Schlagwort-Archive: Erschließung

#MOMathon17

Noch einen Tag, dann ist es wieder so weit: Monasterium ruft am 30. November 2017 zum nächsten MOMathon!

Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind eingeladen, bei der Urkundenerschließung mitzuhelfen. Für die Aufgabenstellung gibt es verschiedene Schwierigkeitsgrade.

Die Teilnahme ist vom Computer zu Hause aus möglich, aber auch in der Gruppe mit leckerem Kuchen (danke, liebe Maria Rottler!  😉 ): Von 15 bis 17 Uhr und ab 18:30 Uhr ist der Hörsaal des Instituts für Österreichische Geschichtsforschung an der Universität Wien reserviert. Wer keinen eigenen Laptop zur Verfügung hat, melde sich bitte noch bei Maria Rottler (maria.rottler@gmail.com).

Ausführliche Informationen dazu gibt es hier: http://icar-us.eu/en/cooperation/online-portals/monasterium-net/momathon/, bzw. hier: https://archive20.hypotheses.org/4498 (Vortrag von Stephan Makowski auf der Tagung Offene Archive 2.3 in Duisburg).

Natürlich gibt es auch wieder etwas zu gewinnen!

Der offizielle Hashtag lautet #MOMathon17.

 

Archivpflege in Westfalen-Lippe, Heft 87 (2017) (PDF)

PDF
Darin auch:

Paul Klimpel und Fabian Rack: Was gemeinfrei ist, muss gemeinfrei bleiben. Über die Unzulässigkeit einer vertraglichen Verlängerung urheberrechtlicher Monopolrechte durch öffentliche Archive (39-43);
Tatjana Klein: Soziale Netzwerke: mehr als posten, twittern und bloggen? Möglichkeiten und Chancen bei der Erschließung und Präsentation von Fotos (44-47);
Konferenzbericht „Offene Archive“ 2017 (55-56).

Explora – Eine Erlebniswelt der ETH-Bibliothek

von Deborah Kyburz

Explora Erlebniswelt

Seit Ende Februar 2017 ist Explora, die neue Content-Marketing-Plattform der ETH-Bibliothek, online. Es werden zukünftig rund vier Stories pro Jahr publiziert. Einerseits stehen hierbei die Bestände der Sammlungen und Archive der ETH Zürich im Zentrum, andererseits geht es darum, ausgewählte Dienstleistungen noch sichtbarer zu machen. Ende Juni wurde nun die dritte Story „marmor macht architektur. Ein Baumaterial mit Geschichte“ publiziert.
Explora – Eine Erlebniswelt der ETH-Bibliothek weiterlesen

MOMathon: Content Enrichment der Onlineplattform Monasterium.net mit Hilfe von Events (Stephan Makowski) – VORSCHAU: OFFENE ARCHIVE 2.3 (10)

Stephan Makowski
MOMathon: Content Enrichment der Onlineplattform Monasterium.net mit Hilfe von Events

Die Integration von Nutzern ist eine wichtige Möglichkeit die Archive bei ihrer Erschließungsarbeit zu unterstützen. Hierfür haben sich insbesondere Events, welche im Internet stattfinden, bewährt. Mit dem MOMathon versucht die Monasterium-Plattform genau diese User für sich zu gewinnen. Mit Hilfe eines Onlineevents sollen Urkunden mit Markup versehen und somit weiter für wissenschaftliche Nutzbarkeit erschlossen werden. MOMathon: Content Enrichment der Onlineplattform Monasterium.net mit Hilfe von Events (Stephan Makowski) – VORSCHAU: OFFENE ARCHIVE 2.3 (10) weiterlesen

Vernetzung, Verlinkung, Normdaten: Sächsische Gerichtsbücher

Das Sächsische Staatsarchiv hat in einem durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft geförderten Projekt die über 22.000 Bände seines Gerichtsbücher-Bestandes elektronisch erschlossen. Einbezogen wurden auch Gerichtsbücher in neun sächsischen Stadtarchiven und dem Staatsfilialarchiv Bautzen; durch die Vernetzung werden historisch auseinander gerissene Reihen virtuell wieder zusammengeführt.

Im Rahmen des Projekts sind über 25.000 Gerichtsbücher mit einer Laufzeit von 1359 bis 1914 erfasst worden. Dabei wurden mehr als 218.000 Einträge zu ca. 4.700 Orten und 1.350 Gerichtsstellen ermittelt. Diese Erschließungsinformationen sind in Kooperation mit dem Institut für Sächsische Geschichte und Volkskunde e. V. (ISGV) auf der Website »Sächsische Gerichtsbücher«  veröffentlicht worden. Die Freischaltung erfolgte im Rahmen eines Fachkolloquiums, das gestern im Staatsarchiv Leipzig stattfand.

Die Online-Recherche ist über eine Ortssuche sowie über eine Suche nach Gerichtsstellen möglich. Die ortsbezogenen Daten sind darüber hinaus mit dem »Digitalen Historischen Ortsverzeichnis von Sachsen« und dem »Repertorium Saxonicum« des ISGV verknüpft worden. Durch die Nutzung von Normdaten und Verlinkungen wird der Zugang zu dieser für die historische Forschung fundamentalen Quellengruppe erheblich verbessert.

Archivbenutzung im Digitalen Zeitalter

… lautete das Thema des Brandenburgischen Archivtages 2015, dem ich im Eröffnungsvortrag mit einigem Respekt und ein wenig Ehrfurcht gegenübertreten bin. Denn immerhin impliziert der Titel ja nicht weniger, als dass wir am Beginn einer neuen Epoche der Archivbenutzung stehen. Und man wird an den Ausspruch Goethes in den Französischen Revolutionskriegen erinnert, der am Vorabend der Kanonade von Valmy im September 1792 vor einigen jungen Offizieren den oft zitierten Satz formuliert haben soll:

„Von hier und heute geht eine neue Epoche der Weltgeschichte aus, und ihr könnt sagen, ihr seid dabei gewesen.“

Ob Goethe dabei auch die Archivbenutzung im Hinterkopf hatte, ist nicht überliefert. Aber die Französische Revolution bedeutete ja tatsächlich auch für die Nutzung von Archiven, und damit am Ende für die Wahrnehmung und das Selbstverständnis der Archive, eine entscheidende Wende: Zwei Jahre nach Goethes legendärer Vorausschau regelte ein Archivgesetz in Frankreich erstmals den uneingeschränkten und kostenlosen Zugang zu den öffentlichen Archiven für jedermann – wenn auch zu festgelegten Öffnungszeiten. Archivbenutzung im Digitalen Zeitalter weiterlesen

Karsten Kühnel, Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware (Workshop 5): Offene Archive 2.2 (Rückblick 3)

Die Annahme, die der Planung für den Workshop „Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware“ zugrunde lag, war, dass Web 2.0 in Archiven und Archiv 2.0 weiterhin vorwiegend auf Inselerscheinungen und kurzlebige Projekte beschränkt bleiben könnten, wenn nicht eine technische Infrastruktur geschaffen würde, die die Archive in der Breite befähigte, Archiv 2.0 zu werden. Eine marktfähige Standard-Erschließungssoftware mit Web 2.0- und Web 3.0-fähigen Komponenten zu konzipieren und dazu gehörige Anforderungen aus Herstellersicht zu bewerten, war die den eingeladenen Referent(inn)en gestellte Aufgabe. Zur Unterstützung waren in den vorangegangenen Monaten Online-Erhebungen bei Archivarinnen und Archivaren und unter Historikerinnen und Historikern durchgeführt worden, um den Bedarf an entsprechenden Modulen zu eruieren und gegeneinander abwägbar zu machen. Karsten Kühnel, Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware (Workshop 5): Offene Archive 2.2 (Rückblick 3) weiterlesen

Workshop 5: Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware (Leitung: Karsten Kühnel) – Vorschau: Offene Archive 2.2 (2)

Der Workshop geht von der These aus, dass die Anwendung moderner Web-Technologien (Web 2.0 und Web 3.0) sowie der Social Media im Archivwesen wesentlich davon abhängt, inwiefern entsprechende Funktionen in Standardarchivsoftware integriert sind. Nur dann sei mit einem Verlust des singulären Projektcharakters und mit einem standardmäßigen Einsatz der Technologien durch Archivarinnen und Archivare zu rechnen.

Mit Web 2.0 (3.0)-Technologien sind softwarebasierte Funktionen gemeint, die geeignet sind, Nutzer und Archiv in gegenseitige Interaktions- und Partizipationsverhältnisse („Mitmacharchiv“) zu bringen. Dabei können sich diese Formen der Kommunikation in unterschiedlichen Bereichen der Arbeit der Archive bewegen (z.B. Erschließung, Bewertung, Öffentlichkeitsarbeit). Workshop 5: Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware (Leitung: Karsten Kühnel) – Vorschau: Offene Archive 2.2 (2) weiterlesen

OPAC oder was?

Aus den Zettelkatalogen der Bibliotheken entwickelten sich mit der Digitalisierung die OPAC’s (Online Public Access Catalogue). Für die Online-Präsentation archivischer Erschließungsinformationen gibt es einen vergleichbar verbreiteten Begriff (noch) nicht. Schaut man sich die entsprechenden Web-Präsenzen verschiedener Landesarchive an, begegnen dort verschiedene Bezeichnungen, u. a. „Online-Findmittelsystem“, „Online-Findmittel“, „Archivinformationssystem“, „Findmitteldatenbank“.

Was spricht dagegen, den Begriff OPAC auch auf die archivischen Online-Erschließungsinformationen (Metadaten zu Beständen und Verzeichnungseinheiten) zu verwenden? Was spricht dafür? Oder gibt es eine geeignetere Bezeichnung, die – das ist ein zentrales Kriterium für die Tauglichkeit – von möglichst vielen Nutzern möglichst intuitiv begriffen wird?

Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware – Survey

(Umfrage zur Vorbereitung des Workshop 5 der Tagung „Offene Archive 2.2 – Social Media im deutschen Sprachraum und im internationalen Kontext“, Siegen, 3.-4.12.2015 – http://archive20.hypotheses.org/konferenz-2015)

Im Rahmen der Vorbereitung des Workshop „Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware“ auf der o.g. Konferenz soll diese Umfrage helfen, den Status quo und den Bedarf an softwaretechnischen Instrumenten in den einzelnen Archiven und bei den einzelnen Archivarinnen und Archivaren zu ermitteln. Die breitflächige Verfügbarkeit und leichte Bedienbarkeit solcher Instrumente kann als Voraussetzung für eine spürbare Anpassung von Inhalten und Strukturen archivischer Findmittel und Findmittelsysteme an die aktuellen technischen Möglichkeiten und Entwicklungen angesehen werden. Für die Fragestellungen ist eine Aufteilung in zwei getrennte Adressatenkreise vorgesehen. Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware – Survey weiterlesen

Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 4: Erschließungsprodukte und Resümee

In diesem letzten Teil der Beitragsreihe zur beziehungsorientierten Erschließung mit MidosaXML als einem auch in kleineren Archiven weit verbreiteten Archiverschließungsinstrument werden die Resultate der Erschließung, das, womit der Nutzer am Ende arbeiten kann, behandelt. Außen vor bleibt das Thema der Rechercheinstrumente, was ein eigenes Kapitel bedürfte. Es fällt nicht zuletzt deshalb fort, weil qualitativ höherstehende Recherchetools zusätzliche Softwareprodukte erforderlich machen, und weil die künftige Rolle der Archivportale in diesem Zusammenhang noch nicht absehbar ist. Stattdessen folgt auf das Kapitel über die Erschließungsprodukte das abschließende Resümee.

V. Erschließungsprodukte

  1. Die Ergebnisse der Archivguterschließung werden in Gestalt von Online-Findbüchern veröffentlicht. Sie bilden die Grundlage für die Recherche nach Archivgut und für seine Bestellung im Universitätsarchiv.
  2. Findbücher sind Resultate der Priorisierung ausgewählter Beziehungsgemeinschaften. Sie definieren Bestände, die sich durch diese Priorisierungen ergeben. Sie sind die sichtbaren Ergebnisse von Erschließung als Teil des Bestandsbildungsprozesses. Um vielfältige Beziehungen der Archivalien besser sichtbar machen zu können, d.h. um vielfältige Priorisierungen vornehmen zu können, können dieselben Archivalien in beliebig vielen Findbüchern referenziert werden. Die Grundlage für die Generierung von Findbüchern liefern Sortierfunktionen, die auf in sich strukturierte Erschließungsinformationen (Metadaten) zugreifen und deren Einsatz einer Priorisierung dieser unterschiedlichen Informationskategorien folgt. Ihre Festlegung erfolgt – je nach der Qualität der technischen Umgebung – vom Archivar, indem er ausgewählte Priorisierungsabfolgen zugrunde legt, oder auch durch den Nutzer, der die vorliegenden Informationskategorien nach seinen individuellen Bedürfnissen priorisiert, um auf diese Weise Bestände zu definieren, die seinem Nutzungsvorhaben besonders entsprechen.[1]
  3. Die Menge der Verzeichnungseinheiten des Universitätsarchivs kann so weit durch Priorisierungen von Informationskategorien geordnet und zu Beständen abgegrenzt werden, als gemeinsame Informationskategorien bestehen, die aus identischen Metadatenpools gespeist werden können.

