Schlagwort-Archive: Erschließung

Explora – Eine Erlebniswelt der ETH-Bibliothek

von Deborah Kyburz

Explora Erlebniswelt

Seit Ende Februar 2017 ist Explora, die neue Content-Marketing-Plattform der ETH-Bibliothek, online. Es werden zukünftig rund vier Stories pro Jahr publiziert. Einerseits stehen hierbei die Bestände der Sammlungen und Archive der ETH Zürich im Zentrum, andererseits geht es darum, ausgewählte Dienstleistungen noch sichtbarer zu machen. Ende Juni wurde nun die dritte Story „marmor macht architektur. Ein Baumaterial mit Geschichte“ publiziert.
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MOMathon: Content Enrichment der Onlineplattform Monasterium.net mit Hilfe von Events (Stephan Makowski) – VORSCHAU: OFFENE ARCHIVE 2.3 (10)

Stephan Makowski
MOMathon: Content Enrichment der Onlineplattform Monasterium.net mit Hilfe von Events

Die Integration von Nutzern ist eine wichtige Möglichkeit die Archive bei ihrer Erschließungsarbeit zu unterstützen. Hierfür haben sich insbesondere Events, welche im Internet stattfinden, bewährt. Mit dem MOMathon versucht die Monasterium-Plattform genau diese User für sich zu gewinnen. Mit Hilfe eines Onlineevents sollen Urkunden mit Markup versehen und somit weiter für wissenschaftliche Nutzbarkeit erschlossen werden. MOMathon: Content Enrichment der Onlineplattform Monasterium.net mit Hilfe von Events (Stephan Makowski) – VORSCHAU: OFFENE ARCHIVE 2.3 (10) weiterlesen

Vernetzung, Verlinkung, Normdaten: Sächsische Gerichtsbücher

Das Sächsische Staatsarchiv hat in einem durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft geförderten Projekt die über 22.000 Bände seines Gerichtsbücher-Bestandes elektronisch erschlossen. Einbezogen wurden auch Gerichtsbücher in neun sächsischen Stadtarchiven und dem Staatsfilialarchiv Bautzen; durch die Vernetzung werden historisch auseinander gerissene Reihen virtuell wieder zusammengeführt.

Im Rahmen des Projekts sind über 25.000 Gerichtsbücher mit einer Laufzeit von 1359 bis 1914 erfasst worden. Dabei wurden mehr als 218.000 Einträge zu ca. 4.700 Orten und 1.350 Gerichtsstellen ermittelt. Diese Erschließungsinformationen sind in Kooperation mit dem Institut für Sächsische Geschichte und Volkskunde e. V. (ISGV) auf der Website »Sächsische Gerichtsbücher«  veröffentlicht worden. Die Freischaltung erfolgte im Rahmen eines Fachkolloquiums, das gestern im Staatsarchiv Leipzig stattfand.

Die Online-Recherche ist über eine Ortssuche sowie über eine Suche nach Gerichtsstellen möglich. Die ortsbezogenen Daten sind darüber hinaus mit dem »Digitalen Historischen Ortsverzeichnis von Sachsen« und dem »Repertorium Saxonicum« des ISGV verknüpft worden. Durch die Nutzung von Normdaten und Verlinkungen wird der Zugang zu dieser für die historische Forschung fundamentalen Quellengruppe erheblich verbessert.

Archivbenutzung im Digitalen Zeitalter

… lautete das Thema des Brandenburgischen Archivtages 2015, dem ich im Eröffnungsvortrag mit einigem Respekt und ein wenig Ehrfurcht gegenübertreten bin. Denn immerhin impliziert der Titel ja nicht weniger, als dass wir am Beginn einer neuen Epoche der Archivbenutzung stehen. Und man wird an den Ausspruch Goethes in den Französischen Revolutionskriegen erinnert, der am Vorabend der Kanonade von Valmy im September 1792 vor einigen jungen Offizieren den oft zitierten Satz formuliert haben soll:

„Von hier und heute geht eine neue Epoche der Weltgeschichte aus, und ihr könnt sagen, ihr seid dabei gewesen.“

Ob Goethe dabei auch die Archivbenutzung im Hinterkopf hatte, ist nicht überliefert. Aber die Französische Revolution bedeutete ja tatsächlich auch für die Nutzung von Archiven, und damit am Ende für die Wahrnehmung und das Selbstverständnis der Archive, eine entscheidende Wende: Zwei Jahre nach Goethes legendärer Vorausschau regelte ein Archivgesetz in Frankreich erstmals den uneingeschränkten und kostenlosen Zugang zu den öffentlichen Archiven für jedermann – wenn auch zu festgelegten Öffnungszeiten. Archivbenutzung im Digitalen Zeitalter weiterlesen

Karsten Kühnel, Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware (Workshop 5): Offene Archive 2.2 (Rückblick 3)

Die Annahme, die der Planung für den Workshop „Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware“ zugrunde lag, war, dass Web 2.0 in Archiven und Archiv 2.0 weiterhin vorwiegend auf Inselerscheinungen und kurzlebige Projekte beschränkt bleiben könnten, wenn nicht eine technische Infrastruktur geschaffen würde, die die Archive in der Breite befähigte, Archiv 2.0 zu werden. Eine marktfähige Standard-Erschließungssoftware mit Web 2.0- und Web 3.0-fähigen Komponenten zu konzipieren und dazu gehörige Anforderungen aus Herstellersicht zu bewerten, war die den eingeladenen Referent(inn)en gestellte Aufgabe. Zur Unterstützung waren in den vorangegangenen Monaten Online-Erhebungen bei Archivarinnen und Archivaren und unter Historikerinnen und Historikern durchgeführt worden, um den Bedarf an entsprechenden Modulen zu eruieren und gegeneinander abwägbar zu machen. Karsten Kühnel, Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware (Workshop 5): Offene Archive 2.2 (Rückblick 3) weiterlesen

Workshop 5: Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware (Leitung: Karsten Kühnel) – Vorschau: Offene Archive 2.2 (2)

Der Workshop geht von der These aus, dass die Anwendung moderner Web-Technologien (Web 2.0 und Web 3.0) sowie der Social Media im Archivwesen wesentlich davon abhängt, inwiefern entsprechende Funktionen in Standardarchivsoftware integriert sind. Nur dann sei mit einem Verlust des singulären Projektcharakters und mit einem standardmäßigen Einsatz der Technologien durch Archivarinnen und Archivare zu rechnen.

Mit Web 2.0 (3.0)-Technologien sind softwarebasierte Funktionen gemeint, die geeignet sind, Nutzer und Archiv in gegenseitige Interaktions- und Partizipationsverhältnisse („Mitmacharchiv“) zu bringen. Dabei können sich diese Formen der Kommunikation in unterschiedlichen Bereichen der Arbeit der Archive bewegen (z.B. Erschließung, Bewertung, Öffentlichkeitsarbeit). Workshop 5: Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware (Leitung: Karsten Kühnel) – Vorschau: Offene Archive 2.2 (2) weiterlesen

OPAC oder was?

Aus den Zettelkatalogen der Bibliotheken entwickelten sich mit der Digitalisierung die OPAC’s (Online Public Access Catalogue). Für die Online-Präsentation archivischer Erschließungsinformationen gibt es einen vergleichbar verbreiteten Begriff (noch) nicht. Schaut man sich die entsprechenden Web-Präsenzen verschiedener Landesarchive an, begegnen dort verschiedene Bezeichnungen, u. a. „Online-Findmittelsystem“, „Online-Findmittel“, „Archivinformationssystem“, „Findmitteldatenbank“.

Was spricht dagegen, den Begriff OPAC auch auf die archivischen Online-Erschließungsinformationen (Metadaten zu Beständen und Verzeichnungseinheiten) zu verwenden? Was spricht dafür? Oder gibt es eine geeignetere Bezeichnung, die – das ist ein zentrales Kriterium für die Tauglichkeit – von möglichst vielen Nutzern möglichst intuitiv begriffen wird?

Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware – Survey

(Umfrage zur Vorbereitung des Workshop 5 der Tagung „Offene Archive 2.2 – Social Media im deutschen Sprachraum und im internationalen Kontext“, Siegen, 3.-4.12.2015 – http://archive20.hypotheses.org/konferenz-2015)

Im Rahmen der Vorbereitung des Workshop „Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware“ auf der o.g. Konferenz soll diese Umfrage helfen, den Status quo und den Bedarf an softwaretechnischen Instrumenten in den einzelnen Archiven und bei den einzelnen Archivarinnen und Archivaren zu ermitteln. Die breitflächige Verfügbarkeit und leichte Bedienbarkeit solcher Instrumente kann als Voraussetzung für eine spürbare Anpassung von Inhalten und Strukturen archivischer Findmittel und Findmittelsysteme an die aktuellen technischen Möglichkeiten und Entwicklungen angesehen werden. Für die Fragestellungen ist eine Aufteilung in zwei getrennte Adressatenkreise vorgesehen. Web 2.0-taugliche Erschließungssoftware – Survey weiterlesen

Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 4: Erschließungsprodukte und Resümee

In diesem letzten Teil der Beitragsreihe zur beziehungsorientierten Erschließung mit MidosaXML als einem auch in kleineren Archiven weit verbreiteten Archiverschließungsinstrument werden die Resultate der Erschließung, das, womit der Nutzer am Ende arbeiten kann, behandelt. Außen vor bleibt das Thema der Rechercheinstrumente, was ein eigenes Kapitel bedürfte. Es fällt nicht zuletzt deshalb fort, weil qualitativ höherstehende Recherchetools zusätzliche Softwareprodukte erforderlich machen, und weil die künftige Rolle der Archivportale in diesem Zusammenhang noch nicht absehbar ist. Stattdessen folgt auf das Kapitel über die Erschließungsprodukte das abschließende Resümee.

V. Erschließungsprodukte

  1. Die Ergebnisse der Archivguterschließung werden in Gestalt von Online-Findbüchern veröffentlicht. Sie bilden die Grundlage für die Recherche nach Archivgut und für seine Bestellung im Universitätsarchiv.
  2. Findbücher sind Resultate der Priorisierung ausgewählter Beziehungsgemeinschaften. Sie definieren Bestände, die sich durch diese Priorisierungen ergeben. Sie sind die sichtbaren Ergebnisse von Erschließung als Teil des Bestandsbildungsprozesses. Um vielfältige Beziehungen der Archivalien besser sichtbar machen zu können, d.h. um vielfältige Priorisierungen vornehmen zu können, können dieselben Archivalien in beliebig vielen Findbüchern referenziert werden. Die Grundlage für die Generierung von Findbüchern liefern Sortierfunktionen, die auf in sich strukturierte Erschließungsinformationen (Metadaten) zugreifen und deren Einsatz einer Priorisierung dieser unterschiedlichen Informationskategorien folgt. Ihre Festlegung erfolgt – je nach der Qualität der technischen Umgebung – vom Archivar, indem er ausgewählte Priorisierungsabfolgen zugrunde legt, oder auch durch den Nutzer, der die vorliegenden Informationskategorien nach seinen individuellen Bedürfnissen priorisiert, um auf diese Weise Bestände zu definieren, die seinem Nutzungsvorhaben besonders entsprechen.[1]
  3. Die Menge der Verzeichnungseinheiten des Universitätsarchivs kann so weit durch Priorisierungen von Informationskategorien geordnet und zu Beständen abgegrenzt werden, als gemeinsame Informationskategorien bestehen, die aus identischen Metadatenpools gespeist werden können.

So können beispielsweise nur solche Unterlagen auf der Grundlage gemeinsamer entstehungsursächlicher Funktionen auf diese Weise verwertet werden, denen der gleiche Pool von Funktionsdefinitionen zugrunde liegt. Der Kompetenzindex nach Abschnitt IV.4.1 bezieht sich auf Funktionen des Akteurs Universität. Demnach können die dort genannten Indexierungswerte als Metadatenpool nur für die Indexierung des Archivguts genutzt werden, das bei Akteuren entstanden ist, die der Universität Bayreuth, einer anderen Universität oder einer Einrichtung zugehören, deren Funktionen sich ebenfalls mit diesen Indexierungswerten benennen lassen. Schriftgut, das aus der Aktivität anderer Akteure entstanden ist, bedarf einer eigenen Definition möglicher Indexierungswerte (hinsichtlich des Kompetenzindex durch eine Funktionsanalyse).[2]

In MidosaXML können bestimmte Sortierwünsche dazu führen, dass in Findbüchern vorgegebene Klassifikationen entfernt werden müssen. Solche Bearbeitungen seitens der Beschäftigten und seitens der Nutzer dürfen nur an eigens dafür hergestellten Kopien der unklassifizierten Masterdateien erfolgen.[3]

4. Die vom Universitätsarchiv hergestellten Findbücher sollen auf der Basis übergeordneter Akteure die Funktionen illustrieren, die von den nachgeordneten Akteuren wahrgenommen wurden.

Universität –> Funktion –> Organisationseinheit[4]: Archivgut

 Muster:

Beispiel:

5. Zu den Akteuren, die in einem Findbuch erscheinen, vor allem zu den in Funktion des Schriftgut- oder Registraturbildners erscheinenden, werden Normdateien nach der Gliederung des Standards ISAAR-CPF hergestellt. Diese Beschreibungen werden an einer dafür vorgesehenen Stelle im Online-Findmittelsystem des Archivs als PDF-Dokumente zur Nachnutzung bereitgestellt.

6. Diese werden (perspektivisch) in einer EAC(CPF)-XML-basierten HTML-Präsentation online im Rahmen des Findmittelsystems verfügbar gemacht und mit den Findbüchern verlinkt. Bis auf Weiteres werden die Abschnitte der ISAAR-CPF-Beschreibung in die verfügbaren Abschnitte der Findbucheinleitung eingepasst. Die Findbucheinleitung enthält folgende Abschnitte:

a. Name des Hauptakteurs (körperschaftliche oder personelle Provenienz; Feldbezeichnung: Provenienz)
b. Inhaltliche Zusammenfassung des im Findbuch beschriebenen Archivguts (Feldbezeichnung: Zusammenfassung)
c. Findbuchlaufzeit (Feldbezeichnung: Findbuchlaufzeit)
d. Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie  mit Angaben zu Aufgaben, Organisation und Geschichte der Provenienzstelle (Feldbezeichnung: Entstehungsgeschichte)
e. Geschichte der Überlieferung des Bestands (Feldbezeichnung: Bestandsgeschichte)
f. Information zur archivischen Bewertung und zu den Bewertungsrichtlinien (Feldbezeichnung: Bewertungsinformationen)
g. Information über den Erschließungsprozess und die Anwendung von Erschließungsrichtlinien (Feldbezeichnung: Erschließungsinformationen)
h. Erläuterungen zur Ordnung und ihre Begründung im Falle von Veränderungen gegenüber dem ursprünglichen Zustand (Feldbezeichnung: Erläuterung der Ordnung)
i. Wiedergabe des Aktenplans, falls vorhanden, in geeigneter Form
j. Zitierempfehlung (Feldbezeichnung: Zitierweise)
k. Besondere Benutzungsbedingungen, ggf. Benutzungsbeschränkungen (Feldbezeichnungen: Benutzungsbedingungen, Benutzungsbeschränkungen)
l. Bereitstellendes Archiv (Feldbezeichnung: Bereitstellendes Archiv; Eintrag: „Universitätsarchiv Bayreuth“)
m. Sprache des Materials (Feldbezeichnung: Sprache des Materials; Eintrag nach ISO, für deutsch: ger)
n. Lagerungsort (Feldbezeichnung: Lagerungsort; Eintrag: „Universitätsarchiv Bayreuth“)
o. Weitere zugehörige oder in Beziehung dazu stehende Überlieferung im Universitätsarchiv oder in anderen Archiven (Feldbezeichnung: Verweis auf ähnliches Material)
p. Weitere Findmittel zum Bestand, die seine Nutzbarkeit zusätzlich erleichtern (Feldbezeichnung: Verweis auf andere Findmittel)
q. Hinweis auf Literatur über den Bestand und den Bestandsbildner (Feldbezeichnung: Freier Text).


Ansicht in MidosaXML (Reihenfolge automatisch gemäß EAD). Das Feld „Findbuchtyp“ ist von der Software her obligatorisch. Der Eintrag wird in den jeweiligen Richtlinienspezifikationen definiert. Ähnlich verhält es sich mit dem Feld „Rechtsstatus“. Es ist standardmäßig mit „Sonstiges“ zu befüllen.

Weitere in MidosaXML verfügbare Felder sind optional nutzbar. Die Angaben für die Felder „Akzession“ und zur „Beschreibung der Zugänge“ müssen nicht in das Findbuch aufgenommen werden, da sie bereits im gesondert geführten Akzessionsverzeichnis notiert und dauerhaft recherchierbar sind.[5]


ISAAR-CPF-Beschreibung des Instituts für Afrikastudien der Universität Bayreuth (Ausschnitt)


Prototyp einer ISDF-Beschreibung der Funktion „Forschung“ in einer HTML-Ansicht

C. Resümee

Encoded Archival Description

RDF-Kompatibilität

Beziehungen, die in RDF als Triple dargestellt werden, werden in EAD, und somit auch im Erschließungsmetadatenmodell von MidosaXML, nur angedeutet.[6] Aus der Definition der Tags, die in Profilen oder Tag Libraries niedergelegt ist, lassen sich Beziehungsformen zwischen den einzelnen Informationen der Beschreibungsdatensätze in beschränktem Umfang erkennen. Dabei stehen sowohl Art als auch Anzahl der Beziehungsformen in einem auf die üblichsten Fälle reduzierten Umfang zur Verfügung. Sofern sie nicht durch die Felddefinitionen des EAD-Profils definiert sind, können Beziehungen durch Indexierung verdeutlicht werden. Dabei bleibt allerdings weitgehend unklar, welche Form von Beziehung zwischen dem Indexierungswert und dem Indexierungsobjekt bezeichnet werden soll. Nicht zweifelsfrei gedeutet werden kann beispielsweise, welche Rolle eine Person aus dem Personenindex im Hinblick auf das indexierte Archivgut einnimmt, ob sie etwa Betroffener, Nutzer oder die Entstehungsursache im Lebenszyklus eines Archivale war. Allein im Fall ihrer Urheberschaft wäre diese Beziehungsform zum Archivgut zweifelsfrei zu erkennen, da dafür ein eigenes, klar bestimmtes Feld in EAD zur Verfügung steht (Provenienz). Es ist wünschenswert, verstärkt RDF-kompatible Elemente in EAD zu integrieren  und anschließend weit verbreitete Softwaretools mit geeigneten validen Profilen zu versehen. MidosaXML nimmt dabei auf Grund seiner besonderen Entwicklungs- und Verbreitungsgeschichte einen hervorragenden Platz ein.

Verzeichnungsstufe versus Kompositionsform

In EAD werden Verzeichnungsstufen und Kompositionsstufen durcheinander geworfen. Eine Sammlung von Fotos innerhalb eines Dossiers kann beispielsweise unter {c level} nicht als Sammlung (collection) deklariert werden, weil der Begriff als hierarchisch übergeordnete Verzeichnungsstufe belegt und ist. Die Verzeichnungsstufe {collection} ist durch einen Terminus bezeichnet, der aus dem Gebiet der archivischen Tektonik und damit der archivalischen Kompositionslehre stammt. Somit wäre er eher als Wert im Feld {genreform} zu erwarten. Diese Einschränkung in der Erschließungsterminologie wird der Entstehungs- und Nutzungsgeschichte von Archivgut ebenso wenig gerecht wie seiner physischen Überlieferungsform. Dabei handelt es sich nicht um ein MidosaXML-spezifisches Problem, sondern um ein grundsätzliches, das nicht zuletzt aus der Verbindlichkeit von Erschließungshierarchien (Stufenmodell von ISAD(G)) resultiert und auch mit der hierachischen Struktur von XML-Dokumenten (root-parent-child-Hierarchie) zusammenhängt. Um die Basis für die Einsetzbarkeit möglicher zukünftiger Verbesserungen bereits frühzeitig zu legen, kann es sich anbieten, in MidosaXML das Feld {genreform} mit den Bezeichnungen von Kompositionsformen und –stufen aller Ebenen – ungeachtet begrifflicher Übernschneidungen mit den Werten für für Verzeichnungsstufen {c level} – zu belegen und beispielsweise auch den Wert „collection“ dort einzutragen. Dafür bietet auch MidosaXML ausreichende Möglichkeiten.

