Visualising the Multiplicity of Relationships: Changing Nature of Archival Description in a World of Digital Representations

Referat auf der Sektionskonferenz der Hochschularchive und Archive wissenschaftlicher Institutionen ICA-SUV, Barbados, 26.-29.6.2013, Karsten Kühnel

Dear Ladies and Gentlemen,

“By attempting to define, to categorise, pin down, and represent records and their contexts of creation, management, and use, descriptive standards and metadata schema can only ever represent a partial view of the dynamic, complex, and multi-dimensional nature of records, and their rich webs of contextual and documentary relationships.”[1]

These “rich webs of contextual and documentary relationships” how Sue McKemmish has put it in this quotation, is exactly what I mean with that “Multiplicity of Relationships” which needs to be visualised. The necessity of a better visualisation is supported by Tom Nesmith assessment in the 2011’s Helen Willa Samuels-commemorative publication by Terry Cook, where he says:

“that the knowledge of records and archiving actions that a wide variety of archivists and others have thought necessary in metadata and descriptive systems and standards has become so voluminous that no formal practical system could convey it.”[2]

The sheer amount of multi-layered descriptive information, with which the modern archival discipline of archival description operates and which results – or might result – from the consequent application of international descriptive standards, brings the danger with it that the archives user is simply overwhelmed and that the data seems to be unmanageable.

I think there might be a certain danger that archivists produce such a lot of metadata which is incomprehensible to the user. The more complicated the relationships get – which are actually supposed to be of help to the user in understanding the data-, the clearer the presentation has to be. The more the understanding of the networks of relationships needs the knowledge of the archival units’ structures, the more the archival units themselves have to be visualised together with the descriptive information on them. The key prerequisite to take concrete and effective steps is the digitisation of archival material. Let me consider some aspects in this context.

What happens if an archivist removes a couple of record volumes from different locations of the depot and presents the user with this material? What happens if the user takes a single sheet out of the record, turns it around and places it on top of the record’s folder?

The archival context is disturbed in both cases and the material creates a new context.

The user who takes a single sheet out of the record has altered the record’s composition and has isolated the sheet. Following that, he has put it back in its usual context.

The archivist has removed files from the record groups and has thereby altered the groups’ composition and has isolated the files. And – what is more – he has created a new composition by presenting it to the user. Decontextualisation and the subsequent altered recontextualisation, these are the processes to be observed here.


An archive is digitising its material. New images are created sheet per sheet. Then these images are reworked, the front and back are merged to a single digital file, multi-page image files are created, the first few pieces of metadata are included in the files. The process of recontextualisation has started.

The recontextualisation, the assembly of the initially isolated image files into an archival composition is conducted by the concept of representation. The newly created contexts are supposed to represent the original contexts. These digital representations are – without a doubt – new entities and to bring the new contexts in accordance with the original ones is just one possible recontextualisation out of many.

Digital recontextualisation is the consequence of a decision made by the archivist. He decides to make certain contexts visible which are then either newly described or described for the first time. Thus, digitisation leads to the process of creating documentary units out of archival units. The documentary units need to have one or several documents descriptions. This process creates a two visualisations: concerning the images in the form of documentary unit, concerning the description in the form of document’s description.

The image is taken from the metadata-model for the archives portal EHRI and is a snippet of the physical domain model (draft).[3]

The assembly of isolated parts –even if they had belonged to a greater whole in the first place – involves the danger of a random recontextualisation which does not refer back to its original contexts. There is the danger that the principle of the provenance is carelessly abandoned and that archival material is interpreted rather subjectively.

The ICA has published standards for the description of the four main entities which shall give also the framework for the destination of recontextualisation of digitised material and of the recontextualising manner of archival description.

Recontextualisation signifies the pointing out of relationships which eventuate in the origination and use of the archival material. These relationships are exactly that context of that describing effects the process of archival description to become the process of defining fonds and collections . Heather MacNeil initiated an evolution in discussion and practice in 1992 with her essay “The context is all”, which led to the fact that the record group or fonds  was first a construct and then a constructible entity.[4] At first this concerned archival units on a fonds and collection level. This could be broken down to the file level. Physical units on the depot shelf were the smallest undividable units of constructs which were able to recontextualise relationships and make them visible in finding aids.

The digitisation offers us the opportunity also in the microcosm of units of description defined by archival reference codes, that is on the deepest descriptive level to evolve from a – how Terry Cook said – „static identification of records with a structure“ to a„dynamic relationship with a creating or authoring activity“ or at least to make that visible.[5]

Relationships are the connecting dots in the abundance of contexts. Peter Horsman illustrated a Four Domain Model for relationships of records in his essay „Wrapping records in narratives“ in 2011.[6]

Several of them show contexts of origin, causalities at Corporate Bodies, persons, families or in functions, activities and processes. They highlight the provenance of the archival material, the organisational provenance as well as the functional.

The relationships in documenting deserve special attention. They refer to the creation and use of documents. Those relationships mirror the de- and recontextualisation which in return define the life cycle of the material. The files could have been generated out of certain functions but could then be re-used for other functions.

The process of de- and recontextualisation can turn the hierarchical system of the descriptive levels upside down and collections can find themselves recontextualised as parts of records and files.

Lastly there is the area of relationships which is not reflected in the archives at all.

The visualisation of relationships by means of new assemblies of archival units in the form of digital documentary units is in itself a visualisation which is created by the definition of an affiliation of formerly isolated images.

The usage of the Metadata Encoding & Transmission Standard METS is best suited for a sort of clamp which is applied to the images in a defining manner. The METS-based compositions are determined by the descriptive attributes which are applied as document description of every documentary unit by the archivist. First of all he has to start his analysis of the relationships with the analogue material, that is the archival unit, to be able to define a documentary unit on the basis of his analysis results. Then he is able to generate the corresponding description. On a last step follows the act of attribution of analysed relationships as parts of the description of the virtual creation of fonds or collections. The “conceptual fonds” has been made visible and its borders have been documented and explained now.[7]

This necessary sequence of the workflow leads to the fact that it is nearly impossible for an outsider to detect additional relationships based on the digital documentary units offered to him.

So as to not reduce the description as a process to the subjectively limited cognitive faculty of single archivists it is recommendable to reproduce the digital archival unit in an unmodified manner as one way of the digital representation of the original material.

“It does, however, mean that the provenance of the records must be clearly reflected in the description, that the description must enable retrieval by provenance, and that a descriptive system must be capable of representing together all the records of a single creator held by a single repository.”[8]

I quoted the 2013 edition of the DACS („Describing Archives: A Content Standard“).

Given that, it is possible to argue that the strict respect des fonds or to put in German the “Registraturprinzip” or in English the principle of original order as a principle of arrangement is the prerequisite for a comprehensive and transparent analysis of relationships.

The identifying of relationships by the user could be annexed to the finding aids by means of appropriate tools for the integration of user-generated content. If the user has to combine images of digital archival material, he has to be enabled to attach the added content in the form of a self-defined documentary unit with a set of appropriate metadata. If the usage of METS for the definition of documentary units is continued, tools would have to be provided which can mirror the process of generating image sequences in a METS-XML-file format in a flexible manner.

The encoding of the content-related information to such a new METS file would have to result in an additionally generated EAD file.

Concerning the EAD encoding of relationships which correlates to functions, activities, etc., there is now a problem similar to the missing EAC-F for the description of functions. Functional provenance is a type of provenance which is not taken into account as yet. A solution would be to define the attribute <origination> through a type more closely that heralds the indication of either the organisational or the functional provenance. An example could look like that:

In this example description on file level five provenances are illustrated. A set of a pre and a final provenance indicates the organisational provenance, that is corporate bodies, persons or families, who were responsible for the file’s creation. Furthermore, there are three functions depicted which have changed through the sequence of usage of the file. They are as well to be regarded as causative and are therefore listed as functional provenances under the attribute <origination> as well.

The links to the authority records for describing the agents and functions listed as provenances would have to be put in the paragraph of the history of the file’s origination or better known as “administrative or biographic history” which is encoded as <bioghist>. According to that example, the EAC-authority records have to operate analogous to the standards ISAAR-CPF and ISDF as EAC-CPF and EAC-F where the last one is missing as yet.

The display of functions deserves special attention in the visualisation of relationships. The standard ISDF defines functions as follows:

“any high level purpose, responsibility or task assigned to the accountability agenda of a corporate body by legislation, policy or mandate. Functions may be decomposed into sets of co-ordinated operations such as subfunctions, business processes, activities, tasks or transactions.”

Through describing, however, only those functions can be made visible that are not only mandated to the agent but also really performed by him. The result of the high level functional analysis which Helen Willa Samuels has worked out for university archives shows an approach which aims at the effect in the society as a whole as cause and intent in actions.[9]

When I talk about “functional provenance” from there, I think of functions as a cause for actions and effects – the display of which matches the provenance principle in the definition of the ISDF standard.

Functional relationships or the web of relationships were already depicted by David Bearman und Richard Lytle 1986 (Archivaria 21) as an increasingly transinstitutional entanglement. The entanglement originates in the change of the structuring of administrative bodies from self-contained, virtually supreme entities into institutions with flexible, ever-changing power structures, competences, responsibilities and interinstitutional interactions. The diversity of manifestations and the de-hierarchisation of administrative bodies associated with sharing of functions are clearly described by Bearman und Lytle as follows:

“In the modern world of task forces and committees, staff roles and sub-contracting, this seemingly simple structural relationship is in reality immensely complex. On organisation charts this complexity is indicated by dotted lines, influence arrows and circles, two-way authority links, and other shorthands which represent a host of non-hierarchical relationships. Management by consensus, collegial relationships, professional boundaries and rights, job responsibilities limited by union contracts, independent ombudsmen, or central agency arbiters further complicate these relationships.”[10]

The functions remain constant in their character while they are flexible with regard to their institutions. For the archival description this means, however, that interconnective description has grown into a necessity. The interinstitutional coherence of the accrual originating in a functional provenance requires finding aids which depict functions in a larger context than merely in the radius of operation of a single player.

The visualisation of relationships on the basis of digital representations is very simple from a technical point of view. The technical possibilities and the results of the digitisation give archivists as well as users the chance to illustrate complex describing systems with complex information on a descriptive level with the help of links and graphics and at the same time provide them with a direct access to the described objects and to present them in the respective structures which shall be highlighted with the respective description.

I thank you for your attention with this summarising link to a slide about functions of the new Europeana Data Model.

[1] Sue McKemmish, Placing Records Continuum Theory and Practice. In: Archival Science 2001, p. 354.

[2] Tom Nesmith, Documenting Appraisal as a Societal-Archival Process: Theory, Practice, and Ethics in the Walk of Helen Willa Samuels, In: Controlling the Past – Documenting Society and Institutions, Essays in Honor of Helen Willa Samuels, hg. v. Terry Cook, Chicago 2011, p. 31-50, in particular p. S.34.

[3] EHRI project website:

[4] Heather MacNeil, “The Context is All: Describing a Fonds and its Component Parts According to the Rules for Archival Description”, in: Terry Eastwood (ed), The Concept of the Fonds: From Theory to Practice. (Ottawa, 1992) 198-224.

[5] Terry Cook, What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift. In: Archivaria 43.1997 [].

[6] Peter Horsman, Wrapping Records in Narratives:

[7] Cf. Geoffrey Yeo, The Conceptual Fonds and the Physical Collction. In: Archivaria 73. 2012, pp. 43-80: In this essay he also presents a comprehensive overview about the discussion on the conceptual fonds starting with Terry Cook’s theories.

[8] DACS 2013, hg. v. SAA, S. xvi.

[9] Helen Willa Samuels, Varsity Letters: Documenting Modern Colleges and Universities, 1992, Reprint SAA, Lanham (Md.), 1998

[10] Bearman, Lytle, The Power of the Principle of Provenance. In: Archivaria 21 (1985/1986), S. 16-17.

Lost in (Cyber-)Space?



