Schlagwort-Archive: Erschließung

Erschließung auf Facebook

Eine zunehmende Zahl von Archiven nutzt das Social-Media-Potential von Facebook. Die Möglichkeiten zur Erschließung der dort veröffentlichten Statusmeldungen sind äußerst rudimentär, aber durchaus spannend. Sie und Ihre Fans können Datum, Ort und Schlagwort als Sortier- und Suchkriterien nutzen und so eine größere Sichtbarkeit und Benutzerfreundlichkeit Ihres Facebook-Auftritts erreichen.

Die nachfolgenden Tipps beziehen sich auf die Administration Ihrer Facebook-Fanseite per Browser.

Die Datierung
Abweichend vom automatisch generierten Veröffentlichungsdatum bietet Facebook Ihnen die Möglichkeit, Ihre Statusmeldungen zurück zu datieren und Ihren Besuchern so über die Zeitleiste in der rechten Spalte in der chronologischen Reihenfolge der historisch-zeitlichen Bezugspunkte zugänglich zu machen.

Hierzu wählen Sie bei der Erstellung einer Statusmeldung das Uhrensymbol unten links und in der sich öffnenden Fußzeile die Option „Beitrag zurückdatieren“. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihre historische Datierung nach Jahr, Monat und Tag einzugeben.

Wichtig ist hierbei, dass Sie das Startdatum Ihrer eigenen Facebook-Chronik vorab so weit zurückgesetzt haben, dass die von Ihnen beabsichtigten Rückdatierungen umfasst werden. Auf Grund der Facebook-Vorgaben erstreckt sich die Möglichkeit zur Rückdatierung allerdings aktuell nur bis zum 01. Januar 1905.

Unabhängig von dieser vorgenommenen Manipulation wird Ihre Statusmeldung auf der Startseite anderer Facebook-Nutzer unter dem automatisch generierten Veröffentlichungsdatum angezeigt.

N.B.: Diese Möglichkeit zur Rückdatierung bezieht sich auf Ihre Statusmeldungen, also die chronologische Erschließung Ihrer „Bestände“ auf Facebook. Ergänzend sollten Sie Meilensteine nutzen, um die Geschichte Ihrer Institution zu erzählen.

Die Verortung
Um Ihren Besuchern die Orientierung auf einer Landkarte zu bieten, fügen Sie einfach einen Ort zu Ihrer Statusmeldung hinzu.

Hierzu wählen Sie bei der Erstellung einer Statusmeldung das Pinsymbol unten links und beginnen mit der Eingabe eines Ortsnamens. Während der Eingabe bietet Ihnen Facebook bereits bekannte Orte zur Übernahme an.

Sollte der von Ihnen gewünschte Ort noch nicht als Seite in Facebook vorhanden sein, so haben Sie zwei Möglichkeiten, einen eigenen Ort zu erstellen.

Zum einen über die Facebook-App auf einem GPS-fähigen Smartphone.

Zum anderen finden Sie in der Fußzeile Ihrer Facebook-Fanseite einen Link „Seite erstellen“. Die nachfolgende Auswahl kennen Sie von Ihren allerersten Schritten zur Erstellung Ihrer eigenen Facebook-Fanseite. Wählen Sie hier nun den Kasten „Lokales Unternehmen oder Ort“ und geben Sie die Informationen zu Ortsname, Straße, Stadt und (aktuelle) Postleitzahl ein.

N.B.: Der Aufwand zur Erstellung einer neuen Ortsseite lohnt sich vermutlich nur, wenn Sie einen Ort mehrfach in der Erschließung Ihrer Statusmeldungen verwenden möchten.

Die Verschlagwortung
Seit 2013 bietet Facebook die Möglichkeit, Beiträge mit Hilfe sog. #Hashtags zu verschlagworten. Facebook-Nutzer können so mit einem Link aus Ihrer Statusmeldung heraus facebookweit Statusmeldungen zu demselben Thema finden.
Umgekehrt werden aber auch Ihre Statusmeldungen von Besuchern gefunden, die (noch) nicht zu ihren Fans zählen.

Beginnen Sie nach dem führenden Doppelkreuz mit der Eingabe eines freien Schlagwortes, so zeigt Ihnen Facebook durch eine blaue Hintergrundfärbung den Umfang des Schlagwortes an. Um das Schlagwort zu beenden, drücken Sie einfach die Leertaste. Phrasen-Schlagwörter schreiben Sie als ein zusammenhängendes Wort, ggf. der besseren Lesbarkeit halber mit Binnenmajuskel (#UserGeneratedContent). Verwenden Sie nicht mehr als 2 bis 4 Hashtags in einer Statusmeldung.

Die Umsetzung dieser Tipps finden Sie auf der Facebook-Seite von stadtteilgeschichten.net

Mit Dank an die Facebook-Seiten Historisches Freiburg und Hamburg vor 2000.

„The Third Order of Order“ – Relationale Erschließung und Indizierung als Chance für die Defragmentierung von Kontexten und Überlieferung

Vortrag auf der internationalen Datenbanktagung – Conference on Digitization – der Archive von NS-Gedenkstätten, Dachau 23.-25. Oktober 2013

„In the third order of order, knowledge doesn’t have a shape. There are just too many […] ways to make sense of our world.” (Weinberger, Everything is Miscellaneous, 83).

Die so genannte „dritte Ordnung“, von der David Weinberger hier spricht, ist – auf Archivgut und Digitalisate übertragen – weder die der physischen Vorlage noch eine virtuell organisierte, aber statische digitale Abbildung, vielmehr ist sie eine vielfältig generierbare Ordnung auf der Grundlage von Metadaten über Relationen zwischen Objekten. „Unordnung der dritten Ordnung beseitigen wir, indem wir ihre Metadaten arrangieren; die Objekte selbst rühren wir dabei nicht an“, schreibt Weinberger.[1] Lassen Sie mich versuchen, sie als Chance für die Erschließung und Präsentation von Archivgut zum Zweck seiner Defragmentierung und Kontextualiserung zu illustrieren.

Das Thema „archivische Erschließung“ möchte ich heute unter dem Gesichtspunkt betrachten, dass sie die Defragmentierung von Kontexten und Überlieferung zum Ziel hat. Zusammenhänge innerer und äußerer Art müssen durch Beschreibungen benannt werden, andernfalls sind sie zwar vorhanden, aber nicht sichtbar. Die Akten und Dokumente der Konzentrationslager sind weltweit verstreut, fragmentiert. Ihre inhaltlichen Kontexte sind durch die Erschließung der einzelnen Archive, in denen sie sich befinden, erleuchtet, mal heller, mal weniger hell. Defragmentierung heißt ein mehrdimensionales Puzzle zusammenzusetzen, Fragmente zusammenzubringen, ihre Kontexte sichtbar zu machen.

Die Fragen, die ich dazu stellen möchte, richten sich darauf, inwiefern klassische Erschließungsmethoden zu einer solchen Defragmentierung beitragen, inwiefern neue technische Möglichkeiten eine Änderung der Methoden erfordern, welche Rolle dabei Standards und Standardisierung spielen und welche Bedeutung den Relationen zwischen den Teilen dieses Puzzle bei dessen Zusammensetzung zukommt.

Die Fragen lauten:

  1. Bildet das heute verbreitete Modell der fixen Beständetektonik die historische Realität ab?
  2. Welchen Zweck kann die Digitalisierung von Archivgut im Rahmen der Zugänglichmachung von Erschließungsinformation erfüllen?
  3. Worauf sollte sich Erschließung richten und welche Standards sollte sie nutzen?
  4. Was ist relationale Erschließung und welche Folgen hat sie für den Nutzer?

1.     Bildet das heute verbreitete Modell der fixen Beständetektonik die historische Realität ab?

CLASSIC FINDING AIDS

Die am weitesten verbreitete Methode der Erschließung von Archivgutbeständen besteht in der Verzeichnung und Zuordnung zu einer festgesetzten Gliederung oder Tektonik. Archive werden in Bestände unterteilt, die den Namen ihrer Provenienzstellen tragen, die Bestände werden nach Organisationseinheiten in diesen Provenienzstellen oder nach Funktionen, die die Provenienzstellen wahrgenommen haben, gegliedert. Das einheitliche zentrale Suchkriterium für den Nutzer nach für ihn passenden Beständen liegt in der Fragestellung: Was war die Aufgabe oder Funktion einer Provenienzstelle und kann ihre Überlieferung daher für mein Forschungsthema relevant sein?

Gerade angesichts der heutigen technischen Möglichkeiten stellt sich nun aber die grundsätzliche Frage: Ist das Provenienzprinzip im digitalen Zeitalter als Ordnungsprinzip noch zielführend? In der Tat wird das Provenienzprinzip als alleiniges Ordnungsschema in den internationalen archivwissenschaftlichen Fachjournalen seit einiger Zeit wieder diskutiert.

MULTIPLE MEANINGS

Der ehemalige Generalarchivar der Niederlande Eric Ketelaar wies auf dem internationalen Archivarskongress „Archives without Borders“ 2010 in Den Haag darauf hin, dass der innere Sinn – „the meaning“ – eines Archivale oder auch jedes anderen Kulturguts immer ein vielfacher sei und nicht auf einen einzigen Kontextstrang reduziert werden könne.[2] Inhalte werden vom Wahrnehmenden bei ihrer Wahrnehmung in Kontexte gestellt, sie zeigen sich durch die Komposition der Teile des Archivale, einer archivischen Serie oder eines ganzen Archivkörpers und sie ergeben sich aus der Wahrnehmung der Entstehungszusammenhänge.