Encoded Archival Context

Die Entstehungsstellen von Archivgut, seien sie institutionell oder funktional verstanden, sind die zunächst wichtigsten Träger von Kontextinformation über die Entstehung und Verwendung dieser Unterlagen. Das Verständnis des Archivguts hängt wesentlich davon ab, inwieweit dem Nutzer die Entstehungsstelle des benutzten Archivguts bekannt ist. Klassische Findbücher tragen dem insofern Rechnung, als sie die Entstehungs- und Bestandsgeschichte in die Einleitung und damit vor die Beschreibung des eigentlichen Archivguts setzen. Damit betonen sie die Bedeutung der Kenntnis des Registraturbildners, um das Archivgut in seinen Kontexten zu erfassen. Aus wirtschaftlichen Gründen, aus Gründen des Nutzerservices und aus Gründen der Optimierung und weiteren Professionalisierung fachlicher Methodik sieht man heute den Vorteil, die Beschreibungsdaten für die zentralen Entitäten eines archivischen Metadatenmodells getrennt voneinander vorzuhalten und nur miteinander zu verlinken. Diese Möglichkeiten werden bereits in den Standards ISAD(G) und ISAAR(CPF) als erstrebenswert aufgezeigt. Um elektronisch auswertbare und digital austauschbare Datensets nutzen zu können, ist ein standardisiert kodiertes Austauschformat vonnöten, das als EAC-CPF zwar bekannt, doch in der deutschsprachigen Fach-Community bislang kaum über eng begrenzte Projekte hinaus für die eigene Findmittelproduktion zu bekommen war. Aus diesem Grund war es bislang geradezu fast nicht möglich, Erschließungsdaten, getrennt nach den bezogenen Entitäten des Metadatenmodells, in jeweils separaten Normdatensystemen zu führen.[7] Hier besteht ein Desiderat, aus methodischer Sicht ebenso wie aus pragmatischer: Erschließung im Verbund ist auf funktionierende XML-Austauschformate für EAC-CPF angewiesen. Das Universitätsarchiv behilft sich bislang mit dem ISAAR(CPF)-Formular für die Beschreibung von Personen und Körperschaften und mit dem ISDF-Formular zur Beschreibung von Funktionen.

In diesem Zusammenhang sei angemerkt, dass auch ein EAC-Profil für Funktionen, ein „EAC-F“ also, als Desiderat im Raum steht, und dass sich das Universitätsarchiv Bayreuth aus grundsätzlichen und methodischen Erwägungen dafür stark macht.

Beim gegenwärtigen Entwicklungsstand ist es wichtig, die Felder in der Erschließungssoftware, die in EAD zur Beschreibung des Kontextes zur Verfügung stehen, extensiv zu nutzen, da EAD geeignet ist, die wichtigsten für automatisierte Konversionen zu EAC-CPF-Normdateien benötigten Informationen bereitzustellen, so dass mit entsprechenden technischen Werkzeugen EAC-CPF-Dokumente automatisiert ausgelesen und erzeugt werden können. Freilich sind davon nur bestimmte Rollenträger betroffen, vor allem solche, die in der Archivguterschließung als Provenienzstellen beschrieben wurden.

Conceptual Reference Model

Unter den für die Erschließungspraxis benötigten Instrumenten wurde u.a. der Relationenkatalog genannt. Eine Entsprechung zu den im Rahmen des CIDOC Conceptual Reference Model im Museumsbereich genutzten Werten, ist im Archivwesen in hinreichend verbreiteter Gestalt nicht anzutreffen. Konzeptuelle Referenzmodelle für Archive wurden bisher u.a. in Spanien und Finnland in Angriff genommen. Der Internationale Archivrat hat seine Expert Group on Archival Description (EGAD) ebenfalls mit der Erarbeitung eines Standardmodells beauftragt, das noch einige Jahre auf sich warten lassen darf. Archive, die in dieses Gebiet der Erschließung tiefer einsteigen wollen, dürften gezwungen sein, mehr oder weniger breit nachnutzbare Insellösungen zu generieren. Deshalb dürfte es zweckmäßig sein, gegebenfalls frühzeitig den Kontakt zur EGAD zu suchen. MidosaXML bietet keine Möglichkeit, Relationen in dem Umfang abbildbar zu machen, wie ihn konzeptuelle Referenzmodelle vorsehen.

Zukunftsorientierter Einsatz von MidosaXML

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mit herkömmlichen Erschließungsprogrammen und insbesondere mit solchen, die mit validen archivischen XML-Standardprofilen arbeiten, Erschließung unter besonderer Berücksichtigung von Beziehungsformen im Sinne der RDF-Triples ansatzweise möglich ist. Teilweise sind diese Ansätze den implementierten Standards, also vor allem EAD, immanent, teilweise können diese Ansätze durch geschickte Nutzung des Index und frei definierbarer, so genannter {odd}-Felder, bei Verwendung von einheitlichen Thesauri („controlled vocabularies“) erweitert werden. Eine zukunftsgerichtete Erschließung zu organisieren ist somit den meisten Archivarinnen und Archivaren, auch in kleineren Archiven, sowohl in technischer als auch methodischer Hinsicht ermöglicht, sei es mit MidosaXML oder einem anderen standardkonformen Produkt.

Zum Schluss soll nicht verschwiegen werden, dass es bereits seit Längerem einige brauchbare und für jedes Archiv zugängliche Opensource-Produkte gibt, die relationale Erschließung in erheblich weitergehendem Umfang begünstigen und deshalb MidosaXML im Nu in den Schatten zu stellen geeignet sind (z.B. AtOM, Archivist’s Toolkit, ArchivesSpace usw.). Wenige Archive in Deutschland arbeiten mit solchen Programmen, was wohl vermutlich nicht zuletzt auch mit den technischen und sprachlichen Hürden bei der Einarbeitung, Nutzung und bei Supportfragen zu tun haben dürfte.


[1] Vgl. die Bemerkungen zur Idee der „parallel provenance“ von Chris Hurley: „[…] parallel provenance is not about taking a different view of the same thing. It is about composing different things from the same particles – combining things in different ways to produce a variety of views of what they look like in the aggregate – just like the Family of Henry VIII.” (Hurley, Parallel provenance (if these are your records, where are your stories?). – Online-Publikation des Autors, 2005: http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/parallel-provenance-combined.pdf.

[2] So können beispielsweise die Unterlagen der Provenienz Universitätsverein nicht mit den Funktionswerten verknüpft werden, die sich aus der Funktionsanalyse der Universität ergeben haben. Vielmehr bedarf der Universitätsverein einer eigenen Funktionsanalyse und der Erstellung auf ihn zugeschnittener Funktionswerte. Erwägenswert wären übergreifende Funktionskategorien, die von gesamtgesellschaftlichen Aktivitäten und Entwicklungen herzuleiten wären und somit eine Brücke über die Besonderheiten einzelner Provenienzstellen schlügen, so dass sie auch übergreifende Verwendung finden könnten.

[3] Für die Praxis wird es erforderlich sein, alle Erschließungsdaten auch in einer einzigen, nicht klassifizierten EAD-XML-Datei vorzuhalten, die für umfänglichere Sortierarbeiten als Kopie in der MidosXML-Umgebung bereitgestellt werden kann.

[4] Die Abfolge „Funktion à Organisationseinheit“ kann sich in Fortsetzung der Hierarchie mehrmals wiederholen.

[5] Das Akzessionsverzeichnis ist das vollständige Verzeichnis der Zugänge zum Universitätsarchiv. Es umfasst alle Zugänge nach abgebenden Stellen und ist damit das Pendant zu einer Beständeübersicht, die die Bestände nach Provenienzen gegliedert darstellt. Das Akzessionsverzeichnis wird als übergreifendes vorläufiges Findmittel veröffentlicht und stets aktualisiert.

[6] Zum Verständnis sei bemerkt, dass die in MidosaXML eingegebenen Daten unmittelbar und ausschließlich als EAD-XML-Datei gespeichert werden. Insofern findet anschließend kein EAD-Export statt, weil die Daten bereits von Anfang an in EAD erzeugt wurden.

[7] Auch Archivgutbeschreibungen sollen hier in diesem Sinne als Normdateien für Archivgut verstanden werden.

Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 3: Der Verzeichnungsvorgang

Im dritten Teil des Beitrags geht es um den Verzeichnungsprozess in der Praxis, also um den Anleitungsteil in den Erschließungsrichtlinien. Ein vierter Teil wird abschließend die Findmittel als Erschließungsprodukte behandeln und eine zusammenfassende Beurteilung geben.

IV. Verzeichnung

1. Metadaten der Archivgutbeschreibung

1. Objekte der Beschreibung sind die Bestandsbildner, ihre Funktionen, ihr Schriftgut und die untereinander und zu anderen Akteuren und Beständen existierenden Beziehungen.

2. Metadaten der Verzeichnungsstufen (Pflichtfelder, wenn Eintrag möglich, sind fett gedruckt) bei der Beschreibung von Archivgut:

a. Verzeichnungsstufe Bestand:

i. Bestandsbezeichnung

ii. Bestandssignatur

iii. Bestandslaufzeit

iv. Zusammenfassung zum Inhalt des Bestands

v. Provenienz

vi. Bestandsgeschichte

vii. Entstehungsgeschichte oder Biographie und / oder Normdatei nach ISAAR-CPF

viii. Information über den Erschließungsprozess

ix. Benutzungsbeschränkungen

x. Bereitstellendes Archiv

xi. Erläuterung der Ordnung und Ordnungsmaßnahmen

xii. Sprache des Archivguts

xiii. Verweis auf ähnliches Material im eigenen und in fremden Archiven

xiv. Verweis auf einen Aktenplan

xv. Verweis auf andere Findmittel

xvi. Zitierempfehlung

xvii. Akzessionsnummer und Jahr

xviii. Beschreibung der Zugänge

b. Verzeichnungsstufe Klasse:

i. Titel

ii. Zusammenfassung des Inhalts

iii. Benutzungsbedingungen

iv. Laufzeit (sofern von Software erlaubt, in MidosaXML nicht möglich)

c. Verzeichnungsstufen Serie, File (Akte) und Vorgang / Einzelstück:

i. Titel

ii. Enthält/Darin

iii. Laufzeit

iv. Bestellnummer (bei Serie Sammelbestellnummer, bei Vorgang / Einzelstück Referenzierung auf File, nicht auf Bestand (Schema „1 in [Filenummer]“)!

v. Kompositionsform (Archivalientyp)

vi. Alte Signaturen (einzutragen ins Feld „Alte Signatur“ mit zusätzlicher Erläuterung (falls möglich) und in ein Sortierfeld)

vii. Provenienz (einzutragen ins Provenienzfeld und in ein Sortierfeld; bei mehrgliedrigen Provenienzangaben nach dem Muster: „Provenienz;Organisationseinheit“, z.B. „Universität Bayreuth;Abteilung I;Referat I/1“ (keine Leerzeichen einfügen!))

viii. Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie (MidosaXML: Entstehungsgeschichte)

ix. Bestandsgeschichte

x. Bewertungsinformation

xi. Information zum Erschließungsvorgang

xii. Benutzungsbeschränkungen

xiii. Lagerungsort

xiv. Verweis auf ähnliches Material

xv. Verweis auf einen Aktenplan

xvi. Umfang (bei Schriftgut in Blättern, abgekürzt „fol.“)

xvii. Korporationsindex

xviii. Geographischer Index

xix. Personenindex

xx. Sachindex

xxi. Materialindex

xxii. Kompetenzindex

3. Für die einzelnen Erschließungsvorhaben werden Richtlinienspezifikationen erstellt, die die allgemeinen Erschließungsrichtlinien konkretisieren.

4. Für die Nutzung des Index siehe Abschnitt VII!

2. Grundsätze der Titelbildung

1. Der Nutzer soll anhand des Titels entscheiden können, ob die Durchsicht der beschriebenen Unterlagen für sein Vorhaben nützlich ist oder nicht. Sind bereits Titel aus der vorarchivischen Bearbeitung überliefert, sollen diese entweder übernommen oder an geeigneter Stelle als vorarchivische Titel vermerkt werden. Präzisierungen und Korrekturen sind dann mittels der Enthältvermerke vorzunehmen (s.u.). Sofern auf einen Aktenplan verwiesen werden kann, soll der vorarchivische Titel in MidosaXML als Erläuterung zur Altsignatur (= Aktenplannummer) vermerkt werden.

2. Ist eine Unterlage mittels einer Titelvergabe nicht hinreichend zu beschreiben, sind zusätzliche Vermerke anzubringen („Enthältvermerke“).

3. Titel sind kurz und prägnant im Nominalstil parataktischer Wortgruppen zu formulieren. Grammatische Sätze und durch Pronomina oder Konjunktionen eingeleitete Nebensätze sollen vermieden werden.

4. Die Titel sind sach- und betreffsbezogen zu formulieren, sofern damit der Entstehungsgeschichte der Unterlage entsprochen werden kann und die Ablageprinzipien der Provenienzstellen dem nicht entgegenstehen. Ist eine sach- und betreffsbezogene Titelbildung nicht möglich, soll eine inhaltsbezogene Konkretisierung in einem Enthältvermerk und ggf. eine Erläuterung der Unterlagenstruktur in einer Zusatzinformation zur Erschließung {processinfo} oder Bestandsgeschichte {custodhist} hinzugefügt werden.

5. In Titeln sollen Abkürzungen vermieden werden. Sind sie nicht zu umgehen, sollen nur allgemein gebräuchliche Formen verwendet werden. Wenn Abkürzungen verwendet werden, ist für das Findbuch ein Abkürzungsverzeichnis zu erstellen.

6. Der Enthältvermerk ist ein fakultatives Element eines Beschreibungsdatensatzes. Er dient der Erläuterung und Ergänzung des Titels oder / und zur Bezeichnung der Unterlagen- oder Schriftstücktypen, wie z.B. „Listen, Briefe, Manuskripte“ usw. Angaben zu Unterlagentypen sind zudem im Feld „Archivalientyp“ {genreform} zu vermerken, soweit das möglich ist.

7. Zum Einsatz kommen die folgenden Arten von Enthältvermerken in der folgenden verbindlichen Reihenfolge ihrer Aufnahme:

a. „Enthält:“ Die darauf folgende Angabe präzisiert den Titel oder erläutert den Inhalt vollständig. Die Angaben erstrecken sich auf die gesamte Verzeichnungseinheit.
b. „Enthält v.a.:“ „Enthält vor allem“ meint den inhaltlichen, betreffsmäßigen oder unterlagentypbezogenen Schwerpunkt einer Verzeichnungseinheit.
c. „Enthält u.a.:“ „Enthält unter anderem“ macht auf hervorhebenswerte inhaltliche, betreffsmäßige oder unterlagentypbezogene Teile einer Verzeichnungseinheit aufmerksam, deren Vorhandensein aus dem Titel nicht mit hinreichender Sicherheit hervorgeht.
d. „Enthält auch:“ Die darauf folgende Angabe weist auf Teile einer Verzeichnungseinheit hin, die auf der Grundlage des Titels nicht zu erwarten wären.
e. „Enthält nur:“ Die darauf folgende Angabe engt einen weiter gefassten Titel auf den tatsächlichen inhaltlichen Umfang einer Verzeichnungseinheit ein.

8. Eine weitere Form präzisierender Beschreibung drückt sich in der Verwendung des „Darinvermerks“ aus („Darin:“). Er bezeichnet Inhalte besonderer oder auffällig abweichender physischer Beschaffenheit (z.B. Fotos, Karten, Pläne in Akten) und wesentlich abweichende Dokumentationsformen (z.B. dreidimensionale Gegenstäde, Artefakten usw.), die sich in der Verzeichnungseinheit befinden.

9. Mehrere gleichartige Enthältvermerke werden zu einem zusammengefasst, so dass pro Verzeichnungseinheit jede Art von Enthältvermerk maximal einmal vorkommt. Mehrere Einträge innerhalb eines Enthältvermerks werden untereinander nach Spiegelstrich gesetzt. Hinter jedem Eintrag soll nach Möglichkeit eine auf den jeweiligen Eintrag bezogene Laufzeitangabe stehen.

10. Titel und Enthältvermerke schließen ohne Satzzeichen ab. Hat ein Titel oder Enthältvermerk ausnahmsweise satzähnliche Gestalt, ist er mit einem Punkt, im mehrgliedrigen Enthältvermerk an nicht letzter Stelle mit Semikolon abzuschließen.

3. Laufzeitbestimmung

1. Die Laufzeit beginnt mit dem ältesten und endet mit dem jüngsten Schriftstück einer Verzeichnungseinheit.

2. Bei Verwaltungsschriftgut umfasst die Laufzeit den Bearbeitungszeitraum. Sie beginnt mit dem Datum des ersten Eingangsvermerks (-stempels) oder alternativ mit dem Datum des ersten Entwurfs eines ausgehenden Schreibens, mit dem die Stelle einen Vorgang eröffnete, und endet mit dem Datum der letzten Bearbeiterverfügung. Sie soll grundsätzlich jahrgenau, erforderlichenfalls präzise mit Tag und/oder Monat angegeben werden. Bei der Verwendung von bloßen Jahresangaben steht zwischen Zahl und Bindestrich kein Leerraum, andernfalls ist vor und nach dem Bindestrich ein Leerzeichen zu setzen.

 

Muster: 1977-1987, 1977 – 1.4.1987, 13.11.1977 – 1.4.1987

 

3. Wichtige Datumsangaben, auf die sich der Inhalt des Archivguts bezieht (Bezugslaufzeit), sind in geeigneter Weise im Titel oder Enthältvermerk unterzubringen (z.B. „Jahresbericht für 1976“, während seine Entstehung und damit die Laufzeit das darauf folgende Jahr 1977 ist).

4. Ist ein Datum nicht ermittelbar, wird die Abkürzung „o.J.“ für „ohne Jahr“ eingetragen. Bei Schätzungen wird vor das Datum ein „ca.“ gesetzt. Ist ein Datum nur erschlossen, wird es in eckige Klammern gesetzt.

5. Datierungen von Schriftgut, das der Unterlage beigefügt, aber nicht im Bearbeitungsprozess bei einer der beteiligten Parteien entstanden ist, werden ggf. in runden Klammern vermerkt. In fast allen Fällen spielt dies nur eine Rolle, wenn solches Material beigefügt wurde, das vor dem Beginn der Bearbeitung entstanden ist oder nach Beendigung der Bearbeitung ablagetechnisch noch hinzugefügt wurde (i.d.R. Dokumentationsmaterial).

 

Muster: (1971) 1977-1987: Hier konnte z.B. eine zum Vorgangsbetreff passende Festrede, ein Bericht oder ein Zeitungsausschnitt von 1971 als Informationsmaterial für den Bearbeiter hinzugegeben worden sein, während die Vorgangsbearbeitung selbst (Eingangsstempel) erst 1977 begann.

 

6. Unterbrechungen oder längere Pausen der Bearbeitung können als unterbrochene Laufzeiten verzeichnet werden (z.B. 1977-1982, 1985-1987). Ob Unterbrechungen vermerkt werden sollen, liegt im Ermessen des Bearbeiters, soweit es nicht durch Richtlinienspezifikationen geregelt wird.

4. Indexierung

1. Kompetenzindex:

Im Kompetenzindex werden Funktionen im Sinne des ICA-Standards ISDF indexiert. Dafür stehen Funktionen erster und zweiter Ordnung zur Verfügung. Darüber hinaus ist derzeit keine weitere Vertiefung möglich. Indexiert wird nach folgendem Schema: Funktion-Semikolon (ohne Leerzeichen)-Subfunktion (Bsp.: „Studium;Graduierung“). Eine Funktion ist ein Wirken oder eine Aufgabe mit Entstehungsursächlichkeit für das betroffene Archivale. Dadurch unterscheidet sich der Kompetenzindex deutlich vom Sachindex, wo der inhaltliche Bezug ausschlaggebend ist.

Folgende Funktionen und Subfunktionen stehen für die Indexierung zur Verfügung (Indexierungsbegriff in Klammern, falls von Funktionsbezeichnung abweichend aufzunehmen!):

    • Forschung und Innovation
      • Strategische Entwicklung [Strategisches]
      • (Eintragungsform: „Forschung und Innovation;Strategisches“)
      • Wissenschaftliche Durchführung
      • Forschungsmanagement (Administration)
    • Lehre
      • Strategische Entwicklung [Strategisches]
      • Durchführung der Lehre
      • Evaluation
      • Studentische Beiträge
      • Angebote der Weiterbildung [Weiterbildung]
    • Studium
      • Anwerbung, Auswahl, Zulassung
      • Studierendenverwaltung und -betreuung
      • Studienberatung und Studiengestaltung
      • Schaffung und Bereitstellung von Lernumgebungen
      • Prüfungen, Examinierung, Graduierung [Graduierung]
    • Verwaltung
      • “Körperschaftlichkeit” (Existenzgrundlagen) [Körperschaftlichkeit]
      • Personalverwaltung
      • Administration (“Maintaining”, allg. Verwaltung)
      • Finanzierung und Drittmitttelförderung
      • Geographische Positionierung, Liegenschaften [Geographische Positionierung]
    • Sozialisation
      • Extrakurrikulare Aktivitäten
      • Schaffung und Bereitstellung sozialer Einrichtungen für Studierende [soziale Einrichtungen]
      • Beziehungen zu studentischen Gruppen
      • Alumni-Beziehungen
    • Kulturelles Engagement
      • Pflege wissenschaftlicher Sammlungen
      • Kulturelle Aktivitäten
      • Musische, sportliche und sonstige kulturelle Förderung der Studierenden
    • Außenbeziehungen
      • Lokale und regionale Vernetzung
      • Überregionale Vernetzung
      • Kontakte zu universitätsbezogenen Gruppen / Vereinen
      • Kooperation mit der Wirtschaft

2. Materialindex:

In den Materialindex werden abweichende und besondere Überlieferungsformen indexiert, die auch in den Darinvermerken erscheinen können (s. Definition dort, Abschnitt IV.2.8!).