Lost in (Cyber-)Space? Das Stadtarchiv Amberg in der schönen neuen Welt des Web 2.0

So lautete der Titel des heutigen Kurzvortrags von Jörg Fischer auf dem Deutschen Archivtag (Fachgruppensitzung 2, Kommunale Archive). Man hätte den Vortrag mal aufnehmen sollen, um ihn zu podcasten – und ab sofort (30.9.) stehen auch die Folien des Vortrags zur Verfügung! Danke an Jörg Fischer,-

Berliner Appell zum Erhalt des digitalen Kulturerbes

„Unsere Gesellschaft ist seit langem von dem Konsens bestimmt, dass Wissen und Kultur zu erhalten sind. Das Wissen unserer Tage wie die Kultur unserer Gesellschaft werden aber zunehmend mittels elektronischer Medien gespeichert und sollen über diese überliefert werden. Die Bewahrung dieses Wissens und dieser Kultur steht auf tönernen Füßen. Die Bereitschaft, auch in der elektronischen Welt in die Bestandserhaltung zu investieren, ist nicht sehr groß. Die Einsicht in die Notwendigkeit, die Prozesse der digitalen Langzeitarchivierung nachhaltig und dauerhaft zu finanzieren, ist noch nicht ausgeprägt. Die Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnologie zur Bestandserhaltung auch von analogen Informationsträgern sind noch lange nicht ausgeschöpft. Das ist ein Appell zur Nachhaltigkeit in der elektronischen Welt.

1. Gefahr des Verlustes
Digitale Inhalte sind fragil. Sie unterliegen einer rasanten technischen Entwicklung. Es besteht dringender Handlungsbedarf bei der Archivierung, da digitale Inhalte und Informationen sonst unwiederbringlich verloren sind.

2. Dauerhafte Aufgabe
Digitale Langzeitarchivierung ist Teil der Bestandserhaltung für digitale Objekte und muss als eine dauerhafte Aufgabe begriffen werden, die sich nicht in Projekten erschöpft.

3. Ausbildung/Organisation
Digitale Langzeitarchivierung muss ein gezielter Ausbildungs- und Forschungsschwerpunkt an Universitäten und Fachhochschulen werden und auch Eingang in die Curricula von anderen Disziplinen finden.

4. Recht
Der derzeitige Rechtsrahmen behindert vielfach die digitale Langzeitarchivierung. Es müssen eindeutige und verlässliche rechtliche Rahmenbedingungen für die digitale Langzeitarchivierung in all ihren Aspekten geschaffen werden.

5. Kosten
Für die digitale Archivierung besteht eine dauerhafte öffentliche Verantwortung. Digitale Langzeitarchivierung ist kostenintensiv.

6. Aufmerksamkeit und öffentlicher Diskurs
Nachhaltigkeit in der digitalen Welt erfordert eine breite öffentliche Diskussion und starke politische Wahrnehmung. Digitale Langzeitarchivierung ist kein Nischenproblem.

7. Langzeitarchivierung und Digitalisierung
Digitale Langzeitarchivierung sichert und stärkt das Demokratie- und Transparenzversprechen des digitalen Kulturerbes.

8. Rollen und Strategie
Zuständigkeiten und Rollen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung müssen im Rahmen einer nationalen bzw. europäischen Strategie klar bestimmt sein.

9. Auswahl
Auswahlkriterien für die digitale Langzeitarchivierung müssen Teil eines gesellschaftlichen Diskurses sein.

10. Reichweite
Kulturarchivierung ist im Digitalen eine Aufgabe, die in ihrer Bedeutung und ihren Folgen über die Aufgaben der Kulturinstitutionen hinaus geht.

11. Recherchierbarkeit, Verfügbarkeit und Zugang
Der Zugang zum digitalen Erbe ist durch neue Technologien so leicht wie noch nie. Er birgt einen großen Nutzen für die Bildung und Forschung. Um den Zugang zu erhalten, sind verlässliche Finanzierungsmodelle notwendig.

12. Technische Fragen
Langzeitarchivierung kann nur unter geregelten technischen Rahmenbedingungen nachhaltig erfolgen. Dazu gehören offene und standardisierte Datenformate.

Der Berliner Appell ist hervorgegangen aus der Initiative Nachhaltigkeit in der Digitalen Welt, einer Veranstaltung des Internet & Gesellschaft Collaboratory (CoLab) in Zusammenarbeit mit nestor, dem Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung, iRights.Lab Kultur und dem Institut für Museumsforschung.“
Quelle: Homepage des Appells

Link zur Zeichnungsseite des Appells

Archiverschließung und -verwaltung mit standardkonformer Software

Maßgeblich für die Ausführungen zu den Standards ISDIAH, ISAAR, ISDF und ISAD in diesem Papier sind jeweils die englischsprachigen Ausgaben, die auf der Website des ICA verfügbar sind:


0. Einleitung.

1. Erschließung.

1.1. Beschreibung des Archivs als Collection Holding Institution (ISDIAH/EAG).

1.2. Beschreibung von Bestandsbildnern (ISAAR-CPF/EAC-CPF).

1.3. Beschreibung von Funktionen (ISDF).

1.4. Beschreibung von Archivgut (ISAD-G und EAD).

1.5. Visualisierung von Beziehungsgemeinschaften mittels Digitalisaten, METS.

1.6. Beschreibung von semantischen Beziehungsgemeinschaften (CIDOC CRM).

2. Beständeverwaltung / Magazin.

3. Nutzungsverwaltung.

4. Anhang: Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G).

0. Einleitung

Fragt man danach, was eine Archivsoftware heute zu leisten imstande sein soll, so könnte man in einem Brainstorming zu einem folgenden ersten Ergebnis kommen:

  • Standardgemäßes Erstellen und Verwalten von Authority Records (Thesauri?) für CPFs, Funktionen, Events, Orte (ISAAR, ISDF (ISAF?), EAC, …)
  • Standardgemäße Beschreibung von Archivgut (ISAD(G), EAD)
  • Standardkonforme Verwaltung digitaler Daten inklusive administrativer Metadaten (PREMIS), Verknüpfung zu digitalem Archiv möglich (DIMAG)
  • Integration von Digitalisaten in Erschließung und Findmittel, inkl. standardisierter Beschreibung (METS)
  • Relationale Erschließung durch standardisierte Beschreibung von Beziehungen und Entitäten (CIDOC CRM)
  • Nutzergesteuerte dynamische Generierung von Gliederungen und virtuellen Beständen auf der Grundlage von Thesauri o.ä.
  • Exportierbarkeit in EAD-XML und EAC-XML, Profilauswahl DDB, APEx, LoC sowie beschränkt frei konfigurierbar.
  • Ausdruck von Findmitteln nach ISDIAH-, ISAAR-, ISDF- und ISAD-Vorlagen sowie frei konfigurierbar
  • Erzeugung von onlinefähigen Findmitteln in Form von selbständigen HTML-Präsentationen  ohne Benötigung von Server-Komponenten oder Web-Diensten für ihre Nutzung

Sofort wird deutlich, dass Archivarbeit zu einer Arbeit mit internationalem Anspruch an die Standardisierung geworden ist, dass Metadatenformate zu „identity“ und „integrity“ eine zentrale Rolle spielen und dass die Nutzerorientierung der Archive zusammen mit den neuen technischen Möglichkeiten ein neues Verständnis von Erschließung und ihren Zielen geweckt hat. Daraus lassen sich Anforderungen ableiten, die eine markttaugliche Archivsoftware heute standardmäßig erfüllen sollte. Sie sind nicht unbedingt neu, sollen aber im Folgenden noch einmal zusammengefasst werden und dabei insbesondere Bezug auf die Bedürfnisse des Universitätsarchivs Bayreuth nehmen. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Erschließung, die Bereiche der Beständeverwaltung, des Magazins und der Nutzungsverwaltung wird nur gestreift, wenngleich dem Autor bewusst ist, dass gerade die Unversehrtheit und Authentizität von Archivgut im Verlauf seiner Verwahrung hohe technische Standards zu beachten zwingt, insbesondere wo es sich um digitale Archivalien handelt. Diese Standards sind aber weitgehend unstrittig und die Ansprüche an ihre technische Umsetzung variieren bei den Archivaren wohl deutlich weniger als im Bereich der Erschließung.

1. Erschließung

1.1. Beschreibung des Archivs als Collection Holding Institution (ISDIAH/EAG)

Für die Beschreibung von Institutionen, die archivalische Bestände und / oder Sammlungen verwahren, hat der Internationale Archivrat (ICA) den Standard ISDIAH entwickelt. Ihm soll der für die Onlinedarstellung geeignete XML-basierte Standard EAG (Encodes Archival Guide) entsprechen.

Der Standard ISDIAH ermöglicht den Beginn der Stufenerschließung auf der Ebene des Archivs als erster Verzeichnungsstufe. Um von dort auf die nächst tiefere Stufe zu kommen, benötigt die Beschreibung entsprechende Schnittstellenbereiche. Im Abschnitt Control Area ermöglicht ISDIAH sowohl eine Kurzbeschreibung der einzelnen Archivbestände als auch eine Verknüpfung zu Normdateien, die Aktenbildner beschreiben und im Standardformat ISAAR vorliegen. Entsprechende Verknüpfungspunkte benötigt EAG zu EAC-Dateien. In bislang testweise eingesetzten EAG-Profilen in Deutschland liefert beispielsweise der Tag <repositorguides> die Verknüpfung zu Beständeübersichten.[1] Damit verhält sich EAG ebenso konsequent wie die Standards EAC und EAD, die kaum Überschneidungen mit Beschreibung anderer Erschließungsentitäten zulassen. Sie unterscheiden sich dadurch sowohl von ISDIAH als auch von ISAAR und ISAD. Letztere erlauben stets die Verknüpfung durch integrierte Kurzfassungen der Beschreibung. So erlaubt ISDIAH in seinem Kapitel 6, Kurzbeschreibungen von Bestandsbildnern und deren Überlieferung, die sich im Archiv befinden. Von hier aus ist der Link zu den ausführlichen ISAAR- und ISAD- Beschreibungen der Bestandsbildner und Bestände zu setzen. Diese Form der ineinander verflochtenen Beschreibungen beinhaltet zwar regelmäßig ein Stück Redundanz, ist aber zugleich nutzerfreundlich, weil dadurch exzerpierte Konzentrate von Information bereitgestellt werden.[2]

Das EAG-Profil des Bundesarchivs vom Februar 2009, das auf seiner Website veröffentlicht ist (, scheint mit ISDIAH weitgehend übereinzustimmen. Nicht zu finden waren im Beschreibungsbereich der ISDIAH-Abschnitt 5.3.2 Geographical and cultural context, 5.3.3 Mandates/Sources of authority, 5.3.5 Records management and collecting policies, 5.3.7 Archival and other holdings, 5.3.8 Finding aids, guides and publications. Im Bereich “Dienstleistungen” fehlt 5.5.3 Public Areas. Ferner fehlen einige Punkte im Kontrollbereich, vor allem 5.6.3 Rules and/or conventions used.

Ob die Abbildung aller ISDIAH-Abschnitte in EAG nötig ist, mag man differenziert sehen. Auf die Beschreibung der Public Areas (5.5.3) mag man wohl leicht verzichten können.

Eine Archivsoftware sollte gleichermaßen ISDIAH und EAG bedienen können. Wenn ein Archiv seine eigene Beschreibung als gleichsam oberste Erschließungsstufe ansehen möchte, so wird es dafür einen Erschließungsstandard anwenden, der angemessen ausführliche Informationen aufnehmen kann. Das vorliegende EAG-Profil ist dafür noch zu eng. Zweckmäßig erscheint es, im deutschen Archivwesen derzeit das EAG-Profil des Bundesarchivs zwar zugrunde zu legen, es aber flexibler zu gestalten, indem beispielsweise mehr Freitextfelder vorgesehen werden. Die angebotenen Crosswalks sind teilweise nicht wirklich kompatibel. So referenziert der bei Arnold angebotene ISDIAH-EAG-Crosswalk für Nr. 5.4.3 Accessibility von ISDIAH, wo geographische und Informationen zur Anreise zum Archiv und keineswegs nur Angaben über Barrierefreiheit einzutragen sind, lediglich auf <desc><buildinginfo><handicapped>.[3] Wo Angaben zur Anreisegeographie eingetragen werden können, ist nicht ersichtlich.