So können beispielsweise nur solche Unterlagen auf der Grundlage gemeinsamer entstehungsursächlicher Funktionen auf diese Weise verwertet werden, denen der gleiche Pool von Funktionsdefinitionen zugrunde liegt. Der Kompetenzindex nach Abschnitt IV.4.1 bezieht sich auf Funktionen des Akteurs Universität. Demnach können die dort genannten Indexierungswerte als Metadatenpool nur für die Indexierung des Archivguts genutzt werden, das bei Akteuren entstanden ist, die der Universität Bayreuth, einer anderen Universität oder einer Einrichtung zugehören, deren Funktionen sich ebenfalls mit diesen Indexierungswerten benennen lassen. Schriftgut, das aus der Aktivität anderer Akteure entstanden ist, bedarf einer eigenen Definition möglicher Indexierungswerte (hinsichtlich des Kompetenzindex durch eine Funktionsanalyse).[2]

In MidosaXML können bestimmte Sortierwünsche dazu führen, dass in Findbüchern vorgegebene Klassifikationen entfernt werden müssen. Solche Bearbeitungen seitens der Beschäftigten und seitens der Nutzer dürfen nur an eigens dafür hergestellten Kopien der unklassifizierten Masterdateien erfolgen.[3]

4. Die vom Universitätsarchiv hergestellten Findbücher sollen auf der Basis übergeordneter Akteure die Funktionen illustrieren, die von den nachgeordneten Akteuren wahrgenommen wurden.

Universität –> Funktion –> Organisationseinheit[4]: Archivgut

 Muster:

Beispiel:

5. Zu den Akteuren, die in einem Findbuch erscheinen, vor allem zu den in Funktion des Schriftgut- oder Registraturbildners erscheinenden, werden Normdateien nach der Gliederung des Standards ISAAR-CPF hergestellt. Diese Beschreibungen werden an einer dafür vorgesehenen Stelle im Online-Findmittelsystem des Archivs als PDF-Dokumente zur Nachnutzung bereitgestellt.

6. Diese werden (perspektivisch) in einer EAC(CPF)-XML-basierten HTML-Präsentation online im Rahmen des Findmittelsystems verfügbar gemacht und mit den Findbüchern verlinkt. Bis auf Weiteres werden die Abschnitte der ISAAR-CPF-Beschreibung in die verfügbaren Abschnitte der Findbucheinleitung eingepasst. Die Findbucheinleitung enthält folgende Abschnitte:

a. Name des Hauptakteurs (körperschaftliche oder personelle Provenienz; Feldbezeichnung: Provenienz)
b. Inhaltliche Zusammenfassung des im Findbuch beschriebenen Archivguts (Feldbezeichnung: Zusammenfassung)
c. Findbuchlaufzeit (Feldbezeichnung: Findbuchlaufzeit)
d. Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie  mit Angaben zu Aufgaben, Organisation und Geschichte der Provenienzstelle (Feldbezeichnung: Entstehungsgeschichte)
e. Geschichte der Überlieferung des Bestands (Feldbezeichnung: Bestandsgeschichte)
f. Information zur archivischen Bewertung und zu den Bewertungsrichtlinien (Feldbezeichnung: Bewertungsinformationen)
g. Information über den Erschließungsprozess und die Anwendung von Erschließungsrichtlinien (Feldbezeichnung: Erschließungsinformationen)
h. Erläuterungen zur Ordnung und ihre Begründung im Falle von Veränderungen gegenüber dem ursprünglichen Zustand (Feldbezeichnung: Erläuterung der Ordnung)
i. Wiedergabe des Aktenplans, falls vorhanden, in geeigneter Form
j. Zitierempfehlung (Feldbezeichnung: Zitierweise)
k. Besondere Benutzungsbedingungen, ggf. Benutzungsbeschränkungen (Feldbezeichnungen: Benutzungsbedingungen, Benutzungsbeschränkungen)
l. Bereitstellendes Archiv (Feldbezeichnung: Bereitstellendes Archiv; Eintrag: „Universitätsarchiv Bayreuth“)
m. Sprache des Materials (Feldbezeichnung: Sprache des Materials; Eintrag nach ISO, für deutsch: ger)
n. Lagerungsort (Feldbezeichnung: Lagerungsort; Eintrag: „Universitätsarchiv Bayreuth“)
o. Weitere zugehörige oder in Beziehung dazu stehende Überlieferung im Universitätsarchiv oder in anderen Archiven (Feldbezeichnung: Verweis auf ähnliches Material)
p. Weitere Findmittel zum Bestand, die seine Nutzbarkeit zusätzlich erleichtern (Feldbezeichnung: Verweis auf andere Findmittel)
q. Hinweis auf Literatur über den Bestand und den Bestandsbildner (Feldbezeichnung: Freier Text).


Ansicht in MidosaXML (Reihenfolge automatisch gemäß EAD). Das Feld „Findbuchtyp“ ist von der Software her obligatorisch. Der Eintrag wird in den jeweiligen Richtlinienspezifikationen definiert. Ähnlich verhält es sich mit dem Feld „Rechtsstatus“. Es ist standardmäßig mit „Sonstiges“ zu befüllen.

Weitere in MidosaXML verfügbare Felder sind optional nutzbar. Die Angaben für die Felder „Akzession“ und zur „Beschreibung der Zugänge“ müssen nicht in das Findbuch aufgenommen werden, da sie bereits im gesondert geführten Akzessionsverzeichnis notiert und dauerhaft recherchierbar sind.[5]


ISAAR-CPF-Beschreibung des Instituts für Afrikastudien der Universität Bayreuth (Ausschnitt)


Prototyp einer ISDF-Beschreibung der Funktion „Forschung“ in einer HTML-Ansicht

C. Resümee

Encoded Archival Description

RDF-Kompatibilität

Beziehungen, die in RDF als Triple dargestellt werden, werden in EAD, und somit auch im Erschließungsmetadatenmodell von MidosaXML, nur angedeutet.[6] Aus der Definition der Tags, die in Profilen oder Tag Libraries niedergelegt ist, lassen sich Beziehungsformen zwischen den einzelnen Informationen der Beschreibungsdatensätze in beschränktem Umfang erkennen. Dabei stehen sowohl Art als auch Anzahl der Beziehungsformen in einem auf die üblichsten Fälle reduzierten Umfang zur Verfügung. Sofern sie nicht durch die Felddefinitionen des EAD-Profils definiert sind, können Beziehungen durch Indexierung verdeutlicht werden. Dabei bleibt allerdings weitgehend unklar, welche Form von Beziehung zwischen dem Indexierungswert und dem Indexierungsobjekt bezeichnet werden soll. Nicht zweifelsfrei gedeutet werden kann beispielsweise, welche Rolle eine Person aus dem Personenindex im Hinblick auf das indexierte Archivgut einnimmt, ob sie etwa Betroffener, Nutzer oder die Entstehungsursache im Lebenszyklus eines Archivale war. Allein im Fall ihrer Urheberschaft wäre diese Beziehungsform zum Archivgut zweifelsfrei zu erkennen, da dafür ein eigenes, klar bestimmtes Feld in EAD zur Verfügung steht (Provenienz). Es ist wünschenswert, verstärkt RDF-kompatible Elemente in EAD zu integrieren  und anschließend weit verbreitete Softwaretools mit geeigneten validen Profilen zu versehen. MidosaXML nimmt dabei auf Grund seiner besonderen Entwicklungs- und Verbreitungsgeschichte einen hervorragenden Platz ein.

Verzeichnungsstufe versus Kompositionsform

In EAD werden Verzeichnungsstufen und Kompositionsstufen durcheinander geworfen. Eine Sammlung von Fotos innerhalb eines Dossiers kann beispielsweise unter {c level} nicht als Sammlung (collection) deklariert werden, weil der Begriff als hierarchisch übergeordnete Verzeichnungsstufe belegt und ist. Die Verzeichnungsstufe {collection} ist durch einen Terminus bezeichnet, der aus dem Gebiet der archivischen Tektonik und damit der archivalischen Kompositionslehre stammt. Somit wäre er eher als Wert im Feld {genreform} zu erwarten. Diese Einschränkung in der Erschließungsterminologie wird der Entstehungs- und Nutzungsgeschichte von Archivgut ebenso wenig gerecht wie seiner physischen Überlieferungsform. Dabei handelt es sich nicht um ein MidosaXML-spezifisches Problem, sondern um ein grundsätzliches, das nicht zuletzt aus der Verbindlichkeit von Erschließungshierarchien (Stufenmodell von ISAD(G)) resultiert und auch mit der hierachischen Struktur von XML-Dokumenten (root-parent-child-Hierarchie) zusammenhängt. Um die Basis für die Einsetzbarkeit möglicher zukünftiger Verbesserungen bereits frühzeitig zu legen, kann es sich anbieten, in MidosaXML das Feld {genreform} mit den Bezeichnungen von Kompositionsformen und –stufen aller Ebenen – ungeachtet begrifflicher Übernschneidungen mit den Werten für für Verzeichnungsstufen {c level} – zu belegen und beispielsweise auch den Wert „collection“ dort einzutragen. Dafür bietet auch MidosaXML ausreichende Möglichkeiten.

Encoded Archival Context

Die Entstehungsstellen von Archivgut, seien sie institutionell oder funktional verstanden, sind die zunächst wichtigsten Träger von Kontextinformation über die Entstehung und Verwendung dieser Unterlagen. Das Verständnis des Archivguts hängt wesentlich davon ab, inwieweit dem Nutzer die Entstehungsstelle des benutzten Archivguts bekannt ist. Klassische Findbücher tragen dem insofern Rechnung, als sie die Entstehungs- und Bestandsgeschichte in die Einleitung und damit vor die Beschreibung des eigentlichen Archivguts setzen. Damit betonen sie die Bedeutung der Kenntnis des Registraturbildners, um das Archivgut in seinen Kontexten zu erfassen. Aus wirtschaftlichen Gründen, aus Gründen des Nutzerservices und aus Gründen der Optimierung und weiteren Professionalisierung fachlicher Methodik sieht man heute den Vorteil, die Beschreibungsdaten für die zentralen Entitäten eines archivischen Metadatenmodells getrennt voneinander vorzuhalten und nur miteinander zu verlinken. Diese Möglichkeiten werden bereits in den Standards ISAD(G) und ISAAR(CPF) als erstrebenswert aufgezeigt. Um elektronisch auswertbare und digital austauschbare Datensets nutzen zu können, ist ein standardisiert kodiertes Austauschformat vonnöten, das als EAC-CPF zwar bekannt, doch in der deutschsprachigen Fach-Community bislang kaum über eng begrenzte Projekte hinaus für die eigene Findmittelproduktion zu bekommen war. Aus diesem Grund war es bislang geradezu fast nicht möglich, Erschließungsdaten, getrennt nach den bezogenen Entitäten des Metadatenmodells, in jeweils separaten Normdatensystemen zu führen.[7] Hier besteht ein Desiderat, aus methodischer Sicht ebenso wie aus pragmatischer: Erschließung im Verbund ist auf funktionierende XML-Austauschformate für EAC-CPF angewiesen. Das Universitätsarchiv behilft sich bislang mit dem ISAAR(CPF)-Formular für die Beschreibung von Personen und Körperschaften und mit dem ISDF-Formular zur Beschreibung von Funktionen.

In diesem Zusammenhang sei angemerkt, dass auch ein EAC-Profil für Funktionen, ein „EAC-F“ also, als Desiderat im Raum steht, und dass sich das Universitätsarchiv Bayreuth aus grundsätzlichen und methodischen Erwägungen dafür stark macht.

