung
      • “Körperschaftlichkeit” (Existenzgrundlagen) [Körperschaftlichkeit]
      • Personalverwaltung
      • Administration (“Maintaining”, allg. Verwaltung)
      • Finanzierung und Drittmitttelförderung
      • Geographische Positionierung, Liegenschaften [Geographische Positionierung]
    • Sozialisation
      • Extrakurrikulare Aktivitäten
      • Schaffung und Bereitstellung sozialer Einrichtungen für Studierende [soziale Einrichtungen]
      • Beziehungen zu studentischen Gruppen
      • Alumni-Beziehungen
    • Kulturelles Engagement
      • Pflege wissenschaftlicher Sammlungen
      • Kulturelle Aktivitäten
      • Musische, sportliche und sonstige kulturelle Förderung der Studierenden
    • Außenbeziehungen
      • Lokale und regionale Vernetzung
      • Überregionale Vernetzung
      • Kontakte zu universitätsbezogenen Gruppen / Vereinen
      • Kooperation mit der Wirtschaft

2. Materialindex:

In den Materialindex werden abweichende und besondere Überlieferungsformen indexiert, die auch in den Darinvermerken erscheinen können (s. Definition dort, Abschnitt IV.2.8!).

3. Korporationsindex:

Körperschaften, juristische Personen, Firmen u.ä. Es ist auf die Verwendung der korrekten offiziellen Bezeichnungen sowohl bei der Titelbildung als auch bei der Indexierung zu achten!

4. Personenindex:

Personennamen, aufzunehmen nach dem Muster: Nachname, Vorname, (ggf. Titel oder Adelsprädikat)

5. Sachindex:

Sachen, Betreffe, Inhalte, zu denen das indexierte Archivgut in einer nicht unmittelbar entstehungsursächlichen Beziehung steht. Die Begriffe sollen in Titel oder Enthältvermerk bereits genannt sein.

6. Geographischer Index:

Orte, die in Titel oder Index genannt werden, Orte die ggf. auf Grund einer Richtlinienspezifikation darüber hinaus zu erfassen sind. Orte sind Städte und Gemeinden, Landschafts- und Regionsbezeichnungen, Ländernamen.
Über die Anwendung von Deskriptoren entscheiden die jeweiligen Richtlinienspezifikationen.

5. Personen- und Körperschaftsbeschreibungen

Abgebende Stellen und Provenienzstellen sollen in Form eines verwaltungsgeschichtlichen oder biographischen Abrisses in einer Zusatzinformation zur Entstehungsgeschichte kurz beschrieben werden. Soweit das Archiv einen ISAAR(CPF)-Beschreibung vorhält, soll zusätzlich auf diese verwiesen werden. Weitere Normdateien, insbesondere die GND-Datensätze, sollen ebenfalls berücksichtigt und referenziert werden.

Eintrag aus dem Akzessionsverzeichnis; die Verzeichnungseinheit entspricht hier der Gesamtheit einer Akzession von einer Abgabestelle.

6. Ordnung der Verzeichnungseinheiten

Mit dem Ordnungsvorgang ist die Bildung einer Klassifikation gemeint. Die Grundlagen für die Ordnung sollen in den Feldern „Alte Signatur“, „Kompetenzindex“ und den Sortierfeldern so weit gelegt sein, dass aus ihnen eine Bestandsgliederung abgeleitet werden kann. Die Gliederung wird am Ende der Verzeichnung manuell in einer Kopie der Findbuchdatenbank erstellt und ist die Grundlage zur Generierung eines Onlinefindbuchs. Bei umfassenderen Verzeichnungen kann die Gliederung auf oberster Ebene zur Abgrenzung mehrerer Findbücher voneinander dienen. Bei der Generierung von Findbüchern werden die Verzeichnungseinheiten innerhalb der Gliederungspunkte chronologisch sortiert.

7. Dokumentation des Erschließungsprozesses

Über die Erschließungsarbeiten führt jeder daran Beteiligte ein Arbeitsprotokoll. Gegliedert nach Verzeichnungseinheiten, sind Auffälligkeiten inhaltlicher Art, Besonderheiten im Erschließungsprozess, vorgenommene Ordnungsarbeiten, Bemerkungen über den konservatorischen Zustand usw. zu vermerken. Die Arbeitsprotokolle bilden eine Grundlage für die spätere Erstellung der Abschnitte über die Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie, die Bestandsgeschichte, die Erläuterungen der Ordnung und des Erschließungsprozesses und für Normdateien, die mit dem Findbuch verlinkt werden sollen. Die gewissenhafte Führung des Arbeitsprotokolls ist daher von großer Bedeutung für eine qualitativ hochstehende Erschließung. Sofern ein Formular für das Arbeitsprotokoll bereitgestellt wird, ist dieses zu benützen.

Blog zur Geschichte der „Adolf-Reichwein-Hochschule“ (PH Celle/Osnabrück) gestartet

Anlässlich eines 60-jährigen Absolvententreffens hat das Universitätsarchiv Osnabrück ein Blog zur Geschichte der „Adolf-Reichwein-Hochschule“ (PH und Vorgängereinrichtung der Uni von 1946-1953 in Celle, ab 1953 bis Anfang der 1970er Jahre in Osnabrück) eingerichtet. Als Autoren konnten zwei Ehemalige gewonnen werden, die Foto- und Textmaterial zur Verfügung stellen bzw. Zeitzeugenberichte sammeln. Das Archiv wird diese Beiträge um Archivfachliches zur Überlieferung der „Adolf-Reichwein-Hochschule“ ergänzen.

Das Blog soll damit eine Lücke im Universitätsarchiv schließen: Von der Vorgängereinrichtung haben sich nur wenigen Unterlagen überliefert. Gleichzeitig übernimmt das Universitätsarchiv in Kürze auch „analoges“ Archivgut von den Absolventen (v.a. aus studentischer Sicht, aber auch Vorlesungsverzeichnisse, etc.) um es für die weitere Forschung bereitzustellen.

Interview zur Tagung „Offene Archive 2.1“ beim ICARUS-Meeting, 16. – 18. Juni 2014, Kopenhagen, Dänemark

Beim letzten ICARUS-Meeting, das vom 16. – 18. Juni 2014 in Kopenhagen (Dänemark) veranstaltet wurde, wurde das Stadtarchiv Speyer über die Tagung „Offene Archive 2.1“ interviewt, die von 3. – 4. April 2014 im Hauptstaatsarchiv Stuttgart stattfand.

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Elisabeth Steiger: The conference „Open archives 2.1“

  • What means „open archives“?

The term „Open Archive“ can first of all be understood quite literally. If you hear the word “open” you first think of open doors, the archive opens its doors to anyone who is interested to learn something about it. In relation to the conferences „Open Archives“ the meaning even goes one step further: Not only analog doors are opened, but also digital doors.

The “Open archive” introduces itself to the virtual audience on different channels, for example on social media platforms like Flickr, Twitter or Facebook. Also crowdsourcing belongs to an open archive. The user should be given the opportunity, to participate actively in the archival happenings and to get an overview over the archival content.

In this sense the conference planning was designed: All preparation steps were published on a conference blog. By the way, the access-numbers to the blog increased particularly before the meeting extremely! During the conference Twitter and Facebook have been continuously updated. There was a livestream and the presentations were filmed and made available gradually on YouTube. There is also a Flickr album of the conference with lots of impressions.

  • How do you use these „different channels“ you spoke of?

This happens in several ways: It can be done using short Tweets that describe the followers what is happening in the archives at the moment, but also through larger projects such as virtual exhibitions that are shown on social networks like Flickr or Pinterest. Or by small “appetizers” on Facebook, a beautiful photo or a short statement. Even videos on YouTube are now used by archives, to make themselves known. Also crowdsourcing is currently a popular topic in the European archives: Photos will be put online on a particular platform and viewer theoretically from all over the world can comment on the photo and open it up. This is very practical.

But these are just a few examples. There are many more ways to actively pursue public relations.

  • Back to the conference: Was it a conference only for archivists?

No. Sure there were essentially representatives of the archival sector as guests. But we pay attention already with the selection of our speakers that there is certain diversity within the themes and also the represented institutions. And so we also experience some variety among the guests. This topic is so interesting and in demands that also completely different career fields are interested, for example journalists or computer scientists. Both the speakers and the guests so were a „mixed bag“.