3. Korporationsindex:

Körperschaften, juristische Personen, Firmen u.ä. Es ist auf die Verwendung der korrekten offiziellen Bezeichnungen sowohl bei der Titelbildung als auch bei der Indexierung zu achten!

4. Personenindex:

Personennamen, aufzunehmen nach dem Muster: Nachname, Vorname, (ggf. Titel oder Adelsprädikat)

5. Sachindex:

Sachen, Betreffe, Inhalte, zu denen das indexierte Archivgut in einer nicht unmittelbar entstehungsursächlichen Beziehung steht. Die Begriffe sollen in Titel oder Enthältvermerk bereits genannt sein.

6. Geographischer Index:

Orte, die in Titel oder Index genannt werden, Orte die ggf. auf Grund einer Richtlinienspezifikation darüber hinaus zu erfassen sind. Orte sind Städte und Gemeinden, Landschafts- und Regionsbezeichnungen, Ländernamen.
Über die Anwendung von Deskriptoren entscheiden die jeweiligen Richtlinienspezifikationen.

5. Personen- und Körperschaftsbeschreibungen

Abgebende Stellen und Provenienzstellen sollen in Form eines verwaltungsgeschichtlichen oder biographischen Abrisses in einer Zusatzinformation zur Entstehungsgeschichte kurz beschrieben werden. Soweit das Archiv einen ISAAR(CPF)-Beschreibung vorhält, soll zusätzlich auf diese verwiesen werden. Weitere Normdateien, insbesondere die GND-Datensätze, sollen ebenfalls berücksichtigt und referenziert werden.

Eintrag aus dem Akzessionsverzeichnis; die Verzeichnungseinheit entspricht hier der Gesamtheit einer Akzession von einer Abgabestelle.

6. Ordnung der Verzeichnungseinheiten

Mit dem Ordnungsvorgang ist die Bildung einer Klassifikation gemeint. Die Grundlagen für die Ordnung sollen in den Feldern „Alte Signatur“, „Kompetenzindex“ und den Sortierfeldern so weit gelegt sein, dass aus ihnen eine Bestandsgliederung abgeleitet werden kann. Die Gliederung wird am Ende der Verzeichnung manuell in einer Kopie der Findbuchdatenbank erstellt und ist die Grundlage zur Generierung eines Onlinefindbuchs. Bei umfassenderen Verzeichnungen kann die Gliederung auf oberster Ebene zur Abgrenzung mehrerer Findbücher voneinander dienen. Bei der Generierung von Findbüchern werden die Verzeichnungseinheiten innerhalb der Gliederungspunkte chronologisch sortiert.

7. Dokumentation des Erschließungsprozesses

Über die Erschließungsarbeiten führt jeder daran Beteiligte ein Arbeitsprotokoll. Gegliedert nach Verzeichnungseinheiten, sind Auffälligkeiten inhaltlicher Art, Besonderheiten im Erschließungsprozess, vorgenommene Ordnungsarbeiten, Bemerkungen über den konservatorischen Zustand usw. zu vermerken. Die Arbeitsprotokolle bilden eine Grundlage für die spätere Erstellung der Abschnitte über die Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie, die Bestandsgeschichte, die Erläuterungen der Ordnung und des Erschließungsprozesses und für Normdateien, die mit dem Findbuch verlinkt werden sollen. Die gewissenhafte Führung des Arbeitsprotokolls ist daher von großer Bedeutung für eine qualitativ hochstehende Erschließung. Sofern ein Formular für das Arbeitsprotokoll bereitgestellt wird, ist dieses zu benützen.

Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 2: Ziele, Ordnung, Verzeichnungsstufen

B. Erschließungsrichtlinien

I. Ziele und Aufgaben

  1. Ziel der archivischen Erschließung ist es, durch die Bereitstellung von Informationen über das Archivgut, die für seine Entstehung verantwortlichen Akteure und Funktionen sowie über das verwahrende Archiv den Zugang zum Archivgut zu ermöglichen. Hierzu werden geeignete Findmittel erarbeitet, die im Archiv der Universität und nach Möglichkeit im Internet zur Verfügung gestellt werden.
  2. Aufgabe der archivischen Erschließung ist es, die Struktur der Bestände, ihre Inhalte, ihre Entstehungs- und Überlieferungszusammenhänge transparent zu machen.
  3. Die Methoden der Erschließung orientieren sich an international anerkannten Standards.
  4. Die vorliegenden Richtlinien setzen einen Rahmen, der angesichts unterschiedlicher Strukturen des Archivguts zweckmäßige Abweichungen zulässt. Zu ihrer Dokumentation sollen gegebenenfalls Richtlinienspezifikationen für einzelne Erschließungsvorhaben niedergelegt werden.

II. Bewertung und Ordnung

  1. Dem Erschließungsvorgang geht die Bewertung grundsätzlich voraus.
  2. Die Bewertung erfolgt nach Möglichkeit auf der Grundlage von Aussonderungslisten. Darauf wird Archivwürdigkeit als A, Kassation als K und nötige Einsichtnahme als E vermerkt. Die mit A und E bewerteten Unterlagen werden ins Archiv übernommen. Die endgültige Bewertung der mit E gekennzeichneten Unterlagen erfolgt spätestens im Zuge der archivischen Erschließung. Über die mit K gekennzeichneten Unterlagen wird ein Inventar auf der Grundlage der Angaben in der Aussonderungsliste angefertigt. Dieses wird der Kassationsverfügung als Anlage beigegeben und im Archiv öffentlich einsehbar gemacht. Auf diese Weise wird der Bewertungsvorgang dauerhaft transparent und nachvollziehbar erhalten.
  3. Um Akzessionen schnellstmöglich nutzbar zu machen, können Aussonderungslisten und Akzessionsverzeichnisse als vorläufige Findmittel auch vor dem Abschluss der Bewertung bereits öffentlich zugänglich gemacht werden. Sofern dafür vorläufige Erschließungsarbeiten des Archivs erforderlich werden, sollen diese flach erfolgen. Anhand von Bewertungskategorien sollen Unterlagen, deren Archivwürdigkeit aus formalen Gründen bezweifelt werden kann, nur durch eine einfache Aufnahme des Vorlagetitels erfasst werden.
  4. Akzessionsverzeichnisse beziehen sich auf jeweils eine abgebende Stelle. Übergreifende Akzessionsverzeichnisse sind nach abgebenden Stellen gegliedert.
  5. Vor dem Beginn der eigentlichen Erschließung soll der Bestand nach Möglichkeit vorgeordnet werden. Fällige Feinordnungsarbeiten und endgültige Bewertungsentscheidungen in Einzelfällen können im Zuge der Verzeichnung erfolgen.
  6. Bei der archivischen Erschließung erfolgt die Gliederung der Bestände nach den die Unterlagen tatsächlich zuletzt bearbeitenden und die Unterlagen formierenden Stellen (Provenienzstellen). Keine Provenienzstelle in diesem Sinne ist eine abgebende Stelle, die die Unterlagen im Zuge ihrer Aufgabenerfüllung nur sammelte, aber nicht sachlich und inhaltlich weiterbearbeitet hat.
  7. Bei der Ordnung auf der Ebene der Archivalieneinheiten („file-level“) werden Dokumente und Vorgänge („item-level“) zu Verzeichnungseinheiten auf File-Ebene[1] zusammengefasst, sofern der Bearbeiter nicht entscheidet, dass diese als selbständige Einheiten in das Findmittelsystem Eingang finden sollen.[2] (Näheres in Abschnitt III. Stufen der Verzeichnung). Aus den Verzeichnungseinheiten definiert das Archiv Bestände und Tektoniken, die den Zugriff auf das Archivgut als Einheiten gemeinsamer Beziehungen ermöglichen.
  8. Die Identifikation des Archivguts erfolgt mittels Akzessionssignaturen, Magazinsignaturen und Archivsignaturen.
    1. Die Akzessionssignatur bezeichnet die abgebende Stelle durch eine römische Zahl, die Nummer der Aussonderung durch eine arabische Zahl (z.B. 1., 2. Oder 3. Aussonderung) sowie die Nummer der Unterlageneinheit (Akzessionseinheit) durch eine weitere arabische Zahl (Bsp: XV/1/193: Akte 193 aus der ersten Aussonderung der Abgabestelle Nr. XV). In gleicher Weise werden die Unterlagen bis zu Ihrer weiteren Bearbeitung beschriftet. Die Akzessionssignatur wird in MidosaXML in das Feld „Bestellnummer“ und in das Feld „Alte Signaturen“, dort mit dem erläuternden Text „Akzessionssignatur“, eingetragen. Ein separat geführtes Lokaturverzeichnis gibt Auskunft über den genauen Lagerungsort innerhalb des Magazins.
    2. Die Magazinsignatur ist eine fortlaufende Nummer, die bei der Erschließung anstelle der Akzessionssignatur vergeben wird. Sie bezeichnet eine physische Archivalieneinheit, die in dieser Form und in diesem Umfang im Magazin gelagert wird. Die Magazinsignatur wird in MidosaXML in das Feld „Bestellnummer“ und in das Feld „Lagerungsort“ eingetragen. Im Feld „Bestellnummer“ ersetzt sie die ggf. vorher dort befindliche Akzessionssignatur. Ein separat geführtes Lokaturverzeichnis gibt Auskunft über den genauen Lagerungsort innerhalb des Magazins.
    3. Die Archivsignatur bezeichnet zunächst eine im Erschließungsprozess identifizierte Beziehungsgemeinschaft im Rang einer Archivalieneinheit. Diese stimmt in Form und Umfang mindestens mit der magazinierten physischen Einheit überein. Deshalb ist in diesen Fällen die Magazinsignatur mit der Archivsignatur identisch. Es erfolgt dann kein eigener Eintrag für die Archivsignatur in MidosaXML.
    4. Die Archivsignatur kann darüber hinaus auch zur Identifizierung von Verzeichnungseinheiten auf der Grundlage von Beziehungsgemeinschaften dienen, die nicht für die registraturmäßige Struktur, Form und Umfang der physisch vorliegenden Archivalieneinheit[3] (Magazinierungseinheiten) verantwortlich waren.[4] Dies ist der Fall, wenn mehrere Magazinierungseinheiten oder Teile aus unterschiedlichen Magazinierungseinheiten zu einer Verzeichnungseinheit zusammengefasst werden. Dabei wird in das Feld „Bestellnummer“ anstelle der Magazinsignatur der Buchstabe D und eine innerhalb des Buchstabens fortlaufende Nummer eingetragen (z.B. D 143). Die betroffenen Magazinierungseinheiten werden dann mittels ihrer Magazinsignaturen im Feld „Lagerungsort“ hintereinandergereiht. Sofern es sich nur um Teile von Magazinierungseinheiten handelt, sind hinter der betreffenden Magazinsignatur die jeweiligen Folionummern zu vermerken.

Beispiel: „13, 35 fol. 13-54, 44, 105 fol. 87-99“; d.i.: Magazinierungseinheit 13, Magazinierungseinheit 35 (nur Blätter 13 bis 54), Magzinierungseinheit 44 und Magazinierungseinheit 105 (nur Blätter 87 bis 99). Um derartige Verzeichnungseinheiten tatsächlich vorlegbar zu machen, ist eine Digitalisierung des betroffenen Archivguts auf Dauer unumgänglich.

Die Zuordnung desselben Archivguts kann zu beliebig vielen Verzeichnungseinheiten mit D-Signaturen erfolgen.[5]

E. Erscheint es im Hinblick auf die Nachnutzbarkeit zur Bildung von Verzeichnungseinheiten mit D-Signaturen zweckmäßig, können Magazinierungseinheiten bei der Verzeichnung in Unterabschnitte eingeteilt werden. Diese sind in MidosaXML als „Vorgänge“ anzulegen und am physischen Archivgut durch geeignete beschriftete Einlageblätter zu kennzeichnen.

III. Stufen der Verzeichnung

Die Tradition, Archive in voneinander abhängigen, in hierarchischen Beziehungen stehenden Ebenen zu beschreiben, wurde als Stufenmodell im International Standard Archival Description (General), kurz ISAD(G), manifestiert. Erschließung in Stufen bedeutet, dass Erschließungsinformation, die bereits auf höherer Ebene erfasst wurde, sich auf die nachgeordneten Ebenen vererbt und dort nicht mehr explizit wiederholt wird. Auf diese Weise unterscheidet sich die archivische Erschließung fundamental von der bibliothekarischen Katalogisierung. Die Stufenverzeichnung ist ein Versuch, der „Vereinzelung von Archivguteinheiten entgegenzuwirken, indem diejenige Information, die mehrere Verzeichnungseinheiten gleichzeitig betrifft, auf einer höheren Stufe erfasst und dadurch mit den Elementen der nachgeordneten Ebenen verknüpft wird.“[6] Damit soll der Gefahr der Individualisierung der Einzelstücke begegnet werden. Mit diesem Verzeichnungsprinzip ist ein Bestandsabgrenzungsprinzip verbunden, das die Kohärenzen innerhalb eines Bestandskorpus zu bewahren bestrebt ist. Der Verzeichnungsstandard ISAD(G) setzt somit ein hierarchisches Informationsgeflecht zwischen Archivalieneinheiten, Archivaliengruppen und Teilbeständen voraus, um sinnvoll angewandt zu werden. Auf diese Weise ergänzen sich das Prinzip der Bestandsbildung auf der Grundlage der Provenienz und das Prinzip der integrativen Verzeichnung hierarchisch aufeinander aufbauender Informationsebenen (Stufenverzeichnung). Die Verzeichnungseinheiten werden dadurch allerdings in statischen Kontextstrukturen fixiert. Sie zusätzlich in anderen Beziehungsgemeinschaften darzustellen, kann problematisch werden, wenn Information über die Verzeichnungseinheit referenziert werden soll, die nicht unmittelbar mit ihr verknüpft, sondern hierarchisch höher, z.B. auf der Ebene eines Teilbestands fixiert wurde.

Das Stufenmodell, das die Bezeichnung der einzelnen Ebenen im Begriff der „Verzeichnungsstufe“ differenziert, lässt sich mit den „Kompositionsstufen“ der Erschließungslehre von Johannes Papritz in Beziehung bringen. Dabei besteht jede Kompositionsstufe aus Einheiten von verknüpften Elementen (Kompositionen), deren jedes für sich in einer voneinander verschiedenen Entstehungsstufe (Entwurf, Ausfertigung usw.) existieren kann. Diese Einheiten oder Kompositionen bieten die Grundlage für die Verzeichnungsstufe. Eine Zusammenstellung von Schriftstücken kann unter bestimmten Voraussetzungen als Akte bezeichnet werden, die auf der Verzeichnungsstufe der Akte beschrieben wird. Bilden mehrere Akten eine Serie, wird die Serie auf der Verzeichnungsstufe der Serie/Aktengruppe beschrieben, wobei die Erschließungsinformationen, die für alle diese Akten zutreffen, auf der Verzeichnungsstufe der Serie hinterlegt werden. Auf der Verzeichnungsstufe Akte finden sich dann nur die Informationen, die die einzelne Akte der Serie von der anderen Akte unterscheiden. Das Stufenmodell des ISAD(G) ist somit ein hierarchisches Modell der Beschreibung von Einheiten ohne informative Redundanz. Das Beschreibungsmodell wird auf diese Weise sehr komplex, je höher die oberste Verzeichnungsstufe angesetzt wird.

Die deutsche Terminologie überschneidet sich in einigen Fällen bei Kompositionsstufen und Verzeichnungsstufen, wobei die stufenmäßige Abgrenzung von Kompositionen selten tatsächlich eine Rolle spielt. Deshalb soll im Folgenden stattdessen vorwiegend von Kompositionsformen die Rede sein.

Verzeichnungsstufe = relative Kategorisierung von Archivgut gemäß der durch Findmittel dargestellten Mikro-Tektonik;
Kompositionsstufe = absolute Kategorisierung nach Aggregationsgrad von Archivgut;
Kompositionsform = Kategorisierung nach Archivaliengattungen.

Eine solche Unschärfe besteht beispielsweise bei der Kompositionsform Akte und der Verzeichnungsstufe Akte. Da auf der Verzeichnungsstufe „Akte“ jeweils das verzeichnet wird, was vom Bearbeiter als für diese Ebene vorgesehene Kompositionsform vorgesehen wird, können dies z.B. Fotos oder Fotoalben, Filme, Urkunden, Briefe oder – auch – Akten sein. Es wäre daher empfehlenswert, die Terminologie der Verzeichnungsstufen von der der Kompositionsformen deutlicher zu trennen. Brauchbar könnte eine Unterscheidung innerhalb der Verzeichnungsstufen auf unterer Ebene zwischen „file“ als der kleinsten bei der Erschließung als selbständig behandelten Verzeichnungseinheit und „item“ als der kleinsten unselbständigen bei der Verzeichnung berücksichtigten Verzeichnungseinheit (z.B. Foto (item) innerhalb eines Fotoalbums (file)) sein. Die terminologische Entsprechung dazu, dass Verzeichnungsstufen relative Größen sind und ein nur relatives Verhältnis zu den Kompositionsformen und Kompositionsstufen haben, macht auch die Verwendung des Serienbegriffs als Verzeichnungsstufe fragwürdig. Die Serie im Sinne einer Verzeichnungsstufe ist nichts anderes als eine selbständige oder unselbständige, den als kleinste selbständige definierten Einheiten übergeordnete Einheit.[7] Der Begriff der Serie bezieht sich als Terminus für eine Verzeichnungsstufe demnach auf die tektonische Behandlung von Archivalieneinheiten im Archiv, während sich die Begriffe der Kompositionsformen und –stufen auf die Archivaliengattung und ihre Strukturtypen erstrecken.

Folgende Verzeichnungsstufen werden verwendet (in Klammern dafür gebräuchliche englischsprachige Begriffe für die häufigsten damit verbundenen Kompositionsformen und -stufen):

  1. Bestandsgruppe [fakultativ]
  2. Bestand (fonds, collection)
  3. Teilbestand, Klasse (subfonds, subcollection, class)
  4. Serie (series) [fakultativ]
  5. Akte / File (file, record)
  6. Vorgang (subfile) [fakultativ]
  7. Einzelstück / Item (item, piece)

Weniger aus grundsätzlich-methodischen Erwägungen, als vielmehr aus pragmatischen Gründen, um Komplikationen bei der Datenverarbeitung aus dem Weg zu gehen, sollen die strengen Regeln der ISAD(G)-Vererbungslehre in diesen Richtlinien außer Kraft gesetzt werden. Die Verzeichnungsmethode im Universitätsarchiv Bayreuth strebt dahin, Erschließungsinformation über ein Objekt nach Möglichkeit unmittelbar mit dem Objekt selbst und direkt zu verknüpfen.

Die Trennung von Verzeichnungsstufe und Kompositionsform bzw. –stufe spielt insbesondere dann eine wichtige Rolle, wenn Strukturtypen unvoreingenommen bei der Erschließung so bezeichnet werden sollen, wie sie vorliegen, und zwar unter Berücksichtigung ihres Überlieferungskontextes. So ist es beispielsweise möglich, eine Sammlung innerhalb einer Akte vorzufinden. Dies sollte dann auch so verzeichnet werden. So könnten etwa folgende Entsprechungen in der Praxis vorliegen: Verzeichnungsstufe File – Kompositionsform Akte; Verzeichnungsstufe File – Kompositionsstufe Item; Verzeichnungsstufe File – Kompositionsstufe Sammlung; Verzeichnungsstufe Serie – Kompositionsform Fotoalbum usw.[8]

1. Bestandsgruppe

Die Bestandsgruppe ist ein fakultatives Element in der Tektonik eines Archivs, das nicht durchgängig für alle Bestände existieren muss. Bei der Erschließung werden die gemeinsamen Merkmale beschrieben. Die Bildung von Bestandsgruppen soll für den äußeren Betrachter nachvollziehbar, transparent und einsichtig sein.

