Ausgefallene Session: Hilfe im Archiv – Wirkungsvoll arbeiten mit Richtlinien und Handreichungen

Da die Session leider ausfallen musste, möchte ich den Grundgedanken zur Arbeit mit Richtlinien und Handreichungen im Archiv auf diesem Wege zur Diskussion stellen.

Ziel der Session sollte zum einen sein die Vorteile von internen Richtlinien und Handreichungen und den Vorteil ihrer Kommunikation nach außen darzustellen, zum anderen bereits vorhandene Arbeitserleichterungen anzusprechen und schließlich über die eigenen Erfahrungen der Teilnehmenden mit derartigen Hilfsmitteln zu diskutieren. Beispielsweise mit den Fragestellungen: Wo seht ihr Bedarf, wo haben sie eurer Meinung nach keinen Sinn?

Zunächst die These: Schriftliche Hilfestellungen für Arbeitsabläufe helfen allen Archivbeschäftigten, ganz gleich ob langfristig oder kurzfristig angestellt, und können die Kommunikation mit NutzerInnen verbessern.

Gehen wir mehr ins Detail: Ganz gleich ob Mitarbeitende im Archiv nun langfristig angestellt werden, oder nur vorübergehend unterstützen: das Archiv ist für Sie ein neuer Arbeitsplatz, dessen Abläufe sie noch nicht kennen. Abhängig von ihrem bisherigen Erfahrungs- und Ausbildungsstand benötigen Sie entweder sehr unterschiedliche, teilweise jedoch auch dieselben Hilfestellungen, um von Anfang an mit vollem Einsatz ihrer Tätigkeit nachgehen zu können. Jetzt könnte man natürlich sagen: “Wenn sie was nicht verstehen, sollen sie fragen. Jedes Archiv ist doch anders. Die übrigen MitarbeiterInnen erklären ihnen schon, was sie wissen müssen.”

Doch diese Vorgehensweise kostet Zeit und bringt nicht immer den gewünschten Effekt. Archivmitarbeitende haben mit den bereits vorhandenen Arbeiten ausreichend zu tun und sind möglicherweise dankbar, nicht zusätzliche Betreuungsarbeit leisten zu müssen. Oder wir leisten gerne Betreuungsarbeit, sind aber dankbar, wenn sie nicht überhand nimmt. Als neue Mitarbeiterin oder neuer Mitarbeiter hingegen ist man glücklich, einen roten Faden zur Hand zu haben, an dem man sich entlanghangeln kann. Sei es eine Aufstellung der Zuständigkeiten der übrigen Beschäftigten, oder der Workflow der Arbeitsprozesse, an denen noch weitere KollegInnen beteiligt sind.  (Neue) MitarbeiterInnen finden sich durch die Hilfsmittel schneller in einer Einrichtung zurecht und können diese Sicherheit von Anfang an im Umgang mit NutzerInnen auch nach außen tragen.

Diese Richtlinien und Handreichungen schaffen Sicherheit, auf beiden Seiten.

Die für die Betreuung zuständigen MitarbeiterInnen können stärker darauf vertrauen, dass aufgetragene Arbeiten zuverlässig erledigt werden, auch wenn zwischendurch Unklarheiten auftauchen. Gerade kleine Ungereimtheiten lassen sich mit einem Blick in eine entsprechende Handlungsanweisung ohne Einbezug weiterer KollegInnen klären. So kann auch bei aus unterschiedlichsten Gründen fragescheuen Hilfskräfte und MitarbeiterInnen die Qualität der Arbeit gesichert werden. Auch Nacharbeiten, die beispielsweise aus einem falschen Verständnis der Eingabemasken im Erschließungsprogramm entstehen können, lassen sich so eindämmen. Neuen MitarbeiterInnen vermittelt das Archiv mit Hilfe von klaren, schriftlichen Vorgaben Sicherheit in ihrer Arbeit und das Gefühl, in einer organisierten Einrichtung tätig zu sein. Das kann zudem den positiven Effekt verursachen, dass ihre eigene Arbeit auch gleich organisierter durchgeführt wird, wovon wiederum KollegInnen und Nutzende profitieren.

Für Bereiche, in denen Nutzende involviert sind, ist eine Veröffentlichung eine gute Möglichkeit, Verständnis für die Abläufe im Archiv hervorzurufen. Doch nicht nur Arbeitsabläufe zum Beispiel beim Ausheben von Archivgut oder der Digitalisierung sind hier ein Mehrwert. Werden Erschließungsrichtlinien eingeführt, umgesetzt und veröffentlicht, haben Nutzende die Möglichkeit, ihre Recherchen in Archivinformationssystemen an die Erschließungspraxis anzupassen. Die Recherchesysteme werden damit klarer und Suchanfragen verständlicher. Das führt zu einer höheren Zufriedenheit bei Nutzenden, die zudem einen Eindruck davon vermittelt bekommen, was es bedeutet, Erschließungsinformationen in diese Systeme einzutragen.