Erschließung nach einer provenienzmäßigen Ordnung oder Findmitteltektonik führt zur Konzentration auf den Kontext der Entstehungsgemeinschaft des Archivguts und erschöpft sich im Wesentlichen darin. Anders gesagt: Eine solche Erschließung läuft Gefahr, den Sinn der Archivalien auf einen einzigen Kontextstrang zu reduzieren. Dann geschähe genau das, wovor Eric Ketelaar warnte.

Peter Horsman, emeritierter Dozent für Archivwissenschaft an der Universität Amsterdam, zeigte in seinem Beitrag „Wrapping Records in Narratives“ auf einem archivwissenschaftlichen Workshop in Bad Arolsen im Oktober 2011, dass Archivalien vielfach aus ihrem ursprünglichen Gebrauch entfernt und zu anderen Zwecken weiterverwendet wurden.[3] Damit wurden sie auch in andere physische Kontexte gebracht, zum Beispiel in andere Registraturen verbracht. Er spricht von Dekontextualisierung und Rekontextualisierung. Prominente Beispiele finden sich zuhauf im Archiv des Internationalen Suchdienstes. Dokumente aus zahlreichen Provenienzen wurden dort in thematisch bestimmte Bestände zusammengebracht. Die aus ihrem ursprünglichen Entstehungs- und Nutzungskontext entfernten, also dekontextualisierten Dokumente wurden von da an für die Suche und Schicksalsklärung der darauf erwähnten Personen genutzt und mit neu entstehenden Fallakten verknüpft, sie wurden also rekontextualisiert, in einen neuen Kontext gebracht.

Rekontextualisierungen lassen sich in den uns geläufigen Findbüchern nicht abbilden, allenfalls in recht ausführlichen Bestandsgeschichten, die nicht unbedingt zur spannenden Lektüre einladen, oder andeutungsweise in mehr oder weniger übersichtlichen Graphiken.

Ketelaar geht mit seiner Aussage über den Sinn in den Archivalien weiter. Strebt man die Integration der von ihm angedeuteten Vielschichtigkeit archivalischer Kontexte in die Erschließung an, muss man sehen, dass diese über entstehungsursächliche und durch den Gebrauch der Unterlagen generierte Kontexte hinausgehen. Welche Konsequenzen sich auch für den archivwissenschaftlichen Diskurs ergeben, so wird doch eines hier bereits klar und soll die Antwort auf unsere erste Frage sein:

Das heute verbreitete Modell der fixen Beständetektonik bildet die historische Realität von Überlieferungskontexten nur sehr beschränkt ab. Sind wir damit nicht zufrieden, benötigen wir neue Modelle für die archivische Erschließung.

2.     Welchen Zweck kann die Digitalisierung von Archivgut im Rahmen der Zugänglichmachung von Erschließungsinformation erfüllen?

Sie sehen aus diesem scheinbar unvermittelten Übergang, dass ich eine bessere Abbildung der historischen Realität in den Erschließungserzeugnissen mit der Digitalisierung von Archivgut hier in einem unmittelbaren Zusammenhang darzustellen beabsichtige.

Wir kommen mit den Anforderungen an eine aussagekräftige Erschließung offenbar nicht so recht weiter, wenn wir nur fragen, wie Erschließung aussehen kann. Offenbar spielt es eine mindestens ebenso große Rolle, genauer zu betrachten, was das eigentlich ist, das wir erschließen wollen. Wir müssen uns daher hier der Frage zuwenden, was wir als Archivbestand im Sinne der Erschließung verstehen möchten. Daraus wird sich zeigen, welche Rolle dabei die Digitalisierung spielt.

Der technische Fortschritt erlaubt uns, die Digitalisierung und das Vorliegen oder wenigstens perspektivische Vorliegen unserer Bestände in Form von digitalen Repräsentationen, also Digitalisaten, in unsere Betrachtungen als für die Zukunft geradezu fundamental einzubeziehen.

IMAGES / AGGREGATIONS

Ein Archiv, das einen Großteil seines Archivguts digitalisiert hat, ist in der Lage, die dadurch produzierten Bilddateien in beliebig viele Strukturen zu bringen. Das geschieht entweder, indem die Dateien vorgefertigten Strukturen manuell zugeordnet werden, oder indem sie mit kodierten Metadaten versehen werden, die die Grundlagen für automatisierte Strukturierungsprozesse sind. Aggregationen solcher Dateien können ebenso als Einheiten definiert und mit Metadaten versehen werden, die diese Definition fixieren. Dadurch kann zum Beispiel eine Abfolge von dreißig Images als eine Akte, also als eine Aggregation, definiert und abgegrenzt werden.

Die unbegrenzt vielfache Verknüpfbarkeit der Imagedateien ermöglicht ebenso unbegrenzt viele definierbare Aggregationen, also Anhäufungen von Images in einer festzulegenden Reihenfolge und in einem festzulegenden Umfang.

Indem man so vorgeht, geschieht ein paradigmatischer Wechsel. War bisher die Erschließung an die Gestalt der physischen Vorlage der Archivalieneinheit gebunden, ist der Beschreibung nun ein Schritt voranzustellen: die Bestimmung des Umfangs und der Struktur der zu beschreibenden Einheit, die mit der physischen Vorlage nicht mehr identisch sein muss. Es kommt also zu einer Trennung von physischer Struktur und virtueller Struktur, zu einer Differenz von physischem und virtuellem Bestand. In der Archivwissenschaft spricht man von der Differenz zwischen dem physical fonds und dem conceptual fonds.[4]

Daraus wird deutlich, dass eine eindeutige Abgrenzung von Beständen dann kaum mehr möglich ist, denn: Entscheidet man sich für ein Abgrenzungskriterium, z.B. die institutionelle Herkunft, so bleiben andere Beziehungsgemeinschaften unberücksichtigt, auch wenn sie gleichermaßen als Abgrenzungskriterien tauglich wären. Peter Horsman hat in seinem bereits zitierten Vortrag anhand der Suchkartei des niederländischen Roten Kreuzes die Vielschichtigkeit von Entstehungszusammenhängen illustriert und ihre Beziehungen zu zahlreichen anderen physischen Beständen sichtbar gemacht. Strukturierung nach der Theorie des conceptual fonds hieße, die Elemente des physischen Bestands in ihren jeweiligen Beziehungen in der dafür erforderlichen Anzahl virtueller Bestände darzustellen, etwa in den jeweiligen Findbüchern solcher aus dem physischen Bestand gebildeten virtuellen Bestände.

Die so genannten Postkustodialisten unter den Archivwissenschaftlern sagen, es sei nicht möglich, Archivalien einem einzigen Bestand zuzuordnen, da dadurch nicht Bestände transparent, sondern Beziehungsgemeinschaften verdunkelt würden. Diese Ansicht scheint sich immer mehr durchzusetzen.

Der britische Archivwissenschaftler Geoffrey Yeo vom University College London schrieb vor wenigen Monaten in der kanadischen Fachzeitschrift „Archivaria“ folgenden Satz: „In the world of paper records, aggregations are brought together and arrangement is fixed before the user arrives on the scene, but many critics argue that the digital revolution overturns these conventions“.[5] Wir müssen uns zu Herzen nehmen, dass die Möglichkeiten dieses digitalen Umbruchs, den er als digitale Revolution bezeichnet, nur zu einem Teil von den neuen technischen Möglichkeiten der Erschließung abhängen, zum anderen Teil aber von der Art der Repräsentation des zu beschreibenden Materials. Diese muss in digitaler Form vorliegen. Das geht aus Yeo’s Satz ebenso klar hervor wie aus meinen vorigen Ausführungen. Für uns heißt das, dass die Digitalisierung unseres Archivguts die grundlegende Voraussetzung für eine Präsentation im Verständnis des conceptual fonds ist.

Ich komme zur Antwort auf die Frage, welchen Zweck die Digitalisierung im Rahmen der Zugänglichmachung von Erschließungsinformation erfüllen kann: Bisher diente Digitalisierung fast ausschließlich dazu, Archivalien leichter vorlegen zu können, sei es am Monitor im digitalen Lesesaal oder im heimischen Arbeitszimmer des Nutzers über das Internet.

Nun aber bedeutet Digitalisierung auch, Archivgut in Strukturen präsentieren zu können, die bislang nicht visualisiert werden konnten. Das ist ihr erweiterter Zweck in einer paradigmatisch veränderten Erschließungs- und Nutzungskultur.

3.     Worauf sollte sich Erschließung richten und welche Standards sollte sie nutzen?

Nach diesen strukturellen Betrachtungen von Archivgut wollen wir nun sehen, welche Objekte und Eigenschaften wir bei der Archivguterschließung und bei der Erschließung der damit in Beziehung stehenden Entitäten berücksichtigt haben sollten.

METADATA MODEL

Der Internationale Archivrat (ICA) hat vier Standards für die archivische Erschließung erarbeitet, die sich mit den vier Objektgruppen befassen, die in einem Findmittelsystem koordiniert werden sollten:

  1. Das Archivgut,
  2. Die Erzeuger des Archivguts und weitere damit im Zusammenhang stehende Akteure
  3. Die Funktionen und Aufgaben, deren Umsetzung für die Entstehung des Archivguts ursächlich waren
  4. Das verwahrende Archiv mit seinem Sammlungsmandat und seinen Zugangsdaten.