  • From which cultural area came the speakers?

Our speakers came from the fields of archives, gaming, university, museum and church. This gave us not only a variety of topics, but also different perspectives on the same subject. The church for example operates in a different way with social media platforms, in our special case Twitter, than we in our archives. In this way we see clearly what others do and what is possible. Thus, the conference provides many different ideas and approaches for your own use of new platforms and offers.

  • Which countries were represented?

Not only in the subjects, but also in the choice of countries of origin of our speakers we try to achieve the greatest possible variety. So we reach more prospects and a larger number of demands. Our speakers of “Open Archives 2.1” came from Denmark, the USA, Austria, the Netherlands, Great Britain, Spain, Poland, Switzerland and of course Germany. Our guests also came partly from abroad. There were visitors from Italy and Switzerland.

  • Which topics have been addressed?

There have been addressed many different topics:

  • The use of archives, both digital and analog
  • Gaming in archives
  • Blogs
  • Social Networks
  • Web 2.0 concepts
  • Crowdsourcing
  • Digital Archives

In summary we can say that all areas of the new „open“ archives were touched and discussed. This was an overview to see what currently is going on in the modern archives.

  • What do you think, is the development in Web 2.0-issues in the European area on a good way?

Yes, I think so. As we heard at the meeting, the archives are currently massively on the move and on the rise towards new, open archives, which are available for everyone through various channels. Unfortunately, we must say that this movement has only just really begun in Germany and unfortunately there are comparatively still a few archives that have joined this movement. But as we saw, the colleagues abroad are a step ahead us in many ways. They use new platforms, they elaborate again and again new concepts and they take new paths. So I would say, in general European archives are on the right track. Sure there is still a lot to do because an open archive takes a lot of work! However, as we have clearly seen at the meeting: It is worth! The user WANTS this offer, better still, he EXPECTS it!

It remains to hope that this innovative way will be used continuously and that all opportunities that present themselves will be used as good as possible.

  • Will there be a further continuation of „Open archives“?

Yes! It is planned that the meeting will be held in the district of Siegen-Wittgenstein towards the end of 2015. The district archive of Siegen-Wittgenstein was a Co-organizer at the last two meetings.

 

Und es gibt auch eine deutsche Fassung! 🙂

Elisabeth Steiger: Die Konferenz „Offene Archive 2.1“

  • Was bedeutet „Offene Archive“?

Der Begriff „Offene Archive“ kann zunächst einmal ganz wortwörtlich verstanden werden. Bei dem Wort „Offen“ denkt man an geöffnete Türen, das Archiv öffnet seine Türen jedem, der daran interessiert ist, etwas darüber zu erfahren.

Bezogen auf die Konferenzen „Offene Archive“ geht die Bedeutung sogar einen Schritt weiter: Nicht nur analoge Türen werden geöffnet, sondern auch digitale.

Das „Offene Archiv“ stellt sich dem virtuellen Publikum auf verschiedenen Kanälen, beispielsweise auf Social-Media-Plattformen wie Twitter, Flickr oder Facebook vor. Auch Crowdsourcing gehört zu einem offenen Archiv. Der Nutzer soll die Möglichkeit erhalten, zu jeder Zeit am Geschehen im Archiv auch aktiv teilzunehmen und einen Überblick über die Inhalte des Archivs zu bekommen.

In diesem Sinne wurde auch die Tagungsplanung gestaltet: Alle Vorbereitungsschritte wurden auf einem Tagungsblog veröffentlicht, während der Tagung wurden Facebook und Twitter ständig aktualisiert. Es gab einen Livestream und alle Vorträge wurden gefilmt und werden nach und nach auf Youtube gestellt. Außerdem gibt es ein Flickr-Album zur Tagung mit vielen Impressionen.

  • Wie werden diese verschiedenen Kanäle, die Du angesprochen hast, genutzt?

Dies geschieht auf verschiedene Art und Weise: Es kann mittels kurzer Tweets erfolgen, die dem Follower beschreiben, was im Archiv gerade passiert, es geschieht aber auch durch größere Projekte, beispielsweise virtuelle Ausstellungen, die über Netzwerke wie Pinterest oder Flickr gezeigt werden. Oder durch kleine „Appetithäppchen“ auf Facebook, ein schönes Foto oder ein kurzes Statement. Selbst Filme auf Youtube werden mittlerweile von Archiven genutzt, um sich bekannt zu machen.

Auch Crowdsourcing ist momentan ein beliebtes Thema im europäischen Archivwesen: Fotos werden online gestellt auf einer bestimmten Plattform und Betrachter, theoretisch von überall auf der Welt, können das Foto kommentieren und erschließen. Das ist sehr praktisch.

Doch dies sind nur einige Beispiele. Es gibt viel mehr Möglichkeiten, aktiv Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben.

  • Zurück zur Tagung: War es eine Tagung nur für Archivare?

Nein. Sicher waren im Wesentlichen Vertreter der Archivbranche zu Gast. Doch wir achten schon bei der Auswahl unserer Referenten darauf, dass eine gewisse Vielfalt innerhalb der Themen und damit auch der vertretenen Einrichtungen vorhanden ist. Und so erleben wir auch unter den Gästen eine gewisse Vielfalt.

Dieses Thema ist so interessant und gefragt, dass sich auch ganz andere Berufsfelder dafür interessieren, beispielsweise Journalisten oder Informatiker. Sowohl die Referenten als auch die Gäste ergaben also eine bunte Mischung.

  • Aus welchen kulturellen Bereichen kamen die Referenten?

Unsere Referenten kamen aus den Bereichen Archiv, Gaming, Universität, Museum und Kirche. Damit erreichten wir nicht nur eine Themenvielfalt, sondern auch verschiedene Blickwinkel auf das gleiche Thema. Die Kirche arbeitet beispielsweise anders mit Social Media-Plattformen, in unserem konkreten Fall Twitter, als wir im Archiv. Es wird also auf diese Weise nicht nur deutlich, was andere machen, sondern auch, was überhaupt alles möglich ist. Die Tagung bietet also viele verschiedene Impulse und Ansätze zur eigenen Nutzung neuer Plattformen und Angebote.

  • Welche Länder waren vertreten?

Nicht nur bei den Themen, sondern auch bei der Wahl der Herkunftsländer unserer Referenten versuchen wir, eine möglichst große Vielfalt zu erzielen. Damit erreichten wir mehr Interessenten und werden einer größeren Anzahl von Ansprüchen gerecht. Unsere Referenten kamen bei „Offene Archive 2.1“ aus Dänemark, den USA, Österreich, den Niederlanden, Großbritannien, Spanien, Polen, der Schweiz und natürlich Deutschland. Auch unsere Gäste kamen zum Teil aus dem Ausland. Es kamen Besucher aus Italien und der Schweiz.

  • Welche Themen wurden angesprochen?

Es wurden viele verschiedene Themen angesprochen:

  • Die Nutzung von Archiven, sowohl digital, als auch analog
  • Gaming in Archiven
  • Blogs
  • Soziale Netzwerke
  • Web 2.0-Konzepte
  • Crowdsourcing
  • Digitale Archive

Zusammengefasst kann man sagen, dass alle Bereiche des neuen, „offenen“ Archivs angerissen und erwähnt wurden. Dies diente einem Überblick, zu sehen, was im modernen Archivwesen momentan überhaupt vor sich  geht.

  • Was meinst Du, ist die Entwicklung in Web 2.0-Dingen im Europäischen Raum auf einem guten Weg?

Ich denke schon. Wie wir auf der Tagung hörten, ist das Archivwesen momentan massiv in Bewegung und auf dem Vormarsch in Richtung auf ein neues, offenes Archivwesen, das für jedermann über verschiedene Kanäle zugänglich ist. Leider muss man dazu sagen, dass diese Bewegung in Deutschland gerade erst richtig angefangen hat und es nach wie vor leider noch verhältnismäßig wenige Archive sind, die sich dieser Bewegung angeschlossen haben. Doch wie wir sahen, sind uns die Kollegen im Ausland in vielerlei Hinsicht in Stück voraus. Es werden neue Plattformen genutzt, immer wieder neue Konzepte ausgearbeitet und neue Wege beschritten. Ich würde also sagen, ganz allgemein sind die europäischen Archive auf einem sehr guten Weg. Sicher gibt es noch jede Menge zu tun, denn hinter einem offenen Archiv steckt sehr viel Arbeit. Doch wie wir auf der Tagung ebenfalls ganz deutlich sehen konnten: Es lohnt sich! Der Benutzer WILL dieses Angebot, besser noch, er erwartet es. Es bleibt also zu hoffen, dass dieser innovative Weg auch weiter beschritten wird und dass alle Möglichkeiten, die sich bieten, genutzt werden.

