Informelles Web2.0-Treffen beim 83. Deutschen Archivtag 2013 in Saarbrücken

Congresshalle Saarbrücken, Fretag, 27. September, ca. 11:45

„Auch in diesem Jahr soll beim Deutschen Archivtag ein informelles Treffen von Web 2.0-Begeisterten stattfinden. Wir treffen uns ca. 15. Minuten nach dem Ende der VdA-Mitgliederversammlung am Tagungsbüro. Alle Interessierten sind herzlich eingeladen!“

Quelle: Facebook-Seite des VdA

Nach Bremen und Köln nun das dritte Treffen dieser Art im Umfeld eines Archivtages und der VdA lädt dankenswerterweise ein.

Jahreskonferenz der Universitätsarchivare und Archivare wissenschaftlicher Institutionen (SUV) im Internationalen Archivrat in Barbados

Tagungsgebäude: 3Ws Oval, University of Wes Indies, Bridgetown (Barbados)
(Tagungsgebäude)

Das West Indies Federal Archives Centre und die University of the West Indies auf dem Cave Hill Campus in Bridgetown/Barbados waren die diesjährigen Gastgeber der Jahreskonferenz der Sektion der Universitätsarchivare und Archivare wissenschaftlicher Institutionen im Internationalen Archivrat (ICA SUV). Über 65 Archivarinnen und Archivare aus fünf Kontinenten trafen sich vom 26. bis 29. Juni 2013 auf der Karibikinsel, um ihre Ansichten und Erfahrungen zum Leitthema „Managing Archives in a Digital World“ auszutauschen. Das Treffen bot ein Forum, auf dem Experten aus aller Welt neue Trends auf den Gebieten der Digitalisierung, der elektronischen Akten und der Möglichkeiten des Internets (Web 2.0, Social Media, Cloud Archiving) im Hinblick auf die tatsächlichen und noch erforderlichen Wechselwirkungen mit den archivischen Kernaufgaben erörterten. In sieben Arbeitssitzungen zeigten insgesamt 22 Referentinnen und Referenten ihre Präsentationen zu den Themenbereichen, unter ihnen als Keynote Speakers Sir Hilary Beckles, Luciana Duranti, Henry Fraser und Kenneth Thibodeau.

Kenneth Thibodeau, der zuletzt Direktor des Center for Advanced Systems and Technology der US National Archives war, führte in das Konferenzthema ein, indem er sowohl die Entwicklungskontinuität digitaler Unterlagen auf der einen Seite als auch die technischen Eingriffe durch Archivare und die damit verbundene Frage nach der archivarischen Kompetenz dafür auf der anderen Seite erörterte. Die gegenseitigen Einflüsse der mit Medien und Technik in Beziehung Stehenden führten zu Veränderungen des Wie, des Was und des Wer des Handelns. Ein Spezifikum digitaler Unterlagen sei, dass ihre Nutzung in jedem Fall die Aktivierung eines Bearbeitungsprozesses verursache. Da dies immer die Gefahr der Verwischung früherer Bearbeitungsspuren in sich berge, existiere hier eine Herausforderung an die digitale Bestandserhaltung. Es stelle sich die Frage, welche technische Kompetenz der Archivar benötige, um digitale Archivierung koordinieren zu können. Er solle nicht versuchen, zum Technikexperten zu werden, besonders nicht im Records Management. Vielmehr seien von ihm Grundkenntnisse über gebräuchliche Technologien bei der Erzeugung von Akten, bei Transmissionsvorgängen, bei der Schriftgutverwaltung und digitalen Bestandserhaltung sowie über Technologien für die Bereitstellung und Recherche zu erwerben. Diese Kenntnisse sollten den Archivar dazu befähigen, die Tauglichkeit von technischen Verfahren zu beurteilen, nicht aber sie zu beherrschen (judgement statt expertise). Thibodeau hielt eine Art „Archival App Store“ für wünschenswert, das sich aus der Trias der Anforderungen der Archivare, der technologischen Möglichkeiten der Techniker und der Erwartungen der Nutzer speise. Sein abschließendes Statement beinhaltete die Aussage, dass die Archivare heute noch nicht die Möglichkeiten besäßen, elektronische Unterlagen sicher zu archivieren. Das technologische Umfeld sei dafür noch nicht ausreichend entwickelt. In jedem Fall könne digitale Archivierung aber nur in interinstitutioneller Kooperation gelingen.

In der ersten Session sprachen Alan Bell vom Centre for Archive and Information Studies bei der Universität Dundee und Lekoko Kenosi von der King Abdullah University of Science and Technology im saudiarabischen Jeddah. Beide wiesen darauf hin, wie nötig es sei, dass Systeme, in denen elektronische Unterlagen entstehen, den archivfachlichen Standards entsprächen und die Unterlagen nicht isoliert, sondern in ihren Kontexten archivierbar machten. Zugleich müssten solche Werkzeuge des Record Management in der Lage sein, flexibel auf ständig neu hinzukommende und vorhergehende ablösende Beziehungsvisualisierungen, Arbeitsweisen und Prioritätssetzungen zu reagieren. Dabei sei auch der Kreativität der Nutzer solcher Systeme genügend Raum zu geben, um Workflows durch Partizipation optimal zu gestalten. Außerdem sollten geeignete Systeme finanziell erschwinglich sein. Nicht zuletzt läge es aber auch an den verantwortlichen Records Managern, sich neuen Herausforderungen immer wieder bereitwillig zu stellen und selbstkritisch veränderten Rahmenbedingungen Rechnung zu tragen. Als einschlägige professionelle Belange, die beim „mainstream information manager“ häufig zu wenig ausgeprägt seien, nannte Bell vor allem das Problembewusstsein bezüglich Bewahrung oder Rekonstruierbarkeit von Provenienz und der Geschichte der administrativen Aktivitäten.

Lekoko Kenosi befasste sich vorwiegend mit digitalen Vorgängen und Dokumenten einschließlich Social Media Records und Archivierungsstrategien in der „Cloud“. Das zentrale Problem bei der Nutzung der Cloud für Archivierungszwecke sei die fehlende Nachprüfbarkeit, was dort mit den Daten geschehe. Nur verbindliche Vorgaben an die Provider könnten Rahmenbedingungen schaffen, die eine Archivierung in der Cloud in Erwägung ziehen ließen. Sein Vortrag stieß eine Diskussion über den Kompositionscharakter von Social Media-Beiträgen an. Dabei wurde die Ansicht vertreten, dass erst dann von Records bei dieser Art von Unterlagen gesprochen werden könne, wenn sie im Kontext einer umfassenderen Aufgabenwahrnehmung mit mehr oder weniger klaren Funktionsbezügen entstanden seien, etwa wenn es sich um einen behördlichen Facebook-Account handele, dessen Pflege in die Aufgaben der Stelle integriert sei. Lägen diese Voraussetzungen nicht vor, könne allenfalls von Dokumenten die Rede sein, nicht aber von Records. Wenngleich Folgerungen daraus für mögliche Bewertungen von Social Media Dokumenten und Records nicht explizit diskutiert wurden, deutete sich im Verlauf der Konferenz mehrmals an, dass ihre Archivwürdigkeit in der Mehrzahl der Fälle offenbar überwiegend noch verneint werden könne. Wie stark Social Media und Web 2.0 in zentrale Bereiche von Universitäten dennoch verwoben seien, zeigte Elizabeth Shaffer in ihrer Präsentation am Ende der Konferenz (s.u.).

Geoffrey Yeo, der Records Management und Archivische Erschließung am University College London (UCL) unterrichtet, befasste sich mit der veränderten Situation der Erschließung im digitalen Zeitalter. Die Tendenz zur flachen Erschließung, durch die Erschließungsrückstände vermeintlich aufgeholt werden könnten, sei kontraproduktiv zum Anliegen der Archivare, den Benützerinteressen zu entsprechen. Dagegen sei auch eine gute Kontextbeschreibung auf höherer Verzeichnungsstufe kein Heilmittel und schon gar nicht dürfe eine solche Kombination zum Erschließungsprinzip werden. Vielmehr müssten die Archivare die offengelegten Kontextinformationen auf die Aktenebene herunterbrechen und anhand der Inhalte greifbar machen. Er stellte die Frage, ob nicht im Laufe des (vorarchivischen) Lebenszyklus digitaler Unterlagen bereits so viele Metainformation entstehe, dass ein automatisiertes Abgreifen im Zuge der Übernahme ins Archiv die retrospektive Erschließung weitestgehend ablösen könne. Dabei sei es wünschenswert, dass die von Sachbearbeitern im Alltag genutzte Software die erforderlichen Metadaten automatisch generiere. Anzustreben sei des Weiteren, die Möglichkeiten des softwarebasierten Natural Language Processing (NLP) zu nutzen. Dieses Verfahren erkennt Namen und Ortsbezeichnungen bei der Digitalisierung von Dokumenten und kann die Grundlage für die Auswertung ihrer Bezüge untereinander und zu den Inhalten der betroffenen Akten liefern. Eingesetzt werde NLP beispielsweise bereits im ChartEx Projekt (www.chartex.org). Das Verfahren eigne sich auch zur Analyse von E-Mail-Accounts. Problematisch sei jedoch der Umgang mit sensiblen Daten, die mit automatisierten Verfahren vollständig erkannt zu haben nur schwer garantiert werden könne. Perspektivisch sah Yeo die erschließende Funktion des Archivars zunehmend zugunsten eines automatisierten Metadaten-Managements schwinden.

Geoffrey Yeo
(Geoffrey Yeo)

Mehrere Beiträger berichteten über Ergebnisse aus den Projekten „InterPares“ und „InterPares Trust“, „Records in the Clouds“, „Digital Records Forensics“ und „The Law of Evidence in the Digital Environment“ des Centre for the International Study of Contemporary Records and Archives an der School of Library, Archival and Information Studies der University of British Columbia (UBC), darunter auch dessen Direktorin Luciana Duranti. Genaue Information über die Projekte findet sich im Internet unter www.ciscra.org.

In seinem Beitrag über digitale Forensik und Archivwissenschaft empfahl Adam Jansen den Universitätsarchivaren nachdrücklich, ihre besondere Situation zu nutzen und hochqualifizierte Kräfte innerhalb der eigenen Universität in die Lösung von Fragen der digitalen Archivierung einzubeziehen und mit Instituten und Postgraduates in Projekten zusammenzuarbeiten. In seinem Vortrag ging er auch auf die Risiken der Archivierung in der Cloud ein, die eine Kontrolle über den Bereich der „Integrity Metadata“ (administrative Metadaten) unmöglich mache. Er sah in ihr eine Gefahr für die Integrität und Authentizität des Archivguts.

Um digitalisiertes Material und die Nutzung digitaler Techniken zur Auswertung und Verbreitung ging es in den Beiträgen von Lucia Velloso de Olivieira, Dominique Taffin und Ruth Frendo. Unter anderem stellte Dominique Taffin das „Portail de la Banque Numérique des Patrimoines Martiniquais“ (www.patrimoine-martinique.org) vor, das sich mit der Geschichte dieses französischen Übersee-Départements befasst. Ruth Frendo von der Londoner Theater- und Bildungseinrichtung Shakespeare’s Globe präsentierte die Methoden ihrer Einrichtung bei der Archivierung und Auswertung mit Hilfe neuer Technologien. Ihr Beitrag warf ein Schlaglicht darauf, wie das Mandat einer archivierenden Institution sowohl die Ziele als auch die Methodik zu beeinflussen in der Lage sein kann. Zugleich stellte sie wesentliche methodische Unterschiede im Umgang mit Inhalts- und Kontextinformation bei einer Dokumentation einerseits und einer Archivierung andererseits klar heraus. Kenneth Thibodeau wies darauf hin, dass angesichts der Flut der auf die Archive zuströmenden elektronischen Daten die Gründe, weshalb bestimmte Information als archivwürdig angesehen werde, mit besonderer Sorgfalt transparent gemacht werden müssten (why are we doing, what we do?).

Den zweiten Konferenztag eröffnete Luciana Duranti mit ihrem Vortrag über die Ergebnisse des InterPares Trust-Projekts und des Projekts „Records in the Cloud“. Darin geht es um die Risiken und Chancen der Archivierung in Speichermedien, die nur über Internetverbindungen zu erreichen sind („Cloud“). Die Grundvoraussetzungen für Archivierung bei Drittanbietern fasste sie in das etymologische Wortspiel des Vertrauens gegenüber vertrauenswürdigen Treuhändern (trust trustworthy trustees). Sie stellte fest, dass es eine bemerkenswerte Diskrepanz zwischen Erwartungen und Kenntnissen an Cloud Storage und Cloud Archiving gebe: Die meisten Firmen oder anderen Nutzer von Cloudangeboten wüssten nicht, was in der Cloud mit ihren Daten geschehe, obwohl sie mit dem Anbieter einen Vertrag geschlossen hätten. Ferner sei es bemerkenswert, dass von den Providern in aller Regel zwar communication, data processing und data storage, nicht aber Archivierung angeboten werde. Für den Nutzer heiße dies, er müsse sich nach dem „Caveat emptor“-Prinzip verhalten, unterliege der juristischen „voluntary vulnerability“ und müsse demnach bereit sein, die sprichwörtliche Katze im Sack zu kaufen und nicht zuletzt auch hinsichtlich der finanziellen Belastungen auf Überraschungen gefasst sein. Sie führte diese Thesen anschließend in die Tiefe und deckte die Unwägbarkeiten und Risiken der Cloudarchivierung weiter auf. Offen blieben Fragen nach dem Verbleib der Datenhoheit des Dateneigners und der Nachprüfbarkeit von Authentizitätswahrung zum einen, unwägbare technische Risiken zum anderen und zum dritten juristische Schwachstellen, wie etwa die Wahrung von Geheimnissen, Datenschutzrechten oder des urkundlichen Werts von Dokumenten. Der faktische Verlust der Nachprüfbarkeit der Metadaten und die Unkenntnis über ihre korrekte Fortschreibung sei das zentrale Argument gegen die Cloud. Duranti sah für eine akzeptable Vertrauensbalance die Entwicklung vertrauenswürdiger Technologien, Prozesse und Vertragsbedingungen als erforderlich an. Die Voraussetzungen dafür seien, dass notwendige Änderungen im Verständnis von dem, was die Beteiligten unter Vertrauen auf Daten, Akten und Aktenführungssysteme verstünden, identifiziert und auf dieser Basis international anerkannte Grundsätze für Vertrauenswürdigkeit entwickelt würden.

Luciana Duranti
(Luciana Duranti)

Shadrock Katuu von der Internationalen Atomenergiebehörde (Wien) nahm in seinem Beitrag über ein Enterprise Content Management (ECM) Bezug auf den Vortrag von Kenneth Thibodeau und sprach sich dafür aus, dass auch Archivare sich auf dem IT-Gebiet tiefergehende Fachkenntnisse aneignen sollten, um in der Sprache der Informatik kommunizieren zu können. ECM sei in Data Management Systems (DMS) eingesetzt, seine Möglichkeiten gingen aber weit darüber hinaus, es sei beispielsweise geeignet, als Gesamtinfrastruktur für ganz unterschiedlich organisierte Geschäfts- und Prozessbereiche eines Unternehmens zu fungieren, möglicherweise inklusive der Archivierung. Zwischenzeitlich gebe es dafür einen ICA-Standard sowie eine ISO-Norm und den Standard Moreq2010.

Mit der Archivierung digitaler Fotos beschäftigte sich die Archivarin und Fotografin Jessica Bushey von der University of British Columbia, die auch Mitarbeiterin im Records in the Cloud-Projekt war. Sie wies darauf hin, dass in der Praxis der Verwendung von Fotos für Nachrichtenberichterstattung der Film gegenüber dem Foto erheblich an Bedeutung gewinne, da sich aus digitalen Filmsequenzen problemlos einzelne Fotos herauspicken ließen. Die Cloud sei für die Verfügbarmachung von Fotos häufig genutzt, unter anderem von digitalen Repositorien. Es sei aber festzustellen, dass in der Regel vom Cloudanbieter für die Wahrung integrierter Metadaten nicht Sorge getragen werde. Metadaten würden  beim Hochladen fast regelmäßig gelöscht. Gleiches geschehe beispielsweise beim Download von Bildern von Facebook in umgekehrter Richtung. Cloudnutzer seien sich der Zugriffsmöglichkeiten auf die hochgeladenen Daten oft wenig bewusst. Bushey verwies auf die Schließung des Social Medium „MySpace“, dessen Nutzer erstaunt auf die Frage von MySpace reagierten, ob sie Wert darauf legten, ihre Einträge zurück zu erhalten. Beim Austausch von Fotos sei das Bewusstsein von Eigentum an den Daten und den Rechten noch weit höher ausgeprägt.