Die Zusammenschau der Objektgruppen, die in einem Findmittelsystem koordiniert werden sollen, ist die oberste Stufe des so genannten Metadatenmodells. Das Metadatenmodell eines Archivs gibt vor, was bei der Erschließung beschrieben werden soll. Es setzt sich in die Tiefe fort bis hinunter zur Definition der einzelnen Felder und Attribute bei der Erschließung eines Einzelstücks. Das Modell lässt sich nach den Bedürfnissen der einzelnen Archive oder Archivsparten beliebig erweitern, jedoch sollte für jede Objektgruppe, die man in sein Metadatenmodell aufnehmen möchte, ein einigermaßen verbreiteter Beschreibungsstandard genutzt werden, um die Erschließungsdaten archivübergreifend austauschbar zu machen.

Beispiele für Erweiterungen wären vor allem Ereignisse (Events) oder Orte (Places). Die besondere Bedeutung solcher Angaben im Rahmen der Holocaustforschung wurde im Projekt EHRI insofern berücksichtigt, als Standards für ihre Beschreibung und dazu nutzbare Thesauri vermerkt und erarbeitet wurden.

Gängige Standards sind die XML-basierten Formate EAD für Archivgut und EAC für Akteure (natürliche und juristische Personen).

Für die Beschreibung von Aufgaben und Funktionen ist ein XML-basierter Standard bislang nicht erstellt worden. Die auf dem Markt befindliche Archivsoftware beinhaltet in der Regel Export- und Importschnittstellten für EAD und zunehmend auch für EAC. Für die Überführung von Erschließungsdaten, die bereits in Datenbanken vorliegen, sind Mapping-Werkzeuge leicht zu erhalten. Zurzeit besteht seitens der beiden großen einschlägigen Portalbetreiber, dem Archivportal Europa und dem Archivportal D, großes Interesse, interessierten Archiven bei der Bereitstellung XML-basierter Findmittel nach dem EAD-Standard behilflich zu sein. Auch Softwareanbieter und Archivdienstleistungsfirmen übernehmen Mapping-Arbeiten. Durch die Datenbereitstellung in Archivportalen kann Archivgut im Internet virtuell gemeinsam durchsucht und gleiche Provenienzen als zusammengehöriges Ganzes sichtbar gemacht werden. Das Team der Kontaktstelle für an der Datenbereitstellung für das Archivportal Europa interessierte Archive befindet sich im Bundesarchiv in Berlin.

Wir können aber mehr erreichen als eine Abbildung und Anhäufung von Erschließungsinformation in der Qualität, die wir bereits bereitstellen können. Unser Anliegen ist es, Tools zu nutzen, die Erschließungsinformation nutzbar machen, die bereits in unseren Systemen gespeichert ist, aber noch nicht umfassend verwertet wird. Uns interessieren vor allem die Personen, die auf den Dokumenten erscheinen. Deshalb sind für uns nicht nur die Kontexte aus dem Entstehungs- und Nutzungszusammenhang des archivalischen Materials wichtig, sondern ebenso die Beziehungen zu den Akteuren, die nicht einmal unmittelbar an der Entstehung der Unterlagen beteiligt waren, eben der Inhaftierten und Opfer anderer Verfolgungsmaßnahmen. In unserem Metadatenmodell nimmt der Bereich der Akteure also einen herausragenden Platz ein.

Ich habe bereits im vergangenen Jahr auf unserem Treffen in Auschwitz erläutert, wie Information über Personen, die wir aus den Dokumenten bereits exzerpiert vorliegen haben, in Normdatensätze zusammenfließen können, die prinzipiell mit anderen Archiven austauschbar sind.

MATCHING DATA

Ähnliche Ziele wurden damals im EHRI-Projekt verfolgt. Die in unserem Kreis seit Jahren immer wieder aufscheinende Problematik der eindeutigen Identifizierbarkeit ein- und derselben Personen in unterschiedlichen Ihrer Datenbanken vereitelte dann aber doch die Umsetzung in die einrichtungsübergreifende Praxis, so dass es auch heute noch ein Desiderat ist, Instrumente zu bekommen, die die Identifikation von Personen über die eigenen Archivbestände hinaus in quantitativ hinreichendem Umfang eindeutig möglich machen.

Vielleicht hilft es weiter, und bitte verstehen Sie das nicht anders als eine Anregung zum Experiment, wenn sich die Erschließung nicht nur auf die Eigenschaften der Personen, sondern verstärkt auch auf die Qualität ihrer Beziehungen zu ihrer Umwelt, das heißt zu anderen beschreibungsfähigen Objekten und Objektgruppen, konzentrieren würde.

CIDOC CRM SCHEMA

Ich möchte hierzu auf die so genannten objektorientierten konzeptuellen Referenzmodelle (object-oriented Conceptual Reference Model – CRM) hinweisen, die als Metadatenschemata die Art und Weise der Erschließung, sprich: die Metadatenmodelle der Archivare, beeinflussen können. Angewandt werden solche Modelle derzeit bereits bei den Museen unter der Bezeichnung CIDOC CRM oder im Kulturgutportal Europeana unter dem Namen „Europeana Data Model“ (EDM). Solche Referenzmodelle bestehen aus Ontologien, die durch eine vorgegebene, aber erweiterbare Anzahl von Klassen und Eigenschaften beschrieben werden. Auf die archivische Erschließung abgestimmte Kataloge solcher Klassen und Eigenschaften sind mir bislang nicht bekannt. Sie müssten erarbeitet werden, was gerade auf Ihrem Arbeitsgebiet auch projektbezogen vielversprechend sein könnte. Konzeptuelle Referenzmodelle zielen also auf die Beschreibung von Beziehungen zwischen Objekten ab. Die Fokussierung dieser Beziehungen als Gegenstände der Beschreibung im Rahmen der archivischen Erschließung birgt die Chance, spätere Suchvorgänge von Nutzern auf der Qualität von Beziehungsformen basieren zu lassen und damit die Brücken, die zwischen den Objekten bestehen, nicht minder als die Objekte selbst zu beachten und als kurze Wege zum angestrebten Rechercheziel effizient zu nutzen: CRM bilden die Grundlage für Recherchen nach den Prinzipien des Semantic Web.

CIDOC/CRM MEDIATOR

Solche relationsbasierten Modelle haben eine strukturelle Affinität zu den Datenmodellen relationaler Datenbanken. Die Frage liegt demnach nahe, ob möglicherweise in Ihren Datenbanken bereits vorhandene Beziehungsdefinitionen schon jetzt in ein exportfähiges und in unterschiedlicher Umgebung einfach nachnutzbares Format gebracht werden könnten, das eine auf Information über Relationen basierende Suche erlaubt, ich denke an EAD-XML. Das wäre ein gewichtiger Schritt hin zur Auswertbarkeit solcher Daten im Rahmen eines relationalen bzw. eines Referenzmodells. Ein Conceptual Reference Model stellt eben gerade nicht den Anspruch, in einer Datenbank ein homogenes Metadatensystem zusammenzuführen. Vielmehr ist es geeignet, beliebig viele unterschiedliche Metadatensysteme zu durchsuchen und die Kodierungen in die Semantik des eigenen Metadatenschemas zu überführen und auf dieser Basis das Resultat des Suchvorgangs zu präsentieren. Demnach liegen Findbücher in EAD oder Personenbeschreibungen in EAC jeweils in einem dieser möglichen Vorlage-Metadatensysteme vor und können in eine CRM-basierte Suche einbezogen werden.

WORKING PORTALS

Als EAD-XML Files können Sie Ihre Daten bereits jetzt in das Archivportal Europa einspeisen. Von dort ist die Übernahme ins CRM-basierte Kulturgutportal Europeana quasi per Mausklick möglich. Die Nutzung relationaler Modelle kann gegebenenfalls künftig ein Weg sein, doch noch die Datenbanken der Gedenkstätten in einer Weise übergreifend recherchierbar zu machen, die die eindeutige Identifikation derselben Personen in verschiedenen Datenbanken leichter möglich macht als es bisher der Fall war.

Ich komme zur Ausgangsfrage zurück und fasse die Antwort wie folgt zusammen:

Die Erschließung sollte sich mindestens auf die Objektgruppen Archivgut sowie Schriftguterzeuger und andere im Zusammenhang mit der Archivgutentstehung als bedeutend angesehene Akteure erstrecken. Dafür sollte man sich an den Profilen des Archivportals Europa für die Standards EAD und EAC orientieren. Für die Nutzung objektorientierter konzeptueller Referenzmodelle fehlen derzeit noch auf die Bedürfnisse der Gedenkstättenarchive zugeschnittene Modelldefinitionen.

4. Was ist relationale Erschließung und welche Folgen hat sie für den Nutzer?

Ich habe nun einiges über die Umwandlung von vorliegenden Erschließungsdaten in relationale Modelle gesagt. Abschließend erlauben Sie mir noch einige Worte dazu, wie relationale Erschließungsdaten neu erfasst werden können und welche Veränderung sich für den Nutzer ergibt. Dafür nehme ich die Antwort auf die Eingangsfrage vorweg:

Relationale Erschließung basiert auf dem Zusammenspiel von Beziehungen zwischen zu beschreibenden Objekten. Sie kann mittels eines verlinkten Systems von Normdatensätzen (Authority Records), mittels Facettenklassifikationen oder mittels der Einbindung objektorientierter konzeptueller Referenzmodelle erfolgen. Bei der relationalen Erschließung gibt es keine fixen Klassifikationen oder Hierarchien, vielmehr lassen sich solche nach ausgewählten Kriterien on demand temporär generieren. Für den Nutzer heißt das, dass er seine eigenen, qualitativ hochstehenden Findmittel nach seinem Bedarf auf der Grundlage der Metadaten der beschriebenen Objekte und Relationen selbst erzeugen kann.

