Jochen Hermel, Das digitale Historische Archiv Köln. Perspektiven kollaborativer Archivalienerschließung (Offene Archive 2.1)

Die Folien, der Vortragstext sowie der Videomitschnitt des Vortrags sind ab sofort online (Konferenz “Offene Archive 2.1”, Stuttgart, 4. April 2014):

Volltext:
Das digitale Historische Archiv Köln.
Perspektiven kollaborativer Archivalienerschließung
von Jochen Hermel
Vortragsskript vom 4. April 2014 auf der Tagung „Archive 2.1“ in Stuttgart

1 Überblick
Mit der Website „Das digitale Historische Archiv Köln“ (DHAK) wurde nach dem Einsturz des Kölner Stadtarchivs am 3. März 2009 eine Plattform geschaffen, auf der Nutzerinnen und Nutzer Kopien, Fotos und Abschriften zuvor eingesehener Archivalien hochladen konnten. Es war der Versuch, eine Ersatzüberlieferung für die damals vollständig verloren geglaubten Bestände des Historischen Archivs der Stadt Köln (HAStK) aufzubauen. Um die Chancen zu nutzen, die diese Website für die Außenwirkung des HAStK bot, wurden ab 2010 die ersten Digitalisate der Sicherungsverfilmungen präsentiert. Um die Seite weiterzuentwickeln und ihr Potential auszuschöpfen, wurde ein Förderungsantrag bei der Deutschen Forschungsgemeinschaft gestellt.

2 Projekt
Gemäß des Projekttitels – „Das digitale Historische Archiv Köln. Digitale Präsentation der Archivalien und virtuelle Rekonstruktion der Bestände des Historischen Archivs der Stadt Köln“ – sollte das DHAK zu einer vielseitigen Archiv-Plattform ausgebaut werden und Verbesserungen sowohl bei der Nutzung vornehmen wie auch die Rekonstruktion der verunordneten Bestände unterstützen.
Im November 2012 nahm das Projektteam für die Dauer von zwei Jahren seine Arbeit am Historischen Archiv der Stadt Köln und an der Abteilung für Rheinische Landesgeschichte an der Universität Bonn auf. Die Konzepte sollten in zwei Teilprojekten erarbeitet werden: Ein Teilprojekt sollte die Weiterentwicklung der Präsentation und Konzeption eines digitalen Arbeitsplatzes übernehmen und damit auch untersuchen, welche Werkzeuge für die wissenschaftliche Forschung mit den Beständen des HAStK unerlässlich sind. Das andere Teilprojekt sollte ein Identifizierungswerkzeug konzipieren, um das Archiv bei der Wiederzuordnung von Signaturen zu unterstützen. Wesentliches Element beider Projektteile war von Anfang an die Einbindung der Nutzerinnen und Nutzer.
Bereits zu Beginn der Konzeptionsphase wurde deutlich, dass viele Werkzeuge, die für eines der Teilprojekte geplant wurden, auch für das andere Teilprojekt wichtig, wenn nicht sogar unverzichtbar waren. Daher wurde die Projektstruktur angepasst und beide Teams arbeiteten gemeinsam am Gesamtkonzept der Website, um frühzeitig Doppelungen zu vermeiden und Synergien zu fördern. Diese Struktur erwies sich als sinnvoll und ermöglichte die Ausarbeitung einer nutzerorientierten Bedienungsoberfläche. Während die konzeptionellen Arbeiten planmäßig erfolgten und weitgehend abgeschlossen sind, hat sich die Programmierung stark verzögert. Ob die technische Umsetzung noch innerhalb der verbleibenden Projektlaufzeit möglich sein wird, ist zur Zeit offen. Fest steht, dass das Historische Archiv der Stadt Köln die Umsetzung der Konzepte anstrebt.

3 Konzept
An dieser Stelle sollen die einzelnen Themenfelder des Gesamtkonzepts des DHAK vorgestellt werden, die auf der Startseite bereits als Funktionen eingebaut wurden: Das Zentrum der Konzepte des DHAK ist der „Lesesaal“, der im Zuge verschiedener Ausbauphasen konzeptionell stark erweitert und stärker strukturiert wurde. Neben dem Lesesaal bietet der Bereich „Mein Archiv“ einen Ort zur individuellen Speiche-rung im – hier können die Nutzerinnen und Nutzer für ihre Projekte wichtige Archivalien sammeln und verwahren. Das „Forum“ gilt als wichtigste Kommunikationsplattform für die Nutzerinnen und Nutzer untereinander, aber vor allem auch zwischen dem Archiv und der Nutzergemeinde. Es ermöglicht einen Informationsaustausch wie auch Diskussionen zu verschiedenen Themen, die das HAStK im Besonderen und das Archivwesen im Allgemeinen betreffen. Das Feld „Identifizierung“ stellt den Nutzerinnen und Nutzern die Funktionsweise des Identifizierungstools vor. Weiter im Programm bleiben die „Patenschaften“, auf denen wie bisher die Besucher der Seite für die Restaurierung direkt spenden können, und das „Blog“. Ebenso wird die Pflege der verschiedenen Varianten im Bereich Social Media weitergeführt.
Ein umfangreicher Ausbau der Suchfunktion steht noch aus, um den neuen Bedingungen und Inhalten der Seite Rechnung zu tragen. Das ist aber in vollem Umfang erst nach der Umsetzung des Viewers möglich.

