Ein Dokumentationsprofil für ein Universitätsarchiv – Teil 2: Funktionsanalyse

von Karsten Kühnel

Wo die folgenden Ausführungen Allgemeines verlassen, beziehen sie sich auf die Situation des Universitätsarchivs Bayreuth.

Die Stellung von Funktionen im Metadatenmodell

Metadatenmodell High Level

Funktionen stehen in einem Zusammenhang mit etwas, das sie wahrnimmt, mit agierenden Subjekten, gleichgültig ob die Wahrnehmung ein aktiver oder ein passiver Prozess ist. Diese Subjekte nehmen bestimmte Funktionen nicht zwangsweise wahr, vielmehr werden sie ihnen zugewiesen oder von ihnen an sich gezogen. Dabei können sich Funktionen auch verändern oder an andere Subjekte abgegeben werden. Neue Funktionen können sich entwickeln. Es stehen sich in den Funktionen und den agierenden Subjekten zwei selbständige Größen gegenüber, die in variablen Beziehungen zueinander stehen. Beide Größen stehen zudem in Beziehung zu den Archivalien, deren Entstehungsursachen und Inhalte sich aus den Konstellationen der Beziehungen und der auf sie wirkenden äußeren Einflüsse ergeben. Funktionen, Akteure und Archivalien sind die drei Größen, deren Beschreibung ein Findmittelsystem ausmacht. Eine vierte Größe ist der Akteur, der sich mit den Archivalien befasst, sie verwahrt, beschreibt und zugänglich macht. Angesichts dessen, dass der Lebenszyklus von Unterlagen nicht mit der Übergabe ans Archiv endet, sondern dort in anderer Umgebung eine weitere Lebensphase antritt, hat auch diese vierte Größe ihre Berechtigung, Teil eines Metadatenmodells für die archivische Erschließung zu werden. Im Rahmen eines Dokumentationsprofils kann die Beschreibung des Archivs, um das es sich bei jener vierten Größe handelt, zwar weitgehend unbeachtet bleiben, zu fragen ist allerdings, ob dem Archiv selbst eine bestimmte Funktion oder ein bestimmter Auftrag zugewiesen worden ist, der der archivarischen Tätigkeit in wesentlichen Bereichen eine besondere Ausrichtung gibt.

Die Professionalität der Archivarsausbildung, die Etablierung der Archivwissenschaft und die Tatsache, dass bis heute die meisten Archivare zugleich auch Historiker sind, gewährleistete und gewährleistet eine große Nähe zu den Anforderungen der Wissenschaft und Forschung sowie eine gute Vertrautheit mit den Anforderungen der Verwaltungen, Registraturen und sonstigen Schriftgutbildner. Dass Überlieferungsbildung sehr stark von speziellen Mandaten, die einer archivischen Einrichtung zugewiesen werden, bestimmt wird, zeigen zahlreiche Spezialarchive im In- und Ausland. Archive von wissenschaftlichen Instituten, von Museen und Gedenkstätten setzen andere Schwerpunkte als Staats- und Kommunalarchive, weil spezialisierte Mandate den Sammlungsauftrag sehr einzugrenzen geeignet sein können. Mit dieser Eingrenzung geht einher, dass auch die Wertfindungskriterien andere sind. Archivalien, die in der einen Archivsparte kassiert würden, würden in einer anderen vielleicht archiviert: Das ist das unbefriedigende, aber letztlich kaum vermeidbare Resümee, das einer Überlieferungsbildung im Verbund ganz neue Sichtweisen auf Kassationsrichtlinien öffnen könnte. Möglicherweise könnte dies dazu führen, dass Bewertungsentscheidungen nicht präjudizierend mit Kassationsentscheidungen zusammenfallen müssen.

Nach dem Bayerischen Archivgesetz nehmen Universitätsarchive in erster Linie die Aufgaben des subsidiär zuständigen Staatsarchivs wahr. Damit ist klar, dass sie von der klassischen Ausrichtung inhaltlich nicht durch Spezialmandate fremdbestimmter Archive nicht abweichen. Zugleich haben Universitätsarchive die Möglichkeit, die Frage nach dem Was und Warum der Archivierung zu modifizieren, zu erweitern und eigenen Interessen des Archivträgers und der archivtheoretischen Ausrichtung ein Stückweit anzupassen. Universitätsarchivare werden durch diese Selbständigkeit befähigt, Ressourcen in Gebiete zu investieren, die in Staatsarchiven wohl eher am Rande angesiedelt wären, wie etwa die Forschungsdatenarchivierung. Sie werden so den speziellen Bedürfnissen und der speziellen Überlieferung ihres Trägers besser gerecht.