Beim gegenwärtigen Entwicklungsstand ist es wichtig, die Felder in der Erschließungssoftware, die in EAD zur Beschreibung des Kontextes zur Verfügung stehen, extensiv zu nutzen, da EAD geeignet ist, die wichtigsten für automatisierte Konversionen zu EAC-CPF-Normdateien benötigten Informationen bereitzustellen, so dass mit entsprechenden technischen Werkzeugen EAC-CPF-Dokumente automatisiert ausgelesen und erzeugt werden können. Freilich sind davon nur bestimmte Rollenträger betroffen, vor allem solche, die in der Archivguterschließung als Provenienzstellen beschrieben wurden.

Conceptual Reference Model

Unter den für die Erschließungspraxis benötigten Instrumenten wurde u.a. der Relationenkatalog genannt. Eine Entsprechung zu den im Rahmen des CIDOC Conceptual Reference Model im Museumsbereich genutzten Werten, ist im Archivwesen in hinreichend verbreiteter Gestalt nicht anzutreffen. Konzeptuelle Referenzmodelle für Archive wurden bisher u.a. in Spanien und Finnland in Angriff genommen. Der Internationale Archivrat hat seine Expert Group on Archival Description (EGAD) ebenfalls mit der Erarbeitung eines Standardmodells beauftragt, das noch einige Jahre auf sich warten lassen darf. Archive, die in dieses Gebiet der Erschließung tiefer einsteigen wollen, dürften gezwungen sein, mehr oder weniger breit nachnutzbare Insellösungen zu generieren. Deshalb dürfte es zweckmäßig sein, gegebenfalls frühzeitig den Kontakt zur EGAD zu suchen. MidosaXML bietet keine Möglichkeit, Relationen in dem Umfang abbildbar zu machen, wie ihn konzeptuelle Referenzmodelle vorsehen.

Zukunftsorientierter Einsatz von MidosaXML

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mit herkömmlichen Erschließungsprogrammen und insbesondere mit solchen, die mit validen archivischen XML-Standardprofilen arbeiten, Erschließung unter besonderer Berücksichtigung von Beziehungsformen im Sinne der RDF-Triples ansatzweise möglich ist. Teilweise sind diese Ansätze den implementierten Standards, also vor allem EAD, immanent, teilweise können diese Ansätze durch geschickte Nutzung des Index und frei definierbarer, so genannter {odd}-Felder, bei Verwendung von einheitlichen Thesauri („controlled vocabularies“) erweitert werden. Eine zukunftsgerichtete Erschließung zu organisieren ist somit den meisten Archivarinnen und Archivaren, auch in kleineren Archiven, sowohl in technischer als auch methodischer Hinsicht ermöglicht, sei es mit MidosaXML oder einem anderen standardkonformen Produkt.

Zum Schluss soll nicht verschwiegen werden, dass es bereits seit Längerem einige brauchbare und für jedes Archiv zugängliche Opensource-Produkte gibt, die relationale Erschließung in erheblich weitergehendem Umfang begünstigen und deshalb MidosaXML im Nu in den Schatten zu stellen geeignet sind (z.B. AtOM, Archivist’s Toolkit, ArchivesSpace usw.). Wenige Archive in Deutschland arbeiten mit solchen Programmen, was wohl vermutlich nicht zuletzt auch mit den technischen und sprachlichen Hürden bei der Einarbeitung, Nutzung und bei Supportfragen zu tun haben dürfte.


[1] Vgl. die Bemerkungen zur Idee der „parallel provenance“ von Chris Hurley: „[…] parallel provenance is not about taking a different view of the same thing. It is about composing different things from the same particles – combining things in different ways to produce a variety of views of what they look like in the aggregate – just like the Family of Henry VIII.” (Hurley, Parallel provenance (if these are your records, where are your stories?). – Online-Publikation des Autors, 2005: http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/parallel-provenance-combined.pdf.

[2] So können beispielsweise die Unterlagen der Provenienz Universitätsverein nicht mit den Funktionswerten verknüpft werden, die sich aus der Funktionsanalyse der Universität ergeben haben. Vielmehr bedarf der Universitätsverein einer eigenen Funktionsanalyse und der Erstellung auf ihn zugeschnittener Funktionswerte. Erwägenswert wären übergreifende Funktionskategorien, die von gesamtgesellschaftlichen Aktivitäten und Entwicklungen herzuleiten wären und somit eine Brücke über die Besonderheiten einzelner Provenienzstellen schlügen, so dass sie auch übergreifende Verwendung finden könnten.

[3] Für die Praxis wird es erforderlich sein, alle Erschließungsdaten auch in einer einzigen, nicht klassifizierten EAD-XML-Datei vorzuhalten, die für umfänglichere Sortierarbeiten als Kopie in der MidosXML-Umgebung bereitgestellt werden kann.

[4] Die Abfolge „Funktion à Organisationseinheit“ kann sich in Fortsetzung der Hierarchie mehrmals wiederholen.

[5] Das Akzessionsverzeichnis ist das vollständige Verzeichnis der Zugänge zum Universitätsarchiv. Es umfasst alle Zugänge nach abgebenden Stellen und ist damit das Pendant zu einer Beständeübersicht, die die Bestände nach Provenienzen gegliedert darstellt. Das Akzessionsverzeichnis wird als übergreifendes vorläufiges Findmittel veröffentlicht und stets aktualisiert.

[6] Zum Verständnis sei bemerkt, dass die in MidosaXML eingegebenen Daten unmittelbar und ausschließlich als EAD-XML-Datei gespeichert werden. Insofern findet anschließend kein EAD-Export statt, weil die Daten bereits von Anfang an in EAD erzeugt wurden.

[7] Auch Archivgutbeschreibungen sollen hier in diesem Sinne als Normdateien für Archivgut verstanden werden.

Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 3: Der Verzeichnungsvorgang

Im dritten Teil des Beitrags geht es um den Verzeichnungsprozess in der Praxis, also um den Anleitungsteil in den Erschließungsrichtlinien. Ein vierter Teil wird abschließend die Findmittel als Erschließungsprodukte behandeln und eine zusammenfassende Beurteilung geben.

IV. Verzeichnung

1. Metadaten der Archivgutbeschreibung

1. Objekte der Beschreibung sind die Bestandsbildner, ihre Funktionen, ihr Schriftgut und die untereinander und zu anderen Akteuren und Beständen existierenden Beziehungen.

2. Metadaten der Verzeichnungsstufen (Pflichtfelder, wenn Eintrag möglich, sind fett gedruckt) bei der Beschreibung von Archivgut:

a. Verzeichnungsstufe Bestand:

i. Bestandsbezeichnung

ii. Bestandssignatur

iii. Bestandslaufzeit

iv. Zusammenfassung zum Inhalt des Bestands

v. Provenienz

vi. Bestandsgeschichte

vii. Entstehungsgeschichte oder Biographie und / oder Normdatei nach ISAAR-CPF

viii. Information über den Erschließungsprozess

ix. Benutzungsbeschränkungen

x. Bereitstellendes Archiv

xi. Erläuterung der Ordnung und Ordnungsmaßnahmen

xii. Sprache des Archivguts

xiii. Verweis auf ähnliches Material im eigenen und in fremden Archiven

xiv. Verweis auf einen Aktenplan

xv. Verweis auf andere Findmittel

xvi. Zitierempfehlung

xvii. Akzessionsnummer und Jahr

xviii. Beschreibung der Zugänge

b. Verzeichnungsstufe Klasse:

i. Titel

ii. Zusammenfassung des Inhalts

iii. Benutzungsbedingungen

iv. Laufzeit (sofern von Software erlaubt, in MidosaXML nicht möglich)

c. Verzeichnungsstufen Serie, File (Akte) und Vorgang / Einzelstück:

i. Titel

ii. Enthält/Darin

iii. Laufzeit

iv. Bestellnummer (bei Serie Sammelbestellnummer, bei Vorgang / Einzelstück Referenzierung auf File, nicht auf Bestand (Schema „1 in [Filenummer]“)!

v. Kompositionsform (Archivalientyp)

vi. Alte Signaturen (einzutragen ins Feld „Alte Signatur“ mit zusätzlicher Erläuterung (falls möglich) und in ein Sortierfeld)

vii. Provenienz (einzutragen ins Provenienzfeld und in ein Sortierfeld; bei mehrgliedrigen Provenienzangaben nach dem Muster: „Provenienz;Organisationseinheit“, z.B. „Universität Bayreuth;Abteilung I;Referat I/1“ (keine Leerzeichen einfügen!))

viii. Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie (MidosaXML: Entstehungsgeschichte)

ix. Bestandsgeschichte

x. Bewertungsinformation

xi. Information zum Erschließungsvorgang

xii. Benutzungsbeschränkungen

xiii. Lagerungsort

xiv. Verweis auf ähnliches Material

xv. Verweis auf einen Aktenplan

xvi. Umfang (bei Schriftgut in Blättern, abgekürzt „fol.“)

xvii. Korporationsindex

xviii. Geographischer Index

xix. Personenindex

xx. Sachindex

xxi. Materialindex

xxii. Kompetenzindex

3. Für die einzelnen Erschließungsvorhaben werden Richtlinienspezifikationen erstellt, die die allgemeinen Erschließungsrichtlinien konkretisieren.

4. Für die Nutzung des Index siehe Abschnitt VII!

2. Grundsätze der Titelbildung

1. Der Nutzer soll anhand des Titels entscheiden können, ob die Durchsicht der beschriebenen Unterlagen für sein Vorhaben nützlich ist oder nicht. Sind bereits Titel aus der vorarchivischen Bearbeitung überliefert, sollen diese entweder übernommen oder an geeigneter Stelle als vorarchivische Titel vermerkt werden. Präzisierungen und Korrekturen sind dann mittels der Enthältvermerke vorzunehmen (s.u.). Sofern auf einen Aktenplan verwiesen werden kann, soll der vorarchivische Titel in MidosaXML als Erläuterung zur Altsignatur (= Aktenplannummer) vermerkt werden.

2. Ist eine Unterlage mittels einer Titelvergabe nicht hinreichend zu beschreiben, sind zusätzliche Vermerke anzubringen („Enthältvermerke“).

3. Titel sind kurz und prägnant im Nominalstil parataktischer Wortgruppen zu formulieren. Grammatische Sätze und durch Pronomina oder Konjunktionen eingeleitete Nebensätze sollen vermieden werden.

4. Die Titel sind sach- und betreffsbezogen zu formulieren, sofern damit der Entstehungsgeschichte der Unterlage entsprochen werden kann und die Ablageprinzipien der Provenienzstellen dem nicht entgegenstehen. Ist eine sach- und betreffsbezogene Titelbildung nicht möglich, soll eine inhaltsbezogene Konkretisierung in einem Enthältvermerk und ggf. eine Erläuterung der Unterlagenstruktur in einer Zusatzinformation zur Erschließung {processinfo} oder Bestandsgeschichte {custodhist} hinzugefügt werden.

5. In Titeln sollen Abkürzungen vermieden werden. Sind sie nicht zu umgehen, sollen nur allgemein gebräuchliche Formen verwendet werden. Wenn Abkürzungen verwendet werden, ist für das Findbuch ein Abkürzungsverzeichnis zu erstellen.

6. Der Enthältvermerk ist ein fakultatives Element eines Beschreibungsdatensatzes. Er dient der Erläuterung und Ergänzung des Titels oder / und zur Bezeichnung der Unterlagen- oder Schriftstücktypen, wie z.B. „Listen, Briefe, Manuskripte“ usw. Angaben zu Unterlagentypen sind zudem im Feld „Archivalientyp“ {genreform} zu vermerken, soweit das möglich ist.

7. Zum Einsatz kommen die folgenden Arten von Enthältvermerken in der folgenden verbindlichen Reihenfolge ihrer Aufnahme:

a. „Enthält:“ Die darauf folgende Angabe präzisiert den Titel oder erläutert den Inhalt vollständig. Die Angaben erstrecken sich auf die gesamte Verzeichnungseinheit.
b. „Enthält v.a.:“ „Enthält vor allem“ meint den inhaltlichen, betreffsmäßigen oder unterlagentypbezogenen Schwerpunkt einer Verzeichnungseinheit.
c. „Enthält u.a.:“ „Enthält unter anderem“ macht auf hervorhebenswerte inhaltliche, betreffsmäßige oder unterlagentypbezogene Teile einer Verzeichnungseinheit aufmerksam, deren Vorhandensein aus dem Titel nicht mit hinreichender Sicherheit hervorgeht.
d. „Enthält auch:“ Die darauf folgende Angabe weist auf Teile einer Verzeichnungseinheit hin, die auf der Grundlage des Titels nicht zu erwarten wären.
e. „Enthält nur:“ Die darauf folgende Angabe engt einen weiter gefassten Titel auf den tatsächlichen inhaltlichen Umfang einer Verzeichnungseinheit ein.