Am Beispiel der Erfahrungen bei der Einführung der elektronischen Akte im Rahmen des eGovernments auf Martinique referierte Cindy Mencé über digitale Archivierungsprojekte. Ihr Resümee mündete in die Empfehlungen, sich zunächst nicht zu große Ziele in zu kurzer Zeit zu setzen, nicht anzunehmen, dass alles ausschließlich auf archivischen Praktiken basieren müsse und nicht zu glauben, dass eine gute Spezifikation die Entwicklung eines guten CAS (Content Addressed Storage) sicherstelle. Vielmehr seien die IT-Manuals und unterschiedlichen zur Verfügung stehenden Spezifikationen sorgfältig zu lesen und miteinander zu vergleichen. Mencé legte ausdrücklich Wert darauf, dass befriedigende CAS-Systeme dem OAIS-Referenzmodell entsprechen müssten.

Einen Schwerpunkt auf die Archivierung und Zugänglichmachung digitaler Audiounterlagen legte Lorraine Nero von der University of West Indies im in der Republik Trinidad und Tobago liegenden St. Augustin. Sie zeigte unter anderem am Bestand „BBC Carribean Service“, wie Tondokumente erschlossen werden. Nach der Konvertierung in die Formate WAV und MP3 werden bei der Erschließung die inhaltlichen Beziehungen unterschiedlicher BBC-Beiträge sichtbar gemacht. Neben einer Zusammenfassung des Inhalts einer Audioeinheit wurde bisher ein ausführlicher Enthältvermerk angebracht, in dem nacheinander jeder einzelne Beitrag aufgelistet wurde. Da die Intensität dieser Erschließung mit den vorhandenen Ressourcen nicht fortzuführen sei, gehe man dazu über, Erschließung nicht mehr als Vakuum zu begreifen, sondern Nutzer und Experten einzubeziehen und sich auf „user generated content“ einzulassen. Nero benennt die hierbei auftauchenden Probleme des Urheberrechts an solchen Erschließungsbeiträgen Dritter und betont, dass hier vom Archiv eine Regelung zu finden sei, bevor man damit beginne. Des Weiteren wolle man die Tonspuren in Text konvertieren und eine Volltext- und Schlagwortsuche darin ermöglichen.

In einer weiteren Session ging es um die speziellen Unterlagengruppen der Akten aus studentischen Organisationen und um E-Mail-Überlieferung. Jay Gaidmore von der Earl Gregg Swem Library am College of William and Mary im US-Bundesstaat Virginia berichtete über die Umsetzung eines Dokumentationsprofils hinsichtlich studentischer Provenienzen im Archiv der University of North Carolina. Dabei nahm er Bezug auf die von Helen Willa Samuels in ihrem Buch „Varsity Letters“ herausgearbeiteten zentralen Funktionen von Universitätsarchiven. Die Dokumentation der studentischen Aktivitäten subsumierte er dabei unter die universitäre Zentralfunktion des „Fostering Socialization“. Im Fokus stünden vor allem studentische Verbindungen und Organisationen, unterrepräsentierte Gruppen sowie studentische Aktivistengruppen. Gaidmore hielt es für wichtig, den Studenten ebenso wie den vorgesetzten Stellen der Hochschularchive zu kommunizieren, welche Bedeutung die Dokumentation der hier sichtbar werdenden Auswirkungen universitären Lebens für die Bewahrung eines umfassend aussagekräftigen Abbilds der Universität habe. Er empfahl, etwa in den hauseigenen Archivnachrichten „Tipps for preserving your organization’s history“ zu veröffentlichen und Alumni einzubeziehen.

Dass E-Mails in Universitätsverwaltungen keine Privatkorrespondenz und schon gar kein Privateigentum seien, war der Ausgangspunkt für den Beitrag der Universitätsarchivarin der University of Wyoming Laura Jackson über administrative E-Mails in öffentlichen Universitäten der Vereinigten Staaten. Die wichtigsten Informationen über Entscheidungsfindungsprozesse fänden sich heute oftmals in den E-Mail-Ordnern höherer Universitätsbediensteter, aber nicht mehr mit hinreichender Sicherheit auch in den offiziellen Akten. Um Aktivitäten, Funktionen und Ereignisse transparent und nachvollziehbar erhalten zu können, sei die Einbeziehung von E-Mails in die Archivierung daher zwingend erforderlich. Allerdings sei damit ein scheinbar unverhältnismäßig hoher Erschließungsaufwand verbunden, da E-Mails in aller Regel weitgehend ungeordnet abgelegt seien und in nicht immer sofort erkennbaren Kontexten mit anderen Überlieferungsteilen stünden. Jackson empfahl, mittels entsprechend konfigurierter Software, die den Bearbeitern zur Verfügung gestellt werden sollte, eine Auswahl herauszufiltern, die dann vom Archiv übernommen werde. Dafür gebe es geeignete Software, mit der man zentrale Korrespondenzstränge ermitteln und private von geschäftlicher Korrespondenz trennen könne. Im Universitätsarchiv Wyoming würden übernommene E-Mails mit der Software Aid4Mail oder Emailchemy in die Formate MBOX und PDF/A konvertiert. Aus den E-Mails bilde man E-Mail-Akten und Serien nach inhaltlichen Gesichtspunkten. Die Nutzbarmachung erfolge durch direkte Zugriffspunkte in den digitalen Findmitteln. Für die Zukunft sei es aber wichtig, nicht nur rechtzeitig mit den Bearbeitern in Kontakt zu treten, sondern auch Richtlinien für die Organisation von E-Mail-Accounts und den Transfer ins Archiv zu erarbeiten.

Laura Jackson
(Laura Jackson)

In der vorletzten Session ging es um Grundsätze und Standards bei der Erschließung und Bereitstellung digitaler und digitalisierter Archivalien. Gavan McCarthy, Direktor des University of Melbourne eScholarship Research Centre, konzentrierte sich in seinem Beitrag auf den deskriptiven Standard Encoded Archival Context (EAC) und stellte das Projekt „Find and Connect“ der australischen Regierung vor. Darin wird EAC nicht mehr nur zur Beschreibung von Überlieferungsbildnern, sondern generell zur Beschreibung von Entitäten genutzt, d.h. für Akteure ebenso wie zum Beispiel auch für Events. Karsten Kühnel vom Universitätsarchiv Bayreuth veranschaulichte in seinem Beitrag über die Möglichkeiten zur Visualisierung von Beziehungen anhand von Digitalisaten die Bedeutung der Beschreibung von Funktionen in einem Erschließungssystem, das Beziehungen und Beziehungsgemeinschaften zur Grundlage virtueller Bestandsbildung macht, und bemängelte dabei das Fehlen eines EAC-Profils für Funktionen (EAC-F), um sie analog zum ISDF-Standard in einem digitalen Austauschformat beschreiben zu können.

Karsten Kühnel
(Karsten Kühnel)

Corinne Rogers referierte in der abschließenden Session über das noch bis 2015 laufende Projekt „The Law of Evidence in the Digital Environment“, einer Kooperation zwischen der juristischen Fakultät und der School of Library, Archival and Information Studies (SLAIS) an der University of British Columbia (http://www.lawofevidence.org/). Das Projekt befasst sich damit, wie digitale Unterlagen und Produkte digital organisierter Geschäftsprozesse die gleiche juristische Qualität wie herkömmliche papierbasierte Dokumente erlangen und dauerhaft behalten können. Sie ging dabei auch auf die juristischen Probleme im Umgang mit E-Mails ein.

Auf die Praxis der Web 2.0-Nutzung im Zusammenhang mit E-Learning-Prozessen richtete Elizabeth Shaffer von der University of British Columbia die Aufmerksamkeit des Publikums. Sie zeigte, dass im Umfeld der Universitäten Web 2.0 elementare Kommunikationsmethoden bereitstelle, die in die Kernbereiche universitären Handelns und Wirkens Einzug genommen hätten. Kollaboration, verteilte Autorenschaft, enthierarchisierte Partizipation, interaktive Kommunikation, Kontinuität in der Produktion, Reproduktion und Transformation von Information, fehlende Finalität von Prozessen und verteilte Eigentumsverhältnisse versus Open Access seien zentrale Schlagworte, die das derzeitige E-Learning auf Web 2.0-Basis charakterisierten. Die Herausforderung an die Archive sei die Bewahrung der dabei entstehenden digitalen Erzeugnisse als Evidenzbelege für studentische Lern- und Sozialisierungsprozesse, verstanden als Ausfluss universitärer Funktionen. Shaffer gelang es, den Kontext zwischen den Aktivitäten der unterschiedlichen Handlungsträger einer Universität und ihren Web 2.0- und Social Media-basierten Produkten auf einem von ihr eingegrenzten Gebiet klar herauszustellen und auf dieser Grundlage die Zusammenhänge zwischen E-Learning und Record making sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen an das Record keeping zu verdeutlichen.

Elizabeth Shaffer
(Elizabeth Shaffer)

Zum Abschluss der Konferenz gab der SUV-Vorsitzende William Maher eine Zusammenfassung der Beiträge und stellte die Frage, welche Rolle künftig der SUV als Sektion und dem ICA als Ganzem zukommen könne, um die internationale Komponente einer gemeinsamen Strategie zum Umgang mit digitaler Überlieferung zu stärken.

William Maher
(William Maher)

Das Programmkomitee der Sektion im ICA und die Veranstalter vor Ort haben in Barbados eine in organisatorischer und inhaltlicher Hinsicht vorbildliche Leistung erbracht. Die Referentinnen und Referenten erfüllten die im CfP formulierten Wünsche, wonach für die Vorträge ein „fortgeschrittenes wissenschaftliches Niveau“ Voraussetzung sein sollte, durchwegs. Einmal mehr zeigte sich, wie untrennbar Recordsmanagement und Archivwesen im digitalen Zeitalter miteinander verbunden sind und wie die Anforderungen an ein digitales Archiv nur durch frühzeitige Eingriffe und Beteiligung der Archivare an den Fragen der Schriftguterzeugung und -verwaltung im öffentlichen Sektor in juristisch und forschungsbezogen einwandfreier Weise auf einem zielführenden Weg zu ihrer Erfüllung gebracht werden können.

Die nächste Jahreskonferenz findet im Juli 2014 an der Universität Paris statt. Der Call for Papers wird auf der SUV-Website veröffentlicht (http://www.library.illinois.edu/ica-suv/index.php).

Stadtarchiv Köln: Unterzeichnung der Online-Petition drängt!

Am 12. Juli tagt der Kölner Kulturausschuss in einer kurzfristig anberaumten Sitzung voraussichtlich zur Unterbringung des Kölner Stadtarchivs. Die Frage scheint zu sein, ob es substantiell Neues gibt oder man sich auf eine erneute Vertagung einigt ?

Ich bitte daher alle, die noch nicht die Petition unterzeichnet haben, dies bitte bis zum 11. Juli zu tun, damit wir ein deutliches Signal für das Aufheben des Planungstopps setzen können. Gerne dürfen Sie dies an Arbeitskreise, Interessierte etc. weiterleiten. Vielen Dank vorab!

Link:
1) https://www.openpetition.de/petition/online/fuer-die-aufhebung-des-planungsstopps-fuer-den-neubau-des-historischen-archivs-der-stadt-koeln
2) https://www.facebook.com/petitionstadtarchivkoeln

The eastern and north-eastern European archives between digitisation, Web 2.0 and social media

Vortrag von Doreen Kelimes M.A. (Stadtarchiv Speyer), APEx-Conference, 26. – 28. Juni 2013 / Dublin

– The presentation “The eastern and north-eastern European archives between digitisation, Web 2.0 and social media” based on an article for the German blog “Archive20” and presents briefly several online-databases and digitisation projects of archives in Estonia, Latvia, Lithuania, Poland and their Web 2.0 activities

– The following topics are:

1. Digitisation projects

2. Social media

– Several cultural institutions seize the possibilities to present their collections digitally and create virtual reading rooms and online-databases

– Especially the first projects based on the digitisation of register of births, deaths and marriages and church books

1.1 Estonia

– The National Archives of Estonia create a Virtual reading room to centralize web resources and essential information aimed at archives users

– Two databases of Estonian sources for research are SAAGA and AIS

– The most important project SAAGA is a collection of digitized archival records from National Archives of Estonia and Tallinn City Archives

– In November 2004 the first prototype of SAAGA was released and made available in the local network in the reading room of Estonian Historical Center and the first public web version was released in May 2005

– The initial objective of SAAGA was to enable access to several archival materials, for example church records, soul revision lists, military records, family archives and also to German Baltic genealogical sources, which were digitized during the cooperation project of Estonian National Archives, Marburg Herder Institute and Baltic German Genealogical Society (from 2011 to 2013)

AIS is a electronic database of the National Archives of Estonia and Tallinn City Archives, which enable users to find books in the library’s collection and allows users to search for documents preserved in the archives

– Other information systems for audio-visual archival records can be found on FIS (Filmarhiiviinfosüsteem) and FOTIS (Fotodeinfosüsteem) for searching in the archival photo collection

– The user have also an access to a register of the maps (Kaartide Infosüsteem) in the National Archives of Estonia, which contains descriptions and digital images of maps that are stored mostly in the two largest archives of Estonia – Estonian Historical Archives and the State Archives

– At the moment the archives are involved in further projects, for example:

– Two Beginnings of the Republic of Estonia

– APEX (Archives Portal Europe network of eXcellence), package 6 “Usability and Web 2.0 (portal will be completed by 2015)

– YEAH (You! Enhance Access to History), there will be implemented the principles of crowdsourcing and descriptions of the software for e-services of the archives by 2014

SHIPWHER (Ship Wrecks in the Baltic Sea)

1.2 Latvia

– The mission of the Latvian State archives is to secure the accumulation, appraisal, description, preservation, access and use of national documents

– The main aim of the important project Raduraksti, which realised from 2007 to 2010, is to create and support on-line resources for family history research and ensure the proper preservation of originals of the microfilmed and digitalized records

– The records were also presented in a virtual reading room and the project realized the Directorate General of Latvia State Archives, the Latvia State Historical Archives and the Central Micro photocopying and Document Restoration Laboraty

Central Register of National Archive Fond (contains information about the records of National Archival Fonds of Latvia, i.e. about the fonds of state and municipal institutions and enterprises, commissions, significant events and activities

Database of the State Archive of Latvia

– European archival legislation online Euronoms

– The Baltic Connections – is an international effort to uncover the archives of the common post of the countries around the Baltic Sea during the period from 1450 to 1800

– The database aims at covering the most relevant repositories in Denmark, Estonia, Finland, Germany, Latvia, Lithuania, the Netherlands, Poland, Russia and Sweden and comprisesthemes such as trade, shipping, merchants, commodities, diplomacy, finances and migration.