2. Bestand

Der Bestand ist das zentrale Strukturierungselement des Archivguts eines Archivs. Er ist auf der ersten (bzw. zweiten, falls Bestandsgruppen vorhanden) Gliederungsstufe innerhalb der äußeren Tektonik eines Archivs angesiedelt. Ein Bestand, der nur Archivgut unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge umfasst, wird als Fonds bezeichnet. – Auf die gemeinsame Herkunft des Archivguts in einem Bestand legt die Definition des ISAD(G) besonderen Wert. Bestand und Fonds werden dort grundsätzlich gleichgesetzt: „Alle Unterlagen, unabhängig von Form und Trägermaterial, die auf organische Weise bei einer Person, Familie oder Körperschaft im Rahmen ihrer Tätigkeit und Funktion erwachsen und / oder von ihr zusammengestellt bzw. genutzt worden sind.“[9] Daneben existiert (ohne Erwähung im ISAD(G) (!) der Sammlungsbestand, der nach anderen als Provenienzkriterien zusammengesetzt sein kann.[10]

3. Teilbestand, Klassifikationsgruppe (Klasse)

Teilbestände werden als verknüpfende Elemente der Gliederung (Klassifikation) abgebildet (Gliederungspunkte). Sie sollen den Aufbau der Stelle wiederspiegeln, in deren Wirken der Bestand entstanden ist (Provenienzstelle). Sofern das nicht rekonstruierbar oder aus Gründen einer davon abweichenden Anwendung des Provenienzprinzips nicht beabsichtigt ist, gliedern Teilbestände den Bestand nach geographischen, chronologischen, funktionalen oder ähnlichen Kriterien.

4. Serie

Die Serie als Verzeichnungsstufe ist ein referenzierbarer (selbständiger) oder nicht referenzierbarer (unselbständiger) Container für nachgeordnete referenzierbare (selbständige) Verzeichnungseinheiten. Die Entscheidung darüber, ob die Verzeichnungsstufe Serie verwendet werden soll, soll sich nach Möglichkeiten an den Voraussetzungen orientieren, die eine Kompositionsform als Serie definieren:

Die Kompositionsform Serie sind „Unterlagen, die nach einem Schriftgutverwaltungssystem geordnet oder als Einheit aufbewahrt werden, weil sie aus derselben Sammlung, demselben Entstehungsprozeß oder derselben Tätigkeit erwachsen sind, eine besondere Form aufweisen oder weil sie in besonderer Beziehung zueinander stehen aufgrund ihrer Entstehung, ihres Empfangs oder ihrer Nutzung. Eine Serie kann als Aktenserie aufgefasst werden.“[11] Innerhalb einer Serie gibt es unter den Serienelementen keine inneren Anhaltspunkte zu einer Systematisierung. Als äußere Kriterien kommt beispielsweise die alphabetische, numerische oder chronologische Sortierung in Betracht, ebenfalls auch nach Korrespondenzpartnern. Die physischen Einschnitte werden durch Lagerungs- und Kompositionstechnik bedingt. Serienelemente können keine eigenen Titel haben, vielmehr muss dieser immer dem Serientitel entsprechen und kann durch einen Enthältvermerk bei Bedarf näher spezifiziert werden. Die Erfüllung dieser Mindestvoraussetzung muss auch dann bei der Bildung von Serien und Aktengruppen beachtet werden, wenn sie erst im Archiv geschieht (archivische Serien).

5. File / Akte

Die Verzeichnungsstufe File bezeichnet das, was in einem Findbuch als kleinste selbständige, d.h. mit eigener Signatur versehene Verzeichnungseinheit existiert. Dies ist unabhängig vom Strukturtyp und der Gattung des Archivale. Beispielsweise befindet sich eine Verzeichnung von Einzelfotos als selbständige Verzeichnungseinheiten mit jeweils eigener Signatur pro Foto aus diesem Grund auf der Verzeichnungsstufe der File-Ebene und nicht auf der der Item- oder Einzelstückebene, obwohl es sich um die Kompositionsstufe des Einzelstücks handelt.

6./7. Vorgang, Einzelstück

Vorgänge und Einzelstücke bezeichnen als Verzeichnungsstufen unselbständige, d.h. nicht selbständig referenzierbare Verzeichnungseinheiten, die immer einer selbständigen Verzeichnungseinheit (File) nachgeordnet sind. Als nicht selbständig sollen sie dann verzeichnet werden, wenn ihre selbständige Aufnahme ins Findmittelsystem dazu führen könnte, Entstehungskontext zu verdunkeln und das Archivgut ohne Not aus seinen Entstehungszusammenhängen herauszulösen und isoliert darzustellen. Möchte man Stücke, die ihrer Kompositionstufe entsprechend Einzelstücke sind, als selbständige Einheiten verzeichnen, ist dafür die Verzeichnungsstufe „File“ angebracht. Die übergeordnete Einheit wäre demzufolge in der Verzeichnungsstufe „Serie“ zu beschreiben.

Die Verzeichnungsstufe „Vorgang“ soll regelmäßig dann genutzt werden, wenn Archivalieneinheiten, z.B. Akten, in der Entstehungsstelle bewusst in erkennbar abgegrenzte Vorgänge untergliedert wurden, und wenn gleichzeitig wesentliche Information verloren ginge, wenn diese Untergliederung bei der Verzeichnung nicht abgebildet würde. Bei der Wahl der Verzeichnungsmethode ist in den übrigen Fällen zwischen der Nutzung von Enthältvermerken an Verzeichnungseinheiten auf File-Ebene und der Nutzung der tieferen Verzeichnungsstufe „Vorgang“ abzuwägen.


[1] In MidosaXML: Akte.

[2] In letzterem Fall ist die Einheit in MidosaXML als „Akte“ aufzunehmen.

[3] Physisch vorliegende Archivalieneinheiten = Magazinierungseinheiten.

[4] Beziehungsgemeinschaften können hier z.B. Gemeinschaften oder Schnittmengen von Funktionen sein, deren Ausübung für die Entstehung des Archivguts ursächlich war. Dabei können auch mehrere Funktionen zugleich für die ganze Akte oder Teile der Akte als entstehungsursächlich gewirkt haben. Daraus lassen sich mehrere – funktionsbasierte – Beziehungsgemeinschaften identifizieren.

[5] Über die bei der Vergabe von D-Signaturen jeweils anzuwendenden Verzeichnungsstufen in der Archivsoftware siehe Abschnitt III. Stufen der Verzeichnung.

[6] ISAD(G) – Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung, 2., überarb. Aufl., übersetzt und neu bearbeitet von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt, Nils Brübach, Marburg, 2002, S. 5 (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 23).

[7] Ganz anders dagegen die Kompositionsstufe oder -form „Serie“, die eine genuine selbständige Archivalieneinheit bezeichnet.

[8] Eine separate Erfassung von Verzeichnungs- und Kompositionsstufe in den Findmittelsystemen wäre wünschenswert. In EAD werden Kompositionsformen bereits jetzt im Abschnitt <physdesc> festgehalten. Denkbar wäre es, die Kompositionsstufe unter <arrangement> innerhalb der c-Ebenen einzufügen, etwa als „level of arrangement“.

[9] ISAD(G), deutsche Übersetzung 2002 (s. Fn. 12), Glossar s.v. Bestand.

[10] Vgl. Multilingual Archival Terminology, hrsg. vom International Council on Archives (ICA), s.v. Sammlung: http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/1460.

[11] Angelika Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg, Nachdruck der 3., durchgesehenen Auflage, 2006, s.v. Serie (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 20).

Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML – Teil 1: Einleitung

Vorbemerkung

Dieser Text entspricht weitgehend den neuen Erschließungsrichtlinien des Universitätsarchivs Bayreuth, deren Erarbeitung im Juni dieses Jahres vorläufig abgeschlossen wurde. Sie sind den konkreten Umständen geschuldet, die die Praxis im Universitätsarchiv beeinflussen und können sicher nicht ohne Weiteres auf die Verhältnisse anderer Archive unverändert übertragen werden. Das Universitätsarchiv in Bayreuth ist sehr jung, das vierzigjährige Jubiläum der Universität steht 2015 ins Haus und will gefeiert werden, die laufenden Aussonderungen sind jeweils die ersten überhaupt und der Personalbestand, aus dessen Reichtum die damit verbundenen Aufgaben zu bewältigen sind, ließe sich aus medizinisch-anatomischen Gründen kaum noch reduzieren. Das Provisorium des Leistbaren auf eine solide und strategisch zielorientierte methodisch einwandfreie Basis zu stellen, war die große Herausforderung der vergangenen sechzehn Monate, und das insbesondere hinsichtlich des Gebiets der archivischen Erschließung. Mit einem gewissen Stolz konnte das Archiv Anfang Mai bekannt geben, dass mit Ausnahme der ältesten Bestände das gesamte Archiv, also alle Zugänge seit seiner Errichtung, mit Hilfe von Online-Findmitteln recherchier- und benutzbar ist. Dies war nur dadurch möglich, dass das Archiv mit einem parallelen Findmittelsystem arbeitet, das sich in Archivrepertorien und Akzessionsverzeichnisse unterteilt, wobei beide akkurat und für die Öffentlichkeit bestimmt geführt werden. Auf diese Weise konnte das Universitätsarchiv mittels eines umfassenden Akzessionsverzeichnisses und eines zusätzlichen vorläufigen Findbuchs für die Verwaltungsbestände den Zugriff auf alle Bereiche seines Magazins innerhalb kürzester Zeit ermöglichen. Die Findmittel befinden sich auf der Internetpräsenz des Universitätsarchivs www.uni-bayreuth.de/universitaetsarchiv und im Archivportal Europa (www.archivesportaleurope.net).
Da im Universitätsarchiv aus mehreren stichhaltigen Gründen bislang keines der großen Archivinformationssysteme eingeführt wurde, muss es sich bei der Erschließung mit einer Übergangslösung behelfen. MidosaXML heißt das „Zauberwort“, das diese Not zur Tugend werden ließ. Dutzende von Archiven haben in den letzten beiden Jahrzehnten diese für kleinere und mittlere finanzschwache Archive entwickelte und modernen Erschließungsstandards als Minimallösung weitgehend entsprechende Software bei sich eingeführt. Im Universitätsarchiv Bayreuth wurde nun ein Versuch unternommen, die eigenen Ansprüche an eine moderne Methode der Erschließung mit den Möglichkeiten einer weitverbreiteten, allein auf die Erschließungstätigkeit fokussierten Standardsoftware in Einklang zu bringen. Natürlich konnte das Ergebnis nur ein Kompromiss sein. Die Ergebnisse aus der Anwendung dieses Kompromisses sind so angelegt, dass sie von Software mit umfassenderen Möglichkeiten auf der Grundlage erprobter Austauschformate nachnutzbar sind und weiter vervollkommnet werden können.

A. Einleitung

Die Grundlage für die Erschließung im Universitätsarchiv Bayreuth ist ein Metadatenmodell, das auf der obersten Ebene aus den Entitäten „Akteure“, „Funktionen“, „Archivgut“ und „Repositorium“ besteht. Für jede der Entitäten hat der Internationale Archivrat (ICA) Beschreibungsstandards veröffentlicht. Sie bilden den Orientierungsrahmen für die Erschließungsrichtlinien.

 

Institutionelles Provenienzprinzip

Mit der ISAD(G)-konformen oder an diesen Standard angelehnt normierten Erschließungspraxis wird Archivgut in Kontextkategorien beschrieben und präsentiert. Traditionell bildet die Erschließung primär den Kontext der körperschaftlichen Provenienz ab, indem die Abgrenzung und Gliederung der Archiveinheiten der unterschiedlichen Verzeichnungsstufen von der Absicht bestimmt ist, die Einheit und Struktur von Schrifgutbildnern im Archiv und in den Findmitteln zu spiegeln. Auf diese Weise verfolgt die Erschließung das Ziel, den Entstehungszusammenhang von Archivgut transparent und methodisch einfach nachvollziehbar zu machen, woraus sich für den Nutzer eindeutige Kriterien für eine erfolgreiche Recherche ableiten lassen.

Durch die Integration von Angaben zu Vorprovenienzen in die Verzeichnung nähert sich die Erschließung einer weiteren Kontextbeschreibung. Das Augenmerk richtet sich dabei auf die Dokumentation der historischen Entwicklung des ursprünglichen Gebrauchs der Unterlagen, bevor sie ins Archiv gelangten. So geben die Informationen über Provenienzen Auskunft über die Entstehung und Nutzungsgeschichte des Archivguts.

Funktionen im Findmittelsystem

Fragt man danach, wofür Archivgut ursprünglich gebraucht wurde, so fragt man nach Funktionen und Aufgaben der Schriftgutbildner, deren Wahrnehmung die Entstehung von Unterlagen verursacht hat. Johannes Papritz forderte, dass die archivische Titelaufnahme „allein auf Erkenntnis und Wiedergabe des Entstehungszweckes ausgehen“ dürfe.[1] Diese Form der Verzeichnung kommt der Beantwortung der Frage schon sehr nahe. Indem bei der Verzeichnung der Betreff einer Archiv- oder Archivalieneinheit wiedergegeben wird, spiegeln sich dabei idealerweise die Funktionen, die der Schriftgutbildner im Einzelnen wahrgenommen hat, und zwar unabhängig davon, ob er dazu ein Mandat hatte oder nicht. Funktionen und Mandate bilden einen Kontextbereich, den zu kennen für das Verständnis von Archivgut essentiell ist. Auf seine Darstellung und Recherchierbarkeit muss die archivische Erschließung daher besonderen Wert legen. Eine Annäherung in der Formulierung der Titel reicht dafür nicht aus. Die Funktion muss klar und einheitlich an einer dafür bestimmten Stelle im Findmittel(system) benannt werden. Um sie übergreifend recherchierbar zu machen, muss ihre Bezeichnung und Beschreibung in standardisierter Weise erfolgen. Die traditionelle Erschließung sieht das nicht vor.[2] Auch ISAD(G) beinhaltet außerhalb des weiten Sektors der Verwaltungsgeschichte (Abschnitt 3.2.2) keinen klar definierten Bereich für die Aufnahme von Funktionen. Im derzeitigen EAD-Profil der Software MidosaXML ist seit einiger Zeit ein „Kompetenzenindex“ verfügbar, der in XML als <function> kodiert wird. Im APEx-Projekt wird die Integration von Funktionen ins Findmittelsystem diskutiert. Ein EAC(CPF)-Profil, das derzeit für das Archivportal Europa erarbeitet wird, beinhaltet demnächst ebenfalls ein <function>-Feld. Jedoch hat sich die parallele Erschließung von Archivgut in EAD- und Beschreibung von Schriftgutbildnern in EAC-Normdateien in Deutschland bislang nicht ansatzweise durchgesetzt. Als Instrumentarium müsste demnach zur Beschreibung jenes Kontextbereichs bis auf Weiteres eine geeignete Stelle innerhalb des klassischen Findbuchs dienen, möglicherweise in einer Art, die der derzeitigen Lösung in MidosaXML ähnelt oder entspricht.

Die skizzierten und in gegenseitiger Wechselwirkung stehenden Kontextbereiche „Entstehung“, „Gebrauch“, „Funktionen“ werden bei der traditionellen Erschließung in der Findbucheinleitung dargestellt. Die Entstehungs- oder Verwaltungsgeschichte (bei Nachlässen die Biographie), die Bestandsgeschichte sowie der Abschnitt über die Ordnung des Bestands sind die dafür einschlägigen Kapitel.

Den Hauptteil des klassischen Findbuchs bildet die Titelliste oder das Inhaltsverzeichnis eines Bestands. Durch seine klassischerweise hierarchische Strukturierung priorisiert es bestimmte Kontextkategorien gegenüber anderen. Ist der Bestand nach solcher Manier äußerlich durch die Gemeinsamkeit der institutionellen Provenienz abgegrenzt, so wird er nach innen gewöhnlich entweder nach oder in Orientierung an dem Registratur- oder dem Fondsprinzip gegliedert.

Bestand als beziehungsbegründetes Konzept

Ob zuerst der Auftragsnehmer oder der Auftrag existierten, ist so unerheblich wie der gleichartige Streit über die Existenz von Henne und Ei, wenn es darum geht, Bestandsabgrenzungskriterien zu formulieren. Immerhin ist es nicht vorstellbar, dass Archivgut nicht aus der Wahrnehmung einer definierbaren Aufgabe oder Funktion entstanden ist. Genauso unvorstellbar ist es, dass bei der Entstehung des Archivguts – und damit bei der Ausübung einer entstehungsursächlichen Funktion – kein Akteur beteiligt gewesen sei. Die Abgrenzung eines Bestands nach institutioneller oder funktionaler Provenienz sollte demnach zwei gleichberechtigte, sich gegenseitig ergänzende Alternativen für die Tektonik eines Archivs bedeuten. Indem diese Gleichberechtigung anerkannt wird, wird offenbar, dass es letztlich Beziehungen und Beziehungsformen sind, die einen Bestand als solchen abgrenzen und definieren. Die vielseitigen Entstehungs- und Nutzungskontexte eröffnen aber eine Vielzahl weiterer provenienzbegründeter Kontextkategorien, so dass die Tatsache, dass ein Archivale einer kaum begrenzbaren Zahl von Beziehungsgemeinschaften angehören kann, zur Kausalität dafür wird, dass der Bestandsbegriff ein konzeptualer ist, nicht aber eine fixe physische Aggregation von Archivgut meint. Es ist nicht zwingend nötig, seitens des Archivs bestimmte Kontextkategorien durch die Bildung von Tektonikstrukturen zu priorisieren. Sofern die technischen Voraussetzungen gegeben sind, kann die Generierung von Textoniken, von Beständen und Bestandsstrukturen auf der Grundlage von nutzungsvorhabensspezifischen Beziehungspriorisierungen weitgehend oder ganz dem Nutzer überlassen werden.[3] Bis auf weiteres wird das Universitätsarchiv aber Tektoniken erzeugen und sie als (Einstiegs-)Angebote zur Verfügung stellen.

Indexierung und Charakter der Verzeichnungsstufen

Um Beziehungsgemeinschaften visualisierbar mit Hilfe einfacher Erschließungswerkzeuge zu erfassen, kann man sich mit einer umfänglicheren Indexierung behelfen. So sollte jede Verzeichnungseinheit mindestens mit Angaben zu End- und zu Vorprovenienzen sowie zu Funktionen, Subfunktionen und Aufgaben, die für die Entstehung des Archivale ursächlich waren, versehen werden. Damit wird gewährleistet, dass eine virtuelle Ordnung des Bestands wenigstens nach Funktionen und Provenienzen auch bestandsübergreifend und auf der Basis der Verzeichnungsdaten jedes einzelnen Archivale (und nicht nur auf der Grundlage von Verzeichnungsdaten auf der Ebene des Bestands) ermöglicht werden kann. Auch ist das die Basis dafür, dass die Archivalien in ein Recherchesystem eines Conceptual Reference Model (CRM) sinnvoll einbezogen werden können, was bei der Bereitstellung der Erschließungsdaten in Portalanwendungen eine Rolle spielen kann. Um Archivgut zahlreichen Relationen eindeutig und darstellbar zuordnen zu können, ist es wichtig, die Verzeichnungseinheiten nicht zu weitläufig abzugrenzen, sondern eine Definition in eher kleineren Einheiten vorzunehmen, ggf. mit Untereinheiten wie File und Subfile oder Akt und Vorgang zu arbeiten. Es sollte bedacht werden, dass die Einrichtung einer Klasse oder Gliederungsstufe nach Möglichkeit nicht den Rang einer Serie einnimmt, sondern dass sie der angewandten Seriendefinition gerade nicht entspricht. Während eine Serie als archivalische Kompositionsstufe eine genuine Archivalien- oder Archivguteinheit darstellt, ist die Klasse oder Gliederungsstufe eine sekundär definierte Archiveinheit. Wird eine Registraturtektonik als Bestandstektonik übernommen, ist zu prüfen, ob die dadurch entstehenden Klassifikationseinheiten den Rang von Archivgutkompositionen haben. Dann sollen sie wie Kompositionsstufen behandelt und ggf. als Serien verzeichnet werden. Andernfalls dienen sie der Erhellung des weiteren Nutzungskontexts und spiegeln die Verwaltung und Organisation des Records Management und seine Grundsätze.[4] Als solche sind sie keine Kompostionsstufen von Archivgut, sondern Kontextinformation zur Bestandsgeschichte, die der Erläuterung der ursprünglichen Ordnung und Nutzung dient. Sie werden bei der Verzeichnung als Altsignaturen mit den dazu gehörenden Erläuterungen und in den Verweisen auf Registraturschemata festgehalten. Sobald der Archivar demnach eine Einheit zu verzeichnen hat, die als Ganze eine Komposition darstellt, die selbst als Archivale (und nicht als Tektonikeinheit) verstanden werden soll bzw. muss, soll er in MidosaXML mit den Verzeichnungsstufen Serie, Akt und Vorgang arbeiten und Klasse und Teilbestand nicht verwenden. Die Klassifikation aus Tektonikeinheiten des Archivs bzw. der Registratur soll sich im Index und in den Sortierfeldern befinden (analog einer externen Klassifikation, wie sie teilweise in anderen Softwareprodukten üblich ist; vgl. das frühere MidosaOnline).