4 Viewer
Um die Lesbarkeit der Archivalien zu verbessern, sind mehrere Bildbearbeitungsele-mente zur Leseoptimierung sinnvoll. Obligatorisch für einen schnellen Zugriff auf einzelne Bildansichten sind die einfachen Blätter- und Vergrößerungsfunktionen, wie sie sich in vielen anderen Viewern finden lassen. In unserem Viewer sind zudem weitere Bearbeitungswerkzeuge aus dem Bereich der Bildbearbeitung integriert, die (besonders bei qualitativ minderwertigen Digitalisaten von den Kölner Sicherungsmikrofilmen) eine verbesserte Lesbarkeit ermöglichen sollen. Dabei sind zum Beispiel die Möglichkeit zum Drehen, das Einblenden von Hilfslinien oder das Verstellen von Helligkeit und Kontrast als weitere wichtige Funktionen zur Verbesserung der Lesbarkeit zu nennen.
Beim DHAK hat die nutzerseitige Erhebung von Metadaten eine herausragende Bedeutung: Im Zentrum aller Arbeiten in einem Online-Archiv steht das Digitalisat, daher sind Annotationen am sinnvollsten benutzbar, wenn sie den Nutzerinnen und Nutzern direkt in Anbindung an den Viewer angeboten werden. Dazu stehen mehrere Optionen zur Verfügung: Das nützlichste Werkzeug ist die Möglichkeit, Transkriptionen direkt an den Archivalien vorzunehmen („Transkription erstellen“). Eine eigene Transkription des gesamten Textes kann für jedes Schriftdokument vom Nutzer erstellt werden und erleichtert nicht nur die individuelle Arbeit sondern trägt dazu bei, den Textinhalt für weitere Nutzer zugänglich und digital durchsuchbar zu machen. (Denkbar ist auch die Nutzung durch Personengruppen als gemeinsame Online-Leseübung.)
Die Indizierung von Personennamen („Personen- und Ortsnamen markieren“) wird bereits erfolgreich von Archiven auf der ganzen Welt eingesetzt. Durch sie wird die Durchsuchbarkeit der Dokumentenmenge rasch erhöht und gleichzeitig wird ein vereinfachter Zugang zum Inhalt des Archivales geboten.
Auf Sucherleichterung zielen auch die Möglichkeiten ab, einzelne „Daten und Datierungsansätze“ einzutragen und die Funktion „Schlagworte erstellen“.
„Bildausschnitte erstellen“ und das Anlegen von „privaten Notizen“ ermöglichen den Nutzern sich Sammlungen für ihre Forschungsprojekte anzulegen. Bei der nut-zerfreundlichen Umsetzung der vorgestellten Funktionen stößt man auf eine Besonderheit aufgrund der Archivalienstruktur: Es gibt Erschließungsinformatio-nen, die sich nur auf eine einzelne Bildansicht beziehen können, wie eine Transkription. Und es gibt wiederum Erschließungsinformationen, die sich nur auf eine Signatur (Verzeichnungseinheit) als Ganzes beziehen können, wie zum Beispiel Hinweise auf Literatur oder der (nicht nutzergenerierte) Findmitteleintrag. Unsere Konzepte tragen diesem Umstand Rechnung; daher werden die gegliederten Metadaten auf die Ebenen „Signatur“ und „Bildansicht“ verteilt.
Eine besondere Bedeutung kommt der Funktion Identifizierung zu. Die Signaturen, die im HAStK eingerichtet wurden, um die bislang nicht zuzuordnenden Archivalien in der Tektonik unterzubringen, bildete das Historische Archiv der Stadt Köln die so genannten „X-Signaturen“. Die Tiefenerschließungswerkzeuge der eben erwähnten Bereiche „Bildansicht“ und „Signatur“ dienen ebenso der Anreicherung von Informationen zu den X-Signaturen. In dem Feld „Identifizierung“ wird dieses Wissen von den Nutzerinnern und Nutzern aufbereitet und vergrößert. Ziel ist es, Metadaten zu sammeln und die Erschließungsinformationen über eine Signatur so zu verdichten, dass eine konkrete Signatur vorgeschlagen werden kann. Dieser Vorschlag wird dann im Forum zur Diskussion gestellt. Das Archiv entscheidet dann, ob es diese Zuordnung übernimmt und setzt das gegebenenfalls in der Tekto-nik um.
Wir haben uns lange mit der Frage beschäftigt, wie wir den Zugriff auf diese Werk-zeuge gestalten sollen und haben uns ganz bewusst entschieden, die Eingaben ohne zwingende Anmeldung und ohne eine komplexes Rechtesystem zu machen, sondern mit Versionierungen, also das Speichern der Bearbeitungsversionen, zu arbeiten. Darüber hinaus haben wir uns intensiv mit dem Nutzungskomfort des Viewers und seiner Komponenten auseinander gesetzt, denn der Nutzer soll sich möglichst wenig mit dem Funktionieren der Seite beschäftigen müssen, sondern mit den Inhalten, die dort präsentiert werden. Die Arbeit mit Archivalien sollte möglichst unkompliziert sein und den Nutzern Spaß machen.
Das Gesamtkonzept des DHAK setzt auf Crowdsourcing, weil wir jede Informationen als Gewinn ansehen und mit dem vorgestellten Konzept Fehler beherrschen können. Das Konzept umfasst darüber hinaus eine im Archivwesen neuartige Zusammenarbeit zwischen Archiv den Nutzerinnen und Nutzern.

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