1.3 Lithuania

Epaveldas is a project for digitisation of Lithuanian Cultural Heritage with project duration of 30 months after signing the agreement in 2010

– Project partners are the Lithuanian Art Museum, Lithuanian Archives Department under the Government of the Republic of Lithuania and the National Library of Lithuania (MartynasMažvydas)

– Project objective include the expansion of the network for the creation of digital content by establishing new digitisation centres and units; expansion and development of the virtual system for digital cultural heritage; ensuring digitisation of cultural heritage objects and access to them

– Another great project by Lithuanian Central State Archives is called Filmarchives online – Finding Moving Images in European Collection

– Filmarchives online is the result of the MIDAS project and had been initiated as pilot project in the MEDIA Plus programme of the European Commission

–  It ran from 2006 until 2009 and was carried out by 18 institutions and archives under the lead of the DeutschesFilminsitut – DIF

– The focus is on non-fiction material, i.e. documentary and educational films, newsreels, travelogue, advertising

1.4 Poland

– The cooperation of the Polish archives in digitisation is very comprehensive and they are involved in several projects to digitalize their whole archival collections

– The online-database www.szukajwarchiwach.pl is a project by the National Digital Archive with a release in 2009 and serves as a basis for the digitized collection of several Polish States Archives such as Lublin, Poznan, Warsaw and Gniezno

– Its primary purpose is to provide online descriptions of archival material from the National Archive and other cultural institutions, gathered in the Integrated Archive Information System ZoSIA

– In 2013 especially the online-database is expanded in two steps: Firstly the website is redesigned and a digitized collection of more than 5 million images is added to the database in March and June 2013

– The aim of the site is full accessibility and openness

– Other projects such as SEZAM, IZA, PRADZIAD and ELA offer a possibility to research in several archival collections and contain information, descriptions and data of various archival materials preserved in all state archives

– The Head Office of State Archives is involved in projects such as:

– Casualties and victims of repression under the German occupation since 2006

– APENET Project – Archives Portal Europe

– Reconstruction of the Memory of Poland

– Index Programme

 

2 Web 2.0 and Social Media

– The technology and the Internet is changing the ways that archivists interact with their user and it is becoming an increasingly integrated part of our whole lives

– The term Web 2.0 now is more relevant than ever and the so-called social media point out to a new generation, a new perception of the Web

– With the use of the Web 2.0 technologies the archives also create a new form of interactive conversation with users and also with other institutions

– An important aspect of these new conversation is also be the way that they change the relationship between the archivist and the user and of course this could be a basis to becoming an interactive archivist

– Networking as an important keyword means new ways of public relations and communication, but much more possibilities (i.e. tagging, crowdsourcing, collaborative, descriptions)

– Web 2.0 means Wikis, blogs, micro blogging, social networks, social bookmarksand podcasts

– The most important and the largest social network is Facebook, where the archive address a larger and younger audience, find possibilities for contacts, promoting and community building

– Generally, all the presented archives are using the social networks, especially Facebook

– The use of the social media by the current archives is very different, but the activities are not at a standstill

– The communication in social networks is especially in the native language

– In due to that fact the communication depends on the current user

– Mainly all the archives of the presented countries are using Facebook and other applications, for example Twitter, Foursquare, Skype, Flickr, Pinterest

– Posting on Facebook by all archives means: actual information and photos about practical work “live photos”, invitations / reports, articles about events, presentation of historical photos

– All current archives didn’t ignore the fact, that for the most Internet users social media is everyday life

– The following examples of joining Facebook will show you the time when the archives started to use Web 20 applications

– In Estonia the “Virtual Reading Room” and the social media activities are an integrated whole

– The archives of Estonia have been using Facebook since 2010

– On Facebook the user not only finds the presentation of the archives, but also Estonian archival projects, for example SHIPWHER

– In the case of the Latvian Archives the use of social media is very different

– There is no clue for social networks with the exception of the Latvia State Archive of Audio-visual Documents

– In 2012 the archive joined Facebook, so the use of social media is very new.

– The Lithuanian Archives are centralized on the website of the Office of the Chief Archivist of Lithuania as a guide to each archive

– Here the user finds news-blog, online-exhibitions, projects and reports

– In Lithuania the use of social networks is very different, too

– The first archive joined Facebook in 2009.

– These archives are the Lithuanian Special Archives, the County Archives Vilnius and the National Library, which provides also the project of Epaveldas

– The main page of the Polish archives is “The Head Office of the State Archives” and here the user get all his information about the archival structure, addresses, news, reports about events, aims, publications and links to the online databases

– In Poland the archives use the possibility of social media very comprehensive.

– For example the National Digital Archive already joined Facebook in 2008 and has more than 36.000 likes.

– This archive was one of the first to use this new possibility to present its archival work with help of the Web 2.0 applications in Poland

– The Head Office of State Archives joined Facebook in 2010 and centralized all the news of the several state archives.

– At the moment the most of State Archives have their own Facebook account to communicate with their user.

– In the last two years the State Archives expand their Web 2.0 applications.

– Especially the Head Office of State Archives uses regularly other applications, like Foursquare and Twitter

Finally:

– All the presented archives are working on many projects to use the possibilities of digitisation and Web 2.0

– The social networks are used especially by the Polish and the Estonian Archives as a possibility to communicate interactively and to promote their institutions

– The Lithuanian and the Latvian Archives use social networks very hesitantly and prefer a centralized website, where the user gets all the archive-related information

– So Web 2.0 changes Internet-use and is also a challenge to the archives

– Working in Web 2.0 offers new ways of public relations and communication with the user community

 

Thank you very much!

Bilder des Bundesarchivs zum Puzzlen

Über den Webauftritt „CC PLAY“ können Personen und Momente der deutschen Geschichte spielerisch erlebt werden.

Beispielbild vom 27. Juli 1991Beispielbild vom 27. Juli 1991Quelle: BArch, B 145 Bild-F088836-0033 / Joachim Thum (bearb. durch CC PLAY)

Im Rahmen der inzwischen beendeten Kooperation von Bundesarchiv und Wikimedia Deutschland e.V. wurden zehntausende Fotos des Bundesarchivs unter der Creative Commons (CC)-Lizenz 3.0 by-sa der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt. Aus diesem Fundus hat das Kölner Game Studio the Good Evil zahlreiche Bilder ausgewählt und das kostenlose digitale Puzzle-Spiel „CC PLAY“ entwickelt.

Auf ungewöhnliche Weise erfahrbar werden so weite Teile der deutschen Geschichte des 20. Jahrhunderts. Herausragende und alltägliche, heitere und sehr dunkle Momente u.a. aus Politik, Wirtschaft, Gesellschaft und Sport: „Vom Hitlerputsch 1923 bis zur Birkensafternte in Colditz 1985“. Probieren Sie es aus!

Zum Bilderpuzzle CC PLAY des Unternehmens „The Good Evil“

Ein Dokumentationsprofil für ein Universitätsarchiv – Teil 3: Abstract and Summary

(Entwurfsfassung )

„Hochschularchive sind wesentlich mehr als nur Materialsammlungen für die Öffentlichkeitsarbeit ihrer Träger. Sie leisten einen unverzichtbaren Beitrag zur Bildung der von einer zivilisierten Gesellschaft benötigten historischen Überlieferung.“ So beginnt die Einleitung zum 2009 von einem Autorenteam vorgelegten und von der Universität des Saarlandes herausgegebenen „Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen“.[1] Und Bezug nehmend auf die typische Situation der Personen, die die Überlieferung tatsächlich formieren, findet sich wenige Zeilen weiter der Satz, dass typischerweise unter anderem der Umstand die Situation im Hochschularchiv charakterisiere, dass die „Archivarin oder der Archivar […] sehr weitgehend eigenverantwortlich“ arbeite. Einer der Autoren schreibt kurz darauf in einer ausführlichen Kommentierung des Profils in der Zeitschrift „Der Archivar“ darüber: „Das Dokumentationsprofil versteht sich […] als Handreichung, nicht als Vorschrift, und es ist an vielen Stellen offen für individuelle Lösungen.“[2]

Das Ziel eines Dokumentationsprofils für ein Archiv ist es, ein Profil vorzugeben, an dem sich die Auswahl und der Erwerb von Archivgut messen lassen können. Die Kriterien, auf denen das Profil beruht, können unterschiedlicher Art sein. Ihm können inhaltliche Aspekte und formale Aspekte aus wiederum unterschiedlichen Sichtweisen zugrunde liegen. Ein Dokumentationsprofil zu akzeptieren ist eine Entscheidung für bestimmte zu erwartende und gegen bestimmte ebenfalls zu erwartende Informationen, deren Erhalt einerseits gewünscht und deren Verlust andererseits akzeptiert wird. Das Dokumentationsprofil ist die Grundlage für die Bewertung, das heißt für die Entscheidung über Archivierung oder Vernichtung von Unterlagen.

Ein Dokumentationsprofil bestimmt nicht nur das Profil des materiellen Archivs, das auf seiner Grundlage anwächst. Es spiegelt auch das Profil des Archivs als Institution. Dem Selbstverständnis einer Institution „Archiv“ entfließt ganz wesentlich dessen Auffassung darüber, was zu archivieren ist und wie das Profil der Überlieferungsbildung aussehen soll. Nicht ohne Grund ist die erste Stufe der archivischen Erschließung die eigene Beschreibung des Archivs als archivischer Institution. Die überblicksartige Beschreibung der Archivbestände ist bereits die zweite Erschließungsstufe. Denn das Profil des Archivs als Institution lässt bereits entscheidende Rückschlüsse auf die Inhalte seiner Bestände zu, und seine Beschreibung gibt dem potentiellen Nutzer den ersten Anhaltspunkt, ob dieses Archiv für seine Forschung überhaupt von Bedeutung sein kann.

Das Universitätsarchiv hat sich entschlossen, seine Bestandsbildungsarbeiten durch nachvollziehbare und niedergelegte Prinzipien transparent zu machen. Aus diesem Grund will das Universitätsarchiv zwar nicht auf bewährte, aber eher im archivarischen Gemeingut archivtheoretischer Erkenntnis verankerte allgemeine Grundsätze verzichten, sie für die spezielle Situation des Universitätsarchivs Bayreuth aber näher konkretisieren. Des Weiteren möchte das Universitätsarchiv damit die Gelegenheit nutzen, seiner Überzeugung Ausdruck zu verleihen, dass der Schwerpunkt der Überlieferungsbildung auf der Bewertung von Funktionen und deren Beziehungsgemeinschaften fußen muss, die sich in der Überlieferung spiegeln. Deshalb stehen die Funktionen und die sie wahrnehmenden Akteure sowie die materielle Überlieferung als solche im Mittelpunkt der Dokumentationsziele und bilden zugleich die Entitäten des Metadatenmodells für die nachfolgende Erschließung.

Das Universitätsarchiv hat Grundsätze für ein Archivierungs- und Dokumentationsprofil entworfen, auf dessen Grundlage es seine Bestände bilden will. Die folgenden vier zentralen Ziele wurden darin herausgearbeitet:

  1. Die Bestandsbildung soll einem funktionalen Provenienzprinzip folgen.
  2. Als funktionale Provenienzen werden einerseits die Handlungen der Universität, andererseits deren Wirkungen angesehen, die die Entstehung von Überlieferung verursachen. Damit wird zugleich die Brücke zwischen Archivierung und Dokumentation geschlagen und die Einbeziehung von Bestandsbildnern über die des amtlichen Einzugsbereichs hinaus unumgänglich.
  3. Die Bestandsbildung zielt auf die Abbildung von Beziehungen und Beziehungsgemeinschaften („relationships“) ab und berücksichtigt dabei historische De- und Rekontextualisierungsprozesse.
  4. Die Abgrenzung der Bestände erfolgt durch den Vorgang der Erschließung.

Für die Analyse der einschlägigen Funktionen geht das Archiv zunächst von den von der amerikanischen Archivarin Helen Willa Samuels in ihrem Werk „Varsity Letters“ dargestellten Hauptfunktionen einer modernen Hochschule aus, die in der folgenden Grafik zusammen mit einigen Subfunktionen dargestellt sind.

Funktionen von Hochschularchiven nach Helen Willa Samuels


[1] Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen / von Thomas Becker, Werner Moritz, Wolfgang Müller, Klaus Nippert und Max Plassmann, hg. v. d. Universität des Saarlandes, Saarbrücken, 2009; hier: S. 7-8.

[2] Max Plassmann, Das Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen. In: Der Archivar 62 (2009), S. 132-137; hier: S. 133.

Ein Dokumentationsprofil für ein Universitätsarchiv – Teil 2: Funktionsanalyse

von Karsten Kühnel

Wo die folgenden Ausführungen Allgemeines verlassen, beziehen sie sich auf die Situation des Universitätsarchivs Bayreuth.

Die Stellung von Funktionen im Metadatenmodell

Metadatenmodell High Level

Funktionen stehen in einem Zusammenhang mit etwas, das sie wahrnimmt, mit agierenden Subjekten, gleichgültig ob die Wahrnehmung ein aktiver oder ein passiver Prozess ist. Diese Subjekte nehmen bestimmte Funktionen nicht zwangsweise wahr, vielmehr werden sie ihnen zugewiesen oder von ihnen an sich gezogen. Dabei können sich Funktionen auch verändern oder an andere Subjekte abgegeben werden. Neue Funktionen können sich entwickeln. Es stehen sich in den Funktionen und den agierenden Subjekten zwei selbständige Größen gegenüber, die in variablen Beziehungen zueinander stehen. Beide Größen stehen zudem in Beziehung zu den Archivalien, deren Entstehungsursachen und Inhalte sich aus den Konstellationen der Beziehungen und der auf sie wirkenden äußeren Einflüsse ergeben. Funktionen, Akteure und Archivalien sind die drei Größen, deren Beschreibung ein Findmittelsystem ausmacht. Eine vierte Größe ist der Akteur, der sich mit den Archivalien befasst, sie verwahrt, beschreibt und zugänglich macht. Angesichts dessen, dass der Lebenszyklus von Unterlagen nicht mit der Übergabe ans Archiv endet, sondern dort in anderer Umgebung eine weitere Lebensphase antritt, hat auch diese vierte Größe ihre Berechtigung, Teil eines Metadatenmodells für die archivische Erschließung zu werden. Im Rahmen eines Dokumentationsprofils kann die Beschreibung des Archivs, um das es sich bei jener vierten Größe handelt, zwar weitgehend unbeachtet bleiben, zu fragen ist allerdings, ob dem Archiv selbst eine bestimmte Funktion oder ein bestimmter Auftrag zugewiesen worden ist, der der archivarischen Tätigkeit in wesentlichen Bereichen eine besondere Ausrichtung gibt.

Die Professionalität der Archivarsausbildung, die Etablierung der Archivwissenschaft und die Tatsache, dass bis heute die meisten Archivare zugleich auch Historiker sind, gewährleistete und gewährleistet eine große Nähe zu den Anforderungen der Wissenschaft und Forschung sowie eine gute Vertrautheit mit den Anforderungen der Verwaltungen, Registraturen und sonstigen Schriftgutbildner. Dass Überlieferungsbildung sehr stark von speziellen Mandaten, die einer archivischen Einrichtung zugewiesen werden, bestimmt wird, zeigen zahlreiche Spezialarchive im In- und Ausland. Archive von wissenschaftlichen Instituten, von Museen und Gedenkstätten setzen andere Schwerpunkte als Staats- und Kommunalarchive, weil spezialisierte Mandate den Sammlungsauftrag sehr einzugrenzen geeignet sein können. Mit dieser Eingrenzung geht einher, dass auch die Wertfindungskriterien andere sind. Archivalien, die in der einen Archivsparte kassiert würden, würden in einer anderen vielleicht archiviert: Das ist das unbefriedigende, aber letztlich kaum vermeidbare Resümee, das einer Überlieferungsbildung im Verbund ganz neue Sichtweisen auf Kassationsrichtlinien öffnen könnte. Möglicherweise könnte dies dazu führen, dass Bewertungsentscheidungen nicht präjudizierend mit Kassationsentscheidungen zusammenfallen müssen.

Nach dem Bayerischen Archivgesetz nehmen Universitätsarchive in erster Linie die Aufgaben des subsidiär zuständigen Staatsarchivs wahr. Damit ist klar, dass sie von der klassischen Ausrichtung inhaltlich nicht durch Spezialmandate fremdbestimmter Archive nicht abweichen. Zugleich haben Universitätsarchive die Möglichkeit, die Frage nach dem Was und Warum der Archivierung zu modifizieren, zu erweitern und eigenen Interessen des Archivträgers und der archivtheoretischen Ausrichtung ein Stückweit anzupassen. Universitätsarchivare werden durch diese Selbständigkeit befähigt, Ressourcen in Gebiete zu investieren, die in Staatsarchiven wohl eher am Rande angesiedelt wären, wie etwa die Forschungsdatenarchivierung. Sie werden so den speziellen Bedürfnissen und der speziellen Überlieferung ihres Trägers besser gerecht.