Die hier bestehenden Unklarheiten sollten insbesondere bei den zuständigen Stellen des Archivportals D (DDB) und des Projekts APEx vorgebracht werden. Erst wenn Klarheit über die künftige Ausrichtung eines EAG-Profils besteht, sollten Veränderungen bzw. Erstimplementierungen in der Software vorgenommen werden.


1.2. Beschreibung von Bestandsbildnern (ISAAR-CPF/EAC-CPF)

Die Beschreibung mittels ISAAR-CPF / EAC-CPF bezieht sich in erster Linie auf Bestandsbildner (creator). Die Entwicklungen und Metadatenmodelle, die in unterschiedlichen internationalen Portalprojekten zur Anwendung kommen, verwenden zur Bezeichnung des Beschreibungsobjekts inzwischen lieber den Begriff des agent. Dabei spielt es mitunter explizit keine Rolle mehr, ob das Beschreibungsobjekt als Bestandsbildner oder sonstiger Akteur auftritt, der in irgendeiner Beziehung zur Entstehung, zum Inhalt oder zur Gestaltung von Archivbeständen und Sammlungen steht. Unter dieser Voraussetzung kommt der Beschreibung von Funktionen im Rahmen einer Akteursbeschreibung gesteigerte Bedeutung zu.

Metadatenmodelle zeigen Beziehungen zwischen Archiven, Bestandsbildnern und anderen Akteuren, Funktionen und Beständen auf. Demzufolge sind neben diesen vier Entitäten deren Beziehungen zueinander ein wesentliches Objekt der Erschließung. Die Darstellung von Erschließungsergebnissen dient der Visualisierung solcher Beziehungsgemeinschaften, wobei die Entitäten die Eckpunkte sind, die eine flexible Visualisierung durch die jeweilige Konzentration auf die eine oder die andere Entität ermöglichen. Die Folge ist, dass Archivbestände keine absolute Tektonik besitzen. Bisher wurden Tektoniken im Hinblick auf eine Ausrichtung auf jeweils eine einzige Entität fixiert. Archive waren entweder nach Bestandsbildnern gegliedert oder nach Funktionen, wobei letztere Fälle in der Realität zumeist nur Überreste des Pertinenzprinzips waren.

Die Zuweisung von mit Archivgut in Beziehung stehenden Akteuren ist von einer Tektonik jedoch zunächst völlig unabhängig. Bei der Erschließung von Archivgut sind solche Informationen Attribute, die den Beschreibungen hinzugefügt werden müssen. Um im Weiteren Beziehungsgemeinschaften anderer Art flexibel darstellen zu können, dürfte sich die Anwendung des Prinzips der Vererbung von Information von der höheren zur niedrigeren Verzeichnungsstufe nicht länger anwenden lassen. Denn auf höherer Stufe angebrachte Information fixiert die Strukturen, die unterhalb geschaffen werden. Das aber macht Erschließungsvisualisierung inflexibel. Es ist daher eine Anforderung an Archivsoftware, alle für eine Verzeichnungsstufe zutreffende Erschließungsinformation unmittelbar bei der Verzeichnungseinheit vorzuhalten, auch wenn dadurch scheinbar Redundanz entsteht.

Zusätzlich zur Information über Akteure bedarf die Erschließung der Information über die wahrgenommenen Funktionen. Es genügt dafür nicht, den einzelnen Akteuren bei deren Beschreibung Funktionen attributiert zu haben. Bei der Verzeichnung von Archivgut sind die einzelnen Funktionen beim Namen zu nennen, die sich in den Verzeichnungseinheiten spiegeln. Geht man auch hier so vor, dass die Information über die Funktionen nicht nach dem Vererbungsprinzip, sondern jeweils unmittelbar bei den Verzeichnungseinheiten vermerkt werden, ermöglicht man eine strukturierte Visualisierung des Archivbestands nicht nur nach den institutionellen, sondern alternativ auch nach den funktionalen Provenienzen.

Für eine Archivsoftware bedeutet das, dass eine feste Tektonik keine so wichtige Rolle mehr spielt. Zwar werden auch künftig viele Archivare das Tektonikmodell für die Erschließung nutzen. Eine Software, die das als einzige Erschließungstechnik zulässt, entspricht den Anforderungen der modernen Archivwissenschaft jedoch nicht. Flexible Erschließung von Beziehungsgemeinschaften könnte beispielsweise mit Thesauri arbeiten, die mit Normdatensätzen verknüpft sind. So müsste es einen Thesaurus für Akteure geben, die nach ISAAR-CPF / EAC-CPF beschrieben werden, und einen Thesaurus für Funktionen, die nach ISDF beschrieben werden. Die Beschreibung des Archivguts nach ISAD / EAD stünde weiterhin im Mittelpunkt der Software. Die Gliederung der Bestände sollte durch Hierarchisierungen innerhalb der Thesauri erfolgen, die durch die Attributierung eines Thesauruseintrags an die Verzeichnungseinheit übertragen würde. Die Tektonik ergäbe sich, indem die Software bei einer Findmittelgenerierung auf die Hierarchieinformation der attributierten Thesauruseinträge zugreift und die Verzeichnungseinheiten darauf gründend tektonisch sortiert. Der klassische Tektonikbaum wäre während der Verzeichnung nicht mehr nötig. Seine eigentlich Funktion, Strukturen zu fixieren, wäre noch dort anzuwenden, wo solche im Einzelfall vom Archivar festgesetzt werden, beispielsweise in der Abbildung von Serien.

Grundsätzlich ist es wünschenswert, alle Felder in einer Erschließungssoftware, in die deskriptive Metadaten eingetragen werden, mit einem jeweils passenden EAC- bzw. EAD-Tag zu versehen. Für Exporte wäre dann zu definieren, ob ein vorgehaltenes Fremd- oder Portalprofil (z.B. für das Archivportal Europa) angewandt oder ob ein Vollexport (oder manuell eingeschränkter Export) nach einem softwarespezifischen oder beispielsweise nach einem an der vollständigen EAD Tag Library orientierten Profil ausgegeben werden soll. Auf diese Weise wäre sichergestellt, dass die komplette Verzeichnung standardgerecht erfolgt und in einem standardgerechten Export abgebildet werden kann.


1.3. Beschreibung von Funktionen (ISDF)

Für die Beschreibung von Funktion existiert noch kein XML-basierter Standard. Ein „EAC-F“ steht noch aus. Wie institutionelle Provenienzen im CPF-Thesaurus gemäß ISAAR-CPF oder EAC-CPF beschrieben werden sollen, so könnte analog dazu die Beschreibung von Funktionen im Funktionenthesaurus erfolgen. Die Feldaufteilung entspräche den Vorgaben des ISDF. Sobald es einmal einen Standard EAC-F geben wird, kann den Feldern mittels Crosswalk der jeweils zugehörige EAC-Tag hinterlegt werden.


1.4. Beschreibung von Archivgut (ISAD-G und EAD)

Die meisten auf dem Markt erhältlichen Erschließungsprogramme sind weitgehend ISAD(G)-konform und bieten ein EAD-Exportmodul an. Nähere Ausführungen zur Anwendung von Verzeichnungsstufen finden sich im Anhang „Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G)“. EAD-XML ist als Austauschformat mehr als nur ein Exportformat zur Präsentation von Erschließungsdaten in Portalen. Vielmehr ist es geeignet, kollaborative Erschließungsprojekte zu begünstigen, Inhalte zu exportieren, andernorts weiterzubearbeiten, wieder zu importieren und mit zusätzlichen Daten, die an einem dritten Ort dazu erhoben wurden, zu vervollständigen: kollaborative Erschließung am virtuellen Bestand. Insofern soll das EAD-Profil eher weit ausgreifen als auf wenige Felder beschränkt sein. Für das Universitätsarchiv Bayreuth soll das heißen, dass es sich bis zur Veröffentlichung des revidierten EAD-Schemas durch die Library of Congress am Profil des Bundesarchivs orientiert, das von diesem auf seinen Websites bereitgestellt ist. Zugleich soll eine Archivsoftware Tool bereitstellen, die einen flexiblen Umgang mit diesem Profil erlaubt, wie z.B. Matching mit Portalprofilen, freie Auswahl von zu exportierenden Daten, um Exportfiles zu beliebig unterschiedlichen Zwecken zu nutzen. Der Softwareanbieter muss in der Lage sein, hier nötigenfalls unkomplizierten technischen Support im Rahmen seines Lizenzvertrags zu leisten. Grundsätzlich sollen Exporte, Importe und Konfigurationen vom Bearbeiter über eine Menüsteuerung am Arbeitsplatz erfolgen. Das originale Findbuch soll der EAD-XML-File sein, der zusammen mit einer Ausgenerierung in eine HTML-Präsentation publiziert wird.



1.5. Visualisierung von Beziehungsgemeinschaften mittels Digitalisaten, METS

Erschließung, die es sich zum Ziel setzt, die Mehrschichtigkeit von Kontexten, ihre (chronologische) De- und erneute Rekontextualisierung aufzuzeigen, muss, um nicht in der Theorie verhaftet zu sein, mit Digitalisaten arbeiten, die es auch erlauben, Beziehungsgemeinschaften in einer Weise zu rekonstruieren, der die Ordnung des analogen Archivguts nicht entspricht. Es muss möglich sein, beispielsweise Akten sichtbar zu machen, die als in dieser Struktur nicht oder nicht mehr real existieren. Durch eine flexible Aneinanderreihung von Images, die zusammen als Akte vom verzeichnenden Archivar definiert wird, ist diese Visualisierung möglich. Der Archivar würde diese neu entstandene Einheit mittels einer METS-konformen Beschreibung als Einheit kennzeichnen und sie seiner (EAD-konformen) Beschreibung hinzugesellen.

Eine Archivsoftware muss die Fähigkeit besitzen, zu jeder Magazineinheit (!) ein Korpus von dazugehörigen Digitalisaten zu verwalten. Die Verknüpfung von Digitalisaten zu METS-Einheiten und mit EAD-Beschreibungen muss stets so weit nachvollziehbar sein, dass die administrativen Metadaten der Images jederzeit genauestens treffsicher zu den Lagerorten der analogen Originalvorlagen führen. Die originalen Einzelteile einer virtuellen Verzeichnungseinheit, die aus 150 quer durch das Magazin verstreuten Blättern bestünde, müssten mittels der mit der Beschreibung verknüpften METS-Datei und der den Digitalisaten inhärenten Metadaten jederzeit treffsicher auffindbar sein.

1.6. Beschreibung von semantischen Beziehungsgemeinschaften (CIDOC CRM)

Bei dieser Form der Erschließung werden Beziehungen zwischen Archivgut, Funktionen und Akteuren beschrieben. Die Arten der Beziehungen werden im Vorfeld standardisiert und in einem Thesaurus niedergelegt. Dadurch werden bei der Recherche Hierarchien durch den Nutzer frei definierbar. Er steuert die dynamische Generierung von Gliederungen und virtuellen Beständen auf der Grundlage von Thesauri nach seinen Recherchezielen.

Ein möglicher Standard, von dem man ausgehen könnte, zeigt sich in dem im Museumswesen entwickelten CIDOC Conceptual Reference Model. Es „ist eine formalisierte Ontologie, mit der unterschiedlich strukturierte Informationen aus dem Bereich des Kulturellen Erbes integriert, vermittelt und ausgetauscht werden können. Das CRM ist der Kulminationspunkt eines über 10 Jahre währenden Prozesses der Standardisierung kultureller Informationen innerhalb des Internationalen Ausschusses für Dokumentation (CIDOC) des Internationalen Museumsrates (ICOM, International Council Of Museums).“[1] Er besteht im Wesentlichen aus einem System von Klassen und einem System von Eigenschaften. Die Klassen sind die zu beschreibenden Entitäten, die Eigenschaften drücken die Art der Beziehung der Entitäten zueinander aus.

Eine Erschließung in Anlehnung an CIDOC CRM in Kombination mit den übrigen in diesem Papier genannten Standards bedeutet, die Konversionsmöglichkeiten der Produkte auf der Basis der herkömmlichen Standards zu erproben und Wege zur Optimierung der Ausgangsdaten zu finden. Beispielsweise lassen sich EAD-XML-Files in CIDOC CRM prinzipiell konvertieren, wenngleich sie die Möglichkeiten von CIDOC CRM nicht ausschöpfen.