  • Wird es eine weitere Fortsetzung von „Offene Archive“ geben?

Ja. Es ist geplant, dass die Tagung gegen Ende des Jahres 2015 im Kreis Siegen-Wittgenstein stattfinden wird. Das Kreisarchiv Siegen-Wittgenstein war bei den beiden vergangenen Tagungen Mitorganisator.

Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 2: Ziele, Ordnung, Verzeichnungsstufen

B. Erschließungsrichtlinien

I. Ziele und Aufgaben

  1. Ziel der archivischen Erschließung ist es, durch die Bereitstellung von Informationen über das Archivgut, die für seine Entstehung verantwortlichen Akteure und Funktionen sowie über das verwahrende Archiv den Zugang zum Archivgut zu ermöglichen. Hierzu werden geeignete Findmittel erarbeitet, die im Archiv der Universität und nach Möglichkeit im Internet zur Verfügung gestellt werden.
  2. Aufgabe der archivischen Erschließung ist es, die Struktur der Bestände, ihre Inhalte, ihre Entstehungs- und Überlieferungszusammenhänge transparent zu machen.
  3. Die Methoden der Erschließung orientieren sich an international anerkannten Standards.
  4. Die vorliegenden Richtlinien setzen einen Rahmen, der angesichts unterschiedlicher Strukturen des Archivguts zweckmäßige Abweichungen zulässt. Zu ihrer Dokumentation sollen gegebenenfalls Richtlinienspezifikationen für einzelne Erschließungsvorhaben niedergelegt werden.

II. Bewertung und Ordnung

  1. Dem Erschließungsvorgang geht die Bewertung grundsätzlich voraus.
  2. Die Bewertung erfolgt nach Möglichkeit auf der Grundlage von Aussonderungslisten. Darauf wird Archivwürdigkeit als A, Kassation als K und nötige Einsichtnahme als E vermerkt. Die mit A und E bewerteten Unterlagen werden ins Archiv übernommen. Die endgültige Bewertung der mit E gekennzeichneten Unterlagen erfolgt spätestens im Zuge der archivischen Erschließung. Über die mit K gekennzeichneten Unterlagen wird ein Inventar auf der Grundlage der Angaben in der Aussonderungsliste angefertigt. Dieses wird der Kassationsverfügung als Anlage beigegeben und im Archiv öffentlich einsehbar gemacht. Auf diese Weise wird der Bewertungsvorgang dauerhaft transparent und nachvollziehbar erhalten.
  3. Um Akzessionen schnellstmöglich nutzbar zu machen, können Aussonderungslisten und Akzessionsverzeichnisse als vorläufige Findmittel auch vor dem Abschluss der Bewertung bereits öffentlich zugänglich gemacht werden. Sofern dafür vorläufige Erschließungsarbeiten des Archivs erforderlich werden, sollen diese flach erfolgen. Anhand von Bewertungskategorien sollen Unterlagen, deren Archivwürdigkeit aus formalen Gründen bezweifelt werden kann, nur durch eine einfache Aufnahme des Vorlagetitels erfasst werden.
  4. Akzessionsverzeichnisse beziehen sich auf jeweils eine abgebende Stelle. Übergreifende Akzessionsverzeichnisse sind nach abgebenden Stellen gegliedert.
  5. Vor dem Beginn der eigentlichen Erschließung soll der Bestand nach Möglichkeit vorgeordnet werden. Fällige Feinordnungsarbeiten und endgültige Bewertungsentscheidungen in Einzelfällen können im Zuge der Verzeichnung erfolgen.
  6. Bei der archivischen Erschließung erfolgt die Gliederung der Bestände nach den die Unterlagen tatsächlich zuletzt bearbeitenden und die Unterlagen formierenden Stellen (Provenienzstellen). Keine Provenienzstelle in diesem Sinne ist eine abgebende Stelle, die die Unterlagen im Zuge ihrer Aufgabenerfüllung nur sammelte, aber nicht sachlich und inhaltlich weiterbearbeitet hat.
  7. Bei der Ordnung auf der Ebene der Archivalieneinheiten („file-level“) werden Dokumente und Vorgänge („item-level“) zu Verzeichnungseinheiten auf File-Ebene[1] zusammengefasst, sofern der Bearbeiter nicht entscheidet, dass diese als selbständige Einheiten in das Findmittelsystem Eingang finden sollen.[2] (Näheres in Abschnitt III. Stufen der Verzeichnung). Aus den Verzeichnungseinheiten definiert das Archiv Bestände und Tektoniken, die den Zugriff auf das Archivgut als Einheiten gemeinsamer Beziehungen ermöglichen.
  8. Die Identifikation des Archivguts erfolgt mittels Akzessionssignaturen, Magazinsignaturen und Archivsignaturen.
    1. Die Akzessionssignatur bezeichnet die abgebende Stelle durch eine römische Zahl, die Nummer der Aussonderung durch eine arabische Zahl (z.B. 1., 2. Oder 3. Aussonderung) sowie die Nummer der Unterlageneinheit (Akzessionseinheit) durch eine weitere arabische Zahl (Bsp: XV/1/193: Akte 193 aus der ersten Aussonderung der Abgabestelle Nr. XV). In gleicher Weise werden die Unterlagen bis zu Ihrer weiteren Bearbeitung beschriftet. Die Akzessionssignatur wird in MidosaXML in das Feld „Bestellnummer“ und in das Feld „Alte Signaturen“, dort mit dem erläuternden Text „Akzessionssignatur“, eingetragen. Ein separat geführtes Lokaturverzeichnis gibt Auskunft über den genauen Lagerungsort innerhalb des Magazins.
    2. Die Magazinsignatur ist eine fortlaufende Nummer, die bei der Erschließung anstelle der Akzessionssignatur vergeben wird. Sie bezeichnet eine physische Archivalieneinheit, die in dieser Form und in diesem Umfang im Magazin gelagert wird. Die Magazinsignatur wird in MidosaXML in das Feld „Bestellnummer“ und in das Feld „Lagerungsort“ eingetragen. Im Feld „Bestellnummer“ ersetzt sie die ggf. vorher dort befindliche Akzessionssignatur. Ein separat geführtes Lokaturverzeichnis gibt Auskunft über den genauen Lagerungsort innerhalb des Magazins.
    3. Die Archivsignatur bezeichnet zunächst eine im Erschließungsprozess identifizierte Beziehungsgemeinschaft im Rang einer Archivalieneinheit. Diese stimmt in Form und Umfang mindestens mit der magazinierten physischen Einheit überein. Deshalb ist in diesen Fällen die Magazinsignatur mit der Archivsignatur identisch. Es erfolgt dann kein eigener Eintrag für die Archivsignatur in MidosaXML.
    4. Die Archivsignatur kann darüber hinaus auch zur Identifizierung von Verzeichnungseinheiten auf der Grundlage von Beziehungsgemeinschaften dienen, die nicht für die registraturmäßige Struktur, Form und Umfang der physisch vorliegenden Archivalieneinheit[3] (Magazinierungseinheiten) verantwortlich waren.[4] Dies ist der Fall, wenn mehrere Magazinierungseinheiten oder Teile aus unterschiedlichen Magazinierungseinheiten zu einer Verzeichnungseinheit zusammengefasst werden. Dabei wird in das Feld „Bestellnummer“ anstelle der Magazinsignatur der Buchstabe D und eine innerhalb des Buchstabens fortlaufende Nummer eingetragen (z.B. D 143). Die betroffenen Magazinierungseinheiten werden dann mittels ihrer Magazinsignaturen im Feld „Lagerungsort“ hintereinandergereiht. Sofern es sich nur um Teile von Magazinierungseinheiten handelt, sind hinter der betreffenden Magazinsignatur die jeweiligen Folionummern zu vermerken.