Relationale Erschließung knüpft an die Beziehungen an, die die zu beschreibenden Objekte, also beispielsweise das Archivgut, zu anderen Objekten haben. Relationale Erschließung basiert darauf, Beziehungsgemeinschaften zu kennzeichnen. In der Erschließungspraxis könnte die Relationsbeschreibung etwa durch Indizierung erfolgen. Sowohl die äußere Abgrenzung der Bestände als auch die innere Ordnung eines Bestands wird auf der Grundlage solcher Indizierungen hergestellt. Wir bewegen uns im conceptual fonds. Wir beschreiben Dokumente und Akten als Abfolgen von Digitalisaten und als virtuelle Einheiten, deren Elemente sich beliebig oft wiederholen dürfen und bei denen es keine Rolle spielt, ob ihre physischen Vorlagen in derselben Abgrenzung existieren oder nicht. Die gesamte Information, die man bisher in Gliederungen abbildete, wäre dann in den Indizierungen, also in den Metadaten der indizierten Objekte, enthalten.

Die neue Erschließungssituation wirkt sich auf die Nutzung aus.

USER-GENERATED COLLECTIONS

Erst bei Bedarf wird die auf die Inhalte und Strukturen der in den Indizierungen vorliegenden Metadaten gerichtete Sortierfunktion vom Archivar oder vom Nutzer aktiviert. Nach Vorgaben dazu, welche Indzierungswerte in welcher Hierarchie zur Bildung einer gegliederten Struktur für ein temporär benötigtes Findmittel zugrunde gelegt werden sollen, erfolgt eine automatische Sortierung und generiert ein Findbuch on demand. Der Nutzer, der die für ihn wichtigen Eigenschaften auswählt, generiert den Bestand, der durch die Gemeinsamkeit der ausgewählten Beziehungen definiert wird und sich im nutzergenerierten Findbuch spiegelt. Darüber hinaus muss dieses System gerade in Ihrem Metier auch die Erschließungsinformation beinhalten, die sich nicht auf das Archivgut selbst bezieht, sondern auf die Akteure, Orte und sonstigen relevanten Größen, die mit dem Archivgut verbunden sind oder über die es informiert. Dafür sind geeignete Verlinkungen zwischen Archivgutbeschreibungen und beispielsweise Personenbeschreibungen einzufügen.

Hier sind nun sind die Softwareentwickler angesprochen, in Kooparation mit uns die benötigten Instrumente herzustellen.


[1] Weinberger, Das Ende der Schublade, S. 210.

[2] Archives without borders/Archivos sin fronteras, proceedings of the international congress in The Hague, August 30 – 31, 2010 / ed. Hildo van Engen et al. – Berchem, Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen, Sectie Archieven, 2012.

[3] http://www.its-arolsen.org/fileadmin/user_upload/Dateien/Archivtagung/Horsman_text.pdf

[4] Vgl. hierzu u.a.: Peter Horsman, The Last Dance of the Phoenix or The De-Discovery of the Archival Fonds. In: Archivaria 54 (2002), und: Geoffrey Yeo, The Conceptual Fonds and the Physical Collection. In: Archivaria 73 (2011).

[5] Geoffrey Yeo, Bringing Things Together: Aggregate Records in a Digital Age. In: Archivaria 74 (2012).

Archiverschließung und -verwaltung mit standardkonformer Software

Maßgeblich für die Ausführungen zu den Standards ISDIAH, ISAAR, ISDF und ISAD in diesem Papier sind jeweils die englischsprachigen Ausgaben, die auf der Website des ICA verfügbar sind: http://www.ica.org/10206/standards/standards-list.html.

Gliederung:

0. Einleitung.

1. Erschließung.

1.1. Beschreibung des Archivs als Collection Holding Institution (ISDIAH/EAG).

1.2. Beschreibung von Bestandsbildnern (ISAAR-CPF/EAC-CPF).

1.3. Beschreibung von Funktionen (ISDF).

1.4. Beschreibung von Archivgut (ISAD-G und EAD).

1.5. Visualisierung von Beziehungsgemeinschaften mittels Digitalisaten, METS.

1.6. Beschreibung von semantischen Beziehungsgemeinschaften (CIDOC CRM).

2. Beständeverwaltung / Magazin.

3. Nutzungsverwaltung.

4. Anhang: Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G).

0. Einleitung

Fragt man danach, was eine Archivsoftware heute zu leisten imstande sein soll, so könnte man in einem Brainstorming zu einem folgenden ersten Ergebnis kommen:

  • Standardgemäßes Erstellen und Verwalten von Authority Records (Thesauri?) für CPFs, Funktionen, Events, Orte (ISAAR, ISDF (ISAF?), EAC, …)
  • Standardgemäße Beschreibung von Archivgut (ISAD(G), EAD)
  • Standardkonforme Verwaltung digitaler Daten inklusive administrativer Metadaten (PREMIS), Verknüpfung zu digitalem Archiv möglich (DIMAG)
  • Integration von Digitalisaten in Erschließung und Findmittel, inkl. standardisierter Beschreibung (METS)
  • Relationale Erschließung durch standardisierte Beschreibung von Beziehungen und Entitäten (CIDOC CRM)
  • Nutzergesteuerte dynamische Generierung von Gliederungen und virtuellen Beständen auf der Grundlage von Thesauri o.ä.
  • Exportierbarkeit in EAD-XML und EAC-XML, Profilauswahl DDB, APEx, LoC sowie beschränkt frei konfigurierbar.
  • Ausdruck von Findmitteln nach ISDIAH-, ISAAR-, ISDF- und ISAD-Vorlagen sowie frei konfigurierbar
  • Erzeugung von onlinefähigen Findmitteln in Form von selbständigen HTML-Präsentationen  ohne Benötigung von Server-Komponenten oder Web-Diensten für ihre Nutzung

Sofort wird deutlich, dass Archivarbeit zu einer Arbeit mit internationalem Anspruch an die Standardisierung geworden ist, dass Metadatenformate zu „identity“ und „integrity“ eine zentrale Rolle spielen und dass die Nutzerorientierung der Archive zusammen mit den neuen technischen Möglichkeiten ein neues Verständnis von Erschließung und ihren Zielen geweckt hat. Daraus lassen sich Anforderungen ableiten, die eine markttaugliche Archivsoftware heute standardmäßig erfüllen sollte. Sie sind nicht unbedingt neu, sollen aber im Folgenden noch einmal zusammengefasst werden und dabei insbesondere Bezug auf die Bedürfnisse des Universitätsarchivs Bayreuth nehmen. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Erschließung, die Bereiche der Beständeverwaltung, des Magazins und der Nutzungsverwaltung wird nur gestreift, wenngleich dem Autor bewusst ist, dass gerade die Unversehrtheit und Authentizität von Archivgut im Verlauf seiner Verwahrung hohe technische Standards zu beachten zwingt, insbesondere wo es sich um digitale Archivalien handelt. Diese Standards sind aber weitgehend unstrittig und die Ansprüche an ihre technische Umsetzung variieren bei den Archivaren wohl deutlich weniger als im Bereich der Erschließung.

1. Erschließung

1.1. Beschreibung des Archivs als Collection Holding Institution (ISDIAH/EAG)

Für die Beschreibung von Institutionen, die archivalische Bestände und / oder Sammlungen verwahren, hat der Internationale Archivrat (ICA) den Standard ISDIAH entwickelt. Ihm soll der für die Onlinedarstellung geeignete XML-basierte Standard EAG (Encodes Archival Guide) entsprechen.

Der Standard ISDIAH ermöglicht den Beginn der Stufenerschließung auf der Ebene des Archivs als erster Verzeichnungsstufe. Um von dort auf die nächst tiefere Stufe zu kommen, benötigt die Beschreibung entsprechende Schnittstellenbereiche. Im Abschnitt Control Area ermöglicht ISDIAH sowohl eine Kurzbeschreibung der einzelnen Archivbestände als auch eine Verknüpfung zu Normdateien, die Aktenbildner beschreiben und im Standardformat ISAAR vorliegen. Entsprechende Verknüpfungspunkte benötigt EAG zu EAC-Dateien. In bislang testweise eingesetzten EAG-Profilen in Deutschland liefert beispielsweise der Tag <repositorguides> die Verknüpfung zu Beständeübersichten.[1] Damit verhält sich EAG ebenso konsequent wie die Standards EAC und EAD, die kaum Überschneidungen mit Beschreibung anderer Erschließungsentitäten zulassen. Sie unterscheiden sich dadurch sowohl von ISDIAH als auch von ISAAR und ISAD. Letztere erlauben stets die Verknüpfung durch integrierte Kurzfassungen der Beschreibung. So erlaubt ISDIAH in seinem Kapitel 6, Kurzbeschreibungen von Bestandsbildnern und deren Überlieferung, die sich im Archiv befinden. Von hier aus ist der Link zu den ausführlichen ISAAR- und ISAD- Beschreibungen der Bestandsbildner und Bestände zu setzen. Diese Form der ineinander verflochtenen Beschreibungen beinhaltet zwar regelmäßig ein Stück Redundanz, ist aber zugleich nutzerfreundlich, weil dadurch exzerpierte Konzentrate von Information bereitgestellt werden.[2]

Das EAG-Profil des Bundesarchivs vom Februar 2009, das auf seiner Website veröffentlicht ist (http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/archivportald/090209_eag_profile_en.pdf), scheint mit ISDIAH weitgehend übereinzustimmen. Nicht zu finden waren im Beschreibungsbereich der ISDIAH-Abschnitt 5.3.2 Geographical and cultural context, 5.3.3 Mandates/Sources of authority, 5.3.5 Records management and collecting policies, 5.3.7 Archival and other holdings, 5.3.8 Finding aids, guides and publications. Im Bereich “Dienstleistungen” fehlt 5.5.3 Public Areas. Ferner fehlen einige Punkte im Kontrollbereich, vor allem 5.6.3 Rules and/or conventions used.