Insofern die Universitätsarchive demnach eine Sparte der klassischen Archive ausmachen, ist eine so spezialisierte Überlieferung, dass sie nicht bereits aus der Bezeichnung ihres Trägers und zentralen Schriftgutbildners, der Universität, inhaltlich hinreichend klar hervorginge, nicht zu erwarten. Die Wirkung des Archivs auf die eigene Überlieferungsgestaltung macht sich in seinen Grundlagendokumenten fest: dem Archivgesetz, der Archivsatzung der Universität, dem Dokumentationsprofil, dem Metadatenmodell und in den Erschließungsrichtlinien, um die wichtigsten bei ihrem Namen zu nennen.

Vielschichtigkeit von Funktionen

Die Rolle des Archivs ist demnach eine dreifache:

  1. Es ist Schriftgutbildner, indem es durch die Bewältigung seiner Geschäftsvorfälle eigenes Registraturgut erzeugt.
  2. Es ist Akteur im Rahmen der Überlieferungformierung, indem es über Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen mehrerer Schriftgutbildner entscheidet.
  3. Es ist Verwahrer und Bereitsteller der von ihm archivierten Unterlagen.

Diese Aktivitäten lassen sich unterschiedlichen übergeordneten Funktionen zuordnen. Das Archiv ist wohl eines der besten Beispiele für Vielfalt von Subfunktionen, die sich bei einem Akteur antreffen und sich mit anderen in übergeordneten Funktionen zusammenfassen lassen.

Susanne Kogler vom Archiv der Kunstuniversität Graz postulierte im März 2013 in ihrem Vortrag über „Archiv und Wissenschaft im Dienste ‚postmodernen Wissens‘“ auf einer gemeinsamen Tagung deutscher, österreichischer und tschechischer Universitätsarchivare und Archivare wissenschaftlicher Institutionen in Prag, dem Archivnutzer die De- und Rekontextualisierung von archivalischer Information erkennbar und nachvollziehbar zu machen. Dabei zitierte sie Wolfgang Ernst: „Jenseits der traditionellen Vorstellung des Archivs als black box zeichnet sich die dynamische Konzeption komplexer Verbundsysteme aus Speichern, Menschen und Organisationen ab, im ständigen Spiel von De- und Rekontextualisierung. Aus Gedächtnisobjekten werden so Gedächtnisprozesse.“[1]

Tom Nesmith schrieb 2011 über Metadatenmodelle im Rahmen der archivischen Erschließung, mit denen Kontexte erläutert und wiedergegeben werden sollen: „My suggestion for practical descriptive work is premised on the idea that the knowledge of records and archiving actions that a wide variety of archivists and others have thought necessary in metadata and descriptive systems and standards has become so voluminous that no formal practical system could convey it.“[2] Dabei bezieht er sich auf Sue McKemmish, die diese Ansicht noch weiter konkretisiert: “By attempting to define, to categorise, pin down, and represent records and their contexts of creation, management, and use, descriptive standards and metadata schema can only ever represent a partial view of the dynamic, complex, and multi-dimensional nature of records, and their rich webs of contextual and documentary relationships.”[3] Und Peter Horsman schreibt in seinem Konferenzbeitrag “Wrapping Records in Narratives” 2011: “Context […] does not focus on the fonds as a physical entity, but on understanding the meaning of records, how they were created, used, and maintained across space and time.”[4]

Diese Zitate haben ihre hauptsächliche Auswirkung auf das Gebiet der archivischen Erschließung. Für die Funktionsanalyse zu Bewertungszwecken können sie darauf hinweisen, dass dabei mit keinen anderen Ergebnissen zu rechnen ist als mit Abbildungen von Funktionen, die in bestimmten Kontexten zum Tragen kommen. Die Entdeckung oder Herausarbeitung weiterer Beziehungsgemeinschaften (relationships) durch konsekutive De- und Rekontextualisierung logischer Informationseinheiten kann neue Funktionen aufdecken.

Die Kontextualisierung von Archivgut ist wesentlich durch die Einflüsse der Aktivitäten und Funktionen der Schriftgutbildner bestimmt. Hinzu kommen Einflüsse von Aktivitäten und Funktionen weiterer agierender Subjekte.

Eine Funktion lässt sich verknüpfen mit einem oder mehreren Akteuren, einer oder mehreren Aktionen und einer oder mehreren Wirkungen, wobei eine die Entstehung von Unterlagen ist.

 

Beziehungen Funktionen - CPFs

Einfaches Modell von Beziehungen zwischen Funktionen und Subfunktionstypen mit CPFs

 

Vorgehensweise bei der Analyse von Funktionen

Die Funktionsanalyse ist eng verflochten mit einer vorangehenden Aufgaben- und Wirkungsanalyse. Die Aufgaben finden sich zuerst in den Zuweisungen aus Rechtsvorschriften wie z.B. dem Hochschulgesetz, dann in den Geschäftsverteilungsplänen, Tätigkeitsbeschreibungen und Aktenplänen sowie in Leitbildern, „Wir über uns“-Statements und sonstigen Außendarstellungen. Die Wirkungen des universitären Handelns finden ihren Widerhall zum Beispiel in Pressespiegeln, Jahresberichten oder Vorlesungsverzeichnissen.

Die von Helen Willa Samuels erarbeite Gliederung universitärer Funktionen in sieben Hauptkategorien kann Anhaltspunkte über die Archivrelevanz von Quellen und Inhalten geben.[5] Quellen, die Information beinhalten, die einer dieser Hauptkategorien zugeordnet werden kann, enthalten potentiell archivwürdige Information.

Funktionsanalyse aus Schriftgut

In der Grafik sind aus der Menge aller Quellentypen exemplarisch solche ausgewählt, die Informationen enthalten, die für eine tiefergehende Funktionsanalyse nötig sind. Aus den gelb-grün hinterlegten Quellentypen können auf der Grundlage von Zuweisungen und Selbstverpflichtungen Subfunktionen ermittelt werden, die den blau hinterlegten Hauptfunktionen zuzuordnen sind. Aus den orange hinterlegten Quellentypen lassen sich Wirkungen und Aktionen herauslesen, die aus Zuweisungen entstanden sind. Auch das sind Informationen über Subfunktionen, die wiederum Hauptfunktionen zugeordnet werden können.

Die einzelnen auf diese Weise ermittelten Subfunktionen sind auf ihre Wichtigkeit für das Funktionieren der Universität zu prüfen. Dafür werden die folgenden Fragen an die ermittelten Subfunktionen gestellt:[6]

–          Wie lautet die Bezeichnung der Subfunktion?

–          Wie wichtig ist die Subfunktion für die Universität?

–          Wie ist die Geschichte der Subfunktion?

–          Wie hat sich die Subfunktion entwickelt und was waren die Gründe für ihre Veränderungen?

–          Welche Aspekte der Subfunktion spielen für die Universität die größte Rolle?

–          Was waren Schlüsselereignisse, Strategien und Personen, die von dieser Subfunktion beeinflusst wurden?

–          In welchen (Organisations-)Strukturen wurde die Subfunktion wahrgenommen?

Diese Fragen sind im Rahmen der Beschreibung der Funktionen nach dem Schema des Standards ISDF zu beantworten. Aus der Kenntnis der Subfunktion und ihrer Entwicklung heraus ist es nun möglich, retrospektive Dokumentationsziele zu formulieren, die dann auch die Grundlage für die Bewertung sein können. Bei der Formulierung dieser Ziele kann zum Beispiel auf besondere historische Ereignisse Bezug genommen werden und solche als besonders berücksichtigenswert festgelegt werden.[7] In dieser Phase der Bearbeitung sind gerade Aussagen über die Gründe für die Veränderung von Funktionen sowie Aussagen über die Einflusskraft von Subfunktionen nicht in der Tiefe zu treffen und können auch noch teilweise einer gründlicheren Verifizierung bedürfen.

Um von den groben Dokumentationszielen zu einem Dokumentationsplan zu kommen, sind im nächsten Schritt die Verwaltungsgeschichten der universitären Organisationseinheiten zu untersuchen. Helen Willa Samuels weist darauf hin, dass unter Verwaltungsgeschichte (administrative history) hier nicht die Geschichte der Universitätsverwaltung und der Verwaltung als Tätigkeit zu verstehen sein soll, sondern dass in ihr unter einem erweiterten Blick alle Funktionen tiefergehend begutachtet werden sollen. Ein Kapitel einer solchen Verwaltungsgeschichte einer Fakultät oder eines Instituts könnte beispielsweise aus der Aufgabenstellung entstehen: „Trace the evolution of the curriculum and the methods used to teach the curriculum“! Das wäre eine Untersuchung einer Subfunktion der Gruppe „Convey knowledge“. [8] Die Ergebnisse können (ggf. verkürzt) in eine ISDF-standardmäßige Funktionsbeschreibung einfließen.

Der ISDF-Standard gliedert die Funktionsbeschreibung in die Sektionen Identity; Context; Relationships; Control; Relating Functions/Activities to Corporate Bodies, Archival Materials and Other Resources. Dabei werden im letzten Abschnitt die Bezüge herausgearbeitet, die die beschriebene Funktion zu Schriftgutbildnern und zu Archivalien und Archivgutbeständen hat. Beispielsweise werden hier die Organisationseinheiten genannt, die die beschriebene Funktion verrichten.

Die Untersuchungen sollten durch ein Team vorgenommen werden, da sie umfangreich und zeitaufwendig sind. Sie wären für ein studentisches Seminar mit Hausarbeiten geeignet.

Die Erarbeitung eines Dokumentationsprofils mit all den bisher skizzierten Stufenbestandteilen führt zwar zu einer gründlichen Überlieferungsbildung. Gleichzeitig lässt es erahnen, dass vom Beginn seiner Erarbeitung bis zur Übernahme von Archivgut ein gutes Stück Zeit vergehen kann. Deshalb ist es aus pragmatischen Gründen ratsam, bereits vor der tieferen Funktionsanalyse ein Merkblatt an die Schriftgutbildner zu geben, auf dem schriftguttypbezogen Hinweise gegeben werden, welche Unterlagen für das Archiv von besonderem Interesse sind.

Funktionen von Hochschularchiven nach Helen Willa Samuels

Hauptfunktionen und Subfunktionen ersten Ranges nach Helen Willa Samuels

 

 


[1] Wolfgang Ernst, Das Rumoren der Archive. Ordnung aus Unordnung, Berlin: Merve, 2002, S. 138-139.

[2] Tom Nesmith, Documenting Appraisal as a Societal-Archival Process: Theory, Practice, and Ethics in the Walk of Helen Willa Samuels, In: Controlling the Past – Documenting Society and Institutions, Essays in Honor of Helen Willa Samuels, hg. v. Terry Cook, Chicago 2011, S. 31-50, hier S.34.

[3] Sue McKemmish, Placing Records Continuum Theory and Practice. In: Archival Science 2001, S. 354.

[4] In: Usability of the Archives of the International Tracing Service – Workshop at the ITS, 10/11 October 2011. – Online-Publikation des Internationalen Suchdienstes. – Bad Arolsen, 2011: http://www.its-arolsen.org/fr/aktuelles/aktuelles-2011/index.html?expand=5591&cHash=235961ff533a09ac50e905cfca3a06a9.

[5] Vgl. Einleitung

[6] Vgl. für die im Folgenden beschriebene Vorgehensweise die Ausführungen von Helen Willa Samuels (Varsity Letters, S. 256 ff.)!

[7] Denkbar wäre ein Hinweis auf die Grenzöffnung 1989 und die Beobachtung der Auswirkung auf die Studentenzahlen und die Lehrinhalte der geisteswissenschaftlichen Fächer.

[8] Samuels, Varsity Letters, S. 259-261.

Ein Dokumentationsprofil für ein Universitätsarchiv – Teil 1: Grundlegung

von Karsten Kühnel

Der folgende Beitrag soll die Anwendbarkeit und mögliche Ausrichtung eines Archivierungs- und Dokumentationsprofils für das Universitätsarchiv Bayreuth reflektieren. Der Autor würde sich über eine rege Diskussion und konstruktive Kommentare in diesem Blog freuen.

„Hochschularchive sind wesentlich mehr als nur Materialsammlungen für die Öffentlichkeitsarbeit ihrer Träger. Sie leisten einen unverzichtbaren Beitrag zur Bildung der von einer zivilisierten Gesellschaft benötigten historischen Überlieferung.“ So beginnt die Einleitung zum 2009 von einem Autorenteam vorgelegten und von der Universität des Saarlandes herausgegebenen „Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen“.[1] Und Bezug nehmend auf die typische Situation der Personen, die die Überlieferung tatsächlich formieren, findet sich wenige Zeilen weiter der Satz, dass typischerweise unter anderem der Umstand die Situation im Hochschularchiv charakterisiere, dass die „Archivarin oder der Archivar […] sehr weitgehend eigenverantwortlich“ arbeite. Einer der Autoren schreibt kurz darauf in einer ausführlichen Kommentierung des Profils in der Zeitschrift „Der Archivar“ darüber: „Das Dokumentationsprofil versteht sich […] als Handreichung, nicht als Vorschrift, und es ist an vielen Stellen offen für individuelle Lösungen.“[2]

Das Ziel eines Dokumentationsprofils für ein Archiv ist es, ein Profil vorzugeben, an dem sich die Auswahl und der Erwerb von Archivgut messen lassen können. Die Kriterien, auf denen das Profil beruht, können unterschiedlicher Art sein. Ihm können inhaltliche Aspekte und formale Aspekte aus wiederum unterschiedlichen Sichtweisen zugrunde liegen. Ein Dokumentationsprofil zu akzeptieren ist eine Entscheidung für bestimmte zu erwartende und gegen bestimmte ebenfalls zu erwartende Informationen, deren Erhalt einerseits gewünscht und deren Verlust andererseits akzeptiert wird. Das Dokumentationsprofil ist die Grundlage für die Bewertung, das heißt für die Entscheidung über Archivierung oder Vernichtung von Unterlagen.

Ein Dokumentationsprofil bestimmt nicht nur das Profil des materiellen Archivs, das auf seiner Grundlage anwächst. Es spiegelt auch das Profil des Archivs als Institution. Dem Selbstverständnis einer Institution „Archiv“ entfließt ganz wesentlich dessen Auffassung darüber, was zu archivieren ist und wie das Profil der Überlieferungsbildung aussehen soll. Nicht ohne Grund ist die erste Stufe der archivischen Erschließung die eigene Beschreibung des Archivs als archivischer Institution. Die überblicksartige Beschreibung der Archivbestände ist bereits die zweite Erschließungsstufe. Denn das Profil des Archivs als Institution lässt bereits entscheidende Rückschlüsse auf die Inhalte seiner Bestände zu, und seine Beschreibung gibt dem potentiellen Nutzer den ersten Anhaltspunkt, ob dieses Archiv für seine Forschung überhaupt von Bedeutung sein kann.