Diese Vorteile sind gut und schön. “Aber wer denkt an den Aufwand, den die Erstellung einer solchen Richtlinie kostet? Lohnt es sich wirklich, so viel zu investieren?”

Die beinahe überall bestehende Personalnot in Archiven führt zu einem erhöhten Einsatz von studentischen Hilfskräften, ehrenamtlichen Tätigen und auf Werkvertragsbasis Beschäftigten. Diese Personen sind häufig über einen kurzen Zeitraum, teilweise projektbezogen, im Archiv tätig. Dabei ist diesen Gruppen gemeinsam, dass sie häufig ganz spezifische Aufgabenbereiche zugeteilt bekommen und über die übrigen archivischen Kernbereiche nur einen Überblick erhalten. Das bedeutet auch, dass sich hier die Wirkung gezielter Workflows und Handreichungen besonders stark entfalten kann. Sind die Vorgehensweise und der Arbeitsauftrag klar definiert, können sie mittels zuvor angefertigter Richtlinien selbstständig diese Aufgaben durchführen und eine archivfachliche Ausführung ist ebenfalls gesichert (bei Einhaltung der schriftlichen Vorgaben, selbstverständlich). Diese Handlungsanweisungen müssen, bei gleichbleibenden Aufgabenfeldern, auch für die darauffolgenden Hilfskräfte oder teilweise auch für neue Projekte, maximal in wenigen Punkten angepasst werden. In verschiedenen Bereichen ist es auch möglich, sie komplett zu übernehmen. Hier sind beispielsweise Erschließungsrichtlinien zu nennen. Das bedeutet, dass sich aus einem einmaligen größeren Aufwand ein langfristiger Nutzen ergibt. Darüber  hinaus lassen sich häufig auch bereits bestehende Dokumente nutzen, die an die bestehenden Bedürfnisse der eigenen Einrichtung angepasst werden können.

Wichtig ist: nicht jeder Arbeitsschritt muss aufgeführt werden. Manchmal reichen einfach Übersichten, um bestimmte Inhalte nachschlagen zu können. Bestehende Richtlinien sollten nie als unveränderlich angesehen werden, sondern neuen Gegebenheiten angepasst werden. Auch bei sinnvollen Anregungen zu einer Verbesserung von den Mitarbeitenden selbst, die mit den Dokumenten arbeiten, ist eine Überarbeitung einer bestehenden Handreichung vorzunehmen. Gleiches gilt für Nutzende hinsichtlich der veröffentlichten Handreichungen. Klare Strukturen und Vorgehensweisen fördern auch eine einheitliche Vorgehensweise innerhalb des Archivs, so dass beispielsweise Anfragen schneller bearbeitet und Erschließungsdaten einheitlicher präsentiert werden können. Auch Akzessionen können nicht nur leichter angenommen, sondern auch koordinierter und effizienter weiterverarbeitet werden.

Eine strukturierte Vorgehensweise, die auf klaren, einheitlichen Richtlinien und Handreichungen basiert, nutzt damit nicht nur den Mitarbeitenden, sondern auch Nutzenden, die sich einfacher in den Strukturen des Archivs und der Archivlandschaft zurechtfinden und sich besser beraten fühlen.

Beispiele für bereits existierende und online abrufbare Handreichungen und Richtlinien (darf gerne in den Kommentaren ergänzt werden):

Bestandserhaltung

• Jana Moczarski und Maria Kobold: Bestandserhaltung.  Ein Ratgeber für Verwaltungen, Archive und Bibliotheken (kostenlos online als PDF abrufbar)

Erschließung

• Verzeichnungsrichtlinien des Hessischen Landesarchivs
• Richtlinie für die Erschließung von Akten und Urkunden der Thüringischen Landesarchive [korrigierter Link, Danke für den Hinweis an Marc Kinast]
• Erschließungsrichtlinien des Universitätsarchivs Bayreuth mit Akzessionierungsrichtlinie
• Richtlinien für die Titelaufnahme und Repertorisierung von Nachlässen der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg
• Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs [Danke für die Ergänzung an Stefan Schröder]

Digitalisierung

• Musterworkflow Urkundendigitalisierung – Handreichung des DFG-Produktivpiloten Digitalisierung von archivalischen Quellen 2013–2015 (Archivschule Marburg)
• Digitalisierungsworkflow in: Basis-Technologien für das Online-Informationssystem der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg (Gerald Maier)