Kleinste funktionale Einheit als kleinste Identifikationseinheit

Als nächstes gilt es abzuwägen, ob das Verhältnis von Serie und Akt oder von Akt und Vorgang jeweils besser geeignet ist, um dem Ziel der Verzeichnung im Einzelfall zu entsprechen. Dabei muss man sich von der Vorstellung lösen, dass die deutsche Bezeichnung dieser drei Verzeichnungsstufen mit den gleichnamigen Kompositionsstufen von Archivgut identisch sein müsse. Besser entsprechen die englischen Begriffe Series, File und Subfile einer neutralen Terminologie der Verzeichnungsstufen. In der Praxis werden die für Signaturen vorgegebenen Einstellungen der benützten Erschließungssoftware Einfluss auf diese Entscheidung haben. Daher sollte man sich mit seinem Softwareanbieter abstimmen, ob Signaturfelder auf den Ebenen Serie, Akte und Vorgang vorhanden sind und ob sie – idealerweise – optional aktiviert oder deaktiviert werden können. Die Vergabe von Signaturen ist geeignet, ein Archivale im Findmittelsystem als nicht mehr weiter aufzuspaltende Einheit zu konstituieren. Das kann Folgen für die Zuordnungen von Funktionen und Beziehungen haben. Sie können für tiefere Kompositionsebenen des mit einer Signatur versehenen Archivale nicht mehr mit eindeutig identifizierbarem Archivgut verknüpft werden. In der digitalen Archivierung ist dies bei der Abgrenzung der AIPs zu bedenken. Geht man von der Annahme aus, dass es das Wesen von Akten (records) sei, einzelne Handlungen (transactions) oder bloße Informationsfixierungen (documents) in eine inhaltliche und zielgerichtete Beziehung zueinander zu setzen, ja dass dadurch erst Akten entstehen und als solche bezeichnet werden können, so ergibt sich daraus die Notwendigkeit, als kleinste unteilbare archivalische Einheit den Umfang vorgangs- oder gar nur dokumentenartigen Niederschlags zu identifizieren (und demzufolge mit einem Identifikator zu versehen), der vollständig aus der Wahrnehmung je einer von potentiell gleichzeitig beliebig vielen ebenso zutreffenden Funktionen (oder Subfunktionen) entstanden ist. Die Vielzahl der möglichen Relationen, die auf eine solche Archivalieneinheit zugreifen, ergeben die Vielzahl der „archival bonds“, in denen sie steht, und damit die Vielzahl konzeptualer Akten (records), die die Handlungen und Handlungskontexte der sich darin findenden Akteure greifbar machen.[5] Diese Zusammenhänge der Identifizierung von Archivalien- und Archiveinheiten lassen sich auch auf andere Kompositions- und Verzeichnungsstufen übertragen. Die Identifikation von kleinsten funktional bestimmten Kompositionsformen und die Identifikation ihrer archival bonds können als die beiden Pfeiler gelten, die die Praxis der archivischen Erschließung bestimmen sollen. Archivische Erschließung schafft auf diese Weise die Voraussetzungen für ein endnutzerorientiertes digitales Informationsmanagement. Hier werden pragmatische Kompromisse einzugehen sein, so dass diese Wegweiser eher strategischen oder Grundsatzcharakter hinsichtlich der Formulierung der Richtlinienspezifikationen für die jeweiligen Erschließungsvorhaben beweisen werden.

Instrumente für die Erschließungspraxis

Um archivische Erschließung in der Praxis (bereits kurzfristig) ausführen zu können, werden folgende Instrumente benötigt:

  1. Identifikation von Funktionen:
    Die Funktionen und Subfunktionen des Schriftgutbildners müssen ermittelt und beschrieben werden. Es muss festgelegt werden, mit welchem Begriff oder Sigel sie einheitlich in der Archivgutbeschreibung zitiert werden, zum Beispiel bei der Indizierung. Die Beschreibungen der Funktionen dienen als Normdatensätze. Deshalb ist es wichtig, den Prozess der Funktionsidentifikation mit gleichartigen Archiven oder Repositorien ähnlicher Schriftgutbildner zusammen anzugehen und die so entstandenen Normdateien übergreifend verfügbar zu machen (linked open data, ISDF).
  2. Identifikation von Akteuren und Akteursgruppen:
    Vor und während der Archivgutverzeichnung sind Akteure zu kennzeichnen, die in Normdatensätzen beschrieben und mit dem Archivgut verknüpft werden sollen. Die ausgewählten Akteure werden Beschreibungsobjekte des Findmittelsystems, indem ihre Beziehungen zu Funktionen und Archivgut ebenfalls beschrieben werden.
  3. Relationenkatalog:
    Zur Beschreibung der Beziehungen zwischen Funktionen, Akteuren und Archivgut untereinander und innerhalb der eigenen Gruppe ist ein Katalog von Eigenschaften und Handlungen vonnöten. Zahlreiche Ansätze dafür sind in den traditionellen Findmitteln bereits in anderer Gestalt enthalten. So bedeutet die Inbeziehungsetzung von Provenienzstelle und Archivgut beispielsweise, dass eine Institution bei der Ausübung einer Funktion das Archivgut erzeugt hat. Wird hier die betreffende Funktion in den Kompetenzenindex aufgenommen, so sind die wichtigsten Aussagen über das Verhältnis zwischen einem Akteurs, einer Funktion und einem Archivale getroffen. Komplizierter wird es bei einer ebensolchen Beschreibung für einen Akteur, der nicht Schriftgutbildner ist und damit in die klassischen, den traditionellen Findmitteln inhärenten konkludenten Beziehungsmodelle nicht hineinpasst. Spätesten hier erscheint es sinnvoll, RDF-Komponenten in die Erschließungspraxis zu übernehmen.

Um mit der Erschließung im dargelegten Sinne kurzfristig beginnen zu können, kann zunächst auf den Relationenkatalog verzichtet und die wichtigsten Relationen über die Nutzung der üblichen Indextypen und Felder zur Provenienzangabe festgehalten werden. Insofern kann der Relationenkatalog zunächst mit einem Thesaurus der möglichen Indexbegriffe kompensiert werden.


[1] „Für die archivische Titelaufnahme bedeutet das, daß sie im Sinne des Provenienzprinzips und der sich daraus ergebenden Konsequenzen allein auf die Erkenntnis und Wiedergabe des Entstehungszweckes ausgehen darf. Entsprechen alte Titel ausnahmsweise dieser Forderung nicht, so müssen sie entsprechend verändert oder ergänzt werden.“ (Johannes Papritz, Archivwissenschaft, Bd. 3, Marburg, 2. Aufl., 1983, S. 265 (Nachdruck von 1998 = Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 3).

[2] Dies ist angesichts der großen Bedeutung, die den Funktionen Im Rahmen der Archivgutbeschreibung in der Archivwissenschaft seit langem zugemessen wird, umso erstaunlicher (vgl. u.a. bereits Jenkinson, Scott und viele andere).

[3] Vgl. hierzu den Hinweis Greg Bak’s (Continuous classification: capturing dynamic relationships among information resources, Archival Science (2012) 12:287-318; hier: S. 308)  auf die Rekonzeptualisierung von Provenienz in Chris Hurley’s Theorie von der parallelen Provenienz („parallel provenance“), nachzulesen u.a. in: Hurley, Parallel provenance (if these are your records, where are your stories?). – Online-Publikation des Autors, 2005: http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/parallel-provenance-combined.pdf.

[4] Peter Horsman bezeichnet die beiden Kontextbereiche als „Documenting“ einerseits und „Recordkeeping System“ andererseits und weist auf ihre gegenseitige Nähe und Verschränkung hin (Horsman, Wrapping Records in Narratives. Representing Context through Archival Description. – Bad Arolsen, 2011: https://www.its-arolsen.org/fileadmin/user_upload/Dateien/Archivtagung/Horsman_text.pdf).

[5] Vgl. Luciana Duranti: „Documents that are expressions of a transaction are not records until they are put into relation with other records, while documents that are not expressions of a transaction become records at the moment when they acquire an archival bond with other documents participating in the same activity.“ Die Generierung konzeptualer Akten findet sich bereits 1996 in der Argumentation von David Bearman, der forderte, dass Akten in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) erst auf eine spezifische Anfrage hin aus den einzelnen Dokumenten zusammengesetzt werden sollten (Bearman, Item level control and electronic recordkeeping. Arch Mus Info 10(3): 195-243). Clive Smith beschrieb den digitalen „virtual file“ bereits 1995: „In such an electronic environment, the correspondence file or dossier takes on a new dimension. It no longer exists physically, but only as a collection of electronic documents that are assembled through some search criteria, and it exists only as long as the search is maintained. A single document may participate in several such virtual files.” (Smith, The Australian series system. Archivaria 40:86-93; hier: S. 92). Dazu ist zu ergänzen, dass es entscheidend für die Aussagekraft des „virtual file“ ist, dass den von Smith erwähnten „search criteria“ geeignete und bei den „search“-Vorgängen fortzuschreibende Metadaten zugrunde liegen. In ähnlicher Tradition vertrat zuletzt u.a. Greg Bak die Ansicht, elektronischem Records Management und digitaler Archivierung entspräche wesensmäßig ein “item-level management” am besten (Bak, Continuous classification: capturing dynamic relationships among information resources, Archival Science 12.2012, S. 287-318).

Erschließung auf Facebook

Eine zunehmende Zahl von Archiven nutzt das Social-Media-Potential von Facebook. Die Möglichkeiten zur Erschließung der dort veröffentlichten Statusmeldungen sind äußerst rudimentär, aber durchaus spannend. Sie und Ihre Fans können Datum, Ort und Schlagwort als Sortier- und Suchkriterien nutzen und so eine größere Sichtbarkeit und Benutzerfreundlichkeit Ihres Facebook-Auftritts erreichen.

Die nachfolgenden Tipps beziehen sich auf die Administration Ihrer Facebook-Fanseite per Browser.

Die Datierung
Abweichend vom automatisch generierten Veröffentlichungsdatum bietet Facebook Ihnen die Möglichkeit, Ihre Statusmeldungen zurück zu datieren und Ihren Besuchern so über die Zeitleiste in der rechten Spalte in der chronologischen Reihenfolge der historisch-zeitlichen Bezugspunkte zugänglich zu machen.

Hierzu wählen Sie bei der Erstellung einer Statusmeldung das Uhrensymbol unten links und in der sich öffnenden Fußzeile die Option „Beitrag zurückdatieren“. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihre historische Datierung nach Jahr, Monat und Tag einzugeben.

Wichtig ist hierbei, dass Sie das Startdatum Ihrer eigenen Facebook-Chronik vorab so weit zurückgesetzt haben, dass die von Ihnen beabsichtigten Rückdatierungen umfasst werden. Auf Grund der Facebook-Vorgaben erstreckt sich die Möglichkeit zur Rückdatierung allerdings aktuell nur bis zum 01. Januar 1905.

Unabhängig von dieser vorgenommenen Manipulation wird Ihre Statusmeldung auf der Startseite anderer Facebook-Nutzer unter dem automatisch generierten Veröffentlichungsdatum angezeigt.

N.B.: Diese Möglichkeit zur Rückdatierung bezieht sich auf Ihre Statusmeldungen, also die chronologische Erschließung Ihrer „Bestände“ auf Facebook. Ergänzend sollten Sie Meilensteine nutzen, um die Geschichte Ihrer Institution zu erzählen.

Die Verortung
Um Ihren Besuchern die Orientierung auf einer Landkarte zu bieten, fügen Sie einfach einen Ort zu Ihrer Statusmeldung hinzu.

Hierzu wählen Sie bei der Erstellung einer Statusmeldung das Pinsymbol unten links und beginnen mit der Eingabe eines Ortsnamens. Während der Eingabe bietet Ihnen Facebook bereits bekannte Orte zur Übernahme an.

Sollte der von Ihnen gewünschte Ort noch nicht als Seite in Facebook vorhanden sein, so haben Sie zwei Möglichkeiten, einen eigenen Ort zu erstellen.

Zum einen über die Facebook-App auf einem GPS-fähigen Smartphone.

Zum anderen finden Sie in der Fußzeile Ihrer Facebook-Fanseite einen Link „Seite erstellen“. Die nachfolgende Auswahl kennen Sie von Ihren allerersten Schritten zur Erstellung Ihrer eigenen Facebook-Fanseite. Wählen Sie hier nun den Kasten „Lokales Unternehmen oder Ort“ und geben Sie die Informationen zu Ortsname, Straße, Stadt und (aktuelle) Postleitzahl ein.

N.B.: Der Aufwand zur Erstellung einer neuen Ortsseite lohnt sich vermutlich nur, wenn Sie einen Ort mehrfach in der Erschließung Ihrer Statusmeldungen verwenden möchten.

Die Verschlagwortung
Seit 2013 bietet Facebook die Möglichkeit, Beiträge mit Hilfe sog. #Hashtags zu verschlagworten. Facebook-Nutzer können so mit einem Link aus Ihrer Statusmeldung heraus facebookweit Statusmeldungen zu demselben Thema finden.
Umgekehrt werden aber auch Ihre Statusmeldungen von Besuchern gefunden, die (noch) nicht zu ihren Fans zählen.

Beginnen Sie nach dem führenden Doppelkreuz mit der Eingabe eines freien Schlagwortes, so zeigt Ihnen Facebook durch eine blaue Hintergrundfärbung den Umfang des Schlagwortes an. Um das Schlagwort zu beenden, drücken Sie einfach die Leertaste. Phrasen-Schlagwörter schreiben Sie als ein zusammenhängendes Wort, ggf. der besseren Lesbarkeit halber mit Binnenmajuskel (#UserGeneratedContent). Verwenden Sie nicht mehr als 2 bis 4 Hashtags in einer Statusmeldung.

Die Umsetzung dieser Tipps finden Sie auf der Facebook-Seite von stadtteilgeschichten.net

Mit Dank an die Facebook-Seiten Historisches Freiburg und Hamburg vor 2000.

„The Third Order of Order“ – Relationale Erschließung und Indizierung als Chance für die Defragmentierung von Kontexten und Überlieferung

Vortrag auf der internationalen Datenbanktagung – Conference on Digitization – der Archive von NS-Gedenkstätten, Dachau 23.-25. Oktober 2013

„In the third order of order, knowledge doesn’t have a shape. There are just too many […] ways to make sense of our world.” (Weinberger, Everything is Miscellaneous, 83).

Die so genannte „dritte Ordnung“, von der David Weinberger hier spricht, ist – auf Archivgut und Digitalisate übertragen – weder die der physischen Vorlage noch eine virtuell organisierte, aber statische digitale Abbildung, vielmehr ist sie eine vielfältig generierbare Ordnung auf der Grundlage von Metadaten über Relationen zwischen Objekten. „Unordnung der dritten Ordnung beseitigen wir, indem wir ihre Metadaten arrangieren; die Objekte selbst rühren wir dabei nicht an“, schreibt Weinberger.[1] Lassen Sie mich versuchen, sie als Chance für die Erschließung und Präsentation von Archivgut zum Zweck seiner Defragmentierung und Kontextualiserung zu illustrieren.

Das Thema „archivische Erschließung“ möchte ich heute unter dem Gesichtspunkt betrachten, dass sie die Defragmentierung von Kontexten und Überlieferung zum Ziel hat. Zusammenhänge innerer und äußerer Art müssen durch Beschreibungen benannt werden, andernfalls sind sie zwar vorhanden, aber nicht sichtbar. Die Akten und Dokumente der Konzentrationslager sind weltweit verstreut, fragmentiert. Ihre inhaltlichen Kontexte sind durch die Erschließung der einzelnen Archive, in denen sie sich befinden, erleuchtet, mal heller, mal weniger hell. Defragmentierung heißt ein mehrdimensionales Puzzle zusammenzusetzen, Fragmente zusammenzubringen, ihre Kontexte sichtbar zu machen.

Die Fragen, die ich dazu stellen möchte, richten sich darauf, inwiefern klassische Erschließungsmethoden zu einer solchen Defragmentierung beitragen, inwiefern neue technische Möglichkeiten eine Änderung der Methoden erfordern, welche Rolle dabei Standards und Standardisierung spielen und welche Bedeutung den Relationen zwischen den Teilen dieses Puzzle bei dessen Zusammensetzung zukommt.

Die Fragen lauten:

  1. Bildet das heute verbreitete Modell der fixen Beständetektonik die historische Realität ab?
  2. Welchen Zweck kann die Digitalisierung von Archivgut im Rahmen der Zugänglichmachung von Erschließungsinformation erfüllen?
  3. Worauf sollte sich Erschließung richten und welche Standards sollte sie nutzen?
  4. Was ist relationale Erschließung und welche Folgen hat sie für den Nutzer?

1.     Bildet das heute verbreitete Modell der fixen Beständetektonik die historische Realität ab?

CLASSIC FINDING AIDS

Die am weitesten verbreitete Methode der Erschließung von Archivgutbeständen besteht in der Verzeichnung und Zuordnung zu einer festgesetzten Gliederung oder Tektonik. Archive werden in Bestände unterteilt, die den Namen ihrer Provenienzstellen tragen, die Bestände werden nach Organisationseinheiten in diesen Provenienzstellen oder nach Funktionen, die die Provenienzstellen wahrgenommen haben, gegliedert. Das einheitliche zentrale Suchkriterium für den Nutzer nach für ihn passenden Beständen liegt in der Fragestellung: Was war die Aufgabe oder Funktion einer Provenienzstelle und kann ihre Überlieferung daher für mein Forschungsthema relevant sein?

Gerade angesichts der heutigen technischen Möglichkeiten stellt sich nun aber die grundsätzliche Frage: Ist das Provenienzprinzip im digitalen Zeitalter als Ordnungsprinzip noch zielführend? In der Tat wird das Provenienzprinzip als alleiniges Ordnungsschema in den internationalen archivwissenschaftlichen Fachjournalen seit einiger Zeit wieder diskutiert.

MULTIPLE MEANINGS

Der ehemalige Generalarchivar der Niederlande Eric Ketelaar wies auf dem internationalen Archivarskongress „Archives without Borders“ 2010 in Den Haag darauf hin, dass der innere Sinn – „the meaning“ – eines Archivale oder auch jedes anderen Kulturguts immer ein vielfacher sei und nicht auf einen einzigen Kontextstrang reduziert werden könne.[2] Inhalte werden vom Wahrnehmenden bei ihrer Wahrnehmung in Kontexte gestellt, sie zeigen sich durch die Komposition der Teile des Archivale, einer archivischen Serie oder eines ganzen Archivkörpers und sie ergeben sich aus der Wahrnehmung der Entstehungszusammenhänge.

Erschließung nach einer provenienzmäßigen Ordnung oder Findmitteltektonik führt zur Konzentration auf den Kontext der Entstehungsgemeinschaft des Archivguts und erschöpft sich im Wesentlichen darin. Anders gesagt: Eine solche Erschließung läuft Gefahr, den Sinn der Archivalien auf einen einzigen Kontextstrang zu reduzieren. Dann geschähe genau das, wovor Eric Ketelaar warnte.

Peter Horsman, emeritierter Dozent für Archivwissenschaft an der Universität Amsterdam, zeigte in seinem Beitrag „Wrapping Records in Narratives“ auf einem archivwissenschaftlichen Workshop in Bad Arolsen im Oktober 2011, dass Archivalien vielfach aus ihrem ursprünglichen Gebrauch entfernt und zu anderen Zwecken weiterverwendet wurden.[3] Damit wurden sie auch in andere physische Kontexte gebracht, zum Beispiel in andere Registraturen verbracht. Er spricht von Dekontextualisierung und Rekontextualisierung. Prominente Beispiele finden sich zuhauf im Archiv des Internationalen Suchdienstes. Dokumente aus zahlreichen Provenienzen wurden dort in thematisch bestimmte Bestände zusammengebracht. Die aus ihrem ursprünglichen Entstehungs- und Nutzungskontext entfernten, also dekontextualisierten Dokumente wurden von da an für die Suche und Schicksalsklärung der darauf erwähnten Personen genutzt und mit neu entstehenden Fallakten verknüpft, sie wurden also rekontextualisiert, in einen neuen Kontext gebracht.

Rekontextualisierungen lassen sich in den uns geläufigen Findbüchern nicht abbilden, allenfalls in recht ausführlichen Bestandsgeschichten, die nicht unbedingt zur spannenden Lektüre einladen, oder andeutungsweise in mehr oder weniger übersichtlichen Graphiken.

