Wie funktioniert die Erhebung für den Praxis- und Belastungskatalog der AG Demokratie?

Fokus: Drucksituationen durch Fachkräfte- und Personalmangel im Archivwesen

Mit dem nächsten Themenblock „Personal / Fachkräftemangel“ setzt die AG Demokratie ihre
strukturierte Erhebung von Praxisfällen aus dem Archivalltag fort. Ziel ist es nicht nur,
einzelne Probleme zu sammeln, sondern wiederkehrende Muster sichtbar zu machen und
daraus übertragbare Lösungsansätze zu entwickeln.

Hinweis zur aktuellen Erhebung: Dieser Fragebogen widmet sich gezielt den
Drucksituationen, die durch Fachkräfte- und Personalmangel entstehen. Gerade in kleinen
Archiven oder bei personellen Engpässen führen unbesetzte Stellen, fehlende
Vertretungsregelungen oder eine generelle Unterbesetzung zu strukturellem Druck, der die
archivische Kernarbeit massiv beeinträchtigen kann. Wir möchten verstehen, wie sich dieser
spezifische Druck im Alltag äußert und welche Handlungsspielräume (oder deren Fehlen) sich
daraus ergeben.

Damit die Rückmeldungen möglichst vergleichbar ausgewertet werden können, arbeitet die AG
mit einem standardisierten Fragebogen. Die einzelnen Fragen bauen dabei bewusst
aufeinander auf und orientieren sich an typischen Abläufen aus der Praxis.

Pflichtfelder und optionale Angaben

Der Fragebogen enthält sowohl verpflichtende als auch optionale Fragen. Pflichtfelder dienen
dazu, die Situation grundsätzlich einordnen und auswerten zu können. Andere Fragen,
insbesondere zu Lösungsansätzen oder „Best Practices“, sind bewusst optional gehalten.

Die Teilnahme an der Umfrage erfolgt anonym. Rückschlüsse auf einzelne Einrichtungen oder
Personen sind im Rahmen der Auswertung nicht vorgesehen. Angaben zu Archivsparte und
Funktion dienen ausschließlich der fachlichen Einordnung von Belastungssituationen und
helfen dabei, Unterschiede zwischen Archivtypen und Tätigkeitsbereichen sichtbar zu machen.

Nicht jede Situation endet mit einer erfolgreichen Lösung. Gerade Fälle, in denen keine
zufriedenstellende Lösung gefunden wurde oder strukturelle Grenzen sichtbar wurden, sind für
die Auswertung besonders wichtig.

Es ist daher ausdrücklich in Ordnung, wenn einzelne Bereiche nicht ausgefüllt werden können
oder bestimmte Fragen offenbleiben. Ziel ist nicht die Darstellung „perfekter“ Lösungen,
sondern ein möglichst realistischer Einblick in unterschiedliche Belastungs- und
Handlungssituationen im Archivalltag.

1. Kontext: Archivsparte und Funktion

Zu Beginn werden Archivsparte und Funktion abgefragt. Diese Angaben dienen nicht der
Identifikation einzelner Einrichtungen, sondern helfen dabei, Belastungssituationen später besser einordnen zu können. Herausforderungen zeigen sich je nach Archivtyp und Tätigkeit, oft sehr unterschiedlich.
Beispiele: „Ein kleines Kommunalarchiv arbeitet unter anderen Rahmenbedingungen als ein
Hochschul- oder Spezialarchiv.“ Leitungsfunktionen erleben Belastungssituationen häufig
anders als Mitarbeitende in operativen Arbeitsbereichen

2. Einschätzung der Betroffenheit

Die Frage „Wie stark ist Ihre Einrichtung betroffen?“ dient der ersten Einschätzung der
allgemeinen Belastungslage. Der ergänzende Kommentar hilft dabei, die Situation kurz
einzuordnen, beispielsweise: „dauerhafte Unterbesetzung, Schwierigkeiten bei
Stellennachbesetzungen, fehlende Bewerbungen, hohe Fluktuation, Überlastung einzelner
Mitarbeitender“.
Hier geht es noch nicht um den konkreten Einzelfall, sondern um die grundsätzliche Situation
der Einrichtung.

3. Konkrete Situation aus der Praxis

Der zentrale Teil der Umfrage beschäftigt sich mit einem konkreten Praxisfall. Dabei geht es
bewusst nicht um allgemeine Einschätzungen, sondern um eine tatsächlich erlebte Situation: „Was ist passiert? In welchem Zusammenhang entstand die Situation? Gab es einen
konkreten Auslöser?“
Mögliche Beispiele: „eine längere unbesetzte Stelle, Ausfälle durch Krankheit, fehlende
Bewerbungen, zusätzliche Aufgaben ohne personelle Anpassung, Probleme bei
Vertretungsregelungen“

Die konkrete Beschreibung hilft dabei, wiederkehrende Muster besser zu erkennen.