2. Beständeverwaltung / Magazin

Eine moderne Archivsoftware soll eine klassische Magazinverwaltung ebenso beinhalten wie eine Schnittstelle zur Verwaltung eines digitalen Archivs unter Beachtung der dafür geltenden Standards. Besonders wünschenswert ist die Beachtung der für die Nutzerarchive relevanten archivübergreifenden Projekte, da digitale Archivierung eher selten von Archiven in Eigenregie ausßerhalb von Verbundstrukturen durchgeführt wird. Für Süddeutschland ist hier sicher das Projekt DIMAG zu berücksichtigen. Die Nutzung des OAIS-Referenzmodells für digitale Archivierung sollte dennoch nicht ausschließlich durch Schnittstellen zu solchen Projekten quasi ausgelagert werden, sondern nach Möglichkeit auch in einer Komponente in die Software integriert sein, etwa zur standardgerechten Archivierung digitaler Fotos, Dateien, E-Mails etc, die – anders als Datenbanken – bereits kurzfristig ins Archiv gelangen können.

3. Nutzungsverwaltung

Hierher gehört die Unterstützung der Speicherung der Nutzungen von Archivalien durch konkrete Nutzer, ihre Forschungsthemen etc., ferner u.a. die Generierung von Ausleihzetteln für das Magazin und den Nutzerakt. Den Anforderungen einiger Bundesländern entgegenkommend wäre die Führung einer elektronischen Benützerakte in der Archivsoftware ein künftig zu erwägendes Desiderat. Zur Nutzungsverwaltung gehören auch die erforderlichen Tools zur Protokollierung von Aushebung und Reponierung von Archivgut.

4. Anhang: Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G)



Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G)

Leitfaden für die Implementierung von Verzeichnungsstufen in die Erschließungssoftware des Archivs der Universität Bayreuth


Auf dem XIV. Internationalen Archivkongress in Sevilla wurde im Jahr 2000 die zweite, überarbeitete und den Anforderungen der archivischen Praxis angepasste Auflage der ISAD(G) veröffentlicht. Sie liegt in einer deutschen Übersetzung von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt und Nils Brübach als 23. Band der „Veröffentlichungen der Archivschule Marburg“ vor. Als Autor firmiert das „Komitee für Verzeichnungsstandards“ des Internationalen Archivrats (ICA-CDS). ISAD(G) soll zwar primär als Verzeichnungsstandard fungieren, der ggf. vorhandene nationale Standards ergänzt und modifiziert, zum zweiten wurde in seiner zweiten Auflage verstärkt betont, dass ISAD(G) zugleich Instrument zum internationalen Austausch von Verzeichnungsinformation sein kann. Hier findet sich die Verknüpfbarkeit zum Austauschstandard EAD, der mittels vorhandener Crosswalks vorgenommen werden kann.


Der Aufbau einer Erschließungssoftware orientiert sich meist an den ISAD(G). Das Aufbauprinzip dieser Richtlinien ist ein Stufenmodell. Das bedeutet in der Hauptsache, dass Erschließungsinformation, die bereits auf höherer Ebene erfasst wird, auf den nachgeordneten Ebenen nicht mehr wiederholt wird. Auf diese Weise unterscheidet sich die archivische Erschließung fundamental von der bibliothekarischen Katalogisierung. Die Stufenverzeichnung ist ein Versuch, der „Vereinzelung von Archivguteinheiten entgegenzuwirken, indem diejenigen Informationen, die mehrere Verzeichnungseinheiten gleichzeitig betrifft, auf einer höheren Stufe erfasst, aber mit den Elementen verknüpft und gemeinsam ausgetauscht wird.“[i] Der Gefahr der Individualisierung der Einzelstücke soll damit begegnet werden. Verbunden mit diesem Verzeichnungsprinzip ist ein Bestandsbildungsprinzip, das die Kohärenzen innerhalb eines Bestandskorpus zu bewahren bestrebt ist. Der Verzeichnungsstandard ISAD(G) setzt somit ein hierarchisches Informationsgeflecht zwischen Archivalieneinheiten, Archivaliengruppen und Teilbeständen voraus, um sinnvoll angewandt zu werden. Auf diese Weise ergänzen sich das Prinzip der Bestandsbildung auf der Grundlage der Entstehungsstellen und das Prinzip der integrativen Verzeichnung hierarchisch aufeinander aufbauender Informationsebenen (Stufenverzeichnung), dem Prinzip der ISAD(G). Gleich vorweggeschickt sei, dass das Stufenmodell zwar ein Ausgangspunkt, aber für eine realitätsbezogene Erschließung mit heutigen technischen Möglichkeiten nicht mehr ausreichend ist. Die Vielfalt von Kontexten, die Erschließung abzubilden in der Lage ist, lässt die Einschränkung auf eine einzige Struktur und Kontexteinbettung, wie sie ISAD(G) verlangt, heute als realitätsfern oder den bei seiner Entwicklung noch nicht vorhandenen erweiterten Möglichkeiten der Informationstechnologie geschuldet begreifen. Gleichwohl ist ISAD(G) nach wie vor ein geeigneter Einstieg und eine wichtige Grundlage für die archivische Erschließung, zumal der Standard ja nicht auf das Stufenmodell und den Vererbungsgrundsatz beschränkt ist.


Das Stufenmodell, das die Bezeichnung der einzelnen Ebenen im Begriff der „Verzeichnungsstufe“ differenziert, lässt sich mit den „Kompositionsstufen“ der Erschließungslehre von Johannes Papritz in Beziehung bringen. Dabei besteht jede Kompositionsstufe aus Einheiten von verknüpften Elementen (Kompositionen), deren jedes für sich in einer voneinander verschiedenen Entstehungsstufe (Entwurf, Ausfertigung usw.) existieren kann. Diese Einheiten oder Kompositionen bieten die Grundlage für die Verzeichnungsstufe. Eine Zusammenstellung von Schriftstücken kann ceteris paribus als Akt bezeichnet werden, der auf der Verzeichnungsstufe der Akte beschrieben wird. Bilden mehrere Akte eine Serie, wird die Serie auf der Verzeichnungsstufe der Serie/Aktengruppe beschrieben, wobei die Erschließungsinformationen, die für alle diese Akte zutreffen, auf der Verzeichnungsstufe der Serie hinterlegt werden. Auf der Verzeichnungsstufe Akte finden sich dann nur die Informationen, die den einzelnen Akt der Serie vom anderen unterscheiden. Das Stufenmodell der ISAD(G) ist somit ein hierarchisches Modell der Beschreibung von Einheiten ohne informative Redundanz. Das Beschreibungsmodell wird auf diese Weise sehr komplex, je höher die oberste Verzeichnungsstufe angesetzt wird. Der Bedarf an Verzeichnungsstufen dürfte mit den folgenden weitestgehend abgedeckt sein:


  1. Bestandsgruppe
  2. Bestand/Fonds
  3. Teilbestand/Subfonds
  4. Serie/Aktengruppe
  5. Akt/File
  6. Vorgang/Subfile/Item (intellektuell unteilbare kleinste Einheit)
  7. Einzelstück/Dokument/Piece (physisch nicht weiter unterteilbare Einzelstück).


Diese Verzeichnungsstufen bezeichnen die Position der Verzeichnungseinheit im Bestandsaufbau. Sie bedürfen der Erläuterung.[ii]


  1. Bestandsgruppe:
    Die Bestandsgruppe ist ein fakultatives Element in der Tektonik eines Archivs, das nicht durchgängig für alle Bestände existieren muss. Bei der Erschließung werden die gemeinsamen Merkmale beschrieben. Die Bildung von Bestandsgruppen soll für den äußeren Betrachter nachvollziehbar, transparent und einsichtig sein. Es empfiehlt sich, die Bestandsgruppe auch als Verzeichnungsstufe zu verstehen.


  1. Bestand:
    Der Bestand ist das zentrale Strukturierungselement des Archivgutes eines Archivs. Ein Bestand umfasst idealerweise eine zusammengehörende Gruppe von Archivgut meist von einem Schriftgutbildner. Er ist auf der ersten (bzw. zweiten, falls Bestandsgruppen vorhanden) Gliederungsstufe unter der umfassenden Tektonik eines Archivs angesiedelt. Ein Bestand, der nur Archivgut unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge umfasst, wird als Fonds bezeichnet. – Auf die einheitliche Herkunft legt die Definition in den ISAD(G) noch größeren Wert. Bestand und Fonds werden hier grundsätzlich gleichgesetzt: „Alle Unterlagen, unabhängig von Form und Trägermaterial, die auf organische Weise bei einer Person, Familie oder Körperschaft im Rahmen ihrer Tätigkeit und Funktion erwachsen und / oder von ihr zusammengestellt bzw. genutzt worden sind.“


  1. Teilbestand:
    „Untergliederung eines Bestands, die den verwaltungsmäßigen Aufbau der Provenienzstelle widerspiegelt, oder, wenn dies nicht möglich ist, nach geographischen, chronologischen, funktionalen oder ähnlichen Kriterien erfolgt. Wenn die Provenienzstelle eine komplexe hierarchische Struktur aufweist, so hat jeder Teilbestand wiederum so viele Untergliederungen, wie notwendig sind, um die Stufen der hierarchischen Struktur der betreffenden Organisationseinheit deutlich zu machen.“ – Die Teilbestände finden sich im Aufbau eines Findbuchs demnach in der Gliederung. Jeder Gliederungspunkt bildet einen Teilbestand ab. Die Abbildung der Teilbestände erfolgt demnach nicht in der Titelliste.


  1. Serie:
    Dabei handelt es sich um „Unterlagen, die nach einem Schriftgutverwaltungssystem geordnet oder als Einheit aufbewahrt werden, weil sie aus derselben Sammlung, demselben Entstehungsprozess oder derselben Tätigkeit erwachsen sind, eine besondere Form aufweisen oder weil sie in besonderer Beziehung zueinander stehen aufgrund ihrer Entstehung, ihres Empfangs oder ihrer Nutzung. Eine Serie kann als Aktenserie aufgefasst werden.“ Menne-Haritz legt Wert darauf, dass es innerhalb einer Serie unter den Serienelementen keine inneren Anhaltspunkte zu einer Systematisierung gibt. Als äußere Kriterien nennt sie exemplarisch die alphabetische, numerische oder chronologische Sortierung, zum Beispiel auch nach Korrespondenzpartnern. Die physischen Einschnitte werden durch Lagerungs- und Kompositionstechnik bedingt. Man kann daraus folgern, dass Serienelemente keine eigenen Titel haben können, sondern dieser immer dem Serientitel entsprechen muss und durch einen Enthältvermerk bei Bedarf näher spezifiziert werden kann. Die Erfüllung dieser Mindestvoraussetzung muss auch bei der Bildung von Serien und Aktengruppen beachtet werden, wenn sie erst im Archiv geschieht. Diese Folgerung sollte zur Sicherheit der einheitlichen Handhabe in die Erschließungsrichtlinien einfließen. Subserien sind Serien, die von einem Serienelement abhängen. Für sie gilt grundsätzlich das Gleiche wie für die Serie. Der spezifizierende Enthältvermerk des subserienbegründenden Serienelements ist im Sinne der „Scope and Content“-Definition der ISAD(G) der Titel der nachgeordneten Subserienelemente.