8. Eine weitere Form präzisierender Beschreibung drückt sich in der Verwendung des „Darinvermerks“ aus („Darin:“). Er bezeichnet Inhalte besonderer oder auffällig abweichender physischer Beschaffenheit (z.B. Fotos, Karten, Pläne in Akten) und wesentlich abweichende Dokumentationsformen (z.B. dreidimensionale Gegenstäde, Artefakten usw.), die sich in der Verzeichnungseinheit befinden.

9. Mehrere gleichartige Enthältvermerke werden zu einem zusammengefasst, so dass pro Verzeichnungseinheit jede Art von Enthältvermerk maximal einmal vorkommt. Mehrere Einträge innerhalb eines Enthältvermerks werden untereinander nach Spiegelstrich gesetzt. Hinter jedem Eintrag soll nach Möglichkeit eine auf den jeweiligen Eintrag bezogene Laufzeitangabe stehen.

10. Titel und Enthältvermerke schließen ohne Satzzeichen ab. Hat ein Titel oder Enthältvermerk ausnahmsweise satzähnliche Gestalt, ist er mit einem Punkt, im mehrgliedrigen Enthältvermerk an nicht letzter Stelle mit Semikolon abzuschließen.

3. Laufzeitbestimmung

1. Die Laufzeit beginnt mit dem ältesten und endet mit dem jüngsten Schriftstück einer Verzeichnungseinheit.

2. Bei Verwaltungsschriftgut umfasst die Laufzeit den Bearbeitungszeitraum. Sie beginnt mit dem Datum des ersten Eingangsvermerks (-stempels) oder alternativ mit dem Datum des ersten Entwurfs eines ausgehenden Schreibens, mit dem die Stelle einen Vorgang eröffnete, und endet mit dem Datum der letzten Bearbeiterverfügung. Sie soll grundsätzlich jahrgenau, erforderlichenfalls präzise mit Tag und/oder Monat angegeben werden. Bei der Verwendung von bloßen Jahresangaben steht zwischen Zahl und Bindestrich kein Leerraum, andernfalls ist vor und nach dem Bindestrich ein Leerzeichen zu setzen.

 

Muster: 1977-1987, 1977 – 1.4.1987, 13.11.1977 – 1.4.1987

 

3. Wichtige Datumsangaben, auf die sich der Inhalt des Archivguts bezieht (Bezugslaufzeit), sind in geeigneter Weise im Titel oder Enthältvermerk unterzubringen (z.B. „Jahresbericht für 1976“, während seine Entstehung und damit die Laufzeit das darauf folgende Jahr 1977 ist).

4. Ist ein Datum nicht ermittelbar, wird die Abkürzung „o.J.“ für „ohne Jahr“ eingetragen. Bei Schätzungen wird vor das Datum ein „ca.“ gesetzt. Ist ein Datum nur erschlossen, wird es in eckige Klammern gesetzt.

5. Datierungen von Schriftgut, das der Unterlage beigefügt, aber nicht im Bearbeitungsprozess bei einer der beteiligten Parteien entstanden ist, werden ggf. in runden Klammern vermerkt. In fast allen Fällen spielt dies nur eine Rolle, wenn solches Material beigefügt wurde, das vor dem Beginn der Bearbeitung entstanden ist oder nach Beendigung der Bearbeitung ablagetechnisch noch hinzugefügt wurde (i.d.R. Dokumentationsmaterial).

 

Muster: (1971) 1977-1987: Hier konnte z.B. eine zum Vorgangsbetreff passende Festrede, ein Bericht oder ein Zeitungsausschnitt von 1971 als Informationsmaterial für den Bearbeiter hinzugegeben worden sein, während die Vorgangsbearbeitung selbst (Eingangsstempel) erst 1977 begann.

 

6. Unterbrechungen oder längere Pausen der Bearbeitung können als unterbrochene Laufzeiten verzeichnet werden (z.B. 1977-1982, 1985-1987). Ob Unterbrechungen vermerkt werden sollen, liegt im Ermessen des Bearbeiters, soweit es nicht durch Richtlinienspezifikationen geregelt wird.

4. Indexierung

1. Kompetenzindex:

Im Kompetenzindex werden Funktionen im Sinne des ICA-Standards ISDF indexiert. Dafür stehen Funktionen erster und zweiter Ordnung zur Verfügung. Darüber hinaus ist derzeit keine weitere Vertiefung möglich. Indexiert wird nach folgendem Schema: Funktion-Semikolon (ohne Leerzeichen)-Subfunktion (Bsp.: „Studium;Graduierung“). Eine Funktion ist ein Wirken oder eine Aufgabe mit Entstehungsursächlichkeit für das betroffene Archivale. Dadurch unterscheidet sich der Kompetenzindex deutlich vom Sachindex, wo der inhaltliche Bezug ausschlaggebend ist.

Folgende Funktionen und Subfunktionen stehen für die Indexierung zur Verfügung (Indexierungsbegriff in Klammern, falls von Funktionsbezeichnung abweichend aufzunehmen!):

    • Forschung und Innovation
      • Strategische Entwicklung [Strategisches]
      • (Eintragungsform: „Forschung und Innovation;Strategisches“)
      • Wissenschaftliche Durchführung
      • Forschungsmanagement (Administration)
    • Lehre
      • Strategische Entwicklung [Strategisches]
      • Durchführung der Lehre
      • Evaluation
      • Studentische Beiträge
      • Angebote der Weiterbildung [Weiterbildung]
    • Studium
      • Anwerbung, Auswahl, Zulassung
      • Studierendenverwaltung und -betreuung
      • Studienberatung und Studiengestaltung
      • Schaffung und Bereitstellung von Lernumgebungen
      • Prüfungen, Examinierung, Graduierung [Graduierung]
    • Verwaltung
      • “Körperschaftlichkeit” (Existenzgrundlagen) [Körperschaftlichkeit]
      • Personalverwaltung
      • Administration (“Maintaining”, allg. Verwaltung)
      • Finanzierung und Drittmitttelförderung
      • Geographische Positionierung, Liegenschaften [Geographische Positionierung]
    • Sozialisation
      • Extrakurrikulare Aktivitäten
      • Schaffung und Bereitstellung sozialer Einrichtungen für Studierende [soziale Einrichtungen]
      • Beziehungen zu studentischen Gruppen
      • Alumni-Beziehungen
    • Kulturelles Engagement
      • Pflege wissenschaftlicher Sammlungen
      • Kulturelle Aktivitäten
      • Musische, sportliche und sonstige kulturelle Förderung der Studierenden
    • Außenbeziehungen
      • Lokale und regionale Vernetzung
      • Überregionale Vernetzung
      • Kontakte zu universitätsbezogenen Gruppen / Vereinen
      • Kooperation mit der Wirtschaft

2. Materialindex:

In den Materialindex werden abweichende und besondere Überlieferungsformen indexiert, die auch in den Darinvermerken erscheinen können (s. Definition dort, Abschnitt IV.2.8!).

3. Korporationsindex:

Körperschaften, juristische Personen, Firmen u.ä. Es ist auf die Verwendung der korrekten offiziellen Bezeichnungen sowohl bei der Titelbildung als auch bei der Indexierung zu achten!

4. Personenindex:

Personennamen, aufzunehmen nach dem Muster: Nachname, Vorname, (ggf. Titel oder Adelsprädikat)

5. Sachindex:

Sachen, Betreffe, Inhalte, zu denen das indexierte Archivgut in einer nicht unmittelbar entstehungsursächlichen Beziehung steht. Die Begriffe sollen in Titel oder Enthältvermerk bereits genannt sein.

6. Geographischer Index:

Orte, die in Titel oder Index genannt werden, Orte die ggf. auf Grund einer Richtlinienspezifikation darüber hinaus zu erfassen sind. Orte sind Städte und Gemeinden, Landschafts- und Regionsbezeichnungen, Ländernamen.
Über die Anwendung von Deskriptoren entscheiden die jeweiligen Richtlinienspezifikationen.

5. Personen- und Körperschaftsbeschreibungen

Abgebende Stellen und Provenienzstellen sollen in Form eines verwaltungsgeschichtlichen oder biographischen Abrisses in einer Zusatzinformation zur Entstehungsgeschichte kurz beschrieben werden. Soweit das Archiv einen ISAAR(CPF)-Beschreibung vorhält, soll zusätzlich auf diese verwiesen werden. Weitere Normdateien, insbesondere die GND-Datensätze, sollen ebenfalls berücksichtigt und referenziert werden.

Eintrag aus dem Akzessionsverzeichnis; die Verzeichnungseinheit entspricht hier der Gesamtheit einer Akzession von einer Abgabestelle.

6. Ordnung der Verzeichnungseinheiten

Mit dem Ordnungsvorgang ist die Bildung einer Klassifikation gemeint. Die Grundlagen für die Ordnung sollen in den Feldern „Alte Signatur“, „Kompetenzindex“ und den Sortierfeldern so weit gelegt sein, dass aus ihnen eine Bestandsgliederung abgeleitet werden kann. Die Gliederung wird am Ende der Verzeichnung manuell in einer Kopie der Findbuchdatenbank erstellt und ist die Grundlage zur Generierung eines Onlinefindbuchs. Bei umfassenderen Verzeichnungen kann die Gliederung auf oberster Ebene zur Abgrenzung mehrerer Findbücher voneinander dienen. Bei der Generierung von Findbüchern werden die Verzeichnungseinheiten innerhalb der Gliederungspunkte chronologisch sortiert.

7. Dokumentation des Erschließungsprozesses

Über die Erschließungsarbeiten führt jeder daran Beteiligte ein Arbeitsprotokoll. Gegliedert nach Verzeichnungseinheiten, sind Auffälligkeiten inhaltlicher Art, Besonderheiten im Erschließungsprozess, vorgenommene Ordnungsarbeiten, Bemerkungen über den konservatorischen Zustand usw. zu vermerken. Die Arbeitsprotokolle bilden eine Grundlage für die spätere Erstellung der Abschnitte über die Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie, die Bestandsgeschichte, die Erläuterungen der Ordnung und des Erschließungsprozesses und für Normdateien, die mit dem Findbuch verlinkt werden sollen. Die gewissenhafte Führung des Arbeitsprotokolls ist daher von großer Bedeutung für eine qualitativ hochstehende Erschließung. Sofern ein Formular für das Arbeitsprotokoll bereitgestellt wird, ist dieses zu benützen.

Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 2: Ziele, Ordnung, Verzeichnungsstufen

B. Erschließungsrichtlinien

I. Ziele und Aufgaben

  1. Ziel der archivischen Erschließung ist es, durch die Bereitstellung von Informationen über das Archivgut, die für seine Entstehung verantwortlichen Akteure und Funktionen sowie über das verwahrende Archiv den Zugang zum Archivgut zu ermöglichen. Hierzu werden geeignete Findmittel erarbeitet, die im Archiv der Universität und nach Möglichkeit im Internet zur Verfügung gestellt werden.
  2. Aufgabe der archivischen Erschließung ist es, die Struktur der Bestände, ihre Inhalte, ihre Entstehungs- und Überlieferungszusammenhänge transparent zu machen.
  3. Die Methoden der Erschließung orientieren sich an international anerkannten Standards.
  4. Die vorliegenden Richtlinien setzen einen Rahmen, der angesichts unterschiedlicher Strukturen des Archivguts zweckmäßige Abweichungen zulässt. Zu ihrer Dokumentation sollen gegebenenfalls Richtlinienspezifikationen für einzelne Erschließungsvorhaben niedergelegt werden.