„Archivalien konservieren Spuren und Überreste vergangener Zeit.“ So schreibt Alf Lüdtke in seinem Nachwort zur deutschen Übersetzung von Arlette Farge’s Le goût de l’archive.[3] Die Autorin selbst schreibt an einer Stelle über das Archiv: „Unter dem Archiv organisiert sich das Relief, man muss es nur zu lesen wissen – und sehen, dass es an eben diesem Ort eine Produktion von Sinn gibt, an einem Ort, an dem die Leben, ohne es sich ausgesucht zu haben, auf die Macht stoßen.“[4] Farge schreibt diesen Satz angesichts von Archivalien aus dem 18. Jahrhundert. Und doch ist die reliefartige Überlieferungsbildung ein Thema, das seit dem Ende des Ersten Weltkriegs in der sich allmählich bildenden Archivwissenschaft bis heute eine bedeutende Rolle spielt. Heinrich Otto Meisners „Schutz und Pflege des staatlichen Archivguts mit besonderer Berücksichtigung des Kassationsproblems“ von 1939 wird noch heute als Meilenstein in der Bewertungsdiskussion zitiert.[5] Im Jahr 1965 legte die Staatliche Archivverwaltung der Deutschen Demokratischen Republik unter dem Titel „Grundsätze der Wertermittlung ein ausführliches schriftliches Profil für die archivische Überlieferungsbildung unter marxistisch-leninistischen Leitlinien vor, das sie 1984 noch einmal überarbeitete.[6]

In Westdeutschland war es Hans Booms, der 1972 die Überlieferungsbildung auf der Grundlage eines Dokumentationsprofils vorschlug und damit auf großen Widerstand und Ablehnung im Kreis seiner Kollegen stieß.[7] Angelika Menne-Haritz beleuchtete in ihrem Vortrag auf dem ersten Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg, das am 28. und 29. Juni 1994 unter dem Leitthema „Bilanz und Perspektiven archivischer Bewertung“ stand, terminologische Unschärfen im Zusammenhang mit der Bewertung. Dabei analysiert sie die Verwendung der Begriffe des „Archivierens“ und des „Dokumentierens“ im Rahmen der Überlieferungsbildung und kommt zu der bemerkenswerten Aussage: „Dokumentation gesellschaftlicher Phänomene interessiert sich nicht für Evidenz. Sie läuft Gefahr, Kontexte zu zerstören, ohne zu wissen, was sie tut, da sie nur ihre subjektiven Inhaltsfragen sieht. Dann wird Geschichte zerstört, weil Evidenz vernichtet wird und die Interpretationskontexte für Fakten fehlen.“ Und sie gipfelt in der Warnung vor einem Paradigmenwechsel in der Kultur der Geschichte tradierenden Institutionen: „Wenn Archive sich als Dokumentationsstellen verstehen, besteht die Gefahr, daß sie sich zu rückwärtsgewandten Dokumentenmuseen entwickeln und vom lebendigen, zukunftsorientierten Zusammenspiel mit der Exekutive abgeschnitten werden.“[8]

Die Gegner von Dokumentationsprofilen stellten ihnen den Anspruch an die Bewertung gegenüber, eine nicht auf bestimmte, inhaltlich orientierte und somit vorhersehbare Fragestellungen ausgerichtete, sondern eine nach Möglichkeit für alle Fragestellungen offene Überlieferung zu bilden, die die Kontexte ihrer ursprünglichen Entstehung bewahrt. Infolge dieser Ausrichtung machte sich die Bewertung an Maßgaben wie Zuständigkeiten, Federführung, Verwaltungshierarchie und Aktenplänen fest und mündete in Bewertungsmodelle, die den Grat zwischen horizontalen und vertikalen Bezügen unter Überlieferungsbildnern gangbar machte. Retrospektiv kann man von einer Etablierung einer anderen Art von Dokumentationsprofilen sprechen, die mehr auf formale Bezüge ausgerichtet waren und noch sind, die aber die inhaltlichen Aspekte auch nicht außer Acht ließen.

Damit einher ging das nur zaghafte Aufgeben der Tradition der engen Bindung an den eigenen Träger bzw. an die Behörden in der Sprengelhoheit eines Archivs. Archive waren dazu da, die Überlieferung derjenigen Einrichtungen zu archivieren, für die sie explizit als zuständig deklariert worden waren. Je mehr sich die historische Forschung der ganzen Breite gesamtgesellschaftlicher Überlieferung und Dokumentation zuwandte, desto mehr wurden die Archive aus dem Mittelpunkt des Interesses der Historiker bei der Suche nach authentischen Quellen verdrängt. Die Bildung von Ergänzungsüberlieferung in Form von Sammlungen und Nachlässen wird heute zu den Kernaufgaben eines Archivs gerechnet, was durchaus nicht immer selbstverständlich gewesen war.[9] Diese Selbstverständlichkeit zeigt aber exemplarisch, wie sich das Selbstverständnis der Archive in den vergangenen Jahrzehnten schrittweise verändert hat. Das Bewusstsein, in einem Archiv immer nur Ausschnitte der gesamtgesellschaftlichen Entwicklungen abbilden zu können, rückte wieder die Frage nach den Inhalten in den Vordergrund: Was oder welche Entwicklungsstränge sollen abgebildet werden? „In diesem Szenario kann das Ziel der Bewertung einzelner Überlieferungen nicht darin bestehen, die Tätigkeit einer Provenienzstelle abzubilden, sondern möglichst aussagekräftige Spuren aus der jeweils berührten Lebenswirklichkeit zu bewahren“, ist die Antwort, die Robert Kretzschmar in seiner Einführung in das Positionspapier des Arbeitskreises Archivische Bewertung im VdA zur archivischen Überlieferungsbildung gibt.[10] Wie nebenbei wurde der Dokumentationscharakter archivarischer Tätigkeit terminologisch salonfähig. Max Plassmann ging auf das terminologische Unbehagen in seinem 2004 veröffentlichten Aufsatz „Dokumentationsziele als Grundlage der Arbeit von Universitätsarchiven: Bewertung, Erschließung, Bestandserhaltung“ noch ein, wenn er schreibt: „Wer etwa aus standespolitischen Erwägungen heraus Unbehagen verspürt, den Begriff ‚Dokumentation‘ zu nutzen, der mag auch auf ‚Festlegung inhaltlicher Ziele der Überlieferungsbildung‘ oder etwas anderes ausweichen.“[11]

Das Positionspapier des Arbeitskreises Archivische Bewertung von 2004 rät zu Abstimmungen zwischen Archiven unterschiedlicher Träger bei Überschneidungen und Berührungen und empfiehlt die Methode der horizontalen und vertikalen Bewertung zur archivübergreifenden Überlieferungsbildung. Gleichzeitig wird vor dieser Bewertungsmethode gewarnt, sofern keine verlässlich strukturierte Akten- und Registraturführung vorliegt. Somit kommt das Modell für weite Bereiche universitärer Überlieferung nicht in Frage. Das Thema blieb aktuell und mündete in die Forderung, Überlieferung im Verbund zu gestalten. Im Jahr 2011 folgte vom gleichen Arbeitskreis ein Positionspapier zur „Überlieferungsbildung im Verbund“, das an das Papier von 2004 anknüpfte.[12] Was Überlieferung im Verbund ist, definieren die Autoren wie folgt: „Überlieferungsbildung im Verbund bedeutet, dass sich Archive unterschiedlicher Trägerschaft in einem definierten, beide Seiten berührenden Zuständigkeitsbereich bei der Überlieferungsbildung austauschen und abstimmen. Das Ziel des Abstimmungsprozesses zwischen den beteiligten Archiven sind langfristig verlässliche Absprachen, die darauf abzielen, eine qualitätsvolle, sich ergänzende und Redundanzen vermeidende Überlieferung bei gleichzeitiger grundsätzlicher Wahrung des Provenienzprinzips und der Sprengelzuständigkeit zu schaffen.“[13] Berührungspunkte mehrerer Universitätsarchive können sich beispielsweise bei Professorennachlässen ergeben. Hier könnten gemeinsame Richtlinien vereinbart werden, nach denen bestimmte Konstellationen einem bestimmten Universitätsarchiv den Vortritt einräumen. Hinsichtlich der Überlieferung studentischer Initiativen wäre beispielsweise mit dem jeweiligen Stadtarchiv zu klären, wer sich dafür zuständig fühlen soll.

Überlieferungsbildung im Verbund ist aber nach dem Papier des Arbeitskreises deutlich mehr, ja wohl sogar eigentlich etwas anderes als Verabredungen über den besten Verwahrungsort für Bestände. Sie bezieht sich auf Abreden hinsichtlich der zu überliefernden Inhalte und basiert demnach auf gemeinsam vereinbarten Dokumentationsprofilen, Festlegungen inhaltlicher Ziele oder Bewertungsmodellen. Ist bereits die Festlegung inhaltlicher Dokumentationsziele innerhalb eines einzelnen Archivs eine strategische Entscheidung enormer Reichweite, so ist sie es umso mehr im Kreis von Überlieferungsverbünden.

Destruktiv wäre es, die Ergebnisse der Bewertungsdiskussion der 1990er Jahre einfach über Bord zu werfen, und den Informationswert von Unterlagen als das einzig Wahre für die Bestimmung der Ziele einer Überlieferungsbildung und von Bewertungskriterien anzusehen. Man würde dadurch um Jahrzehnte zurückfallen und sich zudem einer historischen Mindermeinung anschließen. Frank M. Bischoff brachte in seinem Vortrag über „Bewertung als Gegenstand der Archivarsausbildung“ auf einem Workshop der Archivschule Marburg im November 2004 im Zusammenhang mit der Vielfalt von Bewertungsansätzen, die die Archivwissenschaft kannte und noch kennt, den in den 1990er Jahren in Deutschland wirkungsvoll von Angelika Menne-Haritz propagierten Schellenbergschen Ansatz erneut ins Bewusstsein der Archivare.[14] Er betonte dabei, dass die Diskussion der 90er Jahre zu einer Polarisierung im Archivarsstand und letztlich zu einer übermäßigen Betonung des Evidenzwertes als Bewertungskriterium geführt habe, dass aber Schellenberg mit dem Evidenzwert auch den Informationswert verknüpft habe. Der Hinweis Bischoffs kann als Aufforderung verstanden werden, Dokumentationsprofile nicht nur inhalts- oder informationswertorientiert auszurichten, sondern auch mit den Elementen der Evidenzdokumentation synergetisch zu verbinden.

Bemerkenswert ist, dass sich das bereits erwähnte Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen von 2009 nach Aussage Max Plassmanns in seiner ebenfalls bereits genannten Kommentierung im Archivar an den „Hauptaufgaben von Universitäten – Forschung und Lehre“ orientiert, dass in der Einleitung des Dokumentationsproifls selbst aber stets nur von Inhalten die Rede ist, an denen man sich orientiere: „Das Dokumentationsprofil orientiert sich vorrangig an den in Hochschularchiven zur Bewertung anstehenden Inhalten und setzt sich dabei mit typischen Schriftgutsorten auseinander. Die Überlieferungssituation an Hochschulen ist oft so unübersichtlich, dass eine vorrangig nach Organisationsstrukturen gegliederte Darstellung die weniger sinnvolle Alternative wäre.“[15] In beiden Texten ist von Funktionen einer Universität als Orientierungskriterien nicht die Rede, obwohl doch einiges darauf hindeutet, dass die Intention der Autoren in etwa in diese Richtung ging. Es zeigt sich jedoch bei anderen Dokumentationsprofilen der letzten Jahre, dass Funktionsorientierung offenbar insgesamt keine herausragende Rolle spielte. In ihrer „Arbeitshilfe zur Erstellung eines Dokumentationsprofils für Kommunalarchive – Einführung in das Konzept der BKK zur Überlieferungsbildung und Textabdruck“ lässt Irmgard Christa Becker eine sehr starke inhaltsbezogene Orientierung erkennen, die Aufgaben- und Funktionsbezogenheit in den Hintergrund zu stellen scheint.[16]

Die amerikanische Archivarin und Bibliothekarin Helen Willa Samuels veröffentlichte 1998 unter dem Titel „Varsity Letters“ ein Buch über die Dokumentation von Universitäten und ebnete darin den Weg zur Erstellung eines auf Funktionen basierenden Dokumentationsprofils. Sie stellt bereits im einleitenden „Rationale“ prägnant fest, dass Funktionen von Organisationsstrukturen gelöst zu betrachten sind und zitiert dazu David Baerman und Richard Lytle: „Functions are independent of organizational structures, more closely related to the significance of documentation than organizational structures, and both finite in number and linguistically simple.“[17] Die Funktionen, die sie für Hochschulen herausarbeitet, sind gegründet auf eine Analyse dessen, was diese Institution tut. Damit unterscheidet sich ihre Herangehensweise von der Beschreibung zugewiesener Funktionen und blickt stattdessen auf die in Vergangenheit und Gegenwart tatsächlich wahrgenommenen Funktionen. Sie unterscheidet sich damit auch vom Funktionsbegriff des ISDF-Standards des Internationalen Archivrats, der eine Funktion wie folgt definiert: „Any high level purpose, responsibility or task assigned to the accountability agenda of a corporate body by legislation, policy or mandate. Functions may be decomposed into sets of co-ordinated operations such as subfunctions, business processes, activities, tasks or transactions.”[18] Dabei ist es ihr ein Anliegen, von der Betrachtung der einzelnen Akte oder der einzelnen Büros bei der Bewertung loszukommen und den Bewertungsvorgang mit der Analyse des konzeptualen Kontexts der Unterlagen einer Universität vorzubereiten. Mit Terry Cook befürwortet sie einen Perspektivenwechsel von der physischen Einheit zur intellektuellen, „from matter to mind“.[19] Samuels möchte bei der Funktionsanalyse die enge Sichtweise auf die Reflexion administrativer Prozesse aufgeben und in den Funktionen zwar auch die administrativen Aktivitäten, aber ebenso die anderer Akteure wie der Studenten, der Fakultäten, des Personals und von Personen und Körperschaften außerhalb der Universität einbeziehen.

Sie kommt schließlich zu sieben Hauptfunktionen einer modernen Hochschule:

  1. Ausstellen von Zeugnissen: beinhaltet den Prozess des Anwerbens, Auswählens und Zulassens von Studenten, die Vergabe finanzieller Unterstützung und akademischer Beratung sowie die Graduierung der Studierenden.
  2. Transport von Wissen: beinhaltet die Gestaltung der Curricula und die Lernprozesse.
  3. Förderung der Sozialisation: beinhaltet die informellen Lernvorgänge außerhalb der Vorlesungen und Seminare in organisierter und nicht organisierter Form im häuslichen Leben, in extracurricularen Aktivitäten und in persönlicher Beratung.
  4. Forschung und Ermöglichung von Forschung: beinhaltet Maßnahmen und Aktivitäten der Fakultäten und graduierten Studenten bei der Suche nach neuem Wissen und neuer Erkenntnis
  5. Verwaltung der Institution: beinhaltet die Aktivitäten, die für den reibungslosen Betrieb der Institution nötig sind (inkl. Leitung, Finanz- und Personalverwaltung, technische Anlagenverwaltung etc.).
  6. Dienstleistungen für die Öffentlichkeit: beinhaltet die Aktivitäten, die in erster Linie für externe Adressaten(gruppen) erfolgen (inkl. technische Supportdienstleistungen und Weiterbildungsangebote).
  7. Kulturelle Integration: bedeutet die Funktion der Institution als Vermittler von Kultur, z.B. durch die Unterhaltung von Sammlungen, Museen, Bibliotheken und Archiven.

Schwieriger wird es nun bei der Zuordnung von Aktivitäten zu Funktionen, und Samuels räumt selbst ein, dass ein und dieselbe Aktivität durchaus in unterschiedliche oder mehrere Funktionen eingereiht werden könnte. Es sei aber auch von ihr nicht beabsichtigt gewesen, Aktivitäten speziellen Funktionen zuzuordnen, sondern einen Ausgangspunkt für eine weitergehende Funktionsanalyse anzubieten und das Verständnis von Funktionen zu fördern.[20]

Es stehen nun vier Größen sowohl als Bestandsbildungs- als auch als mögliche Ordnungskriterien archivischer Überlieferung im Raum:

  1. Inhalte
  2. Strukturen
  3. Aufgaben
  4. Funktionen

Inhalte zu archivieren ist nichts anderes als das zu archivieren, was das Objekt der Archivierung überhaupt ist: Information. Bei der Überlieferungsbildung bedarf es demnach eines Konsenses darüber, welcher Wert einer Information innewohnen muss, um sie archivwürdig erscheinen zu lassen. Schellenberg nennt für die Analyse des Informationswerts drei Kriterien, die ihm dabei wichtig sind: den Unikatcharakter der Information, ihre Form und ihre Bedeutung für die historische Forschung. Zu finden ist Information in den Unterlagen, die prozessbezogen und ergebnishaft davon zeugen, mit welchen Angelegenheiten ein Schriftgutbildner zu tun hatte.[21] Doch wird man bei der Archivierung von Information letztlich nie um die parallele Evidenzwertermittlung herumkommen, die ebenfalls bereits bei Schellenberg die Informationswertermittlung gleichberechtigt begleitet.[22] Denn nur so lässt sich garantieren, dass Information nicht kontextdefizitär bewahrt wird. Kontexte sind durch Handlungen verursacht, die mit Zwecken und Aufgaben im Zusammenhang stehen. Insofern kann man davon ausgehen, dass eine primäre Konzentration auf kontextverursachende Kriterien eher zu seiner umfassend aussagekräftigen Überlieferung führt als eine primäre Konzentration auf Inhalte.