  1. Akt/File:
    Der Akt (Plural Akte) bzw. identisch die Akte (Plural Akten) wird in den ISAD(G) definiert als „organisierte Einheit von Schriftstücken, die entweder von der Provenienzstelle für den laufenden Gebrauch oder im Prozess der archivischen Ordnung aufgrund ihres Bezuges zum selben Gegenstand, zur selben Tätigkeit oder zum selben Vorgang zusammengestellt wurde. Eine Akte ist gewöhnlich Teil einer Serie.“ Hier weichen die deutsche Erschließungstradition und das deutsche Aktenverständnis in zwei Punkten deutlich von der Definition ab. Zum einen lassen sich Akten und Vorgänge aktenkundlich unterscheiden. Zwar kann ein Vorgang mit einem Akt identisch sein. In sehr vielen Fällen setzt sich ein Akt aber aus einer Anzahl von Vorgängen zusammen, so dass eine Trennung in zwei Verzeichnungsstufen anzuraten ist.[iii] Zum anderen ist ein Akt durchaus nicht gewöhnlich Teil einer Serie. Das mag je nach Registraturbildner unterschiedlich oft der Fall sein, kann aber nicht als Proprium eines Akts formuliert werden. Für die Findbucherstellung bedeutet das, dass Serien und Akten jederzeit auf gleicher hierarchischer Ebene stehen können. File ist zugleich als Generalbezeichnung für Archivalieneinheit zu verstehen. So können auch Einheiten anderer Archivaliengattungen (z.B. Urkunden, Fotos usw.) in den allermeisten Fällen dieser Verzeichnungsstufe zuzuordnen sein, falls sie nicht als Einzelstücke im Sinne von Nr. 7 aufzunehmen sind.


  1. Vorgang/Subfile/Item:
    Der Vorgang ist die intellektuell kleinste unteilbare Einheit von Archivschriftgut und ist immer Teil solcher Akten, die nicht selbst intellektuell kleinste unteilbare Einheit sind. Dabei handelt es sich um einen jeweils einzelnen, meist kooperativen „Entscheidungsprozess mit schriftlicher interner Steuerung und genau definiertem Beginn und Abschluss im Rahmen des Geschäftsgangs. Der Begriff bezeichnet ebenso die in seinem Verlauf entstandenen und gemeinsam abgelegten Aufzeichnungen als unterste, sachlich nicht mehr teilbare Schriftgutgemeinschaft. Es gibt keine Standardformen eines Vorgangs.“ Das Ergebnis eines Vorgangs kann z.B. ein ausgehendes Schreiben, ein Bescheid, ein Rechtstitel wie eine Urkunde oder auch eine Rechtsvorschrift sein. Der Vorgang spielt als Verzeichnungsstufe nur dann eine Rolle, wenn er nicht auf Grund seines Umfangs als Akte formiert ist. Die Verzeichnungsstufe Vorgang erstreckt sich auf Einzelvorgänge in einem Betreffssammelakt. Eine Serie von Betreffssammelakten (Betreffsserie) kann in der Beschreibung der Serienelemente ebenfalls auf die Verzeichnungsstufe der Vorgänge weiter heruntergebrochen werden. Betreffssammelakten und Betreffsserien bezeichnen durch ihren Titel die beinhaltenden Vorgänge mit einem übergreifenden, oft verallgemeinernden Titel.[iv] Bei solchen Serien kann die Spezifikation der Serienelemente mitunter recht umfangreich oder sehr inhaltlich sehr unterschiedlich ausfallen. Hier empfiehlt es sich, die nächsttiefere Verzeichnungsstufe des Vorgangs zu nutzen. Die intellektuell kleinste unteilbare Einheit kann auch aus einem einzigen Blatt bestehen, wie es z.B. bei Urkunden häufig der Fall ist.


  1. Einzelstück/Document/Piece
    Gemeint ist die kleinste unteilbare physische Einheit, also das Blatt. Diese Verzeichnungsstufe spielt in der archivischen Erschließung eine untergeordnete Rolle, weil das Beschreibungsergebnis nicht in sachlichem Zusammenhang mit den Beschreibungen der übrigen Verzeichnungsstufen steht. Diese Stufe kann dann eine Rolle spielen, wenn Dokumente einer exakten Formalbeschreibung unterworfen werden sollen, z.B. zur Vorbereitung einer Edition. Einzelstücke können als solche Subelemente von Akten und Vorgängen sein. Hinsichtlich Einzelstücken, die zugleich intellektuell kleinste unteilbare Einheiten sind, s. Nr. 6. Von Bedeutung kann diese Verzeichnungsstufe bei der Erschließung von Unterlagen als Gattungsbestände sein. Die Erschließung von Karten und Plänen z.B. kann ganz bewusst ohne primäre Berücksichtigung von intellektuellen Zusammenhängen erfolgen. Beispielsweise können Pläne, die in Akten inseriert sind, mit einer eigenen Kartensignatur und einer Formalbeschreibung durch ein Kartenfindbuch auf der Verzeichnungsstufe des Einzelstücks gesondert erschlossen werden, ohne dem Akt entnommen zu werden.


Zwischen den Verzeichnungsstufen bestehen Abhängigkeiten. Dabei sind nach dem Stufenmodell folgende Fälle möglich, nach postkustodialistischer Ansicht sind alle Ebenen frei mit den anderen in jeder hierarchischen Abfolge zulässig:


Verzeichnungsstufe Subordinierbare Verzeichnungsstufen
Bestandsgruppe – Bestand
Bestand – Teilbestand- Serie- Akte

– Einzelstück

Teilbestand – Teilbestand- Serie- Akte

– Einzelstück

Serie / Bandfolge – Serie- Akte- Einzelstück
Akte/Archivalieneinheit – Vorgang- Einzelstück
Vorgang – Einzelstück

Verzeichnungsstufen und mögliche Abhängigkeiten


In der modernen Archivwissenschaft wird teilweise die Ansicht vertreten, dass bei der Erschließung vielschichtiger Beziehungsgemeinschaften die Eindeutigkeit der Zuordnung von Archivalien zu je genau einem Bestand hinfällig werde. Damit einher geht der Verlust der Verbindlichkeit eindeutiger Abgrenzungen von Archivalien, da sich Beziehungsgemeinschaften nicht auf jeweils den gleichen Umfang eines Archivale beziehen müssen. Das wiederum bedingt die Aufhebung eines verpflichtenden Stufenmodells und der hierarchischen Vererbung von Information. Die große Errungenschaft von ISAD(G), mehrfach zutreffende Information nur einmal auf der jeweils höchsten zutreffenden Verzeichnungsstufe bringen zu müssen, erweist sich hier als Hindernis, das aufzulösen ist. Für eine moderne Erschließungssoftware bedeutet das, dass der Bearbeiter zwischen einer automatischen Vererbung festgesetzter Informationen auf die hierarchisch nachfolgenden Verzeichnungsstufen und dem Ausschluss dieser Vererbung wählen können sollte. Diese Anforderung wird für Softwareanpassungen allerdings nur dann relevant, wenn der Softwareentwickler bereits vorher die Kontextinformationsvererbung automatisiert hat, damit z.B. auch sachthematische Inventare aus der Findmitteldatenbank ohne Informationsverluste generiert und exportiert werden konnten. Eine moderne Archivsoftware muss es dem Bearbeiter möglich machen, Verzeichnungsstufen in beliebige Komposition zu bringen, z.B. einem Akt einen Bestand nachzuordnen. Gleichwohl müssen Warnhinweise eingebaut sein, die ungeübte Nutzer vor falschen Kombinationen zurückhalten.

Jede Verzeichnungsstufe hat ihr Profil, das die Verzeichnungselemente beinhaltet, die es auf der jeweiligen Stufe zu beschreiben gilt. In einer Erschließungssoftware kommt das einer Feldmaske für jede Verzeichnungsstufe gleich, die sich gestaltet, sobald der Bearbeiter die Verzeichnungsstufe für das zu beschreibende Objekt oder die Objektgemeinschaft ausgewählt hat. Diese Auswahl kann auf unterschiedliche Weise erfolgen.

Das Verzeichnungsprofil wird durch die Verzeichnungsstufe aus der Abgrenzung zu den jeweils anderen hierarchischen Ebenen in der Tektonik des Archivs in seine Form gebracht. Zum anderen wird das Verzeichnungsprofil durch die Anforderungen bestimmt, die an eine angemessene Beschreibung der einzelnen Archivaliengattungen zu stellen sind. Würden alle Felder, die sich im Hinblick auf Letzteres zusammenstellen lassen, unter Beachtung der zutreffenden Verzeichnungsstufe zu einem einzigen Verzeichnungsprofil zusammengeführt, ergäbe sich ein verwirrendes und unübersichtliches Verzeichnungsformular bzw. –maske. Es ist also nötig, bei der Programmierung eines Erschließungsclients darauf zu achten, dass gegebenenfalls mehrere Verzeichnungsmasken für die gleiche Verzeichnungsstufe zur Verfügung stehen.

[i] Zitate, wenn nicht anders angegeben, aus: ISAD(G) – Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung, 2., überarb. Aufl., übersetzt und neu bearbeitet von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt, Nils Brübach, Marburg, 2002.

[ii] Begriffsdefinitionen siehe: Angelika Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Nachdruck der 3., durchges. Aufl., Marburg, 2006.

[iii] Die Version 1.3 der Archivsoftware MidosaXML hat diese Unterscheidung zwischen Akte und Vorgang in das Auswahlmenü der Verzeichnungsstufen übernommen und somit für den Bearbeiter klar visualisiert.

[iv] Beispiel: „Angelegenheiten ausländischer Arbeitskräfte“, Vorgänge: „Umgang mit deutschen Frauen“, „Einsatz in der mecklenburgischen Landwirtschaft“, „Heimat- und Urlaubsfahrten“ usw.

[1] Zitiert aus der deutschen Übersetzung des CIDOC CRM:


[1] So in der Software MIDEX.

[2] Kerstin Arnold schreibt im EAG-Anwenderleitfaden für eine Referenzanwendung für ein Archivportal Deutschland in diesem Sinne, dass beispielsweise die Abbildung der Archivtektonik in einem Verbundfindmittel „durch eine EAD-Beständeübersicht geschieht und Informationen nicht redundant gepflegt werden sollen“ (Das EAG-Proifl in MIDEX – Beschreibung und Anwenderleitfaden, bearb. v. Kerstin Arnold, Berlin, Februar 2009 (im Folgenden zitiert: Arnold, EAG-Profil), S. 8).

[3] Arnold, EAG-Profil, S. 75.

Interview „YouTube macht Geschichte“

Für hier evtl. auch interessant, das Interview auf „RNF Life“ am letzten Dienstag. Unter dem Schlagwort „YouTube macht Geschichte. Stadtarchiv Speyer und Social Media“ fand in der Sendung ein gar nicht mal so kurzes Gespräch zum Thema statt. Der Sender hatte gut recherchiert, der Moderator ist selbst übrigens Web20-affin und Twitterer (sowie Historiker)

Aus der Sendungsankündigung: Wenn man sich so durch große Video-Plattformen wie YouTube klickt, dann findet man da neben einer Menge süßer Katzenvideos ambitionierte Kurzfilme und mehr und mehr auch speziell für die Plattform produzierte Sendungen mit eigenen Stars wie Y-Titti oder Gronkh mit seinen Let’s-Play-Videos.

In diesem zunächst einmal fast unüberschaubaren Wust sind wir dieser Tage auf historische Videos aus Speyer aufmerksam geworden.

Tatsächlich ist es so, dass das Stadtarchiv Speyer einen eigenen Video-Kanal mit Filmschnipseln aus dem Archiv aufbaut. Und nicht nur das: Das Stadtarchiv bloggt, twittert, facebookt und öffnet sich so einer breiten Öffentlichkeit.

Über den Nutzen und die Akzeptanz von Social Media für eine Institution wie das Stadtarchiv dreht sich das Gespräch zwischen Moderator Ralph Kühnl und Dr. Joachim Kemper vom Stadtarchiv in Speyer. – Was bietet ein Bürgerarchiv 2.0?, das Bürgerarchiv zur Alltagsgeschichte, ging 2005 online.

Es war also Zeit, anlässlich der diesjährigen Tagung der AG Regionalportale am 15. Mai 2013 in Hamburg einen Blick auf das bisher Geleistete und auf das für die Zukunft noch Ausstehende zu werfen.

Die nachfolgende Präsentation bietet Ihnen einige lessons learned zu den Themen Crowdsourcing, User Generated Content und Kollaboration im Bürgerarchiv 2.0

Für den gemeinnützigen Verein ist diese Präsentation ein erster Schritt hin zur Entwicklung einer digitalen Strategie zur organisatorischen und technischen Weiterentwicklung des Bürgerarchivs zur Alltagsgeschichte.

Für weiterführende Kommentare wären wir allen Leser_innen daher besonders dankbar.

