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Kai Naumann ist studierter Historiker, arbeitet seit 2006 als Archivar beim Land Baden-Württemberg, derzeit mit den Schwerpunkten Nutzung und digitale Überlieferungsbildung. Er leitet den KLA-Ausschuss Digitale Archive und unterrichtet u.a. an der Archivschule Marburg.

Mehr Lesesaal mit weniger Reisen im Südwesten

Seit November 2019 hat das Landesarchiv Baden-Württemberg einige neue Regelungen und Vorkehrungen, um die wachsenden historischen Interessen seiner Kundschaft in Nah und Fern noch besser bedienen zu können.

Online-Bestellung von Archivalienscans und Kopien

Das Bestellen von Scans aus Archivgut ist Routine und erfolgt bisher per E-Mail oder direkt im Lesesaal. Zukünftig können die Scans nun direkt aus dem Online-Findmittelsystem des Landesarchivs bestellt werden. Wer in diesem Archivalienkatalog einen Eintrag gefunden hat, kann die Archivalien entweder im Lesesaal bereitlegen lassen oder digitale Reproduktion für das Lesen zu Hause ordern. Das neue Angebot ist am 18. November an den Standorten Ludwigsburg und Stuttgart als Pilotprojekt gestartet und betrifft zunächst nur einfache Scans und Papierkopien. Es  wird nach und nach auf die übrigen Abteilungen in Freiburg, Karlsruhe, Kornwestheim, Neuenstein, Sigmaringen und Wertheim sowie auf weitere Reproduktionsformen ausgedehnt. Für kleinere Recherchen lassen sich auf diesem Weg aufwändige Reisen an die Standorte vermeiden.

Da der Repro-Bestell-Assistent im Haus programmiert wird, können in den nächsten Monaten weitere Funktionalitäten und Bestellmöglichkeiten angedockt werden.

Um Barrieren bei der Nutzung von Archivgut weiter abzubauen, arbeitet das Landesarchiv Baden-Württemberg an der Anpassung der Gebühren. Geplant ist, unter anderem die Gebührensätze für die Herstellung von Scans in Selbstbedienung zu senken.

Fotografie durch Nutzer im Lesesaal

Was in vielen anderen Archiven seit einiger Zeit möglich ist, wurde nun auch in den Lesesälen des Landesarchivs erlaubt: Archivalien dürfen unter bestimmten Umständen von Nutzerinnen und Nutzern mit eigenen Geräten fotografiert werden. Die Fotografie in Selbstbedienung ergänzt das seit acht Jahren bestehende Angebot der Selbstbedienungsscanner. Zusätzlich zu den Scanner-Arbeitsplätzen sind Fototische eingerichtet, an denen jeder unter Aufsicht des Lesesaalpersonals gebührenfrei fotografieren darf. Die Interessen von Rechteinhabern und noch lebenden Personen bleiben dabei gewahrt und auch der Schutz von empfindlichen Beschreibstoffen und Einbänden wird bedacht. So sind Stücke aus Pergament und Archivalien, die jünger als 110 Jahre sind, grundsätzlich von der SB-Fotografie ausgeschlossen.

Das neue Angebot hat von den vielfältigen Erfahrungen der Kolleginnen und Kollegen in anderen Häusern profitiert, denen an dieser Stelle für Auskünfte und Hinweise herzlich gedankt sei.

Telefonischer Zugang

Für alle Nutzer, die keine Möglichkeit für schriftliche Anfragen haben, wird die telefonische Erreichbarkeit verbessert. Eine Sonderrufnummer wurde geschaltet, unter der Archivarinnen und Archivare mündliche Anfragen verschriftlichen, damit sie in den Abteilungen asynchron bearbeitet werden können. Die Archivare geben auch Hinweise zur Recherche in anderen Archiven oder Gedächtniseinrichtungen, wenn das Landesarchiv das gesuchte Material nicht besitzt. Es bleibt aber bei dem Grundsatz, dass Anfragen nur auf schriftlichem Weg beantwortet werden.

Zur Pressemeldung: https://www.landesarchiv-bw.de/web/65257

World Digital Preservation Day am 7. November

Digitale Dienste beruhen auf Software und Hardware, die Geld und Arbeitskraft kosten. Da beides knapp ist, können digitale Datenbestände, die Jahre zuvor als bedeutsam und hilfreich galten, in wenigen Wochen spurlos verschwinden. Auch können das Format und die Organisation der Daten in Vergessenheit geraten, so dass sie vorhanden, aber wertlos sind. Immer wieder führen Hektik und Unachtsamkeit zu solchen Verlusten, und wenige Jahre später fragen sich Bürgerinnen und Bürger, Justiz, Presse oder Wissenschaft, wie es dazu kommen konnte.

Um Aufmerksamkeit für diese Prozesse wirbt seit Jahren die Digital Preservation Coalition in Glasgow und York.