Strukturen unterliegen häufigen Veränderungen und müssen mit Aufgaben und Funktionen nicht deckungsgleich sein. Die Dokumentation von Organisationsstrukturen und ihrer historischen Entwicklung beinhaltet Aussagen zur Arbeitsweise der Einrichtung und hat einen hohen Wert für die Evidenzüberlieferung. Deshalb kann die Archivierung von Information über Strukturen nicht unterbleiben. Die Nutzung von Archivgut, das den Strukturen einer Einrichtung entsprechend in Findmitteln präsentiert wird, ist für den Nutzer dadurch erschwert, dass er für eine systematische Suche Kenntnisse über die Aufgaben und Funktionen der jeweiligen Organisationseinheiten und über chronologische Schnitte, an denen sich Aufgaben- und Funktionszuweisungen geändert haben, kennen muss. Ein intensives Studium der Schriftgutbildner und ihrer Geschichte muss der effizienten Archivgutrecherche vorausgehen.

Aufgaben werden zugewiesen. Die Zuweisung einer Aufgabe sagt jedoch noch nichts über den Grad und die Art ihrer tatsächlichen Erfüllung aus. Zudem versuchen Aufgabenzuweisungen, den Tätigkeitsrahmen und den Wirkungskreis einer Institution ex ante abzustecken. Das Fortwirken und das Feedback, das sich aus der Erfüllung von Aufgaben ergibt, ist in eine aufgabenbezogene Dokumentation nicht eingebunden. Gleichwohl basiert das Handeln und Funktionieren einer Einrichtung darauf, zugewiesene Aufgaben wahrzunehmen. Für die Recherche nach geeignetem Archivgut ist es für den Forscher wichtig, die Aufgaben eines Bestandsbildners zu kennen, um einschätzen zu können, ob dessen Überlieferung für sein Forschungsthema relevant sein kann. Die Orientierung an Schriftgutbildnern und an deren zugewiesenen Aufgaben ist ein grundlegendes Element des Provenienzprinzips.

Funktionen, verstanden als Zusammenfassung von Aufgaben, Handeln und Wirken einer Stelle, betrachten das Leben einer Einrichtung, ohne dabei eine fremdbestimmte Sichtweise einnehmen zu müssen. So ist es beispielsweise nicht mehr die Sicht des Aufgaben zuweisenden Staats auf eine seiner Behörden, die der Archivar für die Dokumentation, Archivierung oder Bewertung einnehmen muss, vielmehr ermöglicht die Bestandsbildung auf der Grundlage von Funktionen eine objektivere oder neutralere Sicht auf den Bestandsbildner. Funktionsorientierung vermeidet zudem eine Fragestellungen an das Archivgut vorwegnehmende inhaltsorientierte Bestandsbildung, weil sie keine Inhalte definiert, sondern neben Funktionen, die sich durch Aktivitätsbezeichnungen darstellen lassen und dann mit Aufgaben zusammenfallen, den Ausfluss des Handelns einer Stelle durch die beobachtete Wirkung als Funktionsbenennung kennt. Will man Funktionen nach diesem Verständnis als Bestandsbildungskriterien heranziehen, so steht man freilich vor der Situation, dass ihre Bezeichnung hinsichtlich des Zeitraums des Handelns einer Stelle erst ex post geschehen kann, weil erst dann eine Funktionsanalyse im Sinne einer Wirkungsanalyse möglich wird. Hier könnte ein Konfliktpotential mit den Grundsätzen des Provenienzprinzips bestehen, das sich aber als ein nur scheinbares erweist, wenn man auf die Ursache von Verwaltungshandeln als aus der Not, das Chaos im menschlichen Zusammenleben zu verhindern, geborene Tätigkeit sieht. Dann nämlich sind auch Aufgabenzuweisungen an öffentliche Stellen als Resultate der Erkenntnis über ein Handlungsvakuum zu verstehen und somit ebenfalls ex post definiert. Die Funktionsanalyse geht insofern weiter, als sie auf das täglich neu von einer öffentlichen Stelle zu erkennende und auszufüllende Handlungsvakuum rekurriert, das die Realität ihres Wirkens in all seiner Breite bestimmt. Sie nimmt insofern Bezug sowohl auf die Ursache als auch auf die Wirkung von Handlungen.

Der Standard ISDF sieht in der Beschreibung von Funktionen eine Möglichkeit, Archivgut mit höherer Sorgfalt in seinen Entstehungs- und Verwendungszusammenhängen zu präsentieren und Beziehungen zu anderen Teilen des Archivguts herauszuarbeiten.[23] Funktionsanalyse wird in ihm als mögliche Grundlage für die Ordnung, Klassifikation und Beschreibung, für die Bewertung und für die Recherche und Auswertung von Archivgut bezeichnet.[24] Außerdem ist die Beziehung zwischen Archivgut und den seine Entstehung verursachenden Funktionen eine mögliche Definition des Begriffs der Provenienz.[25]

Das Dokumentationsprofil des Universitätsarchivs Bayreuth ist die Grundlage seiner Bestandsbildung. Es orientiert sich an den Funktionen der Universität in ihrem Handeln und gesamtgesellschaftlichen Wirken und greift somit über die amtliche Überlieferung der Universität hinaus und bezieht externe und private Stellen in die Bestandsbildung mit ein. Dabei bleibt es dem Provenienzprinzip treu, indem es Funktionen als Ursachen für Entstehungsprozesse auffasst, beschreibt und bei der Bewertung der Archivwürdigkeit als maßgebende Kriterien mitwirken lässt.


[1] Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen / von Thomas Becker, Werner Moritz, Wolfgang Müller, Klaus Nippert und Max Plassmann, hg. v. d. Universität des Saarlandes, Saarbrücken, 2009; hier: S. 7-8.

[2] Max Plassmann, Das Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen. In: Der Archivar 62 (2009), S. 132-137; hier: S. 133.

[3] Arlette Farge, Der Geschmack des Archivs, aus dem Französischen von Jörn Etzold in Zusammenarbeit mit Alf Lüdtke, Göttingen, Wallstein Verlag, 2011; Nachwort von Alf Lüdtke, S. 115.

[4] Farge, aaO, S. 28.

[5] In: Archivalische Zeitschrift, 45 (1939), S. 34-51.

[6] Grundsätze der Wertermittlung für die Aufbewahrung und Kassation von Schriftgut der sozialistischen Epoche in der Deutschen Demokratischen Republik, hrsg. v. d. Staatlichen Archivverwaltung im Ministerium des Innern der Deutschen Demokratischen Republik, 1965, S. 14.

[7] Hans Booms, Gesellschaftsordnung und Überlieferungsbildung – zur Theorie archivarischer Quellenbewertung. In: Archivalische Zeitschrift, 68 (1972), S. 3-40. Der Beitrag wurde 1987 ins Englische übersetzt und in der kanadischen Zeitschrift „Archivaria“ (24) unter der Überschrift „Society and the Formation of a Documentary Heritage: Issues in the Appraisal of Archival Sources“ veröffentlicht. Booms nimmt erneut Bezug darauf in einer Neubetrachtung unter dem Titel „Überlieferungsbildung: Keeping Archives as a Social and Political Activity“ in Archivaria 33 (1991/92, S. 25-33), die erst 1999 in Deutschland unter „Überlieferungsbildung als eine soziale und politische Tätigkeit“ verbreiteter zugänglich wird (Archivistica docet. Beiträge zur Archivwissenschaft und ihres interdisziplinären Umfelds. Hrsg. von Friedrich Beck, Wolfgang Hempel, Eckard Henning (Potsdamer Studien 9). Potsdam 1999. S. 77-89).

[8] Angelika Menne-Haritz, Archivierung oder Dokumentation – Terminologische Fallen in der archivischen Bewertung. In: Bilanz und Perpektiven archivischer Bewertung – Beiträge eines Archivwissenschaftlichen Kolloquiums, hg. v. Andrea Wettmann, Marburg, 1994 (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Bd. 21), S. 232.

[9] Noch im März 2013 sah der Bayerische Archivtag die Notwendigkeit, dieses Selbstverständnis zu propagieren, indem er sein Motto in eine rhetorische Frage kleidete: Pflicht oder Kür? Nachlässe, Sammlungen, Verbandsschriftgut“.

[10] Robert Kretzschmar, Positionen des Arbeitskreises Archivische Bewertung im VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare zur archivischen Überlieferungsbildung. In: Der Archivar 58 (2005), S. 88-94; hier: S. 90. Im Internet wurde das Positionspapier bereits im November 2004.

[11] Max Plassmann, Dokumentationsziele als Grundlage der Arbeit von Universitätsarchiven: Bewertung, Erschließung, Bestandserhaltung. In: Dokumentationsziele und Aspekte der Bewertung in Hochschularchiven und Archiven wissenschaftlicher Institutionen – Beiträge zur Frühjahrstagung der Fachgruppe 8 – Archivare an Hochschularchiven und Archiven wissenschaftlicher Insitutionen – des Verbandes deutscher Archivarinnen und Archivare am 23. und 24. März 2006, hg. v. d. Universität des Saarlandes, Saarbrücken, 2007 (= Universitätsreden, Bd. 73), S. 33-45; hier: S. 34.

[12] Abgedruckt in: Der Archivar 65 (2012), S. 6-11.

[13] aaO, S. 7.

[14] Frank M. Bischoff, Bewertung als Gegenstand der Archivarsausbildung – Fragen aus Sicht der Archivschule Marburg. In: Neue Perspektiven archivischer Bewertung, hg. v. Frank M. Bischoff u. Robert Kretzschmar, Marburg, 2005, S. 119-144; hier v.a.: S. 140-141; Theodore R. Schellenberg, Die Bewertung modernen Verwaltungsschriftguts, übers. und hrsg. v. Angelika Menne-Haritz, Marburg 1990 (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, 7).

[15] Dokumentationsprofil, S. 12.

[16] In: Der Archivar 62. 2009, S. 122-131.

[17] David Bearman und Richard Lytle, The Power of the Principle of Provenance. In: Archivaria 21 (Winter 1985-86), S. 22; zitiert aus: Helen Willa Samuels, Varsity Letters – Documenting Modern Colleges and Universities, Lanham, Md., und London, 1998, S. 4. Die gleiche Auffassung vertreten die Autoren des Standards ISDF: “Functions are recognised as generally being more stable than administrative structures, which are often amalgamated or devolved when restructuring takes place.“ (ISDF, Kap. 1.3).

[18] ISDF – International Standard for Describing Functions, First Edition, hg. v. International Council on Archives (ICA), 2007

[19] Samuels zitiert hier Terry Cook, Mind or Matter – Towards a New Theory of Archival Appraisal. In: Festschrift für Hugo Taylor, hg. v. d. Association of Canadian Archivists, 1992.; bei Samuels auf Seite 3.

[20] Samuels, Varsity Letters, S. 22-23.

[21] Theodore R. Schellenberg, Die Bewertung modernen Verwaltungsschriftguts, übers. u. hg. v. Angelika Menne-Haritz, Marburg 1990 (= Veröfffentlichungen der Archivschule Marburg, 17), S. 58-59.

[22] Vgl Schellenberg, aaO, S. 38 ff.

[23] ISDF, Kap. 1.4.

[24] ISDF, Kap. 1.3.

[25] ISDF, Kap. 3 „Glossary of Terms and Definitions“, s.v. “Provenance. […] Provenance is also the relationship between records and the functions which generated the need of the records.”

Tagungsbericht „Offene Archive?“

Der vorliegende Tagungsbericht erschien im letzten Heft des „Archivar“ (Heft 2 2013, S. 197-201). Wir danken Autor und Redaktion dafür, den Beitrag hier veröffentlichen zu können.

 

Offene Archive?

 

„Offene Archive? Archive 2.0 im deutschen Sprachraum (und im europäischen Kontext)“ war der Titel einer Tagung, die am 22. und 23. November 2012 in Speyer stattfand. Organisiert wurde diese Tagung vom Stadtarchiv Speyer, dem Kreisarchiv Siegen-Wittgenstein und dem International Centre for Archival Research (ICARUS). Rund 80 Teilnehmer kamen im Sitzungssaal des Stadtrats im Rathaus Speyer zusammen, den sie zwei Tage lang für diese Tagung nutzen konnten. Neben Vorträgen mit anschließender Diskussion wurde den Teilnehmern auch die Nutzung einer Twitterwall geboten, auf der aktuelle Eindrücke und Kommentare zur Tagung via Twitter sichtbar gemacht wurden.

Das Web 2.0 werde bislang von den Archiven nur wenig genutzt, stellte Joachim Kemper (Stadtarchiv Speyer) in seinem Grußwort fest – eine Feststellung, die in der Folge noch viele aufgriffen. Ernst Otto Bräunche (Stadtarchiv Karlsruhe) bestätigte dies in seinem Grußwort als Vorsitzender der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag und wies darauf hin, dass auch sein Archiv auf diesem Feld noch nicht aktiv geworden sei. Andererseits nannte er einige Aktivitäten von Kommunalarchiven im Web 2.0, die zeigen sollten, dass das Thema aufgegriffen werde. Thomas Just (Österreichisches Staatsarchiv; ICARUS) stellte ICARUS als Vereinigung für archivische Forschung mit seinen zahlreichen Projekten vor.

 

Allgemeines Web 2.0-Modul

 

Die Tagung war in vier Sektionen geteilt, die abwechselnd von Joachim Kemper, Thomas Just und Thomas Wolf (Kreisarchiv Siegen-Wittgenstein) moderiert wurden. In Sektion 1 mit dem Titel „Allgemeines Web 2.0-Modul“ wurde ein Blick auf die Möglichkeiten von Web 2.0 im Kulturbereich geworfen. Ulrike Schmid (Frankfurt/Main) stellte in ihrem Vortrag die Frage, ob andere Kultureinrichtungen bei der Nutzung von Social Media Vorbild für Archive sein könnten. Der Auftritt in den Social Media verglich sie mit einem lockeren Partygespräch, hier können Fragen aufgeworfen und Gespräche zu bestimmten Themen geführt werden, wobei jeder Interessierte daran teilnehmen kann. Wichtig ist für sie, dass man Interesse an den anderen zeige. Die Social Media helfen so bei der Selbstdarstellung und Beziehungspflege. Die Follower-Zahlen hält sie nicht für besonders aussagekräftig, wichtig sei, was es an Interaktion gebe. Man solle bei den Social Media mehr im Blick haben als nur Facebook.

Klaus Graf (Archiv der RWTH Aachen), der Betreiber des Weblogs „Archivalia“, stellte anschließend seine Vorstellungen zu „Mitmach-Web und ‚Bürgerarchiven‘“ vor. Bürgerarchive sind für ihn „maximal benutzerfreundliche Archive“; das schließe unter anderem die Möglichkeit der Benutzer, selber Reproduktionen anzufertigen, ein und Benutzungsgebühren aus. Die Zukunft des Archivwesens sei digital. Was vorgelegt werden könne, sollte auch digitalisiert werden. Digitalisate sollten kein Wasserzeichen erhalten (Open Access), Downloadmöglichkeiten seien zu schaffen. Graf stellte auch den Einsatz für die Erhaltung der Gymnasialbibliothek von Stralsund vor, deren Verkauf wieder rückgängig gemacht werden sollte (und tatsächlich auch rückgängig gemacht wurde). Web 2.0 führt zur Partizipation und zum Dialog mit dem Bürger auf Augenhöhe. In der Diskussion seines Vortrags verteidigten mehrere Teilnehmer den Einsatz von Wasserzeichen. Außerdem sei die Langzeitarchivierung von Digitalisaten mit hohen Kosten verbunden; es sei fraglich, ob die für die Digitalisierung des Archivguts und die Erhaltung der Digitalisate notwendigen Mittel von den Archivträgern zur Verfügung gestellt werden.

Christian Spließ (Duisburg) referierte über „Transmedia Storytelling“. Transmedia Storytelling bedeute, dass Geschichten oder Informationen systematisch über verschiedene Kanäle erzählt werden, um dem Erleben eine intensivere Unterhaltungstiefe (Geschichtserlebnis) zu geben. Als Beispiel dafür zeigte er den Auftritt des Neanderthal-Museums mit seinen Aktivitäten in den verschiedenen Sozialen Medien. Archive haben einen Geschichtsfundus, das mache sie für Menschen interessant. Interaktion könne auf diese Art und Weise angeregt werden.