Ob die Abbildung aller ISDIAH-Abschnitte in EAG nötig ist, mag man differenziert sehen. Auf die Beschreibung der Public Areas (5.5.3) mag man wohl leicht verzichten können.

Eine Archivsoftware sollte gleichermaßen ISDIAH und EAG bedienen können. Wenn ein Archiv seine eigene Beschreibung als gleichsam oberste Erschließungsstufe ansehen möchte, so wird es dafür einen Erschließungsstandard anwenden, der angemessen ausführliche Informationen aufnehmen kann. Das vorliegende EAG-Profil ist dafür noch zu eng. Zweckmäßig erscheint es, im deutschen Archivwesen derzeit das EAG-Profil des Bundesarchivs zwar zugrunde zu legen, es aber flexibler zu gestalten, indem beispielsweise mehr Freitextfelder vorgesehen werden. Die angebotenen Crosswalks sind teilweise nicht wirklich kompatibel. So referenziert der bei Arnold angebotene ISDIAH-EAG-Crosswalk für Nr. 5.4.3 Accessibility von ISDIAH, wo geographische und Informationen zur Anreise zum Archiv und keineswegs nur Angaben über Barrierefreiheit einzutragen sind, lediglich auf <desc><buildinginfo><handicapped>.[3] Wo Angaben zur Anreisegeographie eingetragen werden können, ist nicht ersichtlich.

Die hier bestehenden Unklarheiten sollten insbesondere bei den zuständigen Stellen des Archivportals D (DDB) und des Projekts APEx vorgebracht werden. Erst wenn Klarheit über die künftige Ausrichtung eines EAG-Profils besteht, sollten Veränderungen bzw. Erstimplementierungen in der Software vorgenommen werden.

ISDIAH: http://www.ica.org/?lid=10198

1.2. Beschreibung von Bestandsbildnern (ISAAR-CPF/EAC-CPF)

Die Beschreibung mittels ISAAR-CPF / EAC-CPF bezieht sich in erster Linie auf Bestandsbildner (creator). Die Entwicklungen und Metadatenmodelle, die in unterschiedlichen internationalen Portalprojekten zur Anwendung kommen, verwenden zur Bezeichnung des Beschreibungsobjekts inzwischen lieber den Begriff des agent. Dabei spielt es mitunter explizit keine Rolle mehr, ob das Beschreibungsobjekt als Bestandsbildner oder sonstiger Akteur auftritt, der in irgendeiner Beziehung zur Entstehung, zum Inhalt oder zur Gestaltung von Archivbeständen und Sammlungen steht. Unter dieser Voraussetzung kommt der Beschreibung von Funktionen im Rahmen einer Akteursbeschreibung gesteigerte Bedeutung zu.

Metadatenmodelle zeigen Beziehungen zwischen Archiven, Bestandsbildnern und anderen Akteuren, Funktionen und Beständen auf. Demzufolge sind neben diesen vier Entitäten deren Beziehungen zueinander ein wesentliches Objekt der Erschließung. Die Darstellung von Erschließungsergebnissen dient der Visualisierung solcher Beziehungsgemeinschaften, wobei die Entitäten die Eckpunkte sind, die eine flexible Visualisierung durch die jeweilige Konzentration auf die eine oder die andere Entität ermöglichen. Die Folge ist, dass Archivbestände keine absolute Tektonik besitzen. Bisher wurden Tektoniken im Hinblick auf eine Ausrichtung auf jeweils eine einzige Entität fixiert. Archive waren entweder nach Bestandsbildnern gegliedert oder nach Funktionen, wobei letztere Fälle in der Realität zumeist nur Überreste des Pertinenzprinzips waren.

Die Zuweisung von mit Archivgut in Beziehung stehenden Akteuren ist von einer Tektonik jedoch zunächst völlig unabhängig. Bei der Erschließung von Archivgut sind solche Informationen Attribute, die den Beschreibungen hinzugefügt werden müssen. Um im Weiteren Beziehungsgemeinschaften anderer Art flexibel darstellen zu können, dürfte sich die Anwendung des Prinzips der Vererbung von Information von der höheren zur niedrigeren Verzeichnungsstufe nicht länger anwenden lassen. Denn auf höherer Stufe angebrachte Information fixiert die Strukturen, die unterhalb geschaffen werden. Das aber macht Erschließungsvisualisierung inflexibel. Es ist daher eine Anforderung an Archivsoftware, alle für eine Verzeichnungsstufe zutreffende Erschließungsinformation unmittelbar bei der Verzeichnungseinheit vorzuhalten, auch wenn dadurch scheinbar Redundanz entsteht.

Zusätzlich zur Information über Akteure bedarf die Erschließung der Information über die wahrgenommenen Funktionen. Es genügt dafür nicht, den einzelnen Akteuren bei deren Beschreibung Funktionen attributiert zu haben. Bei der Verzeichnung von Archivgut sind die einzelnen Funktionen beim Namen zu nennen, die sich in den Verzeichnungseinheiten spiegeln. Geht man auch hier so vor, dass die Information über die Funktionen nicht nach dem Vererbungsprinzip, sondern jeweils unmittelbar bei den Verzeichnungseinheiten vermerkt werden, ermöglicht man eine strukturierte Visualisierung des Archivbestands nicht nur nach den institutionellen, sondern alternativ auch nach den funktionalen Provenienzen.

Für eine Archivsoftware bedeutet das, dass eine feste Tektonik keine so wichtige Rolle mehr spielt. Zwar werden auch künftig viele Archivare das Tektonikmodell für die Erschließung nutzen. Eine Software, die das als einzige Erschließungstechnik zulässt, entspricht den Anforderungen der modernen Archivwissenschaft jedoch nicht. Flexible Erschließung von Beziehungsgemeinschaften könnte beispielsweise mit Thesauri arbeiten, die mit Normdatensätzen verknüpft sind. So müsste es einen Thesaurus für Akteure geben, die nach ISAAR-CPF / EAC-CPF beschrieben werden, und einen Thesaurus für Funktionen, die nach ISDF beschrieben werden. Die Beschreibung des Archivguts nach ISAD / EAD stünde weiterhin im Mittelpunkt der Software. Die Gliederung der Bestände sollte durch Hierarchisierungen innerhalb der Thesauri erfolgen, die durch die Attributierung eines Thesauruseintrags an die Verzeichnungseinheit übertragen würde. Die Tektonik ergäbe sich, indem die Software bei einer Findmittelgenerierung auf die Hierarchieinformation der attributierten Thesauruseinträge zugreift und die Verzeichnungseinheiten darauf gründend tektonisch sortiert. Der klassische Tektonikbaum wäre während der Verzeichnung nicht mehr nötig. Seine eigentlich Funktion, Strukturen zu fixieren, wäre noch dort anzuwenden, wo solche im Einzelfall vom Archivar festgesetzt werden, beispielsweise in der Abbildung von Serien.

Grundsätzlich ist es wünschenswert, alle Felder in einer Erschließungssoftware, in die deskriptive Metadaten eingetragen werden, mit einem jeweils passenden EAC- bzw. EAD-Tag zu versehen. Für Exporte wäre dann zu definieren, ob ein vorgehaltenes Fremd- oder Portalprofil (z.B. für das Archivportal Europa) angewandt oder ob ein Vollexport (oder manuell eingeschränkter Export) nach einem softwarespezifischen oder beispielsweise nach einem an der vollständigen EAD Tag Library orientierten Profil ausgegeben werden soll. Auf diese Weise wäre sichergestellt, dass die komplette Verzeichnung standardgerecht erfolgt und in einem standardgerechten Export abgebildet werden kann.

ISAAR-CPF: http://www.ica.org/10203/standards/isaar-cpf-international-standard-archival-authority-record-for-corporate-bodies-persons-and-families-2nd-edition.html

1.3. Beschreibung von Funktionen (ISDF)

Für die Beschreibung von Funktion existiert noch kein XML-basierter Standard. Ein „EAC-F“ steht noch aus. Wie institutionelle Provenienzen im CPF-Thesaurus gemäß ISAAR-CPF oder EAC-CPF beschrieben werden sollen, so könnte analog dazu die Beschreibung von Funktionen im Funktionenthesaurus erfolgen. Die Feldaufteilung entspräche den Vorgaben des ISDF. Sobald es einmal einen Standard EAC-F geben wird, kann den Feldern mittels Crosswalk der jeweils zugehörige EAC-Tag hinterlegt werden.