Ketelaar geht mit seiner Aussage über den Sinn in den Archivalien weiter. Strebt man die Integration der von ihm angedeuteten Vielschichtigkeit archivalischer Kontexte in die Erschließung an, muss man sehen, dass diese über entstehungsursächliche und durch den Gebrauch der Unterlagen generierte Kontexte hinausgehen. Welche Konsequenzen sich auch für den archivwissenschaftlichen Diskurs ergeben, so wird doch eines hier bereits klar und soll die Antwort auf unsere erste Frage sein:

Das heute verbreitete Modell der fixen Beständetektonik bildet die historische Realität von Überlieferungskontexten nur sehr beschränkt ab. Sind wir damit nicht zufrieden, benötigen wir neue Modelle für die archivische Erschließung.

2.     Welchen Zweck kann die Digitalisierung von Archivgut im Rahmen der Zugänglichmachung von Erschließungsinformation erfüllen?

Sie sehen aus diesem scheinbar unvermittelten Übergang, dass ich eine bessere Abbildung der historischen Realität in den Erschließungserzeugnissen mit der Digitalisierung von Archivgut hier in einem unmittelbaren Zusammenhang darzustellen beabsichtige.

Wir kommen mit den Anforderungen an eine aussagekräftige Erschließung offenbar nicht so recht weiter, wenn wir nur fragen, wie Erschließung aussehen kann. Offenbar spielt es eine mindestens ebenso große Rolle, genauer zu betrachten, was das eigentlich ist, das wir erschließen wollen. Wir müssen uns daher hier der Frage zuwenden, was wir als Archivbestand im Sinne der Erschließung verstehen möchten. Daraus wird sich zeigen, welche Rolle dabei die Digitalisierung spielt.

Der technische Fortschritt erlaubt uns, die Digitalisierung und das Vorliegen oder wenigstens perspektivische Vorliegen unserer Bestände in Form von digitalen Repräsentationen, also Digitalisaten, in unsere Betrachtungen als für die Zukunft geradezu fundamental einzubeziehen.

IMAGES / AGGREGATIONS

Ein Archiv, das einen Großteil seines Archivguts digitalisiert hat, ist in der Lage, die dadurch produzierten Bilddateien in beliebig viele Strukturen zu bringen. Das geschieht entweder, indem die Dateien vorgefertigten Strukturen manuell zugeordnet werden, oder indem sie mit kodierten Metadaten versehen werden, die die Grundlagen für automatisierte Strukturierungsprozesse sind. Aggregationen solcher Dateien können ebenso als Einheiten definiert und mit Metadaten versehen werden, die diese Definition fixieren. Dadurch kann zum Beispiel eine Abfolge von dreißig Images als eine Akte, also als eine Aggregation, definiert und abgegrenzt werden.

Die unbegrenzt vielfache Verknüpfbarkeit der Imagedateien ermöglicht ebenso unbegrenzt viele definierbare Aggregationen, also Anhäufungen von Images in einer festzulegenden Reihenfolge und in einem festzulegenden Umfang.

Indem man so vorgeht, geschieht ein paradigmatischer Wechsel. War bisher die Erschließung an die Gestalt der physischen Vorlage der Archivalieneinheit gebunden, ist der Beschreibung nun ein Schritt voranzustellen: die Bestimmung des Umfangs und der Struktur der zu beschreibenden Einheit, die mit der physischen Vorlage nicht mehr identisch sein muss. Es kommt also zu einer Trennung von physischer Struktur und virtueller Struktur, zu einer Differenz von physischem und virtuellem Bestand. In der Archivwissenschaft spricht man von der Differenz zwischen dem physical fonds und dem conceptual fonds.[4]

Daraus wird deutlich, dass eine eindeutige Abgrenzung von Beständen dann kaum mehr möglich ist, denn: Entscheidet man sich für ein Abgrenzungskriterium, z.B. die institutionelle Herkunft, so bleiben andere Beziehungsgemeinschaften unberücksichtigt, auch wenn sie gleichermaßen als Abgrenzungskriterien tauglich wären. Peter Horsman hat in seinem bereits zitierten Vortrag anhand der Suchkartei des niederländischen Roten Kreuzes die Vielschichtigkeit von Entstehungszusammenhängen illustriert und ihre Beziehungen zu zahlreichen anderen physischen Beständen sichtbar gemacht. Strukturierung nach der Theorie des conceptual fonds hieße, die Elemente des physischen Bestands in ihren jeweiligen Beziehungen in der dafür erforderlichen Anzahl virtueller Bestände darzustellen, etwa in den jeweiligen Findbüchern solcher aus dem physischen Bestand gebildeten virtuellen Bestände.

Die so genannten Postkustodialisten unter den Archivwissenschaftlern sagen, es sei nicht möglich, Archivalien einem einzigen Bestand zuzuordnen, da dadurch nicht Bestände transparent, sondern Beziehungsgemeinschaften verdunkelt würden. Diese Ansicht scheint sich immer mehr durchzusetzen.

Der britische Archivwissenschaftler Geoffrey Yeo vom University College London schrieb vor wenigen Monaten in der kanadischen Fachzeitschrift „Archivaria“ folgenden Satz: „In the world of paper records, aggregations are brought together and arrangement is fixed before the user arrives on the scene, but many critics argue that the digital revolution overturns these conventions“.[5] Wir müssen uns zu Herzen nehmen, dass die Möglichkeiten dieses digitalen Umbruchs, den er als digitale Revolution bezeichnet, nur zu einem Teil von den neuen technischen Möglichkeiten der Erschließung abhängen, zum anderen Teil aber von der Art der Repräsentation des zu beschreibenden Materials. Diese muss in digitaler Form vorliegen. Das geht aus Yeo’s Satz ebenso klar hervor wie aus meinen vorigen Ausführungen. Für uns heißt das, dass die Digitalisierung unseres Archivguts die grundlegende Voraussetzung für eine Präsentation im Verständnis des conceptual fonds ist.

Ich komme zur Antwort auf die Frage, welchen Zweck die Digitalisierung im Rahmen der Zugänglichmachung von Erschließungsinformation erfüllen kann: Bisher diente Digitalisierung fast ausschließlich dazu, Archivalien leichter vorlegen zu können, sei es am Monitor im digitalen Lesesaal oder im heimischen Arbeitszimmer des Nutzers über das Internet.

Nun aber bedeutet Digitalisierung auch, Archivgut in Strukturen präsentieren zu können, die bislang nicht visualisiert werden konnten. Das ist ihr erweiterter Zweck in einer paradigmatisch veränderten Erschließungs- und Nutzungskultur.

3.     Worauf sollte sich Erschließung richten und welche Standards sollte sie nutzen?

Nach diesen strukturellen Betrachtungen von Archivgut wollen wir nun sehen, welche Objekte und Eigenschaften wir bei der Archivguterschließung und bei der Erschließung der damit in Beziehung stehenden Entitäten berücksichtigt haben sollten.

METADATA MODEL

Der Internationale Archivrat (ICA) hat vier Standards für die archivische Erschließung erarbeitet, die sich mit den vier Objektgruppen befassen, die in einem Findmittelsystem koordiniert werden sollten:

  1. Das Archivgut,
  2. Die Erzeuger des Archivguts und weitere damit im Zusammenhang stehende Akteure
  3. Die Funktionen und Aufgaben, deren Umsetzung für die Entstehung des Archivguts ursächlich waren
  4. Das verwahrende Archiv mit seinem Sammlungsmandat und seinen Zugangsdaten.

Die Zusammenschau der Objektgruppen, die in einem Findmittelsystem koordiniert werden sollen, ist die oberste Stufe des so genannten Metadatenmodells. Das Metadatenmodell eines Archivs gibt vor, was bei der Erschließung beschrieben werden soll. Es setzt sich in die Tiefe fort bis hinunter zur Definition der einzelnen Felder und Attribute bei der Erschließung eines Einzelstücks. Das Modell lässt sich nach den Bedürfnissen der einzelnen Archive oder Archivsparten beliebig erweitern, jedoch sollte für jede Objektgruppe, die man in sein Metadatenmodell aufnehmen möchte, ein einigermaßen verbreiteter Beschreibungsstandard genutzt werden, um die Erschließungsdaten archivübergreifend austauschbar zu machen.

Beispiele für Erweiterungen wären vor allem Ereignisse (Events) oder Orte (Places). Die besondere Bedeutung solcher Angaben im Rahmen der Holocaustforschung wurde im Projekt EHRI insofern berücksichtigt, als Standards für ihre Beschreibung und dazu nutzbare Thesauri vermerkt und erarbeitet wurden.

Gängige Standards sind die XML-basierten Formate EAD für Archivgut und EAC für Akteure (natürliche und juristische Personen).

Für die Beschreibung von Aufgaben und Funktionen ist ein XML-basierter Standard bislang nicht erstellt worden. Die auf dem Markt befindliche Archivsoftware beinhaltet in der Regel Export- und Importschnittstellten für EAD und zunehmend auch für EAC. Für die Überführung von Erschließungsdaten, die bereits in Datenbanken vorliegen, sind Mapping-Werkzeuge leicht zu erhalten. Zurzeit besteht seitens der beiden großen einschlägigen Portalbetreiber, dem Archivportal Europa und dem Archivportal D, großes Interesse, interessierten Archiven bei der Bereitstellung XML-basierter Findmittel nach dem EAD-Standard behilflich zu sein. Auch Softwareanbieter und Archivdienstleistungsfirmen übernehmen Mapping-Arbeiten. Durch die Datenbereitstellung in Archivportalen kann Archivgut im Internet virtuell gemeinsam durchsucht und gleiche Provenienzen als zusammengehöriges Ganzes sichtbar gemacht werden. Das Team der Kontaktstelle für an der Datenbereitstellung für das Archivportal Europa interessierte Archive befindet sich im Bundesarchiv in Berlin.

Wir können aber mehr erreichen als eine Abbildung und Anhäufung von Erschließungsinformation in der Qualität, die wir bereits bereitstellen können. Unser Anliegen ist es, Tools zu nutzen, die Erschließungsinformation nutzbar machen, die bereits in unseren Systemen gespeichert ist, aber noch nicht umfassend verwertet wird. Uns interessieren vor allem die Personen, die auf den Dokumenten erscheinen. Deshalb sind für uns nicht nur die Kontexte aus dem Entstehungs- und Nutzungszusammenhang des archivalischen Materials wichtig, sondern ebenso die Beziehungen zu den Akteuren, die nicht einmal unmittelbar an der Entstehung der Unterlagen beteiligt waren, eben der Inhaftierten und Opfer anderer Verfolgungsmaßnahmen. In unserem Metadatenmodell nimmt der Bereich der Akteure also einen herausragenden Platz ein.

Ich habe bereits im vergangenen Jahr auf unserem Treffen in Auschwitz erläutert, wie Information über Personen, die wir aus den Dokumenten bereits exzerpiert vorliegen haben, in Normdatensätze zusammenfließen können, die prinzipiell mit anderen Archiven austauschbar sind.

MATCHING DATA

Ähnliche Ziele wurden damals im EHRI-Projekt verfolgt. Die in unserem Kreis seit Jahren immer wieder aufscheinende Problematik der eindeutigen Identifizierbarkeit ein- und derselben Personen in unterschiedlichen Ihrer Datenbanken vereitelte dann aber doch die Umsetzung in die einrichtungsübergreifende Praxis, so dass es auch heute noch ein Desiderat ist, Instrumente zu bekommen, die die Identifikation von Personen über die eigenen Archivbestände hinaus in quantitativ hinreichendem Umfang eindeutig möglich machen.

Vielleicht hilft es weiter, und bitte verstehen Sie das nicht anders als eine Anregung zum Experiment, wenn sich die Erschließung nicht nur auf die Eigenschaften der Personen, sondern verstärkt auch auf die Qualität ihrer Beziehungen zu ihrer Umwelt, das heißt zu anderen beschreibungsfähigen Objekten und Objektgruppen, konzentrieren würde.

CIDOC CRM SCHEMA

Ich möchte hierzu auf die so genannten objektorientierten konzeptuellen Referenzmodelle (object-oriented Conceptual Reference Model – CRM) hinweisen, die als Metadatenschemata die Art und Weise der Erschließung, sprich: die Metadatenmodelle der Archivare, beeinflussen können. Angewandt werden solche Modelle derzeit bereits bei den Museen unter der Bezeichnung CIDOC CRM oder im Kulturgutportal Europeana unter dem Namen „Europeana Data Model“ (EDM). Solche Referenzmodelle bestehen aus Ontologien, die durch eine vorgegebene, aber erweiterbare Anzahl von Klassen und Eigenschaften beschrieben werden. Auf die archivische Erschließung abgestimmte Kataloge solcher Klassen und Eigenschaften sind mir bislang nicht bekannt. Sie müssten erarbeitet werden, was gerade auf Ihrem Arbeitsgebiet auch projektbezogen vielversprechend sein könnte. Konzeptuelle Referenzmodelle zielen also auf die Beschreibung von Beziehungen zwischen Objekten ab. Die Fokussierung dieser Beziehungen als Gegenstände der Beschreibung im Rahmen der archivischen Erschließung birgt die Chance, spätere Suchvorgänge von Nutzern auf der Qualität von Beziehungsformen basieren zu lassen und damit die Brücken, die zwischen den Objekten bestehen, nicht minder als die Objekte selbst zu beachten und als kurze Wege zum angestrebten Rechercheziel effizient zu nutzen: CRM bilden die Grundlage für Recherchen nach den Prinzipien des Semantic Web.

CIDOC/CRM MEDIATOR

Solche relationsbasierten Modelle haben eine strukturelle Affinität zu den Datenmodellen relationaler Datenbanken. Die Frage liegt demnach nahe, ob möglicherweise in Ihren Datenbanken bereits vorhandene Beziehungsdefinitionen schon jetzt in ein exportfähiges und in unterschiedlicher Umgebung einfach nachnutzbares Format gebracht werden könnten, das eine auf Information über Relationen basierende Suche erlaubt, ich denke an EAD-XML. Das wäre ein gewichtiger Schritt hin zur Auswertbarkeit solcher Daten im Rahmen eines relationalen bzw. eines Referenzmodells. Ein Conceptual Reference Model stellt eben gerade nicht den Anspruch, in einer Datenbank ein homogenes Metadatensystem zusammenzuführen. Vielmehr ist es geeignet, beliebig viele unterschiedliche Metadatensysteme zu durchsuchen und die Kodierungen in die Semantik des eigenen Metadatenschemas zu überführen und auf dieser Basis das Resultat des Suchvorgangs zu präsentieren. Demnach liegen Findbücher in EAD oder Personenbeschreibungen in EAC jeweils in einem dieser möglichen Vorlage-Metadatensysteme vor und können in eine CRM-basierte Suche einbezogen werden.

WORKING PORTALS

Als EAD-XML Files können Sie Ihre Daten bereits jetzt in das Archivportal Europa einspeisen. Von dort ist die Übernahme ins CRM-basierte Kulturgutportal Europeana quasi per Mausklick möglich. Die Nutzung relationaler Modelle kann gegebenenfalls künftig ein Weg sein, doch noch die Datenbanken der Gedenkstätten in einer Weise übergreifend recherchierbar zu machen, die die eindeutige Identifikation derselben Personen in verschiedenen Datenbanken leichter möglich macht als es bisher der Fall war.

Ich komme zur Ausgangsfrage zurück und fasse die Antwort wie folgt zusammen:

Die Erschließung sollte sich mindestens auf die Objektgruppen Archivgut sowie Schriftguterzeuger und andere im Zusammenhang mit der Archivgutentstehung als bedeutend angesehene Akteure erstrecken. Dafür sollte man sich an den Profilen des Archivportals Europa für die Standards EAD und EAC orientieren. Für die Nutzung objektorientierter konzeptueller Referenzmodelle fehlen derzeit noch auf die Bedürfnisse der Gedenkstättenarchive zugeschnittene Modelldefinitionen.

4. Was ist relationale Erschließung und welche Folgen hat sie für den Nutzer?

Ich habe nun einiges über die Umwandlung von vorliegenden Erschließungsdaten in relationale Modelle gesagt. Abschließend erlauben Sie mir noch einige Worte dazu, wie relationale Erschließungsdaten neu erfasst werden können und welche Veränderung sich für den Nutzer ergibt. Dafür nehme ich die Antwort auf die Eingangsfrage vorweg:

Relationale Erschließung basiert auf dem Zusammenspiel von Beziehungen zwischen zu beschreibenden Objekten. Sie kann mittels eines verlinkten Systems von Normdatensätzen (Authority Records), mittels Facettenklassifikationen oder mittels der Einbindung objektorientierter konzeptueller Referenzmodelle erfolgen. Bei der relationalen Erschließung gibt es keine fixen Klassifikationen oder Hierarchien, vielmehr lassen sich solche nach ausgewählten Kriterien on demand temporär generieren. Für den Nutzer heißt das, dass er seine eigenen, qualitativ hochstehenden Findmittel nach seinem Bedarf auf der Grundlage der Metadaten der beschriebenen Objekte und Relationen selbst erzeugen kann.

Relationale Erschließung knüpft an die Beziehungen an, die die zu beschreibenden Objekte, also beispielsweise das Archivgut, zu anderen Objekten haben. Relationale Erschließung basiert darauf, Beziehungsgemeinschaften zu kennzeichnen. In der Erschließungspraxis könnte die Relationsbeschreibung etwa durch Indizierung erfolgen. Sowohl die äußere Abgrenzung der Bestände als auch die innere Ordnung eines Bestands wird auf der Grundlage solcher Indizierungen hergestellt. Wir bewegen uns im conceptual fonds. Wir beschreiben Dokumente und Akten als Abfolgen von Digitalisaten und als virtuelle Einheiten, deren Elemente sich beliebig oft wiederholen dürfen und bei denen es keine Rolle spielt, ob ihre physischen Vorlagen in derselben Abgrenzung existieren oder nicht. Die gesamte Information, die man bisher in Gliederungen abbildete, wäre dann in den Indizierungen, also in den Metadaten der indizierten Objekte, enthalten.

Die neue Erschließungssituation wirkt sich auf die Nutzung aus.

USER-GENERATED COLLECTIONS

Erst bei Bedarf wird die auf die Inhalte und Strukturen der in den Indizierungen vorliegenden Metadaten gerichtete Sortierfunktion vom Archivar oder vom Nutzer aktiviert. Nach Vorgaben dazu, welche Indzierungswerte in welcher Hierarchie zur Bildung einer gegliederten Struktur für ein temporär benötigtes Findmittel zugrunde gelegt werden sollen, erfolgt eine automatische Sortierung und generiert ein Findbuch on demand. Der Nutzer, der die für ihn wichtigen Eigenschaften auswählt, generiert den Bestand, der durch die Gemeinsamkeit der ausgewählten Beziehungen definiert wird und sich im nutzergenerierten Findbuch spiegelt. Darüber hinaus muss dieses System gerade in Ihrem Metier auch die Erschließungsinformation beinhalten, die sich nicht auf das Archivgut selbst bezieht, sondern auf die Akteure, Orte und sonstigen relevanten Größen, die mit dem Archivgut verbunden sind oder über die es informiert. Dafür sind geeignete Verlinkungen zwischen Archivgutbeschreibungen und beispielsweise Personenbeschreibungen einzufügen.

Hier sind nun sind die Softwareentwickler angesprochen, in Kooparation mit uns die benötigten Instrumente herzustellen.


[1] Weinberger, Das Ende der Schublade, S. 210.

[2] Archives without borders/Archivos sin fronteras, proceedings of the international congress in The Hague, August 30 – 31, 2010 / ed. Hildo van Engen et al. – Berchem, Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen, Sectie Archieven, 2012.

[3] http://www.its-arolsen.org/fileadmin/user_upload/Dateien/Archivtagung/Horsman_text.pdf

[4] Vgl. hierzu u.a.: Peter Horsman, The Last Dance of the Phoenix or The De-Discovery of the Archival Fonds. In: Archivaria 54 (2002), und: Geoffrey Yeo, The Conceptual Fonds and the Physical Collection. In: Archivaria 73 (2011).

[5] Geoffrey Yeo, Bringing Things Together: Aggregate Records in a Digital Age. In: Archivaria 74 (2012).

Archiverschließung und -verwaltung mit standardkonformer Software

Maßgeblich für die Ausführungen zu den Standards ISDIAH, ISAAR, ISDF und ISAD in diesem Papier sind jeweils die englischsprachigen Ausgaben, die auf der Website des ICA verfügbar sind: http://www.ica.org/10206/standards/standards-list.html.