II. Bewertung und Ordnung

  1. Dem Erschließungsvorgang geht die Bewertung grundsätzlich voraus.
  2. Die Bewertung erfolgt nach Möglichkeit auf der Grundlage von Aussonderungslisten. Darauf wird Archivwürdigkeit als A, Kassation als K und nötige Einsichtnahme als E vermerkt. Die mit A und E bewerteten Unterlagen werden ins Archiv übernommen. Die endgültige Bewertung der mit E gekennzeichneten Unterlagen erfolgt spätestens im Zuge der archivischen Erschließung. Über die mit K gekennzeichneten Unterlagen wird ein Inventar auf der Grundlage der Angaben in der Aussonderungsliste angefertigt. Dieses wird der Kassationsverfügung als Anlage beigegeben und im Archiv öffentlich einsehbar gemacht. Auf diese Weise wird der Bewertungsvorgang dauerhaft transparent und nachvollziehbar erhalten.
  3. Um Akzessionen schnellstmöglich nutzbar zu machen, können Aussonderungslisten und Akzessionsverzeichnisse als vorläufige Findmittel auch vor dem Abschluss der Bewertung bereits öffentlich zugänglich gemacht werden. Sofern dafür vorläufige Erschließungsarbeiten des Archivs erforderlich werden, sollen diese flach erfolgen. Anhand von Bewertungskategorien sollen Unterlagen, deren Archivwürdigkeit aus formalen Gründen bezweifelt werden kann, nur durch eine einfache Aufnahme des Vorlagetitels erfasst werden.
  4. Akzessionsverzeichnisse beziehen sich auf jeweils eine abgebende Stelle. Übergreifende Akzessionsverzeichnisse sind nach abgebenden Stellen gegliedert.
  5. Vor dem Beginn der eigentlichen Erschließung soll der Bestand nach Möglichkeit vorgeordnet werden. Fällige Feinordnungsarbeiten und endgültige Bewertungsentscheidungen in Einzelfällen können im Zuge der Verzeichnung erfolgen.
  6. Bei der archivischen Erschließung erfolgt die Gliederung der Bestände nach den die Unterlagen tatsächlich zuletzt bearbeitenden und die Unterlagen formierenden Stellen (Provenienzstellen). Keine Provenienzstelle in diesem Sinne ist eine abgebende Stelle, die die Unterlagen im Zuge ihrer Aufgabenerfüllung nur sammelte, aber nicht sachlich und inhaltlich weiterbearbeitet hat.
  7. Bei der Ordnung auf der Ebene der Archivalieneinheiten („file-level“) werden Dokumente und Vorgänge („item-level“) zu Verzeichnungseinheiten auf File-Ebene[1] zusammengefasst, sofern der Bearbeiter nicht entscheidet, dass diese als selbständige Einheiten in das Findmittelsystem Eingang finden sollen.[2] (Näheres in Abschnitt III. Stufen der Verzeichnung). Aus den Verzeichnungseinheiten definiert das Archiv Bestände und Tektoniken, die den Zugriff auf das Archivgut als Einheiten gemeinsamer Beziehungen ermöglichen.
  8. Die Identifikation des Archivguts erfolgt mittels Akzessionssignaturen, Magazinsignaturen und Archivsignaturen.
    1. Die Akzessionssignatur bezeichnet die abgebende Stelle durch eine römische Zahl, die Nummer der Aussonderung durch eine arabische Zahl (z.B. 1., 2. Oder 3. Aussonderung) sowie die Nummer der Unterlageneinheit (Akzessionseinheit) durch eine weitere arabische Zahl (Bsp: XV/1/193: Akte 193 aus der ersten Aussonderung der Abgabestelle Nr. XV). In gleicher Weise werden die Unterlagen bis zu Ihrer weiteren Bearbeitung beschriftet. Die Akzessionssignatur wird in MidosaXML in das Feld „Bestellnummer“ und in das Feld „Alte Signaturen“, dort mit dem erläuternden Text „Akzessionssignatur“, eingetragen. Ein separat geführtes Lokaturverzeichnis gibt Auskunft über den genauen Lagerungsort innerhalb des Magazins.
    2. Die Magazinsignatur ist eine fortlaufende Nummer, die bei der Erschließung anstelle der Akzessionssignatur vergeben wird. Sie bezeichnet eine physische Archivalieneinheit, die in dieser Form und in diesem Umfang im Magazin gelagert wird. Die Magazinsignatur wird in MidosaXML in das Feld „Bestellnummer“ und in das Feld „Lagerungsort“ eingetragen. Im Feld „Bestellnummer“ ersetzt sie die ggf. vorher dort befindliche Akzessionssignatur. Ein separat geführtes Lokaturverzeichnis gibt Auskunft über den genauen Lagerungsort innerhalb des Magazins.
    3. Die Archivsignatur bezeichnet zunächst eine im Erschließungsprozess identifizierte Beziehungsgemeinschaft im Rang einer Archivalieneinheit. Diese stimmt in Form und Umfang mindestens mit der magazinierten physischen Einheit überein. Deshalb ist in diesen Fällen die Magazinsignatur mit der Archivsignatur identisch. Es erfolgt dann kein eigener Eintrag für die Archivsignatur in MidosaXML.
    4. Die Archivsignatur kann darüber hinaus auch zur Identifizierung von Verzeichnungseinheiten auf der Grundlage von Beziehungsgemeinschaften dienen, die nicht für die registraturmäßige Struktur, Form und Umfang der physisch vorliegenden Archivalieneinheit[3] (Magazinierungseinheiten) verantwortlich waren.[4] Dies ist der Fall, wenn mehrere Magazinierungseinheiten oder Teile aus unterschiedlichen Magazinierungseinheiten zu einer Verzeichnungseinheit zusammengefasst werden. Dabei wird in das Feld „Bestellnummer“ anstelle der Magazinsignatur der Buchstabe D und eine innerhalb des Buchstabens fortlaufende Nummer eingetragen (z.B. D 143). Die betroffenen Magazinierungseinheiten werden dann mittels ihrer Magazinsignaturen im Feld „Lagerungsort“ hintereinandergereiht. Sofern es sich nur um Teile von Magazinierungseinheiten handelt, sind hinter der betreffenden Magazinsignatur die jeweiligen Folionummern zu vermerken.

Beispiel: „13, 35 fol. 13-54, 44, 105 fol. 87-99“; d.i.: Magazinierungseinheit 13, Magazinierungseinheit 35 (nur Blätter 13 bis 54), Magzinierungseinheit 44 und Magazinierungseinheit 105 (nur Blätter 87 bis 99). Um derartige Verzeichnungseinheiten tatsächlich vorlegbar zu machen, ist eine Digitalisierung des betroffenen Archivguts auf Dauer unumgänglich.

Die Zuordnung desselben Archivguts kann zu beliebig vielen Verzeichnungseinheiten mit D-Signaturen erfolgen.[5]

E. Erscheint es im Hinblick auf die Nachnutzbarkeit zur Bildung von Verzeichnungseinheiten mit D-Signaturen zweckmäßig, können Magazinierungseinheiten bei der Verzeichnung in Unterabschnitte eingeteilt werden. Diese sind in MidosaXML als „Vorgänge“ anzulegen und am physischen Archivgut durch geeignete beschriftete Einlageblätter zu kennzeichnen.

III. Stufen der Verzeichnung

Die Tradition, Archive in voneinander abhängigen, in hierarchischen Beziehungen stehenden Ebenen zu beschreiben, wurde als Stufenmodell im International Standard Archival Description (General), kurz ISAD(G), manifestiert. Erschließung in Stufen bedeutet, dass Erschließungsinformation, die bereits auf höherer Ebene erfasst wurde, sich auf die nachgeordneten Ebenen vererbt und dort nicht mehr explizit wiederholt wird. Auf diese Weise unterscheidet sich die archivische Erschließung fundamental von der bibliothekarischen Katalogisierung. Die Stufenverzeichnung ist ein Versuch, der „Vereinzelung von Archivguteinheiten entgegenzuwirken, indem diejenige Information, die mehrere Verzeichnungseinheiten gleichzeitig betrifft, auf einer höheren Stufe erfasst und dadurch mit den Elementen der nachgeordneten Ebenen verknüpft wird.“[6] Damit soll der Gefahr der Individualisierung der Einzelstücke begegnet werden. Mit diesem Verzeichnungsprinzip ist ein Bestandsabgrenzungsprinzip verbunden, das die Kohärenzen innerhalb eines Bestandskorpus zu bewahren bestrebt ist. Der Verzeichnungsstandard ISAD(G) setzt somit ein hierarchisches Informationsgeflecht zwischen Archivalieneinheiten, Archivaliengruppen und Teilbeständen voraus, um sinnvoll angewandt zu werden. Auf diese Weise ergänzen sich das Prinzip der Bestandsbildung auf der Grundlage der Provenienz und das Prinzip der integrativen Verzeichnung hierarchisch aufeinander aufbauender Informationsebenen (Stufenverzeichnung). Die Verzeichnungseinheiten werden dadurch allerdings in statischen Kontextstrukturen fixiert. Sie zusätzlich in anderen Beziehungsgemeinschaften darzustellen, kann problematisch werden, wenn Information über die Verzeichnungseinheit referenziert werden soll, die nicht unmittelbar mit ihr verknüpft, sondern hierarchisch höher, z.B. auf der Ebene eines Teilbestands fixiert wurde.

Das Stufenmodell, das die Bezeichnung der einzelnen Ebenen im Begriff der „Verzeichnungsstufe“ differenziert, lässt sich mit den „Kompositionsstufen“ der Erschließungslehre von Johannes Papritz in Beziehung bringen. Dabei besteht jede Kompositionsstufe aus Einheiten von verknüpften Elementen (Kompositionen), deren jedes für sich in einer voneinander verschiedenen Entstehungsstufe (Entwurf, Ausfertigung usw.) existieren kann. Diese Einheiten oder Kompositionen bieten die Grundlage für die Verzeichnungsstufe. Eine Zusammenstellung von Schriftstücken kann unter bestimmten Voraussetzungen als Akte bezeichnet werden, die auf der Verzeichnungsstufe der Akte beschrieben wird. Bilden mehrere Akten eine Serie, wird die Serie auf der Verzeichnungsstufe der Serie/Aktengruppe beschrieben, wobei die Erschließungsinformationen, die für alle diese Akten zutreffen, auf der Verzeichnungsstufe der Serie hinterlegt werden. Auf der Verzeichnungsstufe Akte finden sich dann nur die Informationen, die die einzelne Akte der Serie von der anderen Akte unterscheiden. Das Stufenmodell des ISAD(G) ist somit ein hierarchisches Modell der Beschreibung von Einheiten ohne informative Redundanz. Das Beschreibungsmodell wird auf diese Weise sehr komplex, je höher die oberste Verzeichnungsstufe angesetzt wird.

Die deutsche Terminologie überschneidet sich in einigen Fällen bei Kompositionsstufen und Verzeichnungsstufen, wobei die stufenmäßige Abgrenzung von Kompositionen selten tatsächlich eine Rolle spielt. Deshalb soll im Folgenden stattdessen vorwiegend von Kompositionsformen die Rede sein.

Verzeichnungsstufe = relative Kategorisierung von Archivgut gemäß der durch Findmittel dargestellten Mikro-Tektonik;
Kompositionsstufe = absolute Kategorisierung nach Aggregationsgrad von Archivgut;
Kompositionsform = Kategorisierung nach Archivaliengattungen.

Eine solche Unschärfe besteht beispielsweise bei der Kompositionsform Akte und der Verzeichnungsstufe Akte. Da auf der Verzeichnungsstufe „Akte“ jeweils das verzeichnet wird, was vom Bearbeiter als für diese Ebene vorgesehene Kompositionsform vorgesehen wird, können dies z.B. Fotos oder Fotoalben, Filme, Urkunden, Briefe oder – auch – Akten sein. Es wäre daher empfehlenswert, die Terminologie der Verzeichnungsstufen von der der Kompositionsformen deutlicher zu trennen. Brauchbar könnte eine Unterscheidung innerhalb der Verzeichnungsstufen auf unterer Ebene zwischen „file“ als der kleinsten bei der Erschließung als selbständig behandelten Verzeichnungseinheit und „item“ als der kleinsten unselbständigen bei der Verzeichnung berücksichtigten Verzeichnungseinheit (z.B. Foto (item) innerhalb eines Fotoalbums (file)) sein. Die terminologische Entsprechung dazu, dass Verzeichnungsstufen relative Größen sind und ein nur relatives Verhältnis zu den Kompositionsformen und Kompositionsstufen haben, macht auch die Verwendung des Serienbegriffs als Verzeichnungsstufe fragwürdig. Die Serie im Sinne einer Verzeichnungsstufe ist nichts anderes als eine selbständige oder unselbständige, den als kleinste selbständige definierten Einheiten übergeordnete Einheit.[7] Der Begriff der Serie bezieht sich als Terminus für eine Verzeichnungsstufe demnach auf die tektonische Behandlung von Archivalieneinheiten im Archiv, während sich die Begriffe der Kompositionsformen und –stufen auf die Archivaliengattung und ihre Strukturtypen erstrecken.