ISDF: http://www.ica.org/10208/standards/isdf-international-standard-for-describing-functions.html

1.4. Beschreibung von Archivgut (ISAD-G und EAD)

Die meisten auf dem Markt erhältlichen Erschließungsprogramme sind weitgehend ISAD(G)-konform und bieten ein EAD-Exportmodul an. Nähere Ausführungen zur Anwendung von Verzeichnungsstufen finden sich im Anhang „Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G)“. EAD-XML ist als Austauschformat mehr als nur ein Exportformat zur Präsentation von Erschließungsdaten in Portalen. Vielmehr ist es geeignet, kollaborative Erschließungsprojekte zu begünstigen, Inhalte zu exportieren, andernorts weiterzubearbeiten, wieder zu importieren und mit zusätzlichen Daten, die an einem dritten Ort dazu erhoben wurden, zu vervollständigen: kollaborative Erschließung am virtuellen Bestand. Insofern soll das EAD-Profil eher weit ausgreifen als auf wenige Felder beschränkt sein. Für das Universitätsarchiv Bayreuth soll das heißen, dass es sich bis zur Veröffentlichung des revidierten EAD-Schemas durch die Library of Congress am Profil des Bundesarchivs orientiert, das von diesem auf seinen Websites bereitgestellt ist. Zugleich soll eine Archivsoftware Tool bereitstellen, die einen flexiblen Umgang mit diesem Profil erlaubt, wie z.B. Matching mit Portalprofilen, freie Auswahl von zu exportierenden Daten, um Exportfiles zu beliebig unterschiedlichen Zwecken zu nutzen. Der Softwareanbieter muss in der Lage sein, hier nötigenfalls unkomplizierten technischen Support im Rahmen seines Lizenzvertrags zu leisten. Grundsätzlich sollen Exporte, Importe und Konfigurationen vom Bearbeiter über eine Menüsteuerung am Arbeitsplatz erfolgen. Das originale Findbuch soll der EAD-XML-File sein, der zusammen mit einer Ausgenerierung in eine HTML-Präsentation publiziert wird.

EAD: http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/archivportald/090407_ead_profil_findbuch_de.pdf

ISAD(G): http://www.ica.org/10207/standards/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition.html

1.5. Visualisierung von Beziehungsgemeinschaften mittels Digitalisaten, METS

Erschließung, die es sich zum Ziel setzt, die Mehrschichtigkeit von Kontexten, ihre (chronologische) De- und erneute Rekontextualisierung aufzuzeigen, muss, um nicht in der Theorie verhaftet zu sein, mit Digitalisaten arbeiten, die es auch erlauben, Beziehungsgemeinschaften in einer Weise zu rekonstruieren, der die Ordnung des analogen Archivguts nicht entspricht. Es muss möglich sein, beispielsweise Akten sichtbar zu machen, die als in dieser Struktur nicht oder nicht mehr real existieren. Durch eine flexible Aneinanderreihung von Images, die zusammen als Akte vom verzeichnenden Archivar definiert wird, ist diese Visualisierung möglich. Der Archivar würde diese neu entstandene Einheit mittels einer METS-konformen Beschreibung als Einheit kennzeichnen und sie seiner (EAD-konformen) Beschreibung hinzugesellen.

Eine Archivsoftware muss die Fähigkeit besitzen, zu jeder Magazineinheit (!) ein Korpus von dazugehörigen Digitalisaten zu verwalten. Die Verknüpfung von Digitalisaten zu METS-Einheiten und mit EAD-Beschreibungen muss stets so weit nachvollziehbar sein, dass die administrativen Metadaten der Images jederzeit genauestens treffsicher zu den Lagerorten der analogen Originalvorlagen führen. Die originalen Einzelteile einer virtuellen Verzeichnungseinheit, die aus 150 quer durch das Magazin verstreuten Blättern bestünde, müssten mittels der mit der Beschreibung verknüpften METS-Datei und der den Digitalisaten inhärenten Metadaten jederzeit treffsicher auffindbar sein.

1.6. Beschreibung von semantischen Beziehungsgemeinschaften (CIDOC CRM)

Bei dieser Form der Erschließung werden Beziehungen zwischen Archivgut, Funktionen und Akteuren beschrieben. Die Arten der Beziehungen werden im Vorfeld standardisiert und in einem Thesaurus niedergelegt. Dadurch werden bei der Recherche Hierarchien durch den Nutzer frei definierbar. Er steuert die dynamische Generierung von Gliederungen und virtuellen Beständen auf der Grundlage von Thesauri nach seinen Recherchezielen.

Ein möglicher Standard, von dem man ausgehen könnte, zeigt sich in dem im Museumswesen entwickelten CIDOC Conceptual Reference Model. Es „ist eine formalisierte Ontologie, mit der unterschiedlich strukturierte Informationen aus dem Bereich des Kulturellen Erbes integriert, vermittelt und ausgetauscht werden können. Das CRM ist der Kulminationspunkt eines über 10 Jahre währenden Prozesses der Standardisierung kultureller Informationen innerhalb des Internationalen Ausschusses für Dokumentation (CIDOC) des Internationalen Museumsrates (ICOM, International Council Of Museums).“[1] Er besteht im Wesentlichen aus einem System von Klassen und einem System von Eigenschaften. Die Klassen sind die zu beschreibenden Entitäten, die Eigenschaften drücken die Art der Beziehung der Entitäten zueinander aus.

Eine Erschließung in Anlehnung an CIDOC CRM in Kombination mit den übrigen in diesem Papier genannten Standards bedeutet, die Konversionsmöglichkeiten der Produkte auf der Basis der herkömmlichen Standards zu erproben und Wege zur Optimierung der Ausgangsdaten zu finden. Beispielsweise lassen sich EAD-XML-Files in CIDOC CRM prinzipiell konvertieren, wenngleich sie die Möglichkeiten von CIDOC CRM nicht ausschöpfen.

2. Beständeverwaltung / Magazin

Eine moderne Archivsoftware soll eine klassische Magazinverwaltung ebenso beinhalten wie eine Schnittstelle zur Verwaltung eines digitalen Archivs unter Beachtung der dafür geltenden Standards. Besonders wünschenswert ist die Beachtung der für die Nutzerarchive relevanten archivübergreifenden Projekte, da digitale Archivierung eher selten von Archiven in Eigenregie ausßerhalb von Verbundstrukturen durchgeführt wird. Für Süddeutschland ist hier sicher das Projekt DIMAG zu berücksichtigen. Die Nutzung des OAIS-Referenzmodells für digitale Archivierung sollte dennoch nicht ausschließlich durch Schnittstellen zu solchen Projekten quasi ausgelagert werden, sondern nach Möglichkeit auch in einer Komponente in die Software integriert sein, etwa zur standardgerechten Archivierung digitaler Fotos, Dateien, E-Mails etc, die – anders als Datenbanken – bereits kurzfristig ins Archiv gelangen können.

3. Nutzungsverwaltung

Hierher gehört die Unterstützung der Speicherung der Nutzungen von Archivalien durch konkrete Nutzer, ihre Forschungsthemen etc., ferner u.a. die Generierung von Ausleihzetteln für das Magazin und den Nutzerakt. Den Anforderungen einiger Bundesländern entgegenkommend wäre die Führung einer elektronischen Benützerakte in der Archivsoftware ein künftig zu erwägendes Desiderat. Zur Nutzungsverwaltung gehören auch die erforderlichen Tools zur Protokollierung von Aushebung und Reponierung von Archivgut.

4. Anhang: Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G)

 

 

Die Stufenverzeichnung nach ISAD(G)

Leitfaden für die Implementierung von Verzeichnungsstufen in die Erschließungssoftware des Archivs der Universität Bayreuth

 

Auf dem XIV. Internationalen Archivkongress in Sevilla wurde im Jahr 2000 die zweite, überarbeitete und den Anforderungen der archivischen Praxis angepasste Auflage der ISAD(G) veröffentlicht. Sie liegt in einer deutschen Übersetzung von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt und Nils Brübach als 23. Band der „Veröffentlichungen der Archivschule Marburg“ vor. Als Autor firmiert das „Komitee für Verzeichnungsstandards“ des Internationalen Archivrats (ICA-CDS). ISAD(G) soll zwar primär als Verzeichnungsstandard fungieren, der ggf. vorhandene nationale Standards ergänzt und modifiziert, zum zweiten wurde in seiner zweiten Auflage verstärkt betont, dass ISAD(G) zugleich Instrument zum internationalen Austausch von Verzeichnungsinformation sein kann. Hier findet sich die Verknüpfbarkeit zum Austauschstandard EAD, der mittels vorhandener Crosswalks vorgenommen werden kann.