Beispiel: „13, 35 fol. 13-54, 44, 105 fol. 87-99“; d.i.: Magazinierungseinheit 13, Magazinierungseinheit 35 (nur Blätter 13 bis 54), Magzinierungseinheit 44 und Magazinierungseinheit 105 (nur Blätter 87 bis 99). Um derartige Verzeichnungseinheiten tatsächlich vorlegbar zu machen, ist eine Digitalisierung des betroffenen Archivguts auf Dauer unumgänglich.

Die Zuordnung desselben Archivguts kann zu beliebig vielen Verzeichnungseinheiten mit D-Signaturen erfolgen.[5]

E. Erscheint es im Hinblick auf die Nachnutzbarkeit zur Bildung von Verzeichnungseinheiten mit D-Signaturen zweckmäßig, können Magazinierungseinheiten bei der Verzeichnung in Unterabschnitte eingeteilt werden. Diese sind in MidosaXML als „Vorgänge“ anzulegen und am physischen Archivgut durch geeignete beschriftete Einlageblätter zu kennzeichnen.

III. Stufen der Verzeichnung

Die Tradition, Archive in voneinander abhängigen, in hierarchischen Beziehungen stehenden Ebenen zu beschreiben, wurde als Stufenmodell im International Standard Archival Description (General), kurz ISAD(G), manifestiert. Erschließung in Stufen bedeutet, dass Erschließungsinformation, die bereits auf höherer Ebene erfasst wurde, sich auf die nachgeordneten Ebenen vererbt und dort nicht mehr explizit wiederholt wird. Auf diese Weise unterscheidet sich die archivische Erschließung fundamental von der bibliothekarischen Katalogisierung. Die Stufenverzeichnung ist ein Versuch, der „Vereinzelung von Archivguteinheiten entgegenzuwirken, indem diejenige Information, die mehrere Verzeichnungseinheiten gleichzeitig betrifft, auf einer höheren Stufe erfasst und dadurch mit den Elementen der nachgeordneten Ebenen verknüpft wird.“[6] Damit soll der Gefahr der Individualisierung der Einzelstücke begegnet werden. Mit diesem Verzeichnungsprinzip ist ein Bestandsabgrenzungsprinzip verbunden, das die Kohärenzen innerhalb eines Bestandskorpus zu bewahren bestrebt ist. Der Verzeichnungsstandard ISAD(G) setzt somit ein hierarchisches Informationsgeflecht zwischen Archivalieneinheiten, Archivaliengruppen und Teilbeständen voraus, um sinnvoll angewandt zu werden. Auf diese Weise ergänzen sich das Prinzip der Bestandsbildung auf der Grundlage der Provenienz und das Prinzip der integrativen Verzeichnung hierarchisch aufeinander aufbauender Informationsebenen (Stufenverzeichnung). Die Verzeichnungseinheiten werden dadurch allerdings in statischen Kontextstrukturen fixiert. Sie zusätzlich in anderen Beziehungsgemeinschaften darzustellen, kann problematisch werden, wenn Information über die Verzeichnungseinheit referenziert werden soll, die nicht unmittelbar mit ihr verknüpft, sondern hierarchisch höher, z.B. auf der Ebene eines Teilbestands fixiert wurde.

Das Stufenmodell, das die Bezeichnung der einzelnen Ebenen im Begriff der „Verzeichnungsstufe“ differenziert, lässt sich mit den „Kompositionsstufen“ der Erschließungslehre von Johannes Papritz in Beziehung bringen. Dabei besteht jede Kompositionsstufe aus Einheiten von verknüpften Elementen (Kompositionen), deren jedes für sich in einer voneinander verschiedenen Entstehungsstufe (Entwurf, Ausfertigung usw.) existieren kann. Diese Einheiten oder Kompositionen bieten die Grundlage für die Verzeichnungsstufe. Eine Zusammenstellung von Schriftstücken kann unter bestimmten Voraussetzungen als Akte bezeichnet werden, die auf der Verzeichnungsstufe der Akte beschrieben wird. Bilden mehrere Akten eine Serie, wird die Serie auf der Verzeichnungsstufe der Serie/Aktengruppe beschrieben, wobei die Erschließungsinformationen, die für alle diese Akten zutreffen, auf der Verzeichnungsstufe der Serie hinterlegt werden. Auf der Verzeichnungsstufe Akte finden sich dann nur die Informationen, die die einzelne Akte der Serie von der anderen Akte unterscheiden. Das Stufenmodell des ISAD(G) ist somit ein hierarchisches Modell der Beschreibung von Einheiten ohne informative Redundanz. Das Beschreibungsmodell wird auf diese Weise sehr komplex, je höher die oberste Verzeichnungsstufe angesetzt wird.

Die deutsche Terminologie überschneidet sich in einigen Fällen bei Kompositionsstufen und Verzeichnungsstufen, wobei die stufenmäßige Abgrenzung von Kompositionen selten tatsächlich eine Rolle spielt. Deshalb soll im Folgenden stattdessen vorwiegend von Kompositionsformen die Rede sein.

Verzeichnungsstufe = relative Kategorisierung von Archivgut gemäß der durch Findmittel dargestellten Mikro-Tektonik;
Kompositionsstufe = absolute Kategorisierung nach Aggregationsgrad von Archivgut;
Kompositionsform = Kategorisierung nach Archivaliengattungen.

Eine solche Unschärfe besteht beispielsweise bei der Kompositionsform Akte und der Verzeichnungsstufe Akte. Da auf der Verzeichnungsstufe „Akte“ jeweils das verzeichnet wird, was vom Bearbeiter als für diese Ebene vorgesehene Kompositionsform vorgesehen wird, können dies z.B. Fotos oder Fotoalben, Filme, Urkunden, Briefe oder – auch – Akten sein. Es wäre daher empfehlenswert, die Terminologie der Verzeichnungsstufen von der der Kompositionsformen deutlicher zu trennen. Brauchbar könnte eine Unterscheidung innerhalb der Verzeichnungsstufen auf unterer Ebene zwischen „file“ als der kleinsten bei der Erschließung als selbständig behandelten Verzeichnungseinheit und „item“ als der kleinsten unselbständigen bei der Verzeichnung berücksichtigten Verzeichnungseinheit (z.B. Foto (item) innerhalb eines Fotoalbums (file)) sein. Die terminologische Entsprechung dazu, dass Verzeichnungsstufen relative Größen sind und ein nur relatives Verhältnis zu den Kompositionsformen und Kompositionsstufen haben, macht auch die Verwendung des Serienbegriffs als Verzeichnungsstufe fragwürdig. Die Serie im Sinne einer Verzeichnungsstufe ist nichts anderes als eine selbständige oder unselbständige, den als kleinste selbständige definierten Einheiten übergeordnete Einheit.[7] Der Begriff der Serie bezieht sich als Terminus für eine Verzeichnungsstufe demnach auf die tektonische Behandlung von Archivalieneinheiten im Archiv, während sich die Begriffe der Kompositionsformen und –stufen auf die Archivaliengattung und ihre Strukturtypen erstrecken.

Folgende Verzeichnungsstufen werden verwendet (in Klammern dafür gebräuchliche englischsprachige Begriffe für die häufigsten damit verbundenen Kompositionsformen und -stufen):

  1. Bestandsgruppe [fakultativ]
  2. Bestand (fonds, collection)
  3. Teilbestand, Klasse (subfonds, subcollection, class)
  4. Serie (series) [fakultativ]
  5. Akte / File (file, record)
  6. Vorgang (subfile) [fakultativ]
  7. Einzelstück / Item (item, piece)

Weniger aus grundsätzlich-methodischen Erwägungen, als vielmehr aus pragmatischen Gründen, um Komplikationen bei der Datenverarbeitung aus dem Weg zu gehen, sollen die strengen Regeln der ISAD(G)-Vererbungslehre in diesen Richtlinien außer Kraft gesetzt werden. Die Verzeichnungsmethode im Universitätsarchiv Bayreuth strebt dahin, Erschließungsinformation über ein Objekt nach Möglichkeit unmittelbar mit dem Objekt selbst und direkt zu verknüpfen.