Informelles Web2.0-Treffen beim 83. Deutschen Archivtag 2013 in Saarbrücken

Congresshalle Saarbrücken, Fretag, 27. September, ca. 11:45

„Auch in diesem Jahr soll beim Deutschen Archivtag ein informelles Treffen von Web 2.0-Begeisterten stattfinden. Wir treffen uns ca. 15. Minuten nach dem Ende der VdA-Mitgliederversammlung am Tagungsbüro. Alle Interessierten sind herzlich eingeladen!“

Quelle: Facebook-Seite des VdA

Nach Bremen und Köln nun das dritte Treffen dieser Art im Umfeld eines Archivtages und der VdA lädt dankenswerterweise ein.

Jahreskonferenz der Universitätsarchivare und Archivare wissenschaftlicher Institutionen (SUV) im Internationalen Archivrat in Barbados

Tagungsgebäude: 3Ws Oval, University of Wes Indies, Bridgetown (Barbados)

Das West Indies Federal Archives Centre und die University of the West Indies auf dem Cave Hill Campus in Bridgetown/Barbados waren die diesjährigen Gastgeber der Jahreskonferenz der Sektion der Universitätsarchivare und Archivare wissenschaftlicher Institutionen im Internationalen Archivrat (ICA SUV). Über 65 Archivarinnen und Archivare aus fünf Kontinenten trafen sich vom 26. bis 29. Juni 2013 auf der Karibikinsel, um ihre Ansichten und Erfahrungen zum Leitthema „Managing Archives in a Digital World“ auszutauschen. Das Treffen bot ein Forum, auf dem Experten aus aller Welt neue Trends auf den Gebieten der Digitalisierung, der elektronischen Akten und der Möglichkeiten des Internets (Web 2.0, Social Media, Cloud Archiving) im Hinblick auf die tatsächlichen und noch erforderlichen Wechselwirkungen mit den archivischen Kernaufgaben erörterten. In sieben Arbeitssitzungen zeigten insgesamt 22 Referentinnen und Referenten ihre Präsentationen zu den Themenbereichen, unter ihnen als Keynote Speakers Sir Hilary Beckles, Luciana Duranti, Henry Fraser und Kenneth Thibodeau.

Kenneth Thibodeau, der zuletzt Direktor des Center for Advanced Systems and Technology der US National Archives war, führte in das Konferenzthema ein, indem er sowohl die Entwicklungskontinuität digitaler Unterlagen auf der einen Seite als auch die technischen Eingriffe durch Archivare und die damit verbundene Frage nach der archivarischen Kompetenz dafür auf der anderen Seite erörterte. Die gegenseitigen Einflüsse der mit Medien und Technik in Beziehung Stehenden führten zu Veränderungen des Wie, des Was und des Wer des Handelns. Ein Spezifikum digitaler Unterlagen sei, dass ihre Nutzung in jedem Fall die Aktivierung eines Bearbeitungsprozesses verursache. Da dies immer die Gefahr der Verwischung früherer Bearbeitungsspuren in sich berge, existiere hier eine Herausforderung an die digitale Bestandserhaltung. Es stelle sich die Frage, welche technische Kompetenz der Archivar benötige, um digitale Archivierung koordinieren zu können. Er solle nicht versuchen, zum Technikexperten zu werden, besonders nicht im Records Management. Vielmehr seien von ihm Grundkenntnisse über gebräuchliche Technologien bei der Erzeugung von Akten, bei Transmissionsvorgängen, bei der Schriftgutverwaltung und digitalen Bestandserhaltung sowie über Technologien für die Bereitstellung und Recherche zu erwerben. Diese Kenntnisse sollten den Archivar dazu befähigen, die Tauglichkeit von technischen Verfahren zu beurteilen, nicht aber sie zu beherrschen (judgement statt expertise). Thibodeau hielt eine Art „Archival App Store“ für wünschenswert, das sich aus der Trias der Anforderungen der Archivare, der technologischen Möglichkeiten der Techniker und der Erwartungen der Nutzer speise. Sein abschließendes Statement beinhaltete die Aussage, dass die Archivare heute noch nicht die Möglichkeiten besäßen, elektronische Unterlagen sicher zu archivieren. Das technologische Umfeld sei dafür noch nicht ausreichend entwickelt. In jedem Fall könne digitale Archivierung aber nur in interinstitutioneller Kooperation gelingen.

In der ersten Session sprachen Alan Bell vom Centre for Archive and Information Studies bei der Universität Dundee und Lekoko Kenosi von der King Abdullah University of Science and Technology im saudiarabischen Jeddah. Beide wiesen darauf hin, wie nötig es sei, dass Systeme, in denen elektronische Unterlagen entstehen, den archivfachlichen Standards entsprächen und die Unterlagen nicht isoliert, sondern in ihren Kontexten archivierbar machten. Zugleich müssten solche Werkzeuge des Record Management in der Lage sein, flexibel auf ständig neu hinzukommende und vorhergehende ablösende Beziehungsvisualisierungen, Arbeitsweisen und Prioritätssetzungen zu reagieren. Dabei sei auch der Kreativität der Nutzer solcher Systeme genügend Raum zu geben, um Workflows durch Partizipation optimal zu gestalten. Außerdem sollten geeignete Systeme finanziell erschwinglich sein. Nicht zuletzt läge es aber auch an den verantwortlichen Records Managern, sich neuen Herausforderungen immer wieder bereitwillig zu stellen und selbstkritisch veränderten Rahmenbedingungen Rechnung zu tragen. Als einschlägige professionelle Belange, die beim „mainstream information manager“ häufig zu wenig ausgeprägt seien, nannte Bell vor allem das Problembewusstsein bezüglich Bewahrung oder Rekonstruierbarkeit von Provenienz und der Geschichte der administrativen Aktivitäten.

Lekoko Kenosi befasste sich vorwiegend mit digitalen Vorgängen und Dokumenten einschließlich Social Media Records und Archivierungsstrategien in der „Cloud“. Das zentrale Problem bei der Nutzung der Cloud für Archivierungszwecke sei die fehlende Nachprüfbarkeit, was dort mit den Daten geschehe. Nur verbindliche Vorgaben an die Provider könnten Rahmenbedingungen schaffen, die eine Archivierung in der Cloud in Erwägung ziehen ließen. Sein Vortrag stieß eine Diskussion über den Kompositionscharakter von Social Media-Beiträgen an. Dabei wurde die Ansicht vertreten, dass erst dann von Records bei dieser Art von Unterlagen gesprochen werden könne, wenn sie im Kontext einer umfassenderen Aufgabenwahrnehmung mit mehr oder weniger klaren Funktionsbezügen entstanden seien, etwa wenn es sich um einen behördlichen Facebook-Account handele, dessen Pflege in die Aufgaben der Stelle integriert sei. Lägen diese Voraussetzungen nicht vor, könne allenfalls von Dokumenten die Rede sein, nicht aber von Records. Wenngleich Folgerungen daraus für mögliche Bewertungen von Social Media Dokumenten und Records nicht explizit diskutiert wurden, deutete sich im Verlauf der Konferenz mehrmals an, dass ihre Archivwürdigkeit in der Mehrzahl der Fälle offenbar überwiegend noch verneint werden könne. Wie stark Social Media und Web 2.0 in zentrale Bereiche von Universitäten dennoch verwoben seien, zeigte Elizabeth Shaffer in ihrer Präsentation am Ende der Konferenz (s.u.).

Geoffrey Yeo, der Records Management und Archivische Erschließung am University College London (UCL) unterrichtet, befasste sich mit der veränderten Situation der Erschließung im digitalen Zeitalter. Die Tendenz zur flachen Erschließung, durch die Erschließungsrückstände vermeintlich aufgeholt werden könnten, sei kontraproduktiv zum Anliegen der Archivare, den Benützerinteressen zu entsprechen. Dagegen sei auch eine gute Kontextbeschreibung auf höherer Verzeichnungsstufe kein Heilmittel und schon gar nicht dürfe eine solche Kombination zum Erschließungsprinzip werden. Vielmehr müssten die Archivare die offengelegten Kontextinformationen auf die Aktenebene herunterbrechen und anhand der Inhalte greifbar machen. Er stellte die Frage, ob nicht im Laufe des (vorarchivischen) Lebenszyklus digitaler Unterlagen bereits so viele Metainformation entstehe, dass ein automatisiertes Abgreifen im Zuge der Übernahme ins Archiv die retrospektive Erschließung weitestgehend ablösen könne. Dabei sei es wünschenswert, dass die von Sachbearbeitern im Alltag genutzte Software die erforderlichen Metadaten automatisch generiere. Anzustreben sei des Weiteren, die Möglichkeiten des softwarebasierten Natural Language Processing (NLP) zu nutzen. Dieses Verfahren erkennt Namen und Ortsbezeichnungen bei der Digitalisierung von Dokumenten und kann die Grundlage für die Auswertung ihrer Bezüge untereinander und zu den Inhalten der betroffenen Akten liefern. Eingesetzt werde NLP beispielsweise bereits im ChartEx Projekt ( Das Verfahren eigne sich auch zur Analyse von E-Mail-Accounts. Problematisch sei jedoch der Umgang mit sensiblen Daten, die mit automatisierten Verfahren vollständig erkannt zu haben nur schwer garantiert werden könne. Perspektivisch sah Yeo die erschließende Funktion des Archivars zunehmend zugunsten eines automatisierten Metadaten-Managements schwinden.

Geoffrey Yeo
(Geoffrey Yeo)

Mehrere Beiträger berichteten über Ergebnisse aus den Projekten „InterPares“ und „InterPares Trust“, „Records in the Clouds“, „Digital Records Forensics“ und „The Law of Evidence in the Digital Environment“ des Centre for the International Study of Contemporary Records and Archives an der School of Library, Archival and Information Studies der University of British Columbia (UBC), darunter auch dessen Direktorin Luciana Duranti. Genaue Information über die Projekte findet sich im Internet unter

In seinem Beitrag über digitale Forensik und Archivwissenschaft empfahl Adam Jansen den Universitätsarchivaren nachdrücklich, ihre besondere Situation zu nutzen und hochqualifizierte Kräfte innerhalb der eigenen Universität in die Lösung von Fragen der digitalen Archivierung einzubeziehen und mit Instituten und Postgraduates in Projekten zusammenzuarbeiten. In seinem Vortrag ging er auch auf die Risiken der Archivierung in der Cloud ein, die eine Kontrolle über den Bereich der „Integrity Metadata“ (administrative Metadaten) unmöglich mache. Er sah in ihr eine Gefahr für die Integrität und Authentizität des Archivguts.

Um digitalisiertes Material und die Nutzung digitaler Techniken zur Auswertung und Verbreitung ging es in den Beiträgen von Lucia Velloso de Olivieira, Dominique Taffin und Ruth Frendo. Unter anderem stellte Dominique Taffin das „Portail de la Banque Numérique des Patrimoines Martiniquais“ ( vor, das sich mit der Geschichte dieses französischen Übersee-Départements befasst. Ruth Frendo von der Londoner Theater- und Bildungseinrichtung Shakespeare’s Globe präsentierte die Methoden ihrer Einrichtung bei der Archivierung und Auswertung mit Hilfe neuer Technologien. Ihr Beitrag warf ein Schlaglicht darauf, wie das Mandat einer archivierenden Institution sowohl die Ziele als auch die Methodik zu beeinflussen in der Lage sein kann. Zugleich stellte sie wesentliche methodische Unterschiede im Umgang mit Inhalts- und Kontextinformation bei einer Dokumentation einerseits und einer Archivierung andererseits klar heraus. Kenneth Thibodeau wies darauf hin, dass angesichts der Flut der auf die Archive zuströmenden elektronischen Daten die Gründe, weshalb bestimmte Information als archivwürdig angesehen werde, mit besonderer Sorgfalt transparent gemacht werden müssten (why are we doing, what we do?).