 

Der Aufbau einer Erschließungssoftware orientiert sich meist an den ISAD(G). Das Aufbauprinzip dieser Richtlinien ist ein Stufenmodell. Das bedeutet in der Hauptsache, dass Erschließungsinformation, die bereits auf höherer Ebene erfasst wird, auf den nachgeordneten Ebenen nicht mehr wiederholt wird. Auf diese Weise unterscheidet sich die archivische Erschließung fundamental von der bibliothekarischen Katalogisierung. Die Stufenverzeichnung ist ein Versuch, der „Vereinzelung von Archivguteinheiten entgegenzuwirken, indem diejenigen Informationen, die mehrere Verzeichnungseinheiten gleichzeitig betrifft, auf einer höheren Stufe erfasst, aber mit den Elementen verknüpft und gemeinsam ausgetauscht wird.“[i] Der Gefahr der Individualisierung der Einzelstücke soll damit begegnet werden. Verbunden mit diesem Verzeichnungsprinzip ist ein Bestandsbildungsprinzip, das die Kohärenzen innerhalb eines Bestandskorpus zu bewahren bestrebt ist. Der Verzeichnungsstandard ISAD(G) setzt somit ein hierarchisches Informationsgeflecht zwischen Archivalieneinheiten, Archivaliengruppen und Teilbeständen voraus, um sinnvoll angewandt zu werden. Auf diese Weise ergänzen sich das Prinzip der Bestandsbildung auf der Grundlage der Entstehungsstellen und das Prinzip der integrativen Verzeichnung hierarchisch aufeinander aufbauender Informationsebenen (Stufenverzeichnung), dem Prinzip der ISAD(G). Gleich vorweggeschickt sei, dass das Stufenmodell zwar ein Ausgangspunkt, aber für eine realitätsbezogene Erschließung mit heutigen technischen Möglichkeiten nicht mehr ausreichend ist. Die Vielfalt von Kontexten, die Erschließung abzubilden in der Lage ist, lässt die Einschränkung auf eine einzige Struktur und Kontexteinbettung, wie sie ISAD(G) verlangt, heute als realitätsfern oder den bei seiner Entwicklung noch nicht vorhandenen erweiterten Möglichkeiten der Informationstechnologie geschuldet begreifen. Gleichwohl ist ISAD(G) nach wie vor ein geeigneter Einstieg und eine wichtige Grundlage für die archivische Erschließung, zumal der Standard ja nicht auf das Stufenmodell und den Vererbungsgrundsatz beschränkt ist.

 

Das Stufenmodell, das die Bezeichnung der einzelnen Ebenen im Begriff der „Verzeichnungsstufe“ differenziert, lässt sich mit den „Kompositionsstufen“ der Erschließungslehre von Johannes Papritz in Beziehung bringen. Dabei besteht jede Kompositionsstufe aus Einheiten von verknüpften Elementen (Kompositionen), deren jedes für sich in einer voneinander verschiedenen Entstehungsstufe (Entwurf, Ausfertigung usw.) existieren kann. Diese Einheiten oder Kompositionen bieten die Grundlage für die Verzeichnungsstufe. Eine Zusammenstellung von Schriftstücken kann ceteris paribus als Akt bezeichnet werden, der auf der Verzeichnungsstufe der Akte beschrieben wird. Bilden mehrere Akte eine Serie, wird die Serie auf der Verzeichnungsstufe der Serie/Aktengruppe beschrieben, wobei die Erschließungsinformationen, die für alle diese Akte zutreffen, auf der Verzeichnungsstufe der Serie hinterlegt werden. Auf der Verzeichnungsstufe Akte finden sich dann nur die Informationen, die den einzelnen Akt der Serie vom anderen unterscheiden. Das Stufenmodell der ISAD(G) ist somit ein hierarchisches Modell der Beschreibung von Einheiten ohne informative Redundanz. Das Beschreibungsmodell wird auf diese Weise sehr komplex, je höher die oberste Verzeichnungsstufe angesetzt wird. Der Bedarf an Verzeichnungsstufen dürfte mit den folgenden weitestgehend abgedeckt sein:

 

  1. Bestandsgruppe
  2. Bestand/Fonds
  3. Teilbestand/Subfonds
  4. Serie/Aktengruppe
  5. Akt/File
  6. Vorgang/Subfile/Item (intellektuell unteilbare kleinste Einheit)
  7. Einzelstück/Dokument/Piece (physisch nicht weiter unterteilbare Einzelstück).

 

Diese Verzeichnungsstufen bezeichnen die Position der Verzeichnungseinheit im Bestandsaufbau. Sie bedürfen der Erläuterung.[ii]

 

  1. Bestandsgruppe:
    Die Bestandsgruppe ist ein fakultatives Element in der Tektonik eines Archivs, das nicht durchgängig für alle Bestände existieren muss. Bei der Erschließung werden die gemeinsamen Merkmale beschrieben. Die Bildung von Bestandsgruppen soll für den äußeren Betrachter nachvollziehbar, transparent und einsichtig sein. Es empfiehlt sich, die Bestandsgruppe auch als Verzeichnungsstufe zu verstehen.

 

  1. Bestand:
    Der Bestand ist das zentrale Strukturierungselement des Archivgutes eines Archivs. Ein Bestand umfasst idealerweise eine zusammengehörende Gruppe von Archivgut meist von einem Schriftgutbildner. Er ist auf der ersten (bzw. zweiten, falls Bestandsgruppen vorhanden) Gliederungsstufe unter der umfassenden Tektonik eines Archivs angesiedelt. Ein Bestand, der nur Archivgut unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge umfasst, wird als Fonds bezeichnet. – Auf die einheitliche Herkunft legt die Definition in den ISAD(G) noch größeren Wert. Bestand und Fonds werden hier grundsätzlich gleichgesetzt: „Alle Unterlagen, unabhängig von Form und Trägermaterial, die auf organische Weise bei einer Person, Familie oder Körperschaft im Rahmen ihrer Tätigkeit und Funktion erwachsen und / oder von ihr zusammengestellt bzw. genutzt worden sind.“

 

  1. Teilbestand:
    „Untergliederung eines Bestands, die den verwaltungsmäßigen Aufbau der Provenienzstelle widerspiegelt, oder, wenn dies nicht möglich ist, nach geographischen, chronologischen, funktionalen oder ähnlichen Kriterien erfolgt. Wenn die Provenienzstelle eine komplexe hierarchische Struktur aufweist, so hat jeder Teilbestand wiederum so viele Untergliederungen, wie notwendig sind, um die Stufen der hierarchischen Struktur der betreffenden Organisationseinheit deutlich zu machen.“ – Die Teilbestände finden sich im Aufbau eines Findbuchs demnach in der Gliederung. Jeder Gliederungspunkt bildet einen Teilbestand ab. Die Abbildung der Teilbestände erfolgt demnach nicht in der Titelliste.

 

  1. Serie:
    Dabei handelt es sich um „Unterlagen, die nach einem Schriftgutverwaltungssystem geordnet oder als Einheit aufbewahrt werden, weil sie aus derselben Sammlung, demselben Entstehungsprozess oder derselben Tätigkeit erwachsen sind, eine besondere Form aufweisen oder weil sie in besonderer Beziehung zueinander stehen aufgrund ihrer Entstehung, ihres Empfangs oder ihrer Nutzung. Eine Serie kann als Aktenserie aufgefasst werden.“ Menne-Haritz legt Wert darauf, dass es innerhalb einer Serie unter den Serienelementen keine inneren Anhaltspunkte zu einer Systematisierung gibt. Als äußere Kriterien nennt sie exemplarisch die alphabetische, numerische oder chronologische Sortierung, zum Beispiel auch nach Korrespondenzpartnern. Die physischen Einschnitte werden durch Lagerungs- und Kompositionstechnik bedingt. Man kann daraus folgern, dass Serienelemente keine eigenen Titel haben können, sondern dieser immer dem Serientitel entsprechen muss und durch einen Enthältvermerk bei Bedarf näher spezifiziert werden kann. Die Erfüllung dieser Mindestvoraussetzung muss auch bei der Bildung von Serien und Aktengruppen beachtet werden, wenn sie erst im Archiv geschieht. Diese Folgerung sollte zur Sicherheit der einheitlichen Handhabe in die Erschließungsrichtlinien einfließen. Subserien sind Serien, die von einem Serienelement abhängen. Für sie gilt grundsätzlich das Gleiche wie für die Serie. Der spezifizierende Enthältvermerk des subserienbegründenden Serienelements ist im Sinne der „Scope and Content“-Definition der ISAD(G) der Titel der nachgeordneten Subserienelemente.

 

  1. Akt/File:
    Der Akt (Plural Akte) bzw. identisch die Akte (Plural Akten) wird in den ISAD(G) definiert als „organisierte Einheit von Schriftstücken, die entweder von der Provenienzstelle für den laufenden Gebrauch oder im Prozess der archivischen Ordnung aufgrund ihres Bezuges zum selben Gegenstand, zur selben Tätigkeit oder zum selben Vorgang zusammengestellt wurde. Eine Akte ist gewöhnlich Teil einer Serie.“ Hier weichen die deutsche Erschließungstradition und das deutsche Aktenverständnis in zwei Punkten deutlich von der Definition ab. Zum einen lassen sich Akten und Vorgänge aktenkundlich unterscheiden. Zwar kann ein Vorgang mit einem Akt identisch sein. In sehr vielen Fällen setzt sich ein Akt aber aus einer Anzahl von Vorgängen zusammen, so dass eine Trennung in zwei Verzeichnungsstufen anzuraten ist.[iii] Zum anderen ist ein Akt durchaus nicht gewöhnlich Teil einer Serie. Das mag je nach Registraturbildner unterschiedlich oft der Fall sein, kann aber nicht als Proprium eines Akts formuliert werden. Für die Findbucherstellung bedeutet das, dass Serien und Akten jederzeit auf gleicher hierarchischer Ebene stehen können. File ist zugleich als Generalbezeichnung für Archivalieneinheit zu verstehen. So können auch Einheiten anderer Archivaliengattungen (z.B. Urkunden, Fotos usw.) in den allermeisten Fällen dieser Verzeichnungsstufe zuzuordnen sein, falls sie nicht als Einzelstücke im Sinne von Nr. 7 aufzunehmen sind.