Wir Archivarinnen und Archivare kennen dieses Phänomen und wir haben die Fähigkeiten, solche Datenbestände als die Archivalien von morgen zu sichern. Wir können beim Digital Preservation Day (7. November 2019) mitmachen und ihn in unsere Öffentlichkeitsarbeit einbauen!

An diesem Tag erscheint auch der Bericht über die „Bit List“ der digitalen bedrohten Arten, eine Bestandsaufnahme der Nachhaltigkeit unseres digitalen Gedächtnisses.

Nominiert bedrohte Digitale Objekte!

Die Digital Preservation Coalition sucht noch bis Ende August nach digitalen Objekten, die vom Verschwinden bedroht sind. Die “Bit List of Digitally Endangered Species” ist eine Crowdsourcing-Initiative, die zeigen soll, welche digitalen Materialien aus unserer Sicht bedroht  und welche durch digitale Erhaltungsarbeit relativ sicher sind. Die DPC baut und pflegt diese Liste über die nächsten Jahre, um einerseits die Erfolge bei der Erhaltung digitaler Objekte zu feiern und andererseits  die Notwendigkeit zu betonen, die noch “vom Aussterben bedrohten” Sammlungen und Formate  vor dem Vergessen zu schützen.

Die Ergebnisse werden zum World Digital Preservation Day (7. November) veröffentlicht.

Hier geht es zum Aufnahmeformular, das in 10-15 Minuten ausgefüllt werden kann. Die Herkunft der Nominierung wird auf Wunsch vertraulich behandelt.

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Lecker Bewerten mit Datenbanktechnik

Für einige Fortbildungen, die ich im Mai hielt, habe ich mit der kostenlosen Software SQLite DB Browser eine Bewertung mit Hilfe von Datenbankabfragen schematisch dargestellt. Es ginge ähnlich auch mit MS Access, welches aber kostenpflichtig und daher weniger verbreitet ist.

Wie das Beispiel zu bekommen ist?

  1. Holt Euch https://sqlitebrowser.org/dl/  Ihr braucht keine Rechte zum Installieren, sondern könnt die Software auch ohne Installation starten.
  2. Holt Euch die Beispieldatenbanken auf https://www.landesarchiv-bw.de/dl/?U98T5Y. Der Link sollte bis ca. Frühjahr 2022 gültig bleiben.

Was die Dateien bedeuten?

Die eine ist die Originaldatenbank des fiktiven Lebensmittelgroßhändlers Northwind, die andere die archivarische Fassung, die um Ansichten (Views, Abfragen) zur Statistik und zur Bewertung erweitert ist. Die Bewertung geht von der Anforderung aus, dass in dem Lebensmittelhandel von Mitarbeitern, Lieferanten, Produkten und Kunden Papierakten vorliegen und davon maximal 50 Akten übernommen werden dürfen.

Wie SQLite DB Browser funktioniert?

Öffne die Beispiele in SQLite DB Browser mit “Datenbank öffnen” und gehe die Karteireiter durch: der erste erklärt die Tabellen und Ansichten (Views), der zweite zeigt deren Inhalte wie in Excel, der dritte ist irrelevant und der vierte ist eine SQL-Konsole. Du kannst den SQL-Code einer Ansicht (aus Reiter Nr. 1) mit Rechtsklick per Kontextmenü kopieren, in Reiter Nr. 4 einfügen, die erste Zeile (CREATE …) löschen und dann Play drücken. Die Ergebnisse werden unten angezeigt. Du kannst die Bewertung der fiktiven Kollegin umstellen, die Gewichtung ändern, Mengen vergrößern … Wenn du die erste Zeile (CREATE VIEW bewertung_neu AS) hinzunimmst, kannst du das Ergebnis als neue Ansicht bewertung_neu festhalten.

Wie SQL als Sprache funktioniert?

Es gibt dafür Tutorien und Wörterbücher. Es gibt von SQL Dialekte, die MySQL, Oracle, SQLite oder MSSQL heißen. Hier eine kurze Einführung von Sascha Kersken:

Das Grundgerüst von SQLite für Bewertungszwecke

[CREATE VIEW Meine_Bewertung AS] 
SELECT
    [DISTINCT]
    Merkmal_Behörde_1, Merkmal_Behörde_2, 'Blabla' AS Aktentyp
    FROM table
      [WHERE Bedingungen LIKE, =, >, < für gewisse Merkmale]
      [GROUP BY Merkmal [ASC | DESC]]
      [HAVING Bedingung einer Gruppe]
      [ORDER BY Merkmal [ASC | DESC]]
      [LIMIT Anzahl]
[UNION
SELECT [... nächste Abfrage für anderen Aktentyp]]

SQL mit Smileys lernen

Auf https://sqlzoo.net/wiki/Main_Page/de kannst du Abfragen selbst erstellen oder abändern und bekommst für jede richtige Lösung einen Smiley. Besonders interessant für uns sind Kapitel 1, 2, 4 und 5.

Herzliche Grüße und viel Freude beim Experimentieren,

Kai Naumann