Insofern die Universitätsarchive demnach eine Sparte der klassischen Archive ausmachen, ist eine so spezialisierte Überlieferung, dass sie nicht bereits aus der Bezeichnung ihres Trägers und zentralen Schriftgutbildners, der Universität, inhaltlich hinreichend klar hervorginge, nicht zu erwarten. Die Wirkung des Archivs auf die eigene Überlieferungsgestaltung macht sich in seinen Grundlagendokumenten fest: dem Archivgesetz, der Archivsatzung der Universität, dem Dokumentationsprofil, dem Metadatenmodell und in den Erschließungsrichtlinien, um die wichtigsten bei ihrem Namen zu nennen.

Vielschichtigkeit von Funktionen

Die Rolle des Archivs ist demnach eine dreifache:

  1. Es ist Schriftgutbildner, indem es durch die Bewältigung seiner Geschäftsvorfälle eigenes Registraturgut erzeugt.
  2. Es ist Akteur im Rahmen der Überlieferungformierung, indem es über Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen mehrerer Schriftgutbildner entscheidet.
  3. Es ist Verwahrer und Bereitsteller der von ihm archivierten Unterlagen.

Diese Aktivitäten lassen sich unterschiedlichen übergeordneten Funktionen zuordnen. Das Archiv ist wohl eines der besten Beispiele für Vielfalt von Subfunktionen, die sich bei einem Akteur antreffen und sich mit anderen in übergeordneten Funktionen zusammenfassen lassen.

Susanne Kogler vom Archiv der Kunstuniversität Graz postulierte im März 2013 in ihrem Vortrag über „Archiv und Wissenschaft im Dienste ‚postmodernen Wissens‘“ auf einer gemeinsamen Tagung deutscher, österreichischer und tschechischer Universitätsarchivare und Archivare wissenschaftlicher Institutionen in Prag, dem Archivnutzer die De- und Rekontextualisierung von archivalischer Information erkennbar und nachvollziehbar zu machen. Dabei zitierte sie Wolfgang Ernst: „Jenseits der traditionellen Vorstellung des Archivs als black box zeichnet sich die dynamische Konzeption komplexer Verbundsysteme aus Speichern, Menschen und Organisationen ab, im ständigen Spiel von De- und Rekontextualisierung. Aus Gedächtnisobjekten werden so Gedächtnisprozesse.“[1]

Tom Nesmith schrieb 2011 über Metadatenmodelle im Rahmen der archivischen Erschließung, mit denen Kontexte erläutert und wiedergegeben werden sollen: „My suggestion for practical descriptive work is premised on the idea that the knowledge of records and archiving actions that a wide variety of archivists and others have thought necessary in metadata and descriptive systems and standards has become so voluminous that no formal practical system could convey it.“[2] Dabei bezieht er sich auf Sue McKemmish, die diese Ansicht noch weiter konkretisiert: “By attempting to define, to categorise, pin down, and represent records and their contexts of creation, management, and use, descriptive standards and metadata schema can only ever represent a partial view of the dynamic, complex, and multi-dimensional nature of records, and their rich webs of contextual and documentary relationships.”[3] Und Peter Horsman schreibt in seinem Konferenzbeitrag “Wrapping Records in Narratives” 2011: “Context […] does not focus on the fonds as a physical entity, but on understanding the meaning of records, how they were created, used, and maintained across space and time.”[4]

Diese Zitate haben ihre hauptsächliche Auswirkung auf das Gebiet der archivischen Erschließung. Für die Funktionsanalyse zu Bewertungszwecken können sie darauf hinweisen, dass dabei mit keinen anderen Ergebnissen zu rechnen ist als mit Abbildungen von Funktionen, die in bestimmten Kontexten zum Tragen kommen. Die Entdeckung oder Herausarbeitung weiterer Beziehungsgemeinschaften (relationships) durch konsekutive De- und Rekontextualisierung logischer Informationseinheiten kann neue Funktionen aufdecken.