Die Trennung von Verzeichnungsstufe und Kompositionsform bzw. –stufe spielt insbesondere dann eine wichtige Rolle, wenn Strukturtypen unvoreingenommen bei der Erschließung so bezeichnet werden sollen, wie sie vorliegen, und zwar unter Berücksichtigung ihres Überlieferungskontextes. So ist es beispielsweise möglich, eine Sammlung innerhalb einer Akte vorzufinden. Dies sollte dann auch so verzeichnet werden. So könnten etwa folgende Entsprechungen in der Praxis vorliegen: Verzeichnungsstufe File – Kompositionsform Akte; Verzeichnungsstufe File – Kompositionsstufe Item; Verzeichnungsstufe File – Kompositionsstufe Sammlung; Verzeichnungsstufe Serie – Kompositionsform Fotoalbum usw.[8]

1. Bestandsgruppe

Die Bestandsgruppe ist ein fakultatives Element in der Tektonik eines Archivs, das nicht durchgängig für alle Bestände existieren muss. Bei der Erschließung werden die gemeinsamen Merkmale beschrieben. Die Bildung von Bestandsgruppen soll für den äußeren Betrachter nachvollziehbar, transparent und einsichtig sein.

2. Bestand

Der Bestand ist das zentrale Strukturierungselement des Archivguts eines Archivs. Er ist auf der ersten (bzw. zweiten, falls Bestandsgruppen vorhanden) Gliederungsstufe innerhalb der äußeren Tektonik eines Archivs angesiedelt. Ein Bestand, der nur Archivgut unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge umfasst, wird als Fonds bezeichnet. – Auf die gemeinsame Herkunft des Archivguts in einem Bestand legt die Definition des ISAD(G) besonderen Wert. Bestand und Fonds werden dort grundsätzlich gleichgesetzt: „Alle Unterlagen, unabhängig von Form und Trägermaterial, die auf organische Weise bei einer Person, Familie oder Körperschaft im Rahmen ihrer Tätigkeit und Funktion erwachsen und / oder von ihr zusammengestellt bzw. genutzt worden sind.“[9] Daneben existiert (ohne Erwähung im ISAD(G) (!) der Sammlungsbestand, der nach anderen als Provenienzkriterien zusammengesetzt sein kann.[10]

3. Teilbestand, Klassifikationsgruppe (Klasse)

Teilbestände werden als verknüpfende Elemente der Gliederung (Klassifikation) abgebildet (Gliederungspunkte). Sie sollen den Aufbau der Stelle wiederspiegeln, in deren Wirken der Bestand entstanden ist (Provenienzstelle). Sofern das nicht rekonstruierbar oder aus Gründen einer davon abweichenden Anwendung des Provenienzprinzips nicht beabsichtigt ist, gliedern Teilbestände den Bestand nach geographischen, chronologischen, funktionalen oder ähnlichen Kriterien.

4. Serie

Die Serie als Verzeichnungsstufe ist ein referenzierbarer (selbständiger) oder nicht referenzierbarer (unselbständiger) Container für nachgeordnete referenzierbare (selbständige) Verzeichnungseinheiten. Die Entscheidung darüber, ob die Verzeichnungsstufe Serie verwendet werden soll, soll sich nach Möglichkeiten an den Voraussetzungen orientieren, die eine Kompositionsform als Serie definieren:

Die Kompositionsform Serie sind „Unterlagen, die nach einem Schriftgutverwaltungssystem geordnet oder als Einheit aufbewahrt werden, weil sie aus derselben Sammlung, demselben Entstehungsprozeß oder derselben Tätigkeit erwachsen sind, eine besondere Form aufweisen oder weil sie in besonderer Beziehung zueinander stehen aufgrund ihrer Entstehung, ihres Empfangs oder ihrer Nutzung. Eine Serie kann als Aktenserie aufgefasst werden.“[11] Innerhalb einer Serie gibt es unter den Serienelementen keine inneren Anhaltspunkte zu einer Systematisierung. Als äußere Kriterien kommt beispielsweise die alphabetische, numerische oder chronologische Sortierung in Betracht, ebenfalls auch nach Korrespondenzpartnern. Die physischen Einschnitte werden durch Lagerungs- und Kompositionstechnik bedingt. Serienelemente können keine eigenen Titel haben, vielmehr muss dieser immer dem Serientitel entsprechen und kann durch einen Enthältvermerk bei Bedarf näher spezifiziert werden. Die Erfüllung dieser Mindestvoraussetzung muss auch dann bei der Bildung von Serien und Aktengruppen beachtet werden, wenn sie erst im Archiv geschieht (archivische Serien).

5. File / Akte

Die Verzeichnungsstufe File bezeichnet das, was in einem Findbuch als kleinste selbständige, d.h. mit eigener Signatur versehene Verzeichnungseinheit existiert. Dies ist unabhängig vom Strukturtyp und der Gattung des Archivale. Beispielsweise befindet sich eine Verzeichnung von Einzelfotos als selbständige Verzeichnungseinheiten mit jeweils eigener Signatur pro Foto aus diesem Grund auf der Verzeichnungsstufe der File-Ebene und nicht auf der der Item- oder Einzelstückebene, obwohl es sich um die Kompositionsstufe des Einzelstücks handelt.

6./7. Vorgang, Einzelstück

Vorgänge und Einzelstücke bezeichnen als Verzeichnungsstufen unselbständige, d.h. nicht selbständig referenzierbare Verzeichnungseinheiten, die immer einer selbständigen Verzeichnungseinheit (File) nachgeordnet sind. Als nicht selbständig sollen sie dann verzeichnet werden, wenn ihre selbständige Aufnahme ins Findmittelsystem dazu führen könnte, Entstehungskontext zu verdunkeln und das Archivgut ohne Not aus seinen Entstehungszusammenhängen herauszulösen und isoliert darzustellen. Möchte man Stücke, die ihrer Kompositionstufe entsprechend Einzelstücke sind, als selbständige Einheiten verzeichnen, ist dafür die Verzeichnungsstufe „File“ angebracht. Die übergeordnete Einheit wäre demzufolge in der Verzeichnungsstufe „Serie“ zu beschreiben.

Die Verzeichnungsstufe „Vorgang“ soll regelmäßig dann genutzt werden, wenn Archivalieneinheiten, z.B. Akten, in der Entstehungsstelle bewusst in erkennbar abgegrenzte Vorgänge untergliedert wurden, und wenn gleichzeitig wesentliche Information verloren ginge, wenn diese Untergliederung bei der Verzeichnung nicht abgebildet würde. Bei der Wahl der Verzeichnungsmethode ist in den übrigen Fällen zwischen der Nutzung von Enthältvermerken an Verzeichnungseinheiten auf File-Ebene und der Nutzung der tieferen Verzeichnungsstufe „Vorgang“ abzuwägen.


[1] In MidosaXML: Akte.

[2] In letzterem Fall ist die Einheit in MidosaXML als „Akte“ aufzunehmen.

[3] Physisch vorliegende Archivalieneinheiten = Magazinierungseinheiten.

[4] Beziehungsgemeinschaften können hier z.B. Gemeinschaften oder Schnittmengen von Funktionen sein, deren Ausübung für die Entstehung des Archivguts ursächlich war. Dabei können auch mehrere Funktionen zugleich für die ganze Akte oder Teile der Akte als entstehungsursächlich gewirkt haben. Daraus lassen sich mehrere – funktionsbasierte – Beziehungsgemeinschaften identifizieren.

[5] Über die bei der Vergabe von D-Signaturen jeweils anzuwendenden Verzeichnungsstufen in der Archivsoftware siehe Abschnitt III. Stufen der Verzeichnung.

[6] ISAD(G) – Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung, 2., überarb. Aufl., übersetzt und neu bearbeitet von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt, Nils Brübach, Marburg, 2002, S. 5 (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 23).

[7] Ganz anders dagegen die Kompositionsstufe oder -form „Serie“, die eine genuine selbständige Archivalieneinheit bezeichnet.

[8] Eine separate Erfassung von Verzeichnungs- und Kompositionsstufe in den Findmittelsystemen wäre wünschenswert. In EAD werden Kompositionsformen bereits jetzt im Abschnitt <physdesc> festgehalten. Denkbar wäre es, die Kompositionsstufe unter <arrangement> innerhalb der c-Ebenen einzufügen, etwa als „level of arrangement“.

[9] ISAD(G), deutsche Übersetzung 2002 (s. Fn. 12), Glossar s.v. Bestand.