Christoph Deeg (Berlin) stellte seinen Beitrag unter das Thema „Neue Wege für Archive? – wie virtuelle Welten und Gaming-Communitys die Arbeit von Archiven verändern können“. Er zeigte Möglichkeiten für die Zusammenarbeit zwischen Gamern und Archivaren auf. Games fußen häufig auf Geschichte, Games haben mit Archiven eine Komplexität der Inhalte gemeinsam. Allerdings zeigte er auch die Grenzen: Gaming kann fachliche Archivarbeit nicht ersetzen und die Kultur der Gamer unterscheidet sich von der Kultur der Archivare.

 

Probleme und Erwartungen aus Sicht (nicht nur) der Nutzer

 

Sektion 2 widmete sich den Problemen und Erwartungen an die Archive 2.0. Zunächst betrachtete Daniel Bernsen (Koblenz), der den Blog „Medien im Geschichtsunterricht“ betreibt, die Erwartungen der Geschichtslehrer. Der Geschichtsunterricht habe sich nach seiner Einschätzung in den letzten 20 bis 30 Jahren kaum gewandelt. Computer und Internet würden nur selten verwendet. Er stellte allerdings einzelne Projekte dar, die mit Hilfe der neuen Medien erstanden sind. Die digitale Welt sollte zu Veränderungen führen, die u. a. in Richtung Narrativität, Projektarbeit und der Veränderung der Bedeutung einzelner Medien gehen; Lokal- und Regionalgeschichte könnten an Bedeutung gewinnen, da auf diesem Feld selbständiges Lernen ermöglicht werden könne. Archive 2.0 könnten einen modernen Geschichtsunterricht durch das Bereitstellen digitalisierter Quellen, durch Kooperationsprojekte, eine Verbesserung von Ansprechbarkeit und das Herstellen einer größeren Öffentlichkeit unterstützen.

Anschließend stellte Edouard Bouyé (Archives départementales Cantal, Frankreich) das Web 2.0 in französischen Archiven, insbesondere in seinem Archiv, vor. Das Departementalarchiv von Cantal hat seine genealogischen Unterlagen online gestellt und lässt nun das Social Tagging, also die Indizierung bzw. Transkription von Textteilen (v. a. von Personennamen) durch jeden Interessierten, zu. Das Archiv habe damit gute Erfahrungen gemacht, das regelmäßig durchgeführte Monitoring der Nutzereinträge habe ergeben, dass nur ein kleiner Prozentsatz der Angaben falsch sei.

Christian van der Ven (Brabants Historisch Informatie Centrum, ´s-Hertogenbosch) lenkte dann den Blick auf die Niederlande, genauer auf die Nutzung von Foren durch sein Archiv. Diese Foren würden rege genutzt, vor allem für Kommentare. Sie würden täglich von einem Archivar administriert, der nicht nur auf Fragen, sondern auch auf Kommentare eingehe. Der Kontakt zwischen Archiv und Nutzern werde dadurch persönlicher, außerdem stelle sich der Effekt ein, dass das Archiv dadurch neue Hinweise auf Fotos und Geschichten erhält. Allerdings stehe dem ein Ressourcenaufwand gegenüber, der auch zu einem Wandel von Arbeitszeit und –ort führen könne.

Susann Gutsch (Potsdam) lenkte die Aufmerksamkeit auf den Aspekt der Archivierung von Web 2.0-Anwendungen. Klare Zuständigkeiten gebe es dafür nicht. Sie seien aber als Dokument der Zeitgeschichte wie auf Papier entstandenes Schriftgut zu bewerten. Gutsch stellte dazu einige technische Möglichkeiten für die verschiedenen Medien vor. Schon bei der Archivierung stellten sich urheber- und persönlichkeitsrechtliche Fragen.

Oliver Bentz stellte im letzten Vortrag des Tages die Geschichte des Triptychons von Hanns Purrmann „Allegorie von Kunst und Wissenschaft“ vor, das sich an einer Wand im Tagungssaal befindet. Anschließend folgten ein Empfang durch die Bürgermeisterin Monika Kaubs und die Möglichkeit für einen Besuch des Jüdischen Museums bzw. für ein KultUp im Stadtarchiv, d. h. eine Führung durch das Stadtarchiv mit der Möglichkeit, seine Eindrücke vor Ort über Twitter mitzuteilen.

 

Überblick über die Archive 2.0

 

Zu Beginn des zweiten Tages stand die aktuelle Situation des Archivwesens im Mittelpunkt. Inwieweit nutzen Archive das Web 2.0? Inwieweit haben sie sich bereits zu „Archiven 2.0“ entwickelt? Bastian Gillner (Landesarchiv NRW, Düsseldorf) beleuchtete diese Fragen mit Blick auf das deutsche Archivwesen. Web 2.0-Anwendungen würden dort bislang wenig und nur vereinzelt genutzt. Gründe für die geringe Beachtung sieht Gillner vor allem im fehlenden Bezug der (oft älteren) Entscheider, im publizistischen Diskurs, der im deutschsprachigen Raum zu diesem Thema häufig negativ geführt werde, und in einer Grundhaltung der Archive, die mit dem Wahlkampfslogan „Keine Experimente!“ beschrieben werden könne. Gillner sieht aber keine eindeutigen negativen Folgen für den Einsatz von Web 2.0 und kann daher die Archivare nur ermutigen,, die Social Media für ihre Zwecke intensiver zu nutzen.

Jochen Vermote (Stadsarchief Ieper, Belgien) stellte zunächst die Geschichte seiner Stadt (Ypern) und sein Archiv mit den Web 2.0-Aktivitäten (Facebook) vor; anschließend gab er einen Überblick über die Situation in Belgien. Insgesamt sind nur wenige belgische Archive im Web 2.0 aktiv, darunter das Staatsarchiv Belgien, das alle regionalen Archive umfasst, mit einem Facebook-Auftritt. Von den nichtstaatlichen Archiven sind einige in Flandern auf Facebook aktiv, in Wallonien noch keines. Teilweise gebe es Restriktionen von den Seiten der Kommunalverwaltungen. Vermote zeigte anschließend Beispiele für Crowdsourcing-Projekte in Belgien. Die Erfahrungen mit Web 2.0-Anwendungen seien positiv, das Stadtarchiv in Ypern erreichte dadurch z. B. die Aktivität von mehr Freiwilligen.

Deutlich anders ist die Situation in den Niederlanden, wie Christian van der Ven in seinem zweiten Tagungsbeitrag ausführte. Web 2.0-Anwendungen seien dort nicht vereinzelt, sondern vielfach im Einsatz. Von zentraler Bedeutung seien die Websites „Archief 2.0“ und „Archief Wiki“, beides landesweite Projekte, die auch Flandern einbeziehen und seit 2007 existieren. Van der Ven stellte unter anderem „ArchiveCamp“ vor, eine Treffen von Archivpersonal, das er als „unconference“ bezeichnete, da kein vorgegebenes Programm existierte. Er nannte auch „Play & Share Sessions“, halbtägige, aktualitätsbezogene Veranstaltungen, die sich u. a. mit Web Archivierung und Semantic Web / Web 3.0 beschäftigen. Konsequenterweise nutzt auch der niederländische Archivarsverband KVAN die Möglichkeiten von Web 2.0, z. B. für ein Schulungsprogramm für Archivare mit „Train-the-trainer-concept“. Van der Ven sieht das Web 2.0 nicht einfach als Technologie, sondern als Grundhaltung an („It’s not about technology, it’s about attitude.“). Es ist nicht übertrieben, wenn man feststellt, dass seine Ausführungen die Tagungsbesucher sehr beeindruckt, ja sogar begeistert haben.

An diese Begeisterung konnte Charlotte Jensen (Staatsarchiv und Nationalmuseum Kopenhagen) nicht ganz anknüpfen, denn in Dänemark ist Web 2.0-Nutzung durch Archive noch nicht so verbreitet wie in den Niederlanden. Facebook wird beispielsweise nur von 27 Archiven genutzt, andere Medien noch selten. Gut aufgestellt sah Jensen die dänischen Archive bei Crowdsourcing-Projekten. Sie stellte dazu einige Projekte vor, beschrieb aber auch die Herausforderungen durch solche Projekte, z. B. dass stärker themen- als institutionenbezogen gedacht werden müsse.

Nina Gostenčnik (Regionalarchiv Maribor, Slowenien) stellte zunächst ihre Einrichtung vor und leitete durch die Aussage, dass nach einer Umfrage 60 % der Slowenen mindestens eine Seite in Sozialen Netzwerken haben, zum Tagungsthema über. Die Regionalarchive seien vielfach in Sozialen Netzwerken aktiv, vor allem in Facebook. Aktivitäten und Bestände könnten so stärker beworben werden, die Kommunikation zwischen Archiv und Nutzer verbessere sich. Gleichwohl gebe es Vorbehalte gegen die Nutzung des Web 2.0, indem gerade die nichtstaatliche Archive bislang praktisch nicht präsent seien. Hier sei noch ein großes Entwicklungspotenzial für slowenische Archive erkennbar.

 

Georg Vogeler (Graz) beleuchtete nicht die Situation eines Landes, sondern einer wissenschaftlichen Disziplin, nämlich der Diplomatik. Traditionell seien hier Fließtexte und Datenbank vertreten. Vogeler nannte aber einige Projekte, die darüber hinaus gehen, wie z. B. das Urkundenportal MOM-CA, das für Interaktivität einige Möglichkeiten biete, aber noch Verbesserungspotenzial habe. Archive und Diplomatik stehen nach seiner Meinung in einer gegenseitigen Wechselbeziehung, eine Vernetzung zwischen beiden sei wichtig. Aus seiner Sicht müssten die Archivalien ins Web 2.0, nicht die Archive, denn die Archivalien seien die Basis des kritischen Geschichtsdiskurses. Nutzer müssten jedes Archivale mit eigenen Texten versehen können. Die Archivare forderte er auf, sich eine Öffentlichkeit zu schaffen, die bei der Erschließungsarbeit unterstützen und bei der Bewertung beteiligt werden könne.

Robert Lange (Bonn/Frankfurt) betrachtete eine neue Form der archivischen Arbeit – die Erstellung von Imagefilmen. Erst in den letzten Jahren hätten einige Archive solche Filme erstellt, Wirtschaftsunternehmen seien hier schon länger aktiv. Lange zeigte einzelne Beispiele und machte an ihnen deutlich, dass diese Filme unterschiedliche Zielgruppen ansprechen, z. B. Interessierte an Landes-/Regionalgeschichte (Imagefilm des Landesarchivs NRW) oder Schüler (Film „Vergangenheit, wir kommen“, der im Stadtarchiv Rheine entstand). Daraus entwickelte er Thesen zu Imagefilmen, z. B. dass durch Storytelling auch archivferne Personen angesprochen werden könnten.

Oliver Sander (Bundesarchiv) berichtete über die Zusammenarbeit zwischen Bundesarchiv und Wikimedia zur Nutzung von Bildern.[1] Die Zusammenarbeit mit Wikimedia brachte dem Bundesarchiv mehr Visits und Einnahmen, allerdings strebe das Bundesarchiv nicht an, eine Bildagentur zu werden. Eine deutliche Zunahme an schriftlichen Anfragen sei auch zu verzeichnen gewesen. Die ursprüngliche Planung, Bildtexte zu vervollständigen, habe sich nicht realisiert. Stattdessen sei eine missbräuchliche Nutzung der Bilder zu verzeichnen gewesen, v. a. durch Lizenzverstöße, aber auch durch den Versuch, die Bilder auf eBay zu verkaufen. Die Kooperation werde nicht weiter fortgesetzt. Das Bundesarchiv habe sich stattdessen entschieden, seine Bilder über das eigene digitale Bildarchiv zur Verfügung zu stellen.

Jens Murken (Landeskirchliches Archiv, Bielefeld) widmete sich einem besonderen Feld der Archivarbeit, nämlich der Archivpädagogik. Welches sind die ersten Schritte zur Archivpädagogik 2.0? Denn das Web 2.0 sei für die Archivpädagogik noch Neuland, obwohl die meisten Schüler in Online-Communities stark vertreten seien. Das Web 2.0 biete Möglichkeiten zur Interaktivität, die für die Zusammenarbeit mit Schülern genutzt werden können – bis hin zur besseren Kommunikation mit dieser Zielgruppe und der stärkeren Einbeziehung ihrer Vorstellungen. Allerdings brauche Archivpädagogik auch weiterhin die Face-to-face-Kommunikation.

Anschließend stellte Thomas Wolf (Kreisarchiv Siegen-Wittgenstein) das regionale Archiv-Weblog „siwiarchiv“ vor (siwiarchiv.de). Mit diesem Blog soll der Kreis Siegen-Wittgenstein als Archiv- und Geschichtsregion dargestellt werden. er existiert seit Anfang 2012 und hat seitdem eine gute Resonanz gefunden, auch in der Fachöffentlichkeit. Der tägliche Aufwand für die Pflege des Blogs sei gering, so Wolf.

Ein Online-Magazin stand im Mittelpunkt des Beitrags von Björn Berghausen (Berlin-Brandenburgisches Wirtschaftsarchiv), nämlich der „Archivspiegel“ (http://www.bb-wa.de/de/archivspiegel.html). Das erst seit 2009 existierende Archiv hat 2012 dieses Online-Magazin begonnen. Dieses Mittel der Öffentlichkeitsarbeit hat das Ziel, die Bekanntheit des Archivs zu erhöhen und zum Fundraising beizutragen. Das Projekt war nicht unumstritten, Berghausen wurde dabei mit zahlreichen Argumenten gegen dieses Projekt konfrontiert. Nach seiner Erfahrung sollte man bei der Web 2.0-Nutzung Zielgruppen definieren und auf Feedback achten.

Danach berichteten Andrea Rönz (Stadtarchiv Linz/Rhein) und Elisabeth Steiger (Stadtarchiv Speyer) von den Web 2.0-Aktivitäten und –Erfahrungen.[2] Rönz konnte durch ihre Aktivitäten (Facebook, Google+, Youtube) mehr Zugriffe auf die Homepage des Stadtarchivs und mehr Anfragen, v. a. aus der Region, feststellen. Steiger berichtete von einer hohen Nutzung der Auftritte des Stadtarchivs Speyer in sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter, Flickr und andere). Carsten Lange (Stadt Speyer) warf ergänzend einen Blick auf die Aktivitäten der Stadt und stellte dabei unter anderem Apps als weitere Anwendungsmöglichkeit sozialer Medien vor.

Das Schlussresümee war Mario Glauert (Brandenburgisches Landeshauptarchiv, Potsdam) vorbehalten. Er bezog sich zunächst auf zwei wichtige Aussagen, die auf dieser Tagung gemacht wurden: Beim Web 2.0 gehe es nicht um eine neue Technologie, sondern um eine Einstellung. Niemand wolle mit Institutionen reden, sondern mit Menschen. Das Archiv 2.0 sei somit mehr als ein Archiv, das Web 2.0 nutzt. Es gehe damit auch ein Umschwenken von der Angebots- zur Nutzerorientierung einher. Da Ressourcen verbraucht werden, müsse auch ein Nutzen erkennbar sein (wie er bei den vorgestellten Beispielen beschrieben wurde). Die Archive können das Web 2.0 strategisch angehen, wobei die Überzeugungsarbeit der Archivträger sehr wichtig sei. Alternativ könne man aber nach dem Ratschlag des niederländischen Referenten Christian van den Ven verfahren: „Act now, think later. Nobody will die.“

 

Fazit

 

Die Tagung war sehr breit angelegt, durch Referenten aus verschiedenen Bereichen und mehreren Ländern. Dadurch gab sie den Teilnehmern eine Fülle von Einstellungen und Erfahrungen mit. Das Web 2.0 ist ein vielschichtiges Phänomen, Facebook, Twitter, Youtube, Flickr und Crowdsourcing sind nur die bekanntesten Teile davon. In der Diskussion wurde mehrfach betont, dass das deutsche Archivwesen sich dem Web 2.0 gar nicht verschließen könne, da man ansonsten gegenüber vergleichbaren Einrichtungen zurückstehe und einen Ansehensverlust befürchten müsse. In der Tat ist es sehr wahrscheinlich, dass Web 2.0-Anwendungen im Kultur- und Bildungsbereich Standard werden. Das ist die eine Seite. Die andere Seite ist, dass das Web 2.0 viele verschiedene Möglichkeiten bietet, sodass hier überlegt die Elemente gewählt werden können, die Nutzen versprechen. Beispielsweise verspricht Crowdsourcing so große Potentiale, dass sich die Frage stellt, ob es im Archivwesen einmal so verbreitet sein wie es Findmittel im Internet heute sind?