Folgende Verzeichnungsstufen werden verwendet (in Klammern dafür gebräuchliche englischsprachige Begriffe für die häufigsten damit verbundenen Kompositionsformen und -stufen):

  1. Bestandsgruppe [fakultativ]
  2. Bestand (fonds, collection)
  3. Teilbestand, Klasse (subfonds, subcollection, class)
  4. Serie (series) [fakultativ]
  5. Akte / File (file, record)
  6. Vorgang (subfile) [fakultativ]
  7. Einzelstück / Item (item, piece)

Weniger aus grundsätzlich-methodischen Erwägungen, als vielmehr aus pragmatischen Gründen, um Komplikationen bei der Datenverarbeitung aus dem Weg zu gehen, sollen die strengen Regeln der ISAD(G)-Vererbungslehre in diesen Richtlinien außer Kraft gesetzt werden. Die Verzeichnungsmethode im Universitätsarchiv Bayreuth strebt dahin, Erschließungsinformation über ein Objekt nach Möglichkeit unmittelbar mit dem Objekt selbst und direkt zu verknüpfen.

Die Trennung von Verzeichnungsstufe und Kompositionsform bzw. –stufe spielt insbesondere dann eine wichtige Rolle, wenn Strukturtypen unvoreingenommen bei der Erschließung so bezeichnet werden sollen, wie sie vorliegen, und zwar unter Berücksichtigung ihres Überlieferungskontextes. So ist es beispielsweise möglich, eine Sammlung innerhalb einer Akte vorzufinden. Dies sollte dann auch so verzeichnet werden. So könnten etwa folgende Entsprechungen in der Praxis vorliegen: Verzeichnungsstufe File – Kompositionsform Akte; Verzeichnungsstufe File – Kompositionsstufe Item; Verzeichnungsstufe File – Kompositionsstufe Sammlung; Verzeichnungsstufe Serie – Kompositionsform Fotoalbum usw.[8]

1. Bestandsgruppe

Die Bestandsgruppe ist ein fakultatives Element in der Tektonik eines Archivs, das nicht durchgängig für alle Bestände existieren muss. Bei der Erschließung werden die gemeinsamen Merkmale beschrieben. Die Bildung von Bestandsgruppen soll für den äußeren Betrachter nachvollziehbar, transparent und einsichtig sein.

2. Bestand

Der Bestand ist das zentrale Strukturierungselement des Archivguts eines Archivs. Er ist auf der ersten (bzw. zweiten, falls Bestandsgruppen vorhanden) Gliederungsstufe innerhalb der äußeren Tektonik eines Archivs angesiedelt. Ein Bestand, der nur Archivgut unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge umfasst, wird als Fonds bezeichnet. – Auf die gemeinsame Herkunft des Archivguts in einem Bestand legt die Definition des ISAD(G) besonderen Wert. Bestand und Fonds werden dort grundsätzlich gleichgesetzt: „Alle Unterlagen, unabhängig von Form und Trägermaterial, die auf organische Weise bei einer Person, Familie oder Körperschaft im Rahmen ihrer Tätigkeit und Funktion erwachsen und / oder von ihr zusammengestellt bzw. genutzt worden sind.“[9] Daneben existiert (ohne Erwähung im ISAD(G) (!) der Sammlungsbestand, der nach anderen als Provenienzkriterien zusammengesetzt sein kann.[10]

3. Teilbestand, Klassifikationsgruppe (Klasse)

Teilbestände werden als verknüpfende Elemente der Gliederung (Klassifikation) abgebildet (Gliederungspunkte). Sie sollen den Aufbau der Stelle wiederspiegeln, in deren Wirken der Bestand entstanden ist (Provenienzstelle). Sofern das nicht rekonstruierbar oder aus Gründen einer davon abweichenden Anwendung des Provenienzprinzips nicht beabsichtigt ist, gliedern Teilbestände den Bestand nach geographischen, chronologischen, funktionalen oder ähnlichen Kriterien.

4. Serie

Die Serie als Verzeichnungsstufe ist ein referenzierbarer (selbständiger) oder nicht referenzierbarer (unselbständiger) Container für nachgeordnete referenzierbare (selbständige) Verzeichnungseinheiten. Die Entscheidung darüber, ob die Verzeichnungsstufe Serie verwendet werden soll, soll sich nach Möglichkeiten an den Voraussetzungen orientieren, die eine Kompositionsform als Serie definieren:

Die Kompositionsform Serie sind „Unterlagen, die nach einem Schriftgutverwaltungssystem geordnet oder als Einheit aufbewahrt werden, weil sie aus derselben Sammlung, demselben Entstehungsprozeß oder derselben Tätigkeit erwachsen sind, eine besondere Form aufweisen oder weil sie in besonderer Beziehung zueinander stehen aufgrund ihrer Entstehung, ihres Empfangs oder ihrer Nutzung. Eine Serie kann als Aktenserie aufgefasst werden.“[11] Innerhalb einer Serie gibt es unter den Serienelementen keine inneren Anhaltspunkte zu einer Systematisierung. Als äußere Kriterien kommt beispielsweise die alphabetische, numerische oder chronologische Sortierung in Betracht, ebenfalls auch nach Korrespondenzpartnern. Die physischen Einschnitte werden durch Lagerungs- und Kompositionstechnik bedingt. Serienelemente können keine eigenen Titel haben, vielmehr muss dieser immer dem Serientitel entsprechen und kann durch einen Enthältvermerk bei Bedarf näher spezifiziert werden. Die Erfüllung dieser Mindestvoraussetzung muss auch dann bei der Bildung von Serien und Aktengruppen beachtet werden, wenn sie erst im Archiv geschieht (archivische Serien).

5. File / Akte

Die Verzeichnungsstufe File bezeichnet das, was in einem Findbuch als kleinste selbständige, d.h. mit eigener Signatur versehene Verzeichnungseinheit existiert. Dies ist unabhängig vom Strukturtyp und der Gattung des Archivale. Beispielsweise befindet sich eine Verzeichnung von Einzelfotos als selbständige Verzeichnungseinheiten mit jeweils eigener Signatur pro Foto aus diesem Grund auf der Verzeichnungsstufe der File-Ebene und nicht auf der der Item- oder Einzelstückebene, obwohl es sich um die Kompositionsstufe des Einzelstücks handelt.

6./7. Vorgang, Einzelstück

Vorgänge und Einzelstücke bezeichnen als Verzeichnungsstufen unselbständige, d.h. nicht selbständig referenzierbare Verzeichnungseinheiten, die immer einer selbständigen Verzeichnungseinheit (File) nachgeordnet sind. Als nicht selbständig sollen sie dann verzeichnet werden, wenn ihre selbständige Aufnahme ins Findmittelsystem dazu führen könnte, Entstehungskontext zu verdunkeln und das Archivgut ohne Not aus seinen Entstehungszusammenhängen herauszulösen und isoliert darzustellen. Möchte man Stücke, die ihrer Kompositionstufe entsprechend Einzelstücke sind, als selbständige Einheiten verzeichnen, ist dafür die Verzeichnungsstufe „File“ angebracht. Die übergeordnete Einheit wäre demzufolge in der Verzeichnungsstufe „Serie“ zu beschreiben.

Die Verzeichnungsstufe „Vorgang“ soll regelmäßig dann genutzt werden, wenn Archivalieneinheiten, z.B. Akten, in der Entstehungsstelle bewusst in erkennbar abgegrenzte Vorgänge untergliedert wurden, und wenn gleichzeitig wesentliche Information verloren ginge, wenn diese Untergliederung bei der Verzeichnung nicht abgebildet würde. Bei der Wahl der Verzeichnungsmethode ist in den übrigen Fällen zwischen der Nutzung von Enthältvermerken an Verzeichnungseinheiten auf File-Ebene und der Nutzung der tieferen Verzeichnungsstufe „Vorgang“ abzuwägen.


[1] In MidosaXML: Akte.

[2] In letzterem Fall ist die Einheit in MidosaXML als „Akte“ aufzunehmen.

[3] Physisch vorliegende Archivalieneinheiten = Magazinierungseinheiten.

[4] Beziehungsgemeinschaften können hier z.B. Gemeinschaften oder Schnittmengen von Funktionen sein, deren Ausübung für die Entstehung des Archivguts ursächlich war. Dabei können auch mehrere Funktionen zugleich für die ganze Akte oder Teile der Akte als entstehungsursächlich gewirkt haben. Daraus lassen sich mehrere – funktionsbasierte – Beziehungsgemeinschaften identifizieren.

[5] Über die bei der Vergabe von D-Signaturen jeweils anzuwendenden Verzeichnungsstufen in der Archivsoftware siehe Abschnitt III. Stufen der Verzeichnung.

[6] ISAD(G) – Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung, 2., überarb. Aufl., übersetzt und neu bearbeitet von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt, Nils Brübach, Marburg, 2002, S. 5 (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 23).

[7] Ganz anders dagegen die Kompositionsstufe oder -form „Serie“, die eine genuine selbständige Archivalieneinheit bezeichnet.

[8] Eine separate Erfassung von Verzeichnungs- und Kompositionsstufe in den Findmittelsystemen wäre wünschenswert. In EAD werden Kompositionsformen bereits jetzt im Abschnitt <physdesc> festgehalten. Denkbar wäre es, die Kompositionsstufe unter <arrangement> innerhalb der c-Ebenen einzufügen, etwa als „level of arrangement“.

[9] ISAD(G), deutsche Übersetzung 2002 (s. Fn. 12), Glossar s.v. Bestand.

[10] Vgl. Multilingual Archival Terminology, hrsg. vom International Council on Archives (ICA), s.v. Sammlung: http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/1460.

[11] Angelika Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg, Nachdruck der 3., durchgesehenen Auflage, 2006, s.v. Serie (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 20).

Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 1: Einleitung

Vorbemerkung

Dieser Text entspricht weitgehend den neuen Erschließungsrichtlinien des Universitätsarchivs Bayreuth, deren Erarbeitung im Juni dieses Jahres vorläufig abgeschlossen wurde. Sie sind den konkreten Umständen geschuldet, die die Praxis im Universitätsarchiv beeinflussen und können sicher nicht ohne Weiteres auf die Verhältnisse anderer Archive unverändert übertragen werden. Das Universitätsarchiv in Bayreuth ist sehr jung, das vierzigjährige Jubiläum der Universität steht 2015 ins Haus und will gefeiert werden, die laufenden Aussonderungen sind jeweils die ersten überhaupt und der Personalbestand, aus dessen Reichtum die damit verbundenen Aufgaben zu bewältigen sind, ließe sich aus medizinisch-anatomischen Gründen kaum noch reduzieren. Das Provisorium des Leistbaren auf eine solide und strategisch zielorientierte methodisch einwandfreie Basis zu stellen, war die große Herausforderung der vergangenen sechzehn Monate, und das insbesondere hinsichtlich des Gebiets der archivischen Erschließung. Mit einem gewissen Stolz konnte das Archiv Anfang Mai bekannt geben, dass mit Ausnahme der ältesten Bestände das gesamte Archiv, also alle Zugänge seit seiner Errichtung, mit Hilfe von Online-Findmitteln recherchier- und benutzbar ist. Dies war nur dadurch möglich, dass das Archiv mit einem parallelen Findmittelsystem arbeitet, das sich in Archivrepertorien und Akzessionsverzeichnisse unterteilt, wobei beide akkurat und für die Öffentlichkeit bestimmt geführt werden. Auf diese Weise konnte das Universitätsarchiv mittels eines umfassenden Akzessionsverzeichnisses und eines zusätzlichen vorläufigen Findbuchs für die Verwaltungsbestände den Zugriff auf alle Bereiche seines Magazins innerhalb kürzester Zeit ermöglichen. Die Findmittel befinden sich auf der Internetpräsenz des Universitätsarchivs www.uni-bayreuth.de/universitaetsarchiv und im Archivportal Europa (www.archivesportaleurope.net).
Da im Universitätsarchiv aus mehreren stichhaltigen Gründen bislang keines der großen Archivinformationssysteme eingeführt wurde, muss es sich bei der Erschließung mit einer Übergangslösung behelfen. MidosaXML heißt das „Zauberwort“, das diese Not zur Tugend werden ließ. Dutzende von Archiven haben in den letzten beiden Jahrzehnten diese für kleinere und mittlere finanzschwache Archive entwickelte und modernen Erschließungsstandards als Minimallösung weitgehend entsprechende Software bei sich eingeführt. Im Universitätsarchiv Bayreuth wurde nun ein Versuch unternommen, die eigenen Ansprüche an eine moderne Methode der Erschließung mit den Möglichkeiten einer weitverbreiteten, allein auf die Erschließungstätigkeit fokussierten Standardsoftware in Einklang zu bringen. Natürlich konnte das Ergebnis nur ein Kompromiss sein. Die Ergebnisse aus der Anwendung dieses Kompromisses sind so angelegt, dass sie von Software mit umfassenderen Möglichkeiten auf der Grundlage erprobter Austauschformate nachnutzbar sind und weiter vervollkommnet werden können.