[10] Vgl. Multilingual Archival Terminology, hrsg. vom International Council on Archives (ICA), s.v. Sammlung: http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/1460.

[11] Angelika Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg, Nachdruck der 3., durchgesehenen Auflage, 2006, s.v. Serie (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 20).

Esther Howell: Überlegungen zu einem Crowdsourcing-Konzept des Landesarchivs Baden-Württemberg (Offene Archive 2.1)

Update, 3. Juli 2014: Der Vortragstext ist jetzt ebenfalls einsehbar!
Die Folien sowie der Videomitschnitt des Vortrags sind ab sofort online!

Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 1: Einleitung

Vorbemerkung

Dieser Text entspricht weitgehend den neuen Erschließungsrichtlinien des Universitätsarchivs Bayreuth, deren Erarbeitung im Juni dieses Jahres vorläufig abgeschlossen wurde. Sie sind den konkreten Umständen geschuldet, die die Praxis im Universitätsarchiv beeinflussen und können sicher nicht ohne Weiteres auf die Verhältnisse anderer Archive unverändert übertragen werden. Das Universitätsarchiv in Bayreuth ist sehr jung, das vierzigjährige Jubiläum der Universität steht 2015 ins Haus und will gefeiert werden, die laufenden Aussonderungen sind jeweils die ersten überhaupt und der Personalbestand, aus dessen Reichtum die damit verbundenen Aufgaben zu bewältigen sind, ließe sich aus medizinisch-anatomischen Gründen kaum noch reduzieren. Das Provisorium des Leistbaren auf eine solide und strategisch zielorientierte methodisch einwandfreie Basis zu stellen, war die große Herausforderung der vergangenen sechzehn Monate, und das insbesondere hinsichtlich des Gebiets der archivischen Erschließung. Mit einem gewissen Stolz konnte das Archiv Anfang Mai bekannt geben, dass mit Ausnahme der ältesten Bestände das gesamte Archiv, also alle Zugänge seit seiner Errichtung, mit Hilfe von Online-Findmitteln recherchier- und benutzbar ist. Dies war nur dadurch möglich, dass das Archiv mit einem parallelen Findmittelsystem arbeitet, das sich in Archivrepertorien und Akzessionsverzeichnisse unterteilt, wobei beide akkurat und für die Öffentlichkeit bestimmt geführt werden. Auf diese Weise konnte das Universitätsarchiv mittels eines umfassenden Akzessionsverzeichnisses und eines zusätzlichen vorläufigen Findbuchs für die Verwaltungsbestände den Zugriff auf alle Bereiche seines Magazins innerhalb kürzester Zeit ermöglichen. Die Findmittel befinden sich auf der Internetpräsenz des Universitätsarchivs www.uni-bayreuth.de/universitaetsarchiv und im Archivportal Europa (www.archivesportaleurope.net).
Da im Universitätsarchiv aus mehreren stichhaltigen Gründen bislang keines der großen Archivinformationssysteme eingeführt wurde, muss es sich bei der Erschließung mit einer Übergangslösung behelfen. MidosaXML heißt das „Zauberwort“, das diese Not zur Tugend werden ließ. Dutzende von Archiven haben in den letzten beiden Jahrzehnten diese für kleinere und mittlere finanzschwache Archive entwickelte und modernen Erschließungsstandards als Minimallösung weitgehend entsprechende Software bei sich eingeführt. Im Universitätsarchiv Bayreuth wurde nun ein Versuch unternommen, die eigenen Ansprüche an eine moderne Methode der Erschließung mit den Möglichkeiten einer weitverbreiteten, allein auf die Erschließungstätigkeit fokussierten Standardsoftware in Einklang zu bringen. Natürlich konnte das Ergebnis nur ein Kompromiss sein. Die Ergebnisse aus der Anwendung dieses Kompromisses sind so angelegt, dass sie von Software mit umfassenderen Möglichkeiten auf der Grundlage erprobter Austauschformate nachnutzbar sind und weiter vervollkommnet werden können.

A. Einleitung

Die Grundlage für die Erschließung im Universitätsarchiv Bayreuth ist ein Metadatenmodell, das auf der obersten Ebene aus den Entitäten „Akteure“, „Funktionen“, „Archivgut“ und „Repositorium“ besteht. Für jede der Entitäten hat der Internationale Archivrat (ICA) Beschreibungsstandards veröffentlicht. Sie bilden den Orientierungsrahmen für die Erschließungsrichtlinien.

 

Institutionelles Provenienzprinzip

Mit der ISAD(G)-konformen oder an diesen Standard angelehnt normierten Erschließungspraxis wird Archivgut in Kontextkategorien beschrieben und präsentiert. Traditionell bildet die Erschließung primär den Kontext der körperschaftlichen Provenienz ab, indem die Abgrenzung und Gliederung der Archiveinheiten der unterschiedlichen Verzeichnungsstufen von der Absicht bestimmt ist, die Einheit und Struktur von Schrifgutbildnern im Archiv und in den Findmitteln zu spiegeln. Auf diese Weise verfolgt die Erschließung das Ziel, den Entstehungszusammenhang von Archivgut transparent und methodisch einfach nachvollziehbar zu machen, woraus sich für den Nutzer eindeutige Kriterien für eine erfolgreiche Recherche ableiten lassen.

Durch die Integration von Angaben zu Vorprovenienzen in die Verzeichnung nähert sich die Erschließung einer weiteren Kontextbeschreibung. Das Augenmerk richtet sich dabei auf die Dokumentation der historischen Entwicklung des ursprünglichen Gebrauchs der Unterlagen, bevor sie ins Archiv gelangten. So geben die Informationen über Provenienzen Auskunft über die Entstehung und Nutzungsgeschichte des Archivguts.

Funktionen im Findmittelsystem

Fragt man danach, wofür Archivgut ursprünglich gebraucht wurde, so fragt man nach Funktionen und Aufgaben der Schriftgutbildner, deren Wahrnehmung die Entstehung von Unterlagen verursacht hat. Johannes Papritz forderte, dass die archivische Titelaufnahme „allein auf Erkenntnis und Wiedergabe des Entstehungszweckes ausgehen“ dürfe.[1] Diese Form der Verzeichnung kommt der Beantwortung der Frage schon sehr nahe. Indem bei der Verzeichnung der Betreff einer Archiv- oder Archivalieneinheit wiedergegeben wird, spiegeln sich dabei idealerweise die Funktionen, die der Schriftgutbildner im Einzelnen wahrgenommen hat, und zwar unabhängig davon, ob er dazu ein Mandat hatte oder nicht. Funktionen und Mandate bilden einen Kontextbereich, den zu kennen für das Verständnis von Archivgut essentiell ist. Auf seine Darstellung und Recherchierbarkeit muss die archivische Erschließung daher besonderen Wert legen. Eine Annäherung in der Formulierung der Titel reicht dafür nicht aus. Die Funktion muss klar und einheitlich an einer dafür bestimmten Stelle im Findmittel(system) benannt werden. Um sie übergreifend recherchierbar zu machen, muss ihre Bezeichnung und Beschreibung in standardisierter Weise erfolgen. Die traditionelle Erschließung sieht das nicht vor.[2] Auch ISAD(G) beinhaltet außerhalb des weiten Sektors der Verwaltungsgeschichte (Abschnitt 3.2.2) keinen klar definierten Bereich für die Aufnahme von Funktionen. Im derzeitigen EAD-Profil der Software MidosaXML ist seit einiger Zeit ein „Kompetenzenindex“ verfügbar, der in XML als <function> kodiert wird. Im APEx-Projekt wird die Integration von Funktionen ins Findmittelsystem diskutiert. Ein EAC(CPF)-Profil, das derzeit für das Archivportal Europa erarbeitet wird, beinhaltet demnächst ebenfalls ein <function>-Feld. Jedoch hat sich die parallele Erschließung von Archivgut in EAD- und Beschreibung von Schriftgutbildnern in EAC-Normdateien in Deutschland bislang nicht ansatzweise durchgesetzt. Als Instrumentarium müsste demnach zur Beschreibung jenes Kontextbereichs bis auf Weiteres eine geeignete Stelle innerhalb des klassischen Findbuchs dienen, möglicherweise in einer Art, die der derzeitigen Lösung in MidosaXML ähnelt oder entspricht.