Die Kontextualisierung von Archivgut ist wesentlich durch die Einflüsse der Aktivitäten und Funktionen der Schriftgutbildner bestimmt. Hinzu kommen Einflüsse von Aktivitäten und Funktionen weiterer agierender Subjekte.

Eine Funktion lässt sich verknüpfen mit einem oder mehreren Akteuren, einer oder mehreren Aktionen und einer oder mehreren Wirkungen, wobei eine die Entstehung von Unterlagen ist.

 

Beziehungen Funktionen - CPFs

Einfaches Modell von Beziehungen zwischen Funktionen und Subfunktionstypen mit CPFs

 

Vorgehensweise bei der Analyse von Funktionen

Die Funktionsanalyse ist eng verflochten mit einer vorangehenden Aufgaben- und Wirkungsanalyse. Die Aufgaben finden sich zuerst in den Zuweisungen aus Rechtsvorschriften wie z.B. dem Hochschulgesetz, dann in den Geschäftsverteilungsplänen, Tätigkeitsbeschreibungen und Aktenplänen sowie in Leitbildern, „Wir über uns“-Statements und sonstigen Außendarstellungen. Die Wirkungen des universitären Handelns finden ihren Widerhall zum Beispiel in Pressespiegeln, Jahresberichten oder Vorlesungsverzeichnissen.

Die von Helen Willa Samuels erarbeite Gliederung universitärer Funktionen in sieben Hauptkategorien kann Anhaltspunkte über die Archivrelevanz von Quellen und Inhalten geben.[5] Quellen, die Information beinhalten, die einer dieser Hauptkategorien zugeordnet werden kann, enthalten potentiell archivwürdige Information.

Funktionsanalyse aus Schriftgut

In der Grafik sind aus der Menge aller Quellentypen exemplarisch solche ausgewählt, die Informationen enthalten, die für eine tiefergehende Funktionsanalyse nötig sind. Aus den gelb-grün hinterlegten Quellentypen können auf der Grundlage von Zuweisungen und Selbstverpflichtungen Subfunktionen ermittelt werden, die den blau hinterlegten Hauptfunktionen zuzuordnen sind. Aus den orange hinterlegten Quellentypen lassen sich Wirkungen und Aktionen herauslesen, die aus Zuweisungen entstanden sind. Auch das sind Informationen über Subfunktionen, die wiederum Hauptfunktionen zugeordnet werden können.

Die einzelnen auf diese Weise ermittelten Subfunktionen sind auf ihre Wichtigkeit für das Funktionieren der Universität zu prüfen. Dafür werden die folgenden Fragen an die ermittelten Subfunktionen gestellt:[6]

–          Wie lautet die Bezeichnung der Subfunktion?

–          Wie wichtig ist die Subfunktion für die Universität?

–          Wie ist die Geschichte der Subfunktion?

–          Wie hat sich die Subfunktion entwickelt und was waren die Gründe für ihre Veränderungen?

–          Welche Aspekte der Subfunktion spielen für die Universität die größte Rolle?

–          Was waren Schlüsselereignisse, Strategien und Personen, die von dieser Subfunktion beeinflusst wurden?

–          In welchen (Organisations-)Strukturen wurde die Subfunktion wahrgenommen?

Diese Fragen sind im Rahmen der Beschreibung der Funktionen nach dem Schema des Standards ISDF zu beantworten. Aus der Kenntnis der Subfunktion und ihrer Entwicklung heraus ist es nun möglich, retrospektive Dokumentationsziele zu formulieren, die dann auch die Grundlage für die Bewertung sein können. Bei der Formulierung dieser Ziele kann zum Beispiel auf besondere historische Ereignisse Bezug genommen werden und solche als besonders berücksichtigenswert festgelegt werden.[7] In dieser Phase der Bearbeitung sind gerade Aussagen über die Gründe für die Veränderung von Funktionen sowie Aussagen über die Einflusskraft von Subfunktionen nicht in der Tiefe zu treffen und können auch noch teilweise einer gründlicheren Verifizierung bedürfen.