Gliederung:

0. Einleitung.

1. Erschließung.

1.1. Beschreibung des Archivs als Collection Holding Institution (ISDIAH/EAG).

1.2. Beschreibung von Bestandsbildnern (ISAAR-CPF/EAC-CPF).

1.3. Beschreibung von Funktionen (ISDF).

1.4. Beschreibung von Archivgut (ISAD-G und EAD).

1.5. Visualisierung von Beziehungsgemeinschaften mittels Digitalisaten, METS.

1.6. Beschreibung von semantischen Beziehungsgemeinschaften (CIDOC CRM).

2. Beständeverwaltung / Magazin.

3. Nutzungsverwaltung.

4. Anhang: Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G).

0. Einleitung

Fragt man danach, was eine Archivsoftware heute zu leisten imstande sein soll, so könnte man in einem Brainstorming zu einem folgenden ersten Ergebnis kommen:

  • Standardgemäßes Erstellen und Verwalten von Authority Records (Thesauri?) für CPFs, Funktionen, Events, Orte (ISAAR, ISDF (ISAF?), EAC, …)
  • Standardgemäße Beschreibung von Archivgut (ISAD(G), EAD)
  • Standardkonforme Verwaltung digitaler Daten inklusive administrativer Metadaten (PREMIS), Verknüpfung zu digitalem Archiv möglich (DIMAG)
  • Integration von Digitalisaten in Erschließung und Findmittel, inkl. standardisierter Beschreibung (METS)
  • Relationale Erschließung durch standardisierte Beschreibung von Beziehungen und Entitäten (CIDOC CRM)
  • Nutzergesteuerte dynamische Generierung von Gliederungen und virtuellen Beständen auf der Grundlage von Thesauri o.ä.
  • Exportierbarkeit in EAD-XML und EAC-XML, Profilauswahl DDB, APEx, LoC sowie beschränkt frei konfigurierbar.
  • Ausdruck von Findmitteln nach ISDIAH-, ISAAR-, ISDF- und ISAD-Vorlagen sowie frei konfigurierbar
  • Erzeugung von onlinefähigen Findmitteln in Form von selbständigen HTML-Präsentationen  ohne Benötigung von Server-Komponenten oder Web-Diensten für ihre Nutzung

Sofort wird deutlich, dass Archivarbeit zu einer Arbeit mit internationalem Anspruch an die Standardisierung geworden ist, dass Metadatenformate zu „identity“ und „integrity“ eine zentrale Rolle spielen und dass die Nutzerorientierung der Archive zusammen mit den neuen technischen Möglichkeiten ein neues Verständnis von Erschließung und ihren Zielen geweckt hat. Daraus lassen sich Anforderungen ableiten, die eine markttaugliche Archivsoftware heute standardmäßig erfüllen sollte. Sie sind nicht unbedingt neu, sollen aber im Folgenden noch einmal zusammengefasst werden und dabei insbesondere Bezug auf die Bedürfnisse des Universitätsarchivs Bayreuth nehmen. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Erschließung, die Bereiche der Beständeverwaltung, des Magazins und der Nutzungsverwaltung wird nur gestreift, wenngleich dem Autor bewusst ist, dass gerade die Unversehrtheit und Authentizität von Archivgut im Verlauf seiner Verwahrung hohe technische Standards zu beachten zwingt, insbesondere wo es sich um digitale Archivalien handelt. Diese Standards sind aber weitgehend unstrittig und die Ansprüche an ihre technische Umsetzung variieren bei den Archivaren wohl deutlich weniger als im Bereich der Erschließung.

1. Erschließung

1.1. Beschreibung des Archivs als Collection Holding Institution (ISDIAH/EAG)

Für die Beschreibung von Institutionen, die archivalische Bestände und / oder Sammlungen verwahren, hat der Internationale Archivrat (ICA) den Standard ISDIAH entwickelt. Ihm soll der für die Onlinedarstellung geeignete XML-basierte Standard EAG (Encodes Archival Guide) entsprechen.

Der Standard ISDIAH ermöglicht den Beginn der Stufenerschließung auf der Ebene des Archivs als erster Verzeichnungsstufe. Um von dort auf die nächst tiefere Stufe zu kommen, benötigt die Beschreibung entsprechende Schnittstellenbereiche. Im Abschnitt Control Area ermöglicht ISDIAH sowohl eine Kurzbeschreibung der einzelnen Archivbestände als auch eine Verknüpfung zu Normdateien, die Aktenbildner beschreiben und im Standardformat ISAAR vorliegen. Entsprechende Verknüpfungspunkte benötigt EAG zu EAC-Dateien. In bislang testweise eingesetzten EAG-Profilen in Deutschland liefert beispielsweise der Tag <repositorguides> die Verknüpfung zu Beständeübersichten.[1] Damit verhält sich EAG ebenso konsequent wie die Standards EAC und EAD, die kaum Überschneidungen mit Beschreibung anderer Erschließungsentitäten zulassen. Sie unterscheiden sich dadurch sowohl von ISDIAH als auch von ISAAR und ISAD. Letztere erlauben stets die Verknüpfung durch integrierte Kurzfassungen der Beschreibung. So erlaubt ISDIAH in seinem Kapitel 6, Kurzbeschreibungen von Bestandsbildnern und deren Überlieferung, die sich im Archiv befinden. Von hier aus ist der Link zu den ausführlichen ISAAR- und ISAD- Beschreibungen der Bestandsbildner und Bestände zu setzen. Diese Form der ineinander verflochtenen Beschreibungen beinhaltet zwar regelmäßig ein Stück Redundanz, ist aber zugleich nutzerfreundlich, weil dadurch exzerpierte Konzentrate von Information bereitgestellt werden.[2]

Das EAG-Profil des Bundesarchivs vom Februar 2009, das auf seiner Website veröffentlicht ist (http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/archivportald/090209_eag_profile_en.pdf), scheint mit ISDIAH weitgehend übereinzustimmen. Nicht zu finden waren im Beschreibungsbereich der ISDIAH-Abschnitt 5.3.2 Geographical and cultural context, 5.3.3 Mandates/Sources of authority, 5.3.5 Records management and collecting policies, 5.3.7 Archival and other holdings, 5.3.8 Finding aids, guides and publications. Im Bereich “Dienstleistungen” fehlt 5.5.3 Public Areas. Ferner fehlen einige Punkte im Kontrollbereich, vor allem 5.6.3 Rules and/or conventions used.

Ob die Abbildung aller ISDIAH-Abschnitte in EAG nötig ist, mag man differenziert sehen. Auf die Beschreibung der Public Areas (5.5.3) mag man wohl leicht verzichten können.

Eine Archivsoftware sollte gleichermaßen ISDIAH und EAG bedienen können. Wenn ein Archiv seine eigene Beschreibung als gleichsam oberste Erschließungsstufe ansehen möchte, so wird es dafür einen Erschließungsstandard anwenden, der angemessen ausführliche Informationen aufnehmen kann. Das vorliegende EAG-Profil ist dafür noch zu eng. Zweckmäßig erscheint es, im deutschen Archivwesen derzeit das EAG-Profil des Bundesarchivs zwar zugrunde zu legen, es aber flexibler zu gestalten, indem beispielsweise mehr Freitextfelder vorgesehen werden. Die angebotenen Crosswalks sind teilweise nicht wirklich kompatibel. So referenziert der bei Arnold angebotene ISDIAH-EAG-Crosswalk für Nr. 5.4.3 Accessibility von ISDIAH, wo geographische und Informationen zur Anreise zum Archiv und keineswegs nur Angaben über Barrierefreiheit einzutragen sind, lediglich auf <desc><buildinginfo><handicapped>.[3] Wo Angaben zur Anreisegeographie eingetragen werden können, ist nicht ersichtlich.

Die hier bestehenden Unklarheiten sollten insbesondere bei den zuständigen Stellen des Archivportals D (DDB) und des Projekts APEx vorgebracht werden. Erst wenn Klarheit über die künftige Ausrichtung eines EAG-Profils besteht, sollten Veränderungen bzw. Erstimplementierungen in der Software vorgenommen werden.

ISDIAH: http://www.ica.org/?lid=10198

1.2. Beschreibung von Bestandsbildnern (ISAAR-CPF/EAC-CPF)

Die Beschreibung mittels ISAAR-CPF / EAC-CPF bezieht sich in erster Linie auf Bestandsbildner (creator). Die Entwicklungen und Metadatenmodelle, die in unterschiedlichen internationalen Portalprojekten zur Anwendung kommen, verwenden zur Bezeichnung des Beschreibungsobjekts inzwischen lieber den Begriff des agent. Dabei spielt es mitunter explizit keine Rolle mehr, ob das Beschreibungsobjekt als Bestandsbildner oder sonstiger Akteur auftritt, der in irgendeiner Beziehung zur Entstehung, zum Inhalt oder zur Gestaltung von Archivbeständen und Sammlungen steht. Unter dieser Voraussetzung kommt der Beschreibung von Funktionen im Rahmen einer Akteursbeschreibung gesteigerte Bedeutung zu.

Metadatenmodelle zeigen Beziehungen zwischen Archiven, Bestandsbildnern und anderen Akteuren, Funktionen und Beständen auf. Demzufolge sind neben diesen vier Entitäten deren Beziehungen zueinander ein wesentliches Objekt der Erschließung. Die Darstellung von Erschließungsergebnissen dient der Visualisierung solcher Beziehungsgemeinschaften, wobei die Entitäten die Eckpunkte sind, die eine flexible Visualisierung durch die jeweilige Konzentration auf die eine oder die andere Entität ermöglichen. Die Folge ist, dass Archivbestände keine absolute Tektonik besitzen. Bisher wurden Tektoniken im Hinblick auf eine Ausrichtung auf jeweils eine einzige Entität fixiert. Archive waren entweder nach Bestandsbildnern gegliedert oder nach Funktionen, wobei letztere Fälle in der Realität zumeist nur Überreste des Pertinenzprinzips waren.

Die Zuweisung von mit Archivgut in Beziehung stehenden Akteuren ist von einer Tektonik jedoch zunächst völlig unabhängig. Bei der Erschließung von Archivgut sind solche Informationen Attribute, die den Beschreibungen hinzugefügt werden müssen. Um im Weiteren Beziehungsgemeinschaften anderer Art flexibel darstellen zu können, dürfte sich die Anwendung des Prinzips der Vererbung von Information von der höheren zur niedrigeren Verzeichnungsstufe nicht länger anwenden lassen. Denn auf höherer Stufe angebrachte Information fixiert die Strukturen, die unterhalb geschaffen werden. Das aber macht Erschließungsvisualisierung inflexibel. Es ist daher eine Anforderung an Archivsoftware, alle für eine Verzeichnungsstufe zutreffende Erschließungsinformation unmittelbar bei der Verzeichnungseinheit vorzuhalten, auch wenn dadurch scheinbar Redundanz entsteht.

Zusätzlich zur Information über Akteure bedarf die Erschließung der Information über die wahrgenommenen Funktionen. Es genügt dafür nicht, den einzelnen Akteuren bei deren Beschreibung Funktionen attributiert zu haben. Bei der Verzeichnung von Archivgut sind die einzelnen Funktionen beim Namen zu nennen, die sich in den Verzeichnungseinheiten spiegeln. Geht man auch hier so vor, dass die Information über die Funktionen nicht nach dem Vererbungsprinzip, sondern jeweils unmittelbar bei den Verzeichnungseinheiten vermerkt werden, ermöglicht man eine strukturierte Visualisierung des Archivbestands nicht nur nach den institutionellen, sondern alternativ auch nach den funktionalen Provenienzen.

Für eine Archivsoftware bedeutet das, dass eine feste Tektonik keine so wichtige Rolle mehr spielt. Zwar werden auch künftig viele Archivare das Tektonikmodell für die Erschließung nutzen. Eine Software, die das als einzige Erschließungstechnik zulässt, entspricht den Anforderungen der modernen Archivwissenschaft jedoch nicht. Flexible Erschließung von Beziehungsgemeinschaften könnte beispielsweise mit Thesauri arbeiten, die mit Normdatensätzen verknüpft sind. So müsste es einen Thesaurus für Akteure geben, die nach ISAAR-CPF / EAC-CPF beschrieben werden, und einen Thesaurus für Funktionen, die nach ISDF beschrieben werden. Die Beschreibung des Archivguts nach ISAD / EAD stünde weiterhin im Mittelpunkt der Software. Die Gliederung der Bestände sollte durch Hierarchisierungen innerhalb der Thesauri erfolgen, die durch die Attributierung eines Thesauruseintrags an die Verzeichnungseinheit übertragen würde. Die Tektonik ergäbe sich, indem die Software bei einer Findmittelgenerierung auf die Hierarchieinformation der attributierten Thesauruseinträge zugreift und die Verzeichnungseinheiten darauf gründend tektonisch sortiert. Der klassische Tektonikbaum wäre während der Verzeichnung nicht mehr nötig. Seine eigentlich Funktion, Strukturen zu fixieren, wäre noch dort anzuwenden, wo solche im Einzelfall vom Archivar festgesetzt werden, beispielsweise in der Abbildung von Serien.

Grundsätzlich ist es wünschenswert, alle Felder in einer Erschließungssoftware, in die deskriptive Metadaten eingetragen werden, mit einem jeweils passenden EAC- bzw. EAD-Tag zu versehen. Für Exporte wäre dann zu definieren, ob ein vorgehaltenes Fremd- oder Portalprofil (z.B. für das Archivportal Europa) angewandt oder ob ein Vollexport (oder manuell eingeschränkter Export) nach einem softwarespezifischen oder beispielsweise nach einem an der vollständigen EAD Tag Library orientierten Profil ausgegeben werden soll. Auf diese Weise wäre sichergestellt, dass die komplette Verzeichnung standardgerecht erfolgt und in einem standardgerechten Export abgebildet werden kann.

ISAAR-CPF: http://www.ica.org/10203/standards/isaar-cpf-international-standard-archival-authority-record-for-corporate-bodies-persons-and-families-2nd-edition.html

1.3. Beschreibung von Funktionen (ISDF)

Für die Beschreibung von Funktion existiert noch kein XML-basierter Standard. Ein „EAC-F“ steht noch aus. Wie institutionelle Provenienzen im CPF-Thesaurus gemäß ISAAR-CPF oder EAC-CPF beschrieben werden sollen, so könnte analog dazu die Beschreibung von Funktionen im Funktionenthesaurus erfolgen. Die Feldaufteilung entspräche den Vorgaben des ISDF. Sobald es einmal einen Standard EAC-F geben wird, kann den Feldern mittels Crosswalk der jeweils zugehörige EAC-Tag hinterlegt werden.

ISDF: http://www.ica.org/10208/standards/isdf-international-standard-for-describing-functions.html

1.4. Beschreibung von Archivgut (ISAD-G und EAD)

Die meisten auf dem Markt erhältlichen Erschließungsprogramme sind weitgehend ISAD(G)-konform und bieten ein EAD-Exportmodul an. Nähere Ausführungen zur Anwendung von Verzeichnungsstufen finden sich im Anhang „Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G)“. EAD-XML ist als Austauschformat mehr als nur ein Exportformat zur Präsentation von Erschließungsdaten in Portalen. Vielmehr ist es geeignet, kollaborative Erschließungsprojekte zu begünstigen, Inhalte zu exportieren, andernorts weiterzubearbeiten, wieder zu importieren und mit zusätzlichen Daten, die an einem dritten Ort dazu erhoben wurden, zu vervollständigen: kollaborative Erschließung am virtuellen Bestand. Insofern soll das EAD-Profil eher weit ausgreifen als auf wenige Felder beschränkt sein. Für das Universitätsarchiv Bayreuth soll das heißen, dass es sich bis zur Veröffentlichung des revidierten EAD-Schemas durch die Library of Congress am Profil des Bundesarchivs orientiert, das von diesem auf seinen Websites bereitgestellt ist. Zugleich soll eine Archivsoftware Tool bereitstellen, die einen flexiblen Umgang mit diesem Profil erlaubt, wie z.B. Matching mit Portalprofilen, freie Auswahl von zu exportierenden Daten, um Exportfiles zu beliebig unterschiedlichen Zwecken zu nutzen. Der Softwareanbieter muss in der Lage sein, hier nötigenfalls unkomplizierten technischen Support im Rahmen seines Lizenzvertrags zu leisten. Grundsätzlich sollen Exporte, Importe und Konfigurationen vom Bearbeiter über eine Menüsteuerung am Arbeitsplatz erfolgen. Das originale Findbuch soll der EAD-XML-File sein, der zusammen mit einer Ausgenerierung in eine HTML-Präsentation publiziert wird.

EAD: http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/archivportald/090407_ead_profil_findbuch_de.pdf

ISAD(G): http://www.ica.org/10207/standards/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition.html

1.5. Visualisierung von Beziehungsgemeinschaften mittels Digitalisaten, METS

Erschließung, die es sich zum Ziel setzt, die Mehrschichtigkeit von Kontexten, ihre (chronologische) De- und erneute Rekontextualisierung aufzuzeigen, muss, um nicht in der Theorie verhaftet zu sein, mit Digitalisaten arbeiten, die es auch erlauben, Beziehungsgemeinschaften in einer Weise zu rekonstruieren, der die Ordnung des analogen Archivguts nicht entspricht. Es muss möglich sein, beispielsweise Akten sichtbar zu machen, die als in dieser Struktur nicht oder nicht mehr real existieren. Durch eine flexible Aneinanderreihung von Images, die zusammen als Akte vom verzeichnenden Archivar definiert wird, ist diese Visualisierung möglich. Der Archivar würde diese neu entstandene Einheit mittels einer METS-konformen Beschreibung als Einheit kennzeichnen und sie seiner (EAD-konformen) Beschreibung hinzugesellen.

Eine Archivsoftware muss die Fähigkeit besitzen, zu jeder Magazineinheit (!) ein Korpus von dazugehörigen Digitalisaten zu verwalten. Die Verknüpfung von Digitalisaten zu METS-Einheiten und mit EAD-Beschreibungen muss stets so weit nachvollziehbar sein, dass die administrativen Metadaten der Images jederzeit genauestens treffsicher zu den Lagerorten der analogen Originalvorlagen führen. Die originalen Einzelteile einer virtuellen Verzeichnungseinheit, die aus 150 quer durch das Magazin verstreuten Blättern bestünde, müssten mittels der mit der Beschreibung verknüpften METS-Datei und der den Digitalisaten inhärenten Metadaten jederzeit treffsicher auffindbar sein.

1.6. Beschreibung von semantischen Beziehungsgemeinschaften (CIDOC CRM)

Bei dieser Form der Erschließung werden Beziehungen zwischen Archivgut, Funktionen und Akteuren beschrieben. Die Arten der Beziehungen werden im Vorfeld standardisiert und in einem Thesaurus niedergelegt. Dadurch werden bei der Recherche Hierarchien durch den Nutzer frei definierbar. Er steuert die dynamische Generierung von Gliederungen und virtuellen Beständen auf der Grundlage von Thesauri nach seinen Recherchezielen.

Ein möglicher Standard, von dem man ausgehen könnte, zeigt sich in dem im Museumswesen entwickelten CIDOC Conceptual Reference Model. Es „ist eine formalisierte Ontologie, mit der unterschiedlich strukturierte Informationen aus dem Bereich des Kulturellen Erbes integriert, vermittelt und ausgetauscht werden können. Das CRM ist der Kulminationspunkt eines über 10 Jahre währenden Prozesses der Standardisierung kultureller Informationen innerhalb des Internationalen Ausschusses für Dokumentation (CIDOC) des Internationalen Museumsrates (ICOM, International Council Of Museums).“[1] Er besteht im Wesentlichen aus einem System von Klassen und einem System von Eigenschaften. Die Klassen sind die zu beschreibenden Entitäten, die Eigenschaften drücken die Art der Beziehung der Entitäten zueinander aus.

Eine Erschließung in Anlehnung an CIDOC CRM in Kombination mit den übrigen in diesem Papier genannten Standards bedeutet, die Konversionsmöglichkeiten der Produkte auf der Basis der herkömmlichen Standards zu erproben und Wege zur Optimierung der Ausgangsdaten zu finden. Beispielsweise lassen sich EAD-XML-Files in CIDOC CRM prinzipiell konvertieren, wenngleich sie die Möglichkeiten von CIDOC CRM nicht ausschöpfen.

2. Beständeverwaltung / Magazin

Eine moderne Archivsoftware soll eine klassische Magazinverwaltung ebenso beinhalten wie eine Schnittstelle zur Verwaltung eines digitalen Archivs unter Beachtung der dafür geltenden Standards. Besonders wünschenswert ist die Beachtung der für die Nutzerarchive relevanten archivübergreifenden Projekte, da digitale Archivierung eher selten von Archiven in Eigenregie ausßerhalb von Verbundstrukturen durchgeführt wird. Für Süddeutschland ist hier sicher das Projekt DIMAG zu berücksichtigen. Die Nutzung des OAIS-Referenzmodells für digitale Archivierung sollte dennoch nicht ausschließlich durch Schnittstellen zu solchen Projekten quasi ausgelagert werden, sondern nach Möglichkeit auch in einer Komponente in die Software integriert sein, etwa zur standardgerechten Archivierung digitaler Fotos, Dateien, E-Mails etc, die – anders als Datenbanken – bereits kurzfristig ins Archiv gelangen können.