Die skizzierten und in gegenseitiger Wechselwirkung stehenden Kontextbereiche „Entstehung“, „Gebrauch“, „Funktionen“ werden bei der traditionellen Erschließung in der Findbucheinleitung dargestellt. Die Entstehungs- oder Verwaltungsgeschichte (bei Nachlässen die Biographie), die Bestandsgeschichte sowie der Abschnitt über die Ordnung des Bestands sind die dafür einschlägigen Kapitel.

Den Hauptteil des klassischen Findbuchs bildet die Titelliste oder das Inhaltsverzeichnis eines Bestands. Durch seine klassischerweise hierarchische Strukturierung priorisiert es bestimmte Kontextkategorien gegenüber anderen. Ist der Bestand nach solcher Manier äußerlich durch die Gemeinsamkeit der institutionellen Provenienz abgegrenzt, so wird er nach innen gewöhnlich entweder nach oder in Orientierung an dem Registratur- oder dem Fondsprinzip gegliedert.

Bestand als beziehungsbegründetes Konzept

Ob zuerst der Auftragsnehmer oder der Auftrag existierten, ist so unerheblich wie der gleichartige Streit über die Existenz von Henne und Ei, wenn es darum geht, Bestandsabgrenzungskriterien zu formulieren. Immerhin ist es nicht vorstellbar, dass Archivgut nicht aus der Wahrnehmung einer definierbaren Aufgabe oder Funktion entstanden ist. Genauso unvorstellbar ist es, dass bei der Entstehung des Archivguts – und damit bei der Ausübung einer entstehungsursächlichen Funktion – kein Akteur beteiligt gewesen sei. Die Abgrenzung eines Bestands nach institutioneller oder funktionaler Provenienz sollte demnach zwei gleichberechtigte, sich gegenseitig ergänzende Alternativen für die Tektonik eines Archivs bedeuten. Indem diese Gleichberechtigung anerkannt wird, wird offenbar, dass es letztlich Beziehungen und Beziehungsformen sind, die einen Bestand als solchen abgrenzen und definieren. Die vielseitigen Entstehungs- und Nutzungskontexte eröffnen aber eine Vielzahl weiterer provenienzbegründeter Kontextkategorien, so dass die Tatsache, dass ein Archivale einer kaum begrenzbaren Zahl von Beziehungsgemeinschaften angehören kann, zur Kausalität dafür wird, dass der Bestandsbegriff ein konzeptualer ist, nicht aber eine fixe physische Aggregation von Archivgut meint. Es ist nicht zwingend nötig, seitens des Archivs bestimmte Kontextkategorien durch die Bildung von Tektonikstrukturen zu priorisieren. Sofern die technischen Voraussetzungen gegeben sind, kann die Generierung von Textoniken, von Beständen und Bestandsstrukturen auf der Grundlage von nutzungsvorhabensspezifischen Beziehungspriorisierungen weitgehend oder ganz dem Nutzer überlassen werden.[3] Bis auf weiteres wird das Universitätsarchiv aber Tektoniken erzeugen und sie als (Einstiegs-)Angebote zur Verfügung stellen.

Indexierung und Charakter der Verzeichnungsstufen

Um Beziehungsgemeinschaften visualisierbar mit Hilfe einfacher Erschließungswerkzeuge zu erfassen, kann man sich mit einer umfänglicheren Indexierung behelfen. So sollte jede Verzeichnungseinheit mindestens mit Angaben zu End- und zu Vorprovenienzen sowie zu Funktionen, Subfunktionen und Aufgaben, die für die Entstehung des Archivale ursächlich waren, versehen werden. Damit wird gewährleistet, dass eine virtuelle Ordnung des Bestands wenigstens nach Funktionen und Provenienzen auch bestandsübergreifend und auf der Basis der Verzeichnungsdaten jedes einzelnen Archivale (und nicht nur auf der Grundlage von Verzeichnungsdaten auf der Ebene des Bestands) ermöglicht werden kann. Auch ist das die Basis dafür, dass die Archivalien in ein Recherchesystem eines Conceptual Reference Model (CRM) sinnvoll einbezogen werden können, was bei der Bereitstellung der Erschließungsdaten in Portalanwendungen eine Rolle spielen kann. Um Archivgut zahlreichen Relationen eindeutig und darstellbar zuordnen zu können, ist es wichtig, die Verzeichnungseinheiten nicht zu weitläufig abzugrenzen, sondern eine Definition in eher kleineren Einheiten vorzunehmen, ggf. mit Untereinheiten wie File und Subfile oder Akt und Vorgang zu arbeiten. Es sollte bedacht werden, dass die Einrichtung einer Klasse oder Gliederungsstufe nach Möglichkeit nicht den Rang einer Serie einnimmt, sondern dass sie der angewandten Seriendefinition gerade nicht entspricht. Während eine Serie als archivalische Kompositionsstufe eine genuine Archivalien- oder Archivguteinheit darstellt, ist die Klasse oder Gliederungsstufe eine sekundär definierte Archiveinheit. Wird eine Registraturtektonik als Bestandstektonik übernommen, ist zu prüfen, ob die dadurch entstehenden Klassifikationseinheiten den Rang von Archivgutkompositionen haben. Dann sollen sie wie Kompositionsstufen behandelt und ggf. als Serien verzeichnet werden. Andernfalls dienen sie der Erhellung des weiteren Nutzungskontexts und spiegeln die Verwaltung und Organisation des Records Management und seine Grundsätze.[4] Als solche sind sie keine Kompostionsstufen von Archivgut, sondern Kontextinformation zur Bestandsgeschichte, die der Erläuterung der ursprünglichen Ordnung und Nutzung dient. Sie werden bei der Verzeichnung als Altsignaturen mit den dazu gehörenden Erläuterungen und in den Verweisen auf Registraturschemata festgehalten. Sobald der Archivar demnach eine Einheit zu verzeichnen hat, die als Ganze eine Komposition darstellt, die selbst als Archivale (und nicht als Tektonikeinheit) verstanden werden soll bzw. muss, soll er in MidosaXML mit den Verzeichnungsstufen Serie, Akt und Vorgang arbeiten und Klasse und Teilbestand nicht verwenden. Die Klassifikation aus Tektonikeinheiten des Archivs bzw. der Registratur soll sich im Index und in den Sortierfeldern befinden (analog einer externen Klassifikation, wie sie teilweise in anderen Softwareprodukten üblich ist; vgl. das frühere MidosaOnline).

Kleinste funktionale Einheit als kleinste Identifikationseinheit

Als nächstes gilt es abzuwägen, ob das Verhältnis von Serie und Akt oder von Akt und Vorgang jeweils besser geeignet ist, um dem Ziel der Verzeichnung im Einzelfall zu entsprechen. Dabei muss man sich von der Vorstellung lösen, dass die deutsche Bezeichnung dieser drei Verzeichnungsstufen mit den gleichnamigen Kompositionsstufen von Archivgut identisch sein müsse. Besser entsprechen die englischen Begriffe Series, File und Subfile einer neutralen Terminologie der Verzeichnungsstufen. In der Praxis werden die für Signaturen vorgegebenen Einstellungen der benützten Erschließungssoftware Einfluss auf diese Entscheidung haben. Daher sollte man sich mit seinem Softwareanbieter abstimmen, ob Signaturfelder auf den Ebenen Serie, Akte und Vorgang vorhanden sind und ob sie – idealerweise – optional aktiviert oder deaktiviert werden können. Die Vergabe von Signaturen ist geeignet, ein Archivale im Findmittelsystem als nicht mehr weiter aufzuspaltende Einheit zu konstituieren. Das kann Folgen für die Zuordnungen von Funktionen und Beziehungen haben. Sie können für tiefere Kompositionsebenen des mit einer Signatur versehenen Archivale nicht mehr mit eindeutig identifizierbarem Archivgut verknüpft werden. In der digitalen Archivierung ist dies bei der Abgrenzung der AIPs zu bedenken. Geht man von der Annahme aus, dass es das Wesen von Akten (records) sei, einzelne Handlungen (transactions) oder bloße Informationsfixierungen (documents) in eine inhaltliche und zielgerichtete Beziehung zueinander zu setzen, ja dass dadurch erst Akten entstehen und als solche bezeichnet werden können, so ergibt sich daraus die Notwendigkeit, als kleinste unteilbare archivalische Einheit den Umfang vorgangs- oder gar nur dokumentenartigen Niederschlags zu identifizieren (und demzufolge mit einem Identifikator zu versehen), der vollständig aus der Wahrnehmung je einer von potentiell gleichzeitig beliebig vielen ebenso zutreffenden Funktionen (oder Subfunktionen) entstanden ist. Die Vielzahl der möglichen Relationen, die auf eine solche Archivalieneinheit zugreifen, ergeben die Vielzahl der „archival bonds“, in denen sie steht, und damit die Vielzahl konzeptualer Akten (records), die die Handlungen und Handlungskontexte der sich darin findenden Akteure greifbar machen.[5] Diese Zusammenhänge der Identifizierung von Archivalien- und Archiveinheiten lassen sich auch auf andere Kompositions- und Verzeichnungsstufen übertragen. Die Identifikation von kleinsten funktional bestimmten Kompositionsformen und die Identifikation ihrer archival bonds können als die beiden Pfeiler gelten, die die Praxis der archivischen Erschließung bestimmen sollen. Archivische Erschließung schafft auf diese Weise die Voraussetzungen für ein endnutzerorientiertes digitales Informationsmanagement. Hier werden pragmatische Kompromisse einzugehen sein, so dass diese Wegweiser eher strategischen oder Grundsatzcharakter hinsichtlich der Formulierung der Richtlinienspezifikationen für die jeweiligen Erschließungsvorhaben beweisen werden.