A. Einleitung

Die Grundlage für die Erschließung im Universitätsarchiv Bayreuth ist ein Metadatenmodell, das auf der obersten Ebene aus den Entitäten „Akteure“, „Funktionen“, „Archivgut“ und „Repositorium“ besteht. Für jede der Entitäten hat der Internationale Archivrat (ICA) Beschreibungsstandards veröffentlicht. Sie bilden den Orientierungsrahmen für die Erschließungsrichtlinien.

 

Institutionelles Provenienzprinzip

Mit der ISAD(G)-konformen oder an diesen Standard angelehnt normierten Erschließungspraxis wird Archivgut in Kontextkategorien beschrieben und präsentiert. Traditionell bildet die Erschließung primär den Kontext der körperschaftlichen Provenienz ab, indem die Abgrenzung und Gliederung der Archiveinheiten der unterschiedlichen Verzeichnungsstufen von der Absicht bestimmt ist, die Einheit und Struktur von Schrifgutbildnern im Archiv und in den Findmitteln zu spiegeln. Auf diese Weise verfolgt die Erschließung das Ziel, den Entstehungszusammenhang von Archivgut transparent und methodisch einfach nachvollziehbar zu machen, woraus sich für den Nutzer eindeutige Kriterien für eine erfolgreiche Recherche ableiten lassen.

Durch die Integration von Angaben zu Vorprovenienzen in die Verzeichnung nähert sich die Erschließung einer weiteren Kontextbeschreibung. Das Augenmerk richtet sich dabei auf die Dokumentation der historischen Entwicklung des ursprünglichen Gebrauchs der Unterlagen, bevor sie ins Archiv gelangten. So geben die Informationen über Provenienzen Auskunft über die Entstehung und Nutzungsgeschichte des Archivguts.

Funktionen im Findmittelsystem

Fragt man danach, wofür Archivgut ursprünglich gebraucht wurde, so fragt man nach Funktionen und Aufgaben der Schriftgutbildner, deren Wahrnehmung die Entstehung von Unterlagen verursacht hat. Johannes Papritz forderte, dass die archivische Titelaufnahme „allein auf Erkenntnis und Wiedergabe des Entstehungszweckes ausgehen“ dürfe.[1] Diese Form der Verzeichnung kommt der Beantwortung der Frage schon sehr nahe. Indem bei der Verzeichnung der Betreff einer Archiv- oder Archivalieneinheit wiedergegeben wird, spiegeln sich dabei idealerweise die Funktionen, die der Schriftgutbildner im Einzelnen wahrgenommen hat, und zwar unabhängig davon, ob er dazu ein Mandat hatte oder nicht. Funktionen und Mandate bilden einen Kontextbereich, den zu kennen für das Verständnis von Archivgut essentiell ist. Auf seine Darstellung und Recherchierbarkeit muss die archivische Erschließung daher besonderen Wert legen. Eine Annäherung in der Formulierung der Titel reicht dafür nicht aus. Die Funktion muss klar und einheitlich an einer dafür bestimmten Stelle im Findmittel(system) benannt werden. Um sie übergreifend recherchierbar zu machen, muss ihre Bezeichnung und Beschreibung in standardisierter Weise erfolgen. Die traditionelle Erschließung sieht das nicht vor.[2] Auch ISAD(G) beinhaltet außerhalb des weiten Sektors der Verwaltungsgeschichte (Abschnitt 3.2.2) keinen klar definierten Bereich für die Aufnahme von Funktionen. Im derzeitigen EAD-Profil der Software MidosaXML ist seit einiger Zeit ein „Kompetenzenindex“ verfügbar, der in XML als <function> kodiert wird. Im APEx-Projekt wird die Integration von Funktionen ins Findmittelsystem diskutiert. Ein EAC(CPF)-Profil, das derzeit für das Archivportal Europa erarbeitet wird, beinhaltet demnächst ebenfalls ein <function>-Feld. Jedoch hat sich die parallele Erschließung von Archivgut in EAD- und Beschreibung von Schriftgutbildnern in EAC-Normdateien in Deutschland bislang nicht ansatzweise durchgesetzt. Als Instrumentarium müsste demnach zur Beschreibung jenes Kontextbereichs bis auf Weiteres eine geeignete Stelle innerhalb des klassischen Findbuchs dienen, möglicherweise in einer Art, die der derzeitigen Lösung in MidosaXML ähnelt oder entspricht.

Die skizzierten und in gegenseitiger Wechselwirkung stehenden Kontextbereiche „Entstehung“, „Gebrauch“, „Funktionen“ werden bei der traditionellen Erschließung in der Findbucheinleitung dargestellt. Die Entstehungs- oder Verwaltungsgeschichte (bei Nachlässen die Biographie), die Bestandsgeschichte sowie der Abschnitt über die Ordnung des Bestands sind die dafür einschlägigen Kapitel.

Den Hauptteil des klassischen Findbuchs bildet die Titelliste oder das Inhaltsverzeichnis eines Bestands. Durch seine klassischerweise hierarchische Strukturierung priorisiert es bestimmte Kontextkategorien gegenüber anderen. Ist der Bestand nach solcher Manier äußerlich durch die Gemeinsamkeit der institutionellen Provenienz abgegrenzt, so wird er nach innen gewöhnlich entweder nach oder in Orientierung an dem Registratur- oder dem Fondsprinzip gegliedert.

Bestand als beziehungsbegründetes Konzept

Ob zuerst der Auftragsnehmer oder der Auftrag existierten, ist so unerheblich wie der gleichartige Streit über die Existenz von Henne und Ei, wenn es darum geht, Bestandsabgrenzungskriterien zu formulieren. Immerhin ist es nicht vorstellbar, dass Archivgut nicht aus der Wahrnehmung einer definierbaren Aufgabe oder Funktion entstanden ist. Genauso unvorstellbar ist es, dass bei der Entstehung des Archivguts – und damit bei der Ausübung einer entstehungsursächlichen Funktion – kein Akteur beteiligt gewesen sei. Die Abgrenzung eines Bestands nach institutioneller oder funktionaler Provenienz sollte demnach zwei gleichberechtigte, sich gegenseitig ergänzende Alternativen für die Tektonik eines Archivs bedeuten. Indem diese Gleichberechtigung anerkannt wird, wird offenbar, dass es letztlich Beziehungen und Beziehungsformen sind, die einen Bestand als solchen abgrenzen und definieren. Die vielseitigen Entstehungs- und Nutzungskontexte eröffnen aber eine Vielzahl weiterer provenienzbegründeter Kontextkategorien, so dass die Tatsache, dass ein Archivale einer kaum begrenzbaren Zahl von Beziehungsgemeinschaften angehören kann, zur Kausalität dafür wird, dass der Bestandsbegriff ein konzeptualer ist, nicht aber eine fixe physische Aggregation von Archivgut meint. Es ist nicht zwingend nötig, seitens des Archivs bestimmte Kontextkategorien durch die Bildung von Tektonikstrukturen zu priorisieren. Sofern die technischen Voraussetzungen gegeben sind, kann die Generierung von Textoniken, von Beständen und Bestandsstrukturen auf der Grundlage von nutzungsvorhabensspezifischen Beziehungspriorisierungen weitgehend oder ganz dem Nutzer überlassen werden.[3] Bis auf weiteres wird das Universitätsarchiv aber Tektoniken erzeugen und sie als (Einstiegs-)Angebote zur Verfügung stellen.

Indexierung und Charakter der Verzeichnungsstufen

Um Beziehungsgemeinschaften visualisierbar mit Hilfe einfacher Erschließungswerkzeuge zu erfassen, kann man sich mit einer umfänglicheren Indexierung behelfen. So sollte jede Verzeichnungseinheit mindestens mit Angaben zu End- und zu Vorprovenienzen sowie zu Funktionen, Subfunktionen und Aufgaben, die für die Entstehung des Archivale ursächlich waren, versehen werden. Damit wird gewährleistet, dass eine virtuelle Ordnung des Bestands wenigstens nach Funktionen und Provenienzen auch bestandsübergreifend und auf der Basis der Verzeichnungsdaten jedes einzelnen Archivale (und nicht nur auf der Grundlage von Verzeichnungsdaten auf der Ebene des Bestands) ermöglicht werden kann. Auch ist das die Basis dafür, dass die Archivalien in ein Recherchesystem eines Conceptual Reference Model (CRM) sinnvoll einbezogen werden können, was bei der Bereitstellung der Erschließungsdaten in Portalanwendungen eine Rolle spielen kann. Um Archivgut zahlreichen Relationen eindeutig und darstellbar zuordnen zu können, ist es wichtig, die Verzeichnungseinheiten nicht zu weitläufig abzugrenzen, sondern eine Definition in eher kleineren Einheiten vorzunehmen, ggf. mit Untereinheiten wie File und Subfile oder Akt und Vorgang zu arbeiten. Es sollte bedacht werden, dass die Einrichtung einer Klasse oder Gliederungsstufe nach Möglichkeit nicht den Rang einer Serie einnimmt, sondern dass sie der angewandten Seriendefinition gerade nicht entspricht. Während eine Serie als archivalische Kompositionsstufe eine genuine Archivalien- oder Archivguteinheit darstellt, ist die Klasse oder Gliederungsstufe eine sekundär definierte Archiveinheit. Wird eine Registraturtektonik als Bestandstektonik übernommen, ist zu prüfen, ob die dadurch entstehenden Klassifikationseinheiten den Rang von Archivgutkompositionen haben. Dann sollen sie wie Kompositionsstufen behandelt und ggf. als Serien verzeichnet werden. Andernfalls dienen sie der Erhellung des weiteren Nutzungskontexts und spiegeln die Verwaltung und Organisation des Records Management und seine Grundsätze.[4] Als solche sind sie keine Kompostionsstufen von Archivgut, sondern Kontextinformation zur Bestandsgeschichte, die der Erläuterung der ursprünglichen Ordnung und Nutzung dient. Sie werden bei der Verzeichnung als Altsignaturen mit den dazu gehörenden Erläuterungen und in den Verweisen auf Registraturschemata festgehalten. Sobald der Archivar demnach eine Einheit zu verzeichnen hat, die als Ganze eine Komposition darstellt, die selbst als Archivale (und nicht als Tektonikeinheit) verstanden werden soll bzw. muss, soll er in MidosaXML mit den Verzeichnungsstufen Serie, Akt und Vorgang arbeiten und Klasse und Teilbestand nicht verwenden. Die Klassifikation aus Tektonikeinheiten des Archivs bzw. der Registratur soll sich im Index und in den Sortierfeldern befinden (analog einer externen Klassifikation, wie sie teilweise in anderen Softwareprodukten üblich ist; vgl. das frühere MidosaOnline).