3. Nutzungsverwaltung

Hierher gehört die Unterstützung der Speicherung der Nutzungen von Archivalien durch konkrete Nutzer, ihre Forschungsthemen etc., ferner u.a. die Generierung von Ausleihzetteln für das Magazin und den Nutzerakt. Den Anforderungen einiger Bundesländern entgegenkommend wäre die Führung einer elektronischen Benützerakte in der Archivsoftware ein künftig zu erwägendes Desiderat. Zur Nutzungsverwaltung gehören auch die erforderlichen Tools zur Protokollierung von Aushebung und Reponierung von Archivgut.

4. Anhang: Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G)

 

 

Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G)

Leitfaden für die Implementierung von Verzeichnungsstufen in die Erschließungssoftware des Archivs der Universität Bayreuth

 

Auf dem XIV. Internationalen Archivkongress in Sevilla wurde im Jahr 2000 die zweite, überarbeitete und den Anforderungen der archivischen Praxis angepasste Auflage der ISAD(G) veröffentlicht. Sie liegt in einer deutschen Übersetzung von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt und Nils Brübach als 23. Band der „Veröffentlichungen der Archivschule Marburg“ vor. Als Autor firmiert das „Komitee für Verzeichnungsstandards“ des Internationalen Archivrats (ICA-CDS). ISAD(G) soll zwar primär als Verzeichnungsstandard fungieren, der ggf. vorhandene nationale Standards ergänzt und modifiziert, zum zweiten wurde in seiner zweiten Auflage verstärkt betont, dass ISAD(G) zugleich Instrument zum internationalen Austausch von Verzeichnungsinformation sein kann. Hier findet sich die Verknüpfbarkeit zum Austauschstandard EAD, der mittels vorhandener Crosswalks vorgenommen werden kann.

 

Der Aufbau einer Erschließungssoftware orientiert sich meist an den ISAD(G). Das Aufbauprinzip dieser Richtlinien ist ein Stufenmodell. Das bedeutet in der Hauptsache, dass Erschließungsinformation, die bereits auf höherer Ebene erfasst wird, auf den nachgeordneten Ebenen nicht mehr wiederholt wird. Auf diese Weise unterscheidet sich die archivische Erschließung fundamental von der bibliothekarischen Katalogisierung. Die Stufenverzeichnung ist ein Versuch, der „Vereinzelung von Archivguteinheiten entgegenzuwirken, indem diejenigen Informationen, die mehrere Verzeichnungseinheiten gleichzeitig betrifft, auf einer höheren Stufe erfasst, aber mit den Elementen verknüpft und gemeinsam ausgetauscht wird.“[i] Der Gefahr der Individualisierung der Einzelstücke soll damit begegnet werden. Verbunden mit diesem Verzeichnungsprinzip ist ein Bestandsbildungsprinzip, das die Kohärenzen innerhalb eines Bestandskorpus zu bewahren bestrebt ist. Der Verzeichnungsstandard ISAD(G) setzt somit ein hierarchisches Informationsgeflecht zwischen Archivalieneinheiten, Archivaliengruppen und Teilbeständen voraus, um sinnvoll angewandt zu werden. Auf diese Weise ergänzen sich das Prinzip der Bestandsbildung auf der Grundlage der Entstehungsstellen und das Prinzip der integrativen Verzeichnung hierarchisch aufeinander aufbauender Informationsebenen (Stufenverzeichnung), dem Prinzip der ISAD(G). Gleich vorweggeschickt sei, dass das Stufenmodell zwar ein Ausgangspunkt, aber für eine realitätsbezogene Erschließung mit heutigen technischen Möglichkeiten nicht mehr ausreichend ist. Die Vielfalt von Kontexten, die Erschließung abzubilden in der Lage ist, lässt die Einschränkung auf eine einzige Struktur und Kontexteinbettung, wie sie ISAD(G) verlangt, heute als realitätsfern oder den bei seiner Entwicklung noch nicht vorhandenen erweiterten Möglichkeiten der Informationstechnologie geschuldet begreifen. Gleichwohl ist ISAD(G) nach wie vor ein geeigneter Einstieg und eine wichtige Grundlage für die archivische Erschließung, zumal der Standard ja nicht auf das Stufenmodell und den Vererbungsgrundsatz beschränkt ist.

 

Das Stufenmodell, das die Bezeichnung der einzelnen Ebenen im Begriff der „Verzeichnungsstufe“ differenziert, lässt sich mit den „Kompositionsstufen“ der Erschließungslehre von Johannes Papritz in Beziehung bringen. Dabei besteht jede Kompositionsstufe aus Einheiten von verknüpften Elementen (Kompositionen), deren jedes für sich in einer voneinander verschiedenen Entstehungsstufe (Entwurf, Ausfertigung usw.) existieren kann. Diese Einheiten oder Kompositionen bieten die Grundlage für die Verzeichnungsstufe. Eine Zusammenstellung von Schriftstücken kann ceteris paribus als Akt bezeichnet werden, der auf der Verzeichnungsstufe der Akte beschrieben wird. Bilden mehrere Akte eine Serie, wird die Serie auf der Verzeichnungsstufe der Serie/Aktengruppe beschrieben, wobei die Erschließungsinformationen, die für alle diese Akte zutreffen, auf der Verzeichnungsstufe der Serie hinterlegt werden. Auf der Verzeichnungsstufe Akte finden sich dann nur die Informationen, die den einzelnen Akt der Serie vom anderen unterscheiden. Das Stufenmodell der ISAD(G) ist somit ein hierarchisches Modell der Beschreibung von Einheiten ohne informative Redundanz. Das Beschreibungsmodell wird auf diese Weise sehr komplex, je höher die oberste Verzeichnungsstufe angesetzt wird. Der Bedarf an Verzeichnungsstufen dürfte mit den folgenden weitestgehend abgedeckt sein:

 

  1. Bestandsgruppe
  2. Bestand/Fonds
  3. Teilbestand/Subfonds
  4. Serie/Aktengruppe
  5. Akt/File
  6. Vorgang/Subfile/Item (intellektuell unteilbare kleinste Einheit)
  7. Einzelstück/Dokument/Piece (physisch nicht weiter unterteilbare Einzelstück).

 

Diese Verzeichnungsstufen bezeichnen die Position der Verzeichnungseinheit im Bestandsaufbau. Sie bedürfen der Erläuterung.[ii]

 

  1. Bestandsgruppe:
    Die Bestandsgruppe ist ein fakultatives Element in der Tektonik eines Archivs, das nicht durchgängig für alle Bestände existieren muss. Bei der Erschließung werden die gemeinsamen Merkmale beschrieben. Die Bildung von Bestandsgruppen soll für den äußeren Betrachter nachvollziehbar, transparent und einsichtig sein. Es empfiehlt sich, die Bestandsgruppe auch als Verzeichnungsstufe zu verstehen.

 

  1. Bestand:
    Der Bestand ist das zentrale Strukturierungselement des Archivgutes eines Archivs. Ein Bestand umfasst idealerweise eine zusammengehörende Gruppe von Archivgut meist von einem Schriftgutbildner. Er ist auf der ersten (bzw. zweiten, falls Bestandsgruppen vorhanden) Gliederungsstufe unter der umfassenden Tektonik eines Archivs angesiedelt. Ein Bestand, der nur Archivgut unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge umfasst, wird als Fonds bezeichnet. – Auf die einheitliche Herkunft legt die Definition in den ISAD(G) noch größeren Wert. Bestand und Fonds werden hier grundsätzlich gleichgesetzt: „Alle Unterlagen, unabhängig von Form und Trägermaterial, die auf organische Weise bei einer Person, Familie oder Körperschaft im Rahmen ihrer Tätigkeit und Funktion erwachsen und / oder von ihr zusammengestellt bzw. genutzt worden sind.“

 

  1. Teilbestand:
    „Untergliederung eines Bestands, die den verwaltungsmäßigen Aufbau der Provenienzstelle widerspiegelt, oder, wenn dies nicht möglich ist, nach geographischen, chronologischen, funktionalen oder ähnlichen Kriterien erfolgt. Wenn die Provenienzstelle eine komplexe hierarchische Struktur aufweist, so hat jeder Teilbestand wiederum so viele Untergliederungen, wie notwendig sind, um die Stufen der hierarchischen Struktur der betreffenden Organisationseinheit deutlich zu machen.“ – Die Teilbestände finden sich im Aufbau eines Findbuchs demnach in der Gliederung. Jeder Gliederungspunkt bildet einen Teilbestand ab. Die Abbildung der Teilbestände erfolgt demnach nicht in der Titelliste.

 

  1. Serie:
    Dabei handelt es sich um „Unterlagen, die nach einem Schriftgutverwaltungssystem geordnet oder als Einheit aufbewahrt werden, weil sie aus derselben Sammlung, demselben Entstehungsprozess oder derselben Tätigkeit erwachsen sind, eine besondere Form aufweisen oder weil sie in besonderer Beziehung zueinander stehen aufgrund ihrer Entstehung, ihres Empfangs oder ihrer Nutzung. Eine Serie kann als Aktenserie aufgefasst werden.“ Menne-Haritz legt Wert darauf, dass es innerhalb einer Serie unter den Serienelementen keine inneren Anhaltspunkte zu einer Systematisierung gibt. Als äußere Kriterien nennt sie exemplarisch die alphabetische, numerische oder chronologische Sortierung, zum Beispiel auch nach Korrespondenzpartnern. Die physischen Einschnitte werden durch Lagerungs- und Kompositionstechnik bedingt. Man kann daraus folgern, dass Serienelemente keine eigenen Titel haben können, sondern dieser immer dem Serientitel entsprechen muss und durch einen Enthältvermerk bei Bedarf näher spezifiziert werden kann. Die Erfüllung dieser Mindestvoraussetzung muss auch bei der Bildung von Serien und Aktengruppen beachtet werden, wenn sie erst im Archiv geschieht. Diese Folgerung sollte zur Sicherheit der einheitlichen Handhabe in die Erschließungsrichtlinien einfließen. Subserien sind Serien, die von einem Serienelement abhängen. Für sie gilt grundsätzlich das Gleiche wie für die Serie. Der spezifizierende Enthältvermerk des subserienbegründenden Serienelements ist im Sinne der „Scope and Content“-Definition der ISAD(G) der Titel der nachgeordneten Subserienelemente.

 

  1. Akt/File:
    Der Akt (Plural Akte) bzw. identisch die Akte (Plural Akten) wird in den ISAD(G) definiert als „organisierte Einheit von Schriftstücken, die entweder von der Provenienzstelle für den laufenden Gebrauch oder im Prozess der archivischen Ordnung aufgrund ihres Bezuges zum selben Gegenstand, zur selben Tätigkeit oder zum selben Vorgang zusammengestellt wurde. Eine Akte ist gewöhnlich Teil einer Serie.“ Hier weichen die deutsche Erschließungstradition und das deutsche Aktenverständnis in zwei Punkten deutlich von der Definition ab. Zum einen lassen sich Akten und Vorgänge aktenkundlich unterscheiden. Zwar kann ein Vorgang mit einem Akt identisch sein. In sehr vielen Fällen setzt sich ein Akt aber aus einer Anzahl von Vorgängen zusammen, so dass eine Trennung in zwei Verzeichnungsstufen anzuraten ist.[iii] Zum anderen ist ein Akt durchaus nicht gewöhnlich Teil einer Serie. Das mag je nach Registraturbildner unterschiedlich oft der Fall sein, kann aber nicht als Proprium eines Akts formuliert werden. Für die Findbucherstellung bedeutet das, dass Serien und Akten jederzeit auf gleicher hierarchischer Ebene stehen können. File ist zugleich als Generalbezeichnung für Archivalieneinheit zu verstehen. So können auch Einheiten anderer Archivaliengattungen (z.B. Urkunden, Fotos usw.) in den allermeisten Fällen dieser Verzeichnungsstufe zuzuordnen sein, falls sie nicht als Einzelstücke im Sinne von Nr. 7 aufzunehmen sind.

 

  1. Vorgang/Subfile/Item:
    Der Vorgang ist die intellektuell kleinste unteilbare Einheit von Archivschriftgut und ist immer Teil solcher Akten, die nicht selbst intellektuell kleinste unteilbare Einheit sind. Dabei handelt es sich um einen jeweils einzelnen, meist kooperativen „Entscheidungsprozess mit schriftlicher interner Steuerung und genau definiertem Beginn und Abschluss im Rahmen des Geschäftsgangs. Der Begriff bezeichnet ebenso die in seinem Verlauf entstandenen und gemeinsam abgelegten Aufzeichnungen als unterste, sachlich nicht mehr teilbare Schriftgutgemeinschaft. Es gibt keine Standardformen eines Vorgangs.“ Das Ergebnis eines Vorgangs kann z.B. ein ausgehendes Schreiben, ein Bescheid, ein Rechtstitel wie eine Urkunde oder auch eine Rechtsvorschrift sein. Der Vorgang spielt als Verzeichnungsstufe nur dann eine Rolle, wenn er nicht auf Grund seines Umfangs als Akte formiert ist. Die Verzeichnungsstufe Vorgang erstreckt sich auf Einzelvorgänge in einem Betreffssammelakt. Eine Serie von Betreffssammelakten (Betreffsserie) kann in der Beschreibung der Serienelemente ebenfalls auf die Verzeichnungsstufe der Vorgänge weiter heruntergebrochen werden. Betreffssammelakten und Betreffsserien bezeichnen durch ihren Titel die beinhaltenden Vorgänge mit einem übergreifenden, oft verallgemeinernden Titel.[iv] Bei solchen Serien kann die Spezifikation der Serienelemente mitunter recht umfangreich oder sehr inhaltlich sehr unterschiedlich ausfallen. Hier empfiehlt es sich, die nächsttiefere Verzeichnungsstufe des Vorgangs zu nutzen. Die intellektuell kleinste unteilbare Einheit kann auch aus einem einzigen Blatt bestehen, wie es z.B. bei Urkunden häufig der Fall ist.

 

  1. Einzelstück/Document/Piece
    Gemeint ist die kleinste unteilbare physische Einheit, also das Blatt. Diese Verzeichnungsstufe spielt in der archivischen Erschließung eine untergeordnete Rolle, weil das Beschreibungsergebnis nicht in sachlichem Zusammenhang mit den Beschreibungen der übrigen Verzeichnungsstufen steht. Diese Stufe kann dann eine Rolle spielen, wenn Dokumente einer exakten Formalbeschreibung unterworfen werden sollen, z.B. zur Vorbereitung einer Edition. Einzelstücke können als solche Subelemente von Akten und Vorgängen sein. Hinsichtlich Einzelstücken, die zugleich intellektuell kleinste unteilbare Einheiten sind, s. Nr. 6. Von Bedeutung kann diese Verzeichnungsstufe bei der Erschließung von Unterlagen als Gattungsbestände sein. Die Erschließung von Karten und Plänen z.B. kann ganz bewusst ohne primäre Berücksichtigung von intellektuellen Zusammenhängen erfolgen. Beispielsweise können Pläne, die in Akten inseriert sind, mit einer eigenen Kartensignatur und einer Formalbeschreibung durch ein Kartenfindbuch auf der Verzeichnungsstufe des Einzelstücks gesondert erschlossen werden, ohne dem Akt entnommen zu werden.

 

Zwischen den Verzeichnungsstufen bestehen Abhängigkeiten. Dabei sind nach dem Stufenmodell folgende Fälle möglich, nach postkustodialistischer Ansicht sind alle Ebenen frei mit den anderen in jeder hierarchischen Abfolge zulässig:

 

Verzeichnungsstufe Subordinierbare Verzeichnungsstufen
Bestandsgruppe – Bestand
Bestand – Teilbestand- Serie- Akte

– Einzelstück

Teilbestand – Teilbestand- Serie- Akte

– Einzelstück

Serie / Bandfolge – Serie- Akte- Einzelstück
Akte/Archivalieneinheit – Vorgang- Einzelstück
Vorgang – Einzelstück
Einzelstück

Verzeichnungsstufen und mögliche Abhängigkeiten

 

In der modernen Archivwissenschaft wird teilweise die Ansicht vertreten, dass bei der Erschließung vielschichtiger Beziehungsgemeinschaften die Eindeutigkeit der Zuordnung von Archivalien zu je genau einem Bestand hinfällig werde. Damit einher geht der Verlust der Verbindlichkeit eindeutiger Abgrenzungen von Archivalien, da sich Beziehungsgemeinschaften nicht auf jeweils den gleichen Umfang eines Archivale beziehen müssen. Das wiederum bedingt die Aufhebung eines verpflichtenden Stufenmodells und der hierarchischen Vererbung von Information. Die große Errungenschaft von ISAD(G), mehrfach zutreffende Information nur einmal auf der jeweils höchsten zutreffenden Verzeichnungsstufe bringen zu müssen, erweist sich hier als Hindernis, das aufzulösen ist. Für eine moderne Erschließungssoftware bedeutet das, dass der Bearbeiter zwischen einer automatischen Vererbung festgesetzter Informationen auf die hierarchisch nachfolgenden Verzeichnungsstufen und dem Ausschluss dieser Vererbung wählen können sollte. Diese Anforderung wird für Softwareanpassungen allerdings nur dann relevant, wenn der Softwareentwickler bereits vorher die Kontextinformationsvererbung automatisiert hat, damit z.B. auch sachthematische Inventare aus der Findmitteldatenbank ohne Informationsverluste generiert und exportiert werden konnten. Eine moderne Archivsoftware muss es dem Bearbeiter möglich machen, Verzeichnungsstufen in beliebige Komposition zu bringen, z.B. einem Akt einen Bestand nachzuordnen. Gleichwohl müssen Warnhinweise eingebaut sein, die ungeübte Nutzer vor falschen Kombinationen zurückhalten.

Jede Verzeichnungsstufe hat ihr Profil, das die Verzeichnungselemente beinhaltet, die es auf der jeweiligen Stufe zu beschreiben gilt. In einer Erschließungssoftware kommt das einer Feldmaske für jede Verzeichnungsstufe gleich, die sich gestaltet, sobald der Bearbeiter die Verzeichnungsstufe für das zu beschreibende Objekt oder die Objektgemeinschaft ausgewählt hat. Diese Auswahl kann auf unterschiedliche Weise erfolgen.

Das Verzeichnungsprofil wird durch die Verzeichnungsstufe aus der Abgrenzung zu den jeweils anderen hierarchischen Ebenen in der Tektonik des Archivs in seine Form gebracht. Zum anderen wird das Verzeichnungsprofil durch die Anforderungen bestimmt, die an eine angemessene Beschreibung der einzelnen Archivaliengattungen zu stellen sind. Würden alle Felder, die sich im Hinblick auf Letzteres zusammenstellen lassen, unter Beachtung der zutreffenden Verzeichnungsstufe zu einem einzigen Verzeichnungsprofil zusammengeführt, ergäbe sich ein verwirrendes und unübersichtliches Verzeichnungsformular bzw. –maske. Es ist also nötig, bei der Programmierung eines Erschließungsclients darauf zu achten, dass gegebenenfalls mehrere Verzeichnungsmasken für die gleiche Verzeichnungsstufe zur Verfügung stehen.


[i] Zitate, wenn nicht anders angegeben, aus: ISAD(G) – Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung, 2., überarb. Aufl., übersetzt und neu bearbeitet von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt, Nils Brübach, Marburg, 2002.

[ii] Begriffsdefinitionen siehe: Angelika Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Nachdruck der 3., durchges. Aufl., Marburg, 2006.

[iii] Die Version 1.3 der Archivsoftware MidosaXML hat diese Unterscheidung zwischen Akte und Vorgang in das Auswahlmenü der Verzeichnungsstufen übernommen und somit für den Bearbeiter klar visualisiert.

[iv] Beispiel: „Angelegenheiten ausländischer Arbeitskräfte“, Vorgänge: „Umgang mit deutschen Frauen“, „Einsatz in der mecklenburgischen Landwirtschaft“, „Heimat- und Urlaubsfahrten“ usw.


[1] Zitiert aus der deutschen Übersetzung des CIDOC CRM: http://cidoc-crm.gnm.de/wiki/index.php?title=Hauptseite&oldid=2337.

 


[1] So in der Software MIDEX.

[2] Kerstin Arnold schreibt im EAG-Anwenderleitfaden für eine Referenzanwendung für ein Archivportal Deutschland in diesem Sinne, dass beispielsweise die Abbildung der Archivtektonik in einem Verbundfindmittel „durch eine EAD-Beständeübersicht geschieht und Informationen nicht redundant gepflegt werden sollen“ (Das EAG-Proifl in MIDEX – Beschreibung und Anwenderleitfaden, bearb. v. Kerstin Arnold, Berlin, Februar 2009 (im Folgenden zitiert: Arnold, EAG-Profil), S. 8).

[3] Arnold, EAG-Profil, S. 75.