Der richtige Weg. Überlegungen aus dem „think tank Anwärterbüro“ zur Anwendung von Knowledge Maps in Archiven

Neue Ideen erzeugen auch, oder auch gerade, im Archivwesen gerne Kontroversen und bergen häufig Diskussionspotential. Gerade wenn es sich um neue Ansätze zu routiniert angewandten Prozessen handelt, finden sich auch unter Archivanwärtern verschiedene Standpunkte und werden unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt. Auch die Veröffentlichung von Urban Stäheli über die Erstellung eines Archivnetzplans als alternatives bzw. ergänzendes Findhilfsmittel für das Staatsarchiv des Kantons Thurgau wurde von uns Anwärtern im Staatsarchiv Marburg sehr unterschiedlich, aber im Kern positiv aufgenommen. Die nachfolgenden Ausführungen fassen die Essenz der Diskussion um den Archivnetzplan von Stäheli zusammen und entwickeln darüber hinaus weiterführende Überlegungen zum Nutzen von Wissenskarten (knowledge maps) für Archive.

Der thematisch gegliederte, von Stäheli erstellt „Fahrplan“ durch die Bestände des schweizerischen Archivs ist angelehnt an die Netzpläne öffentlicher Verkehrsmittel, bietet also einen direkten Bezug zum Alltagsleben vieler Menschen. Anhand unterschiedlicher Themen in verschiedenen Farben (u.a. Geld, Erziehung, Freizeit) ist es dem Nutzer möglich, intuitiv und den individuellen Interessen folgend, ersten Ideen einer Recherche im Archiv zu folgen. Eine möglichst einfache Anwendung wird durch die Darstellung der Bestände ohne Nennung von Teilbeständen, Serien oder gar einzelnen Verzeichnungseinheiten gewährleistet. Dabei kann der Netzplan als visualisierter Überblick genutzt werden, der zeitgleich genügend Information beinhaltet, um weiterführende Recherchen in den übrigen Findmitteln des Staatsarchiv (Beständeübersicht, Datenbank) zu gewährleisten.

Diese Merkmale entsprechen den Vorteilen, die knowledge maps als Werkzeugen zur Visualisierung von Wissen im Allgemeinen zugeschrieben werden. Sie bieten in grafischer Form einen Überblick über von Laien möglicherweise als sehr komplex empfundene Strukturen und wecken spielerisch und intuitiv anwendbar das Interesse zur weiterführenden Beschäftigung mit der dargestellten Thematik. Erwähnenswert ist außerdem die Möglichkeit der individuellen Anpassbarkeit durch das Archiv an Anforderungen einzelner Zielgruppen, sowohl in der Darstellung, als auch hinsichtlich der Inhalte. Denkbar ist neben einer Archivtektonik auch die Umsetzung von gängigen Fragen von Familienforschern oder von Themengebieten, die speziell im jeweiligen Archiv häufige Anfragen hervorrufen. Auch eine Darstellung der Bestände hinsichtlich ihres Entstehungszeitraumes ist denkbar. Die immer wieder beklagten fehlenden Kenntnisse zur Arbeitsweise von Archiven und zu den von ihnen erfüllten Aufträgen spielen bei der Benutzung des Netzplanes eine eher untergeordnete Rolle. Hier geht es nur um die Frage: „Welcher Themenkomplex interessiert mich als Nutzer, gibt es zu diesem Themenkomplex in dem von mir ausgewählten Archiv Bestände und in welchen Beständen kann ich suchen, um möglicherweise fündig zu werden?“

Ein solcher Netzplan kann jedoch keine Archivdatenbank ersetzen. Das ist auch nicht seine Aufgabe. Er dient als spannend aufbereiteter erster Einstieg in die Vielfalt der von Archiven bedienten Forschungsbereiche. Dabei fungiert er als Ergänzung bestehender Systeme um ein visuell eingängiges zusätzliches Modul, das zum einen eine entschlackte Variante der Basisinformationen der üblichen Findmittel bietet, der aber zum anderen auch, durch die thematische Strukturierung der Bestände neue Informationen enthält.