Den zweiten Konferenztag eröffnete Luciana Duranti mit ihrem Vortrag über die Ergebnisse des InterPares Trust-Projekts und des Projekts „Records in the Cloud“. Darin geht es um die Risiken und Chancen der Archivierung in Speichermedien, die nur über Internetverbindungen zu erreichen sind („Cloud“). Die Grundvoraussetzungen für Archivierung bei Drittanbietern fasste sie in das etymologische Wortspiel des Vertrauens gegenüber vertrauenswürdigen Treuhändern (trust trustworthy trustees). Sie stellte fest, dass es eine bemerkenswerte Diskrepanz zwischen Erwartungen und Kenntnissen an Cloud Storage und Cloud Archiving gebe: Die meisten Firmen oder anderen Nutzer von Cloudangeboten wüssten nicht, was in der Cloud mit ihren Daten geschehe, obwohl sie mit dem Anbieter einen Vertrag geschlossen hätten. Ferner sei es bemerkenswert, dass von den Providern in aller Regel zwar communication, data processing und data storage, nicht aber Archivierung angeboten werde. Für den Nutzer heiße dies, er müsse sich nach dem „Caveat emptor“-Prinzip verhalten, unterliege der juristischen „voluntary vulnerability“ und müsse demnach bereit sein, die sprichwörtliche Katze im Sack zu kaufen und nicht zuletzt auch hinsichtlich der finanziellen Belastungen auf Überraschungen gefasst sein. Sie führte diese Thesen anschließend in die Tiefe und deckte die Unwägbarkeiten und Risiken der Cloudarchivierung weiter auf. Offen blieben Fragen nach dem Verbleib der Datenhoheit des Dateneigners und der Nachprüfbarkeit von Authentizitätswahrung zum einen, unwägbare technische Risiken zum anderen und zum dritten juristische Schwachstellen, wie etwa die Wahrung von Geheimnissen, Datenschutzrechten oder des urkundlichen Werts von Dokumenten. Der faktische Verlust der Nachprüfbarkeit der Metadaten und die Unkenntnis über ihre korrekte Fortschreibung sei das zentrale Argument gegen die Cloud. Duranti sah für eine akzeptable Vertrauensbalance die Entwicklung vertrauenswürdiger Technologien, Prozesse und Vertragsbedingungen als erforderlich an. Die Voraussetzungen dafür seien, dass notwendige Änderungen im Verständnis von dem, was die Beteiligten unter Vertrauen auf Daten, Akten und Aktenführungssysteme verstünden, identifiziert und auf dieser Basis international anerkannte Grundsätze für Vertrauenswürdigkeit entwickelt würden.

Luciana Duranti
(Luciana Duranti)

Shadrock Katuu von der Internationalen Atomenergiebehörde (Wien) nahm in seinem Beitrag über ein Enterprise Content Management (ECM) Bezug auf den Vortrag von Kenneth Thibodeau und sprach sich dafür aus, dass auch Archivare sich auf dem IT-Gebiet tiefergehende Fachkenntnisse aneignen sollten, um in der Sprache der Informatik kommunizieren zu können. ECM sei in Data Management Systems (DMS) eingesetzt, seine Möglichkeiten gingen aber weit darüber hinaus, es sei beispielsweise geeignet, als Gesamtinfrastruktur für ganz unterschiedlich organisierte Geschäfts- und Prozessbereiche eines Unternehmens zu fungieren, möglicherweise inklusive der Archivierung. Zwischenzeitlich gebe es dafür einen ICA-Standard sowie eine ISO-Norm und den Standard Moreq2010.

Mit der Archivierung digitaler Fotos beschäftigte sich die Archivarin und Fotografin Jessica Bushey von der University of British Columbia, die auch Mitarbeiterin im Records in the Cloud-Projekt war. Sie wies darauf hin, dass in der Praxis der Verwendung von Fotos für Nachrichtenberichterstattung der Film gegenüber dem Foto erheblich an Bedeutung gewinne, da sich aus digitalen Filmsequenzen problemlos einzelne Fotos herauspicken ließen. Die Cloud sei für die Verfügbarmachung von Fotos häufig genutzt, unter anderem von digitalen Repositorien. Es sei aber festzustellen, dass in der Regel vom Cloudanbieter für die Wahrung integrierter Metadaten nicht Sorge getragen werde. Metadaten würden  beim Hochladen fast regelmäßig gelöscht. Gleiches geschehe beispielsweise beim Download von Bildern von Facebook in umgekehrter Richtung. Cloudnutzer seien sich der Zugriffsmöglichkeiten auf die hochgeladenen Daten oft wenig bewusst. Bushey verwies auf die Schließung des Social Medium „MySpace“, dessen Nutzer erstaunt auf die Frage von MySpace reagierten, ob sie Wert darauf legten, ihre Einträge zurück zu erhalten. Beim Austausch von Fotos sei das Bewusstsein von Eigentum an den Daten und den Rechten noch weit höher ausgeprägt.

Am Beispiel der Erfahrungen bei der Einführung der elektronischen Akte im Rahmen des eGovernments auf Martinique referierte Cindy Mencé über digitale Archivierungsprojekte. Ihr Resümee mündete in die Empfehlungen, sich zunächst nicht zu große Ziele in zu kurzer Zeit zu setzen, nicht anzunehmen, dass alles ausschließlich auf archivischen Praktiken basieren müsse und nicht zu glauben, dass eine gute Spezifikation die Entwicklung eines guten CAS (Content Addressed Storage) sicherstelle. Vielmehr seien die IT-Manuals und unterschiedlichen zur Verfügung stehenden Spezifikationen sorgfältig zu lesen und miteinander zu vergleichen. Mencé legte ausdrücklich Wert darauf, dass befriedigende CAS-Systeme dem OAIS-Referenzmodell entsprechen müssten.

Einen Schwerpunkt auf die Archivierung und Zugänglichmachung digitaler Audiounterlagen legte Lorraine Nero von der University of West Indies im in der Republik Trinidad und Tobago liegenden St. Augustin. Sie zeigte unter anderem am Bestand „BBC Carribean Service“, wie Tondokumente erschlossen werden. Nach der Konvertierung in die Formate WAV und MP3 werden bei der Erschließung die inhaltlichen Beziehungen unterschiedlicher BBC-Beiträge sichtbar gemacht. Neben einer Zusammenfassung des Inhalts einer Audioeinheit wurde bisher ein ausführlicher Enthältvermerk angebracht, in dem nacheinander jeder einzelne Beitrag aufgelistet wurde. Da die Intensität dieser Erschließung mit den vorhandenen Ressourcen nicht fortzuführen sei, gehe man dazu über, Erschließung nicht mehr als Vakuum zu begreifen, sondern Nutzer und Experten einzubeziehen und sich auf „user generated content“ einzulassen. Nero benennt die hierbei auftauchenden Probleme des Urheberrechts an solchen Erschließungsbeiträgen Dritter und betont, dass hier vom Archiv eine Regelung zu finden sei, bevor man damit beginne. Des Weiteren wolle man die Tonspuren in Text konvertieren und eine Volltext- und Schlagwortsuche darin ermöglichen.

In einer weiteren Session ging es um die speziellen Unterlagengruppen der Akten aus studentischen Organisationen und um E-Mail-Überlieferung. Jay Gaidmore von der Earl Gregg Swem Library am College of William and Mary im US-Bundesstaat Virginia berichtete über die Umsetzung eines Dokumentationsprofils hinsichtlich studentischer Provenienzen im Archiv der University of North Carolina. Dabei nahm er Bezug auf die von Helen Willa Samuels in ihrem Buch „Varsity Letters“ herausgearbeiteten zentralen Funktionen von Universitätsarchiven. Die Dokumentation der studentischen Aktivitäten subsumierte er dabei unter die universitäre Zentralfunktion des „Fostering Socialization“. Im Fokus stünden vor allem studentische Verbindungen und Organisationen, unterrepräsentierte Gruppen sowie studentische Aktivistengruppen. Gaidmore hielt es für wichtig, den Studenten ebenso wie den vorgesetzten Stellen der Hochschularchive zu kommunizieren, welche Bedeutung die Dokumentation der hier sichtbar werdenden Auswirkungen universitären Lebens für die Bewahrung eines umfassend aussagekräftigen Abbilds der Universität habe. Er empfahl, etwa in den hauseigenen Archivnachrichten „Tipps for preserving your organization’s history“ zu veröffentlichen und Alumni einzubeziehen.

Dass E-Mails in Universitätsverwaltungen keine Privatkorrespondenz und schon gar kein Privateigentum seien, war der Ausgangspunkt für den Beitrag der Universitätsarchivarin der University of Wyoming Laura Jackson über administrative E-Mails in öffentlichen Universitäten der Vereinigten Staaten. Die wichtigsten Informationen über Entscheidungsfindungsprozesse fänden sich heute oftmals in den E-Mail-Ordnern höherer Universitätsbediensteter, aber nicht mehr mit hinreichender Sicherheit auch in den offiziellen Akten. Um Aktivitäten, Funktionen und Ereignisse transparent und nachvollziehbar erhalten zu können, sei die Einbeziehung von E-Mails in die Archivierung daher zwingend erforderlich. Allerdings sei damit ein scheinbar unverhältnismäßig hoher Erschließungsaufwand verbunden, da E-Mails in aller Regel weitgehend ungeordnet abgelegt seien und in nicht immer sofort erkennbaren Kontexten mit anderen Überlieferungsteilen stünden. Jackson empfahl, mittels entsprechend konfigurierter Software, die den Bearbeitern zur Verfügung gestellt werden sollte, eine Auswahl herauszufiltern, die dann vom Archiv übernommen werde. Dafür gebe es geeignete Software, mit der man zentrale Korrespondenzstränge ermitteln und private von geschäftlicher Korrespondenz trennen könne. Im Universitätsarchiv Wyoming würden übernommene E-Mails mit der Software Aid4Mail oder Emailchemy in die Formate MBOX und PDF/A konvertiert. Aus den E-Mails bilde man E-Mail-Akten und Serien nach inhaltlichen Gesichtspunkten. Die Nutzbarmachung erfolge durch direkte Zugriffspunkte in den digitalen Findmitteln. Für die Zukunft sei es aber wichtig, nicht nur rechtzeitig mit den Bearbeitern in Kontakt zu treten, sondern auch Richtlinien für die Organisation von E-Mail-Accounts und den Transfer ins Archiv zu erarbeiten.

Laura Jackson
(Laura Jackson)

In der vorletzten Session ging es um Grundsätze und Standards bei der Erschließung und Bereitstellung digitaler und digitalisierter Archivalien. Gavan McCarthy, Direktor des University of Melbourne eScholarship Research Centre, konzentrierte sich in seinem Beitrag auf den deskriptiven Standard Encoded Archival Context (EAC) und stellte das Projekt „Find and Connect“ der australischen Regierung vor. Darin wird EAC nicht mehr nur zur Beschreibung von Überlieferungsbildnern, sondern generell zur Beschreibung von Entitäten genutzt, d.h. für Akteure ebenso wie zum Beispiel auch für Events. Karsten Kühnel vom Universitätsarchiv Bayreuth veranschaulichte in seinem Beitrag über die Möglichkeiten zur Visualisierung von Beziehungen anhand von Digitalisaten die Bedeutung der Beschreibung von Funktionen in einem Erschließungssystem, das Beziehungen und Beziehungsgemeinschaften zur Grundlage virtueller Bestandsbildung macht, und bemängelte dabei das Fehlen eines EAC-Profils für Funktionen (EAC-F), um sie analog zum ISDF-Standard in einem digitalen Austauschformat beschreiben zu können.

Karsten Kühnel
(Karsten Kühnel)

Corinne Rogers referierte in der abschließenden Session über das noch bis 2015 laufende Projekt „The Law of Evidence in the Digital Environment“, einer Kooperation zwischen der juristischen Fakultät und der School of Library, Archival and Information Studies (SLAIS) an der University of British Columbia ( Das Projekt befasst sich damit, wie digitale Unterlagen und Produkte digital organisierter Geschäftsprozesse die gleiche juristische Qualität wie herkömmliche papierbasierte Dokumente erlangen und dauerhaft behalten können. Sie ging dabei auch auf die juristischen Probleme im Umgang mit E-Mails ein.