Kleinste funktionale Einheit als kleinste Identifikationseinheit

Als nächstes gilt es abzuwägen, ob das Verhältnis von Serie und Akt oder von Akt und Vorgang jeweils besser geeignet ist, um dem Ziel der Verzeichnung im Einzelfall zu entsprechen. Dabei muss man sich von der Vorstellung lösen, dass die deutsche Bezeichnung dieser drei Verzeichnungsstufen mit den gleichnamigen Kompositionsstufen von Archivgut identisch sein müsse. Besser entsprechen die englischen Begriffe Series, File und Subfile einer neutralen Terminologie der Verzeichnungsstufen. In der Praxis werden die für Signaturen vorgegebenen Einstellungen der benützten Erschließungssoftware Einfluss auf diese Entscheidung haben. Daher sollte man sich mit seinem Softwareanbieter abstimmen, ob Signaturfelder auf den Ebenen Serie, Akte und Vorgang vorhanden sind und ob sie – idealerweise – optional aktiviert oder deaktiviert werden können. Die Vergabe von Signaturen ist geeignet, ein Archivale im Findmittelsystem als nicht mehr weiter aufzuspaltende Einheit zu konstituieren. Das kann Folgen für die Zuordnungen von Funktionen und Beziehungen haben. Sie können für tiefere Kompositionsebenen des mit einer Signatur versehenen Archivale nicht mehr mit eindeutig identifizierbarem Archivgut verknüpft werden. In der digitalen Archivierung ist dies bei der Abgrenzung der AIPs zu bedenken. Geht man von der Annahme aus, dass es das Wesen von Akten (records) sei, einzelne Handlungen (transactions) oder bloße Informationsfixierungen (documents) in eine inhaltliche und zielgerichtete Beziehung zueinander zu setzen, ja dass dadurch erst Akten entstehen und als solche bezeichnet werden können, so ergibt sich daraus die Notwendigkeit, als kleinste unteilbare archivalische Einheit den Umfang vorgangs- oder gar nur dokumentenartigen Niederschlags zu identifizieren (und demzufolge mit einem Identifikator zu versehen), der vollständig aus der Wahrnehmung je einer von potentiell gleichzeitig beliebig vielen ebenso zutreffenden Funktionen (oder Subfunktionen) entstanden ist. Die Vielzahl der möglichen Relationen, die auf eine solche Archivalieneinheit zugreifen, ergeben die Vielzahl der „archival bonds“, in denen sie steht, und damit die Vielzahl konzeptualer Akten (records), die die Handlungen und Handlungskontexte der sich darin findenden Akteure greifbar machen.[5] Diese Zusammenhänge der Identifizierung von Archivalien- und Archiveinheiten lassen sich auch auf andere Kompositions- und Verzeichnungsstufen übertragen. Die Identifikation von kleinsten funktional bestimmten Kompositionsformen und die Identifikation ihrer archival bonds können als die beiden Pfeiler gelten, die die Praxis der archivischen Erschließung bestimmen sollen. Archivische Erschließung schafft auf diese Weise die Voraussetzungen für ein endnutzerorientiertes digitales Informationsmanagement. Hier werden pragmatische Kompromisse einzugehen sein, so dass diese Wegweiser eher strategischen oder Grundsatzcharakter hinsichtlich der Formulierung der Richtlinienspezifikationen für die jeweiligen Erschließungsvorhaben beweisen werden.

Instrumente für die Erschließungspraxis

Um archivische Erschließung in der Praxis (bereits kurzfristig) ausführen zu können, werden folgende Instrumente benötigt:

  1. Identifikation von Funktionen:
    Die Funktionen und Subfunktionen des Schriftgutbildners müssen ermittelt und beschrieben werden. Es muss festgelegt werden, mit welchem Begriff oder Sigel sie einheitlich in der Archivgutbeschreibung zitiert werden, zum Beispiel bei der Indizierung. Die Beschreibungen der Funktionen dienen als Normdatensätze. Deshalb ist es wichtig, den Prozess der Funktionsidentifikation mit gleichartigen Archiven oder Repositorien ähnlicher Schriftgutbildner zusammen anzugehen und die so entstandenen Normdateien übergreifend verfügbar zu machen (linked open data, ISDF).
  2. Identifikation von Akteuren und Akteursgruppen:
    Vor und während der Archivgutverzeichnung sind Akteure zu kennzeichnen, die in Normdatensätzen beschrieben und mit dem Archivgut verknüpft werden sollen. Die ausgewählten Akteure werden Beschreibungsobjekte des Findmittelsystems, indem ihre Beziehungen zu Funktionen und Archivgut ebenfalls beschrieben werden.
  3. Relationenkatalog:
    Zur Beschreibung der Beziehungen zwischen Funktionen, Akteuren und Archivgut untereinander und innerhalb der eigenen Gruppe ist ein Katalog von Eigenschaften und Handlungen vonnöten. Zahlreiche Ansätze dafür sind in den traditionellen Findmitteln bereits in anderer Gestalt enthalten. So bedeutet die Inbeziehungsetzung von Provenienzstelle und Archivgut beispielsweise, dass eine Institution bei der Ausübung einer Funktion das Archivgut erzeugt hat. Wird hier die betreffende Funktion in den Kompetenzenindex aufgenommen, so sind die wichtigsten Aussagen über das Verhältnis zwischen einem Akteurs, einer Funktion und einem Archivale getroffen. Komplizierter wird es bei einer ebensolchen Beschreibung für einen Akteur, der nicht Schriftgutbildner ist und damit in die klassischen, den traditionellen Findmitteln inhärenten konkludenten Beziehungsmodelle nicht hineinpasst. Spätesten hier erscheint es sinnvoll, RDF-Komponenten in die Erschließungspraxis zu übernehmen.

Um mit der Erschließung im dargelegten Sinne kurzfristig beginnen zu können, kann zunächst auf den Relationenkatalog verzichtet und die wichtigsten Relationen über die Nutzung der üblichen Indextypen und Felder zur Provenienzangabe festgehalten werden. Insofern kann der Relationenkatalog zunächst mit einem Thesaurus der möglichen Indexbegriffe kompensiert werden.


[1] „Für die archivische Titelaufnahme bedeutet das, daß sie im Sinne des Provenienzprinzips und der sich daraus ergebenden Konsequenzen allein auf die Erkenntnis und Wiedergabe des Entstehungszweckes ausgehen darf. Entsprechen alte Titel ausnahmsweise dieser Forderung nicht, so müssen sie entsprechend verändert oder ergänzt werden.“ (Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Bd. 3, Marburg, 2. Aufl., 1983, S. 265 (Nachdruck von 1998 = Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 3).

[2] Dies ist angesichts der großen Bedeutung, die den Funktionen Im Rahmen der Archivgutbeschreibung in der Archivwissenschaft seit langem zugemessen wird, umso erstaunlicher (vgl. u.a. bereits Jenkinson, Scott und viele andere).

[3] Vgl. hierzu den Hinweis Greg Bak’s (Continuous classification: capturing dynamic relationships among information resources, Archival Science (2012) 12:287-318; hier: S. 308)  auf die Rekonzeptualisierung von Provenienz in Chris Hurley’s Theorie von der parallelen Provenienz („parallel provenance“), nachzulesen u.a. in: Hurley, Parallel provenance (if these are your records, where are your stories?). – Online-Publikation des Autors, 2005: http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/parallel-provenance-combined.pdf.

[4] Peter Horsman bezeichnet die beiden Kontextbereiche als „Documenting“ einerseits und „Recordkeeping System“ andererseits und weist auf ihre gegenseitige Nähe und Verschränkung hin (Horsman, Wrapping Records in Narratives. Representing Context through Archival Description. – Bad Arolsen, 2011: https://www.its-arolsen.org/fileadmin/user_upload/Dateien/Archivtagung/Horsman_text.pdf).

[5] Vgl. Luciana Duranti: „Documents that are expressions of a transaction are not records until they are put into relation with other records, while documents that are not expressions of a transaction become records at the moment when they acquire an archival bond with other documents participating in the same activity.“ Die Generierung konzeptualer Akten findet sich bereits 1996 in der Argumentation von David Bearman, der forderte, dass Akten in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) erst auf eine spezifische Anfrage hin aus den einzelnen Dokumenten zusammengesetzt werden sollten (Bearman, Item level control and electronic recordkeeping. Arch Mus Info 10(3): 195-243). Clive Smith beschrieb den digitalen „virtual file“ bereits 1995: „In such an electronic environment, the correspondence file or dossier takes on a new dimension. It no longer exists physically, but only as a collection of electronic documents that are assembled through some search criteria, and it exists only as long as the search is maintained. A single document may participate in several such virtual files.” (Smith, The Australian series system. Archivaria 40:86-93; hier: S. 92). Dazu ist zu ergänzen, dass es entscheidend für die Aussagekraft des „virtual file“ ist, dass den von Smith erwähnten „search criteria“ geeignete und bei den „search“-Vorgängen fortzuschreibende Metadaten zugrunde liegen. In ähnlicher Tradition vertrat zuletzt u.a. Greg Bak die Ansicht, elektronischem Records Management und digitaler Archivierung entspräche wesensmäßig ein “item-level management” am besten (Bak, Continuous classification: capturing dynamic relationships among information resources, Archival Science 12.2012, S. 287-318).

Erschließung auf Facebook

Eine zunehmende Zahl von Archiven nutzt das Social-Media-Potential von Facebook. Die Möglichkeiten zur Erschließung der dort veröffentlichten Statusmeldungen sind äußerst rudimentär, aber durchaus spannend. Sie und Ihre Fans können Datum, Ort und Schlagwort als Sortier- und Suchkriterien nutzen und so eine größere Sichtbarkeit und Benutzerfreundlichkeit Ihres Facebook-Auftritts erreichen.

Die nachfolgenden Tipps beziehen sich auf die Administration Ihrer Facebook-Fanseite per Browser.

Die Datierung
Abweichend vom automatisch generierten Veröffentlichungsdatum bietet Facebook Ihnen die Möglichkeit, Ihre Statusmeldungen zurück zu datieren und Ihren Besuchern so über die Zeitleiste in der rechten Spalte in der chronologischen Reihenfolge der historisch-zeitlichen Bezugspunkte zugänglich zu machen.

Hierzu wählen Sie bei der Erstellung einer Statusmeldung das Uhrensymbol unten links und in der sich öffnenden Fußzeile die Option „Beitrag zurückdatieren“. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihre historische Datierung nach Jahr, Monat und Tag einzugeben.

Wichtig ist hierbei, dass Sie das Startdatum Ihrer eigenen Facebook-Chronik vorab so weit zurückgesetzt haben, dass die von Ihnen beabsichtigten Rückdatierungen umfasst werden. Auf Grund der Facebook-Vorgaben erstreckt sich die Möglichkeit zur Rückdatierung allerdings aktuell nur bis zum 01. Januar 1905.

Unabhängig von dieser vorgenommenen Manipulation wird Ihre Statusmeldung auf der Startseite anderer Facebook-Nutzer unter dem automatisch generierten Veröffentlichungsdatum angezeigt.

N.B.: Diese Möglichkeit zur Rückdatierung bezieht sich auf Ihre Statusmeldungen, also die chronologische Erschließung Ihrer „Bestände“ auf Facebook. Ergänzend sollten Sie Meilensteine nutzen, um die Geschichte Ihrer Institution zu erzählen.

Die Verortung
Um Ihren Besuchern die Orientierung auf einer Landkarte zu bieten, fügen Sie einfach einen Ort zu Ihrer Statusmeldung hinzu.

Hierzu wählen Sie bei der Erstellung einer Statusmeldung das Pinsymbol unten links und beginnen mit der Eingabe eines Ortsnamens. Während der Eingabe bietet Ihnen Facebook bereits bekannte Orte zur Übernahme an.

Sollte der von Ihnen gewünschte Ort noch nicht als Seite in Facebook vorhanden sein, so haben Sie zwei Möglichkeiten, einen eigenen Ort zu erstellen.

Zum einen über die Facebook-App auf einem GPS-fähigen Smartphone.

Zum anderen finden Sie in der Fußzeile Ihrer Facebook-Fanseite einen Link „Seite erstellen“. Die nachfolgende Auswahl kennen Sie von Ihren allerersten Schritten zur Erstellung Ihrer eigenen Facebook-Fanseite. Wählen Sie hier nun den Kasten „Lokales Unternehmen oder Ort“ und geben Sie die Informationen zu Ortsname, Straße, Stadt und (aktuelle) Postleitzahl ein.

N.B.: Der Aufwand zur Erstellung einer neuen Ortsseite lohnt sich vermutlich nur, wenn Sie einen Ort mehrfach in der Erschließung Ihrer Statusmeldungen verwenden möchten.

Die Verschlagwortung
Seit 2013 bietet Facebook die Möglichkeit, Beiträge mit Hilfe sog. #Hashtags zu verschlagworten. Facebook-Nutzer können so mit einem Link aus Ihrer Statusmeldung heraus facebookweit Statusmeldungen zu demselben Thema finden.
Umgekehrt werden aber auch Ihre Statusmeldungen von Besuchern gefunden, die (noch) nicht zu ihren Fans zählen.

Beginnen Sie nach dem führenden Doppelkreuz mit der Eingabe eines freien Schlagwortes, so zeigt Ihnen Facebook durch eine blaue Hintergrundfärbung den Umfang des Schlagwortes an. Um das Schlagwort zu beenden, drücken Sie einfach die Leertaste. Phrasen-Schlagwörter schreiben Sie als ein zusammenhängendes Wort, ggf. der besseren Lesbarkeit halber mit Binnenmajuskel (#UserGeneratedContent). Verwenden Sie nicht mehr als 2 bis 4 Hashtags in einer Statusmeldung.

Die Umsetzung dieser Tipps finden Sie auf der Facebook-Seite von stadtteilgeschichten.net

Mit Dank an die Facebook-Seiten Historisches Freiburg und Hamburg vor 2000.