Um das so entstandene Potential der Wirkung nach außen voll auszuschöpfen ist eine sinnvolle Verknüpfung der Findmittel erforderlich. Allem voran steht die technische Verbindung der Systeme, die mindestens durch eine Verlinkung der Bestandsinformationen des Netzplanes mit den jeweiligen Beständen der Datenbank ohne Ergänzung zusätzlicher Informationen erreicht werden kann. Idealerweise handelt es sich bei einer in einer Wissenskarte dargestellten Archivtektonik um eine dynamische Anwendung, die ein einfaches Wechseln zwischen den dargestellten „Haltestellen“ ermöglicht. Insbesondere die Verknüpfung der mehreren Themengebieten zugeordneten Bestände, um wieder den Netzplan des Staatsarchivs Thurgau anzuführen, erleichtert die Arbeit mit diesem Hilfsmittel enorm. Unterstützt wird diese nutzerfreundliche Umsetzung zusätzlich durch die Auswahl des passenden Farbcodes. Sind beispielsweise drei Grüntöne vorhanden, die sich in der Komplettansicht des Planes schon vergleichsweise schwer unterscheiden lassen, verdichtet sich dieses Problem bei einer Detailansicht der mittels des Farbcodes auf ein anderes Themenfeld referenzierten Bestände. Die Erfordernis, mehrfach in den Plan hinein- und wieder aus ihm herauszoomen zu müssen, um herauszufinden, ob es sich nun um den helleren, den mittleren oder den dunkleren Grünton handelt, kann leicht zu Frustration zuvor noch interessierter Anwender führen. Das ist leider verschenktes Potential. Bei der grafischen Darstellung des Netzplanes sollten außerdem nach Möglichkeit Maßgaben der Barrierefreiheit berücksichtigt, sowie Hinter- und Vordergrund klar voneinander abgegrenzt werden.

Neben der Umsetzung der knowledge map als Findhilfsmittel ist auch eine Darstellung gängiger Arbeitsabläufe, u.a. Nutzer betreffend, eine zusätzliche Option, um nicht nur Arbeitshilfen zur Verfügung zu stellen, sondern auch Transparenz zu gewährleisten. Wissensanwendungs- und Wissensstrukturkarten zur Vermittlung von Organisationsprozessen des Archivs können den Kontakt nach außen erheblich verbessern. So kann der Weg eines Schutzfristenverkürzungsantrages durch das Archiv bis zum abschließenden Bescheid visualisiert werden, auch um gegebenenfalls Verständnis für die Dauer des Vorganges zu erzeugen. Aber auch Übernahmevorgänge können öffentlichkeitswirksam in Karten umgesetzt werden. Anwendbar wären solche Karten bei der Beratung von Behörden zum Einstieg mithilfe einer grafischen Ablaufdarstellung, die Vorgänge beschleunigen und auch über einen längeren Zeitraum wirksam vermitteln kann. Erfolgt dies durch eine optisch ansprechende Umsetzung, lassen sich die Wissenskarten möglicherweise auch in die Gestaltung der Arbeitsräume von Behörden integrieren, um Archive auch im täglichen Ablauf der abliefernden Stelle präsent zu halten.

Intern können Wissenskarten sowohl für neue Mitarbeiter, die mit den Abläufen im Haus noch nicht ausreichend vertraut sind, wertvolle erste Hilfestellung sein, wie auch kurzfristig beschäftigten Kräften, die nur in bestimmte Bereiche der Archivarbeit einen tieferen Einblick benötigen, Unterstützung bieten. Gerade bei sich stetig wiederholenden Arbeitsschritten, beispielsweise im Rahmen der Verzeichnung von gleichförmigen Massenakten, kann eine selbsterklärend aufgebaute und intuitiv anwendbare knowledge map nach einer grundlegenden Einführung in die Arbeitsschritte durch einen Archivmitarbeiter den Arbeitsprozess weiter beschleunigen und Fehler reduzieren. Dabei bietet sie zusätzlich die Möglichkeit des wiederholten Nachschlagens während der Arbeit bei Unklarheiten, ohne dafür einen Archivmitarbeiter hinzuziehen zu müssen. Teilweise können auch bereits bestehende Ressourcen genutzt werden, falls Mitarbeiter als Hilfestellung für den eigenen Arbeitsalltag ähnliche Dokumente angelegt haben. Wichtig ist eine stetige Anpassung an die Entwicklungen innerhalb des Hauses, um die Aktualität und damit auch die Anwendbarkeit der Wissenskarte zu gewährleisten. Natürlich bedeutet die erste Erstellung zunächst einen zusätzlichen Aufwand. Doch ihre Verwendung kann nachhaltig innerhalb des Archivs fortwirken, zeitgleich aber auch als Signal für die Öffentlichkeit verstanden werden, dass aktiv an der Vereinfachung des Zugangs zum Archiv gearbeitet wird.