Die Erfahrungen mit dem Web 2.0, von denen auf der Tagung berichtet wurde, waren überwiegend positiv und machten anderen Mut, das Thema in ihren Einrichtungen zu verfolgen. Die Tagung bot Erfahrungen, keine Handlungsanweisungen. Selbst zu probieren und Erfahrungen zu sammeln, ist ein wichtiger Bestandteil von Web 2.0, genauso wie das Reagieren auf Feedback, das man auf diesem Wege erfährt. Für den Erfahrungsaustausch werden sich Wege und Möglichkeiten finden, sicherlich auch in traditioneller Form, wie z. B. in Printmedien.

Die Organisatoren haben – passend zum Thema – zur Tagung einen Blog „Archive 2.0“ eingerichtet, der im Internet unter http://archive20.hypotheses.org/ erreichbar ist. Zahlreiche Referenten (aber nicht nur sie) haben hier Texte und Dateien zum Thema eingestellt.

Meinolf Woste, Düsseldorf

 


[1] Vgl. seine Ausführungen in: Archivar 63 (2010), H. 2, S. 158-162.

[2] Vgl. den Beitrag „Archivische Spätzünder? Sechs Web 2.0-Praxisberichte“ in: Archivar 65 (2012) H. 2, S. 136-143.

Fortbildung „Web 2.0 und Kommunalarchive“

Termin: 1. Oktober 2013
Referenten: Dr. Antje Diener-Staeckling (LWL-Archivamt für Westfalen), Dr. Bastian Gillner (Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, Abteilung Rheinland), Thomas Wolf (Kreisarchiv Siegen-Wittgenstein)
Ort: LWL-Archivamt für Westfalen, Münster
Teilnehmerzahl: 15
Kosten: 35 €
Anmeldeschluss: 2. September 2013

„Seit einigen Jahren finden neben dem herkömmlichen Internetauftritt zunehmend auch Web 2.0-Anwendungen Eingang in die Kommunen, auch befördert durch eine allgemeine Initiative des Deutschen Städte- und Gemeindebundes. Als Teil der Verwaltung haben sich kommunale Archive immer mehr mit veränderten Nutzererwartungen auseinaderzusetzen oder können mit neuen Möglichkeiten ihre klassische Aufgabenerfüllung optimieren. Doch was ist das überhaupt: Blogs, Facebook, Twitter und Co?
Das Seminar möchte verschiedene Formen von Anwendungen vorstellen und zeigen, welche sozialen Medien für Archive möglich und sinnvoll erscheinen. Damit ist auch das „Einmann/Einfrau-Archiv“ angesprochen, das seine Ressourchen gut einteilen muss. Hier können umfassende Informationen zu den Instrumenten des Web 2.0 helfen, um eigene Konzepte in diesem Bereich zu entwicklen, die die Arbeit des Archivs unterstützen und erleichtern werden.“
Link zum Fortbildungs-Programm (PDF)

Programm/Abstracts „Building infrastructures for archives in a digital world“ (Dublin, 26.-28.6.2013)

Das Programm sowie Abstracts der APEx-Tagung sind unter diesem Link abrufbar.
Wie nicht anders zu erwarten: das Thema Web 2.0 spielt in vielen der Vorträgen eine Rolle! Hier sind die Vorträge zusammengestellt:  

 

Table of contents
INTRODUCTION SPEECHES: THE FUTURE OF ARCHIVES IN A DIGITAL WORLD
Daniel Pitti (Institute for Advanced Technology in the Humanities, University of Virgina, US) Strategic issues for archives in a digital world

Björn Jordell (Riksarkivet, SE) Open data and its strategic impact on archives Jennifer Edmond (CENDARI project, IE) Learning to say ‘No’: strategic considerations for archives in the digital world

SESSION 1.1 STRATEGIC ISSUES FOR ARCHIVES IN A DIGITAL WORLD

Thomas Aigner (ICARUS, AT) International cooperation as a precondition for building infrastructures
Daniel Jeller (ICARUS, AT) The digital age: opportunities to ensure access to our cultural heritage
Boris Blažinić (Institute for quality and human resource development) How to raise visibility: archive’s hidden treasuries
Herbert Wurster (Diocese of Passau, DE) Persistent-meta-data, the keeping of records and archival science

SESSION 1.2 OPEN DATA AND LICENSING
Julia Fallon (IPR & Policiy Advisor Europeana) Open data and licensing (legal aspects, consequences for accessibility, economic aspects, copyright, creative commons etc.)
Walter Scholger (Centre for Information Modelling in the Humanities Graz, AT) Archives and the ‚digital turn‘: challenges, opportunities and possible solutions to Open Access, provision and use of archival resources
Martin Fries (Swiss Federal Archives, CH) Everything online? Dealing with data protection issues
Dorota Drzewiecka, Katarzyna Pepłowska (Nicolaus Copernicus University of Torun, PL) Access to Polish archival material: legal dilemmas
SESSION 1.3 LINKING OF DATA – INTERDISCIPLINARY COOPERATION
Jane Stevenson (Archives Hub, GB) A Licence to Thrill: the exciting potential of open data
Eddy Put (State Archives Belgium, BE) Pleading the case for a flora of archives
Costanza Giannaccini (Scuola Normale Superiore di Pisa, IT) Burckhardtsource.org. A semantic archive
Damiana Luzzi (Digital Renaissance Foundation, IT), Irene Pedretti (Historical Archives of the Pontifical Gregorian University, Rome, IT) An ontology for APUG: problem, method and solution
SESSION 1.4 USERS OF ARCHIVISTIC CONTENT NOW AND IN THE FUTURE


Stefano Vitali (Soprintendenza Archivistica per l’Emilia Romagna, IT) Archivists and users in the virtual searching room
Stéphane Gierts (Council of the European Union) Archival access and online archives of the Council of the European Union – Considering the user perspective16
Steffen Hennicke (Berlin School of Library and Information Science, DE) Modelling the information needs of archival users
Petra Links (NIOD – Institute for War, Holocaust and Genocide Studies, NL) & Reto Speck (NIOD, Research Associate at Centre for e-Research, King’s College London, GB) Research infrastructures and archival inter-mediation

SESSION 1.5 BUILDING NEW PARTNERSHIPS
Laura Gould (Lothian Health Services Archive, GB) & Gunivere Barlow (Carmichael Watson Project, GB) Small Scale, Big Change – the impact of social media
Doreen Kelimes (City Archives Speyer, DE) The eastern and north-eastern European archives between digitisation, Web 2.0 and social media
Alexander Schatek (Topothek, AT) “Let the crowd work”. Creating a Virtual Archive by Local Units
Peter Moser (Archives of Rural History, CH) Virtual archives: a new solution to old problems?
Tom Cobbaert (Archief 2.0, BE) ArchiefWiki, the collaborative success of independent knowledge sharing
SESSION 1.6 ARCHIVAL CONTENT IN DIDACTIC PRACTICE

Antonella Ambrosio (UNINA – Università degli Studi di NapoliFederico II, IT) Charters and digital archives in the didactic practice
Hrvoje Stančić, Arian Rajh, Edvin Bursić (Department of Information and Communication Sciences, Faculty of Humanities and Social Sciences, University of Zagreb, HR) Archival education activities in the online environment
Artur Dirmeier & Kathrin Pindl (Spitalarchiv Regensburg, DE) Spitalarchiv: didactic practice in a digital world
SESSION 2.1 ARCHIVAL METADATA AND STANDARDS FOR DIGITAL ARCHIVES
Daniel Pitti (Institute for Advanced Technology in the Humanities, University of Virginia, US) The emerging archival metadata landscape
Karin Bredenberg (National Archives of Sweden, SE) Record creators: use of EAC-CPF in the Archives Portal Europe
Kerstin Arnold (Technical Coordinator APEx, Federal Archives of Germany, DE) EAD revision and its effects on the Archives Portal Europe
Maud Medves (CENDARI project, FR) EAG CENDARI: customising EAG for research purposes
SESSION 2.2 BEST PRACTICE: IT’S TOOL TIME!
Susanne Waidmann (Federal Archives of Germany, DE) The Archives Portal Europe: the adventure of presenting multicultural and multilingual information on archival material, its creators and their repositories in just one tool
Bastiaan Verhoef (APEx, Nationaal Archief, NL) The backend of the Archives Portal Europe: lessons learned and challenges waiting (provisional)
Jochen Graf (University of Cologne, DE) Transcription, contextualization and peer review: the ‘Monasterium Collaborative Archives’
Eoghan Ó Carragáin (National Library of Ireland, IE), Luke O’Sullivan (Swansea Univesity Library, IE) Archival collections in Vufind
SESSION 2.3 BEST PRACTICE: FROM CARDBOARD BOXES TO EUROPEAN E-ARCHIVES

Zoltán Szatucsek (National Archives of Hungary, HU) Search all, find more: access to the Archival Database Service in Hungary
Maria Popkovacheva-Terzieva (Archives State Agency of Bulgaria, BG) Archives State Agency: attempts to popularize its digital holdings
Peter Fleer (Swiss Federal Archives, CH) Interpretation of digital records
John Cox (National University of Ireland, IE) The Abbey Theatre Archive Digitization Project: challenges and opportunities
Grace Toland (Irish Traditional Music Archive, IE) The Irish Traditional Music Archive & The Inishowen Song Project
SESSION 2.4 BEST PRACTICE: SUSTAINING DIGITAL INFRASTRUCTURES IN THE LONG RUN
Hrvoje Stančić, Arian Rajh (Department of Information and Communication Sciences, Faculty of Humanities and Social Sciences, University of Zagreb, HR), Edvin Buršić (Financial Agency, HR) Using Archival Information Packages for production of sustainable archival collections of digitised records
Giovanni Ciccaglioni (ICUU – Italian Ministry for Cultural Heritage and Activities, IT) Digital cultural heritage and e-infrastructures
Salvatore Vassallo (Instituto Centrale per gli Archivi, IT) The Archival Resource Catalogue within the Italian National Archival System
Armin Straube (German National Library, DE) Frameworks for digital preservation
SESSION 2.5 BEST PRACTICE: BUILDING INFRASTRUCTURES ON A NATIONAL LEVEL


Vlatka Lemić (Croatian State Archives, HR) Archival infrastructure at national level: introducing interoperability, networking and integration in practice
Christina Wolf & Gerald Maier (State Archives Baden-Württemberg, DE) Building a German archives portal: development of a national platform for archival information within the German Digital Library
István Kenyeres (Budapest City Archives, HU) Archives Portal Hungary: asolution for joint publication of databases and digitized archival materials
Karol Krawczyk (Head Office of State Archives, PL) Holdings accessible online: the Polish experience
Chezkie Kasnett (The National Library of Israel, IL) The historical archive reborn: approach and strategy for the Archive network
SESSION 2.6 BEST PRACTICE: BUILDING INFRASTRUCTURES ON AN INTERNATIONAL LEVEL
Manfred Thaller, Jochen Graf, Sebastian Rose, Andre Streicher (University of Cologne, DE) Network(s) for Europe’s charters: a proven blueprint for an international infrastructure
Gerold Ritter & Jonas Arnold (Archives Online, CH) Archives Online: real time searched in 13 archives without redundant data
Henk Harmsen (DARIAH-EU) DARIAH: the adventure of building an infrastructure
Anna Bohn & Aleksandra Pawłiczek (CENDARI project, DE) CENDARI: building up a research infrastructure on The First World War across borders

International Archives Day dedicated to archives in need

The destroyed sixstory cologne city archive
By Frank Domahs, Köln weitere Infos unter: http://www.domahs.de (Own work) [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/)], via Wikimedia Commons

Archives are a fantastic resource for us all. They help us grow in knowledge and understanding of past and present. They empower us to investigate the history we need and the stories we care about. Archives are necessary.

But not all archives are well

On March 3 2009, the city archives of Cologne, Germany collapsed, and with it thousands of documents belonging to one of the oldest city archives in Europe. Holdings reached back to 1408/09 and the oldest document stored was from 922. A huge part of the archives was buried by the collaps. Aabout 40.000 charters, collection of photo and film as well as some of the iconic medieval documents and a collection of seals were saved.

To rebuild or not to be rebuild?

But although part of the collections have been saved, the municipality has recently decided to freeze the build of a new city archives. A decision, which has been critized by both the German Association of Archivists (VdA) as well as ICA, the International Council on Archives.

The archives in Cologne can be supported in different ways, among others this petition.

Let’s support all archives in need

But we are almost certain, that there are a lot of archives in the world, which also need attention. Archives threatened by for instance consequences of climate change, lack of appropriate facilities or other negative influences.

#savearchives on June 9

So, on June 9th support the archives in Cologne – and all other archives in need. Tweet about them using the hashtag #savearchives, include blogposts, articles and petitions. We will gather links on this blog and summarize.

Hopefully our attention and support can help #savearchives!

Links:
1) http://askarchivists.wordpress.com/2013/06/03/international-archives-day-dedicated-to-archives-in-need/
2) http://followanarchive.blogspot.de/2013/06/international-archives-day-2013.html

Again: Thanks to Anneke and Charlotte for creating this project on the International Archives Day!

Googledoodle for International Archives Day 2013?

archivesdoodleWE REALLY WANT GOOGLE TO PICK UP ON THIS – SO PLEASE HELP US PROMOTE THE IDEA!

In 2011 and 2012 we celebrated International Archives Day on June 9th. by doing an #AskArchivists / #FollowAnArchive event on Twitter. We would like to do it again – if archives and archivists support the idea.

But this year we would like the day to be extra special. During the past years, Google has used variations on their logo to draw attention to people and causes worth noticing. Among the doodles are little works of art highlighting things as different as New Year, Chaplins Birthday, Opening of the Arcropolis Museum, Singapore Art Festival and National Library Week. But it seems, that there has never been an doodle on archives.

So why should archives deserve a place on the worlds largest search engine?

1) Archives contain the unique written memories of the world. Our collections are diverse, and contain records on paper, electronic records, sound, pictures and much more. But regardless of form, they are a vital part of our heritage.

2) Archives play a vital part in democracy. Without archives, the world would face immense  difficulties in reconstructing our political, economic, social, national, local – or personal – history with a sufficient credibility.

3) Archives are for all. When conducted in accordance with the ICA code of ethics, archives ensure, that our history becomes diverse and open to a variety of interpretations:  “Archivists should promote the widest possible access to archival material and provide an impartial service to all users.”

4) Archives provide resource for academic researchers and students, but they are also a fountain knowledge for all, and support livelong, self-directed learning. Whether driven by interest in local history, genealogy or other topics, archives are a place, where thousands of non-scholars gain new knowledge, skills and competences.

5) Google itself is in many ways related to archives, providing access to informations and helping people search and find what they need to grow in knowledge.

So please Google, help us celebrate the content and mission of archives all over the world on June 9th which is the International Archives Day.

HELP GOOGLE WITH IDEAS FOR AN #ARCHIVESDOODLE

We all can help Google with ideas for an archives doodle!
What do you think are specific ingredients for an archives doodle? Draw them, make a picture of them or write it down.
Tweet your ideas from June 1 untill June 8 with the hashtag #archivesdoodle.

WILL INTERNATIONAL ARCHIVES DAY ON JUNE 9 BE CELEBRATED WITH A GOOGLEDOODLE?

Yes! We think archives earn a googledoodle on International Archives Day, June 9!
archivesdoodle2Links:

1) http://askarchivists.wordpress.com/2013/06/01/googledoodle-for-international-archives-day-2013/
2) http://followanarchive.blogspot.de/2013/06/googledoodle-for-international-archives.html

Thanks to Anneke and Charlotte for this project!