Fachumfrage Juli: Wissensverlust durch Mitarbeiterabgänge

Die AG Demokratie im Arbeitskreis Offene Archive (VdA) setzt ihre Erhebung zu Drucksituationen im Archivwesen fort. Nach der allgemeinen Bestandsaufnahme und dem Fokus auf Personalmangel widmen wir uns im Juli einem spezifischen, oft schleichenden Problem: dem Wissensverlust durch Mitarbeiterabgänge.

Worum geht es?

Wenn erfahrene Kolleginnen und Kollegen in Rente gehen, die Einrichtung wechseln oder durch Krankheit plötzlich ausfallen, nehmen sie oft jahrelang aufgebautes institutionelles Wissen mit. Wo liegen Bestände? Wie wurden bestimmte Erschließungsentscheidungen in der Vergangenheit getroffen? Welche informellen Absprachen gibt es mit der Verwaltung?

Besonders problematisch wird dies, wenn es keine geregelten Onboarding- und Offboarding-Prozesse gibt. Häufig bleibt zu wenig Zeit für eine strukturierte Übergabe oder die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Wissen wird dadurch personengebunden statt dauerhaft innerhalb der Einrichtung gesichert.

Wenn dieses Wissen nicht dokumentiert oder durch strukturierte Übergaben gesichert wurde, entsteht eine Lücke. Für die verbleibenden oder neu hinzukommenden Mitarbeitenden bedeutet das einen massiven Mehraufwand und strukturellen Druck. Oft fehlen Zeit, organisatorische Strukturen oder klare Verantwortlichkeiten, um Wissenstransfer rechtzeitig zu planen und umzusetzen.

Hinweise zum Ausfüllen (Fragen 1 bis 15)

Damit Sie wissen, was auf Sie zukommt, hier eine kurze Erläuterung der Struktur:

Fragen 1–3: Kontext und Einrichtung
Hier fragen wir nach der Archivsparte und der Größe Ihrer Einrichtung. Diese Daten dienen nur der Einordnung, die Umfrage bleibt vollständig anonym.

Fragen 4–7: Die konkrete Situation
Schildern Sie uns einen konkreten Fall: Wer ist gegangen (z. B. Leitung, Fachkraft, Assistenz)? Aus welchem Grund (Rente, Wechsel, Ausfall)? Welches spezifische Wissen ging dabei verloren?

Fragen 8–11: Umgang und Folgen
Wie hat Ihre Einrichtung auf den Abgang reagiert? Gab es eine geplante Übergabe oder ein strukturiertes Onboarding bzw. Offboarding? Wenn nein, warum nicht? Welche konkreten Auswirkungen hatte der Wissensverlust auf den Archivalltag (z. B. Verzögerungen, Fehler oder Überlastung der verbleibenden Mitarbeitenden)?

Fragen 12–15: Lösungsansätze und Best Practice
Dieser Teil ist besonders wichtig für die gemeinsame Weiterentwicklung: Was hätte geholfen? Gibt es in Ihrem Haus mittlerweile Strategien, um Wissen besser zu sichern, beispielsweise durch strukturierte Onboarding- und Offboarding-Prozesse, Handbücher, Tandem-Modelle oder dokumentierte Übergaben?

Hinweis: Sie müssen nicht jede Frage zwingend beantworten. Auch unvollständige Schilderungen oder Fälle, in denen es keine gute Lösung gab, sind für unsere Auswertung extrem wertvoll.

https://umfrage.wartburgkreis.de/index.php/435338?lang=de

Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung und Ihre Praxiseinblicke!

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shurtig

Privatbloggerin für die Webseite NewsausArchiven. Ebenfalls aktiv auf Instagram, Facebook, Mastodom, Blue Sky und Hypothesis

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