4. Umgang mit der Situation

Dieser Abschnitt fragt danach, wie innerhalb der Einrichtung mit der Situation umgegangen
wurde. Dabei interessieren insbesondere: „Interne Lösungsversuche, organisatorische
Anpassungen, Unterstützung durch Verwaltung oder Leitung, Einbindung externer Stellen
oder Kooperationen“.

Ebenso wichtig ist die Information, wenn keine tragfähige Lösung gefunden wurde. Gerade
diese Fälle machen sichtbar, wo strukturelle Grenzen bestehen.

5. Ergebnis der Situation

Hier geht es um die Folgen: Was hat funktioniert? Was hat nicht funktioniert? Welche
Auswirkungen hatte die Situation auf Arbeitsalltag, Projekte oder Mitarbeitende?
Auch negative oder unvollständige Ergebnisse sind ausdrücklich relevant, da sie wichtige
Hinweise auf strukturelle Probleme liefern können.

6. Bedarf und strukturelle Probleme

Dieser Abschnitt richtet den Blick auf mögliche Unterstützung: Was hätte geholfen? Welche
Rahmenbedingungen hätten die Situation verbessert? Welche strukturellen Probleme wurden
sichtbar?

Dabei kann es beispielsweise um fehlende Stellenstrukturen, mangelnde Priorisierung
archivischer Aufgaben oder fehlende Vertretungsmöglichkeiten gehen.

7. Übertragbarkeit und Best Practice

Zum Abschluss geht es um die Frage, ob sich aus der Situation etwas ableiten lässt, das auch
anderen Einrichtungen helfen könnte. Nicht jede Situation benötigt eine perfekte Lösung. Oft
sind bereits kleine organisatorische Ansätze, Kommunikationswege oder pragmatische
Vorgehensweisen hilfreich und übertragbar.

Die Fragen zu Lösungsansätzen und „Best Practices“ sind daher bewusst optional gehalten.
Auch Situationen ohne funktionierende Lösung sind für die Auswertung wertvoll und helfen
dabei, strukturelle Problemlagen sichtbar zu machen.

Warum diese Erhebung wichtig ist

Viele Archive stehen vor ähnlichen Herausforderungen, bearbeiten diese jedoch häufig isoliert
innerhalb der eigenen Einrichtung. Gleichzeitig fehlen oft Möglichkeiten, Erfahrungen
systematisch auszutauschen oder strukturelle Muster sichtbar zu machen.

Genau hier setzt der Praxis- und Belastungskatalog an. Durch die strukturierte Sammlung
konkreter Praxisfälle sollen: wiederkehrende Belastungssituationen sichtbar gemacht,
typische strukturelle Ursachen erkannt, Handlungsmöglichkeiten dokumentiert und
langfristig gemeinsame Argumentations- und Unterstützungsgrundlagen entwickelt werden.

Der Nutzen liegt dabei nicht nur im Austausch einzelner Erfahrungen. Langfristig soll eine
Arbeitsgrundlage entstehen, die Archiven hilft, Belastungssituationen besser einzuordnen,
eigene Probleme vergleichbarer zu machen, Argumentationshilfen gegenüber Verwaltung
und Politik zu entwickeln und von Erfahrungen anderer Einrichtungen zu profitieren.

Ziel ist ausdrücklich keine Sammlung „perfekter Lösungen“, sondern ein realistischer
Überblick über Herausforderungen, Handlungsspielräume und mögliche Ansätze im
archivischen Arbeitsalltag.

Zur Umfrage
Hinweis: Die Umfrage kann mehrfach geöffnet und ausgefüllt werden. Es ist ausdrücklich
erwünscht, mehrere Fälle einzureichen, jede Schilderung einer eigenen Situation ist ein
eigenständiger Beitrag zur Erhebung. Sie müssen die Umfrage nicht in einem Durchgang
abschließen und können sie bei Bedarf erneut aufrufen, um weitere Praxisfälle zu schildern.

Zur Umfrage „Personal / Fachkräftemangel”: Link 

Die Umfrage ist bis zum 30. Juni 2026 geöffnet. Im Juli folgt der nächste Themenblock.

Dieser Text wurde mit Hilfe von KI redaktionell bearbeitet.

shurtig

Privatbloggerin für die Webseite NewsausArchiven. Ebenfalls aktiv auf Instagram, Facebook, Mastodom, Blue Sky und Hypothesis

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