Auf die Praxis der Web 2.0-Nutzung im Zusammenhang mit E-Learning-Prozessen richtete Elizabeth Shaffer von der University of British Columbia die Aufmerksamkeit des Publikums. Sie zeigte, dass im Umfeld der Universitäten Web 2.0 elementare Kommunikationsmethoden bereitstelle, die in die Kernbereiche universitären Handelns und Wirkens Einzug genommen hätten. Kollaboration, verteilte Autorenschaft, enthierarchisierte Partizipation, interaktive Kommunikation, Kontinuität in der Produktion, Reproduktion und Transformation von Information, fehlende Finalität von Prozessen und verteilte Eigentumsverhältnisse versus Open Access seien zentrale Schlagworte, die das derzeitige E-Learning auf Web 2.0-Basis charakterisierten. Die Herausforderung an die Archive sei die Bewahrung der dabei entstehenden digitalen Erzeugnisse als Evidenzbelege für studentische Lern- und Sozialisierungsprozesse, verstanden als Ausfluss universitärer Funktionen. Shaffer gelang es, den Kontext zwischen den Aktivitäten der unterschiedlichen Handlungsträger einer Universität und ihren Web 2.0- und Social Media-basierten Produkten auf einem von ihr eingegrenzten Gebiet klar herauszustellen und auf dieser Grundlage die Zusammenhänge zwischen E-Learning und Record making sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen an das Record keeping zu verdeutlichen.

Elizabeth Shaffer
(Elizabeth Shaffer)

Zum Abschluss der Konferenz gab der SUV-Vorsitzende William Maher eine Zusammenfassung der Beiträge und stellte die Frage, welche Rolle künftig der SUV als Sektion und dem ICA als Ganzem zukommen könne, um die internationale Komponente einer gemeinsamen Strategie zum Umgang mit digitaler Überlieferung zu stärken.

William Maher
(William Maher)

Das Programmkomitee der Sektion im ICA und die Veranstalter vor Ort haben in Barbados eine in organisatorischer und inhaltlicher Hinsicht vorbildliche Leistung erbracht. Die Referentinnen und Referenten erfüllten die im CfP formulierten Wünsche, wonach für die Vorträge ein „fortgeschrittenes wissenschaftliches Niveau“ Voraussetzung sein sollte, durchwegs. Einmal mehr zeigte sich, wie untrennbar Recordsmanagement und Archivwesen im digitalen Zeitalter miteinander verbunden sind und wie die Anforderungen an ein digitales Archiv nur durch frühzeitige Eingriffe und Beteiligung der Archivare an den Fragen der Schriftguterzeugung und -verwaltung im öffentlichen Sektor in juristisch und forschungsbezogen einwandfreier Weise auf einem zielführenden Weg zu ihrer Erfüllung gebracht werden können.

Die nächste Jahreskonferenz findet im Juli 2014 an der Universität Paris statt. Der Call for Papers wird auf der SUV-Website veröffentlicht (

Stadtarchiv Köln: Unterzeichnung der Online-Petition drängt!

Am 12. Juli tagt der Kölner Kulturausschuss in einer kurzfristig anberaumten Sitzung voraussichtlich zur Unterbringung des Kölner Stadtarchivs. Die Frage scheint zu sein, ob es substantiell Neues gibt oder man sich auf eine erneute Vertagung einigt ?

Ich bitte daher alle, die noch nicht die Petition unterzeichnet haben, dies bitte bis zum 11. Juli zu tun, damit wir ein deutliches Signal für das Aufheben des Planungstopps setzen können. Gerne dürfen Sie dies an Arbeitskreise, Interessierte etc. weiterleiten. Vielen Dank vorab!


The eastern and north-eastern European archives between digitisation, Web 2.0 and social media

Vortrag von Doreen Kelimes M.A. (Stadtarchiv Speyer), APEx-Conference, 26. – 28. Juni 2013 / Dublin

– The presentation “The eastern and north-eastern European archives between digitisation, Web 2.0 and social media” based on an article for the German blog “Archive20” and presents briefly several online-databases and digitisation projects of archives in Estonia, Latvia, Lithuania, Poland and their Web 2.0 activities

– The following topics are:

1. Digitisation projects

2. Social media

– Several cultural institutions seize the possibilities to present their collections digitally and create virtual reading rooms and online-databases

– Especially the first projects based on the digitisation of register of births, deaths and marriages and church books

1.1 Estonia

– The National Archives of Estonia create a Virtual reading room to centralize web resources and essential information aimed at archives users

– Two databases of Estonian sources for research are SAAGA and AIS

– The most important project SAAGA is a collection of digitized archival records from National Archives of Estonia and Tallinn City Archives

– In November 2004 the first prototype of SAAGA was released and made available in the local network in the reading room of Estonian Historical Center and the first public web version was released in May 2005

– The initial objective of SAAGA was to enable access to several archival materials, for example church records, soul revision lists, military records, family archives and also to German Baltic genealogical sources, which were digitized during the cooperation project of Estonian National Archives, Marburg Herder Institute and Baltic German Genealogical Society (from 2011 to 2013)

AIS is a electronic database of the National Archives of Estonia and Tallinn City Archives, which enable users to find books in the library’s collection and allows users to search for documents preserved in the archives

– Other information systems for audio-visual archival records can be found on FIS (Filmarhiiviinfosüsteem) and FOTIS (Fotodeinfosüsteem) for searching in the archival photo collection

– The user have also an access to a register of the maps (Kaartide Infosüsteem) in the National Archives of Estonia, which contains descriptions and digital images of maps that are stored mostly in the two largest archives of Estonia – Estonian Historical Archives and the State Archives

– At the moment the archives are involved in further projects, for example:

– Two Beginnings of the Republic of Estonia

– APEX (Archives Portal Europe network of eXcellence), package 6 “Usability and Web 2.0 (portal will be completed by 2015)

– YEAH (You! Enhance Access to History), there will be implemented the principles of crowdsourcing and descriptions of the software for e-services of the archives by 2014

SHIPWHER (Ship Wrecks in the Baltic Sea)

1.2 Latvia

– The mission of the Latvian State archives is to secure the accumulation, appraisal, description, preservation, access and use of national documents

– The main aim of the important project Raduraksti, which realised from 2007 to 2010, is to create and support on-line resources for family history research and ensure the proper preservation of originals of the microfilmed and digitalized records

– The records were also presented in a virtual reading room and the project realized the Directorate General of Latvia State Archives, the Latvia State Historical Archives and the Central Micro photocopying and Document Restoration Laboraty

Central Register of National Archive Fond (contains information about the records of National Archival Fonds of Latvia, i.e. about the fonds of state and municipal institutions and enterprises, commissions, significant events and activities

Database of the State Archive of Latvia

– European archival legislation online Euronoms

– The Baltic Connections – is an international effort to uncover the archives of the common post of the countries around the Baltic Sea during the period from 1450 to 1800

– The database aims at covering the most relevant repositories in Denmark, Estonia, Finland, Germany, Latvia, Lithuania, the Netherlands, Poland, Russia and Sweden and comprisesthemes such as trade, shipping, merchants, commodities, diplomacy, finances and migration.

1.3 Lithuania

Epaveldas is a project for digitisation of Lithuanian Cultural Heritage with project duration of 30 months after signing the agreement in 2010

– Project partners are the Lithuanian Art Museum, Lithuanian Archives Department under the Government of the Republic of Lithuania and the National Library of Lithuania (MartynasMažvydas)

– Project objective include the expansion of the network for the creation of digital content by establishing new digitisation centres and units; expansion and development of the virtual system for digital cultural heritage; ensuring digitisation of cultural heritage objects and access to them

– Another great project by Lithuanian Central State Archives is called Filmarchives online – Finding Moving Images in European Collection

– Filmarchives online is the result of the MIDAS project and had been initiated as pilot project in the MEDIA Plus programme of the European Commission

–  It ran from 2006 until 2009 and was carried out by 18 institutions and archives under the lead of the DeutschesFilminsitut – DIF

– The focus is on non-fiction material, i.e. documentary and educational films, newsreels, travelogue, advertising

1.4 Poland

– The cooperation of the Polish archives in digitisation is very comprehensive and they are involved in several projects to digitalize their whole archival collections

– The online-database is a project by the National Digital Archive with a release in 2009 and serves as a basis for the digitized collection of several Polish States Archives such as Lublin, Poznan, Warsaw and Gniezno

– Its primary purpose is to provide online descriptions of archival material from the National Archive and other cultural institutions, gathered in the Integrated Archive Information System ZoSIA

– In 2013 especially the online-database is expanded in two steps: Firstly the website is redesigned and a digitized collection of more than 5 million images is added to the database in March and June 2013

– The aim of the site is full accessibility and openness

– Other projects such as SEZAM, IZA, PRADZIAD and ELA offer a possibility to research in several archival collections and contain information, descriptions and data of various archival materials preserved in all state archives

– The Head Office of State Archives is involved in projects such as:

– Casualties and victims of repression under the German occupation since 2006

– APENET Project – Archives Portal Europe

– Reconstruction of the Memory of Poland

– Index Programme


2 Web 2.0 and Social Media

– The technology and the Internet is changing the ways that archivists interact with their user and it is becoming an increasingly integrated part of our whole lives

– The term Web 2.0 now is more relevant than ever and the so-called social media point out to a new generation, a new perception of the Web

– With the use of the Web 2.0 technologies the archives also create a new form of interactive conversation with users and also with other institutions

– An important aspect of these new conversation is also be the way that they change the relationship between the archivist and the user and of course this could be a basis to becoming an interactive archivist

– Networking as an important keyword means new ways of public relations and communication, but much more possibilities (i.e. tagging, crowdsourcing, collaborative, descriptions)

– Web 2.0 means Wikis, blogs, micro blogging, social networks, social bookmarksand podcasts

– The most important and the largest social network is Facebook, where the archive address a larger and younger audience, find possibilities for contacts, promoting and community building

– Generally, all the presented archives are using the social networks, especially Facebook

– The use of the social media by the current archives is very different, but the activities are not at a standstill

– The communication in social networks is especially in the native language

– In due to that fact the communication depends on the current user

– Mainly all the archives of the presented countries are using Facebook and other applications, for example Twitter, Foursquare, Skype, Flickr, Pinterest

– Posting on Facebook by all archives means: actual information and photos about practical work “live photos”, invitations / reports, articles about events, presentation of historical photos

– All current archives didn’t ignore the fact, that for the most Internet users social media is everyday life

– The following examples of joining Facebook will show you the time when the archives started to use Web 20 applications

– In Estonia the “Virtual Reading Room” and the social media activities are an integrated whole

– The archives of Estonia have been using Facebook since 2010

– On Facebook the user not only finds the presentation of the archives, but also Estonian archival projects, for example SHIPWHER

– In the case of the Latvian Archives the use of social media is very different

– There is no clue for social networks with the exception of the Latvia State Archive of Audio-visual Documents

– In 2012 the archive joined Facebook, so the use of social media is very new.

– The Lithuanian Archives are centralized on the website of the Office of the Chief Archivist of Lithuania as a guide to each archive

– Here the user finds news-blog, online-exhibitions, projects and reports

– In Lithuania the use of social networks is very different, too

– The first archive joined Facebook in 2009.

– These archives are the Lithuanian Special Archives, the County Archives Vilnius and the National Library, which provides also the project of Epaveldas

– The main page of the Polish archives is “The Head Office of the State Archives” and here the user get all his information about the archival structure, addresses, news, reports about events, aims, publications and links to the online databases

– In Poland the archives use the possibility of social media very comprehensive.

– For example the National Digital Archive already joined Facebook in 2008 and has more than 36.000 likes.

– This archive was one of the first to use this new possibility to present its archival work with help of the Web 2.0 applications in Poland

– The Head Office of State Archives joined Facebook in 2010 and centralized all the news of the several state archives.

– At the moment the most of State Archives have their own Facebook account to communicate with their user.

– In the last two years the State Archives expand their Web 2.0 applications.

– Especially the Head Office of State Archives uses regularly other applications, like Foursquare and Twitter


– All the presented archives are working on many projects to use the possibilities of digitisation and Web 2.0

– The social networks are used especially by the Polish and the Estonian Archives as a possibility to communicate interactively and to promote their institutions

– The Lithuanian and the Latvian Archives use social networks very hesitantly and prefer a centralized website, where the user gets all the archive-related information

– So Web 2.0 changes Internet-use and is also a challenge to the archives

– Working in Web 2.0 offers new ways of public relations and communication with the user community


Thank you very much!