Ein Dokumentationsprofil für ein Universitätsarchiv – Teil 3: Abstract and Summary

(Entwurfsfassung )

„Hochschularchive sind wesentlich mehr als nur Materialsammlungen für die Öffentlichkeitsarbeit ihrer Träger. Sie leisten einen unverzichtbaren Beitrag zur Bildung der von einer zivilisierten Gesellschaft benötigten historischen Überlieferung.“ So beginnt die Einleitung zum 2009 von einem Autorenteam vorgelegten und von der Universität des Saarlandes herausgegebenen „Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen“.[1] Und Bezug nehmend auf die typische Situation der Personen, die die Überlieferung tatsächlich formieren, findet sich wenige Zeilen weiter der Satz, dass typischerweise unter anderem der Umstand die Situation im Hochschularchiv charakterisiere, dass die „Archivarin oder der Archivar […] sehr weitgehend eigenverantwortlich“ arbeite. Einer der Autoren schreibt kurz darauf in einer ausführlichen Kommentierung des Profils in der Zeitschrift „Der Archivar“ darüber: „Das Dokumentationsprofil versteht sich […] als Handreichung, nicht als Vorschrift, und es ist an vielen Stellen offen für individuelle Lösungen.“[2]

Das Ziel eines Dokumentationsprofils für ein Archiv ist es, ein Profil vorzugeben, an dem sich die Auswahl und der Erwerb von Archivgut messen lassen können. Die Kriterien, auf denen das Profil beruht, können unterschiedlicher Art sein. Ihm können inhaltliche Aspekte und formale Aspekte aus wiederum unterschiedlichen Sichtweisen zugrunde liegen. Ein Dokumentationsprofil zu akzeptieren ist eine Entscheidung für bestimmte zu erwartende und gegen bestimmte ebenfalls zu erwartende Informationen, deren Erhalt einerseits gewünscht und deren Verlust andererseits akzeptiert wird. Das Dokumentationsprofil ist die Grundlage für die Bewertung, das heißt für die Entscheidung über Archivierung oder Vernichtung von Unterlagen.

Ein Dokumentationsprofil bestimmt nicht nur das Profil des materiellen Archivs, das auf seiner Grundlage anwächst. Es spiegelt auch das Profil des Archivs als Institution. Dem Selbstverständnis einer Institution „Archiv“ entfließt ganz wesentlich dessen Auffassung darüber, was zu archivieren ist und wie das Profil der Überlieferungsbildung aussehen soll. Nicht ohne Grund ist die erste Stufe der archivischen Erschließung die eigene Beschreibung des Archivs als archivischer Institution. Die überblicksartige Beschreibung der Archivbestände ist bereits die zweite Erschließungsstufe. Denn das Profil des Archivs als Institution lässt bereits entscheidende Rückschlüsse auf die Inhalte seiner Bestände zu, und seine Beschreibung gibt dem potentiellen Nutzer den ersten Anhaltspunkt, ob dieses Archiv für seine Forschung überhaupt von Bedeutung sein kann.

Das Universitätsarchiv hat sich entschlossen, seine Bestandsbildungsarbeiten durch nachvollziehbare und niedergelegte Prinzipien transparent zu machen. Aus diesem Grund will das Universitätsarchiv zwar nicht auf bewährte, aber eher im archivarischen Gemeingut archivtheoretischer Erkenntnis verankerte allgemeine Grundsätze verzichten, sie für die spezielle Situation des Universitätsarchivs Bayreuth aber näher konkretisieren. Des Weiteren möchte das Universitätsarchiv damit die Gelegenheit nutzen, seiner Überzeugung Ausdruck zu verleihen, dass der Schwerpunkt der Überlieferungsbildung auf der Bewertung von Funktionen und deren Beziehungsgemeinschaften fußen muss, die sich in der Überlieferung spiegeln. Deshalb stehen die Funktionen und die sie wahrnehmenden Akteure sowie die materielle Überlieferung als solche im Mittelpunkt der Dokumentationsziele und bilden zugleich die Entitäten des Metadatenmodells für die nachfolgende Erschließung.

Das Universitätsarchiv hat Grundsätze für ein Archivierungs- und Dokumentationsprofil entworfen, auf dessen Grundlage es seine Bestände bilden will. Die folgenden vier zentralen Ziele wurden darin herausgearbeitet:

  1. Die Bestandsbildung soll einem funktionalen Provenienzprinzip folgen.
  2. Als funktionale Provenienzen werden einerseits die Handlungen der Universität, andererseits deren Wirkungen angesehen, die die Entstehung von Überlieferung verursachen. Damit wird zugleich die Brücke zwischen Archivierung und Dokumentation geschlagen und die Einbeziehung von Bestandsbildnern über die des amtlichen Einzugsbereichs hinaus unumgänglich.
  3. Die Bestandsbildung zielt auf die Abbildung von Beziehungen und Beziehungsgemeinschaften („relationships“) ab und berücksichtigt dabei historische De- und Rekontextualisierungsprozesse.
  4. Die Abgrenzung der Bestände erfolgt durch den Vorgang der Erschließung.

Für die Analyse der einschlägigen Funktionen geht das Archiv zunächst von den von der amerikanischen Archivarin Helen Willa Samuels in ihrem Werk „Varsity Letters“ dargestellten Hauptfunktionen einer modernen Hochschule aus, die in der folgenden Grafik zusammen mit einigen Subfunktionen dargestellt sind.

Funktionen von Hochschularchiven nach Helen Willa Samuels


[1] Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen / von Thomas Becker, Werner Moritz, Wolfgang Müller, Klaus Nippert und Max Plassmann, hg. v. d. Universität des Saarlandes, Saarbrücken, 2009; hier: S. 7-8.

[2] Max Plassmann, Das Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen. In: Der Archivar 62 (2009), S. 132-137; hier: S. 133.

Karsten Kühnel

Wiss. Archivar am Bundesarchiv-Lastenausgleichsarchiv (Bayreuth)

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