Bei dieser Gelegenheit möchte ich meinen Anwärterkollegen Christian Kensy und Jan Prößdorf, im Besonderen aber Christoph Gräf für die fachlich und menschlich bereichernde Zeit unserer gemeinsamen Ausbildung in Marburg danken.

Rebekka Friedrich

Stadtarchiv Darmstadt

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Ein Gedanke zu „Der richtige Weg. Überlegungen aus dem „think tank Anwärterbüro“ zur Anwendung von Knowledge Maps in Archiven“

  1. Knowledge Maps als Archivfindmittel klingt für mich zunächst ein wenig, als wolle man Wissensstrukturen bildlich über die Bestände werfen und damit einfangen, was sich in die Strukturen kategorisieren lässt, ähnlich den Gesamtarchivplänen des 18. Jahrhunderts. Wichtig ist es daher, zu betonen, dass die neue Art von Findmitteln, wie sie Urban Stäheli vorstellt, von ihm als Ergänzung zu den existierenden Archivinformationssystemen und Findbüchern gedacht sind, nicht als deren Ersatz. In dem von Rebekka Friedrich diskutierten Beitrag spricht Urban Stäheli von Themen und thematischen Linien, die zusammen den „Archivnetzplan“ ergeben. Er spricht von „dem Archivnetzplan, der die Bestände nach thematischen Kriterien ordnet“ (S. 275).

    Für mich stellt sich die Frage, was mit „Thema“ und „thematisch“ bei der Erstellung solcher Archivnetzpläne (künftig) prinzipiell gemeint sein kann oder soll. Sind es wirklich die Themen, die objekthaft das Ziel einer Forschung anklingen lassen? Oder sind es die „Themen“, die quasi subjekthaft die Entstehung von Verwaltungsschrifgut verursacht haben? Im ersteren Fall drohte die Dekontextualisierung von Erschließungsinformation, deren Vermeidung zu garantieren einen der fachwissenschaftlich schlagenden Argumentationsstränge für das Provenienzprinzip liefert. Im letzteren Fall kann ein thematisch ausgerichteter Archivnetzplan zur Erhellung der Bestände auf den Linien des Provenienzprinzips beitragen! Subjekthaft identifizierte „Themen“ sind die Aufgaben, Funktionen und Handlungen, die für die Entstehung des Archivguts ursächlich waren. Sie liefern zwar nicht die Information für das Wohin des Agierens eines Schriftgutbildners, aber dafür für das Woher (sachlicher Entstehungszusammenhang). Das Schöne an Archivnetzplänen solcher Art wäre zudem, dass es deutlich weniger „Trambahnen“ im Archiv gäbe, die wahl- und planlos ohne Schienen fahren müssten, weil sie den festgelegten Linien nicht zugeordnet werden können.

    Wir kennen nicht visualisierte archivnetzplanähnliche Strukturen im „Mikrokosmos“ der Bestandsbildung und Erschließung unter der Bezeichnung des Aktenplans, eines an Aufgaben und Funktionen eines Bestandsbildners ausgerichteten Gliederungsplans für dessen Akten. Der Archivnetzplan ginge unter den vorgenannten Prämissen eine Ebene höher, für deren Abbildung man folglich wohl einen etwas höheren Abstraktionsgrad in Kauf nehmen müsste. Es wäre neu und ein Gewinn, ließen sich Teilbestände und Bestände auf diese Weise auch mehrfach und sich überschneidend zu Linien zuordnen, indem sie zu gemeinsamen Stationen und Verkehrsknotenpunkten auf mehreren Strecken würden.

    Der Archivnetzplan ist in der Lage, sichtbar zu machen was auf dem Gebiet der Aktenpläne und der klassischen Archivfindmittel bislang kaum vollzogen ist: die Konzeptualisierung der Bestände und die Lösung von der 1:1-Überschneidung physischer und konzeptualer Bestände, von physischer Provenienz und kontextualer Provenienz, von institutioneller und funktionaler Provenienz. Es ist das „alte“ Thema der Postkustodialisten, das hier mit einem Mal ein Stückweit auch im deutschsprachigen Archivraum realisiert werden könnte. Viel Erfolg!

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