 

  1. Vorgang/Subfile/Item:
    Der Vorgang ist die intellektuell kleinste unteilbare Einheit von Archivschriftgut und ist immer Teil solcher Akten, die nicht selbst intellektuell kleinste unteilbare Einheit sind. Dabei handelt es sich um einen jeweils einzelnen, meist kooperativen „Entscheidungsprozess mit schriftlicher interner Steuerung und genau definiertem Beginn und Abschluss im Rahmen des Geschäftsgangs. Der Begriff bezeichnet ebenso die in seinem Verlauf entstandenen und gemeinsam abgelegten Aufzeichnungen als unterste, sachlich nicht mehr teilbare Schriftgutgemeinschaft. Es gibt keine Standardformen eines Vorgangs.“ Das Ergebnis eines Vorgangs kann z.B. ein ausgehendes Schreiben, ein Bescheid, ein Rechtstitel wie eine Urkunde oder auch eine Rechtsvorschrift sein. Der Vorgang spielt als Verzeichnungsstufe nur dann eine Rolle, wenn er nicht auf Grund seines Umfangs als Akte formiert ist. Die Verzeichnungsstufe Vorgang erstreckt sich auf Einzelvorgänge in einem Betreffssammelakt. Eine Serie von Betreffssammelakten (Betreffsserie) kann in der Beschreibung der Serienelemente ebenfalls auf die Verzeichnungsstufe der Vorgänge weiter heruntergebrochen werden. Betreffssammelakten und Betreffsserien bezeichnen durch ihren Titel die beinhaltenden Vorgänge mit einem übergreifenden, oft verallgemeinernden Titel.[iv] Bei solchen Serien kann die Spezifikation der Serienelemente mitunter recht umfangreich oder sehr inhaltlich sehr unterschiedlich ausfallen. Hier empfiehlt es sich, die nächsttiefere Verzeichnungsstufe des Vorgangs zu nutzen. Die intellektuell kleinste unteilbare Einheit kann auch aus einem einzigen Blatt bestehen, wie es z.B. bei Urkunden häufig der Fall ist.

 

  1. Einzelstück/Document/Piece
    Gemeint ist die kleinste unteilbare physische Einheit, also das Blatt. Diese Verzeichnungsstufe spielt in der archivischen Erschließung eine untergeordnete Rolle, weil das Beschreibungsergebnis nicht in sachlichem Zusammenhang mit den Beschreibungen der übrigen Verzeichnungsstufen steht. Diese Stufe kann dann eine Rolle spielen, wenn Dokumente einer exakten Formalbeschreibung unterworfen werden sollen, z.B. zur Vorbereitung einer Edition. Einzelstücke können als solche Subelemente von Akten und Vorgängen sein. Hinsichtlich Einzelstücken, die zugleich intellektuell kleinste unteilbare Einheiten sind, s. Nr. 6. Von Bedeutung kann diese Verzeichnungsstufe bei der Erschließung von Unterlagen als Gattungsbestände sein. Die Erschließung von Karten und Plänen z.B. kann ganz bewusst ohne primäre Berücksichtigung von intellektuellen Zusammenhängen erfolgen. Beispielsweise können Pläne, die in Akten inseriert sind, mit einer eigenen Kartensignatur und einer Formalbeschreibung durch ein Kartenfindbuch auf der Verzeichnungsstufe des Einzelstücks gesondert erschlossen werden, ohne dem Akt entnommen zu werden.

 

Zwischen den Verzeichnungsstufen bestehen Abhängigkeiten. Dabei sind nach dem Stufenmodell folgende Fälle möglich, nach postkustodialistischer Ansicht sind alle Ebenen frei mit den anderen in jeder hierarchischen Abfolge zulässig:

 

Verzeichnungsstufe Subordinierbare Verzeichnungsstufen
Bestandsgruppe – Bestand
Bestand – Teilbestand- Serie- Akte

– Einzelstück

Teilbestand – Teilbestand- Serie- Akte

– Einzelstück

Serie / Bandfolge – Serie- Akte- Einzelstück
Akte/Archivalieneinheit – Vorgang- Einzelstück
Vorgang – Einzelstück
Einzelstück

Verzeichnungsstufen und mögliche Abhängigkeiten

 

In der modernen Archivwissenschaft wird teilweise die Ansicht vertreten, dass bei der Erschließung vielschichtiger Beziehungsgemeinschaften die Eindeutigkeit der Zuordnung von Archivalien zu je genau einem Bestand hinfällig werde. Damit einher geht der Verlust der Verbindlichkeit eindeutiger Abgrenzungen von Archivalien, da sich Beziehungsgemeinschaften nicht auf jeweils den gleichen Umfang eines Archivale beziehen müssen. Das wiederum bedingt die Aufhebung eines verpflichtenden Stufenmodells und der hierarchischen Vererbung von Information. Die große Errungenschaft von ISAD(G), mehrfach zutreffende Information nur einmal auf der jeweils höchsten zutreffenden Verzeichnungsstufe bringen zu müssen, erweist sich hier als Hindernis, das aufzulösen ist. Für eine moderne Erschließungssoftware bedeutet das, dass der Bearbeiter zwischen einer automatischen Vererbung festgesetzter Informationen auf die hierarchisch nachfolgenden Verzeichnungsstufen und dem Ausschluss dieser Vererbung wählen können sollte. Diese Anforderung wird für Softwareanpassungen allerdings nur dann relevant, wenn der Softwareentwickler bereits vorher die Kontextinformationsvererbung automatisiert hat, damit z.B. auch sachthematische Inventare aus der Findmitteldatenbank ohne Informationsverluste generiert und exportiert werden konnten. Eine moderne Archivsoftware muss es dem Bearbeiter möglich machen, Verzeichnungsstufen in beliebige Komposition zu bringen, z.B. einem Akt einen Bestand nachzuordnen. Gleichwohl müssen Warnhinweise eingebaut sein, die ungeübte Nutzer vor falschen Kombinationen zurückhalten.

Jede Verzeichnungsstufe hat ihr Profil, das die Verzeichnungselemente beinhaltet, die es auf der jeweiligen Stufe zu beschreiben gilt. In einer Erschließungssoftware kommt das einer Feldmaske für jede Verzeichnungsstufe gleich, die sich gestaltet, sobald der Bearbeiter die Verzeichnungsstufe für das zu beschreibende Objekt oder die Objektgemeinschaft ausgewählt hat. Diese Auswahl kann auf unterschiedliche Weise erfolgen.

Das Verzeichnungsprofil wird durch die Verzeichnungsstufe aus der Abgrenzung zu den jeweils anderen hierarchischen Ebenen in der Tektonik des Archivs in seine Form gebracht. Zum anderen wird das Verzeichnungsprofil durch die Anforderungen bestimmt, die an eine angemessene Beschreibung der einzelnen Archivaliengattungen zu stellen sind. Würden alle Felder, die sich im Hinblick auf Letzteres zusammenstellen lassen, unter Beachtung der zutreffenden Verzeichnungsstufe zu einem einzigen Verzeichnungsprofil zusammengeführt, ergäbe sich ein verwirrendes und unübersichtliches Verzeichnungsformular bzw. –maske. Es ist also nötig, bei der Programmierung eines Erschließungsclients darauf zu achten, dass gegebenenfalls mehrere Verzeichnungsmasken für die gleiche Verzeichnungsstufe zur Verfügung stehen.


[i] Zitate, wenn nicht anders angegeben, aus: ISAD(G) – Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung, 2., überarb. Aufl., übersetzt und neu bearbeitet von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt, Nils Brübach, Marburg, 2002.

[ii] Begriffsdefinitionen siehe: Angelika Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Nachdruck der 3., durchges. Aufl., Marburg, 2006.

[iii] Die Version 1.3 der Archivsoftware MidosaXML hat diese Unterscheidung zwischen Akte und Vorgang in das Auswahlmenü der Verzeichnungsstufen übernommen und somit für den Bearbeiter klar visualisiert.

[iv] Beispiel: „Angelegenheiten ausländischer Arbeitskräfte“, Vorgänge: „Umgang mit deutschen Frauen“, „Einsatz in der mecklenburgischen Landwirtschaft“, „Heimat- und Urlaubsfahrten“ usw.


[1] Zitiert aus der deutschen Übersetzung des CIDOC CRM: http://cidoc-crm.gnm.de/wiki/index.php?title=Hauptseite&oldid=2337.

 


[1] So in der Software MIDEX.

[2] Kerstin Arnold schreibt im EAG-Anwenderleitfaden für eine Referenzanwendung für ein Archivportal Deutschland in diesem Sinne, dass beispielsweise die Abbildung der Archivtektonik in einem Verbundfindmittel „durch eine EAD-Beständeübersicht geschieht und Informationen nicht redundant gepflegt werden sollen“ (Das EAG-Proifl in MIDEX – Beschreibung und Anwenderleitfaden, bearb. v. Kerstin Arnold, Berlin, Februar 2009 (im Folgenden zitiert: Arnold, EAG-Profil), S. 8).

[3] Arnold, EAG-Profil, S. 75.