Um von den groben Dokumentationszielen zu einem Dokumentationsplan zu kommen, sind im nächsten Schritt die Verwaltungsgeschichten der universitären Organisationseinheiten zu untersuchen. Helen Willa Samuels weist darauf hin, dass unter Verwaltungsgeschichte (administrative history) hier nicht die Geschichte der Universitätsverwaltung und der Verwaltung als Tätigkeit zu verstehen sein soll, sondern dass in ihr unter einem erweiterten Blick alle Funktionen tiefergehend begutachtet werden sollen. Ein Kapitel einer solchen Verwaltungsgeschichte einer Fakultät oder eines Instituts könnte beispielsweise aus der Aufgabenstellung entstehen: „Trace the evolution of the curriculum and the methods used to teach the curriculum“! Das wäre eine Untersuchung einer Subfunktion der Gruppe „Convey knowledge“. [8] Die Ergebnisse können (ggf. verkürzt) in eine ISDF-standardmäßige Funktionsbeschreibung einfließen.

Der ISDF-Standard gliedert die Funktionsbeschreibung in die Sektionen Identity; Context; Relationships; Control; Relating Functions/Activities to Corporate Bodies, Archival Materials and Other Resources. Dabei werden im letzten Abschnitt die Bezüge herausgearbeitet, die die beschriebene Funktion zu Schriftgutbildnern und zu Archivalien und Archivgutbeständen hat. Beispielsweise werden hier die Organisationseinheiten genannt, die die beschriebene Funktion verrichten.

Die Untersuchungen sollten durch ein Team vorgenommen werden, da sie umfangreich und zeitaufwendig sind. Sie wären für ein studentisches Seminar mit Hausarbeiten geeignet.

Die Erarbeitung eines Dokumentationsprofils mit all den bisher skizzierten Stufenbestandteilen führt zwar zu einer gründlichen Überlieferungsbildung. Gleichzeitig lässt es erahnen, dass vom Beginn seiner Erarbeitung bis zur Übernahme von Archivgut ein gutes Stück Zeit vergehen kann. Deshalb ist es aus pragmatischen Gründen ratsam, bereits vor der tieferen Funktionsanalyse ein Merkblatt an die Schriftgutbildner zu geben, auf dem schriftguttypbezogen Hinweise gegeben werden, welche Unterlagen für das Archiv von besonderem Interesse sind.

Funktionen von Hochschularchiven nach Helen Willa Samuels

Hauptfunktionen und Subfunktionen ersten Ranges nach Helen Willa Samuels

 

 


[1] Wolfgang Ernst, Das Rumoren der Archive. Ordnung aus Unordnung, Berlin: Merve, 2002, S. 138-139.

[2] Tom Nesmith, Documenting Appraisal as a Societal-Archival Process: Theory, Practice, and Ethics in the Walk of Helen Willa Samuels, In: Controlling the Past – Documenting Society and Institutions, Essays in Honor of Helen Willa Samuels, hg. v. Terry Cook, Chicago 2011, S. 31-50, hier S.34.

[3] Sue McKemmish, Placing Records Continuum Theory and Practice. In: Archival Science 2001, S. 354.

[4] In: Usability of the Archives of the International Tracing Service – Workshop at the ITS, 10/11 October 2011. – Online-Publikation des Internationalen Suchdienstes. – Bad Arolsen, 2011: http://www.its-arolsen.org/fr/aktuelles/aktuelles-2011/index.html?expand=5591&cHash=235961ff533a09ac50e905cfca3a06a9.

[5] Vgl. Einleitung

[6] Vgl. für die im Folgenden beschriebene Vorgehensweise die Ausführungen von Helen Willa Samuels (Varsity Letters, S. 256 ff.)!

[7] Denkbar wäre ein Hinweis auf die Grenzöffnung 1989 und die Beobachtung der Auswirkung auf die Studentenzahlen und die Lehrinhalte der geisteswissenschaftlichen Fächer.

[8] Samuels, Varsity Letters, S. 259-261.

Karsten Kühnel

Wiss. Archivar am Bundesarchiv-Lastenausgleichsarchiv (Bayreuth)

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Wiss. Archivar am Bundesarchiv-Lastenausgleichsarchiv (Bayreuth)

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