Instrumente für die Erschließungspraxis

Um archivische Erschließung in der Praxis (bereits kurzfristig) ausführen zu können, werden folgende Instrumente benötigt:

  1. Identifikation von Funktionen:
    Die Funktionen und Subfunktionen des Schriftgutbildners müssen ermittelt und beschrieben werden. Es muss festgelegt werden, mit welchem Begriff oder Sigel sie einheitlich in der Archivgutbeschreibung zitiert werden, zum Beispiel bei der Indizierung. Die Beschreibungen der Funktionen dienen als Normdatensätze. Deshalb ist es wichtig, den Prozess der Funktionsidentifikation mit gleichartigen Archiven oder Repositorien ähnlicher Schriftgutbildner zusammen anzugehen und die so entstandenen Normdateien übergreifend verfügbar zu machen (linked open data, ISDF).
  2. Identifikation von Akteuren und Akteursgruppen:
    Vor und während der Archivgutverzeichnung sind Akteure zu kennzeichnen, die in Normdatensätzen beschrieben und mit dem Archivgut verknüpft werden sollen. Die ausgewählten Akteure werden Beschreibungsobjekte des Findmittelsystems, indem ihre Beziehungen zu Funktionen und Archivgut ebenfalls beschrieben werden.
  3. Relationenkatalog:
    Zur Beschreibung der Beziehungen zwischen Funktionen, Akteuren und Archivgut untereinander und innerhalb der eigenen Gruppe ist ein Katalog von Eigenschaften und Handlungen vonnöten. Zahlreiche Ansätze dafür sind in den traditionellen Findmitteln bereits in anderer Gestalt enthalten. So bedeutet die Inbeziehungsetzung von Provenienzstelle und Archivgut beispielsweise, dass eine Institution bei der Ausübung einer Funktion das Archivgut erzeugt hat. Wird hier die betreffende Funktion in den Kompetenzenindex aufgenommen, so sind die wichtigsten Aussagen über das Verhältnis zwischen einem Akteurs, einer Funktion und einem Archivale getroffen. Komplizierter wird es bei einer ebensolchen Beschreibung für einen Akteur, der nicht Schriftgutbildner ist und damit in die klassischen, den traditionellen Findmitteln inhärenten konkludenten Beziehungsmodelle nicht hineinpasst. Spätesten hier erscheint es sinnvoll, RDF-Komponenten in die Erschließungspraxis zu übernehmen.

Um mit der Erschließung im dargelegten Sinne kurzfristig beginnen zu können, kann zunächst auf den Relationenkatalog verzichtet und die wichtigsten Relationen über die Nutzung der üblichen Indextypen und Felder zur Provenienzangabe festgehalten werden. Insofern kann der Relationenkatalog zunächst mit einem Thesaurus der möglichen Indexbegriffe kompensiert werden.


[1] „Für die archivische Titelaufnahme bedeutet das, daß sie im Sinne des Provenienzprinzips und der sich daraus ergebenden Konsequenzen allein auf die Erkenntnis und Wiedergabe des Entstehungszweckes ausgehen darf. Entsprechen alte Titel ausnahmsweise dieser Forderung nicht, so müssen sie entsprechend verändert oder ergänzt werden.“ (Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Bd. 3, Marburg, 2. Aufl., 1983, S. 265 (Nachdruck von 1998 = Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 3).

[2] Dies ist angesichts der großen Bedeutung, die den Funktionen Im Rahmen der Archivgutbeschreibung in der Archivwissenschaft seit langem zugemessen wird, umso erstaunlicher (vgl. u.a. bereits Jenkinson, Scott und viele andere).

[3] Vgl. hierzu den Hinweis Greg Bak’s (Continuous classification: capturing dynamic relationships among information resources, Archival Science (2012) 12:287-318; hier: S. 308)  auf die Rekonzeptualisierung von Provenienz in Chris Hurley’s Theorie von der parallelen Provenienz („parallel provenance“), nachzulesen u.a. in: Hurley, Parallel provenance (if these are your records, where are your stories?). – Online-Publikation des Autors, 2005: http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/parallel-provenance-combined.pdf.

[4] Peter Horsman bezeichnet die beiden Kontextbereiche als „Documenting“ einerseits und „Recordkeeping System“ andererseits und weist auf ihre gegenseitige Nähe und Verschränkung hin (Horsman, Wrapping Records in Narratives. Representing Context through Archival Description. – Bad Arolsen, 2011: https://www.its-arolsen.org/fileadmin/user_upload/Dateien/Archivtagung/Horsman_text.pdf).

[5] Vgl. Luciana Duranti: „Documents that are expressions of a transaction are not records until they are put into relation with other records, while documents that are not expressions of a transaction become records at the moment when they acquire an archival bond with other documents participating in the same activity.“ Die Generierung konzeptualer Akten findet sich bereits 1996 in der Argumentation von David Bearman, der forderte, dass Akten in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) erst auf eine spezifische Anfrage hin aus den einzelnen Dokumenten zusammengesetzt werden sollten (Bearman, Item level control and electronic recordkeeping. Arch Mus Info 10(3): 195-243). Clive Smith beschrieb den digitalen „virtual file“ bereits 1995: „In such an electronic environment, the correspondence file or dossier takes on a new dimension. It no longer exists physically, but only as a collection of electronic documents that are assembled through some search criteria, and it exists only as long as the search is maintained. A single document may participate in several such virtual files.” (Smith, The Australian series system. Archivaria 40:86-93; hier: S. 92). Dazu ist zu ergänzen, dass es entscheidend für die Aussagekraft des „virtual file“ ist, dass den von Smith erwähnten „search criteria“ geeignete und bei den „search“-Vorgängen fortzuschreibende Metadaten zugrunde liegen. In ähnlicher Tradition vertrat zuletzt u.a. Greg Bak die Ansicht, elektronischem Records Management und digitaler Archivierung entspräche wesensmäßig ein “item-level management” am besten (Bak, Continuous classification: capturing dynamic relationships among information resources, Archival Science 12.2012, S. 287-318).

Vortrag: Christoph Sonnlechner, Wien Geschichte Wiki (Offene Archive 2.1)

Christoph Sonnlechner, Wien Geschichte Wiki. Ein semantisches MediaWiki als Wissensplattform für die Stadt (Konferenz „Offene Archive 2.1“, Stuttgart, 3. April 2014):
Das Video und die Folien des Vortrags sind ab sofort online!

Angela Stilwell, Die Facebook-Gruppe-Archivfragen (Offene Archive 2.1)

Wir präsentieren heute den Vortrag von Kollegin Stilwell (Stadtarchiv München). Demnächst online (mit Video) gehen die weiteren Vorträge der betreffenden Sektion am 3. April 2014 (Jagodzinski und Sonnlechner, sowie Mitschnitt der Sektionsdiskussion).